Cartilha de Redação e Correspondencias Oficiais

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CARTILHA DE REDAÇÃO E 
CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS 
 
(1ª Edição) 
MNISTÉRIO DA EDUCAÇÃO 
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS 
 
João Martins Dias 
Reitor 
 
Antônio Venâncio Castelo Branco 
Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional 
 
Nelson Batista do Nascimento 
Pró-Reitor de Administração 
 
Vicente Ferreira de Lucena Júnior 
Pró-Reitor de Ensino 
 
Ana Mena Barreto Bastos 
Pró-Reitora de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação 
 
Sandra Magni Darwich 
Pró-Reitora de Extensão 
 
Elaboração 
Analice Pereira Barbosa 
Administradora 
 
Yanna Santos de Medeiros 
Administradora 
 
Revisão 
Jânio Lúcio Paes Alves 
Diretor de Administração e Finanças – Reitoria 
 
Colaboração 
Erlison Soares Lima 
Designer - Reitoria 
 
A Redação Oficial tem como principal objetivo comunicar com a máxima 
clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao órgão emissor. Esta 
cartilha apresenta algumas regras, modelos e características, de acordo com 
o “Manual de Redação da Presidência da República”, para a elaboração 
de documentos oficiais, tais como ofícios e memorandos, de forma a 
padronizá-los, facilitando a comunicação do 
 Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia – IFAM. 
 
 
Apresentação 
Características da Redação Oficial 
• Impessoalidade: o documento é 
feito em nome do Serviço 
Público, por isso, o destinatário, 
por mais que seja seu amigo, 
deve ser tratado de forma 
impessoal, de maneira formal, 
respeitando a hierarquia, e o 
assunto deve se delimitar apenas 
à esfera “de”. 
 
• Clareza: o documento não 
pode apresentar palavras ou 
expressões ambíguas. Tente ser 
o mais direto 
 possível, sem rodeios. 
 
• Concisão: transmitir o máximo 
de informações com o mínimo 
de palavras. Se você quer 
chamar atenção para algo, 
coloque em negrito 
 (mais não exagere). 
• Padronização: diz respeito a 
manter a formalidade e a 
uniformidade nos documentos 
emitidos em toda a 
Administração Federal. 
• 
 
 
1. Pronomes de tratamento 
Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas 
com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação, exemplo: 
Autoridade Forma de tratamento Vocativo 
• Diretores 
• Pró-Reitores 
• Chefes de Departamento 
• Demais autoridades e particulares 
Vossa Senhoria Senhor seguido do respectivo 
cargo 
• Reitores de Universidades Vossa Magnificência Magnífico Reitor 
Elementos para a estrutura da redação oficial 
 
Foi abolido o uso do tratamento de 
Digníssimo e Ilustríssimo, afinal a dignidade 
é pressuposto para que se ocupe qualquer 
cargo público, sendo desnecessária sua 
repetida evocação. 
 
Doutor é um título adquirido mediante 
curso de doutorado, logo é relativo à 
pessoa, e não a um cargo ou uma função, 
não devendo ser utilizado como forma de 
tratamento. 
2. Siglas 
UNIDADES SIGLAS 
Pró-Reitoria de Administração PROAD 
Pró-Reitoria de Ensino PROEN 
Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação 
Tecnológica 
PPGI 
Pró-Reitoria de Extensão PROEX 
Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional PRODIN 
Campus Coari CCO 
Campus Lábrea CLA 
Campus Manaus Centro CMC 
Campus Manaus Distrito Indutrial CMDI 
Campus Manaus Zona Leste CMZL 
Campus Maués CMA 
Campus Parintins CPA 
Campus Presidente Figueiredo CPRF 
Campus São Gabriel da Cachoeira CSGC 
Campus Tabatinga CTB 
3. Destaques e números 
 
Muitas vezes no corpo do texto é necessário deixar algumas 
palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a 
certas informações: 
Documentos 
numerados 
Independente do tipo de documento (lei, 
ofício, memorado) é preciso 
identificação própria, portanto a letra 
inicial deve ser maiúscula. 
Recebi o Ofício n.º 123 
Proad/Ifam/2012 
 
O Decreto n.º 001... 
Datação dos 
expedientes 
A datação deve sempre começar com 
letra maiúscula e terminar com ponto. 
A cidade de origem é seguida de vírgula, 
antes da data. Sem citar a cidade, usa-se 
“Em”, não seguido de vírgula. 
Manaus, 15 de janeiro de 
2012. 
 
Em 1º de janeiro de 
2012. 
 
Use itálico nas expressões 
estrangeiras e latinas. 
Use negrito para destacar 
alguma palavra no texto 
quando necessário, mas 
evite excessos! 
 
A indicação do ano não 
deve conter ponto entre as 
casas de milhar e centena. 
Não se escreve ano 2.000, 
apenas 2000. 
 
 
 
Os dias devem indicados na 
forma numérica, sem o 
numeral zero à Esquerda; o 
primeiro dia do mês escreve-
se em número ordinal: 
Ex.: 4 de novembro de 2008, 
1º de novembro de 2012. 
 
 
Documentos Oficiais 
 
 
1.Ofício 
O ofício tem a finalidade de estabelecer uma comunicação entre os 
diferentes órgãos do Serviço Público e entre órgãos do Serviço 
Público com particulares. 
 
2. Memorando 
O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicação 
interna dos órgãos do Serviço Público. 
 
Quando se estabelece uma comunicação entre 
os campi do Ifam, ou ainda entre a Reitoria e os 
Campi, utiliza-se memorando. 
Quando a comunicação é com outro Instituto 
Federal ou com fornecedores, utiliza-se o ofício. 
Tanto o ofício quanto o memorando possuem a mesma 
estrutura e mesma diagramação, chamada de “padrão ofício”. 
1. Estrutura 
a. Deve iniciar com o tipo de documento, número do expediente e sigla do órgão de origem, 
com alinhamento à esquerda: 
 Of. 123/2011 – Ifam 
 Memo. 123/2011 – Propad/Ifam 
b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento à direita: 
 Manaus, 01 de janeiro de 2011. 
c. Destinatário alinhado à esquerda: 
Ofício Memorando 
A Sua Excelência o Senhor 
Deputado Fulano de Tal 
Câmara dos Deputados 
70.160-900 – Brasília - DF 
Ao Sr. Pró-Reitor de Planejamento e 
Administração 
 
 
d. Texto: com introdução, desenvolvimento e conclusão 
Observação: quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, essa estrutura é 
dispensada, iniciando apenas com a informação do motivo da comunicação, indicando os 
dados completos dos documentos encaminhados e a razão pela qual está sendo 
encaminhado. 
e. Fecho alinhado ao texto: 
 Para autoridades superiores Para autoridades de mesma hierarquia ou 
hierarquia inferior 
Respeitosamente, Atenciosamente, 
f. Assinatura e identificação do signatário: 
 
 
Nome do Responsável 
Cargo 
2. Diagramação 
• A fonte a ser utilizada é do tipo Times New Roman, tamanho 12 no texto em 
geral; 11, nas citações; e 10, nas notas de rodapé; 
• Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas, e uma linha em 
branco entre os parágrafos; 
• Os parágrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam 
organizados em itens ou títulos e subtítulos; 
• É obrigatório constar, a partir da segunda página, o número da página; 
• Os ofícios, memorandos e anexos podem ser impressos em ambas as faces do 
papel; 
• A impressão dos documentos deve ser em papel tamanho A4 (29,7 x 21,0 
cm), na cor preta e em papel branco. A impressão colorida deve ser apenas 
para gráficos e ilustrações; 
• A margem lateral esquerda deve ter 3,0 cm e a margem lateral direita,1,5 cm; 
• A margem superior deve ter 3,5 cm e a margem inferior, 1,5 cm; 
• O início de cada parágrafo do texto deve ter 5,5 cm de distância da margem 
lateral esquerda. 
 
Casos omissos e documentos específicos de uma determinada área, comoconvênios, contratos, editais e outros não contemplados nesta cartilha, 
também devem seguir os padrões aqui estabelecidos. 
Modelo de Ofício 
Modelo de Memorando 
3. Documentos Circulares 
 
Quando um mesmo assunto deve ser transmitido ao mesmo tempo 
para vários destinatários, utiliza-se o documento circular, podendo 
este ser Ofício Circular ou Memorando Circular. Conforme a 
finalidade, o documento obedece aos mesmos critérios do Padrão 
Ofício, com diferença apenas na identificação do destinatário, que 
será identificado em grupos afins. 
Ofício Memorando 
Aos Reitores dos Institutos Federais 
de Educação 
Aos Pró-Reitores e Diretores Gerais 
dos Campi 
Estrutura 
a.Número da informação e sigla do órgão de origem; referência e assunto, com 
alinhamento à esquerda: 
Informação n.º 123 CPCC/DAP 
Referência: Memorando n.º 123 Propad/Ifam/2011 
Assunto: Situação do Contrato 123/2011 
 
b. Destinatário alinhado à esquerda: 
Ao Senhor Pró-Reitor de Planejamento e Administração 
 
c. Texto: trata do documento da informação. Primeiramente, o servidor descreverá a 
motivação da informação, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida, 
prestar a informação a ele solicitada, seguindo a estrutura de introdução, 
desenvolvimento e conclusão. 
 
d. Fecho alinhado ao texto. Diferentemente dos outros documentos a informação tem o 
seguinte fecho: 
É o que informo. 
 
e. Local e data alinhados à esquerda: 
 
f. Assinatura e identificação do signatário 
Outros Documentos 
 
 
1. Informação 
É o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para 
apreciação. Normalmente, na informação, o servidor presta esclarecimentos quanto às 
rotinas necessárias para o andamento eficiente da documentação de análise ou, ainda, 
esclarece pontos necessários para a tomada de decisão do gestor. 
A informação deve seguir a mesma 
forma de diagramação do padrão 
ofício. 
Modelo de Informação 
2. Despacho 
 
Despacho é a decisão ou encaminhamento de autoridade administrativa 
acerca de assunto submetido a sua apreciação. O despacho pode ser: 
a) terminativo ou definitivo (também denominado decisório): aquele que dá solução ao que 
foi submetido à autoridade e põe fim à questão; 
b) de mero expediente ordinário: aquele que apenas dá andamento ao documento; 
c) interlocutório: aquele que, sem resolver terminantemente a questão, transfere-a à 
autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição; 
d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo. 
O ato do despacho pode ser manuscrito, proferido no corpo do documento de 
que é parte, evitando-se proferir despacho no verso do documento. 
Quando isto não for possível, deve ser escrito em folha a parte. 
Estrutura 
Quando for proferido no corpo do documento Quando o despacho for em folha a parte 
1. Texto com a resolução e/ou 
encaminhamento; 
2. Data em que foi proferido o despacho;e, 
3. Assinatura com carimbo do emitente. 
1. Documento de referência: identificação do 
documento a que o Despacho se refere; 
2. Texto com a resolução e/ou 
encaminhamento; 
3. Data em que foi proferido o despacho;e, 
4. Assinatura com carimbo do emitente. 
Modelo de 
Despacho 
 
Utiliza-se somente a frente da folha de despacho, 
não é permitido a inclusão de novas folhas até seu 
total aproveitamento. 
No caso de inserção de novos documentos no 
processo, inutilizar o espaço em branco da última 
folha de despacho, carimbando “Em branco”. 
3. E-mail 
 
Um número cada vez maior de instituições públicas e privadas vem utilizando o correio 
eletrônico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas 
instituições, grande parte das correspondências internas e mesmo algumas das 
comunicações externas podem ser substituídas por mensagens enviadas por correio 
eletrônico. 
 
Estrutura 
O modo como um e-mail é estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto: 
- Mensagens curtas podem conter uma única palavra (“aprovo”, “concordo”); 
- Mensagens longas, porém, exigem muitos parágrafos e, neste caso, deve apresentar, 
como em toda boa comunicação, introdução, desenvolvimento e conclusão; 
- Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Utilize 
também caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, não escreva só em maiúsculas ou só em 
minúsculas; 
- Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou 
Saudações; 
- A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudação nas 
mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudação 
como “Senhor Diretor” podem confirmar ao destinatário que a mensagem é realmente 
encaminhada a ele. 
 
 
Letras maiúsculas podem parecer agressivas e 
letras minúsculas podem dar a impressão de que 
o emissor estava apressado ou com preguiça. 
 
 
Não divulgue informações confidenciais! 
Assinatura eletrônica 
 
 
 
 
Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poderá apresentar sua 
titularidade, seu cargo, seu número de telefone e o endereço do site da 
instituição, entre outros detalhes. Entretanto, mantenha essa assinatura 
curta, digamos com no máximo quatro linhas. 
Alguns sistemas anexam, à resposta dada a um 
e-mail, todo o histórico das mensagens trocadas. 
Entretanto, quase sempre esse histórico é 
desnecessário e só aumenta o tamanho da 
mensagem. Além disso, retransmitir o conteúdo 
recebido anteriormente pode ser inadequado. Evite 
isso. 
 
Se o destinatário não tiver nenhuma vantagem em 
receber sua mensagem, não a envie, mesmo se 
não houver custo. 
Em hipótese alguma divulgue correntes. 
Para escrever bem, não é necessário inovar. Basta aplicar os 
fundamentos da redação, como: 
 
• Adote como norma a ordem direta: sujeito – verbo – 
complementos; 
• Não tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor 
economize o dele; 
• Elimine o que é supérfluo. Seja objetivo. Ninguém tem tempo 
para ficar “meditando” sobre aquilo que você escreveu; 
• Evite frases muito longas, com excesso de pontuação. 
 
 
Sugestões para uma boa redação 
 
Prefira Evite 
- o termo mais simples; 
- o sinônimo mais curto; 
- o singular ao plural; 
- o presente ao futuro; 
- o termo concreto ao abstrato; 
- o particular ao genérico; 
- o explícito ao implícito; 
- o positivo ao negativo. 
- Excesso de palavras; 
- Enxertos desnecessários: somente 
citações indispensáveis; 
- Vá direto ao assunto; 
 
Referências 
ANDRÉ. Hildebrando A. de. Gramática Ilustrada. 5 ed. São 
Paulo: Editora Moderna, 2003 
 
BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da 
Presidência da República. 2. ed. Brasília: Departamento de 
Imprensa Nacional, 2002. 
 
BRASIL. Fundação Nacional de Saúde. Manual de redação de 
correspondências e atos oficias. 2 ed. Brasília: Funasa, 2006. 
 
VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofícios, 
Memorando, E-mails e outras formas de Correspondência 
Oficial. Brasília: Projecto Editorial, 2003.