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1 SECRETARIA DE ESTADO DE SEGURANÇA PÚBLICA INSTITUTO DE ENSINO DE SEGURANÇA DO PARÁ COORDENADORIA DE ENSINO SUPERIOR CURSO DE APERFEIÇOAMENTO DE OFICIAIS E DELEGADOS DE POLÍCIA (CAODP/2015) “ESPECIALIZAÇÃO EM DEFESA SOCIAL E CIDADANIA” ALDEMAR BATISTA TAVARES DE SOUSA O NÚCLEO DE PROJETOS CORPORATIVOS: perspectivas dos agentes do Sistema Estadual de Segurança Publica e Defesa Social - SIEDS Marituba /PA 2015 2 ALDEMAR BATISTA TAVARES DE SOUSA O NÚCLEO DE PROJETOS CORPORATIVOS: perspectivas dos agentes do Sistema Estadual de Segurança Publica e Defesa Social - SIEDS Monografia apresentada como requisito para a conclusão do Curso de Aperfeiçoamento de Oficiais (CAODP/2015), e obtenção do título de Especialista em Defesa Social e Cidadania realizada no Instituto de Ensino de Segurança do Pará (IESP), sob a orientação da Prof. Msc. João Francisco Garcia Reis. Marituba /PA 2015 3 ALDEMAR BATISTA TAVARES DE SOUSA O NÚCLEO DE PROJETOS CORPORATIVOS: perspectivas dos agentes do Sistema Estadual de Segurança Publica e Defesa Social - SIEDS Banca examinadora: ________________________________________ Prof. Msc. João Francisco Garcia Reis (Orientador) ________________________________________ Examinador 1 ________________________________________ Examinador 2 Marituba /PA 2015 4 "Desde que as organizações estão envolvidas até as orelhas em projetos, a forma como esses vários esforços são geridos determina se as empresas prosperam ou naufragam. Se os projetos - tanto estratégicos como específicos - são bem geridos, então, a empresa tende a atingir os seus objetivos. Se estes projetos são mal conduzidos, os ventos do destino soprarão duramente sobre a organização. Assim, existe uma forte justificativa para aprimorar a capacidade da organização para gerenciar projetos". (Dinsmore, 1999, p.6. tradução livre). 5 AGRADECIMENTOS São muitas as pessoas que contribuíram de alguma forma, para que eu pudesse realizar este trabalho. De coração, agradeço... ... A DEUS, Pai Soberano, a quem pedi ânimo, calma e sabedoria em minhas orações; ... Ao meu amor, Elcimar Lima, por todo apoio, incentivo, compreensão, dedicação e carinho, que me permitiram seguir em frente; ... Aos meus filhos queridos, Daniel e Raquel, que compreenderam as minhas ausências em importantes momentos do convívio íntimo que subtraí em favor desse trabalho, pois o tempo não para, e mesmo assim, retribuíram com o estímulo e a serenidade que necessitei durante todo o meu percurso no decorrer do Curso e na preparação deste trabalho. ... Ao meu orientador, João Francisco Garcia Reis, por toda a atenção e dedicação, que foram fundamentais para o sucesso deste trabalho; ... Ao meu chefe e amigo, Ruy Celso Lobato dos Santos, pela compreensão, pelas palavras de apoio e por tantas horas disponibilizadas para a construção deste trabalho; ... Aos meus amigos e parceiros do Núcleo de Projetos Corporativos da SEGUP, Luiz Diogo, Wagner Carneiro e Luiz Felipe Leite, fontes de amizade e grandes risadas, que se prontificaram em colaborar com o estudo; ... Aos professores por todo conhecimento não só profissional, mas experiência pessoal. ... Aos servidores do SIEDS que se disponibilizaram em participar das entrevistas e pelas horas dedicadas a me fornecer informações. ... A todos aos colegas com que convivi no CAO/DP 2015 que me fizeram crescer pessoalmente e ver que a jornada apenas começou e nunca estamos sozinhos. Obrigado a todos. 6 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho à minha família, especialmente aos meus pais, Adalberto Tavares e Sancha Batista, in memorian, que me deram estrutura e motivação para que eu pudesse lutar pelos meus sonhos e por melhores oportunidades. 7 RESUMO SOUSA, Aldemar Batista Tavares de. “O NÚCLEO DE PROJETOS CORPORATIVOS: perspectivas dos agentes do Sistema Estadual de Segurança Publica e Defesa Social - SIEDS”. Belém/PA: IESP-PA/UEPA. Trabalho de Conclusão de Especialização em Gestão Estratégica em Defesa Social/CAO/2014, 2016. O objetivo do presente trabalho foi abordar a atividade do Núcleo de Projetos Corporativos (NPC) da Secretaria de Estado de Segurança Pública e Defesa Social (SEGUP), como escritório de gerenciamento de projetos, mais precisamente, as transformações ocorridas após sua implantação quanto à atividade de captação de recursos financeiros destinados aos órgãos que compõem o Sistema de Estadual de Segurança Pública e Defesa Social (SIEDS) segundo as percepções dos servidores do SIEDS, tanto os que trabalham no núcleo quanto aos que não pertencem ao núcleo, mas que conhecem o trabalho lá realizado. O tema foi escolhido por sua relevância para a administração pública, principalmente porque os órgãos de segurança pública do Estado do Pará estão aproveitando as ferramentas utilizadas pelas empresas da iniciativa privada, como foi o caso da criação do NPC ampliar a captação de recursos financeiros. A pesquisa pode ser classificada como qualitativa e de caráter exploratório, pois buscou proporcionar maior familiaridade com o tema abordado, com vistas a torná-lo mais explícito, proporcionando aprimoramento de ideias sobre assunto central da monografia. Parte das informações foi obtida mediante levantamento bibliografia e documental sobre a base teórica e algumas peculiaridades sobre o NPC, bem como contou com a realização de nove entrevistas com os servidores que pertencem ao SIEDS e também os servidores do NPC. Na parte das considerações foram apresentados os resultados da pesquisa mediante a análise das entrevistas onde foi verificada a percepção dos membros das instituições do SIEDS referente à implantação do NPC quanto ao processo de captação de recursos. Palavras-chave: gestão de projetos, núcleo de projetos corporativos, segurança pública. 8 ABSTRACT SOUSA, Aldemar Batista Tavares de. "The CORPORATE PROJECTS CENTER: perspectives of the agents of the State System of Public Security and Social Defense - SIEDS". Belém / PA: IESP-PA / UEPA. Work Completion specialization in Strategic Management in Social Defense / CAO / 2014 2016. The aim of this paper was to analyze the activity of the Center for Corporate Projects (CCP) of the Secretariat of State for Public Security and Social Defense (SEGUP) as project management office, more precisely, the changes occurring after its implementation for activity the mobilization of financial resources for the agencies that make up the State System of Public Security and Social Defense (SSPSSD) in the perception of SSPSSD servers, both those working in core designs as those who do not belong to the core, but they know the work performed there. The theme was chosen for its relevance to the government, mainly because the public security organs of the State of Pará are taking advantage of the tools used by companies in the private sector, as was the case of the CCP creation expand fundraising. The research can be classified as qualitative and exploratory, it sought to providegreater familiarity with the subject discussed, in order to make it more explicit, providing enhancement ideas about the central subject of the thesis. Part of the information was obtained by surveying literature and documentary about the theoretical basis and some peculiarities of the CCP, and included the realization of interviews with nine servers belonging to SIEDS and also the servants of the CCP. In the considerations of the survey results were presented by analyzing the interviews where it was detected the perception of members of SSPSSD institutions regarding the implementation of the CCP as the fundraising process. Keywords: project management, core corporate projects, public safety. 9 LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURA 01: GRUPOS ENVOLVIDOS NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ....... 22 FIGURA 02: ETAPAS DE CONSTRUÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 23 FIGURA 03: MAPA ESTRATÉGICO DO SISTEMA ESTADUAL DE SEGURANÇA PÚBLICA E DEFESA SOCIAL ................................................................................................. 24 FIGURA 04: REPRESENTAÇÃO DE PROJETOS NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS...................................................................................................................................... 25 FIGURA 05: PROJETOS X PROCESSOS OPERACIONAIS ..................................... 26 FIGURA 06: REPRESENTAÇÃO DE SUBPROJETO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS............................................................................................................... 26 FIGURA 07: REPRESENTAÇÃO DE PORTFÓLIO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS................................................................................................................ 27 FIGURA 08: NÍVEIS DE ATUAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS SEGUNDO BARBALHO E JUGEND (2014) COM INTRODUÇÃO DE KERZNER.......................... 35 FIGURA 09: SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE GESTÃO DE PROJETOS................ 37 FIGURA 10: ORGANOGRAMA DO SISTEMA ESTADUAL DE SEGURANÇA PÚBLICA E DEFESA SOCIAL DO ESTADO DO PARÁ..................................................... 41 FIGURA 11: ORGANOGRAMA DA SEGUP......................................................................... 43 FIGURA 12: ORGANOGRAMA DA LOCALIZAÇÃO DO NPC NA SEGUP................ 46 FIGURA 13: CICLO DE VIDA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS PPC – ALTO NÍVEL........................................................................................................................ 47 FIGURA 14: MODELO DE CANVAS PARA O PROJETO...................................... 48 FIGURA 15: TERMO DE ABERTURA DO PROJETO............................................. 49 FIGURA 16: MATRIZ DE PODER E INTERESSE – COM DUAS PARTES INTERESSADAS....................................................................................................... 50 FIGURA 17: EXEMPLO DE UMA EAP DE PROJETO............................................. 51 FIGURA 18: CRONOGRAMA DE PROJETO ........................................................... 52 FIGURA 19: PLANO DE COMUNICAÇÃO .............................................................. 53 FIGURA 20: EXEMPLO DE UMA MATRIZ DE PROBABILIDADE E IMPACTO COM DOIS RISCOS DE PROJETO ................................................................................................. 53 FIGURA 21: TERMO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO.......................................... 54 10 LISTA DE TABELAS TABELA 01: ATRIBUIÇÕES DO NPC QUANTO AO GERENCIAMENTO DE PROJETO............................................................................................................. 46 TABELA 02: OBJETIVOS DO NPC QUANTO AO GERENCIAMENTO DE PROJETO............................................................................................................. 47 TABELA 03: INTENS DO TCP............................................................................ 48 TABELA 04: AÇÕES DO TAP/ BRAINSTORMING PUMAWEB......................... 49 TABELA 05: CRITÉRIOS DA EAP/ BRAINSTORMING PUMAWEB.................. 50 TABELA 06: CRIAÇÃO DO CRONOGRAMA/ BRAINSTORMING PUMAWEB. 51 TABELA 07: CRONOGRAMA DE PROJETO..................................................... 52 11 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CBMPA – Corpo de Bombeiros Militar do Pará CETRAN – Conselho Estadual de Trânsito CICSP – Comitê Integrado de Corregedores de Segurança Pública CIGESP – Comitê Integrado de Gestores da Segurança Pública CONSEP – Conselho Estadual de Segurança Pública CPC RC – Centro de Perícias Científicas “Renato Chaves” DETRAN – Departamento de Trânsito do Estado do Pará EGP – Escritório de Gerenciamento de Projetos. GGI/PA – Gabinete de Gestão Integrada de Segurança Pública GIGN – Gabinete Interinstitucional de Gerenciamento e Negociação NGR – Núcleo de Gestão de Resultados NPC – Núcleo de Projetos Corporativos PCPA – Polícia Civil do Estado do Pará PMBOK® – Project Management Body of Knowledge PMI – Project Management Institute. PMO – Project Management Office PMPA - Polícia Militar do Pará SAGA – Secretaria-Adjunta de Gestão Administrativa SAGO – Secretaria-Adjunta de Gestão Operacional SAIAC – Secretaria-Adjunta de Inteligência e Análise Criminal SEGUP – Secretaria de Estado de Segurança Pública e Defesa Social SUSIPE – Superintendência do Sistema Penitenciário do Estado do Pará TQM – Total Quality Management 12 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 13 2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ....................................................................... 18 3. A GESTÃO DE PROJETOS.................................................................................. 25 3.1. A gestão de projetos na Administração Pública ....................................... 27 3.2. O Escritório de Gestão De Projetos ........................................................... 31 3.3. Classificação dos Escritórios de Projetos ................................................. 34 3.4. A captação de recursos ............................................................................... 40 4 O SISTEMA ESTADUAL DE SEGURANÇA PÚBLICA E DEFESA SOCIAL ........ 41 4.1 O Núcleo de Projetos Corporativos ............................................................. 44 4.2. A metodologia do Núcleo de Projetos Corporativos ................................. 46 5. ANÁLISE E RESULTADOS .................................................................................. 55 5.1. Análise das entrevistas realizadas com Servidores Internos ao NPC ..... 55 5.2 Análise das entrevistas realizadas com Servidores Externos ao NPC..... 60 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................. 65 7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................... 68 8. APÊNDICES.......................................................................................................... 71 9. ANEXOS ............................................................................................................... 73 13 1. INTRODUÇÃO As instituições públicas, mais precisamente, as que fazem parte do Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social (SIEDS) possuem um rol de atividades bastante complexas. E para que possam desenvolvê-las com qualidade satisfatória precisam, primeiramente, verificar suas necessidades, avaliar o que querem fazer e relacionar o que podem realizar. Só assim, poderão mensurar suas disponibilidades orçamentárias e necessidades financeiras e encontrarformas de obter soluções para executar as ações não atendidas pelos recursos próprios. Diante desse cenário, evidencia-se a necessidade da captação de recursos financeiros, função essa de fundamental importância que é desempenhada nas corporações por uma estrutura organizacional denominada de “escritório de gerenciamento de projetos (EGP1)”, que tem a função de, além da descrita anteriormente, padronizar os processos de interesse da corporação relacionados a seus projetos. Este trabalho tem o objetivo de relatar a pesquisa que foi realizada como requisito para conclusão do Curso de Aperfeiçoamento de Oficiais (CAODP/2015), onde o objeto de pesquisa foi o Núcleo de Projetos Corporativos (NPC) da Secretaria de Estado de Segurança Pública e Defesa Social (SEGUP), como escritório de gerenciamento de projetos, mais precisamente, as transformações ocorridas após sua implantação quanto à atividade de captação de recursos financeiros destinados aos órgãos que compõem o Sistema de Estadual de Segurança Pública e Defesa Social (SIEDS). A pesquisa buscou enfatizar “os aspectos teóricos e metodológicos” de experiências bem-sucedidas, implantadas e desenvolvidas dentro e fora do próprio SIEDS, das quais seus relatos demonstraram as transformações propiciadas pela implantação de Escritórios de Projetos, bem como expondo o amadurecimento das instituições que se utilizaram das práticas (expertises) e experiências acumuladas no decorrer do tempo. O desenvolvimento dessa pesquisa teve por escopo investigar e apresentar 1 Do inglês Project Management Office (PMO). 14 ao leitor o tema “Escritório de Gerenciamento de Projetos na Administração Pública”, de forma a tecer reflexão sobre o papel que as referidas estruturas organizacionais desempenham nas instituições públicas, agindo positivamente na melhoria da atividade de captação de recursos financeiros para os órgãos da administração pública, mais precisamente, do Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social do Estado do Pará. Precisamente, a pesquisa, expõe como o Núcleo de Projetos Corporativos (NPC) atua, como estrutura departamental da Secretaria de Estado de Segurança Pública e Defesa Social do Estado do Pará, frente à atividade de captação de recursos financeiros destinados a contribuir com a melhoria das atividades desenvolvidas pelas instituições que fazem parte do Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social do Estado. O fato observado é que a instituições públicas precisam adequar suas ações às novas necessidades presentes na sociedade. Para tanto, tais instituições, jamais poderão deixar de considerar que fazem parte de um sistema dinâmico e envolvente que engloba todas as instituições sociais e que a cada momento toma novos rumos, cria novas necessidades de ação e, consequentemente, a necessidade de recursos financeiros, bem como exigem atitudes cada vez mais rápidas e com menor desperdício de tempo e recursos. Nas empresas privadas, tradicionalmente a captação de recursos é uma das atividades desenvolvidas pelos Escritórios de Gerenciamento de Projetos. Na Secretaria Estadual de Segurança Pública e Defesa Social (SEGUP), o Escritório de Projetos é denominado de Núcleo de Projetos Corporativos (NPC). Assim sendo, realizamos este estudo procurando responder à seguinte indagação central: “Em que medida a criação do Núcleo de Projetos Corporativos (NPC) trouxe modificações para a atividade de captação de recursos financeiros para os órgãos de Segurança Pública?”. Com o intuito de obter a resposta para tal questionamento, ainda por meio da pesquisa, buscou-se responder às perguntas assessórias e pontuais, a saber: quais as mudanças alcançadas com a criação do Núcleo de Projetos Corporativos (NPC) no processo de captação de recursos para os órgãos do SIEDS?; e qual a percepção dos membros das instituições do SIEDS quanto à implantação do NPC 15 referente ao processo de captação de recursos?. Como ponto inicial e como forma de nortear nossa investigação, foi utilizada inicialmente uma possível resposta para a pergunta, qual seja, a hipótese de que “O Núcleo de Projetos Corporativos (NPC) da SEGUP, melhorou e facilitou a atividade de captação de recursos financeiros para os órgãos que compõem o Sistema de Estadual de Segurança Pública e Defesa Social”. Essa suposição poderia ser confirmada ou não após o recolhimento de dados observados e na consequência da necessidade de explicação dos fenômenos associados a esses dados. Seguindo nessa linha de pensamento, foi eleito como objetivo geral da pesquisa a ação de “identificar quais as mudanças, alcançados com a criação do NPC no processo de captação de recursos para os órgãos do SIEDS”. E para se chegar a esse objetivo maior, este foi decomposto em dois objetivos específicos, a saber: “Verificar que condições possibilitam a criação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos (EGPs) nas instituições públicas”; e “Verificar a percepção dos membros das instituições do SIEDS referente à implantação do NPC quanto ao processo de captação de recursos”. Com base no objetivo geral, a pesquisa foi desenvolvida de forma que pudesse ser classificada como sendo uma pesquisa exploratória, pois buscou “proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito”. Assim sendo, proporcionou o “aprimoramento de ideias” do assunto central da monografia, especialmente porque grande parte das informações foi obtida mediante levantamento documental, bem como foram realizadas 05 (cinco) entrevistas com um representante dos órgãos que compõe o SIEDS e 04 (quatro) entrevistas com os servidores do Núcleo de Projetos Corporativos. A pesquisa abordou também, documentos e informações referentes ao NPC e à SEGUP, tais como a Lei nº 7.584, de 28 de dezembro de 2011, que dispõe sobre a reorganização SIEDS, a Metodologia para Gerenciamento de Projetos; Manual básico para padronização de atividades do Núcleo de Projetos Corporativos, ambos elaborados e pertencentes ao referido Núcleo. Foram utilizados, ainda, materiais como: Project Model Canvas, PMBOK® e etc. Foram objeto de pesquisa também, as observações por parte do autor da 16 pesquisa mediante sua participação durante a elaboração de projetos e cumprimento das diligências para adequações e enquadramento dos respectivos projetos de captação de recursos apresentados pela Secretaria, junto às fontes concedentes. Outra forma empregada para realizar a coleta de dados foi a utilização de entrevistas semiestruturadas aplicadas aos agentes que trabalharam ou trabalham direta ou indiretamente (Polícia Civil, Polícia Militar, Centro de Perícias Científicas, Corpo de Bombeiros) no NPC da SEGUP. Esta estratégia metodológica teve por escopo proporcionar maior liberdade para que o entrevistado pudesse se manifestar. A principal característica das entrevistas realizadas foi a utilização de um roteiro previamente elaborado, o que lhe confere a classificação de entrevista do tipo semiestruturada, semidiretiva ou semiaberta (Manzini, 2004). A cada grupo de pesquisados foi elaborado um roteiro específico, sendo que o roteiro direcionado aos servidores internos contou com um total de 17 (dezessete) perguntas e aos servidores externos um total de 10 (dez) perguntas pré-elaboradas. É importante salientar que na hora da realização das entrevistas verificava-se a necessidade de realizar todas as perguntas, de se cortar algumas ou de se acrescentar outros questionamentos. Para se cumprir o objetivo da pesquisa, que tem um caráter qualitativo, no período de 26 de janeiro de 2016 a05 de fevereiro de 2016 foram realizadas 09 (neve) entrevistas com servidores do Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social, divididos em dois grupos. Para efeito dessa pesquisa, o público alvo das entrevistas, que serão denominados de servidores do Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social, foi atribuído aos servidores público que exercem a função de Coordenadores de Projetos do NPC e os que trabalham nos órgãos que compõe o SIEDS e algum cargo de gestão e que já trabalharam em parcerias com o Núcleo de Projetos Corporativos. Com relação aos grupos, o primeiro composto por 04 (quatro) servidores do Sistema que trabalham no NPC desde a sua criação em dezembro de 2011 ou logo após sua criação. Por sua vez, o segundo grupo está composto por 05 (cinco) servidores também do Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social, com a característica de não trabalharem no NPC, mas que de alguma forma conhecem o serviço desempenho pelo referido Núcleo. Outra característica desse grupo é a sua 17 média de tempo de servo prestado ao Estado que está em 19,8 (dezenove vírgula oito) anos de serviço. A pesquisa em principio foi realizada no arquivo do Núcleo de Projetos Corporativos (NPC) da SEGUP, tendo como base apoio informações oriundas dos projetos elaborados no referido Núcleo no período de 2011 a 2014, bem como em bibliografia sobre o tema, além de informações coletadas nas entrevistas que foram realizadas com membros internos e externos ao Núcleo no decorrer as pesquisas. A pesquisa está composta por cinco capítulos sendo que o primeiro capítulo faz uma introdução ao tema que será tratado, contextualizando a importância do tema abordado. Ainda apresenta o problema de pesquisa juntamente com suas perguntas assessórias, os principais objetivos da pesquisa, a forma como a pesquisa foi realizada, e os aspectos teóricos e metodológicos da pesquisa. O segundo capítulo trata sobre planejamento estratégico, as definições isoladas dos termos que o compõem até chegar à definição deste como um processo gerencial que examina a análise do ambiente externo e interno, onde se obtêm o conhecimento condições da empresa para prepara-la para responder com maior eficiência aos desafios. O terceiro capítulo faz um panorama sobre a gestão de projetos na administração pública, elencando as principais características que diferenciam as instituições públicas das privadas e sobre o Escritório de Gestão de Projetos, suas funções e atividades exercidas por um escritório de gerenciamento de projetos. O quarto capítulo trata sobre o Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social (SIEDS), sua composição e da SEGUP como órgão central daquele, apresenta o Núcleo de Projetos Corporativos como escritório de gerenciamento de projetos, e a metodologia utilizada na gestão de seus projetos. O quinto capítulo apresenta a análise e resultados das entrevistas realizadas, colhendo as principais impressões sobre o NPC e seu papel na captação de recursos. A análise foi dividida duas partes: servidores do SIEDS internos e externos ao Núcleo de Projetos Corporativos. Na parte final do capítulo e realizadas o link entre o resultado da pesquisa com a metodologia utilizada. 18 2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Uma organização não pode ser entendida como um ponto isolado no espaço. Ela é um elemento de um conjunto que mantém uma relação com outros elementos desse conjunto, faz parte de um sistema interligando-se com outras partes e compõe uma rede com os demais segmentos sociais. Como qualquer outro objeto, ela pode ter seu curso modificado pelo ambiente e, ao mesmo tempo, sua presença pode exercer fortes influências sobre todo o conjunto. Entretanto, toda organização possui uma razão de ser ou uma razão de existir, ou seja, possui um propósito bem definido, com objetivos e metas a serem alcançadas. Para as empresas privadas, o objetivo a ser perseguido é de alargar sua “participação no mercado, fortalecer sua marca, e obter maiores lucros” (VALLE et al, 2010, p. 41). Por outro lado, para as empresas públicas, seu objetivo é “fazer o bem”, atendendo às necessidades sociais ou às necessidades da própria administração pública. (CARNEIRO, 2012, p.104). Contudo, para que se atinja o objetivo ao qual se deseja toda empresa pública ou privada, deve fazer uso de um bom planejamento, pois não se atinge um objetivo só porque se quer atingi-lo. Quando desejam alcançar o sucesso e construir um futuro promissor, as organizações mobilizam esforços de uma forma proativa, levando em consideração o ambiente onde a mesma está inserida, sua atual situação e sua possível evolução. A esse processo Valle et al (2010, p.47) denomina de “Planejamento Estratégico”. Para Colen (2014, p.15) o planejamento é um processo que ocorre em duas situações. Primeiro, quando é possível falar em “eventos futuros conhecidos”, onde as decisões tomadas no presente propiciam antever, com determinada segurança, aquilo que ocorrerá futuramente. Segundo é quando se deseja “criar o futuro”, ou seja, quando aquilo que é feito hoje condiciona de alguma maneira nosso futuro. Mas, se executarmos o que foi planejado, o futuro poderá ser criado de forma que nossos desejos e aspirações sejam atendidos. Assim, o planejamento tem sito definido como um “processo consciente e metódico de construção do futuro” (COLEN, 2014, p.15). Por sua vez, Rocha (2006, p.31-32), vem nos dizer que o planejamento é uma das tarefas mais importantes que deve ser realizada pelo administrador, assim 19 sendo, o planejamento é ser realizado com vistas ao atingimento de objetivos tais como: a escolha de um destino; um diagnóstico dos caminhos alternativos; e a decisão do rumo específico para o alcance do destino escolhido. Outro conceito que necessitamos ter o entendimento é o de Estratégia, e para isso utilizaremos as informações trazidas por Macmillan e Tampoe (2000, Apud Liedke e Costa, 2003, s.p.) de que a palavra “estratégia” é um termo antigo que teve origem na Grécia Antiga, derivada dos vocábulos “strato” que quer dizer “exército” e “agein” relativo a “liderar”. O strategos foi um título criado no ano de 506 aC, em Atenas, atribuído a um general eleito durante a guerra contra a Pérsia. (Macmillan; Tampoe, 2000, Apud Liedke; Costa, 2003, s.p.). Para Rocha, o conceito de estratégia está muito ligado a operações militares, tanto assim que considera “uma ciência de planejar e de dirigir operações militares em grande escala, de manobrar forças na posição a mais vantajosa antes do enfrentamento real com o inimigo” (ROCHA, 2006, p.27). Esse autor ainda enfatiza que os estudos apontam que o foco principal da estratégia é a busca permanente pela obtenção de vantagens em uma competição, seja ela com um inimigo ou com possível adversário. Entretanto, se voltarmos nosso foco para o meio empresarial, iremos verificar que o conceito de estratégia evoluiu muito do decorrer do tempo. Enquanto no meio militar o objetivo era a “conquista e controle de territórios”, no meio empresarial é “conquista e controle de mercados”. Enquanto no meio militar a análise se dá levando em consideração as condições climáticas, condições do terreno, distribuição das forças e da estrutura de comando, no meio empresarial a análise leva em consideração o estudo do mercado, estrutura da indústria, pontos fortes e fracos, organização e liderança (FREIRE, 2008, p.24). Com essa visão empresarial, Fischimann e Almeida (2009, p.27) tecem sua compreensão acerca do tema, ao enunciarem que o Planejamento Estratégico pode ser entendido como “uma técnica administrativa que, através da análise do ambiente deuma organização, cria a consistência das suas oportunidades e ameaças do ambiente de uma organização”. Com essa mesma visão Rocha (2006, p.33) afirma que o planejamento estratégico é o processo gerencial que examina a análise do ambiente externo e interno, de modo que seja possível determinar um caminho amplo e generalizado para uma corporação. 20 Assim sendo, o planejamento estratégico, por sua vez, possui um papel bem especifico na instituição. Sua elaboração busca conhecer e analisar a empresa internamente, tomando conhecimento de suas reais condições de modo a prepara-la para responder com maior eficiência aos desafios apresentado pelo ambiente. Dependo dos cenários que serão gerados por essa análise, o planejamento estratégico seguirá rumo atingir as necessidades da referida corporação. Disso sairão suas necessidades e prioridades, as quais serão dispostas ordenadamente para serem desenvolvidas de modo a atingirem suas metas e objetivos, bem como suas estratégias e iniciativas, das quais surgirão seus projetos que farão com que a empresa, em nosso caso, as instituições públicas, alcance a posição que sua diretoria planejou estrategicamente. O planejamento estratégico do SIEDS foi elaborado em 2012 em parceria com a Brainstorming e Núcleo de Projetos Coorporativos (NPC), construído levando- se em consideração um horizonte temporal de 20 anos, ou seja planejamento estratégico 2012-2032. Nele foram formulados os objetivos e estratégias que afetam os rumos de cada instituição pertencente ao Sistema. O planejamento do SIEDS buscou o desenvolvimento de processos, técnicas e boas práticas administrativas que possibilitaram analisar as consequências futuras de decisões tomadas no presente, buscando a redução das incertezas envolvida no processo decisório, possibilitando o alcance dos objetivos e desafios estabelecidos para a Segurança Pública do Estado do Pará, tornando possível assim, maximizar resultados e minimizar deficiências. (NPC, 2015) Ao propor um planejamento estratégico para o SIEDS, a SEGUP busca agilizar a tomada de decisões, contribuindo para o enfrentamento da criminalidade, e permitindo ações inteligentes, efetivas e continuas para se alcançar o sucesso das metas estabelecidas no plano estratégico. A realização do Planejamento Estratégico do SIEDS, só foi possível depois da assinatura do Acordo de Cooperação Técnica entre Governo do Estado do Pará e a Instituição “Movimento Brasil Competitivo2 (MBC)”, cujo objetivo é a instituição do “Programa Modernizando a Gestão Pública3”, que auxilia o Setor Público a aumentar 2 Segundo o site da própria instituição, criada em 2001, o MBC, atua como um grande agente mobilizador entre os diferentes segmentos e setores do país na busca pela excelência em gestão e melhoria da competitividade brasileira. Informação disponível em: http://www.mbc.org.br/mbc/novo/index.php?option=conteudo&Itemid=20&Itemid=20. 3 . Entre os principais objetivos do Programa está o aumento da receita, a redução dos gastos 21 sua capacidade de investimento por meio de ações como treinamento do corpo gerencial e colaboradores da Instituição. O MBC contratou a consultoria Brainstorming Assessoria de Planejamento e Informática para conduzir a elaboração do Plano Estratégico do SIEDS. A Brainstorming iniciou seus trabalhos em abril de 2012, em conjunto com 20 servidores4 das instituições que compõe o SIEDS, indicados pelos gestores de cada órgão. O conjunto de servidores foi denominado de Grupo de Controle (GC) que teve como objetivo aprender acerca da metodologia utilizada pela Brainstorming, e orientar as instituições do Sistema na concretização de cada etapa de construção e discussão do planejamento estratégico. Outro grupo formado foi o Comitê de Planejamento, servidores que integravam o quadro efetivo dos setores de cada instituição do SIEDS. O papel deles foi essencial para a realização do diagnóstico de cada órgão, na medida em que são eles os responsáveis e conhecedores da rotina administrativa e finalística de suas respectivas instituições. Houve ainda a participação de peritos, pessoas que não pertencem diretamente aos órgãos do sistema, mas sim especialistas em determinada área do saber que interfere no Sistema de Segurança Pública. (MARCIAL; GRUMBACH, 2008, p.110). Vale ressaltar que o sucesso só foi possível com o envolvimento e o comprometimento dos gestores de cada órgão, em cada etapa da construção do planejamento estratégico. Acompanhando e dando suporte aos trabalhos desenvolvidos por sua equipe. A figura 01 mostra os grupos envolvidos na construção do planejamento estratégico. correntes e a melhoria de índices em áreas como Saúde, Educação e Segurança Pública. Disponível em: <http://www.mbc.org.br/mbc/novo/index.php?option=projeto&task=categoria&id=4&Itemid=34> acessado em 06/02/2016. 4 Servidor público é todo aquele empregado de uma administração estatal. Sendo uma designação geral, engloba todos aqueles que mantêm vínculos de trabalho com entidades governamentais, integrados em cargos ou empregos das entidades político-administrativas, bem como em suas respectivas autarquias e fundações de direito público, ou ainda, é uma definição a todo aquele que mantém um vínculo empregatício com o Estado, e seu pagamento provém da arrecadação pública de impostos, sendo sua atividade chamada de "Típica de Estado". 22 Figura 01: GRUPOS ENVOLVIDOS NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. Fonte: Brainstorming A metodologia utilizada pela Brainstorming foi baseada no método Grumbach de gestão estratégica, desenvolvido pelo brasileiro, Raul José dos Santos Grumbach, a partir de 1996, por meio de estudos em cenários prospectivos realizados na Espanha. Inicialmente foi concebido como uma ferramenta para geração e analise de cenários prospectivos. Atualmente, adota o enfoque sistêmico, no qual a instituição objeto de estudo realiza planejamento estratégico e cenário prospectivos, por meio de um sistema aberto, ou seja, recebe influência e influência seu ambiente (MARCIAL; GRUMBACH, 2008, p.110). O método utiliza técnicas tais como: brainstorming, método Delphi, Impactos Cruzados, o teorema de Bayes, Simulação Monte Carlo, Teoria dos Jogos, conceitos de simulação e construção do futuro e “Balanced Scorecard (BSC)”, além do monitoramento de indicadores (MARCIAL; GRUMBACH, 2008, p.111). O Método Grumbach é informatizado pelos softwares PumaWeb permite o cadastramento dos dados fundamentais para a identificação do sistema, possibilitando um diagnóstico estratégico, por meio de medidas da visão de presente e futuro que serão importantes para a consolidação do Plano estratégico. JaguarWeb, que tem como intuito permitir a priorização e o ordenamento das iniciativas estratégicas, permitindo que essas iniciativas sejam desdobradas em projetos que serão cadastrados e monitorados no sistema. Essa ferramenta, também permite o monitoramento de indicadores; LinceWeb, permite a analise e o monitoramento de eventos, objetivos e atores. Esse 23 software realiza a analise por meio da Teoria de Jogos; CenárioWeb, que permite o cadastro de eventos, objetivos e atores; RiscoWeb, que permite o cadastramento e monitoramento dos riscos identificados no plano estratégico, em resumo (NPC,2015). Figura 02: ETAPAS DE CONSTRUÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Fonte: http://www.planejamentoestrategico.pge.ba.gov.br/metodologia.aspUm produto do resultado do planejamento estratégico é o mapa estratégico que possui a função de equilibrar ideias conflitantes, baseando-se em hipóteses diferenciadas de valores para os clientes, fornecer as reais estratégias do negócio, auxiliando ainda na viabilização de unir forças para superação de problemas e dificuldades referente às mudanças do cenário global. 24 Figura 03: MAPA ESTRATÉGICO DO SISTEMA ESTADUAL DE SEGURANÇA PÚBLICA E DEFESA SOCIAL Fonte: Secretaria estadual de segurança pública e Defesa Social 25 3. A GESTÃO DE PROJETOS A própria história da evolução dos estudos sobre projetos confirma o reconhecimento do emprego da gestão, com sua metodologia, técnicas e ferramentas, como importantes aliados para potencializar os benefícios dos objetivos, estratégias e iniciativas definidas nos planejamentos estratégicos das organizações (CIERCO et al, 2012, p.22). O PMBOK® contém o padrão globalmente reconhecido para a atividade de gestão de projetos, onde descreve normas, métodos, processos e práticas estabelecidos. O conhecimento contido nesse padrão é fruto da evolução histórica das boas práticas reconhecidas por profissionais que lidam com a atividade de gestão de projetos e que contribuíram para seu desenvolvimento (PMI, 2013, p.1). A seguir passaremos a introduzir alguns conceitos que serão utilizados no decorrer desse trabalho entre eles o de programa que pode ser definido como sendo um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefícios que se tornam difíceis de serem alcançados quando gerenciados isoladamente (XAVIER, 2011, p.9). Figura 04 : REPRESENTAÇÃO DE PROGRAMA E PROJETOS NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Fonte: PMI, (2013) Os projetos possuem em comum a características de apresentarem um “objetivo principal claro e bem definido” (JUGEND et al, 2014, p.xxvi). O Project Management Institute (PMI) define projeto como sendo “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” (PMI, 2013, p.03). Seu caráter “temporário” indica que sua execução possui um período limitado em que deve ser desenvolvido, com início e término bem definidos. 26 Sobre isso e, só é um projeto, como foi dito acima, se for “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único” (PMI, 2013, p.417). Para as demais atividades operacionais (rotinas operacionais) desenvolvidas pelas instituições, que são os procedimentos repetitivos e contínuos, denominaremos de processos (CIERCO et al, 2012, p.28-29). Figura 05 - PROJETOS X PROCESSOS OPERACIONAIS Fonte: Adaptado de Xavier e Xavier Um subprojeto, por sua vez, é uma parte menor, um subconjunto de um projeto, que pode ser gerenciado por um determinado participante da equipe, por uma empresa externa ou por outra unidade funcional da própria instituição. Essa subdivisão em subprojeto se dá pela necessidade de se obter um melhor gerenciamento de um projeto (XAVIER; XAVIER, 2011, p.10). Figura 06 : REPRESENTAÇÃO DE SUBPROJETOS NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Fonte: PMI, (2013) Um portfólio (também conhecido como carteira de projetos) refere-se ao conjunto de todos os projetos, programas e outros trabalhos, de toda a instituição. (XAVIER; XAVIER, 2011, p.9). Esses elementos são agrupados para facilitar o 27 gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos estratégicos de negócios (Kolb5). Figura 07 : REPRESNTAÇÃO DE PORTFÓLIO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Fonte: PMI, (2013) Segundo a definição encontrada no PMBOK® gerenciamento de projetos são a “aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos” (PMI, 2013, p.5). Aplicar as práticas, ferramentas, técnicas, conhecimentos e habilidades do gerenciamento de ajuda a aumentar a probabilidade de sucesso do projeto (MULCAHY et al, 2013, p.23) e, a pessoa responsável por fazer com que tudo isso seja aplicado ao projeto é o gerente do projeto (CIERCO et al, 2012, p.26). 3.1. A gestão de projetos na Administração Pública O que não podemos esquecer é que apesar de existirem fortes semelhanças entre o modo de gestão que é realizada nas instituições públicas em comparação com as empresas que atuam no mercado privado, há também diferenças marcantes que as distinguem umas das outras. Para Carneiro (2012, p.104), a principal diferença existente entre as organizações do setor público com relação às do setor privado, é que, aparentemente, está ligado ao esforço empreendido pelas organizações para a manutenção de sua existência. Segundo a referida autora, as organizações pertencentes ao setor público 5 KOLB, Juliana. Projetos, Programas e Portfólios. Disponível em: http://www.trf5.jus.br/downloads/Projetos,%20Programas%20e%20Portfolios.pdf. Acessado em 20 de janeiro de 2016. 28 existem por força de dispositivos legais ou normativos, criadas para atender necessidades sociais ou da própria administração pública, e sua existência persiste, enquanto o normativo que a criou existir. Além do mais, os recursos necessários à sua manutenção são disponibilizados via arrecadação ou mediante transferência destes para a organização (CARNEIRO, 2012, p.104). Por outro lado, as organizações do setor privado, diferentemente das organizações do setor público, fazem do lucro e da busca pelo crescimento de seu capital, seu principal objetivo e que define sua razão de ser. Essa meta, também, torna-se uma forma dessas instituições se manterem dentro de um mercado altamente competitivo, buscando sempre sua sobrevivência e fortalecimento nesse meio por meio do crescimento de seu capital (CARNEIRO, 2012, p.104). Existem ainda, outras diferenças quanto ao atendimento às normas jurídicas. Segundo Meirelles (2003, p. 86) “enquanto na administração particular é lícito fazer tudo que a lei não proíbe, na Administração Pública só é permitido fazer o que a lei autoriza.” Isso significa que, legalmente, as instituições públicas devem seguir uma base jurídica muito mais rígida do que as instituições privadas. Tanto isso é verdade que a Constituição Federal promulgada em 1988, traz no Caput de seu artigo 37 os princípios que devem ser seguidos pela a Administração Pública em todos os seus atos, sendo eles a Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade, e Eficiência. Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte 6 : (CF. 1988). Sobre tais princípios constitucionais, Iurk (2008, p.29) caracteriza a Legalidade dizendo que “Na atividade particular, tudo o que não está proibido é permitido”. Entretanto, para o referido autor, na Administração Pública, “tudo o que não está permitido é proibido”. Logo, o agente público7, nesse caso, os gestores e 6 Redação dada pela Emenda Constitucional nº 19, de 1998. 7 Agente público é toda pessoa física que presta serviços ao Estado e às pessoas jurídicas da Administração Indireta, conforme elencado no texto do Art.37 da Constituição Federal de 1988. De acordo com a Emenda Constitucional nº 18 de 1998, a categoria “Agente público” refere-se também aos militares, que atéentão, eram considerados servidores militares. Após o novo texto constitucional, foi excluída a denominação de servidores dos militares. Ficando a nova classificação dos agentes públicos composta por quatro categorias, a saber: agentes políticos, servidores públicos, militares e 29 administradores, está rigidamente preso aos ditames da lei, e suas atuações devem ser confrontadas com a lei. Já com foco no principio da Impessoalidade, este impele o gestor público a orientar-se por critérios objetivos, não devendo fazer distinções fundamentadas em critérios pessoais. Nesse caso, para as instituições públicas, o que deve prevalecer é o interesse e o bem público (IURK, 2008, p. 29). Sobre o principio da Moralidade, Iurk (2008, p. 30) traz para o centro de sua reflexão o termo “moral administrativa”, denotando para esse autor, o dever incutido que o administrador público possui que “não é apenas cumprir a lei formalmente, mas cumprir substancialmente, procurando sempre o melhor resultado para a administração”. Já o princípio da Publicidade, diz respeito á necessidade da publicação ou divulgação oficial de todo os atos da Administração Pública, assegurando seu cumprimento e sujeitando-os à observância e controle da população (IURK, 2008, p. 30). A Eficiência é o princípio Constitucional que objetiva a obtenção do “melhor resultado com o uso racional dos meios”. Tal princípio obriga o administrador fazer sua opção pela mais vantajosa ao serviço público (IURK, 2008, p. 30). Além do mais, com relação às perspectivas de tempo, enquanto os responsáveis pelos projetos do setor privado tendem a projetar suas ações em um horizonte maior, haja vista a necessidade que possuem de atender a evolução do mercado, inovação e investimentos tecnológicos. Por sua vez, os gerentes públicos possuem a tendência de utilizar uma projeção mais em curto prazo, motivadas por questões políticas (CARNEIRO, 2012, p.110). Nisso podemos perceber que o ciclo do projeto na administração pública dura no máximo 04 anos, obedecendo ao mandato público. Outro ponto que não passou despercebido por Carneiro é que os gestores do setor privados possuem a responsabilidade de treinar seu substituto, fato esse que não acontece no setor público, onde a escolha do substituto se dá mediante a realização de eleições (CARNEIRO, 2012, p.110). Nisso, tais diferenças existentes entre os setores públicos e privados devem ser levadas em consideração na hora de serem implementadas as práticas de gestão, onde os escritórios de projetos estão envolvidos. Por conseguinte, Carneiro, particulares em colaboração com o Poder Público). 30 apoiado em Wirick (2009), elenca uma de existentes na condução de um projeto no setor público, conforme segue. Operam em um ambiente com grande carga de conflitos de objetivos e resultados; Envolvem muitos níveis de stakeholders com interesse variado; Devem fazer concessões a interesses políticos e operar sob pressão de inquisição e controle da mídia; Sofrem menor tolerância a falhas (da sociedade, dos órgãos reguladores e de controle, da mídia...); São sujeitos a restrições de regras, leis, normas, práticas e processos que consomem recursos e podem atrasa os prazos; Requerem a cooperação de entidades ou setores diversos que não fazem parte do time do projeto não só para a definição, mas também para a execução de atividades (compras, contratações, etc.); Geralmente não tem flexibilidade para alocar profissionais experientes no que se deseja desenvolver; pela dificuldade em contratar, deve-se contar como os recursos existentes; São executados em um ambiente de conflito e onde podem existir também adversidades políticas (CARNEIRO, 2012, p.113). Com isso, observamos a grande complexidade que um responsável pelo projeto irá encontrar no ambiente do setor público. Por isso, não se pode dizer que as práticas de gestão em projetos utilizadas no setor privado podem ser utilizadas no setor público de forma imediata e simplista. Elas podem e estão sendo utilizadas, mas existe a necessidade de se entender e considerar tais diferenças, haja vista a grande diferença de complexidade entre tais setores (CARNEIRO, 2012, p.113). E o que geralmente leva à utilização das práticas adotadas no setor privado pelo setor público, como por exemplo, a adoção do escritório de gestão de projetos? Encontramos algumas explicações acerca de tal atitude, além de o escritório ser um centro de referência das melhores práticas em gestão de projetos e de viabilizar um sistema de monitoramento do progresso e de acompanhamento para auxílio aos coordenadores da área. Para alguns, a doção dos Escritórios de projetos no setor púbico, veio partir da percepção da necessidade de planejar e controlar os projetos da instituição, além de tornar a comunicação mais eficiente, criando um vocabulário adaptado à cultura da administração pública, (TREFF; BATTISTELLA, 2013, p.ix). Para Treff e Battistella a incorporação dos escritórios de projetos em instituições públicas, se dá com a finalidade de servir como um prestador de serviços e fonte de consulta e esclarecimentos de dúvidas e problemas para gerentes de projetos, além de garantir o sucesso no processo de gestão de projetos (TREFF; BATTISTELLA, 2013, p.1-2). 31 Além disso, ou autores perceberam algumas oportunidades geradas pela implantação dos escritórios de projetos em instituições públicas, como o a solução de problemas operacionais, a garantia da qualidade total na entrega dos produtos, alcançarem os resultados com excelência, apropriar-se de conhecimentos tácitos de seus funcionários e transformá-los em inovações, e evitar o desperdício ou a má distribuição dos recursos financeiros (TREFF; BATTISTELLA, 2013, p.1-2). Já para Gonçalves e Martino, a implantação dos escritórios de projetos em instituições públicas visa o favorecimento da correta execução doa planejamento estratégico da organização, tornando possível a maximização do cumprimento dos objetivos, além de oferecer suporte aos responsáveis pelos projetos em relação às ferramentas metodologias aplicadas (GONÇALVES; MARTINO, 2013, p30) 3.2. O Escritório de Gestão De Projetos O entendimento de Escritório de Gestão de Projeto (EGP8) surgiu justamente da necessidade constante que as instituições tinham de encontrar formas cada vez mais efetivas e coerentes para gerenciar seu conjunto de projetos em desenvolvimento, buscando com isso, manter o controle e a centralização das informações relacionadas aos respectivos projetos. Tal foi o sucesso dessa prática que se tornou bastante difundida em todo o mundo, popularizando-se e sendo utilizada para elevar o nível de maturidade organizacional em gerencia de projetos (LIMA; MENEZES, 2009, p.30). O Escritório de Gestão de Projetos (EGP) segundo o que é definido pelo Project Management Institute (PMI) é uma estrutura organizacional responsável pela padronização dos processos de governança relacionados a projetos, facilitando o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. De acordo com a necessidade de cada instituição, os papéis desempenhados pelo EGP podem variar, atuando no apoio ao gerenciamento de projetos até a responsabilidade real pelo gerenciamento direto de um ou mais projetos. PMBOK® (2013, p.11). Com relação ao conceito de “governança” acima referenciado e que foi 8 Do Inglês Project Management Office (PMO) 32 introduzido pelo PMI na definição de EGP, neste trabalho será assumidaa definição do Elo Group9, segundo a qual, “governança” diz respeito à definição de diretrizes e regras para a condução das ações de gestão e à consequente determinação de papeis e responsabilidades por essas atuações dentro da organização (ELO Group, 2008, p.04). Para Kerzner (2006, p.265), num período de quase 40 anos (1950-1990), os Escritórios de Gerenciamento de Projetos funcionou quase como um setor de projetos para um determinado grupo de clientes, com equipes compostas por pessoal que se destinavam exclusivamente a gerenciar um projeto especifico, geralmente de grande porte. Exemplo maior citado por Kerzner foi à criação de escritórios de projetos para atendimento às necessidades de clientes especifico, conforme o que segue. [...] As indústrias aeroespacial e de defesa criaram três escritórios de projetos, designados para os clientes do Exército, da Marinha e da Força Aérea, respectivamente. Algumas empresas criaram escritórios de projetos exclusivamente para atuação em grandes ou pequenos projetos (KERZNER, 2006, p.265). O objetivo principal do EGP nesse período era uma maior aproximação com o cliente, oferecendo uma organização dedicada ao mesmo. Nesse período, portanto, os escritórios funcionavam com o objetivo de atender a um determinado cliente, haja vista que os projetos eram, na verdade, um verdadeiro programa, que contavam com financiamento governamental com alto valor em dólar e que durariam vários anos (KERZNER, 2006, p.265). No entendimento de Barbalho & Jugend (2014, p.65), esse momento pode ser considerado como um período de evolução dos Escritórios de Projetos, concretizado pelo surgimento formal dessa estrutura de gerenciamento, mais precisamente no final dos anos de 1960 como forma de auxílios aos grandes projetos, principalmente, das atividades de militares, aeroespacial e de construção civil (BARBALHO; JUGEND, 2014, p.65). Em especial nesse período, a grande preocupação dos EGPs girava em 9 A definição de governança foi extraída junto a Elo Group, que é uma consultoria que atua na transformação das organizações com quem trabalha, auxiliando-as a obter resultados de excelência e crescer de maneira sustentável. Atuamos em parceria com nossos clientes para criar soluções de alto impacto para seus problemas de gestão, ajudando-os a conquistar seus objetivos e metas. Disponível em: <http://elogroup.com.br/elo-quem-somos/a-elogroup/>. Acessado em: 30/12/2015 às 11h32. 33 torno da tecnologia e dos prazos, que eram tidos como elementos significativamente mais importantes que os custos. Por esse motivo, e pelo fato de que os clientes quase sempre assumiam o aumento de custos no projeto, as despesas não eram consideradas como de extrema importância pelo escritório de projetos. Entretanto, na década de 1980, os órgãos militares e governamentais passaram a se preocupar mais com os custos (KERZNER, 2006, p.266). Entre os anos de 1990 e 2000, os benefícios obtidos com a utilização da gestão de projetos, que antes eram vistos como possíveis apenas nas atividades de militares, aeroespacial e de construção civil, receberam o reconhecimento e tornaram-se evidência de que também poderiam ser atingidos em outros setores (KERZNER, 2006, p.266) (BARBALHO; JUGEND, 2014, p.65). Nisso, o setor administrativo começou a compreender que a gestão de projetos, poderia exercer um impacto significativo nas bases corporativas (KERZNER, 2006, p.266). Ademais, as corporações puderam iniciar o processo de identificação de todas as “atividades críticas” relacionadas com a gestão de projetos e as colocaram sob a supervisão do escritório de projetos. Com isso, os escritórios de projetos começaram a ser chamados no meio organizacional de “centro de excelências” em gestão de projetos (KERZNER, 2006, p.267). A partir do ano 2000, os escritórios de projetos tornaram-se “lugar comum” na hierarquia das corporações. Na visão de Kerzner (2006, p.268), apesar dos escritórios de projetos terem mantido suas atividades quase sem alteração, a partir desse momento, essa estrutura organizacional passou a desenvolver uma nova missão, a de “manter toda a propriedade intelectual relativa à gestão de projetos e de ativamente sustentar o planejamento estratégico da corporação” (KERZNER, 2006, p.268). Dessa forma, os escritórios de projetos foram se transformando em um setor responsável pelo controle da propriedade intelectual de assuntos e lições apreendidas relacionadas à gestão de projetos, bem como passaram a ser inserido nos serviços relacionados ao planejamento estratégico da instituição que os mantém (KERZNER, 2006, p.269). 34 3.3. Classificação dos Escritórios de Projetos Segundo Kerzner (2006, p.274), existem três tipos de escritórios de gerenciamento de projetos que, rotineiramente, são empregados nas instituições, assemelhando à classificação de Barbalho e Jugend (2014, p.69), que os classificam em função de seu nível hierárquico na organização. Para Kerzner existe o “Escritório de Projetos Funcional” que é utilizado em um setor específico, uma área ou divisão funcional de uma organização, tais como sistemas de informação. A responsabilidade principal desse tipo de escritório de projetos é o gerenciamento de recursos (um conjunto crítico de recursos). Esse tipo de escritório de projetos é semelhante ao classificado por Barbalho e Jugend (2014, p.70) como “nível dois”, que recebe o nome de “escritório de projetos da unidade de negócio”, pois como o próprio nome diz, ele é responsável por todos os projetos de uma unidade de negócio (BARBALHO; JUGEND, 2014, p.70). Outro tipo de escritório de projetos apresentado por Kerzner é o “Escritório de Projetos de Grupo de Clientes”. Ele é destinado à promoção de um melhor gerenciamento e comunicação com clientes. Para o autor, clientes ou projetos comuns são agrupados para possibilitar um melhor gerenciamento e melhores relações. E o terceiro tipo apresentado por Kerzner é o “Escritórios de Projetos Corporativos”, cujo objetivo é o atendimento das necessidades de toda a Corporação. Para o autor, esse tipo de escritório de projetos concentra seus esforços em questões estratégicas e corporativas, e não em assuntos funcionais (KERZNER, 2006, p.274). 35 Figura 08 - NÍVEIS DE ATUAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS SEGUNDO BARBALHO E JUGEND (2014) COM INTRODUÇÃO DE KERZNER Fonte: Adaptado de BARBALHO; JUGEND (2014, p.69). Esse modelo se assemelha ao Escritório de projetos “nível três”, classificado por Barbalho e Jugend (2014, p.70) como “escritório de projetos estratégicos” possuindo vínculo direto com o diretor da empresa. Tem a função de oferecer suporte para o gerenciamento de projetos de todas as unidades de negócios da empresa, bem como permite viabilizar projetos e programas que estão alinhados à estratégia organizacional e ao plano estratégico da instituição (BARBALHO; JUGEND, 2014, p.70). Outra forma de classificar os Escritórios de Gerenciamento de Projetos se dá em função do seu “grau de controle e influência nos projetos da organização”, tratada na introdução do PMBOK (2013, p.11). Nesse critério, os EGPs podem ser classificados de três maneiras, conforme o que segue. Escritório de gestão de projetos “De suporte”, que desempenham apenas um papel “consultivo” na gestão dos projetos. Os EGPs nesses moldes desempenham o papel de fornecedores de modelos, melhores práticas, treinamento, acesso a informações e lições aprendidas com outros projetos. Este tipo de EGP atua, também, como um repositório de projetos (PMBOK, 2013, p.11). Escritóriode gestão de projetos “De controle”, exercendo a atividade de fornecer suporte e exigir a conformidade através de vários meios. A conformidade pode envolver a adoção de estruturas ou metodologias de gerenciamento de projetos usando modelos, formulários e ferramentas específicas, ou conformidade 36 com a governança (PMBOK, 2013, p.11). O escritório de gestão de projetos “Diretivo”, por sua vez, assume o controle dos projetos através do seu gerenciamento direto. Exercem um controle direto de um, (PMBOK, 2013, p.11). Pelas características do Núcleo de Projetos Corporativos da Secretaria de Estado de Segurança Pública e Defesa Social, pelo grau de envolvimento que o NPC teve nas atividades de gestão dos projetos, bem como pela independência das corporações que fazem parte do Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social. Podemos classificar o NPC como sendo um EGP que possui características mistas, apresentando particularidades tanto de “EGP de suporte” quanto de um “EGP de Controle”. Como podemos perceber, o conceito de escritório de projetos é relativamente novo e aplicado há pouco tempo em empresas no Brasil. Barbalho e Jugend (2014, p.65) ao se referirem à finalidade dos Escritórios de Gerenciamento de Projetos, afirmam que o principal desígnio dessa estrutura é de “fornecer suporte gerencial aos diferentes projetos de uma empresa”. Por isso o EGP propicia o respaldo necessário aos diferentes profissionais de uma empresa, que busquem o cumprimento do gerenciamento dos projetos que estão sob suas responsabilidades, primando pelo cumprimento do prazo, orçamento e a qualidade que foram devidamente estipulados na fase de planejamento do projeto (BARBALHO; JUGEND, 2014, p.65). Torna-se bastante evidente que o EGP de uma instituição é atualmente considerado o “guardião da propriedade intelectual em gestão de projetos”. Portanto, ele assume a responsabilidade pela manutenção de um sistema de informação, composto por processos e ferramentas, capaz de coletar informações necessárias para tal fim, sendo que tais informações devem ser gerenciadas e atualizadas constantemente (KERZNER, 2006, p.292). 37 Figura 09 – SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE GESTÃO DE PROJETOS. Fonte: Kerzner (2006). Esse sistema de informação é pedagogicamente composto por outros quatro sistemas (ver figura 12). O primeiro deles é o “Sistema de informação para mensuração de valor agregado” que é o responsável por fornecer informações necessárias para responder as perguntas: “Onde o projeto se encontra hoje?” e “Aonde o projeto vai levar?”. Em outras palavras, calcula os valores reais para o trabalho, os custos reais, as variações de custos e de prazos, o custo estimado na conclusão, o tempo estimado na conclusão, porcentagens concluídas e tendências. A pronta disponibilidade dessas informações é essencial para a corporação com vistas a uma possível rápida tomada de decisão referente ao projeto (KERZNER, 2006, p.294). O “Sistema de informação para gerenciamento de riscos”, como o próprio nome diz, pode armazenar e rapidamente recuperar os dados relativos aos riscos, disponibilizando-os para a confecção de relatórios, servindo como repositório para todas as informações atuais e passadas relacionadas com riscos em projetos (KERZNER, 2006, p.294). O terceiro é o “Sistema de informação de falhas de desempenho”, que deve identificar as causas das falhas e possíveis recomendações para a sua eliminação. 38 Para Kerzner (2006, p.294), “a falha pode ser o total fracasso de um projeto ou simplesmente de alguns testes durante o projeto”. Além do mais é responsabilidade de sistema a Identificação se tais falhas são provenientes de um problema interno à empresa ou se tem sua origem nas interações externas à mesma (KERZNER, 2006, p.294). E, por fim, o “Sistema de informações de lições aprendidas”, onde cada projeto desenvolvido por uma empresa é considerado uma fonte preciosa de informações que se constitui propriedade intelectual da empresa e deve ser coletada para utilização futura. Kerzner (2006, p.295) cita as possíveis aplicações destas informações atuando sobre o aperfeiçoamento de padrões, sobre a estimativa para futuras licitações e sobre o modo como o negócio foi conduzido. O autor enfatiza ainda que existe uma tendência de se fazer com que as revisões de lições apreendidas se tornem parte da metodologia de gestão de projetos, ao contrário de ser uma função separada (KERZNER, 2006, p.295). Outra função básica que deve ser exercida pelos Escritórios de Gerenciamento de projetos, segundo Kerzner (2006, p.300) é a disseminação da informação. Isso porque o problema comum na maioria das instituições é de como garantir que as informações críticas sejam divulgadas por todos os setores dessa corporação. Uma das melhores maneiras de se realizar a disseminação de informações aprendidas pode ser a atuação do EGPs na preparação de “estudo de casos de lições aprendidas” no encerramento de cada projeto. Para o autor acima, nesses estudos de casos de lições aprendidas, devem ser abordados não só os acertos, mas também os erros ocorridos em cada projeto. Isso, portanto, é responsabilidade da equipe do escritório de projetos destinada à condução do estudo de caso, (KERZNER, 2006, p.300-301). O treinamento e gestão de projetos é uma função muito importante desenvolvida pelos escritórios de projetos, Xavier & Xavier (2011, p.12), uma forma de os EGP’s exercerem de modo continuo sua função de apoio ao gerenciamento de projetos é mediante a realização de treinamento na metodologia gestão de projetos, em software, padronizações e procedimentos (XAVIER; XAVIER, 2011, p.12). Na visão de Kerzner, (2006, p.301) a melhor opção é que o escritório de 39 projeto assuma o papel de mentor, onde os servidores que assumam o papel de gerentes de projetos sem experiência, possam se dirigir em busca de ajuda e orientação junto aos profissionais mais experientes, os quais se reportam ao escritório de projetos de forma integral ou parcial. Nesse caso o programa de treinamento seria realizado em tempo integral ou quando necessário, conforme a conveniência da instituição (KERZNER, 2006, p.301). Outra atividade de fundamental importância (crítico) que deve ser desenvolvida por EGP é o desenvolvimento de padrões em gestão de projetos. O desenvolvimento de padrões facilita a comunicação entre os membros da equipe que trabalha na gestão de um projeto, pois cria uma linguagem comum. Os “templates10” devem ser personalizados de modo atender as necessidades da corporação, nesse caso deve-se evitar a cópia dos documentos de outras empresas, pois essa pode não possuir os mesmos tipos de projetos, bem como cultura semelhante (KERZNER, 2006, p.302). A razão para o desenvolvimento e utilização de templates é de oferecer um “ponto de partida” para os grupos de processos de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento de um projeto. Os templates devem ser construídos de modo a estimular o pensamento sobre o que deve ser feito e sobre as possíveis ideias de como fazer. Devem ser flexíveis e facilmente adaptados às necessidades de diferentes projetos, bem como serem revistos e atualizados quando necessários (KERZNER, 2006, p.302). Além do que foi exposto acima, os Escritórios de Projetos possuem na atualidade, o encargo de reter intelectualmente, todas as técnicas e todos os conhecimentos referentes à gestão de projetos, em outras palavras, o “centro da corporação para o controle da propriedade intelectual”, bem como tem a obrigação de contribuir de forma efetiva para a composição do planejamentoestratégico da Instituição (KERZNER, 2006, p.268-269). 10 Template é um termo em inglês que quer dizer “modelo, gabarito, padrão, modelo de documento”. Segundo o É um documento de conteúdo, com apenas a apresentação visual (apenas cabeçalhos por exemplo) e instruções sobre onde e qual tipo de conteúdo deve entrar a cada parcela da apresentação — por exemplo conteúdos que podem aparecer no início e conteúdos que só podem aparecer no final. 40 3.4. A captação de recursos Outra importante função desenvolvida pelos EGPs é a de ser o setor responsável pela captação de recursos financeiros de uma instituição. Caminhando nessa direção, encontramos a contribuição de Melo e Leitão (2007, p.14) que afirmam que a captação de recursos não pode ser considerada uma atividade pontual, mas sim um processo. Sob esse ponto de vista, antes do desenvolvimento de qualquer ação, deve ser realizado um planejamento minucioso dos passos a serem seguidos, pois a atividade acima está baseada na confiança das parcerias, em relacionamentos e compromissos de longo prazo. Para os autores acima, para a captação de recursos pode ser encontrado em várias definições. Para alguns, é encontrar quem participe dos riscos das boas ideias; buscar recursos no organismo externo; é ter uma necessidade e precisar convencer pessoas ou instituições a colocar recursos, além de mostrar como a instituição beneficiária irá retornar o investimento. (MELO; LEITÃO, 2007, p. 14) Entretanto, para início dessa pesquisa, iremos adotar a definição de “captação de recursos” como sendo o “conjunto de atividades multidisciplinares, realizadas pelas organizações [...], com o objetivo de gerar recursos financeiros, materiais e humanos para a consecução de suas finalidades” (OAB, 2011, p.06). Na Secretaria de Estado de Segurança Pública e Defesa Social do Estado do Pará (SEGUP), o Núcleo de Projetos Corporativos (NPC) realiza a função de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) onde, segundo (RABECHINI, 2007 apud LIMA; MEZENES, 2009), “são organizações que dominam as técnicas e ferramentas da disciplina gerenciamento de projetos, apoiando e viabilizando projetos”. 41 4 O SISTEMA ESTADUAL DE SEGURANÇA PÚBLICA E DEFESA SOCIAL No estado do Pará os órgãos responsáveis pela promoção da segurança pública estão reunidos em um sistema denominado Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social (SIEDS) que foi instituído pela Lei Estadual nº 5.944 de 02 de fevereiro de 1996, sendo posteriormente alterado pela Lei nº 6.532 de 23 de janeiro de 2003, cuja publicação ocorreu no Diário Oficial do Estado (DOE) n° 29.870, de 24 de janeiro de 2003. Mais recentemente, o SIEDS foi reorganizado por intermédio da Lei Estadual nº 7.584 de 28 de dezembro de 2011, publicada no DOE. 32.066, de 29 de dezembro do mesmo ano. O SIEDS, de acordo com sua incumbência institucional, deve assegurar a preservação da ordem pública, a incolumidade das pessoas e do patrimônio, por intermédio dos órgãos que o compõem, bem como garantir a fomentação da integração de maneira sistêmica dos órgãos que o compõem e em paralelo integrar as respectivas ações (Lei Estadual, nº 7.584, 2011). O SIEDS possui uma organização que se dá da seguinte forma: I - Órgãos de Deliberação Colegiada; II - Órgãos de Natureza Consultiva; III – Órgãos de Natureza Especial; IV - Órgão Central do Sistema; e V - Órgãos sob Supervisão Técnica e Operacional. Figura 10 – ORGANOGRAMA DO SISTEMA ESTADUAL DE SEGURANÇA PÚBLICA E DEFESA SOCIAL DO ESTADO DO PARÁ. Fonte: Secretaria de Estado de Segurança Pública e Defesa Social (SEGUP). Dos Órgãos de Deliberação Colegiada fazem parte o Conselho Estadual de 42 Segurança Pública (CONSEP), o Conselho Estadual de Trânsito (CETRAN). Já com relação aos Órgãos de Natureza Consultiva, encontramos o Comitê Integrado de Gestores da Segurança Pública (CIGESP), o Comitê Integrado de Corregedores de Segurança Pública (CICSP), o Gabinete Interinstitucional de Gerenciamento e Negociação (GIGN) e o Gabinete de Gestão Integrada de Segurança Pública (GGI/PA) 11. Por sua vez, são considerados Órgãos de Natureza Especial a Ouvidoria do Sistema, e a Diretoria do Disque-Denúncia, sendo esses vinculados ao CONSEP. Como Órgão Central do Sistema encontramos a Secretaria de Estado de Segurança Pública e Defesa Social (SEGUP). Com relação aos Órgãos sob Supervisão Técnica e Operacional, fazem parte de rol a Polícia Militar do Pará (PMPA); o Corpo de Bombeiros Militar do Pará (CBMPA); a Polícia Civil do Estado do Pará (PCPA); o Departamento de Trânsito do Estado do Pará (DETRAN); a Superintendência do Sistema Penitenciário do Estado do Pará (SUSIPE); e o Centro de Perícias Científicas “Renato Chaves” (CPC RC). Estas organizações possuem independência administrativa, orçamentária e financeira, mas são coordenadas, supervisionadas, articuladas, integradas e avaliadas pela SEGUP, visando garantir a missão do sistema, acima mencionada (PARÁ, Lei nº 7.584, de 28 de dezembro de 2011). Da mesma forma como aconteceu com o SIEDS, no órgão central do Sistema também foram implementadas certas novidades. Foram criadas 3 secretarias-adjuntas e outras estruturas administrativas, no intuito de integrar e otimizar as ações dos seus diversos componentes. A Secretaria-Adjunta de Gestão Operacional (SAGO) tem como atribuições coordenar, supervisionar, monitorar e avaliar as ações e operações integradas de segurança pública e de defesa civil do Estado, avaliando as ações e operações e promovendo a integração e a otimização dos meios aéreos, fluviais e terrestres disponíveis no SIEDS, bem como planejar, coordenar e articular as ações da SEGUP com os órgãos públicos federais, estaduais e municipais, e com os diversos segmentos sociais, para a implementação de políticas públicas relacionadas à prevenção da violência e criminalidade. 11 Não permanente, em caráter extraordinário. 43 À SAGO estão subordinados o Centro Integrado de Operações (CIOP), a Diretoria de Prevenção Social da Violência e da Criminalidade (DIPREV), o Grupamento Aéreo de Segurança Pública (GRAESP) e o Grupamento Fluvial de Segurança Pública (GFLU). A Secretaria-Adjunta de Inteligência e Análise Criminal (SAIAC) tem como atribuições planejar, coordenar, supervisionar, monitorar e avaliar as ações de inteligência e análise criminal do Sistema Estadual de Segurança Pública e Defesa Social (SIEDS). Figura 11: ORGANOGRAMA DA SEGUP Fonte: SEGUP, http://www.segup.pa.gov.br/node/180 A Secretaria-Adjunta de Gestão Administrativa (SAGA) tem como atribuições coordenar, e monitorar o planejamento estratégico dos órgãos que compõem o SIEDS; elaborar o planejamento estratégico e operacional da SEGUP; planejar, 44 coordenar, supervisionar, controlar, orientar e avaliar as atividades de gestão de pessoal, orçamentária, financeira e de recursos logísticos da SEGUP; planejar, coordenar, orientar e avaliar as ações da área de tecnologia da informação e telecomunicação dos órgãos integrantes do SIEDS. O Núcleo de Gestão de Resultados (NGR) foi criado com objetivo de propor, coordenar, monitorar e avaliar os termos da contratualização da gestão, os resultados de metas e indicadores e a qualidade dos serviços prestados pelas áreas finalísticas da SEGUP e dos órgãos e entidades sob sua supervisão. Por fim, chegamos a mais uma inovação que a Lei nº 7.584, de 28 de dezembro de 2011 contempla em seu bojo, que é a criação do Núcleo de Projetos
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