MODULO 3 MANUAL E QTD

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MODULO 3
MANUAL E QTD – QUADRO DISTRIBUIÇÃO TRABALHO
 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
Profª. Cleusa Mª Souza Ronsani
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MANUAL
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O manual deve ser acessível, claro e atualizado.
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Os manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de:
uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividades;
instrumento de racionalização de métodos;
aperfeiçoamento do sistema de comunicações;
integração dos diversos subsistemas organizacionais, quando elaborados cuidadosamente com base na realidade da cultura organizacional. 
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Etapas básicas de preparação do manual:
Reconhecimento da necessidade, pela alta administração, de a empresa ter Manuais de Organização; 
Sugestão dos títulos dos manuais, o que equivale à indicação da finalidade geral de cada um;
Fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo conteúdo;
Atribuição de responsabilidades pelo preparo de cada manual;
Critério sobre o uso de cada manual e a quem se destina cada tipo.
 
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O MANUAL DEVE:
- Ter redação clara, com frases bem colocadas, em tom formal;
- Condizente com a cultura da empresa atual;
- Ter títulos e cabeçalhos que permitam localizar facilmente o assunto;
- Ter data e numero de revisão;
- Ser atualizado sempre que necessário.
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PRINCIPAIS TIPOS DE MANUAIS
Manual de política e diretrizes;
Manual do empregado/integração;
Manual de normas e procedimentos;
Manual de sistema/organização.
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 MANUAL DE POLITICA E DIRETRIZES
- Tem como objetivo orientar a ação dos executivos e responsáveis por funções de direção e de assessoria, estabelecendo o modo de agir da empresa.
Objetivos:
Comunicar as decisões da alta administração aos executivos responsáveis pelos setores operacionais da empresa;
Delegar autoridade aos departamentos;
Evitar a necessidade de os executivos operacionais submeterem todos os problemas à decisão da alta administração;
Coordenar os esforços de todos para que sejam atingidos os propósitos gerais da empresa.
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MANUAL DO EMPREGADO/INTEGRAÇÃO
Este tipo de manual é particularmente importante em médias e grandes organizações, e sua utilização aumenta muito nos níveis intermediários e inferiores da empresa. 
Normalmente, o empregado recebe o manual em seu primeiro dia de trabalho na empresa.
Objetivos: propiciar ao novo funcionário seu rápido entendimento da empresa; permitir uma boa interação entre o funcionário e a organização; explicitar os direitos e deveres do novo funcionário; facilitar o treinamento do novo funcionário.
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- O manual de procedimentos
irá regular cada função, dentro
de um padrão operacional.
Aborda as rotinas do dia-a-dia. 
Tem como objetivo descrever as atividades e detalhar como elas devem ser desenvolvidas.
 
 
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O manual de procedimentos é o grande CORINGA na gestão e controle de processos. 
 
 
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- O manual do Sistema de Gestão é o documento estratégico que define o sistema de gestão da empresa, a política de gestão e seus objetivos.
- É baseado no requisitos aplicáveis da norma.
 Ex: Sistema Gestão Qualidade – ISO 9001, Sistema Gestão Ambiental – ISO 14001, Sistema Gestão Segurança – OHSAS 18001...
MANUAL DE SISTEMAS/ORGANIZAÇÃO
Em algumas situações pode ser interessante fazer um único manual, Geralmente isso ocorre devido ao volume de atividades, número de empregados e simplicidade da estrutura organizacional.
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ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO - QTD
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É a ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente.
QTD
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 Compreende:
 Análise da Distribuição do Trabalho - identificar e criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa.
 Análise do Processamento do Trabalho - racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho.
 Análise das Operações e Postos de Trabalho - otimizar os movimentos realizados no trabalho e organizar o posto de trabalho.
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Deve Permitir:
 Diagnosticar eventuais tempos perdidos.
 Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização.
 Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas.
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Para isso deve-se:
 Levantar as tarefas desenvolvidas por cada empregado.
 Levantar o tempo gasto em cada tarefa.
 Levantar/priorizar as atividades desenvolvidas pela área.
 Levantar/analisar o quadro de distribuição do trabalho.
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Objetivos
 Identificar quais atividades consomem o tempo de cada um dos funcionários.
 Definir quem faz o quê.
 Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica ao trabalho.
 Definir a atividade mais importante.
 Identificar superposições nas tarefas desenvolvidas.
 Detectar sobrecarga ou ociosidade nos postos de trabalho.
 Verificar se as pessoas possuem as qualificações e treinamento necessários para o bom desempenho de suas tarefas.
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1. Registro das Tarefas Individuais
	a) preliminar
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1. Registro das Tarefas Individuais
	b) definitiva
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2. Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT
Plan1
		Nome: José Antonio da Silva
		Órgão: Setor de Compras						Tempo Base:Semana
		Cargo: Comprador						12/03-16/03
		Nº		TAREFAS		FREQ DIA		FREQ SEMANA		TEMPO DIA		TEMPO SEMANA
		1.		Consultar Cadastro de Fornecedores		2		10		00:24h		02:00h
		2.		Emitir Pedido de Cotação		2		10		01:00h		05:00h
		3.		Executar Tomada de Preços		3		15		02:00h		10:00h
		4.		Elaborar Mapa Comparativo de Cotação		1		5		01:00h		05:00h
		5.		Verificar Autorização de Fornecimento		2		10		00:24h		02:00h
		6.		...
		Observações				Total				07:24h		37:00h
						Preparado por: Carlos Ribeiro														2. Emitir Pedido de Cotação
						Conferido por : Henrique Campos
						Data: 19/04/2002
		
		
		Nº		ATIVIDADES		TAREFAS
		1.		Fazer Cotação de Preços		Consultar cadastro de fornecedores
						Emitir pedido de cotação
						Digitar pedido de cotação
						Executar tomada de preço
						Verificar o pedido de cotação
		2.		Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas		Elaborar mapa comparativo de cotação
						Digitar mapa comparativo de cotação
						Julgar propostas
		3.		...		...
Plan2
		ATIVIDADES						Sérgio				José Antonio				Vilma
								Chefe				Comprador				Secretária
		Nº		Denominação		Tempo Semana		Tarefas		Tempo Semana		Tarefas		Tempo Semana		Tarefas		Tempo Semana
		1		Fazer Cotação de Preços		37h		Verificar o pedido de cotação (C)		5:30h		Consultar cadastro de fornecedores (G)		4h		Digitar pedido de cotação (A)		5h
												Emitir pedido de cotação (G)		10h
												Executar tomada de preço (G)		12:30h
		2		Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas		16h		Julgar Propostas (G)		4h		Elaborar mapa comparativo de cotação (E)		2		Digitar mapa comparativo de cotação (A)		10h
		...		...		...		...		...		...		...		...		...
		TOTAL				147h				43h				37h				37h
		Características Operativas				Tempo Semana
		A		Digitação		37h
		B		Prest. Inform.		21h
		C		Verificação		11h
		D		Compr. Emerg		5h
		E		Elab. mapas		30h
		F		Atendim telef		10h
		G		Outros		33h
Plan3
		
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Oferece uma visão geral de todas as atividades e quem as executa, podendo proceder uma análise comparativa entre diversos fatores;
Demonstra desequilíbrio na carga de trabalho e permite uma imediata correção, segundo o que objetiva a análise via este instrumento; 
Facilita a inclusão de novas informações, na medida de sua estruturação, segundo os objetivos do estudo.
Vantagens
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Serje Schmidt
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Serje Schmidt
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Serje Schmidt
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Serje Schmidt
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Serje Schmidt
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Serje Schmidt
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