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Trabalho realizado com Auditoria em Finanças Fiscais Situação atual e propostas de Melhorias. Junho de 2015 Gestor da Qualidade Mauro Salaroli Demonstrativo de fluxo financeiro de Fevereiro a Maio de 2015. Apenas 2 dias de cada mês. Diferenças das entradas de caixa e entradas do sistema Sapiens Como funciona o sistema hoje na Comercial Mar Lançamentos no caixa hoje Todos os registros de compras efetuados com dinheiro e ou cartão de crédito(a vista) são via sistema Megasul que interage com o sistema Sapiens. Lançamentos em Cheques a Vista ou a prazo não se faz registros. Lançamentos parcelados não faz registros. Lançamentos no sistema hoje Existem algumas falhas ou “bug’s” do sistema, no momento da interface da transformação de unidades de medidas ocasionando erros. Tem gerado acréscimos e R$0,03 a R$0,20 em cada erro. Como funciona o sistema operacional hoje na Comercial Mar Vendas (vendedores) Todas as vendas são lançadas como dinheiro. Mesmo a prazo, cheque, cartão parcelado etc. Por ser mais rápido. (vendedor esta no automático) Vendas (sistema) Nem sempre os ajustes são realizados pelo departamento financeiro. Trocar a opção, vendas em dinheiro para vendas a prazo. Como funciona o sistema operacional medidas corretivas hoje na Comercial Mar Erros operacionais diversos Erros de lançamentos de Notas Fiscais Erros do sistema Como são sanados Financeiro faz solicitação de reabilitação de notas(cancela e refaz) Departamento T.I. faz lançamentos manuais que sempre geram erros de valores. (vem trabalho para melhorar este sistema. Perdemos nosso alvo O que representa hoje para Comercial Mar as falhas operacionais? Falhas operacionais Causas Errar nas atividades operacionais e de sistema; Sequencias de erros repetitivos; Fazer pouco caso ou interesse pelas ações corretas. Falhas operacionais Efeitos Despesas: Hora/Homem + Hora/Máquina + despesas Tributárias; Perca de confiança no colega de trabalho; Desgaste emocional e intelectual com as falhas. Falhas Operacionais em dias e meses alternados Falhas operacionais Causas Dia 23/3, vendedor precisou refazer a mesma nota por 5 vezes. Sendo a primeira entrada por cupom fiscal. Dia 08/04, Vessa efetuou uma compra. Com pagamento da seguinte forma: C.C em 3X + uma duplicata. Dia 18/05, foi emitido cupom no valor de R$ 106,0 e feito a devolução, cancelamento. Efeitos das Falhas operacionais Cupom 18.021, N.F nºs 90.053, 90.058, 90.061, 90.073, 90.081. Toda vez que o vendedor errava era solicitado para refazer. No sistema entrou como pagamento CC, a vista. A duplicata foi de forma correta. No sistema foi dado entrada pagamento dinheiro e esta em aberto, compra efetuada. Correção, cancelamento e inutilização de NF - (www.nfe.fazenda.gov.br). Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso. Conforme Ato COTEPE 35/10, este prazo será reduzido para 24 horas a partir de 1º/01/2012. O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital. A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Sefaz. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte. O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultado no site da Sefaz autorizadora (Sefaz da unidade federada do emitente ou Sefaz-Virtual) ou no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br). SE CONSCIENTIZAR OS COLABORADORES PARECE UMA TAREFA COMPLICADA… … QUE TAL CONHECER UMA NOVA PROPOSTA PARA DESATAR ESSE NÓ? Propostas de melhorias Propostas de melhorias 1ª Pergunta. Estamos prontos para mudar? 2ª Pergunta. Realmente queremos mudar? Propostas de melhorias SIM, TODOS QUEREMOS MUDANÇAS. Sugestões de melhorias 1º Passo 2º Passo Implantação do Sistema 5s Desenvolver programa de premiação melhor ideia. Treinamentos Operacionais Elaboração de procedimentos operacionais. (PO) Treinar os Colaboradores 3º Passo 4º Passo Reciclagem do programa 5s Últimos passos das melhorias Implantação do sistema de gestão a vista 5º Passo 6º Passo As melhorias devem ser contínuas, sempre. CRONOGRAMAS DOS EVENTOS Gestor da Qualidade Mauro Salaroli
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