CAPÍTULO 2 IMPLANTAÇÃO E UTILIZAÇÃO DO SISTEMA ORÇAMENTÁRIO

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2 IMPLANTAÇÃO E UTILIZAÇÃO DOSISTEMA ORÇAMENTÁRIO
2) É INTERESSANTE PROGRAMAR CONTATOS DIRETOS ENTRE OS ADMINISTRADORES DE LINHA E O GERENTE DE ORÇAMENTOS PARA QUE SEJA COMPREENDIDA A REALIDADE OPERACIONAL DA EMPRESA PARA QUE NÃO SEJA PROJETADO UM SISTEMA ORÇAMENTÁRIO FORA DA REALIDADE DA EMPESA.
2.3 ADEQUAÇÃO DO SISTEMA DE ORÇAMENTOS À ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA EMPRESA
UM SISTEMA ORÇAMENTÁRIO PRESSUPÕE A DESIGNAÇÃODE NÍVEIS DE AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE PELAS DECISÕES ALEM DE MEDIDAS NECESSÁRIAS PARA QUE SEJAM ALCANÇADOS OS OBJETIVOS DA EMPRESA, QUALQUER QUE SEJA O CRITÉRIOADOTADO (PRODUTO, FUNÇÃO OU REGIÃO), OU SEJA, A CHAMADA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA EMPRESA.
2.3.1 RESPONSABILIDADE E CONTROLE
NA EXECUÇÃO DA TAREFA DE CONTROLE É ESSENCIAL A EXISTENCIA DE LINHAS DEFINIDAS DE RESPONSABILIDADE. A FONTE DE DADOS PARA CONTROLE É A CONTABILIDADE ATRAVÉS DA CONTABILIDADE POR ÁREAS DE RESPONSABILIDADE.
TEMOS 3 TIPOS DE ÁREAS DE RESPONSABILIDADE NUMA EMPRESA : CENTROS DE CUSTOS, CENTROS DE RESULTADOS E CENTROS DE INVESTIMENTO.
2.3.1.1 CENTROS DE RESPONSABILIDADE
A) CENTRO DE RESULTADO – PERMITE QUE O DESEMPENHO DO ADMINISTRADOR DE UM SEGMENTO OPERACIONAL DE UMA EMPRESA SEJA AFERIDO COM BASE NA MANEIRA PELA QUAL O RESULTADO PLANEJADO É ATINGIDO (ABAIXO OU ACIMA).
B) CENTRO DE INVESTIMENTO – É ACRESCENTADO AO ANTERIOR UMA MEDIDA COM BASE NA SUA TAXA DE RETORNO (RESULTADO/INVESTIMENTO).
EXEMPLO : ESCRITÓRIO DO RJ E SP.
2.3.1.2 PLANO DE CONTAS POR CENTROS DE RESPONSABILIDADE
PLANO DE CONTAS POR NATUREZA
CÓDIGO DESPESAS
00301 LUZ E FORÇA
00302 ÁGUA
00303 TELEFONE
00304 CORREIOS E MALOTES
00305 TRANSPORTE DO PESSOAL
PLANO DE CONTAS POR CENTRO DE RESPONSABILIDADE
CÓDIGO DESPESAS
00301 LUZ E FORÇA TOTAL
0030101 LUZ E FORÇA – DEPTO DE PRODUÇÃO
0030102 DEPTO DE MANUTENÇÃO
.
.
00302 ÁGUA – TOTAL
0030201 DEPTO DE PRODUÇÃO
0030202 DEPTO DE MANUTENÇÃO
2.4 PROBLEMAS COMPORTAMENTAIS ENCONTRADOS NA UTILIZAÇÃO DE UM SISTEMA DE ORÇAMENTOS
A) UTILIZAR O SISTEMA ORÇAMENTÁRIO COMO UM MEIO DE FIXAR PADRÕES DE DESEMPENHO, MEDIR RESULTADOS REAIS E ORIENTAR A ADMINISTRAÇÃO PARA UMA ATUAÇÃO SATISFATÓRIA;
B) NÃO SUSBSTITUIR PLANOS POR ORÇAMENTOS, JÁ QUE O ORÇAMENTO É A REPRESENTAÇÃO NUMÉRICA DOS PLANOS;
C)PARTICIPAÇÃO DOS DIFERENTES ADMINISTRADORES NA ELABORAÇÃO DE ORÇAMENTOS;
D) INSISTIR NA DEFINIÇÃO CLARA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL , LINHAS E NÍVEIS DE AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE;
E) FORMULÁRIOS E RELATÓRIOS DO SISTEMA DEVEM BASEAR-SE MAIS NOS ASPECTOS OPERACIONAIS DA EMPRESA DO QUE NO PROCEDIMENTO DE ESCRITURAÇÃO DOS LIVROS CONTÁBEIS;
F) A TAREFA DA CONTROLADORIA E IMPLANTAR, MANTER E COORDENAR O FUNCIONAMENTO DE UM SISTEMA ORÇAMENTÁRIO, NÃO EMITIR ORDENS AOS SETORES OPERACIONAIS.
2.5 EXIGÊNCIAS IMPORTANTES PARA A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ORÇAMENTÁRIO DE UMA EMPRESA.
IMPLANTAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA ORÇAMENTÁRIO CONSISTINDO :
INSTRUÇÕES E FORMULÁRIOS A SEREM UTILIZADOS NA ELABORAÇÃODE PLANOS ORÇAMENTÁRIOS;
INDICAÇÕES QUANTO ÀS RESPONSABILIDADES PELA PRODUÇÃO DE ESTIMATIVAS NUMÉRICAS A SEREM INSERIDAS NOS PLANOS;
CRONOGRAMA INDICATIVO DOS PRAZOS PARA A CONCLUSÃO DOS ORÇAMENTOS PARCIAIS E DE TODO O ORÇAMENTO CONSOLIDADO DA EMPRESA, PARA SUBSEQUENTE ENTREGA AOS SETORES QUE OS SOLICITAM PARA ELABORAÇÃO DE SEUS PRÓPRIOS PLANOS, OU PARA APROVAÇÃO;
INDICAÇÃO DOS SETORES OU EXECUTIVOS AOS QUAIS ESSES ORÇAMENTOS DEVM SER APRESENTADOS;
INSTRUÇÕES E FORMULÁRIOS PARA A EMISSÃO DE RELATÓRIOS DE CONTROLE, INCLUINDO A FREQUÊNCIA DE PREPARAÇÃO E AS PREVISÕES QUANTO A COMENTÁRIOS DE ANÁLISE OU INTERPRETAÇÃO;
FONTES DE DADOS PARA A PREPARAÇÃO DOS RELATÓRIOS. NO CASODO PLANO DE UM CENTRO DE CUSTOS , DEVE SER INDICADO, PARA CADA LINHA DO RELATÓRIO SOB A FORMA DE UMA TABELA DE VALORES NUMÉRICOS, O NÚMERO OU CÓDIGO DA CONTA QUE ACUMULAR O ITEM DE RECEITA OU DESPESA EM QUESTÃO;
OS PRAZOSPARA ELABORAÇÃO DOS RELATÓRIOS E OS EXECUTIVOS OU SETORES DA EMPRESA AOS QUAIS DEVEM SER ENTREGUES, EM QUANTAS CÓPIAS, E QUAIS DESSAS CÓPIAS SÃO ENCAMINHADAS A QUAIS PESSOAS.
2.6 ATRIBUIÇÕES DO RESPONSÁVEL PELA ÁREADE ORÇAMENTOS
A) ASSISTIR A ALTA ADMINISTRAÇÃO EM MATÉRIASLIGADAS AO USO DE ORÇAMENTOS;
B) FAZER RECOMENDAÇÕES E AUXILIAR NA INTRODUÇÃO DE QUAISQUER TÉCNICAS OU PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DE PLANOS ORÇAMENTÁRIOS OU PREPARAÇÃO DE RELATÓRIOS OOU COMUNICADOS DE RESULTADOS EFETIVOS;
C) PROJETAR E PROPOR OS FORMULÁRIOS E IMPRESSOS A SEREM USADOS NOS PLANOS E RELATÓRIOS DO SISTEMA;
D) REALIZAR E APRESENTAR AS ANÁLISES DE RESULTADOS VERIFICADOS, COM AS CONSEUQENTES COMPARAÇÕES COM OS RESULTADOS PLANEJADOS, SOB A FORMA DE RELATÓRIOS DE ATIVIDADES DESENVOLVIDAS POR FUNCIONÁRIOS ISOLADOS E POR GRUPOS OU SETORES DA EMPRESA;
E) SUPERVISIONAR E PROMOVER, COM O APOIO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO E A PARTICIPAÇÃO DOS SETORES ENVOLVIDOS, TODA E QUALQUER MUDANÇA DOS PROCEDIMENTOS (INCLUSIVE FORMULÁRIOS) ADOTADOS NA ELABORAÇÃO DOS PLANOS E NA CONFECÇÃO DE RELATÓRIOS, BEM COMO NA ANÁLISE DOS DADOS REAIS E DAS COMPARAÇÕES CONTIDAS NESSES RELATÓRIOS. 
 
2.1 PRINCÍPIOS DA BOA UTILIZAÇÃO DE ORÇAMENTOS
É INDISPENSÁVEL QUE A ALTA CÚPULA ADMINISTRATIVA DA EMPRESA APÓIE A TILIZAÇÃO DO SISTEMA EM SEUS VÁRIOS ASPECTOS, POIS TRATA-SE DA FORMALIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE DAS OPERAÇÕES ANUAIS;
É PRECISO QUE O USO DO SISTEMA ORÇAMENTÁRIO PREVEJA, ATRAVÉS DE UM CALENDÁRIO E ROTEIRO APROPRIADO, O ENVOLVIMENTO DELIBERADO DOS ADMINISTRADORES RESPONSÁVEIS PELO SUCESSO DAS OPERAÇÕES DA EMRESA, PARTICIPANDO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO;
É INDISPENSÁVEL QUE O SISTEMA ORÇAMENTÁRIO, PARTICULARMENTE NA SUA FASE DE ACOMPANHAMENTO E CONTROLE, GERE INFORMAÇÕES QUE DÊEM DESTAQUE APENAS ÀS DIFERENÇAS SIGNIFICATIVAS (DESVIOS) ENTRE O DESEMPENHO PLANEJADO E REALIZADO.
WELSCH DENOMINA O ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DAS VARIAÇÕES SIGNIFICATIVAS DE “ADMINISTRAÇÃO POR EXCEÇÃO”, QUE DEPENDE DO GRAU DE INCERTEZA COM QUE A EMPRESA FAZ SUAS ESTIMATIVAS ORÇAMENTÁRIAS, QUE ESTÁ RELACIONADO A DOIS ASPECTOS :
A SOFISTICAÇÃO OU REFINAMENTO DOS PROCEDIMENTOS DE ESTIMAÇÃO;
A INSTABILIDADE DO AMBIENTE EXTERNO À EMPRESA.
2.2 NECESSIDADE DE CRIAÇÃO DE NOVA MENTALIDADE
É PRECISO A CRIAÇÃO DE UM PROCESSO DE EDUCAÇÃO ORÇAMENTÁRIA DENTRO DA EMPRESA E UMA ATITUDE APROPRIADA AO APROVEITAMENTO DAS VANTAGENS DO SISTEMA.
TUNG IDENTIFICA DOIS GRUPOS DE PESSOAS NA EMPRESA, EM RELAÇÃO A RECEPTIVIDADE DO SISTEMA ORÇAMENTÁRIO EM SUA IMPLANTAÇÃO OU UTILIZAÇÃO: OS ENTUSIASTAS E OS INDIFERENTES.
OS ENTUSIASTAS – POR ONDE É ACONSELHÁVEL INICIAR A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ORÇAMENTÁRIO, PARA QUE OS RESULTADOS SATISFATÓRIOS FACILITEM A ACEITAÇÃO DOS DEMAIS;