Criando maior agilidade nas decisões com pessoal

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Criando maior agilidade nas decisões com pessoal
O meio corporativo hoje parece valorizar, acima de tudo, uma única variável: a velocidade. No campo de tomada de decisões, essa variável se torna ainda mais fundamental. Com o mundo complexo em que vivemos e coisas ocorrendo em tempo real, a todo momento, com o advento da internet, uma decisão tomada daqui 15 minutos pode representar uma perda não apenas de uma boa oportunidade, mas também prejuízos de ordem financeira em alguns casos.
Tomar decisões, contudo, não pode simplesmente ser rápido – isso pode ampliar as probabilidades de erro e decisões atrapalhadas. É preciso, sempre, informações e dados que respaldem as decisões – eles sim precisam trafegar rapidamente, para que decisões melhores sejam tomadas em um menor tempo.
Nesse momento, surge o real objeto do que deve ser acelerado e organizado de forma melhor para que decisões sejam mais ágeis: as tarefas, em uma primeira etapa, e as informações e seu processamento, em segundo lugar.
Acelerando tarefas
A decisão é, dentro do campo empresarial, resultado de uma visão de todas as tarefas e processos que são desenvolvidos. Quanto melhor e mais ampla essa visão, melhores e mais rápidas também serão as decisões a serem tomadas.
O segredo da agilidade no processo decisório está diretamente vinculado à maior dinâmica nos processos da empresa, que por sua vez ocorre quando boas decisões são tomadas. O ciclo cria uma evolução constante.
No campo de RH, isso significa, antes de tudo, melhorar a comunicação e os processos de informação dentro da empresa.
Por exemplo, é preciso definir que funcionários de determinado setor passarão por um processo de capacitação e reciclagem. Para tanto, é necessário saber, de antemão, como é o desempenho de cada um desses colaboradores em relação às metas esperadas pela empresa.
Se o fluxo dessas informações é rápido, ou seja, se os resultados são comunicados ao RH com velocidade, é mais fácil decidir quais funcionários passarão pelo treinamento.
Contudo, se a comunicação é falha, muito provavelmente o RH perderá mais tempo acessando esses dados – a consequência é uma maior demora na decisão, ou mesmo uma decisão tomada à revelia dos fatos, o que acaba sendo um tiro pela culatra.
Automatização e tecnologia
Não há como refutar: departamentos de RH que utilizam melhor a tecnologia e automatizam seus processos são capazes de tomar decisões mais rápidas e melhores. A questão, no entanto, é como realizar essa automatização. Bem, mais do que “como”, a pergunta frequente é “o quê” pode ser automatizado na rotina de RH, seja por intermédio de softwares e sistemas ou da mera organização, então vamos lá:
Mapeamento e gestão de competências. O mapeamento das competências exigidas em cada função e posto de trabalho e aquelas realmente desenvolvidas e aprimoradas pelas pessoas ocupando tais posições é algo que pode ser automatizado, com ganhos evidentes na formulação de treinamentos e rotinas de aprendizado, como o coaching, vivências, dinâmicas e mentorias.
Os atendimentos e a agenda de RH pode ser completamente automatizada, e nem sequer plataformas específicas precisam ser utilizadas para tanto. Sistemas simples de agenda, calendário e organização, tais como o Google Calendar, já oferecem enormes ganhos de produtividade.
Muitos treinamentos podem hoje em dia ser automatizados, gravados em vídeo, oferecidos em plataformas online próprias para esse fim e realizados à distância, de forma remota. Diversas tarefas para coleta de currículos e referências, triagem de profissionais, mineração de dados e perfis via web podem hoje ser completamente automatizadas. Algumas redes sociais, tais como o LinkedIn, oferecem inclusive serviços próprios para esse tipo de automatização.
Gestão de aposentadorias. Há sistemas que permitem gerir pensões, aposentadorias e planos de previdência de funcionários, seja por tempo ou invalidez, algo fundamental para a criação de planos de carreira eficazes e para a manutenção simplificada da pesada burocracia que essas áreas exigem.
Inteligência. Todos os dados do RH, desde os números de faltas de funcionários ou dados profissionais de cada um, podem estar constantemente em linha – isso facilita e em alguns casos pode automatizar a geração de relatórios para outros departamentos ou para a direção da empresa.
Benefícios. A gestão de benefícios, especialmente em um país como o Brasil, onde temos vales refeição e transporte, planos de previdência, convênios e parcerias, suporte à educação, planos de saúde e muitos benefícios mais, é algo que pode ser automatizado e mantido sob controle de plataformas que controlem isso de maneira mais simplificada.
Folhas de pagamento. No caso de empresas onde a folha é gerida pelo RH, sistemas e plataformas próprias permitem não apenas um controle automatizado e mais rápido de salários, comissões, horas-extras e outros adicionais, mas também facilita a geração de relatórios para departamentos financeiros, contadores, órgãos governamentais e outros.
Claro, de certo modo, quando se trata de automatização, o céu é o limite. Para que u
ma tarefa seja automatizada, seja em RH ou em qualquer outra área, basta que ela seja repetitiva e obedeça a determinado padrão. Bem, isso inclui quase tudo o que é feito no segmento, não é verdade?
Menos reuniões, mais informação
Reuniões hoje em dia são vistas como as assassinas da produtividade nas empresas. Sim, em 90% dos casos isso é correto, mas ainda existem casos nos quais as reuniões são imprescindíveis, especialmente quando o assunto é a tomada de decisões.
Contudo, o maior problema nesse contexto não é a existência das reuniões em si – nem mesmo sua frequência. O problema maior é sua duração e também seus resultados.
Reuniões tipicamente improdutivas demoram horas, e como resultado, oferecem pouco em termos de decisões efetivamente tomadas. É claro que a objetividade dos que participam dessas reuniões conta muito e faz toda a diferença, mas a raiz do problema não está aí, ela ocorre muito antes da própria reunião ser agendada.
O grande problema é que a maior parte das reuniões ocorre sem que as pessoas que dela participarão tenham, em mãos, as informações de que precisam para tomar as decisões e defender suas posições. Com isso, informações acabam tendo de circular durante a realização do encontro, gerando enorme perda de tempo e, ao mesmo tempo, limitando a possibilidade de que decisões cruciais sejam tomadas.
Reuniões produtivas ocorrem com pessoas que já tomaram suas decisões, antes mesmo de entrar na famosa “salinha”, e ali apenas defenderão seu ponto de vista ou ainda negociarão a amplitude das decisões que tomaram, tentando chegar a consensos em relação às decisões e posicionamentos de outros ali presentes.
Claro, estamos aqui falando especificamente do RH, mas essas dicas valem para todo e qualquer executivo, seja qual for sua área. Agilizar decisões em reuniões e assembleias exige algum preparo:
Tenha em mãos todas as informações de que precisa separadas em dois grupos distintos: primeiro, aquelas que irão fundamentar e defender as decisões que você já tomou, antes mesmo de ingressar na reunião; em segundo, argumentos e informações que possam contestar ou confrontar decisões de terceiros, ou seja, instrumentos de negociação;
Repasse todas as informações aos demais participantes antes da realização da reunião, caso contrário, tempo terá de ser gasto para que você deixe todos os presentes cientes dos dados e informações, antes mesmo de iniciar seu posicionamento;
Prepare-se para ter sua decisão contestada. Desenvolva argumentos, junte informações e prepare sua defesa;
Após a reunião, reitere suas decisões e os consensos para o conhecimento de todos, sempre que possível por escrito.
Divulgação
Não se esqueça. A decisão é algo que não se encerra no momento em que você a toma. Toda decisão tomada precisa de divulgação. Tome como exemplo o governo – todas as decisões tomadas em esfera governamental precisam ser publicadas em Diário Oficial, ou não têm eficácia.O mesmo ocorre com decisões empresariais, especialmente aquelas relacionadas a pessoas. A menos que você divulgue o escopo das decisões para todos os interessados (e não apenas para seus superiores), a eficácia de tal decisão será limitada, ou até nula em alguns casos.
A comunicação, como vimos anteriormente, é uma das grandes aliadas do RH. Sem uma comunicação eficaz, o trabalho do departamento de RH torna-se um grande pró-forma burocrático.
Assegure-se de que a cada decisão, todos os mecanismos de divulgação de interesse da empresa sejam acionados: e-mails, website, jornais e revistas internos, redes de rádio e TV corporativas, memorandos, cartas e até alguns stakeholders que atuam em paralelo, como associações de classe, sindicatos patronais e de trabalhadores e, em alguns casos, até a própria mídia, nesse caso oferecendo uma ponte com o departamento de comunicação corporativa.