Resumo ADM - Processo administrativo

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Administração Geral - Processos administrativos: planejamento, organização, direção e controle CONCEITOS IMPORTANTES: ADMINISTRAÇÃO: é um processo que envolve diferentes atividades executadas por pessoas para que o objetivo de uma organização seja atingido de forma eficaz, eficiente e efetiva. Possui 4 etapas: planejamento, organização, direção e controle. ORGANIZAÇÃO: é um conjunto de pessoas e recursos estruturados na busca de um ou mais objetivos em comum. Os dirigentes são os responsáveis por estabelecer o funcionamento e direcionamento estratégico, buscando atingir resultados necessários para satisfazer as necessidades dos stakeholders. STAKEHOLDERS: são os interessados pelo sucesso da organização: clientes, acionistas, parceiros, funcionários, sociedade, comunidade e governo. Atenção: os termos em negritos e sublinhados são palavras chaves da Administração. PROCESSO ADMINISTRATIVO É o conjunto de funções da administração: planejamento, organização, direção e controle. É um ciclo contínuo. 
 Para Chiavenato (um dos melhores autores de Administração) entende que é mais que um ciclo, entende que as funções se inter-relacionam: 
 PLANEJAMENTO: define as atividades a serem realizadas e os resultados a serem alcançados. ORGANIZAÇÃO: organiza-se os recursos disponíveis para realizar aquilo que foi planejado. DIREÇÃO: é a função de dirigir a execução do planejamento, para atingir os objetivos da organização. CONTROLE: analisa-se os resultados obtidos, se foram os planejados. 
PLANEJAMENTO É o processo de escolher caminhos para alcançar uma situação futura desejada, de modo mais eficiente, eficaz e efetivo. Não se pode confundir planejamento com esses termos: - Previsão: verificar quais eventos podem ocorrer, com base no registro de uma série de probabilidade. - Projeção: corresponde a situação em que o futuro tende a ser igual ao passado em sua estrutura básica. - Predição: é quando a situação futura tende a ser diferente da situação passada, mas sobre a qual não se tem controle nenhum. - Resolução de problemas: são aspectos imediatos que corrigem certas descontinuadas e desajustes entre a empresa e as forças externas que lhe sejam potencialmente relevantes. - Plano: é o documento formal que consolida as informações desenvolvidas no processo de planejamento. É o resultado do processo de planejamento. Princípios gerais do planejamento - Princípio da contribuição aos objetivos: o planejamento deve sempre visar ao objetivo máximo da organização. - Princípio da precedência do planejamento: o planejamento sempre vem antes das outras funções administrativas. - Princípio da maior influência e abrangência: o planejamento é a mais abrangente das funções organizacionais. - Princípio das maiores eficiências, eficácias e efetividades: procura maximizar os resultados e minimizar as dificuldades. Princípios de Ackoff: - Planejamento participativo: o seu principal resultado não é o plano final, mas sim o processo desenvolvido através da participação dos envolvidos. - Planejamento coordenado: todos os aspectos desenvolvidos devem atuar de maneira interdependentes. - Planejamento integrado: os planejamentos dos vários escalões devem ser integrados, nos níveis estratégico, tático e operacional. - Planejamento permanente: como o ambiente é mutável, é necessário que o planejamento seja permanentemente realizado. Princípios para Benome: - Inerência: o planejamento é indispensável para uma organização, devendo integrar todos os setores da organização. - Universalidade: o planejamento busca antecipar as variáveis e as consequências que influenciarão uma organização, de diferentes pontos de vista e levando em contas diferentes opiniões, para evitar uma visão unilateral. - Unidade: o planejamento deve ser integrado em um conjunto coerente com base em critérios que contemplem mais de uma área ao mesmo tempo. - Previsão: deve estabelecer prazos e cronogramas paras as atividades a serem executadas, inclusive considerando as correções de rumo. - Flexibilidade: deve ser adaptável as diferentes situações, pois assim fica mais fácil os ajustes de trajetória necessários. Dimensões necessárias à realização do planejamento - Racional: racionalidade, criatividade e reflexão necessárias para a realização do planejamento. - Política: poder de decisão. - Técnico-administrativa: sistema de trabalho estruturado, responde as questões: Como que? Quanto? Quem? Quando? - Valorativa: avaliação de valor dos benefícios e prejuízos que aquilo que está sendo planejado pode trazer. Existem três níveis de planejamento: 
PLANEJAMENTO DEFINIÇÃO CARACTERÍSTICAS PALAVRAS-CHAVE 
ESTRATÉGICO 
É elaborado pelo nível institucional da organização (presidência/diretores) englobando a organização como um todo. É realizado de cima para baixo na estrutura organizacional. 
- Projetado a longo prazo; - Envolve a empresa como um todo; - É definido pela cúpula organizacional; - Voltado para a eficácia e efetividade; - Voltado para as relações com os clientes. 
Plano, projetos, longo prazo, objetivos, metas, nível estratégico, cúpula, sistêmico, integrado, organização como um todo. 
TÁTICO É realizado pela gerência intermediária e consiste me um desdobramento do planejamento estratégico aplicado a cada departamento específico da organização. 
- Projetado a prazo médio; - Envolve cada departamento de maneira específica; - É conduzido pelo nível intermediário; - Voltado para a coordenação e integração das atividades. -Deriva do planejamento estratégico. 
Médio prazo, unidade organizacional, gerência intermediária, área específica. 
OPERACIONAL 
Busca formalizar as metodologias a serem aplicadas no dia a dia dos funcionários e como será a operacionalização dos trabalhos corriqueiros. Neste nível há o controle operacional, que verifica se os procedimentos previstos foram corretamente implantados. 
- Voltado para o curto prazo; - Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente; -Organizar, estruturar e integrar os recursos da organização (empresa). - É voltado para eficiência. 
Curto prazo, tarefa, pessoas, órgãos, relações, organizar, estruturar, dia a dia, trabalhos corriqueiros, controle operacional. 
 ORGANIZAÇÃO É a função que busca organizar, estruturar e integrar recursos disponíveis para que as ações a serem realizadas possam atingir o sucesso. Está relacionada ao desenho da estrutura organizacional. São os meios utilizados para que as demais funções possam ser praticadas: estrutura dos órgãos de uma organização, a divisão interna do trabalho, a alocação dos recursos, a determinação sobre as pessoas que devem realizar determinada tarefa, a coordenação de esforços... Chiavenato entende que há quatro componentes da organização: - Tarefa: a função organizacional é dividida em tarefas. - Pessoas: cada pessoa é ocupante de um cargo na organização formal. - Órgãos: as tarefas e pessoas são agrupadas em órgãos, como divisões, departamentos ou unidades de uma organização. - Relação: é um dos conceitos mais importantes da organização, é o relacionamento entre os trabalhadores, fornecedores, clientes... Níveis organizacionais: - Organização no nível global: envolve a empresa como um todo. É tratada pela cúpula organizacional no nível institucional. - Organização no nível departamental: abrange cada departamento ou unidade da empresa. É tratada pela gerência intermediária. - Organização no nível das tarefas e operações: é o desenho dos cargos e tarefas, suas atividades e operações. É tratado no nível mais baixo da organização: o operacional. Atenção: a função organização é diferente “das organizações”. As organizações é o grupo de pessoas que interagem entre si para atingir um objetivo específico. Ex.: Você trabalha em “uma organização” de forma “organizada”. DIREÇÃO É a função responsável por acionar e dinamizar a empresa para que ela possa funcionar adequadamente. Trata-se da condução dos trabalhadores e seus trabalhos para que os objetivos sejam alcançados. Principais atividades realizadas peloadministrador: - Comunicação: os administradores precisam se comunicar com seus subordinados para indicar os caminhos a serem seguidos e receberem o feedback. - Motivação: os administradores buscam através da comunicação estimular a motivação dos subordinados. - Liderança: também através da comunicação os administradores influenciam seus subordinados a realizarem as atividades relevantes para a organização. Níveis de direção: - No nível hierárquico: a função de direção estabelece políticas e diretrizes de direção e condução do pessoal. Composição: Presidente, Diretores, altos executivos. - No nível tático: realiza a gerência e aplicação (alocação) de recursos com vistas à ação empresarial e liderança. Composição: Gerentes e pessoal intermediário. - No nível operacional: é onde está a chefia, supervisão e motivação do pessoal. Composição: Supervisores e encarregados. CONTROLE E AVALIAÇÃO Proporciona a mensuração e avaliação das ações empreendidas pela organização a partir dos processos de planejamento, organização e direção. Também existente nos níveis estratégico, tático e operacional. Busca verificar como as demais etapas do processo administrativo estão sendo executadas, e visa a correção dos rumos. Mecanismos de controle: - Objetivo: o controle requer um objetivo, uma linha de atuação, um critério. - Medição: requer um meio de medir a atividade desenvolvida. - Comparação: um procedimento para comparar tal atividade com o critério definido. - Correção: algum mecanismo que corrija as atividades para que possam atingir ao objetivo. O controle pode ser exercido nas relações internas (recursos, estoques, produção...) e nas externas (acionistas, clientes, franquias...). 
Para que serve o controle? - Padronizar o desempenho: por meio de inspeções, supervisão, procedimentos escritos ou programas de produção. - Proteger os bens organizacionais: de desperdícios, roubos e abusos, por meio de exigências de registros escritos, procedimento de auditorias e divisão de responsabilidades. - Padronizar a qualidade de produtos e serviços: por meio de treinamento do pessoal, inspeções, controle estatístico de qualidade e sistemas de incentivo. - Limitar a quantidade de autoridade: por meio de descrições de cargos, diretrizes e políticas, regras e regulamentos e sistemas de controle. - Medir e dirigir o desempenho das pessoas: por meio de sistemas de avaliação do desempenho do pessoal, supervisão direta, vigilância e registros. - Como meios preventivos para o alcance dos objetivos organizacionais: pela articulação dos objetivos em um planejamento. O controle tem duas finalidades: (a) correção de falhas ou erros existentes e (b) prevenção de novas falhas e erros. Para tingir essas finalidades usa-se os seguintes métodos: ANTES DA EXECUÇÃO DURANTE A EXECUÇÃO DEPOIS DA EXECUÇÃO 
Controles pré-ação Controles de direção Controles de sim/não (ou de triagem) Controle pós-ação 
Orçamentos, cronogramas. São aqueles feitos antes da ação ser realizada, a desvantagem é que não propõem soluções reais para problemas futuros. 
São aqueles que buscam corrigir desvios durante a execução, para ser realizado precisa da coleta de informações necessárias em tempo oportuno. 
 São aqueles que proporcionam um momento para verificar a aprovação de determinado procedimento ou atendimento de condições específicas, antes que a execução possa continuar. 
É aquele que mede o resultado depois da ação executada, a desvantagem é que não há mais tempo hábil para correção, mas ajuda a evitar que novas ações apresentem os mesmos erros. Níveis de controle: - Controle estratégico: é genérico e sintético, direcionado para o longo prazo e para todo a instituição, está relacionado com o planejamento estratégico. - Controle tático: é de nível intermediário, direcionado para médio prazo, a uma unidade especifica ou um grupo de recursos, é menos genérico e detalhado, está relacionado com o planejamento tático. - Controle operacional: é mais detalhado e analítico, direcionado a curto prazo, a uma determinada tarefa ou operação, está relacionado com o planejamento operacional. Tipologia: - Controle de primeira ordem: supervisão direta. É uma forma mais simples de controle, adotada por pequenas empresas. - Controle de segunda ordem: padronização dos processos. Com o crescimento da empresa é fundamental que seus processos sejam padronizados para melhor controle, os dois pilares desse controle são a tecnologia (automação dos processos) e a burocracia (conjunto de regras racionais). - Controle de terceira ordem: controle por premissas e culturas. É um controle mais implícito, a coordenação dos trabalhos através de um sistema de partilha de pressupostos, crenças e valores. O controle deve ser tratado como uma exceção, quando as tarefas não estão sendo executadas de acordo com o planejado, aplica-se o controle. Para Chiavenato os aspectos que devem ser avaliados, medidos e controlados são: - Lucratividade: é o volume de dinheiro após deduzidas as despesas (vendas líquidas, ganhos por fatia de estoque, retorno de investimento...) - Competitividade: o sucesso de uma empresa em relação a seus concorrentes. - Eficiência: o alcance de resultados com o mínimo uso de recursos. - Eficácia: é fazer o que se planejou. - Qualidade: adequação em relação às especificações ou requisitos ou superação dos mesmos. - Inovação: é o grau de produção de novas ideias ou a adaptação de velhas ideias para criar resultados lucrativos. - Produtividade: é a relação entre as entradas e saídas. - Qualidade de vida no trabalho: tem relação aos aspectos do ambiente físico e psicológico do trabalho, que são importantes para os funcionários. Todos esses fatores são importantes para estruturar a medição do desempenho de uma organização. 
Resumindo: Característica Planejamento Organização Direção Controle A empresa como um todo. Estratégico Nível global Presidentes, diretores, altos executivos Estratégico Departamento específico. Tático Nível departamental Gerentes e pessoal intermediário Tático Pessoas e tarefas. Operacional Nível operacional Supervisores e encarregados Operacional Para gravar: Eficiência: produzir mais com menos. (Custo/ benefício) Eficácia: produzir da melhor maneira. (Qualidade) Efetividade: fazer da maneira certa.