Acompanhamento do Portfolio de Projetos do Pan americano Rio 2007 pela Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro

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Acompanhamento do Acompanhamento do 
PortfPortfóóliolio de Projetos do PAN de Projetos do PAN 
Gustavo Miranda Rodrigues
gusmr@pcrj.rj.gov.br
www.rio2007.org.br
44°° Encontro Encontro 
Nacional de Nacional de 
Profissionais em Profissionais em 
Gerenciamento Gerenciamento 
de Projetosde Projetos
29 de junho de 200629 de junho de 2006
Objetivo
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• Conhecer a organização e a implantação do 
acompanhamento do portfólio de projetos dos 
Jogos Pan-americano Rio 2007 na Prefeitura da 
Cidade do Rio de Janeiro
Agenda
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• Histórico.
– Os Jogos Pan-americanos.
– Candidatura.
– Organização e Planejamento.
• Acompanhamento dos Projetos do PAN.
– Desafios.
– Implantação.
– Resultados e Benefícios. 
• Conclusão. a
g
e
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a
FALTAM PARA O PAN 379 DIAS
XV Jogos Pan-americanos Rio 2007
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• Maior competição multiesportiva do mundo, depois dos Jogos Olímpicos.
• 42 países participantes, 7.500 atletas, 1200 árbitros e delegados.
• Mais de 42 modalidades esportivas, 28 esportes olímpicos e 7 não-olímpicos, 
cerca de 300 eventos diversos. 
• 16 dias de competição, 4 anos de preparo, 6 anos de legado.
• 2,5 milhões de ingressos para os jogos
• 2.500 profissionais de mídia credenciados
• Ampla cobertura de televisão em todo o continente e cobertura jornalística 
em todo o mundo
• 15.000 voluntários (30.000 já inscritos).
• 780 funcionários contratados, 1200 funcionários temporários.
A Candidatura
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• Escolha no México em 2002.
• Disputa com San Antonio (Texas – EUA).
• EUA possuem pelo menos 15 cidades prontas para sediar 
um PAN.
• Primeira derrota norte-americana em candidatura a Jogos 
Pan-americanos.
• Vitória mais expressiva da história do PAN ( 30 x 21)
• Rio reforçou o legado para o esporte e a cidade e 
garantiu a compra dos direitos de imagem –
televisionamento para todos os países.
VVíídeo:deo:
Conquista do PANConquista do PAN
Entes do PAN
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ODEPA
COB CO-RIO
Conselho Executivo
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Tecnologia . . .Esportes Marketing Venues Transporte Segurança
57 ÁREAS FUNCIONAIS
VVíídeo:deo:
OrganizaOrganizaçção dos ão dos 
Jogos PanJogos Pan--americanosamericanos
Venuization Eventos-Teste
Projeto e Obras das Instalações e Overlays
C.Operacionais EIM Plano Instalações
Plan Operacional
Evolução do Planejamento
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2003 2004 2005
Plan. Básico
Plan. Estratégico
20072006
Dossiê 
Candidatura
Master Plan
Orçamento e 
Cronograma Iniciais
Prontidão
Operacional 
Planos
Estratégicos
Conceitos 
Operacionais Plantas Instalações
Plano 
I.Modelo
Plano 
Operacional 
Instalações
Plano 
Final das 
Instalações
Plano da Instalação Modelo
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Venuization
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TECN
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GERENTE MARACANÃ
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RIO
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L 57
GERENTE ENGENHÃO
GERENTE RIOCENTRO
GERENTE VILA PAN
GERENTE VENUE 30
Secretaria Especial Rio 2007
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SMTR SMEL SMO SMF
. . .
SERIO2007
Missão:
• Planejar as ações destinadas à realização dos Jogos.
• Coordenar e acompanhar o desenvolvimento de todos os projetos e 
eventos relacionados aos Jogos. 
• Promover o relacionamento com entes externos (GF, GE, CO-RIO, etc.). 
• Gerenciar a Macrofunção Rio 2007.
PMO? 
AF1 AF2 AF3 AF4 AF5 AF6 AF7 AF8 AF57. . .
Ass. Com. 
Social
Ass. Projetos
Especiais
Estrutura Organizacional SERIO2007
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SERIO2007
Ass. Especial Ass. Planej. e
Informações
Admin.
Setorial
Des. 
Talentos
Projetos
de Venues
Infra.
Urbana
Serv. Pub. 
e Logística Eventos
Orc e 
Controle
Engenhão SedeD.Talentos
Marina 
da Glória Autódromo Riocentro
57 ÁREAS FUNCIONAIS
(PMO)
Desafios da SERIO2007
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• Apenas 2 anos para os Jogos – A maior restrição.
• Muitos envolvidos na organização dos Jogos.
• Grande quantidade de projetos. 
• Baixa cultura de gerenciamento de projetos.
• Ausência de padrões e procedimento para acompanhamento dos 
projetos.
• Inexistência de instrumento para troca e divulgação de informações.
• Registro de documentação descentralizado.
Grande dificuldade de acompanhar os 
projetos, controlar prazos e fazer reportes.
Ferramenta de Gerenciamento
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• Necessidade de instrumento para facilitar os trabalhos de coordenação 
e acompanhamento dos projetos.
• 1° Passo – foco na ferramenta.
Por que o PB?
• Experiência anterior na PCRJ.
• Simplicidade de instalação e uso (tempo e aprendizado).
• Funcionalidades que atendiam às necessidades.
• Via Web – ferramenta colaborativa.
• Baixo custo (investimento temporário). 
Sistema de Gerenciamento
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• Identificada a necessidade de uma solução mais abrangente: 
Sistema de Apoio ao Acompanhamento de Projetos (SAAP).
• A ferramenta foi um catalisador.
• Envolvimento da Projectlab. 
• PMO - 4 pessoas. 
• Modificação da capacitação – Uso da ferramenta + nivelamento em 
conceitos de gerenciamento de projetos.
• Template de Sumário de Projetos (Project Charter).
• Metodologia para preenchimento dos PCs, cadastramento no PB e 
acompanhamento dos projetos. 
• Núcleo de digitalização
Cronograma Implantação do SAAP
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Cronograma Implantação do SAAP
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Fluxo de Acompanhamento.
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Início
Baixar, no PB,
form Sumário de
Projeto (Project
Charter - PC)
Preencher PC
Encaminhar PC
preenchido ao
PMO
Validar PC PC OK?
Codificar e
encaminhar PC ao
coordenador /
assessor
Inserir projeto no
Project Builder
Comunicar
conclusão da
inserção ao PMO
(via PB)
Fazer ajustes e
revisões
necessárias
Inserção OK?
Comunicar ajustes
ao coordenador /
assessor (via PB)
Dúvidas?
Reunir / Discutir
com PMO
Dúvidas?
Validar inserção
no PB
Reunir / Discutir
com PMO
N
S
N
S
S
N
Comunicar
validação inserção
ao coordenador/
assessor (via PB)
N
S
Prosseguir
inserção de dados
e acompanhar
projetos
Inserção OK? Validar inserçãono PB
Fazer ajustes e
revisões
necessárias
Comunicar ajustes
ao coordenador /
assessor (via PB)
Reunir / Discutir
com PMO
S
N
Fase de Acompnhamento dos Projetos
Alguns Resultados
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Alguns Resultados
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Dificuldades
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• Heterogeneidade do nível de conhecimento dos coordenadores.
• Curto espaço de tempo para uniformizar e nivelar.
• Processo de preenchimento, avaliação e validação dos Project Charters.
– Reuniões de Operação Assistida. 
Apoio integral e irrestrito do PATROCINADOR
Benefícios do SAAP
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• Framework de trabalho e de práticas em gerenciamento de projetos –
uniformização de procedimentos.
• Facilidade no acompanhamento dos projetos – Portfólio.
• Agilidade e menor esforço para coleta de informações – fim dos 
relatórios periódicos.
• Monitoramento e controle de prazos, cronograma e orçamento 
facilitado.
• Decisão mais segura dos gestores, ações pró-ativas e respostas mais 
rápidas às mudanças.
• Melhor priorização dos investimentos e do portfólio.
• Registro centralizado de informações e documentos. 
• Base de Conhecimento
Legado para a Prefeitura
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• Registro de Informações
FALTAM PARA O PAN 379 DIASTripla 
Restrição
13 de julho de 2007
VVíídeo:deo:
CelebrateCelebrate HumanityHumanity
e e 
EspEspíírito dos Jogos rito dos Jogos 
PanPan--americanosamericanos
	Acompanhamento do Portfólio de Projetos do PAN 
	Vídeo:� ��� Conquista do PAN
	ODEPA
	Vídeo:� ��� Organização dos Jogos Pan-americanos
	Vídeo:� � Celebrate Humanity� e � Espírito dos Jogos � Pan-americanos