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Arquivologia 
MICROFILMAGEM 
 
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos 
óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma 
imagem de menos de meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova 
York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do 
filme os registros das transações bancárias. Hoje, o microfilme representa um papel significativo na 
administração pública e particular: 
Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas 
quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentação contra danos 
materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa. 
 
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do 
formato original. 
Pelo seu tamanho não é legível a olho nu. 
Apesar da extrema redução, mantém as características fiéis do documento e pode ser lida através da 
ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura. 
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de 
arquivo ou de recuperação da informação. 
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e 
comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. 
 
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração 
do formato original. 
 
 Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus de redução. 
Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica. 
 Visa economia com espaços físicos. 
 É um instrumento de consulta – preservar os originais do manuseio. 
 Segurança. 
 Racionalização da informação. 
 Formas: filme, jaqueta, microficha. 
 Possui validade legal. 
 LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996. 
 Possuem imagem de abertura e de encerramento. 
 Sempre é feito filme cópia. 
 
Um rolo de microfilmagem de aproximadamente 7cm x 7cm pode armazenar 2.000 documentos que é 
igual a 6 caixas padrão de documento, ou seja, em um armário de parede comum será armazenado 
todo o documento de um arquivo do tamanho de um salão de festas. 
 
 
 
 
 
 
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LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968. 
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. 
 
Art. 1º 
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas 
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo 
ou fora dele. 
 
§2°Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por 
incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. 
 
Art 2º 
Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local 
diverso da repartição detentora dos mesmos. 
 
DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996. 
Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos 
oficiais, e dá outras providências. 
 
Art. 1° 
A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, 
abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, 
produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração 
Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos 
particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. 
 
 Art. 4° 
A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo 
permitida a utilização de qualquer microforma. 
 
Art. 5° 
A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução. 
 
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original. 
 
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do 
original, como para a extração de cópias. 
 
§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. 
 
Art. 6° 
Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a 
qualidade de reprodução. 
 
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo 
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a 
repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa 
identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. 
 
 
 
 
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Art. 13º 
Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados 
após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou 
preservados pelo próprio órgão detentor. 
 
Art. 14º 
Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para 
produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade 
competente detentora do filme original. 
 
Art. 15º 
A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados. 
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a 
que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no 
Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do 
disposto no presente Decreto. 
 
 
Sinalética 
O Glossário da Micrográfica não registra o termo sinalética, mas sim alvo (em inglês: target) que define 
como: 
 
(1) Qualquer documento ou gráfico contendo informação identificadora, codificadora ou gráfico de 
teste. (2) Um recurso auxiliar para controle técnico ou bibliográfico que é fotografado no filme 
precedendo ou sucedendo o documento. 
 
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, define sinalética, também designada por alvo, 
como: 
 
Recurso de comunicação utilizado no processo de microfilmagem, contendo informações pertinentes 
ao conteúdo do rolo, seja para fornecer dados relativos ao teor intrínseco e extrínseco do documento 
(sinalética bibliográfica), seja para funcionar como sinal de alerta (sinalética visual). 
 
Uma boa explicação para o termo é dada por Lisa FOX: 
Sinalética, em microfilmagem, designa um conjunto de informações técnicas e bibliográficas, 
acompanhados ou não de ícones, denominadas também alvos, que são microfilmadas em folha própria 
junto aos documentos, com os objetivos de oferecer informações adicionais de forma a proporcionar 
maior qualidade informacional ao produto que está sendo gerado, o rolo de microfilme e orientação 
para os leitores. 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
Conteúdo 
Quanto ao seu conteúdo, as sinaléticas podem ser: 
• Informativas: São aquelas que orientam o usuário do microfilme. 
Identificam os materiais microfilmados. Explicam características, como por exemplo, páginas que 
faltam no original. Podem informar sobre a localização do material dentro do rolo de microfilme e 
também sobre outros aspectos. 
• Técnicas: São aquelas que oferecemas informações técnicas visando a produção do microfilme e sua 
qualidade, como é o caso dos cartões de teste de resolução. 
 
Posição No Rolo De Microfilme 
 As sinaléticas podem se classificar, do ponto de vista da posição que ocupam no rolo, em três tipos: 
• Sinaléticas iniciais: São aquelas que, obrigatórias ou não e geralmente padronizadas, aparecem 
antes dos documentos a serem microfilmados. 
• Sinaléticas intermediárias: São aquelas que aparecem junto a conjuntos documentais, itens ou 
páginas de itens documentários. Embora sigam diretrizes, algumas poderão estar ou não presentes, 
dependendo das circunstâncias. 
• Sinaléticas finais: São aquelas que, obrigatórias, aparecem após a microfilmagem da última página 
do acervo, apresentando informações padronizadas. Esta caracterização dos elementos de sinalética 
será percebida com clareza quando os alvos forem apresentados. 
 
Símbolos Utilizados 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
Para o exercício legal da microfilmagem, as empresas, cartórios 
e órgãos públicos que prestam serviços a terceiros devem 
requerer registro no Ministério da Justiça. 
Gabarito: Certo 
A microfilmagem de documentos de arquivo possui validade 
legal quando esse processo ocorre simultaneamente à 
digitalização. 
Gabarito: Errado 
RESUMO 
 
 
 
 
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Arquivologia 
DOCUMENTO DIGITAL 
LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012. 
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. 
Art. 1º 
A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de 
documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. 
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para 
código digital. 
Art. 3º 
O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, 
se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido 
no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. 
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de 
acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. 
Art. 4º 
As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem 
procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão 
adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior 
conferência da regularidade das etapas do processo adotado. 
E-ARQ Brasil 
O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização 
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios 
documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. 
Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a 
produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. 
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística 
de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ 
ou implantado. 
O que é SIGAD? 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística 
de documentos, processado por computador. 
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, 
adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. 
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. 
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos 
e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD. 
A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de 
documentos. Entretanto, para seassegurar que documentos arquivísticos digitais sejam
 confiáveis e autênticos e possam ser preservados com essas características, é fundamental 
que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no 
gerenciamento dos documentos digitais. 
 
 
 
 
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Arquivologia 
Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística 
de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de 
documentos (GED) e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD). 
 
Sistema de informação 
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais 
que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes 
internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade. 
 
Gestão arquivística de documentos 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente, conforme já estudamos. 
 
Sistema de gestão arquivística de documentos 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite 
a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos. 
 
Gerenciamento eletrônico de documentos (GED) 
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou 
entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, 
armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está 
armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou 
som, planilha etc. 
 
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho
 (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, 
entre outras. 
 
Workflow: É um sistema que permite dizer exatamente onde está cada documento que tramita dentro 
da sua organização. Consiste em um gerenciamento eletrônico de qualquer processo de informação de 
uma empresa, gerando aos usuários rotinas e ações pré-definidas, de forma organizada e 
monitoramento automático do fluxo dos documentos através dos diferentes departamentos da 
organização. O Workflow garante maior produtividade, segurança e controle total de possíveis 
gargalos operacionais. 
 
A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), 
armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento, e cita as tecnologias de digitalização, 
automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como 
componentes obrigatórios. 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
Metadados ou Metainformação: A concepção adotada neste trabalho baseou-se na definição do 
termo metadado conforme estabelecido no Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos 
(CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos, isto é, “dados estruturados que descrevem e permitem 
encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo”. 
 
São descritores de informação: 
– identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados). 
– identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão, etc.). 
 
O ICP-Brasil, infraestrutura dechaves públicas brasileiras, 
garante os requisitos necessários para a validade jurídica dos 
documentos eletrônicos. 
Gabarito: Certo 
 
 
RESUMO 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
Gerenciamento da Informação 
Gestão de Documentos 
Lei nº 8159/91: Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Ou seja, a Gestão de Documentos envolve tudo que diz respeito ao documento, desde a sua produção 
até seu destino final. Aqui podemos falar de técnicas de arquivamento, conservação ou qualquer 
assunto pertinente ao documento. 
Fases 
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação. 
1ª Fase: Produção 
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. 
Nesta fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não 
essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo 
assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Recomenda-se nessa fase, evitar a 
reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará em maior 
dificuldade do controle das informações no arquivo. 
2ª Fase: Utilização 
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função 
administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. 
Essa fase envolve os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas 
específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da 
informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se também, a gestão 
de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e recuperação da 
informação. 
3ª Fase: Avaliação e Destinação 
Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, 
implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. 
Perceba que na letra da Lei temos: 
[...] produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento [..] 
Que são as mesmas fases que acabamos de estudar. 
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos que visa ao 
melhoramento dos processos de produção, controle, uso, avaliação e 
arquivamento, a fim de garantir a correta eliminação ou preservação de 
documentos e a disponibilização de informação arquivística para a 
administração. 
Gabarito: Certo 
RESUMO 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
 
PROTOCOLO 
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados 
como ponto de partida, ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões 
das administrações etc. (Marilena Leite Paes) 
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas 
atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos 
correntes. Por isso, frequentemente encontra- se na estrutura organizacional das instituições a 
designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e comunicação ou outra denominação similar. 
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda 
tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, 
garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é 
nesta idade que os documentos tramitam bastante. 
O PROTOCOLO é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de 
correspondência de uma empresa. 
Rotinas 
Recebimento e Classificação: 
• Receber a correspondência. 
• Separar a correspondência oficial da particular. 
• Distribuir a correspondência particular. 
• Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. 
• Encaminhar a correspondência sigilosa aos seus destinatários. 
• Abrir a correspondência ostensiva. 
• Ler a correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de 
antecedentes. 
• Requisitar os antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lá, o setor encarregado de registro e 
movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada, isto é, agrupar, 
por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos. 
• Interpretar a correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e 
definido pelo arquivista. 
• Carimbar o documento no canto superior direito. Abaixo da data e do número, escrevemos para 
onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado. 
• Elaborar o resumo do assunto tratado no documento. 
• Encaminhar os papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. 
 
 
 
 
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Arquivologia 
Registro e Movimentação 
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições 
podem ser assim descritas: 
• Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, 
procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira 
distribuição. 
• Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os 
antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso. 
• Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, 
rearquivando-as em seguida: 
 
• Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 
• Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas 
(numéricas) o novo destino. 
• Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade 
competente. 
 
Expedição 
• Receber a correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e 
quantidades determinadas pela empresa. 
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta imediata, 
devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem, após a 
expedição. 
• Verificar a falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. 
 
 
 
 
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Arquivologia 
• Numerar e complementar a data, tanto no original como nas cópias. 
• Separar o original das cópias. 
• Expedir o original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos. 
• Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram 
origem. 
 
Expedição: Documentos enviados para outra instituição ou pessoa fora da empresa. 
Distribuição ou redistribuição: Documentos remetidos a outros setores da mesma instituição. 
 
Recebimento, classificação, registro e distribuição são tarefas 
de protocolo no âmbito do arquivo corrente. 
Gabarito: Certo 
 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
A classificação dos documentos se dá utilizando o “código de classificação de documentos” de arquivo, 
que é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou 
recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é 
utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema. 
 
Tal medida tem afinalidade de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas 
com a avaliação, a eliminação, a transferência, o recolhimento e o acesso a esses documentos. 
 
Isso é feito considerando que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, 
o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação 
define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial 
básico para sua recuperação. 
 
No código de classificação, as funções, as atividades, as espécies e os tipos documentais, 
genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as 
funções e as atividades desempenhadas pelo órgão. 
 
Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, que refletem a hierarquia funcional do 
órgão, definida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para 
o particular. 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações: 
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a fim de verificar sob que assunto deverá ser 
classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um 
mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. 
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o 
documento. 
 
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s), de acordo com seu 
conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, 
quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários. 
 
Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de 
um código ou plano de classificação de documentos baseado 
nas funções e atividades desenvolvidas no órgão de onde se 
originam. 
Gabarito: Certo 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
Arquivamento 
 
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes 
operações: 
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) 
realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou 
alterada. 
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A 
ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, 
estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a 
um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. 
 
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês acondicionados 
em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os dados 
referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) 
serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes serão 
arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. 
 
 
 
 
Esta operação possibilita: 
 
Racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês 
correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas. 
 
Exemplo: 
 
 
 
Organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma 
ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo 
assunto. 
Acondicionar: 
Embalar 
Armazenar: 
Guardar 
 
 
 
 
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Arquivologia 
Exemplo: 
 
 
Terminologia Arquivística: 
 
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf 
 
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, 
caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento 
arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado 
posteriormente. 
 
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO 
 
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com 
data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida 
(cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, 
eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia; 
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com 
exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos 
para facilitar o manuseio; 
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, 
gavetas e caixas; 
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, 
procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto 
correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número. 
Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si 
por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que 
constitui uma unidade de arquivamento. 
Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos 
no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que 
constitui uma unidade de arquivamento. 
Volume: Folhas encadernadas, sejam manuscritas, 
datilografadas ou impressas. 
 
 
 
 
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Arquivologia 
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros 
documentos são retirados do arquivo para: 
– emprestar aos usuários; 
– prestar informações; 
– efetuar uma juntada. 
 
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo, no qual 
são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, 
nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do 
documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do 
documento e servir como indicador de sua frequência de uso, fator determinante para o 
estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento. 
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) 
documento(s) retirado(s). 
 
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo: 
 
1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada 
quando da devolução do documento; 
2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança, quando 
vencido o prazo de devolução. 
 
RESUMO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
Equipamentos e Acessórios do Arquivo 
 
INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS 
É de grande importância a escolha do local adequado para exercer as atividades de um arquivo. 
Incluímos então as condições físicas como temperatura e umidade adequadas. Um locallimpo e com 
iluminação adequada. A área deve ser capaz de manter o arquivo com possibilidade de ampliações. 
Material de arquivo 
De acordo com Marilena Leite Paes, na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além 
dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou 
seja, o material arquivístico. 
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, 
que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser 
incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído. 
 
Materiais de Consumo: é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as fichas, as guias, as 
pastas, as tiras de inserção e outros. 
 Ficha: Retângulo de cartolina onde se registra uma informação. 
 
 Guia Divisória: Retângulo de papel resistente que serve para separar as partes ou seções dos 
arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é 
facilitar a busca do documento e o seu rearquivamento. 
 
Elementos da Guia Divisória: 
 
1. Projeção: É a saliência na parte superior da guia. A abertura na projeção que recebe a 
tira de inserção chama-se janela. 
 
2. Pé: É a saliência na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilhó. Esse 
orifício tem a função de prender as guias à gaveta através de uma vareta. 
 
3. Janela: A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
4. Notação: É a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou 
alfanumérica. 
 
 
 
 
A notação pode ser ainda aberta ou fechada. 
Aberta: Quando indica somente o início da seção. 
Fechada: Quando indica o princípio e o fim. 
 
 
 
Posição: É o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder 
à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Por isso recebem a denominação de 
primeira posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição. 
 
Quanto à sua função, a Guia pode ser: 
 
 Primária: Indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. 
 Secundária: Indica uma subdivisão da primária. 
 Subsidiária: Indica uma subdivisão da secundária. 
 Especial: Indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência. 
 
 
 
 
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Arquivologia 
O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiária ou especial é a notação e não a 
projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as 
secundárias em segunda posição e assim por diante. 
 
 
 
 
Guia- Fora: É a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do 
arquivo. 
 
 
 
Tira de inserção: É uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as 
notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. 
 
 
 
 
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Arquivologia 
 Pastas: É uma folha de papel resistente dobrada ao meio que serve para guardar e proteger o 
documento. Pode ser suspensa, de corte reto (lisa) ou ter projeção. 
 
 
 
 
 
Pasta Suspensa Pasta Lisa Pasta com Projeção 
 
Pasta miscelânea: É aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas 
pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. 
 
Materiais Permanentes: O material permanente tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes 
para o mesmo fim. Na sua escolha devem-se levar em consideração os seguintes quesitos: 
 Economia de espaço 
 Capacidade de expansão 
 Segurança 
 Condições estéticas 
 Resistência 
 
Alguns materiais permanentes: 
 
 Armário de Aço: Móvel de aço utilizado para guardar documentos sigilosos ou volumes 
encadernados. 
 Arquivo: Móvel de aço ou madeira com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes onde 
são guardados os documentos. 
 Arquivo de Fole: Arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos 
são guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente. 
 
 
 
 Estante: Móvel aberto, com prateleiras. 
 Fichário: Próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas. 
 
 
 
 
 
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Arquivologia 
Equipamento: É a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do 
trabalho arquivístico. 
 
 
 
RESUMO