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Organização de 
Eventos Corporativos
S e n a c S ã o P a u l o – S ã o P a u l o – 2 0 1 4
Organização de 
Eventos Corporativos
Nome do Aluno
© Senac-SP 2014
AdministrAção regionAl do senAc no estAdo de são PAulo
Gerência de Desenvolvimento
Sandra Regina Mattos Abreu de Freitas 
Coordenação Técnica
Márcia Harumi Miyazaki
Jéssica Kobayashi Corrêa 
Apoio Técnico
Cristina Aparecida Morselli
Daniele Cristiane Guimarães Ticiano 
Elaboração do Recurso Didático
Fernanda Bierrenbach Schmidt
Revisão
Marcela M. S. M. Dias
Editoração
Marcio S. Barreto
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Organização de Eventos Corporativos
Senac São Paulo
Sumário
PArTE i – ELABorAÇÃo DE BriEFiNG A PArTir DA ANáLiSE DAS 
NECESSiDADES E oBJETiVoS Do CLiENTE / 7
Cenário do merCado de eventoS: hiStória e merCado atual / 7
o ProfiSSional de eventoS e aS áreaS de atuação / 7
PerSPeCtivaS do merCado e do ProfiSSional / 8
eventoS CorPorativoS: tiPoS e ClaSSifiCaçõeS / 8
etaPaS Para a organização e Planejamento de um evento / 9
Briefing: ConCeito, elaboração e tóPiCoS eSSenCiaiS / 9
PArTE ii – DESENVoLVimENTo DE ProPoSTA ComErCiAL E CriATiVA DE 
um EVENTo CorPorATiVo / 11
PeSquiSa Para Criação de um Projeto / 11
Criação da ComuniCação: tema e logo / 12
deSenvolvimento do roteiro e PrinCiPaiS açõeS / 12
definição de forneCedoreS / 12
orçamento de ServiçoS e ProdutoS / 13
Planilha de CuStoS: organização de dadoS / 15
alinhamento entre Criação do Projeto e oS itenS orçadoS / 16
aPreSentação da ProPoSta / 17
PArTE iii – ProDuÇAo Do EVENTo, CoorDENANDo A EQuiPE E oS 
SErViÇoS CoNTrATADoS / 18
relaCionamento interPeSSoal e geStão de equiPe / 18
ComPoSição e dimenSionamento da equiPe – 
aS funçõeS de Cada ComPonente / 18
legalização e SeguroS Para o evento / 20
Cronograma de aProvaçõeS e ContrataçõeS / 21
grade de ServiçoS / 21
rePaSSe e ConferênCia doS ServiçoS e ProdutoS orçadoS / 22
Confirmação doS PedidoS / 22
roteiro da montagem e realização do evento / 23
PArTE iV – AComPANHAmENTo E CoorDENAÇÃo – rEALiZAÇÃo Do EVENTo, 
CoNFormE CoNTrATADo / 23
Coordenação de equiPe: Como aPliCar a liderança / 23
Coordenação doS ServiçoS / 23
ProCeSSo de montagem do evento: aPliCação do Cronograma / 23
imPreviStoS durante o evento: Como lidar Com eleS / 24
relação entre organizador e Cliente durante o evento / 24
PArTE V – PÓS-EVENTo: DESmoNTAGEm, FEEDBACK Com A EQuiPE E Com o CLiENTE / 24
deSmontagem: Cronograma e Segurança / 24
CuStoS extraS / 25
relatório PóS evento / 25
feedBack Com Cliente: ConCeito e ProCedimento / 26
rEFErÊNCiAS BiBLioGráFiCAS / 26
5Senac São Paulo
PArTE i
ELABorAÇÃo DE BRIEFING 
A PArTir DA ANáLiSE DAS 
NECESSiDADES E oBJETiVoS 
Do CLiENTE
Cenário do mercado de eventos: história e mercado atual
o mercado de eventos no brasil vem crescendo gradualmente nos últimos 20 anos 
e acelerou seu profi ssionalismo nos últimos cinco, em razão dos grandes eventos 
esportivos no brasil (Copa do mundo e olimpíadas). as empresas buscam cada vez 
mais profi ssionais capacitados, que atendam a uma demanda de altíssima expectativa. 
o brasil tem se colocado melhor a cada ano no mercado mundial de grandes eventos. 
hoje, nossas cidades estão inseridas nas grandes turnês mundiais de música, 
enormes festivais musicais, grandes eventos esportivos, exposições de arte de reco-
nhecimento mundial, entre outros. 
O profissional de eventos e as áreas de atuação
no mercado de eventos, existem inúmeras possibilidades de áreas para se trabalhar. 
o que temos em comum em todas elas é a enorme exigência profi ssional. abaixo, as 
principais áreas de atuação neste mercado: 
•	empresas|área de marketing: coordenando as ações de promoção, atrações, cam-
panhas de incentivo, viagens de incentivo e eventos.
•	agências de eventos e comunicação: trabalhando em uma das diversas áreas das 
agências, tais como planejamento, pré-produção, criação, produção, atendimento 
ou fi nanceira.
•	autônomo: atuando como produtor freelancer em eventos. neste caso, o produtor 
é contratado por período ou projeto. 
•	fornecedores do mercado: atuando em atendimento, planejamento ou produção, 
em empresas fornecedora, como, por exemplo, empresas de cenografi a, som, 
luz, tecnologia, projeção, brindes, artísticas, buffets, decoração.
•	hotéis e espaços de eventos: atuando nas áreas de atendimento, planejamento, 
vendas ou produção.
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Perspectivas do mercado e do profissional
o profissional de eventos corporativos está cada vez mais capacitado e atende, a cada 
ano, a demandas mais exigentes de seus clientes, sejam eles internos ou externos. 
a formação, o estudo e a pesquisa constantes são fundamentais para o bom desen-
volvimento e o destaque neste mercado. este profissional precisa estar sempre em 
busca de soluções, destinos, tecnologias, moda, gastronomia, entre outros assuntos, 
para propor as melhores opções criativas para seus clientes.
Eventos corporativos: tipos e classificações
o mercado de eventos corporativos pode ser dividido em algumas subáreas, que 
podem ser também consideradas como uma classificação.
•	feiras: construção de stands ou ativações. 
•	exposições: de diversos segmentos, como fotos, arte, memoriais dentro de 
eventos, etc.
•	Convenções: encontros de negócios de uma área específica ou de um assunto de 
interesse comum, tal como convenção de vendas, médicos de uma especialidade 
ou de um assunto específico como, por exemplo, mobilidade urbana. 
•	lançamentos de produtos: eventos realizados com a rede de vendas, clientes finais 
ou jornalistas, que tem como interesse divulgar um novo produto ou serviço.
•	festas: tais como festas de final de ano, aniversário da empresa, por metas alcan-
çadas, fusões.
•	viagens de incentivo: viagens comemorativas por atingirem alguma meta, ou mo-
tivacional para aumento de vendas|resultados.
•	Promoções: campanhas que tem como objetivo o aumento das vendas, tais como 
“compre 2 e leve 3”, sorteios, raspe e ache, etc.
•	ativações: pequenos eventos que tem como objetivo apresentar ao consumidor 
final um produto ou serviço. 
•	reuniões.
•	ações de endomarketing: ações de comunicação focadas em público interno. 
Etapas para a organização e planejamento de um evento
•	recebimento do briefing
•	análise e desenvolvimento do briefing
•	Pesquisa
•	Criação e planejamento do projeto
•	apresentação do projeto
•	Produção do evento
•	Pós-produção e fechamento
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Briefing: conceito, elaboração e tópicos essenciais
•	Briefing
o briefing é um conjunto de informações passadas pelo cliente para o desenvol-
vimento de um projeto. ele serve como base para o planejamento e criação do 
evento e do seu roteiro, trazendo as melhores soluções para aquelas demandas. 
•	Como elaborar um briefing
existem diversas formas de se elaborar um briefing. em geral, cada agência ou em-
presa desenvolve um padrão que se encaixe melhor no seu modelo de negócio. 
ele precisa ter o máximo de informações possíveis para ser um facilitador do 
projeto, para que o resultado do job seja o mais assertivo possível. 
•	quais os principais pontos a serem considerados no briefing?
histórico: é fundamental que se tenha um histórico do cliente, como ele se po-
siciona no mercado, o que tem feito, como a marca se coloca para o público, 
quem é o público-alvo, quais eventos já foram feitos e qualquer outra informação 
relevante.
objetivo: neste ponto, é preciso saber o que o cliente espera daquela ação ou 
que “problema” ele precisa resolver. 
Pontos práticos e operacionais: datas, região onde o evento deve ser realizado, 
quantidade de convidados, verba destinada para esta ação, forma de pagamento, 
dentre outros.
•	interpretação do briefing e pontos mais relevantesapós o recebimento ou elaboração do briefing, é importante realizarmos um 
trabalho de desdobramento do mesmo, que chamamos de de-briefing. neste 
momento, juntam-se produtores, pessoas de criação, produção e atendimento, 
que irão ajudar na intepretação dos fatos colocados pelo cliente. a partir dessa 
conversa, o projeto começará a ser desenhado. 
8Senac São Paulo
PArTE ii
DESENVoLVimENTo DE 
ProPoSTA ComErCiAL E 
CriATiVA DE um EVENTo 
CorPorATiVo
a partir do briefi ng, a equipe irá desenhar a melhor proposta para as demandas do 
cliente. a proposta de evento corporativo deverá atender às necessidades apontadas 
pelo cliente, dentro da verba sinalizada e de forma criativa e o mais inédita possível.
Pesquisa para criação de um projeto
após o briefi ng e a partir das informações apresentadas pelo cliente, é interessante 
que seja feita uma pesquisa na internet em relação a todos os pontos mencionados 
e ao histórico.
•	a marca: histórico, posicionamento, quais ações foram apresentadas e realizadas 
nos últimos anos.
•	o público-alvo: quem são as pessoas|consumidores que o cliente quer atingir 
com aquela ação, que idade eles tem, qual o poder aquisitivo, etc.
•	o produto do cliente: como é o produto ou serviço daquele cliente, qual a quali-
dade, para que é usado; entender as ferramentas completas.
•	eventos já realizados nos últimos anos: que formato, onde foram feitos, quantos 
convidados, quais shows, que artistas já usaram.
•	locais e possíveis cenários: pesquisa de locais que comportem o formato criado para 
o evento, localização, tipo de lugar, capacidade, infraestrutura necessária, acesso, etc.
•	alimentos e bebidas: que formato é mais adequado, de acordo com o horário, 
qual o tipo de serviço, precisa ser temático ou não, que uniforme pode ser usado 
pelos garçons, qual a necessidade de equipe para o serviço perfeito.
•	Soluções tecnológicas: o que existe no mercado, pode-se criar algo pra aquele 
projeto, projeção mapeada, realidade aumentada, tipos de projetores e suas ca-
pacidades, tipos de ações de interatividade, projeção em led, telas interativas, 
simuladores, etc.
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Criação da comunicação: tema e logo
após o entendimento geral do que o cliente tem como objetivo naquela ação, é 
preciso desenhar um tema e um logo para o evento. 
o tema do evento será uma palavra ou frase que define seu principal objetivo. ele 
pode conter coisas escritas e também um logo, com um símbolo e um desenho.
Exemplos:
tema de Convenção de vendas de empresa de motos: “acelera, juntos na mesma direção”. 
tema de encontro de negócios de empresa de telefonia celular: “dna – fortes como 
nunca”.
Desenvolvimento do roteiro e principais ações
deve-se criar um roteiro para o evento com o passo a passo completo, desde a chegada 
dos convidados até o término da desmontagem. o roteiro inclui toda a sequência 
detalhada de cada acontecimento no evento, como, por exemplo, a forma de acesso 
dos convidados, como eles serão recepcionados, apresentação de produtos, pales-
tras, perguntas e respostas, entrevistas, shows, performances, coquetéis, premiações, 
homenagens, entregas de brindes, etc.
Definição de fornecedores
ao escolher os fornecedores com os quais vamos trabalhar, é importante que algumas 
questões sejam levadas em consideração. a relação comercial entre o organizador de 
eventos e seus fornecedores precisa seguir e ser orientada por premissas de ética e 
de uma relação comercial saudável, de confiaça e transparente. o fornecedor precisa 
saber qual a sua verba destinada para aquele serviço, a fim de verificar se ele poderá 
atender às demandas ou não. 
no mercado de eventos, é usual que alguns itens sejam orçados com mais de um for-
necedor, a fim de encontrar os melhores valores disponíveis. Porém, é fundamental 
que as comparações sejam pertinentes. Por exemplo: uma empresa de recepcionistas 
pode cobrar o dobro da outra, mas uma recepcionista pode ser poliglota e a outra 
monolíngue. ao comparar serviços e produtos, é fundamental verificar suas especifi-
cações, a fim de realizar o comparativo correto e justo. 
outro assunto muito importante é o respeito que precisamos ter com a criação de 
um fornecedor. Por exemplo, quando uma empresa de cenografia desenvolve o dese-
nho de um projeto, ele cobra pela criação e pela construção. Caso opte por construir 
com outro fornecedor, é essencial e correto que a primeira empresa seja remunerada 
pela criação do projeto. da mesma forma com um brinde, um uniforme de recepcio-
nista ou um espetáculo de dança.
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Sustentabilidade e uso adequado de recursos naturais é outro assunto recorrente no 
mercado de eventos. existem diversos fornecedores preocupados e focados neste 
assunto e soluções bem interessantes. os clientes procuram cada vez mais essa per-
tinência nos eventos. Como exemplo, podemos citar o uso de materiais recicláveis, a 
compensação de carbono mediante plantio de árvores, a reciclagem do lixo, o uso de 
soluções digitais ao invés de materiais impressos, dentre outros. 
Orçamento de serviços e produtos
após a criação do projeto, começa a etapa de tomada de preços de todos os itens 
necessários para o perfeito andamento daquele evento.
Seguem os principais itens que fazem parte de orçamentos e pontos que devem ser 
levados em consideração na hora da cotação.
locação de espaço: 
•	acessibilidade: como é a via na qual o local encontra-se? quais as principais vias 
de acesso? qual o tipo de estacionamento no local, a possibilidade de ter serviço 
de manobristas, necessidade de liberações da Cet?
•	documentos e alvarás: o local possui as devidas licenças para funcionamento? Se 
não, é viável obter as mesmas?
•	infraestrutura: como são os toaletes? apresentam acessibilidade adequada a 
pessoas portadoras de necessidades especiais? a área da cozinha condiz com 
a sua necessidade de produção de alimentos e bebidas? Como é o acesso a 
caminhões para carga e descarga? a capacidade condiz com o número de con-
vidados do evento? qual o pé direito do local? Possui camarins? Possui salas de 
apoio? etc. 
Cenografia:
•	estilo: o fornecedor pesquisado possui referências que possam ser usadas no 
projeto em questão? verificar histórico do mesmo para poder dar andamento 
com ele.
•	apresentação do projeto: avaliar como o fornecedor de cenografia|decoração 
apresenta seus projetos (3ds, fotos, animações, plantas baixas, etc.) e ver se 
condiz com a necessidade do seu cliente.
•	Prazo: como esta parte é importante para a “venda” do projeto como um todo, 
é muito importante combinar o prazo adequado de entrega, alinhando com a 
entrega integral.
•	aplicação de marca: verificar com o fornecedor quais as possibilidades e as 
necesidades do cliente de aplicação da marca na cenografia. verificar onde, 
no projeto, haverá marca para que a área de criação possa desenvolver esses 
arquivos. 
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artístico:
•	avaliar a pertinência e relevância de ter um artístico no projeto.
•	atrações: dança, show, música ambiente, performance, mestre de cerimônias, 
palestrante, djs, personalidades, etc.
•	orçamento: notar que, além do cachê, existem todos os custos de logística (pas-
sagens, hospedagens, diária de alimentação, carro com motorista, camarins, etc.) 
e também os custos de produção (figurinos, maquiadores, equipes de apoio, 
rider de som, rider de luz, etc.), que precisam ser considerados e sempre repre-
sentam um custo significativo no projeto. 
alimentos e bebidas: 
•	Serviços: que tipo de serviço condiz com aquele evento? o que vai ser proposto 
quanto ao serviço de alimentos e bebidas: coquetel passado, coquetel em ilhas, 
finger food, serviço empratado, buffet, brunch,coffee break, welcome coffee, etc? 
•	tema e cardápio: apresentar um cardápio que combine com o formato do evento, 
cenário, horário, convidados. 
•	degustação: deve ser proposta uma degustação após a análise do cardápio, para 
que o cliente prove e aprove o que será servido durante o evento.
•	bebidas: elaborar uma seleção de bebidas baseada no formato do evento e no 
que será servido de alimento: whisky, cervejas, chopps, vinhos, espumantes, 
sucos, bares de drinks especiais, etc.
•	garçons: avaliar se a quantidade de mão de obra planejada pelo buffet é adequa-
da ao perfil do seu evento.
técnica:
•	Projeção: avaliar a necessidade de projeção no evento de acordo com o conteúdo 
a ser apresentado. tamanho e formato de telas, tipo de telas de projeção e quanti-
dade: vídeo wall, projeção mapeada, telas, telas wide, ldC, telas multitouch, telas 
touch screen, etc. Capacidade e tamanho de projetores e tipos de painel de led.
•	Sonorização: verificar a necessidade de sonorização de acordo com o tipo de 
evento − som ambiente, som de plenária, show, etc. tipos de microfones e 
de montagens de sistemas de sonorização
•	iluminação: apresentar as diferentes necessidades de luz de acordo com o perfil 
do evento − luz decorativa, luz de platéia, luz de palco, iluminação especial para 
produtos, luz para artístico, etc.
Planilha de custos: organização de dados
na planilha de custos devem constar todos os itens necessários para o perfeito anda-
mento do projeto, devendo os mesmos serem agrupados de forma a facilitar a leitura 
e avaliação da planilha. Seguem grupos a serem considerados na planilha de custos:
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•	Criação e comunicação: custos de criação dos itens do projeto.
•	internet|online : email marketing, envios de comunicação eletrônica, hotsites, 
blogs, aplicativos, etc.
•	Crendencimento e rSvP: rSvP ativo, rSvP receptivo, credenciamento em rede.
•	locação de espaço e todos os serviços inclusos na mesma.
•	alimentos e bebidas: todos os serviços como welcome coffee, coffee break, 
coquetel, catering para equipe, água e café para equipe durante a montagem, 
materiais, quebras de materiais, garçons, transporte, etc.
•	Cenografia: toda a montagem e construção do evento, decoração, locação de 
móveis, paisagismo, toldos, pisos, etc.
•	mão de obra e serviços: seguranças, limpeza, carregadores, recepcionistas, briga-
distas, chapelaria, etc.
•	logística de convidados: transporte em van, carros, valet, passagem aérea, 
aluguel de ônibus, hospedagem de convidados, reembolso de táxis, seguro 
viagem, etc.
•	logística de equipe: van de produção, hospedagem, transporte da equipe, seguro 
viagem, etc.
•	material gráfico|brindes: convites impressos, pulseiras de acesso, crachá, pins, 
bottons, bonés, camisetas, uniformes, guias de viagem, guias de produtos, agen-
das, programas, cardápios, cartas de boas vindas, cadernos, blocos, canetas, pen 
drives, press kits, adesivos de carros, placas para aeroporto, etc.
•	equipamentos: som, luz, projeção, gerador, tradução simultânea, transmissão 
simultânea, etc.
•	artístico: show, mestre de cerimônias, palestrantes, djs, atrações, etc.
•	filme e foto: equipe de filmagem e fotografia.
•	Seguro e legalizações.
•	equipe de produção.
Alinhamento entre criação do projeto e os itens orçados
enquanto a criação está elaborando uma apresentação do projeto, o organizador de 
eventos está orçando itens e elaborando a planilha de custos. quando esta etapa 
termina, é preciso realizar uma checagem para ver se os itens contemplados nas duas 
etapas (projeto e planilha) são iguais. esta etapa é fundamental para termos certeza 
de que o que foi proposto está coerente com o custo apresentado ao cliente. 
Apresentação da proposta
após o desenvolvimento do projeto e a elaboração da apresentação e da planilha de 
custos, define-se como o projeto como um todo será apresentado ao cliente. alguns 
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pontos são muito considerados pelos clientes e merecem mais atenção, tais como: 
imagens, vídeos, referências visuais, coerência com o briefing e clareza nas informa-
ções apresentadas. 
Seguem pontos que devem ser apresentados ao cliente neste momento:
•	Proposta criativa, apresentação (ppt).
•	desenvolvimento gráfico do projeto: apresentar como foi criada a comunicação, 
qual foi o desenvolvimento criativo para chegar ao resultado do tema e do logo. 
•	roteiro do evento: deve sempre ser apresentado o passo a passo do evento, des-
de seu planejamento até o pós-evento, passando em detalhes por cada momento 
do evento em si.
•	organograma ou composição da equipe: apresentação da equipe planejada, com 
prazos de trabalho e responsabilidade de cada integrante.
•	Pequena apresentação dos fornecedores escolhidos para desenvolver o projeto 
junto à empresa (empresa de cenografia, buffet, som, luz, projeção).
•	Proposta comercial (planilha de custos).
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PArTE iii
ProDuÇÃo Do EVENTo: 
CoorDENANDo A EQuiPE E 
oS SErViÇoS CoNTrATADoS
Relacionamento interpessoal e gestão de equipe
o organizador de evento corporativo precisa ser, acima de qualquer outra coisa, 
um bom gestor de pessoas. ele precisa conhecer os melhores produtores para 
construir uma equipe adequada para aquele evento, bem como se relacionar muito 
bem com os fornecedores, a fi m de contratar os melhores profi ssionais e produtos 
disponíveis. 
Cada projeto tem demandas e expectativas específi cas. Para cada job, existirá uma 
equipe ideal. 
Composição e dimensionamento da equipe – 
as funções de cada componente 
Cada projeto apresenta uma demanda específi ca de equipe, de acordo com a com-
plexidade do evento. Cada pessoa da mesma tem uma função específi ca e pode ou 
não fazer parte do projeto. o organizador do evento deverá listar as demandas e rea-
lizar uma triagem a partir delas. o tamanho dela pode variar também de acordo com 
o número de convidados. Por exemplo, se temos um jantar para 2.000 convidados, 
podemos ter um coordenador de alimentos e bebidas e dois ou três produtores que 
irão ajudá-lo. 
•	atendimento: responsável pelo contato entre cliente e organizador do evento 
(agência ou área de eventos de uma empresa). gerencia todas as demandas do 
cliente e as distribui entre a equipe que trabalha no projeto (criação, planeja-
mento e produção). É responsável por garantir a aplicação do cronograma de 
aprovações e entregas. em alguns casos, o atendimento é o próprio organizador 
do evento.
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•	Coordenador de Produção|diretor de Produção: esse profissional é o principal 
coordenador do projeto. ele é responsável por montar e coordenar a equipe. 
uma de suas principais atividades é elaborar um cronograma|roteiro de pré-pro-
dução e da montagem do evento.
•	Produtor executivo: este é o assistente direto do Coordenador de Produção. 
acompanha toda a pré-produção do evento, contrata mão-de-obra, realiza 
procedimentos financeiros de pagamentos dos fornecedores, monta grades de 
serviços, etc.
•	diretor de arte|Criação: responsável pela criação do conceito, logo e tema. 
Coordena a área de arte, que produz todas as imagens do evento (painéis, 
brindes, peças gráficas, etc.). 
•	diretor artístico: responsável por elaborar o roteiro do evento, sugerir as atra-
ções artísticas, o conteúdo, o conceito e tudo o que se relaciona àquilo que 
acontece ao vivo no evento. 
•	diretor técnico: coordena toda a parte de audiovisual do evento: som, luz, pro-
jeção, gerador, dentre outros. realiza mapa de montagem de equipamentos e 
coordena todos os fornecedores desses materiais. É responsável por coordenar 
os testes de equipamentos e solicitar ajustes quando necessário. 
•	Produtor de Cenografia: responsávelpelo cenário e decoração do evento. acom-
panha todas as construções e montagens e é o interlocutor entre o cliente e a 
empresa de cenografia. 
•	Produtor de alimentos e bebidas: responsável por coordenar a degustação, apro-
var cardápios, quantificar de bebidas, verificar quantidade de mão de obra e 
coordenar todos os serviços de alimentos e bebidas no evento. 
•	Produtor gráfico: coordena a produção de materiais para o evento, realiza provas 
de cores e montagens de protótipos. 
•	Produtor de Serviços: coordena as equipes de limpeza, segurança, brigadistas, 
carregadores e recepcionistas.
•	Produtor de logística: responsável por coordenar passagens aéreas, transportes 
terrestres, hospedagem, seguros viagens, tanto para convidados como para a 
equipe de produção.
•	Produtor técnico: assistente do diretor técnico, acompanha a montagem, o evento 
e a desmontagem.
•	Produtor artístico|Produtor de Palco: coordena as demandas de artistas, como 
mestres de cerimônias, djs, bandas, palestrantes, etc. Cuida de camarins, neces-
sidades logísticas e repasses de roteiros. durante o ensaio e evento, coordena 
subidas e descidas de palco, trabalhando como assistente do diretor artístico. 
•	Produtor de legalizações: cuida das liberações e intermedia a documentação com 
os órgãos competentes para legalizar e garantir o evento em perfeita segurança. 
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Legalização e seguros para o evento
•	Corpo de bombeiros: responsável por avaliar e sugerir as rotas de fuga na planta 
baixa, o tamanho da equipe e o treinamento de brigada de incêndio.
•	Contru: responsável pelo alvará provisório de um evento que acontece em um 
local onde não há alvará permanente. Para essa legalização, é necessário o envio 
do projeto completo com planta, mapas de equipe, dentre outros. esse documento 
demora até um mês para ser entregue. 
•	Cet: responsável por orientar o organizador do evento quanto ao uso adequado 
das vias públicas e o melhor acesso para os convidados, de forma a não atrapalhar 
o trânsito local. o Cet pode realizar a interdição parcial de vias, sinalização para 
o evento e reservar vagas para geradores e manobristas.
•	eCad: órgão responsável pelos direitos autorais de música ao vivo e mecânica. 
a forma de cobrança varia, mas é necessário pagar os direitos autorais antes do 
evento acontecer.
•	art: o Crea é responsável por avaliar tecnicamente itens como a estruturas 
construídas, mapa técnico de som, luz e gerador. isso visa a segurança física do 
evento.
•	Cidade limpa: orienta e regulamenta a comunicação em toda área pública 
externa. 
•	Seguros: existem diversas coberturas para eventos. as principais são responsa-
bilidade civil e acidentes pessoais. o seguro visa proteger o cliente de danos a 
convidados, funcionários, prestadores de serviços e equipamentos.
Cronograma de aprovações e contratações
•	Criar um arquivo com datas de prazos para entrega por parte do organizador e as 
aprovações pelo cliente, a fim de coordenar adequadamente os trabalhos.
Grade de serviços
antes do evento, é necessário elaborar uma grade com os horários de cada um dos 
profissionais de serviços contratados, a fim de organizar as equipes terceirizadas. 
Seguem abaixo informações facilitadoras. 
•	Chapelaria: profissional responsável por guardar os pertences dos convidados. 
deve chegar ao local do evento pelo menos uma hora antes da chegada do pri-
meiro convidado. este profissional precisa entender qual será a organização dos 
itens e onde serão armazenados. o tamanho da equipe de chapelaria varia de 
acordo com o número de convidados e perfil do evento. geralmente uma ou 
duas pessoas são suficientes.
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•	manobristas: precisam chegar ao local com, em média, duas horas de ante-
cedência, como margem de segurança, caso algum convidado se antecipe ao 
horário de início do evento.
•	Carregadores: os carregadores são fundamentais durante a montagem e desmon-
tagem do evento. Para montar uma escala de trabalho, é necessário saber quais 
fornecedores trarão seus próprios carregadores e quais contarão com o apoio 
dos contratados pelo organizador do evento, por exemplo, equipe de som, luz, 
projeção, cenografia, etc. o horário deles varia conforme os períodos de monta-
gem e desmontagem.
•	Seguranças: os seguranças devem acompanhar a montagem, a desmontagem e 
o evento. zelam não só pela segurança dos convidados, mas também pelos bens 
materiais e pelo local. o tamanho da brigada varia conforme perfil de evento e 
número de convidados, variando entre um segurança para cada dez convidados 
até um segurança para cada cinquenta convidados.
•	brigadistas: estes profissionais precisam ser certificados e formados oficialmente 
como “brigadistas de incêndio”. eles cuidam não só da segurança em relação a 
incêndios, mas também da segurança da equipe que está trabalhando, verifican-
do se estão sendo tomadas as devidas medidas de segurança quanto aos equipa-
mentos de proteção individual. devem checar se as plantas foram seguidas pela 
empresa de cenografia, a fim de garantir as corretas rotas de fuga. o ideal é que 
sempre trabalhem em dupla e permaneçam no local desde o início da montagem 
até o término da desmontagem. durante o evento, o número de brigadistas pode 
ser ampliado em razão dos seus convidados. 
•	limpeza: os auxiliares de limpeza realizam o trabalho de organização durante a 
montagem do evento, cuidando da limpeza do local e dos materiais de cenogra-
fia. durante o evento, eles são responsáveis por manter o ambiente impecável do 
começo ao fim. alguns locais exigem a entrega do espaço limpo também após o 
término da desmontagem. a escala varia de acordo com o tempo de montagem, 
o tempo de evento e o número de convidados. importante ressaltar que duas 
horas antes do início do evento o local deve estar pronto e limpo.
Repasse e conferência dos serviços e produtos orçados
após a aprovação do projeto por parte do cliente, precisa-se fazer uma etapa de re-
passe dos orçamentos para verificar se o que foi planejado está coerente com o que 
será executado e o que foi aprovado pelo cliente. 
Confirmação dos pedidos 
antes de confirmar os pedidos com os fornecedores, a fim de garantir que o serviço 
prestado será conforme a necessidade do evento, alguns prodecimentos administra-
tivos precisam ser seguidos. 
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•	Conferência de contratos: ler com atenção todas as cláusulas, verificando o que 
foi orçado e se a sua necessidade está descrita adequadamente. verificar multas 
e possíveis exigências. 
•	recebimento de notas e faturas: receber as notas e faturas e checar se estão de 
acordo com os orçamentos enviados, assim como os prazos para pagamento.
•	Procedimentos financeiros: seguir o procedimento financeiro de sua empresa em 
relação ao preenchimanento de documentos de controle, solicitações de paga-
mentos, planilhas de produção, assinaturas de diretores, etc.
Roteiro da montagem e realização do evento
no roteiro do evento devem constar informações como datas, horários, atividade a 
ser realizada e nome da pessoa responsável por aquela ação. o organizador de even-
tos e o cliente usarão esse arquivo para verificar se todos as ações necessárias para o 
ótimo andamento do evento estão sendo realizadas. 
19Senac São Paulo
PArTE iV
AComPANHAmENTo 
E CoorDENAÇÃo – 
rEALiZAÇÃo Do EVENTo, 
CoNFormE CoNTrATADo
Coordenação de equipe: como aplicar a liderança
durante a montagem, realização e desmontagem do evento, o organizador deverá ser 
um líder constante, disponível e presente para sua equipe. ele será o elo entre o cliente e 
todos os profi ssionais que estão trabalhando. este profi ssional precisa desempenhar sua 
função com muita atenção esaber delegar a cada profi ssional as atividades pertinentes.
Coordenação dos serviços
o organanizador de eventos é o coordenador de todos os serviços que estão sendo 
prestados pelos fornecedores. ele tem como responsabilidade verifi car se os forne-
cedores estão entregando os serviços e produtos conforme comprado e contratado.
Processo de montagem do evento: aplicação do cronograma
antes do evento, o organizador entrega a cada fornecedor e profi ssional envolvido um 
cronograma com os horários e responsabilidades de cada componente. na montagem 
do evento, o organizador deverá certifi car-se de que esse cronograma esteja sendo se-
guido, a fi m de que não ocorram atrasos em ensaios ou mesmo no evento. Por exemplo, 
para um técnico de som montar os equipamentos em um palco, a equipe de cenografi a 
precisará ter montado e forrado o palco antes. um fornecedor é dependente de outro. 
Imprevistos durante o evento: como lidar com eles
durante a montagem e execução de um evento, inúmeras situações inesperadas 
podem surgir e o organizador do evento é responsável por criar soluções rápidas, 
seguras e efi cazes para resolver esses contratempos. 
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Por exemplo, se a internet não for instalada no credenciamento de um evento, 
pode-se imprimir listas ou usar i-Pads para o acesso à lista de convidados. ou o 
vôo do mestre de cerimônias não chegará a tempo por conta de mau tempo na 
cidade de partida.
Relação entre organizador e cliente durante o evento
durante a realização do evento, além de coordenar todas as equipes, o organizardor 
precisa estar disponível para o cliente ou a pessoa de atendimento da conta. É muito 
importante que a comunicação durante o evento seja muito transparente e clara. 
Caso ocorram intercorrências, o cliente precisa ficar sabendo dos fatos e das solu-
ções que estão sendo tomadas. em alguns casos, o próprio cliente ajudará a tomar a 
melhor decisão. 
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PArTE V
PÓS-EVENTo: DESmoNTAGEm, 
FEEDBACK Com A EQuiPE E 
Com o CLiENTE
Desmontagem: cronograma e segurança
durante a desmontagem do evento, é preciso seguir a sequência do cronograma a 
fi m de manter a ordem, segurança e produtividade. nesse momento, acontecem 
fatos que merecem atenção, tais como: 
•	desmontagem de equipamentos;
•	desmontagem de cenografi a;
•	contagem e controle de sobra de materiais: tais como brindes, bebidas, uniformes, 
peças gráfi cas, etc. Para que esse controle seja bem feito, é importante realizar 
uma lista ou um arquivo com a quantidade e quais materiais sobraram no evento 
para envio junto aos mesmos ao cliente, facilitando o controle e o estoque na 
empresa; 
•	separação e organização de materiais que irão para o cliente ou para a agência; 
•	coordenação da equipe de desmontagem: seguranças, limpeza, carregadores, 
brigadistas.
Custos Extras
Por melhor que tenha sido o planejamento do evento, é bastante comum que mudanças 
aconteçam ao longo da pré-produção e que novas solicitações tenham surgido. Para 
tal, é comum que seja elaborada, após o evento, uma planilha de custos que não 
haviam sido contemplados no projeto inicial.
•	quais itens extras foram necessários no evento? 
•	É preciso uma planilha de extras para aprovação? 
•	quais desses custos poderiam ter sido evitados e previstos antes? 
•	o que realmente foi uma nova necessidade e o que foi falta de planejamento?
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Relatório pós-evento
além da planilha extras de custos, é fundamental que seja elaborado um relatório do 
evento. esse documento serve como histórico para o organizado de eventos, a fim de 
melhorar as futuras entregas. quanto maior o número de informações e de imagens 
usadas no relatório, mais útil ele será no futuro. 
•	avaliação de equipe: o relatório de avaliação serve para termos um histórico 
da equipe para que, nas próximas contratações, seja mais fácil escolher os en-
volvidos. alguns critérios são importantes para a avaliação dos profissionais: 
postura, produtividade, pontualidade, proatividade, capacidade de gestão de 
pessoas, capacidade de lidar com imprevistos, comunicação verbal, idiomas e 
apresentação pessoal.
•	avaliação de serviços contratados: o que foi contratado foi entregue? Como era 
a equipe? o resultado foi bom? o processo de pré-produção foi adequado? 
o cronograma foi seguido? 
Feedback com cliente: conceito e procedimento
após o organizador do evento elaborar seu relatório com as avaliações pertinentes, 
ele deverá propor um encontro com o cliente, a fim de escutar suas opiniões em 
um feedback. 
o feedback com o cliente é fundamental para termos um histórico dos eventos 
realizados e podermos melhorar o desempenho do trabalho nas próximas oportuni-
dades com aquele cliente, ou mesmo com outros. 
durante o feedback, o organizador deverá fazer perguntas ao cliente para saber se 
cada serviço atendeu à sua expectativa e como foi o processo com o organizador. 
o mesmo deverá anotar todos os comentários, a fim de juntar ao relatório pós-evento. 
23Senac São Paulo
rEFErÊNCiAS BiBLioGráFiCAS 
junior, l. h. h. Marketing	de	eventos: como promover com sucesso eventos, festivais, convenções e 
exposições. São Paulo: atlas, 2003. 
zitta, C. Organização	de	eventos:	da ideia à realidade. distrito federal: Senac, 2013.
zobaran, S. Evento	é	assim	mesmo. rio de janeiro: Senac, 2008.
Endereços Eletrônicos
Site de tendências gerais: WWW.hypeness.com.br
Site de tendências gerais: WWW.thecoolhunter.net
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Pesquisa de eventos na cidade de SP: WWW.visitesaopaulo.com