a funcao gerente projetos

Prévia do material em texto

�
A função do gerente de projetos
 Um funcionário novo na sala de correspondência da empresa observou um homem mais velho sentado a um canto, classificando as correspondências, pesando pacotes, colocando selos e fazendo outros trabalhos simples. Perguntou a seu supervisor quem era o homem.
"Aquele é José." disse o supervisor. "Ela trabalha para a empresa há 35 anos e está próximo da aposentadoria".
"Verdade?", respondeu o funcionário. "E ele sempre esteve na sala de correspondência?"
"Não, ele saiu há alguns anos atrás. Mas pediu transferência para cá novamente - após ter trabalhado durante vários anos como gerente de projeto."
Superficialmente, a função de um gerente de projeto deveria ser fácil de descrever. Na verdade, sob a perspectiva de um livro texto provavelmente o é. Mas o desafio de entender as funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos é diferente de empresa para empresa. [...]
Definição Geral
Em geral, o gerente de projeto é responsável pelo sucesso total do projeto. Em algumas empresas, esta pessoa pode ser chamada de Coordenador de Projeto, ou Líder de Equipe. Contudo, o aspecto chave é que a pessoa é responsável pelo sucesso do projeto.
O que transforma um projeto em um sucesso? [...] Você primeiramente deverá definir o projeto e construir o workplan. É aí que as responsabilidades do gerente de projeto iniciam. Se o projeto iniciar e, mais tarde, você descobrir que não estava certo sobre o seu Escopo, o gerente de projeto é quem será responsabilizado. Se o seu projeto estiver executando um workplan pobre, o gerente de projeto é responsável.  
O trabalho de definição do projeto significa que você entendeu e recebeu a total concordância sobre os objetivos, Escopo, risco, abordagem, orçamento, etc. Isto também inclui definir ou adotar os procedimentos específicos de gerenciamento do projeto que serão utilizados para gerenciar o projeto.
Isto não significa que o gerente de projeto necessite fazer todo este trabalho sozinho. Pode haver uma equipe inteira auxiliando na criação da Definição do Projeto e no workplan. Contudo, se algo não andar direito, o gerente de projeto é responsável.
Responsabilidades pelo Processo
Uma vez iniciado o projeto, o gerente de projeto deve gerenciar e controlar o trabalho, incluindo:
Identificar, rastrear o gerenciamento e resolver Incidências do projeto.
Disseminar pro-ativamente as informações do projeto a todas as partes interessadas.
Identificar, gerenciar e atenuar os riscos do projeto.
Assegurar uma solução com uma qualidade aceitável. Gerenciar pró ativamente o Escopo para garantir que somente o que foi acordado seja entregue, a menos que as mudanças sejam aprovadas através do gerenciamento do Escopo.
Definir e coletar métricas para dar uma idéia de como o projeto está progredindo e se os deliverables produzidos são aceitáveis.
Controlar o workplan total para assegurar que o trabalho seja designado e concluído dentro do prazo e do orçamento.
Novamente, isto não significa que o gerente de projeto faça tudo isto fisicamente, mas ele deve certificar-se de que isto realmente está ocorrendo. Se o projeto tiver problemas, ou seu Escopo avançar lentamente, ou enfrentar riscos, ou não estiver estabelecendo as expectativas corretamente, o gerente de projeto será a pessoa responsável por isto. 
Para gerenciar os processos de gerenciamento de um projeto, uma pessoa deve bem ser organizada, possuir uma grande capacidade de acompanhamento, ser orientada ao processo, ser capaz de desempenhar múltiplas tarefas, ter um processo de raciocínio lógico, ser capaz de determinar as causas principais, ter uma boa capacidade de análise, ser um bom avaliador e gerente do orçamento, e ter autodisciplina.
Responsabilidades das Pessoas
Além das habilidades para o processo, um gerente de projeto deve ter uma boa capacidade de gerenciamento de pessoal. Isto inclui:
Ter disciplina e capacidade de gerenciamento geral, para certificar-se de que as pessoas seguem os processos e procedimentos padrão.
Estabelecer habilidades de liderança para fazer com que a equipe siga as suas instruções. Liderança significa comunicar uma visão e fazer com que a equipe a aceite e lute para chegar lá com você.
Estabelecer expectativas razoáveis, desafiadoras e claras para as pessoas, e fazer com que elas se sintam responsáveis pelo atendimento das expectativas. Isto inclui fornecer um bom feedback sobre o desempenho aos integrantes da equipe.
Habilidades para criação de uma equipe, de modo a que as pessoas trabalhem bem em conjunto, e se sintam motivadas para trabalharem duramente pela causa do projeto e pelos outros integrantes da equipe. Quanto maior for sua equipe, e mais longo o projeto, mais importante é ter boas habilidades para criar uma equipe.
Habilidades pró-ativas verbais e escritas de comunicador, incluindo boas e ativas habilidades de escutar.
Novamente, você é responsável pelo sucesso do projeto. Se a equipe tiver uma baixa moral e estiver perdendo prazos, você deverá tentar resolver isto. Se os membros da equipe não entendem exatamente o que necessitam fazer e quando devem fazê-lo, você será o responsável por isto.
Múltiplas Funções
Dependendo do tamanho e da complexidade do projeto, o gerente de projeto poderá assumir outras responsabilidades além do gerenciamento do trabalho. Por exemplo, o gerente de projeto pode auxiliar com a coleta das necessidades do negócio, ou ele poderá auxiliar no projeto de um sistema de gerenciamento de banco de dados, ou redigir a documentação do projeto. O gerenciamento do projeto é uma função especial que uma pessoa deve preencher, mesmo se a pessoa também estiver trabalhando em outras funções.
Por exemplo, um gerente de projeto pode gerenciar o projeto durante 45% de seu tempo, executar a análise do negócio por 25%, trabalhar no design por 15% e escrever a documentação durante 15% do tempo. Isto não significa que uma das responsabilidades de uma função de gerente de projeto seja gastar 15% de seu tempo no projeto. Ao invés disso, apenas significa que o projeto não é grande o bastante para necessitar de um gerente de projeto em tempo integral. O gerente de projeto gasta o resto de seu tempo em outras funções do projeto tais como Analista de Negócios, Projetista e Redator Técnico. Dependendo do tamanho de seus projetos, e da maneira como a sua empresa é organizada, o tempo de um gerente de projeto pode ser alocado segundo uma dessas três formas:
Pode ter uma função com tempo integral em um projeto grande.
Pode ter responsabilidades de gerenciamento de projeto para múltiplos projetos, ocupando cada um deles tempo inferior ao tempo integral, mas sua combinação preenche uma função com tempo integral.
Pode preencher múltiplas funções, sendo exigido para cada um deles um determinado nível de habilidade e de responsabilidade. Em um projeto, por exemplo, pode ser, ao mesmo tempo, um gerente de projeto e um analista. 
Responsabilidades em uma organização de matriz
Atualmente, a estrutura organizacional que mais predomina é alguma forma da estrutura de matriz. A organização de matriz permite a utilização mais eficiente dos recursos humanos em uma empresa. Entretanto, um dos desafios da organização de matriz é que os membros da equipe estão designados para um projeto para trabalharem (em tempo integral ou meio turno), mas os recursos se reportam a alguma outra pessoa dos recursos humanos. Isto pode significar que é mais difícil conseguir que os recursos façam as coisas que você necessita e, às vezes, há uma sensação de que os membros da equipe prefeririam atender às solicitações de seus gerentes funcionais, ao invés daquilo que o gerente de projeto necessita. Neste tipo de estrutura, há ainda um número de coisas pró-ativas que você pode fazer.
Embora a equipe não se reporte funcionalmente ao gerente de projeto, seu trabalho no projeto deveria ser uma contribuição para a avaliação total do desempenho. Assim, você podetentar fazer as pessoas responsabilizarem-se, certificando-se de que elas entendem que você estará fornecendo feedback sobre a avaliação de sue desempenho. Isto também deve ser reiterado e acordado pelos gerentes de função. Se as pessoas não estiverem cumprindo seus prazos finais, então talvez se faça necessária uma combinação de seu feedback, bem como um feedback do gerente funcional.
Há técnicas e processos de gerenciamento de projeto que devem ser utilizados. Primeiramente, se a disponibilidade e o desempenho da equipe forem duvidosos, você deve apontar isto como sendo um risco para o projeto. Como parte do gerenciamento de risco, você necessita colocar um plano pró-ativo em ação, para certificar-se de que este risco está sendo administrado.
Quando o pessoal falho em relação aos prazos finais, você pode precisar levantar uma questão e executar o gerenciamento de Incidências. Durante o gerenciamento de Incidências, você procura outra vez pela causa do problema. Por exemplo, eles estão perdendo os prazos finais porque estão sendo retirados de seu projeto para fazer outro trabalho, tal como o suporte da aplicação. Se isto estiver ocorrendo, isto pode necessitar ser tratado de alguma maneira. Eles podiam perdendo os prazos porque as estimativas iniciais eram demasiado baixas. Se for assim, isso precisa ser resolvido de uma outra maneira. Eles podiam perdendo os prazos por causa de problemas de desempenho. Outra vez, isso precisa ser resolvido de uma terceira maneira, com a ajuda dos gerentes funcionais.
Certifique-se de que os membros de sua equipe estão se comunicando pro-ativamente com você. Em muitos casos, não é o fato de que as pessoas perdem seus prazos finais que deixam o gerente de projeto frustrado. É que eles nem sempre o avisam. Por exemplo, Se um membro da equipe tiver um deliverable para o fim da semana, mas se envolve durante três dias na solução de um problema da produção, ele precisa informá-lo, de modo que você possa tomar qualquer providência apropriada. Se eles apenas perdem seus prazos finais, mas não lhe dizem a razão e nem o avisam com antecedência, então eles não estão gerenciando as expectativas como deveriam. De igual forma, você deve comunicar-se pro-ativamente também, e certificar-se de que a equipe entende as datas de vencimento e as expectativas. O gerente de projeto também deve comunicar-se pró ativamente com os gerentes funcionais e certificar-se de que eles saibam quando houver Incidências de compartilhamento de recursos ou Incidências de desempenho do pessoal.
O gerenciamento de matriz envolve um equilíbrio complexo e delicado entre gerentes de projeto e gerentes funcionais de  pessoal. Ao mesmo tempo em que você se esforça para obter seus resultados com pessoas que talvez nem trabalhem para você em tempo integral, você também pode ter um não projeto adicional e responsabilidades funcionais. O gerente de projeto sempre limitou a autoridade de gerenciamento de pessoal nestas situações. E, ainda é possível terminar com sucesso seus projetos. Há muitos processos e técnicas de gerenciamento de projeto que podem ajudar. Você deve também se certificar de utilizar o patrocinador do projeto. Apesar de tudo, é o projeto deles. Eles podem lhe ajudar a gerar a urgência e o foco, e também influenciar os gerentes funcionais, se necessário, para garantir que as pessoas estão disponíveis quando for necessário para o projeto ser bem sucedido.
Obrigando-se com o Gerenciamento do Projeto, mas não se responsabilizando
Em algumas organizações, o gerente de projeto é o responsável pelo sucesso do projeto, mas não possui o nível correto de responsabilidade. Gerenciar a equipe em uma organização de matriz é um exemplo disso. Você é solicitado a gerenciar um projeto utilizando pessoal que você não gerencia diretamente. Em outros casos, você pode descobrir que sua habilidade para resolver Incidências é prejudicada porque você não esta em uma posição suficientemente alta na organização e você necessita confiar em um gerente que tem um nível mais alto na organização para ajudar-te. Em outros exemplos, você pode descobrir que sua capacidade de inovação e flexibilidade é restringida pela inércia e pelas políticas organizacionais.
Todas estas situações podem causar frustrações. Uma forma de lidar com isso é definir funções e responsabilidades como parte da Definição do Projeto. Isto pode ajudar a ajustar e gerenciar expectativas. Por exemplo, se você não tiver nenhuma autoridade com relação à aprovação do orçamento ou da despesa, então observe isso antes, juntamente com um processo para aprovação da despesa. Desta maneira, se os problemas surgirem depois, todos saberão quem tem o nível correto de autoridade para os resolver. Para a maioria dos gerentes de projeto, o nível da frustração não é causado tanto pela falta de poder como pela ambigüidade. Se o gerente de projeto não tiver autoridade, é importante saber quem a tem, e que processo é necessário para entrar em ação.
Fonte
TENSTEP. A função do gerente de projetos. Disponível em: <http://www.tenstep.com.br/site/index.jsp?pag=methodology&uid=62>. Acesso em: 28 jul. 2006.
� PAGE \* MERGEFORMAT �1�