Trabalho realizado em Auditoria em Finanças Fiscais

Esta é uma pré-visualização de arquivo. Entre para ver o arquivo original

Trabalho realizado com Auditoria em Finanças Fiscais
Situação atual e propostas de Melhorias. 
Junho de 2015
Gestor da Qualidade Mauro Salaroli
Demonstrativo de fluxo financeiro de Fevereiro a Maio de 2015. Apenas 2 dias de cada mês.
Diferenças das entradas de caixa e entradas do sistema Sapiens
Como funciona o sistema hoje na Comercial Mar
Lançamentos no caixa hoje
 Todos os registros de compras efetuados com dinheiro e ou cartão de crédito(a vista) são via sistema Megasul que interage com o sistema Sapiens.
 Lançamentos em Cheques a Vista ou a prazo não se faz registros.
 Lançamentos parcelados não faz registros.
Lançamentos no sistema hoje
 Existem algumas falhas ou “bug’s” do sistema, no momento da interface da transformação de unidades de medidas ocasionando erros.
Tem gerado acréscimos e R$0,03 a R$0,20 em cada erro.
Como funciona o sistema operacional hoje na Comercial Mar
Vendas (vendedores)
 Todas as vendas são lançadas como dinheiro. Mesmo a prazo, cheque, cartão parcelado etc. Por ser mais rápido. (vendedor esta no automático)
Vendas (sistema)
 Nem sempre os ajustes são realizados pelo departamento financeiro. Trocar a opção, vendas em dinheiro para vendas a prazo.
Como funciona o sistema operacional medidas corretivas hoje na Comercial Mar
Erros operacionais diversos
 Erros de lançamentos de Notas Fiscais
 Erros do sistema
Como são sanados
 Financeiro faz solicitação de reabilitação de notas(cancela e refaz)
 Departamento T.I. faz lançamentos manuais que sempre geram erros de valores. (vem trabalho para melhorar este sistema.
Perdemos nosso alvo
O que representa hoje para Comercial Mar as falhas operacionais?
Falhas operacionais Causas
Errar nas atividades operacionais e de sistema;
Sequencias de erros repetitivos;
Fazer pouco caso ou interesse pelas ações corretas.
Falhas operacionais Efeitos
Despesas: Hora/Homem + Hora/Máquina + despesas Tributárias;
Perca de confiança no colega de trabalho;
Desgaste emocional e intelectual com as falhas.
Falhas Operacionais em dias e meses alternados
Falhas operacionais Causas
Dia 23/3, vendedor precisou refazer a mesma nota por 5 vezes. Sendo a primeira entrada por cupom fiscal.
Dia 08/04, Vessa efetuou uma compra. Com pagamento da seguinte forma: C.C em 3X + uma duplicata.
Dia 18/05, foi emitido cupom no valor de R$ 106,0 e feito a devolução, cancelamento.
Efeitos das Falhas operacionais
Cupom 18.021, N.F nºs 90.053, 90.058, 90.061, 90.073, 90.081. Toda vez que o vendedor errava era solicitado para refazer.
No sistema entrou como pagamento CC, a vista. A duplicata foi de forma correta.
No sistema foi dado entrada pagamento dinheiro e esta em aberto, compra efetuada.
Correção, cancelamento e inutilização de NF - (www.nfe.fazenda.gov.br).
Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso. Conforme Ato COTEPE 35/10, este prazo será reduzido para 24 horas a partir de 1º/01/2012.
O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.  A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Sefaz. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.
O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultado no site da Sefaz autorizadora (Sefaz da unidade federada do emitente ou Sefaz-Virtual) ou no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).
SE CONSCIENTIZAR OS COLABORADORES
 PARECE UMA TAREFA COMPLICADA…
… QUE TAL CONHECER UMA NOVA PROPOSTA PARA DESATAR ESSE NÓ?
Propostas de melhorias
Propostas de melhorias
1ª Pergunta. Estamos prontos para mudar?
2ª Pergunta. Realmente queremos mudar?
Propostas de melhorias
SIM, TODOS QUEREMOS MUDANÇAS.
Sugestões de melhorias
1º Passo 2º Passo
Implantação do Sistema 5s
Desenvolver programa de premiação melhor ideia.
Treinamentos Operacionais
Elaboração de procedimentos operacionais. (PO)
Treinar os Colaboradores
3º Passo 4º Passo
Reciclagem do programa 5s
Últimos passos das melhorias
Implantação do sistema de gestão a vista
5º Passo 6º Passo
As melhorias devem ser contínuas, sempre.
CRONOGRAMAS DOS EVENTOS
Gestor da Qualidade Mauro Salaroli