Kaizen

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Kaizen
O kaizen é uma palavra Japonesa constituída de dois ideogramas: O primeiro (Kai) representa mudança e o Zen, bondade ou virtude. É tipicamente utilizado para indicar a melhoria a longo prazo de algo ou alguém (melhoria contínua). Neste artigo, apresento como o kaizenpode melhorar os indicadores de desempenho da empresa e como ele pode promover melhoria no ambiente de trabalho.
Filosofia e método de melhoria contínua
kaizen, filosofia de melhoria contínua Fonte: FreeDigitalPhotos.net
kaizen é a prática da melhoria contínua. Em termos práticos temos: “hoje deve ser melhor do que ontem e amanhã, melhor que hoje”. Esta prática filosófica abrange tanto a vida pessoal quanto a profissional. Com o kaizen, nenhum dia deverá terminar sem uma melhoria ter sido desenvolvida.
A filosofia kaizen de melhoria contínua foi adotada como método pela Toyota a partir dos anos 50, se estendendo desde então por diversas empresas. É um conceito importante que compõe a metodologia do Lean Manufacturing.
O primeiro passo do Lean Manufacturing é mapear o processo e entender onde há desperdícios. O kaizen é inserido neste contexto como base de uma prática de melhoria sistêmica. De certa forma, a filosofia do kaizen é a base ideológia para o desenvolvimento do pdca, Kanban, 5s, just-in-time, etc. Devido a sua importância, podemos afirmar atualmente que o kaizen está incorporado aos sistemas de gestão modernos.
Selecionando um projeto Kaizen
Na indústria, o kaizen busca a melhoria tanto em nível de processo quanto em nível sistêmico no intuito de reduzir custos, melhorar a segurança e a qualidade e aumentar a lucratividade. A responsabilidade por disseminar e cobrar a prática do Kaizen parte da alta e média gerência e saber “Onde ? Como ? Quando ?” agir é essencial para o sucesso do projeto. O projeto para aplicação do Kaizen deve ser estruturado com o objetivo fundamental de  proporcionar retorno.
Após identificar o “Onde e Quando atuar”, é necessário utilizar de prática científíca para calcular o resultados que podem surgir do projeto. Uma forma estruturada para coletar e organizar  os dados sobre o processo pertinente é o mapa da cadeia de valor que analisa a produção na linha desde o recebimento da matéria prima até a expedição do produto.
Alguns fatores que devem ser considerados para os projetos do Kaizen são:
Impactar nas metas estratégicas da organização
Negócio claro e preciso
Proporcionar impacto significante para a organização
Resolver problemas operacionais e não problemas de gestão
Processo altamente visível
Projeto de fácil aplicação
Ser mensurável (Não pode ser permitido equívocos por dados imprecisos)
Possuir entusiasmo por parte da gestão da empresa
Processo simples
Processo estável e repetitivo
Permitir a contribuição de todos os empregados
Onde é importante Aplicar o Kaizen?
O Kaizen pode ser praticado em todas as áreas, mas geralmente o foco recai sobre os pontos onde é passível de maior retorno financeiro, como:
Locais que necessitam de soluções urgentes: geralmente, são locais com alta insatisfação do cliente ou quando existem mudanças bruscas de mercado que exigem mudanças internas rapidamente;
Projetos que podem causar grande impacto nas vendas ou lucros da empresa, melhoria de qualidade do produto, redução de custos de produção ou melhorias no processo produtivo;
Locais que não toleram grandes perdas (paradas de máquinas, perda de material, produto, etc).
Kaizen na prática
Um projeto de melhoria contínua funciona quando há equipes qualificadas para levantar problemas e soluções. A melhor equipe é aquela multidisciplinar, pois cada disciplina pode contribuir com a própria perspectiva, tanto no momento de levantar o problema quanto oferecer soluções. É muito importante que as equipes tenham autoridade sobre as mudanças a serem efetuadas.
Algumas empresas promovem o “Kaizen Blitz”, onde uma equipe é formada para resolver o problema e a mesma é dissolvida após o problema estar corrigido. Geralmente estas equipes são formadas para “apagar incêndio”. O ideal é o Kaizen Blitz ocorrer como uma ação preventiva e não corretiva.
Preparação para o evento Kaizen
A preparação do evento abrange a formação da equipe, a organização e divulgação de resultados. Podemos dizer que ela consiste das seguintes etapas:
Selecionar o patrocinador do time: O patrocinador representa o maior nível na causa do projeto, sendo um consultor de gestão para a equipe. Ele é a pessoa que rompe barreiras e dispõe suporte para a equipe durante o evento. Ele também garante cobertura para que os membros da equipe não sejam interrompidos durante o evento.
Selecionar o líder do time: O líder determina o objetivo e o processo a ser seguido. Ele se reúne com o facilitador para rever os objetivos e envia a agenda para os membros da equipe. O líder apenas lidera, ele não é o patrão.
Escolher o facilitador: A função do facilitador é gerenciar a forma com que as pessoas irão trabalhar em time, manter as atividades do Kaizen em andamento e o cronograma planejado pelo líder.
Selecionar os participantes do time: A equipe deve ser composta por uma pessoa que registre resultados, ações e decisões importantes. O restante da equipe deve ser composta por membros internos (operadores, compradores, montadores e manutentores) ou membros externos capazes de fornecer novas ideias para a empresa.
Elaborar o termo do evento: No termo são definidos o escopo, os recursos disponíveis, a autoridade do time e seus limites. São definidos também as entregas, o cronograma e o código de conduta. O termo é criado pelo líder e aprovado pelo time.
Definir uma data prioritária para a realização do Kaizen: A data escolhida deve ser a melhor data em que a alta e média gerência possam acompanhar o evento. A data deve permitir a participação de todos os membros do time sem correr o risco de imprevistos.
Preparar a organização: Alguns itens devem ser considerados para a organização do evento tais como: desenvolver entusiasmo interno sobre o evento, demonstrar compromisso da administração, fazer com que haja credibilidade do evento na empresa, divulgar o antes e o depois, desenvolver o código de conduta e discutir a logística de treinamento.
Definição do ambiente adequado para o evento
Para a realização do Kaizen, devem ser considerados fatores como logística e estrutura do evento. Abaixo alguns deles:
Localização da área que vai ser trabalhada – off-site, on-site, ou na área de trabalho;
Alimentação – todos os membros do time devem fazer a alimentação juntos no mesmo local durante o evento;
Ferramentas necessárias e suprimentos;
Definição de horas de trabalho de cada um da equipe;
Não podem haver interrupções durante o evento;
Plano de ação para imprevistos, como quedas de energia, etc.
Kaizen e prêmios
O Kaizen é uma filosofia que deve ser praticada sem a expectativa de prêmios. Todavia, é notório que o desafio de melhorar um processo ou um sistema torna-se maior a cada volta de um pdca ou mesmo com a evolução e complexidade do sistema. Por este motivo, o evento pode ser estimulado com prêmios caso “alguém veja algo que ainda ninguém viu”. É importante ressaltar que deve-se tomar muito cuidado ao oferecer um prêmio, pois o Kaizen é uma filosofia de vida e deve ser praticada como tal. Oferecer prêmios muitas vezes pode ser recebido como uma necessidade em que as pessoas ficam dependentes e só irão vestir a camisa do Kaizen sob esta condição.
Benefícios do Kaizen
Por tirar o funcionário da zona de conforto, o Kaizen contribui para o auto-desenvolvimento do indivíduo e isso reflete diretamente no ambiente de trabalho.
Na organização, estatisticamente, alguns benefícios podem ser alcançados. São eles:
40 a 60% de redução do lead time;
10 a 30% de aumento de produtividade;
10 a 20% de redução de retrabalho;
Aumento da satisfação dos clientes internos e externos.
O maior desafio para o indivíduo na prática do Kaizen (lê-se; proposta de melhoria contínua)  é manter a disciplina e a serenidade em meio a pressão diáriasob todos que estão trabalhando na indústria.
O Kaizen em 10 passos
Do iniício ao fim, podemos dividir o Kaizen em 10 passos, conforme listados abaixo:
Kick-off e início das atividades de treinamento;
Análise do estado atual;
Seleção das áreas e dos problemas pertinentes;
Levantamento de possíveis soluções;
Selecionar as soluções;
Estabelecer métricas para o sucesso do evento;
Planejar e implementar (Repetir se necessário utilizando o pdca)
Padronizar e manter os resultados;
Divulgar os resultados;
Comemorar.