Buscar

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA VESTCON

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Você viu 3, do total de 75 páginas

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Você viu 6, do total de 75 páginas

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Você viu 9, do total de 75 páginas

Faça como milhares de estudantes: teste grátis o Passei Direto

Esse e outros conteúdos desbloqueados

16 milhões de materiais de várias disciplinas

Impressão de materiais

Agora você pode testar o

Passei Direto grátis

Prévia do material em texto

ARQUIVOLOGIA 
 
 
 
 
 
 
 
Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo 
 
Iracema Marinho 
 
 
INTRODUÇÃO 
Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso 
compreender o século XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez da 
evolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cada 
qual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores, 
inserindo novos cenários. 
A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da 
fotocopiadora, da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo dos 
computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o 
computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou 
profundamente as possibilidades de comunicação de documentos. 
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu 
desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas 
de organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar com 
maior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação e 
conservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos 
podemos remontar uma nova história, não apenas com a versão 
hegemônica do poder. 
O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de 
arquivologia e técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicos 
da moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maiores 
autores da área. 
Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística, 
norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos. 
 
 
“... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso de 
conceber e fabricar uma arca da memória, capaz de sobreviver ao 
dilúvio atômico. Uma garrafa de náufragos siderais lançada aos 
oceanos do tempo, para que a nova humanidade de então saiba por 
nós o que as baratas não lhes contarão...” 
Gabriel Garcia Marquez 
 
 
ORIGEM DOS ARQUIVOS 
 
A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da 
antiga Grécia – arché, atribuída ao palácio dos magistrados, evoluindo para 
archeion, local de guarda e depósito dos documentos. 
Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, 
palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda 
de documentos e outros títulos. 
BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DOS CONCEITOS DE ARQUIVO 
As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como 
depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre 
relação com os direitos das instituições ou indivíduos. 
 Estabeleciam ou reivindicavam direitos. 
 Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos 
para museus e bibliotecas. 
 Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. 
 
 
INFORMAÇÃO, ARQUIVO E INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS 
Informação: não tem sido considerada como objeto privilegiado da 
Arquivologia, mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, por 
sua vez, é visto como o elemento do arquivo. 
 
“Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão do 
objeto da Arquivologia e sua ordem: Arquivos – documentos de arquivos – 
informação.”1 
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, 
publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é “o 
conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou 
seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou 
jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” 
(1984, p. 25). 
O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de 
França, em conjunto com a Associação dos Arquivistas Franceses define 
arquivos como sendo “o conjunto de documentos, de qualquer natureza, 
que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha 
automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e 
atividades” (1970, p. 23). 
Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política 
nacional de arquivos públicos e privados: 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter 
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, 
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a 
natureza dos documentos. 
A comparação de tais definições com o conceito de arquivo, vigente 
desde o final do século XIX até meados deste século resulta no seguinte: 
Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos 
ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus 
funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na 
custódia deste órgão ou funcionário.2 
A partir da segunda metade do século XX, são referidos os dois 
pontos básicos: 
a) uso, cada vez mais extensivo, de novos suportes documentais, 
eliminando da definição de arquivo qualquer tentativa de delimitar 
os possíveis suportes dos registros arquivísticos; 
b) o surgimento dos princípios da Gestão de Documentos, a partir de 
reformas administrativas, ocorridas nos Estados Unidos e Canadá, 
 
1 HEREDIA, 1993, p. 32. 
2 Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973, p. 13. 
 
no final da década de 40, buscam a economia e a eficácia na 
produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. 
Originários da impossibilidade de se lidar, de acordo com os 
moldes tradicionais, com as massas cada vez maiores de 
documentos produzidos pelas administrações, inauguram, entre 
outras, as práticas de avaliação, seleção e eliminação de 
documentos de arquivos. 
É superada a idéia predominante de que os arquivos constituem 
conjuntos de documentos destinados a permanecer sob custódia 
permanente das instituições, é estabelecida a noção de que os documentos 
de arquivo podem, de acordo com seus valores probatórios e informativos, 
ser eliminados. 
Assim, o conceito de arquivo mantém inalteradas as suas 
características básicas de conjunto orgânico produzido por uma dada 
atividade jurídico-administrativa, salientando-se o caráter testemunhal do 
conjunto documental arquivístico, conservado em sua organicidade. 
Nova visão: 
Arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma 
natural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. A 
qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relações 
originais forem mantidas.3 
 
 
 
DOIS NÍVEIS DE INFORMAÇÃO CONTIDOS NUM ARQUIVO 
ƒ A informação contida no documento de arquivo 
isoladamente. 
ƒ A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua 
forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre 
a pessoa que o criou. 
É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o 
conceito de informação arquivística e preconiza-se uma maior relação entre 
a Arquivologia e Ciência da Informação. 
 
3 JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8. 
 
Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades 
institucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais 
de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estas 
atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação. 
Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinam 
a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos: 
− os registros documentais atestam ações e transações; 
− sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e 
preservação.Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: “Arquivo é o conjunto de 
documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, 
organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e 
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”4. 
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, 
publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: “O conjunto 
de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus 
suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, 
de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984, 
p.25). 
O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologia 
publicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto a 
Associação dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: “O 
conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo 
administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e 
organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades” 
(1970, p.23). 
 
 
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DISTINGUEM OS ARQUIVOS 
− Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou 
instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos 
históricos, reunidos por uma pessoa. 
 
4 Souza, 1950. 
 
− Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir 
de prova de transações realizadas. 
− Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo 
conjunto. 
 
 
PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ARQUIVOLOGIA 
ARQUIVÍSTICA – CONCEITUAÇÃO E OBJETO 
“É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem por 
objetivo a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem 
observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e 
utilização”5. Termos como equivalentes: archival science (Inglês), 
archivistique (Francês); archivística (Espanhol). 
A Arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação, 
objetiva a organização dos dados com vistas à informação e possui como 
objeto a informação. 
ARQUIVO 
A Lei nº 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados. 
Arquivo é o “conjunto de documentos que, independentemente da 
natureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades 
de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”6. 
O termo arquivo pode também ser usado para designar: 
conjunto de documentos; 
móvel para guarda de documentos; 
local onde o acervo documental deverá ser conservado; 
órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar 
e conservar a documentação; 
títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência 
inglesa e francesa (Paes, Marilena Leite). 
 
 
5 Manual Interno de Gestão Documental – ArPDF, 1998. 
 
 
 
1. COMUNICAÇÃO = ATENDIMENTO AO PÚBLICO 
“Função arquivística que consiste em colocar os documentos à 
disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.”7 
“O termo comunicação é indubitavelmente, mais adequado para 
caracterizar o processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, no sentido 
lato, as relações interindividuais e coletivas, bem como os métodos que aí 
se empregam...”8 
2. GESTÃO DOCUMENTAL 
“Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência 
na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.”9 
 
 
3. INFORMAÇÃO 
“Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.”10 
A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende 
uma mensagem, idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. Pode ser 
passada através da fala, escrita, imagem e representação, sendo uma 
categoria abstrata que se materializa quando é registrada e representa uma 
sucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos. É a 
noção, idéia ou mensagem contida em um documento. 
5.1 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA 
“A interpretação das informações registradas depende da relação das 
mesmas com o contexto de sua produção.”11 
4. DOCUMENTO 
“É qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo 
qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o 
relatório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa, 
 
6 Dicionário de Terminologia Arquivística. 
7 Dicionário de Terminologia Arquivística. 
8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p. 24. 
9 Dicionário de Terminologia Arquivística. 
10 Dicionário de Terminologia Arquivística. 
11 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29. 
 
a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, etc. tudo 
que é produzido por razões funcionais, jurídicas, científicas, técnicas, 
culturais ou artísticas pela atividade humana.”12 
O documento é todo e qualquer suporte material no qual pode ser 
registrada, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um 
conteúdo informacional. Costuma ser entendido como tudo aquilo que pode 
registrar uma mensagem, uma idéia ou um acontecimento. 
 
6.1 DOCUMENTO DE ARQUIVO 
São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma 
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas 
atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um 
conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando 
os atos de seus produtores no exercício de suas funções. 
6.1.2 Classificação dos Documentos 
A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, 
gênero, espécie, tipo, forma e natureza. 
6.1.3 Formato 
Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o 
modo como foi confeccionado. 
Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, códice, diapositivo, 
ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de 
microfilme, ultra-ficha. 
6.1.4 Gênero 
Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de 
signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. É a linguagem usada, a 
forma como a informação está registrada no documento. Classifica-se em: 
− textuais – manuscritos, datilografados e impressos (linguagem 
básica a escrita); 
− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música 
(associação do som e da imagem); 
− cartográficos – mapas, plantas e projetos; 
 
12 BELLOTO, 1998, p. 14. 
 
− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias 
(linguagem básica a imagem); documentos imagéticos; 
− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação, som e 
hipertexto. 
 
 
Espécie 
É a linguagem formal como se apresenta o documento. A 
configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a 
natureza das informações nele contidas, tais como: 
− ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ou 
sessão; 
− aviso – correspondência entre Ministros ou Governadores de 
Estado; 
− carta – correspondência entre empresas, instituições e 
particulares em geral; 
− certidão – documento emitido por autoridade pública onde 
se atesta que algo se verificou de acordo com o que se 
encontrava já registrado em algum outro documento ou 
registro; 
− circular – correspondência impressa e enviada simultanea-
mente a vários destinatários; 
− decreto – ato de natureza legislativa; 
− despacho – manifestação escrita, de autoridade, sobre 
assunto de sua competência; 
− edital – ordem oficial afixadonos lugares públicos; 
− formulário – relatório padronizado onde se preenchem os 
campos previamente definidos; 
− lei – norma jurídica escrita pelo poder competente, com 
caráter de obrigatoriedade. Cria, extingue ou modifica 
direito; 
− memorando – correspondência interna de um órgão; 
− ofício – correspondência entre autoridades; 
 
− ordem de serviço – documento autorizando a execução de 
algum serviço; 
− portaria – ato escrito que determina providências de caráter 
administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei 
ou serviço, entre outros; 
− regimento – conjunto de princípios e normas que 
estabelecem o modo de funcionamento interno de um 
órgão; 
− regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a 
perfeita execução de uma lei; 
− relatório – documento expondo, para autoridade superior, o 
desenvolvimento de um trabalho num determinado período; 
− requerimento – documento em que se faz pedido à 
autoridade competente; 
− solicitação – solicitação de um serviço. 
 
 
 
Tipo/Tipologia documental 
Estudo dos tipos documentais, a Arquivística mostra que tipo 
documental é a configuração que assume uma espécie documental, de 
acordo com a atividade que a gerou. 
Desta forma, a configuração que assume uma tipologia documental 
varia de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo: 
− boletim de ocorrência; 
− certidão de casamento; 
− certidão de nascimento; 
− relatório de atividades. 
 
Suporte 
Materiais sobre os quais as informações são registradas: 
 
− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornal 
e encadernação; 
− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita magnética, 
disquete e CD; 
− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme 
cinematográfico; 
− metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura, 
tela, etc. 
 
 
Forma 
Consiste no estágio de preparação e de transmissão de documentos. 
Constitui-se em: 
• original; 
• cópia; 
• rascunho. 
Categoria 
Decreto nº 2.134, de 24/1/1997 (Dispõe sobre a categoria dos 
documentos públicos sigilosos e o acesso a eles e dá outras providências): 
Art. 2º para fins deste Decreto, considera-se os seguintes conceitos: 
I - Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. 
II - Classificação: atribuição de grau de sigilo de documentos. 
III - Credencial de segurança: certificado concedido por autoridade compe-
tente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos. 
IV - Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos. 
V - Desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela 
classificação de documentos sigilosos os torna ostensivos à consulta pública. 
VI - Grau de sigilos: graduação atribuída à classificação de um documento 
sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência 
de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo. 
VII - Reclassificação: atividade pela qual autoridade responsável pela classifi-
cação dos documentos altera a sua classificação. 
 
 
 
 
Natureza 
Corresponde à classificação de segurança ao acesso dos documentos. 
Quanto à natureza, portanto, os documentos se subdividem em: 
− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgação não prejudica à 
organização, sem qualquer restrições ao acesso. 
− Sigilosos – aqueles que devem ser de conhecimento restrito. 
Segundo o Decreto nº 60.471, de 11/3/67, são assuntos 
sigilosos aqueles que, por sua natureza devam ser de 
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas 
especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. De acordo 
com a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que pode 
circular, são quatro os graus de sigilo: 
a) Ultra-Secreto – de excepcional segurança, cujo teor só deve 
ser de conhecimento de agentes públicos ligados ao seu 
estudo e manuseio. São documentos referentes à soberania 
e integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerra 
ou científicos, negociação para aliança política ou militar, 
cuja divulgação coloca em risco a segurança da sociedade e 
do Estado. 
Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e 
Judiciário Federais. 
Prazo de permanência: 30 anos 
Ex.: planos militares, fórmula da Coca-cola. 
b) Secreto – só pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem 
ter conhecimento. 
Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e 
Judiciário Federal, Governadores e Ministros de Estado ou, 
ainda, por quem haja recebido delegação. 
Prazo de permanência: 20 anos 
Ex.: documentos que registram a vida particular do 
funcionário. 
 
 
 
c) Confidencial – não requerem alto grau de segurança, mas 
seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser 
prejudicial a um indivíduo ou entidade. 
Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e 
Judiciário Federais, Governadores e Ministros de Estado, 
titulares dos órgãos da Administração Pública Federal, do 
DF, dos Estados e Municípios ou, ainda, por quem haja 
recebido delegação para esse fim. 
Prazo de permanência: 10 anos. 
Ex.: exames finais, correspondência entre autoridades cujo 
assunto envolva interesses financeiros e políticos. 
 
d) Reservado – o conteúdo não deve ser tornado público. São 
aqueles cuja divulgação, quando ainda em trâmite, compro-
meta as operações ou objetivos neles previstos. 
Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e 
Judiciário Federais, Governos dos Estados e Municípios, 
Agentes Públicos formalmente encarregados da execução de 
projetos, planos e programas ou, ainda, por que haja 
recebido delegação para esse fim. 
Prazo de permanência: 5 anos. 
 
 
 
 
 
DECOMPOSIÇÃO ANALÍTICA, CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE 
ARQUIVOS 
Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades 
institucionais e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais 
de informação e provam as suposições e conclusões relativas a estas 
atividades, sua criação, manutenção, eliminação e modificação. 
 ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU 
CENTRO DE 
DOCUMEN-
TAÇÃO 
Tipo de 
suporte 
Manuscritos, 
impressos, 
audiovisuais, 
exemplar único 
Impressos, 
manuscritos, 
audiovisuais, 
exemplares, 
múltiplos 
Objetos 
bi/tridimensionais, 
exemplar único 
Audiovisuais 
(reproduções) 
exemplar único 
ou múltiplo 
Tipo de 
conjunto 
Fundos, do-
cumentos 
unidos pela 
origem 
Coleção, 
documentos 
unidos pelo 
conteúdo 
Coleção, documen-
tos unidos pelo 
conteúdo ou pela 
função 
Coleção, do-
cumentos uni-
dos pelo 
conteúdo 
Produtor 
A máquina ad-
ministrativa 
Atividade hu-
mana indivi-
dual e cole-
tiva 
Atividade humana, 
a natureza 
Atividade 
humana 
Fins de 
produção 
Administrati-
vos, jurídicos, 
funcionais, 
legais 
Culturais, 
científicos, 
técnicos, 
artísticos, 
educativos 
Culturais, artísti-
cos, funcionais 
Científicos 
Objetivo 
Provar, teste-
munhar 
Instruir, in-
formar 
Informar, entreter Informar 
Entrada de 
documen-
tos 
Passagem na-
tural de fonte 
geradora única 
Compra, doa-
ção, permuta, 
de fontes 
múltiplas 
Compra, doação, 
permuta, de fontes 
múltiplas 
Compra, doa-
ção, pesquisa 
Processa-
mento 
técnico 
Registro, arran-
jo, descrição: 
guias, inven-
tários, catálo-
gos, etc. 
Tombamento, 
classificação, 
catalogação, 
fichários 
Tombamento, ca-
talogação, inven-
tários, catálogos 
Tombamento, 
classificação, 
catalogação, 
fichários ou 
computador 
Público 
Administrador 
e pesquisador 
Grande pú-
blico e 
pesquisador 
Grande público e 
pesquisador 
PesquisadorTabela 1: Fonte: BELLOTTO, Heloísa Liberalli Bellotto. Arquivos Permanen-
tes: tratamento documental. 1988, p. 18) 
 
 
 
DOCUMENTAÇÃO 
Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou 
jurídica, no decurso de suas atividades, independentemente de data, suporte 
material ou formato físico.13 
Centros de Documentação 
Um centro de documentação pode ser formado por órgãos de 
documentação, de acordo com as características dos documentos que serão 
armazenados. Estes órgãos podem ser um arquivo, uma biblioteca ou um 
museu. 
 
Arquivo 
Arquivo é o conjunto de documentos organicamente acumulados 
(produzidos e recebidos), por pessoa jurídica ou física, pública ou privada 
no exercício de suas atividades, independente do suporte ou de sua 
natureza. O documento do arquivo serve como prova e/ou informação. 
Biblioteca 
É o conhecimento genérico e produzido por terceiros. Corresponde ao 
conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente 
para estudo, pesquisa e consulta com objetivos culturais. O documento de 
biblioteca instrui e ensina. 
Museu 
É o conjunto de objetos coletados nas mais variadas fontes e que 
contam a história de um povo, sendo sua finalidade essencialmente cultural. 
Consiste em uma coleção de peças e objetos de valor cultural, reunidos, 
conservados e colocados à disposição do público. 
 
 
 
 
 
13 Archives de France, 1993, p.19. 
 
CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO 
ƒ Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e 
custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que 
visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de 
alguma atividade, e são autênticos quando são criados e 
conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser 
comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas. 
ƒ Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados 
artificialmente, mas acumulados de modo natural nas 
administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros 
arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, são 
como sedimentos de estratificações geológicas, e isto dota de um 
elemento de coesão espontânea, embora estruturada. 
ƒ Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no 
decorrer do andamento das transações para as quais foram criados, 
os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento 
em que são produzidos ou recebidos, os registros arquivísticos são 
um conjunto indivisível de relações. 
ƒ Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na 
estrutura documental do grupo ao qual pertence. 
ƒ Princípios da legalidade: os registros arquivísticos são provas 
confiáveis das ações e que se referem e devem esta confiabilidade 
às circunstâncias de sua criação e às necessidades de prestar 
contas. 
 
 
 
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
Os arquivos podem ser classificados quanto à entidade mantenedora, 
à evolução, à natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão 
da atuação. 
Quanto à Entidade Mantenedora, o arquivo pode ser: 
– público – federal, estadual e municipal; 
– privado – comercial, institucional, familiar ou pessoal. 
 
 
Quanto à Natureza dos Documentos, o arquivo pode ser: 
– especial – devido ao suporte diferente que merece um tratamento 
especial. Ex.: arquivo de discos, fitas, microfilmes e slides; 
– especializado – aquele em que predomina um assunto específico. 
Ex.: arquivos médicos, engenharia e imprensa. 
 
Quanto à Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guarda 
dos documentos, o arquivo pode ser: 
– funcional – aqueles que servem à administração (1ª e 2ª idades). 
Ex.: arquivo administrativo, documentos consultados com alguma 
freqüência; 
– cultural – aqueles que servem à história e à cultura (3ª idade). 
Ex.: arquivo histórico, documentos como fonte de pesquisa. 
Quanto à extensão: 
– setorial – são arquivos originados em um setor determinado da 
instituição. Ex.: arquivo do departamento de pessoal, do setor 
financeiro, do setor de recursos humanos, etc.; 
– geral – arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos 
setoriais. Ex.: arquivo geral de uma instituição. Obs.: havendo 
centralização, não existirão arquivos setoriais. 
 
 
 
 
O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / TEORIA DAS 3 IDADES 
ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO 
Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se 
indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao 
usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá 
atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada 
estágio de evolução por que passam os arquivos. Essas fases são definidas 
como as três idades dos arquivos: corrente, intermediário e permanente. A 
teoria das três idades é um dos pilares da Arquivística. Elaborada na década 
de 40 nos Estados Unidos, ela propõe a divisão dos arquivos em três fases, 
que são complementares, de acordo com o seu uso, não importando qual o 
suporte dos documentos: 
ARQUIVO CORRENTE – ATIVOS – DINÂMICOS – ADMINISTRATIVOS – 
1ª IDADE 
Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos 
imediatos para as quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo 
cessada sua tramitação, se conservam junto às unidades produtoras em 
razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados. Podem ser 
centrais ou setoriais, mas devem estar sempre próximos ao usuário, de 
modo a facilitar o acesso. Os documentos passam, aproximadamente, 1 ano 
em arquivo setorial e 5 a 10 anos no arquivo central.14 
 
 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – SEMI-ATIVO – 2ª IDADE 
Constituído de documentos originários de arquivos correntes, com 
uso pouco freqüente, que aguardam destinação final em depósito de 
armazenamento temporário. Não há necessidade de serem conservados 
próximos às unidades produtoras. São mantidos nessa fase por um prazo 
médio de 20 anos. Corresponde ao arquivamento transitório, assegurando a 
preservação de documentos que não são utilizados com freqüência, mas 
devem ser conservados por razões administrativas, e que aguardam 
 
14 Belloto, 1991, p 5-6. 
 
destinação final, devendo estar devidamente classificados e à disposição 
para consultas. A destinação poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao 
arquivo permanente. 
 
 
 ARQUIVO PERMANENTE – INATIVO – HISTÓRICO – 3ª IDADE 
Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza 
administrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legal 
ou histórico e que constituem os meios de conhecer o passado e sua 
evolução. 
A sua função é conservar e disponibilizar para consulta documentos 
úteis para fins administrativos e pesquisas históricas, tendo por objetivo 
torná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência 
adquirida com o tempo. 
Os documentos de idade permanente e proveniente de uma mesma 
fonte (setor ou órgão) devem estar reunidos, em um mesmo grupo, sendo 
realizado o arranjo do material. 
QUADRO COMPARATIVO DOS ARQUIVOS 
FASE DOCUMENTAL LOCALIZAÇÃO NOME DO LOCAL 
 CORRENTE (possui 
valor administrativo) 
 no setor, perto do usuário Arquivo Corrente ou 
Arquivo Setorial 
 INTERMEDIÁRIA 
(aguarda destinação 
final) 
 no setor ou em local (sala 
ou móvel) específico 
 Arquivo Intermediário 
ou Arquivo Central 
 PERMANENTE (possui 
valor histórico) 
 em local (sala) específico 
e centralizado 
 Arquivo Central ou 
Arquivo Inativo ou 
Arquivo Permanente 
 
 
 
ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE(HISTÓRICO) 
DESTINAÇÃO 
É o recolhimento, análise, avaliação, seleção e eliminação de 
documentos. 
a) Recolhimento: é o deslocamento de um documento do Arquivo 
Intermediário para o Arquivo Permanente. Quando o 
descolamento é feito do arquivo corrente para o intermediário, 
 
é chamado de transferência, que pode ser permanente 
(intervalos irregulares) ou periódica (intervalos determinados); 
b) Análise: estudos dos documentos recebidos; 
c) Seleção: triagem dos documentos que devem permanecer no 
arquivo; 
d) Avaliação: Verificação do valor probatório (de prova) ou 
informativo, de pesquisa dos documentos e estabelecimentos 
de prazos de vida dos documentos; 
e) Eliminação: destruição, doação ou venda de documentos 
julgados destituídos do valor permanente, feito por uma 
Comissão Permanente de Avaliação. 
 
 
 
COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO 
• Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos. 
• Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os 
documentos a serem destinados, com o profundo 
conhecimento das atividades desempenhadas. 
• Historiador ligado à área de pesquisa de que se trata o acervo; 
• Profissional da área jurídica, responsável pela avaliação do 
valor legal dos documentos. 
• Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o 
acervo objeto de avaliação (economistas, sociólogo, 
engenheiro, médico e outros.). 
 
 
 
 
 
ELEMENTOS DE DESTINAÇÃO 
 
a. Tabela de temporalidade: a tabela de temporalidade é um 
instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por 
objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, 
com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela 
necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente 
contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por 
uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de 
guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – 
eliminação ou guarda permanente – além de um campo para 
observação necessárias à sua compreensão e aplicação. 
 
ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA 
DESTI-
NAÇÃO 
FINAL 
OBSERVA-
ÇÕES 
 FASE COR-
RENTE 
FASE 
INTER-
MEDIÁRIA 
 
000 ADMINISTRAÇÃO 
GERAL 
 
001 MODERNIZAÇÃO E 
REFORMA 
ADMINISTRATIVA 
PROJETOS, ESTUDOS, 
NORMAS E SIMILARES 
5 anos 9 anos Guarda 
Permanente 
 
002 PLANOS E 
PROGRAMAS DE 
TRABALHO 
5 anos 9 anos Guarda 
Permanente 
 
003 RELATÓRIOS DE 
ATIVIDADES 
5 anos 9 anos Guarda 
Permanente 
São pássí-
veis de eli-
minação os 
relatórios 
cujas as in-
formações 
encontram-se 
recapitu-
ladas em 
outros 
004 ACORDOS, 
AJUSTES, CONTRATOS 
CONVÊNIOS 
Enquanto 
vigora 
10 anos Guarda 
Permanente 
 
005 JURISPRUDÊNCIA 10 anos 10 anos Guarda 
Permanente 
 
010 ORGANIZAÇÃO E 
FUNCIONAMENTO 
 NORMAS, 
REGULAMENTAÇÕES, 
5 anos 5 anos Guarda 
Permanente 
 
 
DIRETRIZES 
010.1 REGISTRO NOS 
ÓRGÃOS COMPETENTES 
Enquanto 
vigora 
 Eliminação 
Tabela 2: Modelo da Tabela de Temporalidade – CONARQ. 
 
b. Lista de eliminação: é a relação específica de documentos que 
serão eliminados de uma vez e de tem de ser aprovada pela 
autoridade competente. 
 
 
 
CRITÉRIOS QUE REGULAM A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
• Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros 
documentos de uma maneira mais completa. 
• Cópias cujos originais estejam preservados. 
• Documentos de pura formalidade. 
• Documentos que cumpram datas específicas. 
• Documentos que se tornem obsoletos. 
 
 
 
 
OS VALORES DOS DOCUMENTOS DE TERCEIRA IDADE. 
O objetivo deste tópico é nortear os arquivistas para o caso – 
infelizmente, ainda mais freqüente e usual no Brasil – de uma possível 
triagem no interior de uma acumulação de papéis nos chamados “arquivos 
mortos”, quando pra tal acumulação não se obedeceu a nenhum critério de 
prazos de guarda ou destruição, pela simples inexistência de tais tabelas. 
Para o Arquivo Nacional brasileiro são considerados documentos de 
guarda permanente “os de valor probatório com relação a direitos, tanto de 
pessoas físicas ou jurídicas, como de coletividade e os valores informativos 
sobre pessoas, fatos ou fenômenos cuja memória, em termos históricos, 
seja considerada relevante (em entidades públicas ou privadas)”. 
Serão documentos “históricos” os documentos referentes à origem, 
aos direitos e aos objetivos da instituição, tais como: 
– atos de criação: leis, decretos, resoluções; 
– atos constitutivos: estatutos, contratos sociais; 
– direitos Patrimoniais: escrituras; 
– documentos que reflitam o desenvolvimento da Instituição: 
regulamentos, regimentos, planos, projetos; 
– programas que tratem das atividades-fins da instituição: atos e 
relatórios da direção, correspondências de delegação de poderes; 
– registros visuais e sonoros: que reflitam a vida da instituição; 
– documentos que firmem jurisprudência; 
– documentos concernentes à administração de pessoal; 
– documentos que respondam as questões técnico-científicas 
relativas às atividades específicas da instituição; 
– documentos de divulgação produzidos para promoção da 
instituição; 
– documentos artístico e cultural. 
Importante: O processo avaliatório nunca é feito documento por 
documento, mas sempre dentro de uma contextualização. 
 
 
 
PRINCÍPIO DE TERRITORIALIDADE 
“... o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um 
território, seguem o destino deste último.” 
De início, este princípio não releva da arquivística mas sim do direito 
aplicado à propriedade. Serve para exprimir o direito que o vencedor tem 
de exigir ao vencido a deposição dos documentos relativos às terras 
conquistadas no momento da assinatura de uma rendição ou de um tratado 
de paz. Com o tempo, a outorga dos documentos de um país generalizou-se 
a todas as atividades de transmissão, de jurisdição ou de transferência de 
mandato. Esse modo de funcionamento torna-se oficial com a adoção da 
Convenção Nacional das Nações Unidas, Convenção de Viena, sobre a 
Sucessão dos Estados em matéria de Bens, Arquivos e Dívidas de 
Estado. Além disso, o princípio de territorialidade foi aplicado à restituição 
de certos fundos de arquivo a instituições ou a centros de arquivo situados 
perto do local de criação, e que tinham sido deslocados por diversas razões. 
A título de exemplo, foi em parte com base nesse princípio que se efetuou a 
regionalização Archives Nationales du Quebec, nas diferentes regiões 
administrativas das províncias entre os anos de 1970 a 1980. 
 
 
FUNDO DE ARQUIVO 
O fundo abarca papéis gerados/recebidos por entidades físicas ou 
jurídicas, necessários à sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício 
das atividades que justifiquem a sua existência, descartando-se, assim, a 
caracterização de coleção (papéis reunidos por razões científicas, artísticas, 
de entretenimento ou quaisquer outras que não as administrativas). 
Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação 
orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, como frisa 
Schellenberg, não podendo seus componentes ser separados, vindo a 
constituir outros agrupamentos aleatórios. 
 A noção de fundo está estritamente ligada ao próprio órgão gerador 
dos documentos. 
 
 
PRINCÍPIOS DO RESPECT DES FONDS/RESPEITO AOS FUNDOS 
• Respeitar-se o órgão de origem, não deixando que seus 
documentos se misturem aos de outro órgão. 
• Respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram da 
repartição de origem, na seqüência original de séries, mesmo 
que deturpada pelas baixas decorrentes da tabela de 
temporalidade.COMO IDENTIFICAR O ÓRGÃO MAIOR CUJOS DOCUMENTOS 
CONSTITUIRÃO O FUNDO? 
• Possuir nome, ter sua existência jurídica resultante de lei, 
decreto, resolução, etc. 
• Ter atribuições precisas determinadas por lei. 
• Ter subordinação conhecida firmada por lei. 
• Ter um chefe com poder de decisão dentro de sua área legal de 
ação. 
• Ter uma organização interna fixa. 
 
 
 
FUNDO ABERTO 
É o conjunto de documentos ao qual vão continuar a juntar-se 
documentos. 
Exemplo: os arquivos de um ministério que continua a existir, pois 
sua administração continua a trabalhar. 
FUNDO FECHADO 
É o conjunto de arquivo ao qual não irão juntar-se mais documentos. 
Exemplo: instituição extinta, ou personalidade falecida. 
 
 
 
 
ARRANJO DOCUMENTAL 
Denominação atribuída à classificação dos documentos, ou seja, à 
identificação da fase a que pertence o documento. 
SISTEMÁTICA DO ARRANJO DOCUMENTAL 
Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das 
eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos 
arquivos intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráter 
orgânico dos conjuntos (interna e externamente). 
É uma operação ao mesmo tempo intelectual e prática: organizar 
documentos uns em relação aos outros; as séries, uma em relação às 
outras; os fundos, uns em relação aos outros; dar números de identificação 
aos documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas; ordená-los nas 
estantes. 
 
 
DESCRIÇÃO DAS UNIDADES DE TRABALHO 
O Arquivista que deseja estruturar um volume “x” de informação 
orgânica aplicará a Noção de Fundo em função de uma abordagem 
minimalista ou maximalista, ou seja, do menor para o maior, ou do maior 
para o menor, dependendo da complexidade do fundo. 
Patrimônio Arquivístico Comum – É composto pelos arquivos que 
formam uma parte do patrimônio nacional de um ou vários Estados, que 
não podem ser divididos sob pena de perderem o seu valor administrativo, 
legal ou histórico. 
Arquivos de um Estado – Totalidade dos documentos de caráter 
político, científico, econômico, social e cultural pertencentes ao Estado, 
sujeitos a um registro central e devendo ser conservados nos arquivos do 
Estado. 
 Arquivos de um Organismo – Conjunto de pessoas que têm como 
finalidade a realização de objetivos comuns ligados a uma mesma missão, 
quer esta seja pública ou privada. 
 
Grupo de Arquivos – Trata-se do conjunto de fundos (de arquivos) de 
natureza idêntica, dotado de um sistema idêntico de cotação num quadro 
de classificação. 
Fundo de Arquivo – Pode ser subdividido em subfundo (ou fundos 
secundários) ou quando se tratar de unidades administrativas subordinadas. 
Série – Divisão de peças ou de unidades de instalação cobrindo os 
aspectos de uma mesma função, atividade ou assunto, no interior de um 
dado fundo, definida por um quadro de classificação. 
Unidade de Instalação – É uma unidade de organização e de 
inventário dos arquivos (cassete, caixa, registro, maço, dossier, capa, rolo, 
bobina, disco, disco óptico, volume, disquete, etc). 
Dossier – Unidade documental em que se reúnem informalmente 
documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica; tal termo 
equivale a processo. 
Peça – A menor unidade arquivística, indivisível; pode ser constituída 
por uma ou mais folhas, por um caderno ou um volume. (uma peça pode às 
vezes conter vários documentos). 
Documento (de arquivo) – É um conjunto constituído por um suporte 
(peça) e pela informação que ele contém, utilizáveis para efeito de consulta 
ou como prova. 
Dado – A menor representação convencional e fundamental de uma 
informação (fato, noção, objeto, nome próprio, número, estatística, etc.) 
 
 
CARACTERIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO 
DOCUMENTAL E DE REFERÊNCIA PARA O UTILIZADOR 
Permitem a comunicação da informação orgânica no âmbito da 
organização junto dos utilizadores, tanto do seu valor primário como do 
secundário (administradores, investigadores e cientistas, etc.). A escolha 
dos instrumentos de descrição documental ou de referência deve ser 
sempre efetuada depois de uma análise das unidades de trabalho a ser 
descritas, bem como das necessidades gerais ou particulares dos 
utilizadores reais ou potenciais. 
 
Patrimônio Arquivístico 
Guia de Arquivos de Instituições 
organizacionais. 
 
Comum Anuário internacional de Arquivos 
Bibliografia internacional dos 
anuários e guias dos serviços de 
arquivo. 
 
Arquivos de Estado 
Anuário dos serviços de arquivo. 
Guia por serviços de arquivo. 
Catálogo dos arquivos. 
 
Arquivos de um 
Organismo Documental 
Catálogo dos fundos; 
Estado geral dos fundos; 
Guia do serviço de Arquivo; 
Bibliografia dos instrumentos de 
descrição documental. 
Índice Geral. 
 
 Grupos de Arquivos Guia grupo de arquivos ou subgrupo 
de arquivos. 
 
 
 
Fundos 
Guia temático 
Guia por fundo 
Tabela de equivalência 
 
 
Série 
Guia por série 
Guia por subsérie 
Guia por subsubsérie 
 
 
 
 
 
Dossiê Unidade de instalação Repertório Sumário 
Repertório numérico simples 
Repertório numérico detalhado 
Repertório cronológico 
 
 
Peça Inventário sumário 
Inventário analítico 
 
 Documento Índice onomástico/geográfico 
Ìndice assunto/matéria 
Índice cronológico 
 
 Dado Índice, lista, etc. 
Tabela 3: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da 
Disciplina Arquivística. p. 139. 
 
 
PROCESSO DA DESCRIÇÃO 
O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lógico, 
a descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas 
 
séries e/ou unidades documentais possam ser alcançados pelos 
pesquisadores. 
O processo da descrição consiste na elaboração de instrumentos de 
pesquisa que possibilitem identificar, rastrear, localizar dados, seja via 
sumária, seja pela via sumária, pela analítica. 
 
 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
Catálogo: instrumento de descrição documental de ordem geral que 
apresenta a informação por ordem alfabética do tipo: 
– catálogo dos arquivos; 
– catálogo dos fundos. 
 
Guia: O mais abrangente e popular, no sentido de estar vazado numa 
linguagem que pode atingir também o grande público e não especialmente 
os grandes pesquisadores de arquivo: historiadores e administradores. 
Fornece informações básicas. Tem por finalidade dar uma visão de conjunto 
dos acervos de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são 
seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os 
instrumentos de pesquisa de que dispõem, quais são as fontes 
complementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e feito com 
espírito prático. 
Guia por grupo de arquivos, subgrupo e de arquivos ou fundo: 
instrumento de descrição fundamental que fornece uma visão de conjunto 
de um grupo de arquivos, de um subgrupo de arquivos ou de um fundo 
redigido de modo a apresentar a estrutura, a articulação, bem como a 
diversidade dos recursos que ele oferece aos investigadores. 
Guia temático (guia especializado ou guia por tema de pesquisa): 
instrumento de descrição documental que apresenta os fundos e as 
coleções de um ou vários serviços de arquivos relativos a temas, períodos, 
espaços geográficos, tipos de documentos particulares e predeterminados. 
Guia por série, subsérie: instrumento de descrição documental que 
fornece uma visão de conjunto de uma série, subsérie de documentos que 
possuam uma grande amplitude. 
 
Repertório sumário: instrumento de descrição documental destinado 
a apresentar a documentação de um fundo quando as unidades de 
instalação que o compõem são homogêneas. 
Repertório numéricosimples: instrumento de descrição documental 
que apresenta uma a uma as unidades de instalação de um fundo, 
resumindo o conteúdo de cada uma delas num título. 
Repertório numérico detalhado: instrumento de descrição documental 
que enumera as unidades de instalação heterogênea de um fundo e que 
apresenta uma análise que caracteriza o conjunto dos documentos de que 
elas são constituídas. 
Repertório cronológico: lista que inumera unidades de instalação por 
ordem cronológica, por vezes, independentemente da ordem primitiva. 
Índice (onomástico, geográfico ou por assunto): listagem ordenada 
de nomes de pessoas, de locais, de assuntos, de matérias ou, ainda, de 
datas que permitam acessar a informação contida numa unidade 
arquivística. 
Inventário catálogo: instrumento de descrição documental destinado 
a enunciar de modo exato a documentação de um fundo ou de uma coleção 
ao nível de peças. 
Inventário sumário: instrumento de descrição documental que 
descreve, através de aspectos exteriores ao documento, cada uma das 
peças de um fundo ou de uma coleção de arquivo. 
Inventário analítico: instrumento de descrição documental que 
descreve de modo preciso cada uma das peças de um fundo ou de uma 
coleção, analisando o conteúdo do documento. 
Tabela de equivalência: mostra a equivalência entre antigas notações 
e as novas adotadas. 
 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às 
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para a guarda permanente. 
A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, 
da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do 
espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de racionalizar e 
simplificar o ciclo documental. 
 
OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 
– Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, 
manutenção e destinação de documentos. 
– Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e 
onde seja necessária à instituição e aos cidadãos. 
– Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor 
administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica. 
– Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento 
automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da 
informação. 
– Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que 
mereçam guarda permanente por seus valores histórico e 
científico. 
 
 
 
 
 
FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
• Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar 
documentos em razão das atividades específicas de uma 
Área ou Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de 
documentos, evitando-se a produção daqueles não 
essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, 
controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o 
uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. 
• Utilização dos documentos: refere-se ao fluxo percorrido 
pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua 
função administrativa, assim como sua guarda após cessar 
seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle 
relacionados às atividades de protocolo e às técnicas 
específicas para classificação, organização e elaboração de 
instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-
se, também, a gestão de arquivos correntes e 
intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de 
recuperação da informação. 
• Destinação de documentos: envolve as atividades de 
análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos 
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a 
serem eliminados e quais a serem preservados 
permanentemente. 
A cada uma dessas fases – que são complementares –, corresponde 
uma maneira de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, 
uma organização adequada. 
 
Extensão da atuação do arquivo 
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser 
setoriais, gerais ou centrais. 
Setoriais: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, 
cumprindo funções de arquivo corrente. 
Gerais ou centrais: são os que se destinam a receber os documentos 
correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de 
uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. 
 
 
 
Valoração dos Documentos 
• Valor Primário: valor administrativo, legal ou fiscal. 
• Valor Secundário: valores probatório e informativo. 
Probatório: prova. Aspectos ligados à organização e funcionamento 
do órgão que o produziu. Exs.: estatutos, regimentos, normas legais, 
programas, relatórios (arquivo permanente). 
Informativo: de grande importância para o pesquisador, valor ditado 
pelo conteúdo. 
 
Métodos de arquivamento 
A escolha do método de arquivamento deve considerar as 
características dos documentos a serem classificados, identificando o 
aspecto pelo qual o documento é mais freqüentemente consultado. 
Dois parâmetros devem ser considerados para a escolha do método 
de arquivamento: 
– Como foi produzida ou acumulada a documentação; 
– Como será solicitada a informação. 
 
Nos arquivos, o sistema decimal de classificação por assuntos é 
constituído por um código numérico que reflete a hierarquia funcional e as 
atividades desempenhadas pelo órgão. As dez classes principais são 
representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como 
se segue: 
Classe 000 
Classe 100 
Classe 200 
Classe 300 
Classe 400 
Classe 500 
Classe 600 
Classe 700 
 
Classe 800 
Classe 900 
As classes principais correspondem às grandes funções 
desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas em 
grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o 
método decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000, 
tem-se: 
 
 
 
 
 
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos 
subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas às classes. Essa 
subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia 
dos assuntos tratados. 
 
 
Avaliação e Seleção de documentos 
Processo de análise e seleção de documentos que visa a estabelecer 
prazos para sua guarda nas fases correntes e intermediárias e sua 
destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
 
 
Planejando a organização de um Setor de Documentação I 
• Analisar a estrutura da Instituição: 
– conhecer organograma/fluxograma da instituição; 
– saber o objetivo da instituição na organização dos 
documentos. 
• Conscientização/sensibilização de dirigentes/usuários envol-
vidos no processo de organização do arquivo: 
Classe 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 
Subclasse 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
Grupo 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 
Subgrupos 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 
 
– o que se pretende atingir com a organização dos 
documentos. 
 
 
 
Planejando a organização de um Setor de Documentação II 
 
• Diagnóstico da situação: 
– levantar espaço/fluxo/volume/situação de guarda/usuá-
rios; 
– criar uma Comissão de Avaliação de Documentos (grupo 
de trabalho criado com o objetivo de buscar idéias e 
soluções para o arquivo); 
– levantamento de tipologia/assuntos/produção documen-
tal. 
 
Planejando a organização de um Setor de Documentação III 
 
• Elaboração da Tabela de Temporalidade: 
– quem faz? 
É um processo de avaliação que deve ser feito por área. 
Cada área cria um grupo de trabalho para elaborar a 
primeira versão da tabela. Elaborada a tabela, ela é 
submetidaà avaliação da Comissão para verificar se é 
factível. Ouvem-se opiniões e/ou sugestões. 
 
Planejando a organização de um Setor de Documentação IV 
 
– Como é feita? 
a) pesquisa da estrutura organizacional; 
b) entrevista com funcionários; 
 
c) pesquisa dos dispositivos legais; 
d) avaliação das séries e indicação de prazos de guarda 
levantados: 
* prazos legais existentes; 
* usos reais potenciais para outros usuários; 
* interesse cultural. 
 
– Como se aplica? 
Cada área irá aplicá-la em seu âmbito de atuação, 
promovendo as eliminações e transferências de 
documentos nos prazos estabelecidos. 
 
Planejando a organização de um Setor de Documentação V 
 
– Que resultado é esperado? 
a) eliminação de papelada inútil com a conseqüente 
liberação de espaço; 
b) reaproveitamento periódico da área ocupada com 
armazenamento de documentos, por meio da 
transferência regular para o arquivo 
intermediário/permanente; 
c) melhoria da recuperação da informação gerencial. 
 
 
– Por que e como deve ser atualizada? 
a) deve ser atualizada porque a organização não é 
estática; 
b) áreas e serviços podem ser criados ou suprimidos; 
c) é possível haver alteração de competências e 
funções; 
 
d) novos documentos podem ser criados e outros 
podem ser extintos; 
e) mudança de funcionários de gerência, implicando 
alteração de prazos de uso da documentação gerada; 
f) mudança da legislação. 
 
 
 
DIAGNÓSTICO 
Para iniciar a organização de um dado acervo, o primeiro passo é o 
conhecimento da instituição, sua finalidade e estrutura. Para isso, é 
necessário, além da leitura de todos os documentos que existam sobre a 
estrutura formal, a coleta de informações que possam evidenciar a 
estrutura real (informal) em que os documentos são gerados e/ou 
acumulados. 
Acerca dos dados da pesquisa para o tratamento arquivístico, 
escreveu Lopes: 
 
O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição de 
suas atividades e da relação das mesmas com o fluxo das informações 
contidas nos documentos. Captar esta relação nem sempre é um tarefa fácil, 
porque é usual que não exista consciência da vinculação do que se faz com 
as informações em movimento. O processo de alienação gerado pelo trabalho 
muitas vezes impede que se perceba a sua dialética, imaginando-se que as 
informações contidas nos documentos são um outro problema. Precisa-se 
tecer a imagem do passado e do presente das atividades, reconstruir o 
trâmite e construir o objeto de pesquisa para além de suas aparências.15 
 
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVO – PASSO A PASSO 
• Visitar o local físico dos arquivos dos documentos, observando 
as condições de acesso e de remoção. 
• Identificar os dados do acervo atual e seu crescimento. 
• Identificar os dados para a movimentação/tramiatação dos 
documentos. 
• Identificar os dados principais dos documentos produzidos pela 
instituição. 
• Caracterizar fisicamente os documentos, levantando dados 
sobre suporte, conservação e preservação dos documentos. 
• Mapear o conteúdo dos documentos, identificando as funções 
que geram os documentos. 
 
• Identificar as dificuldades atuais relativas a acesso e utilização 
dos documentos 
• Identificar as condições ambientais de armazenamento e 
acondicionamento da documentação. 
• Identificar os materiais utilizados no acondicionamento da 
documentação. 
• Identificar os objetivos e metas com o Projeto de Arquivo. 
• Elaborar o documento de “Levantamento e Caracterização do 
Acervo de Documentos”. 
• Elaborar relatório de diagnóstico 
 
 
15 LOPES, Luis Carlos. A Nova arquivística na modernização administrativa. 
 
 
 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
Consiste em adotar metodologia para a guarda dos documentos, por 
meio de um plano preestabelecido, visando a rapidez no acesso às 
informações. A escolha do método de arquivamento a ser utilizado é 
determinada pela natureza dos documentos, freqüência de consulta, 
sistema de recuperação das informações e estrutura da organização, 
devendo ser simples e de fácil entendimento pelos usuários. 
De acordo com o método adotado, o modo de recuperação do 
documento pode ser pelo sistema direto ou indireto: 
– Sistema direto – busca o documento diretamente do local 
arquivado; 
– Sistema indireto – necessita de um sistema auxiliar para 
recuperar o documento pelo Método Alfabético ou visando as 
características do acervo na adequação da seção. Ex.: Setor 
Financeiro – Contas a pagar pelo método cronológico (datas de 
vencimentos/fatuas). 
 
 
SISTEMA DIRETO 
O sistema de busca direto se dá pelos nomes das pastas que são 
colocadas em ordem alfabética. É um método rápido, direto e fácil e pode 
ser usado como método auxiliar. Como exemplo tem-se a ordenação de 
dossiês de funcionários. 
Deve-se estabelecer critérios que serão seguidos durante o processo 
de ordenação alfabética, considerando as características da organização e 
utilização do acervo, devendo ser de conhecimento de todos os profissionais 
responsáveis pelo processo e os usuários. Cabe ressaltar que é útil ter uma 
lista com o alfabeto completo para auxiliar no arquivamento. 
 
REGRAS DE ORDENAÇÃO 
Algumas regras básicas de ordenação devem ser observadas, como: 
 
– não considerar artigos e preposições como a, o, de e da; 
– não considerar sobrenome que exprima grau de parentesco, como 
Filho, Júnior, Neto, Sobrinho. Somente deve ser utilizado como 
critério de desempate; 
– considerar como precedente as iniciais abreviativas de prenomes 
na classificação de sobrenomes iguais; 
– os títulos devem ser colocados após o nome completo; 
– nomes de empresa devem ser considerados como se apresentam. 
A ordenação pode ser letra por letra ou palavra por palavra 
consideradas na seqüência em que aparecerem. 
 
LETRA POR LETRA PALAVRA POR PALAVRA 
Maria Machado Mariana Fernandes 
Mariana Pereira Maria Santos 
Maria Machado Maria Santos 
Mariana Fernandes Mariana 
Pereira 
 
 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
Características 
O sistema de busca é direto e as pastas são colocadas na ordem 
alfabética. É um método de fácil manuseio que considera a procedência ou 
local. É aconselhado para ser usado em organizações que atuem em outras 
regiões, cidades, estados, etc. 
Melhores Ordenações 
• Nome por estado – cidade – assunto: ordenar a capital 
antecedendo as demais cidades independentemente de sua 
ordem, quando a ordenação for por estado. 
• Por cidade – estado – assunto: considerar a capital na ordem 
seqüencial, não antecedendo as cidades. Identificar o estado 
na pasta para facilitar a recuperação por existirem cidades com 
o mesmo nome. 
• Por País – cidade – assunto: ordenar os países em ordem 
alfabética. 
 
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES 
 
O sistema de busca é indireto, uma vez que necessita de índice 
alfabético. Considera o número da pasta, é um método seguro, simples e de 
fácil manuseio, sendo usado quando houver necessidade de sigilo das 
informações. Tem ampla aplicação em arquivos especiais e especializados. 
Como exemplo de utilização desse método podemos citar o arquivo 
de desenhos de engenharia e fotografias. 
 
 
 
MÉTODO NUMÉRICO DUPLEX 
Consiste na divisão da automação em classes conforme os assuntos, 
partindo do geral para o específico. 
Permite a abertura de novas classes sempre que for necessário, não 
devendo ser abertas novas como primárias, quando os assuntos já 
existirem como subclasses. 
 
MÉTODO ALFANUMÉRICO 
Consistena soma de dois métodos, alfabético e numérico, utilizando 
a simplicidade de um e a exatidão e rapidez no arquivamento do outro. Tem 
larga utilização em arquivos de catálogos de fornecedores. 
 
MÉTODO CRONOLÓGICO 
O sistema de busca é direto, considera a data e o documento não é 
numerado. Nesse método a disposição das pastas e dos documentos, dentro 
da pasta, fica na ordem cronológica. Pode ser utilizado como método 
auxiliar. 
Usado para controle de pagamentos, compromissos e controle de 
pedidos. 
 
 
 
 POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS 
A Política Nacional de Arquivos, segundo os princípios teóricos da 
moderna Arquivologia, compreende a definição e a adoção de um conjunto 
de normas e procedimentos técnicos e administrativos, para disciplinar as 
atividades relativas aos arquivos públicos e estimular a organização e a 
proteção especial aos arquivos privados. Suas finalidades, em última 
instância, consistem em assegurar a preservação do patrimônio documental 
brasileiro e garantir, no que diz respeito aos arquivos públicos, o direito 
irrestrito de acesso às informações governamentais, compatibilizando com 
as questões inerentes à segurança do estado e da sociedade, bem como a 
privacidade dos cidadãos. 
Vasquez (1994, p. 93) sublinha a importância dos sistemas de 
arquivos como instrumentos de racionalização arquivística, sejam estes 
nacionais, estaduais, municipais, de instituições estatais ou empresas 
privadas. Na sua perspectiva, um “sistema integrado de arquivos é um 
conjunto orgânico de arquivos, vinculados por uma direção central que 
normaliza os processos arquivísticos e focaliza a informação em um ponto 
acessível à consulta interna e externa”. VASQUEZ ressalta ainda a distinção 
entre subsistemas e sistemas coordenados: 
 
“Subsistemas são partes do Sistema Integrado que gozam da autonomia 
para manejar os documentos que se encontram em sua fase administrativa, mas que 
dependem da direção no que se refere à seleção para guarda permanente. 
Sistemas coordenados são sistemas completos e independentes que, 
mediante convênios e acordos, normalizam ou compatibilizam a circulação da 
informação e os procedimentos administrativos entre si”. (ibid, p.94) 
 
 
 
 
OS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DO “SISTEMA INTEGRADO DE 
ARQUIVOS” SÃO: 
 
– legislação normalizadora de aspectos interiores e exteriores ao 
sistema, dos direitos e obrigações de usuários e do patrimônio 
documental; 
– os arquivos; 
– os documentos, conforme o ciclo vital; 
– a informação em seu circuito interno (no âmbito da organização 
produtora) e externo (outros arquivos e centros de informação). 
A perspectiva sistêmica encontra-se, porém, expressa nos trabalhos 
de ROBERGE (1992), que parte da organização como um sistema, no 
âmbito do qual o subsistema de gestão de documentos ou sistema de 
gestão da informação administrativa encontra-se assim representado. 
 
ENTRADA TRATAMENTO SAÍDA 
• Documentos produzi-
dos e recebidos. 
 
• Organização não or-
ganizada 
• Arquivamento 
• Classificação 
• Descrição 
• Indexação 
• Utilização 
• Transferência 
• Recolhimento 
• Eliminação 
• Informação 
organizada 
 
• Dossiers 
 
 
 
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ 
A Constituição Federal de 1998, e particularmente a Lei n. º 8.159 de 
1991, delegaram ao Poder Público a gestão documental e a proteção 
especial aos documentos de arquivo. De acordo com esta Lei, as ações com 
vistas à consolidação da Política Nacional de Arquivos deverão ser 
emanadas do Conselho Nacional de Arquivos, órgão colegiado, vinculado ao 
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da referida Lei n.º 8.159/91. 
 
Competências delegadas ao órgão 
• Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno 
funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, 
 
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de 
arquivo. 
• Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados 
com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das 
atividades arquivísticas. 
• Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais 
que norteiem o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos. 
• Estimular programas de gestão e de preservação de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos e entidades, no âmbito 
federal, estadual e municipal, em decorrência das funções 
executiva, legislativa e judiciária. 
• Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol-
vimento, sugerindo metas e prioridades da Política Nacional de 
Arquivos Públicos e Privados. 
• Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes 
Legislativo e Judiciário, bem como nos Estados, no DF e nos 
Municípios. 
• Declarar como de interesse público e social os arquivos privados 
que contenham fontes relevantes para a história e o 
desenvolvimento nacionais. 
 
SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS – SINAR16 
A iniciativa de promover o intercâmbio permanente entre os arquivos 
públicos e privados do País, objetivando a modernização e a integração 
sistêmica das atividades e dos serviços arquivísticos, motivou a criação do 
SINAR, em 1978. O Decreto n.º 1.173 de 29/06/1994 “dispõe sobre a 
competência e o funcionamento do SINAR, prevê também que os arquivos 
privados institucionais e de particulares podem aderir ao sistema mediante 
convênio com o órgão central.” 
 
16 É importante o acesso ao site www.arquivonacional.gov.br, onde se encontram todas as Resoluções, 
Leis e decretos sobre Arquivos. 
 
 
 
 
 CLASSIFICAÇÃO 
Consiste na “interpretação” de documentos. A classificação dispõe-se 
conforme a função de criação do documento. 
O seu objetivo é, basicamente, dar visibilidade às funções e às 
atividades do organismo produtor do documento de arquivo, deixando 
claras as ligações entre os documentos. 
 
PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO 
Inicialmente deve-se analisar os documentos de um produtor, e a 
partir dai criar categorias e classes genéricas que correspondam às funções 
e atividades detectadas. A classificação considera a forma e as razões que 
determinaram a existência do documento (como e por que foram 
produzidos), sendo condição para a sua compreensão plena tanto para 
quem organiza como para quem consulta. Chamamos este procedimento de 
elaboração do “plano de classificação” do arquivo na fase corrente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Exemplo de Plano de Classificação: 
Administração 
 Recursos Humanos 
 Admissão 
 Demissão 
 Falta 
 Férias 
 Transporte 
 Aluguel de carros 
 Viagem 
 Manutenção 
 Cultura 
 Biblioteca 
 Conferência 
 Curso 
 Palestra 
Finanças 
 Contabilidade 
 Balancete 
 Contas a pagar 
 Contas a receber 
 Tesouraria 
 Orçamento 
 
 
A classificação no arquivo corrente deve abranger todos os tipos 
documentais produzidos/acumulados pela organização, sendo assim o plano 
de classificação será extremamente útil a elaboração da tabela de 
temporalidade. 
O plano de classificação pode ser estrutural considerando setores, 
divisões, departamentos e funcional considerando as funções. Cabe ao 
profissional que for elaborar escolher aquele que melhor atender a 
organização. O importante é que ele seja simples, de fácil compreensão, 
flexível e que permita expansão. 
 
 
 
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PARA A 
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: ATIVIDADE-MEIO 
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um 
instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar 
todo e qualquer documento acumulado (produzido ou recebido) por um 
órgão no exercício de suasfunções e atividades. A classificação por 
assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um 
mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas 
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, 
transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Isto porque o 
trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o 
qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele 
contida. A classificação define, portanto, a organização física dos 
documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua 
recuperação. 
Para a Administração pública, adotou-se o modelo de Código de 
Classificação Decimal, baseado na técnica de Mevil Dewey, que constitui-se 
em um código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em 
dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são 
representadas por um número inteiro, composto de três algarismos. 
 
 
 
ORDENAÇÃO 
 
Consiste na separação e agrupamento de um conjunto de 
documentos de acordo com a classificação definida. Acelera o arquivamento 
e minimiza possibilidades de erros. 
O objetivo básico da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos 
documentos. Consiste em definir a melhor maneira de dispor os 
documentos (ordem numérica, cronológica e alfabética), considerando a 
maneira como os documentos são procurados e o tipo documental. 
 
 
 
ARQUIVAMENTO 
É a colocação do documento no local devido, segundo critérios de 
ordenação previamente estabelecidos. Devemos ter em mente que um 
documento mal arquivado ficará perdido embora esteja guardado dentro do 
móvel de arquivo. 
Tipos de arquivamento: horizontal e vertical. 
 
EMPRÉSTIMO OU CONSULTA 
Quando um documento é retirado do arquivo para empréstimo, 
consulta, fornecimento de informação ou juntada, usa-se o guia-fora em 
substituição ao documento retirado. Este guia-fora deve indicar quem 
retirou, data, setor ou, no caso de juntada, nº do processo da juntada. 
 
 
 
PROTOCOLO 
AVALIAÇÃO 
Consiste na definição do valor do documento que pode ser 
administrativo, fiscal, legal e histórico e a importância de sua preservação, 
tendo como objetivo a preservação da memória da organização e descarte 
do material desnecessário. 
A aplicação da tecnologia à produção documental favoreceu o 
crescimento em grandes proporções dos papéis nos escritórios. O espaço 
físico nunca seria suficiente nas organizações. O próprio usuário/cliente 
 
perderia tempo na pesquisa pois papéis sem importância estariam 
misturados a documentos de valor. Por isso, é necessário adotar critérios 
para racionalizar o acervo, isto é, avaliar cada documento quanto ao seu 
destino que pode ser: 
 Descarte = Eliminação → Reciclagem 
 Arquivamento → Corrente, Intermediário e Central. 
 
 
 
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO I 
A avaliação da necessidade de arquivamento do documento é 
realizada através da leitura do documento, verificando antecedentes e 
observando a finalidade com que foi enviado, que pode não ser destinado 
somente ao arquivamento, e sim solicitar ou comunicar uma informação, 
ser anexado a outro ou obedecer uma rotina. 
A avaliação é feita pelo assunto e não pelo documento. Inicialmente 
devem ser realizadas entrevistas com profissionais com conhecimento do 
tipo e fluxo dos documentos dentro da organização para elaboração do 
levantamento documental, necessidades de consulta e guarda dos 
documentos. 
 
 
 
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO II 
O resultado da avaliação deve passar pela comissão de avaliação para 
a aprovação final, após serem verificados os prazos administrativo, legal, 
fiscal e da legislação trabalhista em vigor. 
Entre os documentos que podem ser descartados por não 
apresentarem valor para a organização, citamos: 
– cartas anexando documento; 
– documentos que o texto estiver reproduzido em outros; 
– convites; 
– fôlderes; 
 
– cartas de agradecimento e apresentação; 
– cópias. 
 
 
 
VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
Os documentos apresentam valores que são fundamentais no 
processo de avaliação e que devemos considerar. 
Os documentos de arquivo apresentam dois valores basicamente: 
primário e secundário. 
Valor primário: corresponde aos valores administrativo, legal e fiscal. 
São valores diretamente ligados à produção documental. 
Valor secundário: é o valor informativo dos documentos, ou seja, 
histórico. 
Valor Administrativo: São os documentos necessários às atividades 
correntes do órgão/setor. Para sabermos se o documento apresenta valor 
administrativo devemos questionar: 
• O documento já contribuiu para o desempenho administrativo? 
• O objetivo que originou o documento já foi atingido? 
• O documento está guardado por mero hábito? 
• As operações já foram concluídas? 
• A guarda dos documentos se deve apenas como garantia 
contra reclamações administrativas? 
• Trata-se de uma cópia? 
• Qual a freqüência de consulta do documento? 
• As informações contidas nos documentos podem ser 
recuperadas em outros documentos sob a forma de resumos 
estatísticos? 
Se as respostas forem positivas e a freqüência de consulta for 
pequena os documentos não apresentam mais valor administrativo, 
podendo ser descartados. 
 
 
 
 
Valor Jurídico ou Legal: São aqueles documentos que apresentam 
direitos a curto ou longo prazo, do órgão ou dos cidadãos. Devemos 
questionar: 
• A ação jurídica específica está terminada? 
• A prova jurídica já atendeu a seu fim? 
• Os direitos do órgão foram devidamente protegidos? 
• Os direitos de qualquer cidadão envolvido estão protegidos? 
• Trata-se de uma cópia? 
• O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu? 
Se as respostas forem positivas os documentos não apresentam mais 
valor jurídico ou legal e os documentos podem ser eliminados ou 
preservados para a história, se for considerado importante para a 
organização. 
 
 
 
Valor Fiscal: São os documentos necessários para comprovação junto 
aos órgãos de fiscalização e os órgãos públicos exigem para mostrar como 
as verbas foram obtidas, distribuídas, controladas e gastas. 
O valor fiscal imediato cessa quando a operação financeira é 
concluída. Entretanto a organização os mantém para atender às exigências 
fiscais. As cópias podem ser eliminadas tão logo terminem as operações 
financeiras. Devemos questionar: 
• O objetivo original do documento foi atingido? 
• A transação financeira específica já foi concluída? 
• Os direitos da organização envolvida com a operação 
financeira estão protegidos? 
• Os direitos de qualquer cidadão envolvido foram 
resguardados? 
• Trata-se de uma cópia? 
 
• O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu? 
Se as respostas forem positivas, os documentos não apresentam 
mais valor fiscal e podem ser eliminados ou preservados para a história, se 
for considerado importante para a organização. 
 
 
 
Valor Histórico: São os documentos que mostram a concepção 
original da organização, sua estruturação ao longo dos anos, as várias 
modificações funcionais e operacionais que ocorreram e o relato 
administrativo que reflete sua política de ação, e que devem ser 
preservados em função de sua importância para a compreensão da sua 
história. 
A definição do valor histórico dos documentos refere-se às atividades 
desenvolvidas pela organização. Como exemplo de documentos históricos 
podemos citar: 
• atos constitutivos (estatutos, contratos sociais); 
• atos de criação (leis, decretos, resoluções, etc.); 
• atos e relatórios da direção; 
• atos que constituíram precedentes ou que

Outros materiais