Aula 02 04 Arquivologia

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Noções de Arquivologia para DPU(somente para os cargos de Agente Administrativo, 
Analista Técnico-Administrativo e Técnico em Assuntos Educacionais)
Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini - Aula 02
AULA 02 - Gerenciamento da informação e gestão de 
documentos: diagnósticos; arquivos correntes, 
intermediários; protocolos; avaliação de documentos;
arquivos permanentes;
SUMÁRIO PÁGINA
Sumário
2.1 Organização dos Arquivos. ................................................................... 2
2.1.1. Levantamento de Dados................................................................2
2.1.2. Análise dos Dados Coletados. .......................................................4
2.1.3. Planejamento. ............................................................................... 5
2.1.4. Implantação e Acompanhamento. ..............................................11
2. Gestão de documentos . .......................................................................... 12
2.1 Organização dos Arquivos. ................................................................. 12
2.1.1. Levantamento de Dados.............................................................. 12
2.1.2. Análise dos Dados Coletados...................................................... 14
2.1.3. Planejamento. ...............................................................................15
2.2. Conceitos Ligados à Gestão de Documentos. .................................. 21
2.2.1. Valor do documento. ................................................................... 25
2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos). .................. 28
2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. .................... 36
2.3. Arquivos Correntes e Intermediários. ............................................... 39
2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes..........................................40
2.3.2. Arquivos permanentes: princípios; quadros; propostas de 
trabalho.
........................................................................................................................ 79
2.4. Plano de Classificação dos Documentos. ..........................................84
Questões Comentadas . ............................................................................... 89
Questões Propostas......................................................................................135Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 144
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E aqui estamos de novo. Essa aula contém o tema favorito de todas as 
bancas quando falamos em arquivologia: a gestão de documentos. Até hoje, não vi 
uma prova que não tivesse pelo menos 30% de questões daqui, às vezes chegando 
a 50%. Então meu caro, concentre-se!
2.1. Organização dos Arquivos
Esta é a primeira face do gerenciamento da informação. E pelas etapas que a 
constituem, você verá que estamos falando de um momento anterior à existência do 
arquivo.
Pois bem, a doutrina divide a organização dos arquivos em quatro fases:
- Levantamento de dados
- Análise dos dados coletados
- Planejamento
- Implantação e acompanhamento
Vamos analisar cada um dos passos.
2.1.1. Levantamento de Dados
Como já vimos, o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e 
produzidos por uma entidade. Isso você já sabe (e provavelmente já esteja, 
inclusive, cansado de saber). Mas é dessa informação batida e marretada na sua 
cabeça que decorrem várias conclusões um pouco mais elegantes do curso.
E uma delas é a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos 
produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossível montar 
o arquivo sem conhecer a estrutura da organização da qual se originam os 
documentos.
A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a 
instituição. Nessa fase serão estudados os estatutos, regimentos, regulamentos,
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normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginável da
instituição.
Estaremos, assim, conhecendo a legislação que envolve o funcionamento da 
instituição, quer em âmbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de 
produção externa à instituição) como em âmbito interno (estatutos, normas, 
instruções normativas, ordens de serviço, e qualquer regramento de autoria da 
própria instituição).
Mas não ficaremos por aí. O arquivo ainda é um órgão de documentação, e 
assim, é impossível não tratar dos documentos que irá abrigar. Precisamos 
analisar o gênero dos documentos(vistos na aula 01, tais como documentos 
escritos, iconográficos, cartográficos, entre tantos outros) e as espécies 
documentais mais frequentes (ofícios, cartas, memorandos, relatórios, projetos).
E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecerão a atenção do 
encarregado pelo levantamento de dados:
- Estado de conservação do acervo;
- Arranjo e classificação dos documentos;
- Existência de registros e protocolos
- Controle de empréstimos de documentos;
- Média de arquivamentos diários;
- Existência de normas de arquivos, manuais ou códigos de 
classificação pré-existentes.
Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o serão com 
nível de detalhamento mais profundo. É importante que você tenha uma noção geral 
e saiba de sua existência .
E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre 
pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salários, nível de 
escolaridade, formação profissional), equipamento (quantidade, estado de
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conservação) localização física (espaço utilizado, condições de iluminação e 
umidade, proteção contra incêndio), e tudo isto apenas a título de exemplo .
Agora terminou. Mas eu só trabalhei doutrina até agora. Aqui vão algumas 
dicas úteis:
- O levantamento de dados é, normalmente, feito através de questionários,
onde constam as informações que estamos buscando levantar (que serão essas 
que já descrevemos);
- Se o examinador jogar você em uma repartição que não possua qualquer 
tipo de organização em seu arquivo, e pedir para você dar um jeito nisso, você 
deverá iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito 
provavelmente através de questionários e formulários(mas reze para que seja só o 
seu examinador, e não o seu futuro chefe).
2.1.2. Análise dos Dados Coletados
Passando à análise dos dados coletados, é lógico que não preenchemos 
aquela pilha de questionários à toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir 
analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo.
E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (já que 
foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnóstico da situação documental.O que chamamos de diagnóstico nesta disciplina é a constatação das falhas 
e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais 
simples as razões que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.
Para fins de prova, o que seu examinador poderá pedir: que você resolva um 
problema específico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se 
você entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem 
memorizar soluções padronizadas.
Por exemplo, através do levantamento de dados efetuado, teremos levantado 
informações tais como (NÃO MEMORIZE, são só exemplos):
- Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar);
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- Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);
- Condições de armazenamento;
- Estado de conservação dos documentos;
- Espaço físico ocupado;
- Volume documental;
- Controle de empréstimos (frequência de consultas);
- Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, 
formação profissional);
- Acesso à informação;
-Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, 
cartográficos, iconográficos, micrográficos e informáticos);
- Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento 
adotados);
- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).
(Fonte: Miranda, Elvis Correia)
2.1.3. Planejamento
Nesta parte vocês irão conhecer todo o trabalho intelectual anterior à 
existência do arquivo.
Um arquivo jamais conseguirá cumprir seus objetivos em qualquer fase de 
sua evolução (corrente, intermediária ou permanente) sem que antes tenha 
formulado um plano arquivístico.
E aqui começamos a longa saga de considerações a serem feitas no 
planejamento:
- Posiçãodo arquivo na estrutura da entidade;
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- Centralização ou descentralização dos serviços de arquivo;
- Coordenação do arquivo;
- Escolha de métodos de arquivamento adequados
- Estabelecer normas de funcionamento
- Recursos Humanos
Instalações e equipamentos
- Recursos Financeiros
E, para variar, estes são apenas exemplos. Todo o pensar anterior à 
existência do arquivo é parte da fase de planejamento, então, mantenha a mente 
aberta.
Vamos às considerações sobre alguns dos itens citados acima.
Quanto à posição do arquivo na estrutura da instituição, estou falando 
aqui de qual quadradinho dentro do organograma da instituição o arquivo ocupa. 
Não dá para definir um lugar ideal dentro da estrutura, mas observe alguns 
problemas que podem surgir:
- Caso o arquivo esteja hierarquicamente abaixo ou no mesmo nível dos 
departamentos que visa atender, pode haver conflitos entre arquivo e 
departamentos, vez que faltaria ao arquivo a competência de recusar documentos 
fora dos padrões (caso hierarquicamente abaixo de todos os departamentos). Por 
outro lado, em pé de igualdade com os outros setores, dificilmente conseguiria 
determinar um padrão único a ser seguido pelos departamentos, vez que cada 
unidade possuiria autonomia em relação às demais para organizar-se neste quesito.
Pois bem: a posição recomendada é a mais alta possível, vinculando-se o 
arquivo ao mais alto setor dentro da instituição. Isto evita problemas de hierarquia.
Outra opção é colocar o arquivo fora da hierarquia de todos os órgãos, 
constituindo-se em órgão autônomo, desvinculado dos demais, e com autoridade
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sobre todos apenas naquilo que diz respeito à gestão documental. Esta foi a
escolha, por exemplo, do Executivo Federal, ao criar o Arquivo Nacional.
Passando às considerações sobre Centralização ou Descentralização dos 
serviços de arquivo. E pelo amor de Deus, este tipo de consideração só cabe 
quando falarmos de Arquivos Correntes. Na fase intermediária e permanente, 
os arquivos serão sempre centralizados, mesmo que os documentos encontrem- 
se separados fisicamente. A gestão é centralizada.
Pois bem, eu falei, falei, falei, mas não disse o que significa a centralização. 
Humildemente peço desculpas, e passo a corrigir meu erro .
Entenda por Centralização a “concentração de todas as atividades de 
controle- Recebimento, Registro, Distribuição, Movimentação e Expedição de
documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional”.
Basicamente, todo documento que entrar na instituição, bem como todo 
aquele que por ela transita ou dela é expedido, é controlado por este grande órgão 
central. É o grande irmão dos documentos, em toda sua extensão e glória 
arquivística.
Por que uma instituição optaria por esta forma específica de sistema. A maior 
parte das vantagens está ligada a uma palavra mágica: padronização. Tenha ela em 
mente quando ler os itens abaixo:
- Padronização de normas e procedimentos
- Delimitação de responsabilidades
- Redução de custos operacionais, economia de espaço e equipamentos
Mas nem tudo são flores no reino da centralização. Ela passa a ser 
desaconselhável quando:
- Algumas unidades administrativas desempenham funções específicas, 
que destoam das atividades “habituais” dos outros departamentos, sendo 
mais interessante que mantivessem seus acervos próximos a seus locais de 
trabalho.
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- Alguns locais podem ser fisicamente distantes, o que deixaria os 
documentos relativamente distantes das unidades que deles fazem uso 
constante, o que, por sua vez, atrasaria o conhecimento da informação e a 
respectiva tomada de decisão. (estamos agora em Presidente Prudente, 
precisando consultar um documento com dados a respeito de um projeto de 
obras a ser realizado nas imediações. Infelizmente, nosso arquivo central está 
localizado em São Paulo, e vai levar alguns dias para chegar aqui. 
Complicado, não?)
Para estes e outros problemas, podemos sugerir a Descentralização. Mas 
com muita, muita prudência. Costuma-se dizer que uma centralização rígida é 
prejudicial à instituição, mas a descentralização excessiva é ainda mais desastrosa.
A Descentralização mais bem cotada nesta disciplina é aquela que divide as 
atividades de controle entre as grandes áreas de atividades da Instituição. Assim, se 
uma entidade possui três departamentos, cuidando cada um deles da Arrecadação, 
Julgamento ou Fiscalização de tributos, a fim de facilitar o fluxo de informações de 
interesse de cadadepartamento, poder-se-ia sugerir a descentralização em três 
arquivos, cada qual com informações de interesse de cada Departamento.
Mas, para variar, não para por aí. Existem dois critérios principais de 
descentralização:
- Podemos descentralizar os arquivos, mas ainda assim, manter 
centralizadas as atividades de controle ou;
- Podemos descentralizar tanto as atividades de controle como os 
próprios arquivos da instituição.
Só para você não ficar aflito: quando falamos em controle, falamos em 
protocolo, e assim, nas atividades de: Recebimento, Registro, Distribuição, 
Movimentação e Expedição. Como seu professor disse, não entre em pânico, a 
gente chega lá.
No primeiro caso (centralização de protocolo e descentralização de arquivos), 
existe um órgão central que faz o controle dos documentos, entretanto, os arquivos
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em si estão localizados junto às unidades administrativas que farão uso das 
informações neles contidas. O nome destes mini arquivos já nos é bastante claro: 
arquivos setoriais ou ainda, núcleos de arquivo.
Quanto ao segundo caso (descentralização tanto do controle quanto dos 
arquivos), a ressalva é maior ainda. A doutrina recomenda a utilização deste método 
apenas se for capaz de substituir com ampla vantagem os sistemas centralizados 
ou os sistemas do primeiro caso (que vou chamar aqui de parcialmente 
descentralizados).
Aqui os arquivos setoriais também trabalharão como setores de Protocolo.
E como escolhemos um destes casos? Como tudo que ocorre no serviço 
público: critérios técnicos! Veja o enunciado e sinta-se como um arquivista. Pense 
nas vantagens e desvantagens de cada sistema e escolha aquele que resolve o 
problema (que te garanto, vai ser um enunciado bizarro, em um órgão caindo aos 
pedaços, cuja solução poderia ser encontrada por um servidor recém chegado 
enquanto toma café na sua primeira hora de trabalho).
A Coordenação é a faceta pensante do já pensante planejamento. É a 
mente por trás da mente, por trás do braço operacional. Suas atribuições estão 
ligadas a funções normativas, orientadoras e controladoras. Em poucas palavras, é 
quem escreve as regras, garante seu cumprimento e orienta o pessoal a cumpri-las.
Agora chegamos à parte mais importante do Planejamento: a escolha do 
método de arquivamento. É tão importante que este método é visto ao final do 
curso, para garantir que vai ficar colado na sua cabeça.
Mas por favor, acompanhe o seguinte raciocínio introdutório: o que um 
arquivo precisa fornecer é informação em tempo rápido. Informação está guardada 
em documento, então, é o documento quem deve ser localizado com facilidade.
Um método de arquivamento impróprio gerará dificuldades na localização do 
documento, perda de eficiência, atraso nas decisões, isto tudo se o referido 
documento puder ser encontrado no meio daquela zona. De que me adianta 
arquivar documentos exclusivamente pelo método alfabético se para encontrar a
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ficha do Senhor Ernesto Silva, eu precisar passar por pastas tais como "São Paulo”,
"Servidores”, "Secretaria de Segurança”, "Secretaria do Verde”, "Sapopemba” entre 
outras?
Se dividíssemos este arquivo por localização, assunto, além de adotar o 
método alfabético, tudo ficaria mais fácil de ser encontrado. Este é o raciocínio que 
guia esta fase do planejamento.
Quanto à escolha de equipamentos e materiais de consumo, o tema é vasto 
(tão grande quanto a criatividade dos agentes de mercado). Abordaremos apenas 
alguns conceitos, para você não ser pego de surpresa:
- Material de Consumo: este tipo de material sofre desgaste a curto ou médio 
prazo, ou seja, não foram feitos para durar para sempre. Por suas características, o 
uso contínuo acaba por esgotar este bem ao final de um período curto de 
tempo (menos de dois anos), de maneira que ele precisa ser reposto com mais 
frequência.
- Material permanente: é justamente o material que tem grande duração, não 
perdendo sua substância e nem exaurindo sua finalidade. Assim sendo, o uso 
corrente destes bens não o destrói. Ele tende a permanecer com as mesmas 
características da data de sua aquisição durante um longo tempo (pelo menos 
mais de dois anos).
E, para terminar este massacre, chegou a hora de pagar a conta. Todo o 
planejamento desembocará em uma conta a ser paga, logo, precisamos pensar no 
dinheiro.
Aqui há um trabalho de conscientização: uma instituição tem diversas 
demandas e recursos escassos a serem utilizados. E, provavelmente, qualquer 
gestor ficará reticente em distribuir recursos para a modernização ou mesmo a 
manutenção do arquivo. Cabe, então, um belo trabalho de conscientização, 
explicando ao gestor porque é importante conseguir localizar documentos de 
maneira rápida.
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2.1.4. Implantação e Acompanhamento
Pois bem, Implantação e acompanhamento consistem em fazer acontecer. 
Está na hora de sensibilizar toda a instituição em prol da importância das medidas 
de preservação e organização do arquivo. Além disso, também ocorrerão 
treinamentos para garantir que o pessoal está apto a operar o arquivo sem 
problemas.
Mas isso ainda não é o mais importante. A implantação de normas 
elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do 
responsável pelo projeto, o qual terá a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer 
falhas ou omissões no planejamento.
Se tudo até o presente ponto deu certo, estamos prontos para a elaboração 
do manual de arquivo. Este será o livro sagrado do operador do arquivo, que deverá 
abandonar sua religião anterior para aprofundar seus estudos no manual (Ó todo 
poderoso manual, não somos dignos).
Manuais de arquivo não podem ser produzidos em massa. Em outras 
palavras, não há como eu traçar aqui o que um manual de arquivo deve conter para 
ser um manual de arquivo "correto”. O tio já falou que o arquivo reflete a instituição a 
que está vinculado, e assim, também suas peculiaridades.
Entretanto, reza a doutrina que os manuais de arquivo possuem linhas 
gerais, que estão sempre presentes nos mesmos:
- Apresentação, objetivos e abrangência do manual;
- Informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e 
responsabilidades, sua interação e subordinação;
- Organogramas e fluxogramas;
- Conceitos Gerais de arquivo, definição das operações de 
arquivamento, bem como terminologias adotadas;
- Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários, plano 
de classificação dos documentos;
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- Tabelas de temporalidade de documentos (podendo ser apresentadas 
em separado).
2. Gestão de documentos 
2.1 Organização dos Arquivos
Esta é a primeira face do gerenciamento da informação. E pelas etapas que a 
constituem, você verá que estamos falando de um momento anterior à existência do 
arquivo.
Pois bem, a doutrina divide a organização dos arquivos em quatro fases:
- Levantamento de dados
- Análise dos dados coletados
- Planejamento
- Implantação e acompanhamento
Vamos analisar cada um dos passos.
2.1.1. Levantamento de Dados
Como já vimos, o arquivo é o conjunto de documentos recebidos e 
produzidos por uma entidade. Isso você já sabe (e provavelmente já esteja, 
inclusive, cansado de saber). Mas é dessa informação batida e marretada na sua 
cabeça que decorrem várias conclusões um pouco mais elegantes do curso.
E uma delas é a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos 
produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossível montar 
o arquivo sem conhecer a estrutura da organização da qual se originam os 
documentos.
A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a 
instituição. Nessa fase serão estudados os estatutos, regimentos, regulamentos,
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normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginável da
instituição.
Estaremos, assim, conhecendo a legislação que envolve o funcionamento da 
instituição, quer em âmbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de 
produção externa à instituição) como em âmbito interno (estatutos, normas, 
instruções normativas, ordens de serviço, e qualquer regramento de autoria da 
própria instituição).
Mas não ficaremos por aí. O arquivo ainda é um órgão de documentação, e 
assim, é impossível não tratar dos documentos que irá abrigar. Precisamos 
analisar o gênero dos documentos (vistos na aula 01, tais como documentos 
escritos, iconográficos, cartográficos, entre tantos outros) e as espécies 
documentais mais frequentes (ofícios, cartas, memorandos, relatórios, projetos).
E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecerão a atenção do 
encarregado pelo levantamento de dados:
- Estado de conservação do acervo;
- Arranjo e classificação dos documentos;
- Existência de registros e protocolos
- Controle de empréstimos de documentos;
- Média de arquivamentos diários;
- Existência de normas de arquivos, manuais ou códigos de 
classificação pré-existentes.
Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o serão com 
nível de detalhamento mais profundo. É importante que você tenha uma noção geral 
e saiba de sua existência.
E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre 
pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salários, nível de 
escolaridade, formação profissional), equipamento (quantidade, estado de
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conservação) localização física (espaço utilizado, condições de iluminação e 
umidade, proteção contra incêndio), e tudo isto apenas a título de exemplo.
Agora terminou. Mas eu só trabalhei doutrina até agora. Aqui vão algumas 
dicas úteis:
- O levantamento de dados é, normalmente, feito através de questionários,
onde constam as informações que estamos buscando levantar (que serão essas 
que já descrevemos);
- Se o examinador jogar você em uma repartição que não possua qualquer 
tipo de organização em seu arquivo, e pedir para você dar um jeito nisso, você 
deverá iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito 
provavelmente através de questionários e formulários (mas reze para que seja só o 
seu examinador, e não o seu futuro chefe).
2.1.2. Análise dos Dados Coletados
Passando à análise dos dados coletados, é lógico que não preenchemos 
aquela pilha de questionários à toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir 
analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo.
E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (já que 
foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnóstico da situação documental.
O que chamamos de diagnóstico nesta disciplina é a constatação das falhas 
e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais 
simples as razões que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.
Para fins de prova, o que seu examinador poderá pedir: que você resolva um 
problema específico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se 
você entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem 
memorizar soluções padronizadas.
Por exemplo, através do levantamento de dados efetuado, teremos levantado 
informações tais como (NÃO MEMORIZE, são só exemplos):
- Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar);
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- Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);
- Condições de armazenamento;
- Estado de conservação dos documentos;
- Espaço físico ocupado;
- Volume documental;
- Controle de empréstimos (frequência de consultas);
- Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, 
formação profissional);
- Acesso à informação;
-Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, 
cartográficos, iconográficos, micrográficos e informáticos);
- Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento 
adotados);
- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).
(Fonte: Miranda, Elvis Correia).
2.1.3. Planejamento
Nesta parte vocês irão conhecer todo o trabalho intelectual anterior à 
existência do arquivo.
Um arquivo jamais conseguirá cumprir seus objetivos em qualquer fase de 
sua evolução (corrente, intermediária ou permanente) sem que antes tenha 
formulado um plano arquivístico.
E aqui começamos a longa saga de considerações a serem feitas no 
planejamento:
- Posição do arquivo na estrutura da entidade;
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- Centralização ou descentralização dos serviços de arquivo;
- Coordenação do arquivo;
- Escolha de métodos de arquivamento adequados
- Estabelecer normas de funcionamento- Recursos Humanos
Instalações e equipamentos
- Recursos Financeiros
E, para variar, estes são apenas exemplos. Todo o pensar anterior à 
existência do arquivo é parte da fase de planejamento, então, mantenha a mente 
aberta.
Vamos às considerações sobre alguns dos itens citados acima.
Quanto à posição do arquivo na estrutura da instituição, estou falando 
aqui de qual quadradinho dentro do organograma da instituição o arquivo ocupa. 
Não dá para definir um lugar ideal dentro da estrutura, mas observe alguns 
problemas que podem surgir:
- Caso o arquivo esteja hierarquicamente abaixo ou no mesmo nível dos 
departamentos que visa atender, pode haver conflitos entre arquivo e 
departamentos, vez que faltaria ao arquivo a competência de recusar documentos 
fora dos padrões (caso hierarquicamente abaixo de todos os departamentos). Por 
outro lado, em pé de igualdade com os outros setores, dificilmente conseguiria 
determinar um padrão único a ser seguido pelos departamentos, vez que cada 
unidade possuiria autonomia em relação às demais para organizar-se neste quesito.
Pois bem: a posição recomendada é a mais alta possível, vinculando-se o 
arquivo ao mais alto setor dentro da instituição. Isto evita problemas de hierarquia.
Outra opção é colocar o arquivo fora da hierarquia de todos os órgãos, 
constituindo-se em órgão autônomo, desvinculado dos demais, e com autoridade
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sobre todos apenas naquilo que diz respeito à gestão documental. Esta foi a
escolha, por exemplo, do Executivo Federal, ao criar o Arquivo Nacional.
Passando às considerações sobre Centralização ou Descentralização dos 
serviços de arquivo. E pelo amor de Deus, este tipo de consideração só cabe 
quando falarmos de Arquivos Correntes. Na fase intermediária e permanente, 
os arquivos serão sempre centralizados, mesmo que os documentos encontrem- 
se separados fisicamente. A gestão é centralizada.
Pois bem, eu falei, falei, falei, mas não disse o que significa a centralização.
Entenda por Centralização a “concentração de todas as atividades de 
controle- Recebimento, Registro, Distribuição, Movimentação e Expedição de
documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional”.
Basicamente, todo documento que entrar na instituição, bem como todo 
aquele que por ela transita ou dela é expedido, é controlado por este grande órgão 
central. É o grande irmão dos documentos, em toda sua extensão e glória 
arquivística.
Por que uma instituição optaria por esta forma específica de sistema. A maior 
parte das vantagens está ligada a uma palavra mágica: padronização. Tenha ela em 
mente quando ler os itens abaixo:
- Padronização de normas e procedimentos (um plano dividido entre 
várias cabeças está destinado ao fracasso)
- Delimitação de responsabilidades (não há em quem jogar a culpa 
quando somos filhos únicos)
- Redução de custos operacionais, economia de espaço e equipamentos 
(eu ainda moro com meus pais e tão cedo não pretendo sair).
Mas nem tudo são flores no reino da centralização. Ela passa a ser 
desaconselhável quando:
- Algumas unidades administrativas desempenham funções específicas, 
que destoam das atividades “habituais” dos outros departamentos, sendo
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mais interessante que mantivessem seus acervos próximos a seus locais de
trabalho.
- Alguns locais podem ser fisicamente distantes, o que deixaria os 
documentos relativamente distantes das unidades que deles fazem uso 
constante, o que, por sua vez, atrasaria o conhecimento da informação e a 
respectiva tomada de decisão. (estamos agora em Presidente Prudente, 
precisando consultar um documento com dados a respeito de um projeto de 
obras a ser realizado nas imediações. Infelizmente, nosso arquivo central está 
localizado em São Paulo, e vai levar alguns dias para chegar aqui. 
Complicado, não?).
Para estes e outros problemas, podemos sugerir a Descentralização. Mas 
com muita, muita prudência. Costuma-se dizer que uma centralização rígida é 
prejudicial à instituição, mas a descentralização excessiva é ainda mais desastrosa.
A Descentralização mais bem cotada nesta disciplina é aquela que divide as 
atividades de controle entre as grandes áreas de atividades da Instituição. Assim, se 
uma entidade possui três departamentos, cuidando cada um deles da Arrecadação, 
Julgamento ou Fiscalização de tributos, a fim de facilitar o fluxo de informações de 
interesse de cada departamento, poder-se-ia sugerir a descentralização em três 
arquivos, cada qual com informações de interesse de cada Departamento.
Mas, para variar, não para por aí. Existem dois critérios principais de 
descentralização:
- Podemos descentralizar os arquivos, mas ainda assim, manter 
centralizadas as atividades de controle (vinculadas ao protocolo, a serem 
vistas ainda nesta aula) ou;
- Podemos descentralizar tanto as atividades de controle como os 
próprios arquivos da instituição.
Só para você não ficar aflito: quando falamos em controle, falamos em 
protocolo, e assim, nas atividades de: Recebimento, Registro, Distribuição,
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Movimentação e Expedição. Como seu professor disse, não entre em pânico, a 
gente chega lá.
No primeiro caso (centralização de protocolo e descentralização de arquivos), 
existe um órgão central que faz o controle dos documentos, entretanto, os arquivos 
em si estão localizados junto às unidades administrativas que farão uso das 
informações neles contidas. O nome destes mini arquivos já nos é bastante claro: 
arquivos setoriais ou ainda, núcleos de arquivo (olha o curso fazendo "clanc" na 
sua cabeça).
Quanto ao segundo caso (descentralização tanto do controle quanto dos 
arquivos), a ressalva é maior ainda. A doutrina recomenda a utilização deste método 
apenas se for capaz de substituir com ampla vantagem os sistemas centralizados 
ou os sistemas do primeiro caso (que vou chamar aqui de parcialmente 
descentralizados).
Aqui os arquivos setoriais também trabalharão como setores de Protocolo.
E como escolhemos um destes casos? Como tudo que ocorre no serviço 
público: critérios técnicos! Veja o enunciado e sinta-se como um arquivista. Pense 
nas vantagens e desvantagens de cada sistema e escolha aquele que resolve o 
problema (que te garanto, vai ser um enunciado bizarro, em um órgão caindo aos 
pedaços, cuja solução poderia ser encontrada por um servidor recém-chegado 
enquanto toma café na sua primeira hora de trabalho).
A Coordenação é a faceta pensante do já pensante planejamento. É a 
mente por trás da mente, por trás do braço operacional. Suas atribuições estão 
ligadas a funções normativas, orientadoras e controladoras. Em poucas palavras, é 
quem escreveas regras, garante seu cumprimento e orienta o pessoal a cumpri-las.
Agora chegamos à parte mais importante do Planejamento: a escolha do 
método de arquivamento. É tão importante que este método é visto ao final do 
curso, para garantir que vai ficar colado na sua cabeça.
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Mas por favor, acompanhe o seguinte raciocínio introdutório: o que um 
arquivo precisa fornecer é informação em tempo rápido. Informação está guardada 
em documento, então, é o documento quem deve ser localizado com facilidade.
Um método de arquivamento impróprio gerará dificuldades na localização do 
documento, perda de eficiência, atraso nas decisões, isto tudo se o referido 
documento puder ser encontrado no meio daquela zona. De que me adianta 
arquivar documentos exclusivamente pelo método alfabético se para encontrar a 
ficha do Senhor Ernesto Silva, eu precisar passar por pastas tais como "São Paulo”, 
"Servidores”, "Secretaria de Segurança”, "Secretaria do Verde”, "Sapopemba” entre 
outras?
Se dividíssemos este arquivo por localização, assunto, além de adotar o 
método alfabético, tudo ficaria mais fácil de ser encontrado. Este é o raciocínio que 
guia esta fase do planejamento.
Quanto à escolha de equipamentos e materiais de consumo, o tema é vasto 
(tão grande quanto a criatividade dos agentes de mercado). Abordaremos apenas 
alguns conceitos, para você não ser pego de surpresa:
- Material de Consumo: este tipo de material sofre desgaste a curto ou médio 
prazo, ou seja, não foram feitos para durar para sempre. Por suas características, o 
uso contínuo acaba por esgotar este bem ao final de um período curto de 
tempo (menos de dois anos), de maneira que ele precisa ser reposto com mais 
frequência.
- Material permanente: é justamente o material que tem grande duração, não 
perdendo sua substância e nem exaurindo sua finalidade. Assim sendo, o uso 
corrente destes bens não o destrói. Ele tende a permanecer com as mesmas 
características da data de sua aquisição durante um longo tempo (pelo menos 
mais de dois anos).
E, para terminar este massacre, chegou a hora de pagar a conta. Todo o 
planejamento desembocará em uma conta a ser paga, logo, precisamos pensar no 
dinheiro.
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Aqui há um trabalho de conscientização: uma instituição tem diversas
demandas e recursos escassos a serem utilizados. E, provavelmente, qualquer 
gestor ficará reticente em distribuir recursos para a modernização ou mesmo a 
manutenção do arquivo. Cabe, então, um belo trabalho de conscientização, 
explicando ao gestor porque é importante conseguir localizar documentos de 
maneira rápida.
2.2. Conceitos Ligados à Gestão de Documentos
A quantidade de informações com que os órgãos públicos e as empresas 
precisam trabalhar hoje em dia é cada vez maior. O colosso de informações a que 
todos estão sujeitos é impressionante. Neste contexto, tão importante quanto 
possuir a informação será a capacidade de gerenciá-la, permitindo sua rápida 
localização.
Lembra-se do IIRGD? Não foi um exemplo apenas motivacional, aquele 
instituto transparece a importância do primeiro conceito a ser visto nesta aula: a 
gestão de documentos.
A primeira definição a ser estudada será a mais simples. A gestão de 
documentos consiste em atividades que asseguram que a informação contida nos 
arquivos (informação arquivística) seja administrada com eficácia.
Isto é, a gestão documental deve permitir o acesso aos documentos e a 
recuperação das informações de forma ágil e eficaz, potencializando a utilização de 
recursos humanos, físicos e materiais, tornando-se, realmente, um fator facilitador 
do trabalho dentro das instituições.
Mas como sempre, embora a definição acima auxilie na compreensão, nosso 
bom amigo Congresso Nacional também possuí uma definição para o termo:
Assim sendo, voltemos nossa atenção ao artigo 3° da lei 8.159 de 1991:
“Art. 3° Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente.”
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Bastante colorido e grifado né? Tem motivo para isso. Este artigo, sozinho e 
em pouquíssimas palavras, define este capítulo do curso. Vamos observar em que 
você deve prestar atenção.
Note que a gestão documental consiste em um conjunto de procedimentos 
e operações técnicas. Que quer dizer isto? Simplesmente que qualquer questão 
que tenda a limitar a gestão documental a um único procedimento está fatalmente 
incorreta.
Mas não é só isso. O artigo ainda enumera as tarefas que compõem a gestão 
de documentos:
Produção;
Tramitação;
Uso;
Avaliação;
Arquivamento.
Através destes itens, podemos entender as três fases básicas da gestão 
documental: Produção, Utilização e Destinação, e, mais importante nessa parte, 
saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades.
Produção - Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função 
das atividades da instituição (inclua aqui também os documentos recebidos). Talvez 
seja um pouco difícil de imaginar o que o arquivista pode fazer aqui. E já adianto: 
muita coisa.
Nesta fase, a colaboração do arquivista pode voltar-se a:
- assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à 
administração, sem duplicidades;
- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados 
no decorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca, procure 
consolidações, sob pena de enlouquecer, tendo de estudar artigos revogados)
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- sugerir a criação ou extinção de modelos formulários;
- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o 
recrutamento de pessoal (recursos humanos);
- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de 
tecnologia disponíveis (principalmente os referentes à automação do arquivo);
Utilização - Esta fase compreende o que a Lei 8.159/1991 listou nas 
atividades de Tramitação e Uso. Desta forma, quando nos referirmos à Utilização, 
estaremos falando das atividades de:
- Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de 
documentos; Tramitação.
- Expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando 
estiverem nas fasescorrente e intermediária; Tramitação
- Política de acesso aos documentos do arquivo; Uso
Na fase de Utilização estão concentradas todas as atividades relacionadas 
ao uso dos documentos, o que inclui as atividades de Protocolo, a própria 
organização dos documentos, e até mesmo a sua classificação, de maneira a 
permitir a recuperação da informação.
Destinação - A fase mais tortuosa das três, responsável pela maior parte dos 
capítulos desta aula. Corresponde às atividades de Avaliação e Arquivamento, da 
Lei 8.159/1991. Envolverá a análise e avaliação dos documentos acumulados nos 
arquivos, buscando fixar prazos para a permanência de cada documento nas fases 
corrente e intermediária, e ainda decidir sobre quais documentos serão descartados 
ao final dessas fases, e quais deles serão direcionados ao arquivo permanente.
O assunto ficará bem mais claro quando estudarmos a Tabela de 
Temporalidade.
Agora um bônus, meu caro aluno: devemos saber que a gestão de 
documentos será aplicada tanto na fase corrente quanto na intermediária. Não 
falamos de gestão de documentos na fase permanente, então, bastante cuidado.
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Sim, sim, ainda não vimos com profundidade o que são as fases dos
documentos do arquivo.
Não se preocupe, faremos isso daqui a pouco, ok?
Por enquanto, vamos nos ater ao conceito de gestão documental. Se uma 
questão de prova disser que a gestão de documentos aplica-se unicamente à fase 
corrente; marque "errado”! Se disser que se aplica unicamente à fase intermediária; 
"errado” neles! Repetindo, então, para você não se esquecer: a gestão documental 
aplica-se às duas fases: corrente e intermediária.
E para você que pensava que havíamos terminado, SUPRESSA! O artigo 3° 
da Lei 8.159 é tão versátil que suas quatro linhas disseram muito mais do que 
parece.
Nós vimos na aula 01 que os documentos do arquivo existem para atender a 
uma finalidade administrativa. O que vou ensinar a vocês agora é o que acontece 
depois que essa finalidade acaba.
Tenha em mente: um documento de arquivo ou será destruído ao final de sua 
vida administrativa, ou jamais será destruído. Não existe meio termo: ou o 
documento "morre”, ou se torna "imortal”. E essa conclusão é alcançada lendo-se a 
parte final do artigo 3°
Assim, note que o destino final do documento será a eliminação ou o
recolhimento ao arquivo permanente (como decidimos entre um e outro você já 
vai saber).
Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinações 
distintas: a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o 
documento, após a avaliação não será necessariamente eliminado, nem 
necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela terá somente 01 das 
duas destinações: ou uma; ou outra.
E como não poderia deixar de ser, você não confiou em mim para reproduzir 
a legislação, e sim para enterrar a informação na sua cabeça para que ela não
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consiga mais sair (o papo do recém-nascido no berço era mentira). E assim sendo, 
aí vai o esquema gráfico e multicolorido:
documento
A partir da avaliação, há dois caminhos possíveis: a eliminação do 
ou o seu recolhimento ao arquivo permanente.
E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos:
2.2.1. Valor do documento
Este tópico da aula, na verdade, é um pré-requisito para entendermos de 
modo mais natural o tópico seguinte da aula (teoria das 03 idades).
Lembremo-nos das lições de Schellenberg:
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“Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais 
um órgão foi criado: administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos são, é 
lógico, de primeira importância. Mas os documentos oficiais são preservados em 
arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito tempo ainda 
depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores serão de 
interesse pra outros que não os utilizadores iniciais” '
Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse 
valor com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O 
documento é criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas 
finalidades.
Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre 
ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário 
(secundário, mediato, acessório, histórico ou cultural), de interesse para outros 
indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais lembrado em provas é 
o valor histórico. Embora a Constituição Imperial do Brasil não possua mais nenhum 
interesse administrativo (como funcionário público, eu não respondo mais à Coroa 
Portuguesa já tem um tempinho...), o seu valor histórico é inquestionável, uma vez 
que retrata a estrutura estatal da época.
O que falei até agora era mera transcrição do que tratamos na aula 01. Daqui 
para frente, não mais .
Depois que o objetivo de criação do documento é atingido, ele pode ou não 
ter um valor secundário. A atribuição ou não de um valor secundário é uma tarefa 
um pouco subjetiva e é tarefa afeta ao tópico “avaliação de documentos” e a outro 
tópico chamado “tabela de temporalidade”, os quais também serão vistos hoje. Uma 
vez atribuído valor secundário ao documento, isto é permanente: o documento 
nunca perderá seu valor secundário e nunca poderá ser descartado. Vamos a um 
exemplo:
Suponha que o Brasil assine um acordo comercial com o Irã. Esse acordo, 
assinado pelos presidentes dos dois países (se já viu Direito Internacional, abstraia 
os aspectos intermediários), é um documento e possuirá valor primário assim que 
for assinado.
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O objetivo do documento é selar o acordo comercial e guiar as diretrizes
negociais entre Brasil e Irã enquanto parceiros comerciais.
No entanto, depois de encerrado o acordo comercial, o objetivo do 
documento já foi atingido, de tal forma que o valor primário é perdido. Ou seja, 
assim que o documento cumpre sua finalidade, ele perde seu valor primário.
Neste momento, deve-se decidir se o dito documento possuirá ou não valor 
secundário. Neste caso, o acordo comercial entre o Brasil e Irã possui importância 
secundária e deverá servir, no futuro, de fonte de consulta para pesquisas históricas 
ou culturais.
Assim, este documento, com certeza, terá valor secundário. Uma vez 
reconhecidoem um documento o valor secundário, tal característica é reputada 
permanente, e jamais poderá ser retirada do documento. Observe, portanto, que 
todo documento possuirá valor primário, mas nem todo possuirá valor secundário.
Mas não fiquemos por aí.
Já que você está estudando, imagine-se, daqui a um ano, como servidor 
público, decidindo solicitar uma alteração do seu período de férias junto ao RH do 
setor onde trabalha. Neste caso, você deverá assinar um memorando ou um pedido 
formal à sua chefia, solicitando a troca das datas de suas férias. Isto é, você deverá 
assinar um documento para ser encaminhado à chefia competente para analisar o 
seu pedido.
Logo que nasce, este documento assinado por você possuirá valor primário 
(ele tem o propósito administrativo de fazer com que seu período de férias seja 
alterado).
Depois que sua chefia autorizar (ou não) a alteração do período de férias, o 
documento terá cumprido sua finalidade, de tal forma que perderá seu valor 
primário. Mas esse documento não possuirá valor secundário, pois é irrelevante do 
ponto de vista cultural ou histórico (espero que você não tenha vindo ao Serviço 
Público atrás de glória).
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Embora o documento deva ser guardado na unidade durante certo tempo, 
para justificar os procedimentos essa guarda será temporária, o documento será 
descartado após o decurso do prazo.
Agora, observe: o valor primário de um documento é temporário, enquanto o 
valor secundário é eterno.
Os documentos que possuem este último traço não serão descartados ou 
eliminados, nunca, jamais, em hipótese alguma (não meu caro concurseiro, isso não 
desmente o mantra "nunca, jamais, em hipótese alguma diga nunca, jamais em 
hipótese alguma”, é apenas a exceção que confirma a regra).
Temos um problema agora: esse tópico não está completo. Cara de pau a 
minha não? Não leve a mal seu querido professor, a matéria está toda entrelaçada, 
e embora eu procure estrutura-la de maneira linear, ela na verdade lembra mais um 
círculo .
Este tópico está incompleto pois:
- Você não sabe o que é a tabela de temporalidade, a qual fixa os prazos em 
cada uma das fases do arquivo (o tio já vai falar disso);
- Você ainda não está familiarizado com o conceito de "avaliação de 
documentos”.
E como resolvemos isso: explicando a você ao longo da aula . Mas já já 
chegamos lá, por enquanto, precisamos falar de assuntos mais urgentes: a Teoria 
das três idades documentais, a qual é a pedra angular da disciplina de gestão de 
documentos.
2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos)
Lembrai-vos da Aula 01
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C O N C U R S O S ' * 1'
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Eu falei na Aula 01 dos três arquivos. Mas estava só arranhando a superfície 
de algo muito mais belo e intrincado
Pois bem, como bacharel em Direito que sou (e que fique registrado que só 
não sou advogado porque a OAB não gosta de Fiscal em seus quadros), vamos 
começar pela definição legal.
Art. 8° - Os documentos públicos são identificados como correntes, 
intermediários e permanentes.
§ 1° - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou 
que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas 
frequentes.
§ 2° - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, 
não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de 
interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente.
§ 3° - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histórico, probatório e informativo que devem ser 
definitivamente preservados.
Art. 9° - A eliminação de documentos produzidos por instituições 
públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da 
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de 
competência.
Art. 10° - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e 
imprescritíveis.
(grifos nossos, o Planalto não costuma utilizar cores nos 
diplomas legais)
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Tenha em mente: essas fases são complementares, vez que os documentos 
podem passar de uma fase a outra, e cada fase representa uma maneira diferente 
de conservar e tratar os documentos. Por exemplo: os documentos correntes 
costumam ser encontrados em prateleiras, facilitando o acesso e manuseio, ao 
passo que documentos do arquivo intermediário, por não serem frequentemente 
consultados, podem ser armazenados em caixas-arquivo, para poupar espaço (e 
acredite, eu sei, por experiência própria, que as caixas-arquivo NÃO SERVEM para 
documentos correntes, principalmente quando seu chefe manda você encontrar um 
processo do "arquivo morto” [intermediário] cinco minutos antes de você sair para 
almoçar).
Feito o desabafo, sigamos em frente.
Falemos dos documentos correntes. Preste atenção ao parágrafo 1°:
É o propósito que molda o raciocínio caro aluno. Assim, o fato de o 
documento constituir objeto de consulta frequente conduz às seguintes 
características dos documentos desta idade:
- São mantidos próximos aos usuários diretos;
- São consultados com frequência ou têm grandes possibilidades de
uso;
- Seu acesso é restrito ao órgão produtor, respondendo por sua 
integridade o setor de origem do documento.
- Os documentos encontrados em um arquivo corrente são tidos como 
de valor primário (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal);
- Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente estão: protocolo,
tópicos armadilha também . Significa que não posso tratar deles se não em capítulo 
próprio, e fazê-lo aqui vai destruir a visão geral. Respira fundo que chegaremos lá.
§ 1° - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou 
que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas 
frequentes.
arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação. Sim, são
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Por fim, observe que os arquivos correntes não são, necessariamente, 
aqueles mais recentes. Se um documento muito antigo for consultado regularmente 
na instituição, ele será considerado um arquivo corrente.
Por exemplo: aquele processinho amaldiçoado de execução trabalhista na 
qual o empregador constituiu subsidiárias na Moldávia e no Panamá, com crédito 
obtido através da emissão de debêntures subquirografárias lastreadas no câmbio dodólar canadense para se furtar à execução, processo este que está naquela 
prateleira empoeirada desde 1970, mas que o advogado pede vistas toda semana, 
continuará a ser um documento corrente até que alguém consiga exaurir sua 
finalidade administrativa (e muito boa sorte ao felizardo).
Andando um pouquinho, chegamos aos documentos intermediários, 
extraídos a partir do §2° do art. 3° da lei 8.159/91. Observe:
§ 2° - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, 
não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de 
interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente.
Os documentos intermediários são aqueles de uso menos recorrente (se o 
uso fosse recorrente, seriam classificados como documentos correntes). Conforme 
expresso neste parágrafo, eles são mantidos no arquivo por interesse administrativo 
(prazo prescricional a ser observado é o exemplo mais gritante).
Alias, memorize: o arquivo intermediário recebe documentos que devem ser 
mantidos por lá (apesar de seu uso não ser frequente) por questões legais, fiscais, 
técnicas, ou administrativas. E claro, também são armazenados ali pois podem vir a 
ser necessários para esclarecimento de alguma situação afeta às atividades da 
instituição.
Enquanto o arquivo corrente possuía uma infinidade de atividades a serem 
desempenhadas, o arquivo intermediário, justamente pelo fato de seus documentos 
não serem frequentemente consultados, normalmente desempenham um número 
reduzido de tarefas, que podemos limitar às seguintes:
- Arquivamento;
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- Empréstimo e Consulta
Falando um pouco do meu trabalho atual agora: um talonário de notas fiscais 
de uma empresa é um documento. Enquanto aquele talonário for utilizado, ele é 
considerado arquivo corrente. Entretanto, depois de utilizado, ainda não pode ser 
descartado.
Isso se deve a disposições da legislação fiscal, as quais obrigam a empresa 
a armazenar estes documentos por 05 anos, para fins de fiscalização. Neste caso, 
após o talonário acabar, ele irá para o arquivo intermediário, no presente caso, por 
questões legais.
O arquivo intermediário também pode receber as denominações de guarda 
temporária ou pré-arquivo. E ainda temos denominações menos nobres 
(detestadas pelos arquivistas): purgatório, limbo e arquivo morto.
E rumamos para os documentos permanentes, que, para variar, também 
estão definidos na Lei 8.159:
§ 3° - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histórico, probatório e informativo que devem ser 
definitivamente preservados.
Os documentos do arquivo permanente são tidos como de valor secundário 
(informativo, probatório ou histórico).
Veja que o valor primário é característica dos arquivos correntes e 
intermediário. Os arquivos permanentes possuem valor secundário. Isto quer dizer 
que, se um documento perder seu valor primário, e não tiver valor secundário, ele 
não será documento permanente (nunca).
O artigo 10°, por fim, é a prova de tudo que já falei a vocês
Art. 10° Os documentos de valor permanente são inalienáveis e 
imprescritíveis.
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imprescritível meu caro, é algo insuscetível de perda de valor legal com o
mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade 
estudando isso , apenas acredite!).
Agora que definimos as três idades1 de um documento (lembrando a você, 
caro aluno, que estamos vendo este tema para entendermos a Gestão de 
Documentos), observe o resultado final de nossos esforços:
Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro 
inseparável de elaboração de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de 
flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, só posso pedir desculpas .
O que o nosso esquema nos ensina? Preste atenção aos próximos itens.
1 A teoria das três idades é importante na avaliação de um documento, quando se decidirá 
acerca da sua destinação: se permanecerá no arquivo corrente e por quanto tempo; se será 
transferido para o arquivo intermediário; se será eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.
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Inicialmente, note que chamamos de transferência a passagem de um 
documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Se um documento 
não será mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por 
questões legais, ele será TRANSFERIDO para a fase intermediária.
Por outro lado, recolhimento é a passagem do documento para o arquivo 
permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava 
anteriormente).
Note que as setas que conduzem à fase permanente são duas. Uma delas 
parte diretamente da fase intermediária, demonstrando que tal documento precisou 
ser armazenado durante certo tempo por questões legais, e que, ao perder seu 
valor administrativo, adquiriu valor histórico, merecendo o RECOLHIMENTO ao 
arquivo permanente.
Por outro lado, existe uma segunda seta, que parte diretamente da Fase 
Corrente. Aqui vai uma importantíssima lição: nenhum documento está obrigado a 
atravessar todas as fases do ciclo das três idades. Para ser bem sincero, a única 
fase genuinamente obrigatória é a fase corrente.
Olha um exemplo de documento que nasce para ser eliminado logo após a 
fase corrente: solicitações de senha para sistema (incluindo a sua senha do 
Estratégia, e aquelas que você receberá para bem desempenhar seu ofício). Uma 
vez concedida a senha, o formulário não será transferido ou recolhido, mas 
simplesmente eliminado.
Dito isto, lembra-se daquele nosso tratado comercial entre Brasil e Irã. É o 
típico documento que não passa pela fase intermediária. Enquanto o acordo estava 
vigente, era documento corrente. Assim que o acordo se encerrou, foi 
imediatamente RECOLHIDO ao arquivo permanente, sem passar pela fase 
intermediária.
E não fica só nisso. Reforço a vocês que os documentos das fases corrente 
e intermediária que não adquiram valor histórico ao exaurirem sua finalidade 
administrativa devem ser ELIMINADOS. Pode olhar o esquema de novo. Os 
documentos, caso não sejam transferidos ou recolhidos, são eliminados.
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E por fim, se reparar bem, tentei fazer uma auréola em cima da Fase
Permanente. Aquilo, na minha intenção pueril, era para simbolizar que os 
documentos da fase permanente nãopodem ser ELIMINADOS.
Segue uma tabela resumo sobre as idades do documento:
Fase
Corrente__
Intermediária_
Permanente
Valor
Primário
Secundário
Pode ser 
eliminado?
Sim
Não
Gestão de 
documentos?
Sim
Não
IMPORTANTE: A gestão do documento envolve os procedimentos da fase 
corrente e da fase intermediária (exatamente como estudamos no início da aula, 
no tópico da "gestão de documentos”). Acho que já fui suficientemente chato e 
repetitivo para que você não se esqueça .
2.2.2.1. Subclassificação do Arquivo Intermediário
Esta classificação foi vista duas vezes em provas: Uma na prova de Analista 
dos Correios, em 2011 e outra em uma questão da ANATEL em 2010, também para 
Analista Administrativo. Não é muito usual, mas merece menção.
Alguns autores da doutrina, em especial Elio Lodolini, preceituam que o 
arquivo intermediário deve ser subdividido em três subníveis, os quais são 
delimitados em termos de gradação de importância administrativa dos documentos 
dentro do Arquivo Intermediário:
- Documentos de Interesse Primário Reduzido: são os documentos que 
acabaram de sair do arquivo corrente, e que ainda assim serão regularmente 
consultados, devem ser ainda armazenados próximos da repartição
(normalmente em um Arquivo Central), pois existe uma chance pequena, mas 
considerável, de serem solicitados.
- Documentos de Interesse Primário Mínimo: Estes já podem ser 
guardados mais longe, pois o interesse administrativo deles resta apenas no
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aguardo do decurso do prazo prescricional e na consulta ocasional que deles 
pode ser feita.
- Documentos de Interesse Secundário Potencial: A mesma coisa que o 
item de cima, só que com muito menos interesse administrativo. Eles estão apenas 
aguardando a hora da morte .
Arquivologia é uma matéria de doutrina pura. E às vezes, como neste caso, a 
banca pega alguém diferente. Como você pode notar, este conhecimento foi exigido 
em uma prova de Analista, e sai bastante do comum.
Mas é importante frisar: alguns autores utilizam a classificação acima, outros 
simplesmente classificam o arquivo intermediário como uma coisa só. Tenham em 
mente ambas as possibilidades quando forem fazer a prova.
2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de 
arquivo.
Talvez você esteja se perguntando: como é que raios um arquivista sabe 
quanto tempo um documento tem de passar em cada fase? Ou então, como ele fica 
sabendo se aquele ofício do RH precisa mesmo ser encaminhado à fase 
intermediária, ou se pode ser eliminado diretamente?
Até agora, você aprendeu todos os passos possíveis, mas não faz ideia de 
como escolher entre este ou aquele movimento. Calma, o tio está aqui, e já vai 
explicar.
A tabela de temporalidade é o instrumento resultante da avaliação dos 
documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e 
intermediária, bem como sua destinação final. É o mapa do arquivista, o qual 
orientará o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita 
pela instituição e que chegam ao arquivo.
Ah sim, como já disse, certa vez, uma organizadora de concursos públicos, 
vulga “banca”, “a tabela de temporalidade de documentos é instrumento de 
gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa
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documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos 
documentos produzidos ou recebidos por uma instituição”.
A CONSULPLAN, por sua vez, utilizou a seguinte definição:
"Instrumento de gestão, resultante da avaliação documental, aprovado 
por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de 
cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando sua 
eliminação”.
Também devo lembrar que nossa tabela é fruto da atividade de Avaliação 
dos documentos, a qual estava inserida dentro da fase de Destinação.
Aliás, olhe os conceitos agora:
Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece 
os prazos de guarda e a prazos de guarda e a destinação acordo com os valores 
que lhes são atribuídos.
Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento 
de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
Plano de Destinação: Esquema no qual se fixa a destinação dos destinação 
documentos.
Ela é fruto de toda teoria que vimos até aqui, compreendendo conhecimento 
sobre o Ciclo Vital dos Documentos e Gestão Documental, razão pela qual só 
poderia ter sido vista agora. Pois bem, vamos a ela.
Em sendo fruto da atividade de Avaliação, é vital que tenhamos alguém para 
executar a ação descrita pelo verbo “avaliar” .
E quem é o responsável pela criação de tão gloriosa tabela? Depende! .
Usualmente, a Tabela de Temporalidade é elaborada pela Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos (ou também Comissão de Análise de 
Documentos), sendo aprovada pela autoridade competente da instituição para tanto.
Entretanto, existe uma ressalva para os órgãos do Executivo Federal.
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Os órgãos do Executivo Federal têm de seguir a Resolução 14 do CONARQ 
(http://www.conarq.arquivonacional.qov.br/cqi/cqilua.exe/svs/start.htm?infoid=65&sid 
=46), cujos primeiros artigos assim dispõem:
Art. 2° Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos 
documentos estabelecidos na versão revista e ampliada da 
Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de 
Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da 
Administração Pública.
§ 1 Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a 
Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta 
aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos 
em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de 
guarda e a destinação nela definidos.
§ 2° Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que 
adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a 
destinação dos documentos relativos às suas atividades 
específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser 
aprovados pela instituição arquivística pública na sua 
específica esfera de competência.
Olha que legal: se os documentos se referirem a uma atividade-meio do 
órgão da Administração Pública (Executivo Federal), não será a Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos quem fará a tabela. Pelo contrário, o 
órgão deverá utilizar o Código de Classificação aprovado pelo CONARQ.
Se tratar-se de atividade-fim (atividades específicas da instituição), aí sim a 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborará a tabela.
Diga-se de passagem, isto se aplica a qualquer instrumento arquivístico 
utilizado no âmbito do Executivo Federal. Tratando-se de atividade-meio, o órgão 
deve seguir o modelo fixado pelo CONARQ.
Como cada instituição