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CAPÍTULO XVI – CUSTEIO DOS DEPARTAMENTOS DE SERVIÇOS: UMA ABORDAGEM DA ATIVIDADE
Os departamentos de uma organização podem ser classificados em duas categorias: departamentos operacionais e departamentos de serviços.
Os departamentos operacionais compreendem os departamentos ou unidades em que são cumpridos os propósitos centrais da organização.
Os departamentos de serviços não estão diretamente ligados nas atividades operacionais; em vez disso prestam serviços ou assistência aos departamentos operacionais.
Indagação: que parcela do custo do departamento de serviços deve ser alocada a cada unidade por ele servida? Esta é uma questão importante, uma vez que o valor do custo do departamento de serviço alocado a uma determinada unidade pode ter impacto significativo no cálculo do custo de bens e serviços por ela fornecidos e pode afetar a avaliação do seu desempenho.
A alocação dos custos dos departamentos de serviços começa com a escolha do critério adequado de alocação.
Escolha dos Critérios de Alocação
Muitas empresas adotam um processo de custeio em duas etapas: na primeira os custos são apropriados aos departamentos operacionais; na segunda os custos são apropriados dos departamentos operacionais aos produtos e serviços (custeio em dois estágios).
Os custos são alocados de um departamento de serviços a outros departamentos por meio de um critério de alocação que é alguma medida de atividade. Os custos que estão sendo alocados devem ser “direcionados” pelo critério de alocação. Em termos ideais, o custo total do departamento de serviços deve ser proporcional ao tamanho do critério de alocação.
Fator crítico: alocações devem ser claras e diretas e de fácil compreensão para os gerentes aos quais os custos estão sendo alocados.
Serviços Interdepartamentais
Alguns departamentos de serviços prestam serviços uns aos outros, bem como aos departamentos operacionais. Os serviços prestados entre departamentos de serviços são conhecidos como serviços interdepartamentais ou serviços recíprocos.
Métodos de alocação:
Método direto
Método passo a passo
Método recíproco.
Método Direto: é o mais simples. Ignora os serviços prestados por um departamento de serviços aos seus congêneres e faz a alocação de custos diretamente aos departamentos operacionais.
No método direto, ignora-se qualquer critério de alocação atribuível aos próprios departamentos de serviços; somente o valor do critério de alocação atribuível aos departamentos operacionais é empregado na alocação.
Embora simples, o método direto é menos preciso do que os demais métodos, uma vez que não leva em conta os serviços interdepartamentais. Isso pode levar a uma distorção nos custos dos produtos e dos serviços. Ainda assim, muitas organizações adotam o método direto, por causa da sua simplicidade.
Método Passo a Passo: serve para alocação dos custos tanto de um departamento de serviços para outros departamentos congêneres quanto para departamentos operacionais. O método passo a passo é seqüencial. A seqüência geralmente começa com o departamento que presta o maior volume de serviços para o departamento que fornece a menor quantidade.
Tanto no método direto quanto no método passo a passo, ignora-se sempre qualquer valor do critério de alocação atribuível ao departamento de serviços cujo custo está sendo alocado.
Método Recíproco: reconhece inteiramente os serviços interdepartamentais. O método passo a passo apresentado anteriormente permite apenas o reconhecimento parcial dos serviços interdepartamentais, pois sempre faz a alocação dos custos para diante, nunca para trás. O método recíproco faz alocação dos custos do departamento em ambos os sentidos. Esse tipo de alocação recíproca exige o emprego simultâneo de equações lineares.
Na prática o método recíproco raramente é utilizado por duas razões. Primeiro, os cálculos são relativamente complexos. Segundo o método passo a passo costuma fornecer resultados razoavelmente próximos dos resultados oferecidos pelo método recíproco.
Embora os departamentos de serviços não gerem receitas, podem cobrar pelos serviços que prestam. Desse modo, não se exigirá que os outros departamentos arquem com custos pelos quais o departamento de serviços já foi reembolsado.
Alocação do Custo pelo Comportamento
Sempre que possível, os custos dos departamentos de serviços devem ser separados em fixos e variáveis e alocados separadamente. Esse procedimento é necessário para prevenir possíveis injustiças na alocação, bem como para proporcionar dados mais úteis para o planejamento e o controle das operações departamentais.
Custos Variáveis: São desembolsos decorrentes do fornecimento de serviços cujo total muda proporcionalmente às variações do nível de serviços prestado. Como regra geral, devem ser cobrados dos departamentos usuários de acordo com a atividade causadora dos custos envolvidos.
Custos Fixos: Representam custos de tornar a capacidade disponível para uso. Esses custos devem ser alocados aos departamentos usuários por meio de quantias gerais predeterminadas, ou seja, o total cobrado de cada departamento usuário é estabelecido de antemão e, uma vez fixado, não muda de período para período.
Alocar Custo Real ou Custo Orçado?
A resposta é: os custos orçados. Se os custos reais forem alocados, qualquer falta de controle por parte do departamento de serviços é simplesmente incluída na alocação rotineira aos outros departamentos.
Qualquer variação dos custos orçados deve ser mantida no departamento de serviços e encerrada no final do ano contra as receitas da companhia ou contra o custo dos produtos vendidos, juntamente com as demais variações.
Resumo das Diretrizes da Alocação de Custos
Três linhas mestras para alocação dos custos do departamento de serviços:
Se possível, deve ser conservada a separação entre custos variáveis e custos fixos do departamento de serviços;
Os custos variáveis devem ser alocados pela taxa orçada, de acordo com a atividade geradora do custo.
Se forem feitas no inicio do ano, as alocações devem basear-se no nível orçado da atividade planejada dos departamentos usuários.
Alocação do custo variável no inicio do período = taxa orçada x atividade orçada
Se forem feitas no final do ano, as alocações devem basear-se no nível real da atividade ocorrida no período..
Alocação do custo variável no final do período = taxa orçada x atividade real
As alocações feitas no inicio do ano serviriam para fornecer dados para o cálculo das taxas de custo indireto para apurações do custo dos produtos e para o faturamento dos serviços dos departamentos operacionais. As alocações efetuadas no final do ano iriam servir para fornecer dados para comparar o desempenho real com o desempenho planejado.
Os custos fixos representam os custos da disponibilidade da capacidade. Quando viáveis, esses custos devem ser alocados por meio de quantias gerais predeterminadas. O valor que vai para cada departamento deve ser proporcional às necessidades primitivas que deram origem ao investimento no departamento de serviços.
Efeito das Alocações nos Departamentos Operacionais
Uma vez concluídas as alocações, os departamentos operacionais fazem o que com elas? As alocações geralmente são incluídas na avaliação de desempenho dos departamentos operacionais e, também, na determinação da sua respectiva rentabilidade. 
Além disso, se os departamentos operacionais forem responsáveis pela fixação de taxas de custo indireto para custeio dos produtos ou serviços, os custos alocados se somam aos custos dos departamentos operacionais, e o total é empregado como base para a determinação das taxas.
O orçamento flexível serve de meio para agregar os custos alocados do departamento de serviços com os custos do departamento operacional e para determinação das taxas de custos indiretos.
Alguns Cuidados na Alocação de Custos do Departamento de ServiçoArmadilhas na alocação dos custos fixos
Em vez de alocar os custos fixos por totais gerais predeterminados, algumas firmas os rateiam por intermédio de um critério de alocação variável, que muda de período a período. Essa prática pode distorcer as decisões e criar sérias injustiças entre os departamentos, em razão do fato de os custos fixos alocados a um departamento serem muito influenciados pelo que ocorre em outros departamentos ou setores da organização.
Essa justiça é quase inevitável quando se emprega uma base variável na alocação de custos fixos. O gerente de uma área pode ficar contrariado com a injustiça imposta ao seu departamento, mas se sentirá impotente para fazer qualquer coisa a esse respeito. O resultado será perda de confiança no sistema e considerável mal-estar.
Cuidados com as Vendas como critério de Alocação
Durante anos, o valor das vendas foi o critério de alocação favorito dos custos do departamento de serviço. Uma das razões é que o valor das vendas é um critério simples, direto e fácil de se trabalhar. Outra razão é que as pessoas tendem a considerar o valor das vendas com medida de bem-estar, ou de “capacidade de pagamento”, e, portanto, uma medida de presteza com que os custos podem ser absorvidos de outras partes da organização.
Infelizmente, o valor das vendas muitas vezes é um critério de alocação ruim, pelo fato de as vendas variarem de período para período, enquanto os custos a serem alocados em grande parte são naturalmente fixos.
Deve-se Alocar Todos os Custos?
Sim. Como regra geral, os custos em que qualquer departamento de serviços incorreu em conseqüência da prestação de serviços especificados aos departamentos operacionais devem ser alocados entre esses departamentos e utilizados na determinação das taxas de custos indiretos e na mensuração do desempenho e da rentabilidade. A única oportunidade em que não se segue essa regra geral é nas situações em que do ponto de vista da administração, a alocação provoca respostas indesejáveis no comportamento do pessoal dos departamentos operacionais.