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“REGISTROS DOCUMENTAIS CONTEMPORÂNEOS COMO PROVAS DE AÇÃO”
“SOBRE O VALOR HISTÓRICO
 DOS DOCUMENTOS”
Grupo 9
Álvaro, Fábio, Janice, Luzia e Noeme
Universidade de Brasília – UnB
Faculdade de Ciência da Informação
Seminários em Arquivística 2 
Profª Mª Ivonete Gomes do Nascimento
1
Registros Documentais Contemporâneos como Prova de Ação
Luciana Duranti, 1994
Luciana Duranti
Formação em História e “Dottore in Lettere” (mestrado em Artes) pela Università di Roma, 1973.
“Archivista-Paleografo” (PhD) na Scuola Speciale per Archivisti e Bibliotecari​ da Università di Roma, 1975.
“Diploma di Archivistica, Paleografia e Diplomatica” (mestrado) na Scuola dell’Archivio di Stato di Roma, 1979.
Desde 1987, é Professora da School of Library, Archival and Information Studies (SLAIS) da University of British Columbia, Canadá.
Suas pesquisas têm foco em análises de sistemas e serviços de informação, diplomática, arquivologia, história da gestão e preservação documental​.
International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES).
Visão Geral
As ideias principais do texto giram em torno da necessidade de se pensar na autenticidade e na veracidade dos documentos que hoje são produzidos.
As mudanças tecnológicas acarretam dúvidas quanto a fidelidade do conteúdo, bem como, quanto a forma de conservação desses novos suportes. 
Visão Geral
Documentos são as fontes de evidência mais confiáveis, porque são: 
interdependentes do ponto de vista do significado;
autênticos do ponto de vista de sua gênese; e
imparciais do ponto de vista de sua finalidade (quer dizer, não são produzidos para serem históricos, mas sim administrativos). 
Visão Geral
Dois pressupostos fundamentais:
Os registros documentais atestam ações e transações;
A veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação.
Principal tarefa do arquivista:
Proteger a integridade, autenticidade e imparcialidade dos documentos contemporâneos nos métodos utilizados para tratá-los, para que permaneçam para as próximas gerações como evidências históricas e legais. 
Cinco Características dos
Documentos de Arquivo
Imparcialidade
As circunstâncias de sua criação asseguram que não foram escritos com intenção de servirem para a posteridade, que não visam ter valor histórico. 
Assim, os documentos fornecem provas originais porque constituem uma parte real dos fatos. Trazem uma promessa de fidelidade dos fatos.
Autenticidade
Está vinculada à criação, à manutenção (garantindo que não haja adulteração) e também à custódia. 
Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares. 
Esse ponto reflete a grande dificuldade contemporânea para garantir a fidedignidade dos documentos, como por exemplo, dos documentos digitais.
Inter-relacionamento
Os documentos estabelecem relações entre si no decorrer das atividades e de acordo com suas necessidades. 
Cada documento está intimamente relacionado com outros e o seu significado depende dessas relações. 
Os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. 
Unicidade
Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.
Mesmo no caso das cópias percebemos que uma cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único, e um registro consiste em um documento e suas relações com seu contexto administrativo e documental.
Naturalidade
Remete ao Princípio da Organicidade. 
Essa característica diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das atividades, ou seja, eles não são “coletados artificialmente, como os objetos de um museu [...], mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração”.
Documentos como prova dos fatos e ações neles contidos
Para serem usados como tal, eles devem se subordinar às seguintes regras:
Documentos como prova dos fatos e ações neles contidos
Accountability
É o dever de prestar contas, dar esclarecimentos ou respostas com o objetivo de atender a um procedimento específico.
Segundo Fritz Marx, “um dos elementos essenciais da administração responsável é a transparência do processo administrativo tanto no que diz respeito ao que está acontecendo hoje quanto ao que aconteceu no passado. No domínio governamental, a exigência de transparência diz respeito tanto às necessidades políticas quanto administrativas”.
Accountability
Registros são os sinais visíveis do cumprimento das ações sobre as quais é exigido um esclarecimento.
Além de fornecerem informação, são resíduos e vestígios tangíveis das transações para cuja ultimação foram criados e constituem a memória escrita e a primeira prestação de contas de um agente.
Problema!
Assim, os registros são provas confiáveis das ações pelas circunstâncias de sua criação e pela necessidade de prestar contas.
Prestar contas através dos registros implica prestar contas aos registros, e é aí que o arquivista contemporâneo é chamado a mudar o foco de sua abordagem da preservação de documentos pelas circunstâncias de criação dos registros contemporâneos, sejam elas socioculturais, administrativas ou tecnológicas.
O arquivista no contexto contemporâneo
Apesar de o respeito aos fundos e à ordem original serem princípios fundamentais da Arquivística, eles não contemplam per se as dificuldades no que tange à garantia de integridade dos documentos contemporâneos.
A ameaça à inteireza dos registros se deve, entre outros fatores, a:
Ausência generalizada de princípios de guarda de registros nas organizações contemporâneas;
Seleção de registros insuficientemente regulamentada;
Interação e coordenação limitadas entre os responsáveis pela gestão de documentos;
Tecnologias eletrônicas.
O arquivista no contexto contemporâneo
Conscientizar-se de que a aplicação dos conceitos arquivísticos (a prática arquivística) não é a mesma coisa que as ideias que ela reflete (a teoria arquivística).
Redescobrir o que é um registro, como se diferenciam um original e uma cópia autêntica, o que significam realmente os princípios de proveniência e ordem original, e assim por diante.
Mais do que qualquer coisa, redescobrir a relação entre os registros e os atos, eventos, procedimentos e processos dos quais resultam, isto é, entre os registros e seu contexto operacional.
Tecnologias Eletrônicas
Trazem uma realidade documental bem distinta daquela com que os arquivistas estão familiarizados e certa deficiência no conhecimento profissional, que se tornou evidente com as mudanças decorrentes do uso da tecnologia eletrônica na criação, manutenção e preservação dos registros documentais.
Nos documentos tradicionais o contexto administrativo estava inserido nos elementos constitutivos e nas relações físicas. Nos registros eletrônicos, o contexto revela-se na documentação complementar, que não é inerente aos registros.
Tecnologias Eletrônicas
Os registros eletrônicos são muito instáveis, dependendo dos softwares adotados e sofrem rápida obsolescência, o que pode facilmente provocar a perda do contexto documental dos registros.
A falta de uma clara evidência de contexto leva a problemas nos documentos como prova dos fatos e ações neles contidos (as regras de autenticidade, melhor prova e fidedignidade ficam ameaçadas).
Como o arquivista pode participar ativamente da configuração dos sistemas?
Apenas familiarizar-se com as novas tecnologias de informação e adquirir o conhecimento e a habilitação necessários para configurar os sistemas de informação?
NÃO! “A primeira responsabilidade dos arquivistas é proteger a imparcialidade dos documentos, propriedade que os torna a fonte mais confiável de prova [...] Ainda mais, os registros devem preservar sua autenticidade processual, e a intervenção dos arquivistas no projeto do sistema prejudicaria e invalidaria exatamente essa autenticidade”.
Deve-se
ensinar àqueles que projetam os sistemas conceitos arquivísticos vitais para satisfazer os requisitos legais dos produtores de registros e as necessidades administrativas de seu trabalho.
Como o arquivista pode participar ativamente da configuração dos sistemas?
Retorna-se, então, à busca pelos conceitos fundamentais.
O que é um registro documental? Onde os arquivistas contemporâneos podem encontrar uma resposta? Como podem resgatar e recuperar o conceito fundamental da profissão arquivística e todos os outros antigos conceitos associados a ela?
E a solução está na...
Diplomática
O objeto de investigação é o próprio registro documental. Nos dias atuais, os conceitos diplomáticos constituem a chave intelectual dos arquivistas para o mundo eletrônico.
Exemplo Fax/fac-símile: o documento original é o documento transmitido (e mantido pelo seu autor) ou o documento recebido (e mantido pelo destinatário)?
Diplomática
O conceito diplomático diz que um original é o primeiro documento completo e efetivo (ou o primeiro documento perfeito). Assim, um original é dotado de três qualidades - é o primeiro, é completo e é efetivo.
Com o fax, as duas primeiras qualidades pertencem ao documento transmitido, enquanto a última está apenas no documento recebido. Isso significa que os dois documentos juntos formam o documento original, que eles se apoiam e se autenticam um ao outro.
Diplomática
Estabelecer uma conexão estreita entre os documentos arquivísticos e seu contexto legal-administrativo, entre os componentes intelectuais de um documento e os elementos de uma ação específica.
Enfatizar as relações entre os tipos de documentos, os tipos de ações e de etapas de procedimento, mostra todos os tipos de interação entre pessoas e documentos.
Diplomática
Quando a criação dos registros é conscientemente controlada, a diplomática orienta o reconhecimento dos padrões e facilita a identificação dos registros.
Quando ela não é controlada, a diplomática orienta o desenvolvimento de padrões e a formação de um sistema no qual são formuladas e estabelecidas as categorias de tipos de documentos capazes de transmitir conteúdo e revelar procedimentos e contexto.
Considerações Finais
Os arquivistas devem transcender seu papel de meros custodiadores. O conceito de custódia arquivística está intrinsecamente ligado à proteção e guarda da prova.
A posse física dos registros é apenas um dos meios pelos quais, historicamente, os arquivistas têm garantido essa proteção. Os arquivistas não precisam ter a custódia física dos registros eletrônicos para exercer o controle sobre eles e proteger sua integridade: eles podem fazer isso à distância, contanto que detenham autoridade legal para essa função.
Considerações Finais
Os arquivistas devem também adotar uma perspectiva intelectual e contextual dos documentos em detrimento da atual perspectiva meramente física.
Necessidade de princípios sólidos, permanentes e universais sobre os quais se apoiar, e de conceitos estabelecidos e claramente definidos.
Colocar os elementos de velhos padrões em contato com os novos determinados pelas tecnologias da informação, fazendo novas conexões de modo que as várias partes do sistema de prova documental se reorganizem.
Sobre o Valor Histórico dos Documentos
Ana maria de almeida Camargo, 2003
Ana Maria de Almeida Camargo
Graduada em História pela Universidade de São Paulo, 1996.
Doutorado em História Social pela USP (1974). 
Atualmente é Professora Doutora na USP. Possui experiência em História, com ênfase em Teoria e Filosofia da História. 
Sua linha de pesquisa compreende trabalhos relativos à arquivística, documentação, periódicos, atividades junto ao Instituto Histórico e Geográfico de São Paulo e à imprensa brasileira.
Documentos de Arquivo
São produzidos de forma natural e rotineira, por imperativos de ordem prática, sem qualquer intenção de se transformar em fonte para a história.
Caráter evidencial congênito, isto é, nascem para servir de instrumentos ou provas de determinadas ações e são alheios a um eventual uso secundário que deles se possa fazer.
Documentos de Arquivo
O documento é a exteriorização de uma ação que se faz e refaz por feito da força probatória que lhe é peculiar.
Não são entidades discretas, que têm vida independente e autônoma. São, ao contrário, partes de conjunto cujos elementos mantêm relação orgânica entre si. 
Valor Histórico
O estatuto probatório dos documentos depende, portanto, de sua natureza contextual, que deve ser preservada a todo custo sob pena de fazê-los perder a capacidade de refletir a instituição de origem.
A importância dos arquivos para a reconstituição das realidades do passado é fundamental. Instituições como o Legislativo, o Executivo e o Judiciário mantêm seus arquivos de modo que sejam capazes de espelhar não apenas o modo como funcionaram, mas também as realidades com as quais, de um modo ou de outro, se envolveram. 
Valor Histórico
Não é possível separar o que é histórico do que não é histórico no âmbito de um conjunto arquivístico. 
Fatos ou documentos adquirem esse status a partir de um gesto de interpretação.
Referências Bibliográficas
DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Revista Estudos Históricos, v. 7, n. 13, p. 49-64, 1994.
CAMARGO, Ana Maria de A. Sobre o valor histórico dos documentos. Revista do Arquivo de Rio Claro. Rio Claro (SP), n. 1, 2003.