Comunicação do no gerenciamento de projeto

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GABRIELA DA CUNHA BARCELOS LOPES
COMUNICAÇÃO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS: 
um estudo acerca das consequências das falhas de comunicação 
Projeto de Pesquisa apresentado ao Curso MBA em Gestão de Projetos da Universidade Estácio de Sá como requisito parcial à aprovação na Disciplina Metodologia da Pesquisa.
Porto Real
2016
TÍTULO
COMUNICAÇÃO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS: um estudo acerca das consequências das falhas de comunicação.
TEMA
Comunicação no gerenciamento de projetos.
 
 3) DELIMITAÇÃO DO TEMA
Avaliação das consequências das falhas de comunicação no gerenciamento de projetos dentro de empresas de Tecnologia da Informação. 
4) PROBLEMA
A falta de comunicação entre gerente, equipe e stakeholders podem gerar problemas na execução de um projeto?
5) HIPÓTESE
Não deveria existir falhas na comunicação dentro de um gerenciamento de projetos, mas isso é algo que acontece. Essa falha pode trazer muitas consequências ao projeto. 
6) OBJETIVOS		
	6.1 GERAL	- Avaliar as consequências que as falhas na comunicação no gerenciamento podem gerar.
	
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6.2 ESPECÍFICOS:
Perceber a importância da comunicação dentro do gerenciamento de projetos.
O que pode fazer com que haja falhas na comunicação.
Avaliar os danos que as falhas na comunicação podem gerar.
Como evitar as falhas na comunicação.
Determinar como agir no caso de falhas na comunicação.
7) JUSTIFICATIVA
A comunicação deve ser vista como uma forma de crescimento dentro das empresas. Cada vez mais a intensidade do fluxo de informações é aumentada e isso exige agilidade e eficiência na comunicação. 
Os avanços tecnológicos ampliaram a capacidade de troca de informação e valorização do conhecimento, porém é necessária uma interpretação correta das informações e um bom entendimento entre as partes interessadas, o gerente e toda equipe do projeto.
Uma pequena falha na comunicação pode ocasionar em um enorme problema. Portanto, saber gerenciar a comunicação, observar onde estão os maiores riscos de falhas na comunicação, como evita-las e como contorná-las caso aconteça, é essencial para que os objetivos estabelecidos sejam plenamente alcançados.
Com a finalização desta pesquisa será possível ter melhores instrumentos para identificar onde ocorrem as maiores falhas na comunicação e o que fazer para evita-las, podendo ajudar assim as empresas de Tecnologia da Informação a alcançarem os seus objetivos com a margem de erro em projetos reduzidos.
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8) REVISÃO DA LITERATURA
	Para gerenciar qualquer atividade é imprescindível que haja uma boa comunicação. Nenhum processo sobrevive sem que aconteça um diálogo entre ambas as partes e esse diálogo pode ter sido verbal ou escrito.
As inovações na área de Tecnologia da Informação são importantes para a Globalização e principalmente para as organizações, gerando impactos imediatos em sua estratégia de negócios. Por exigir investimentos, é importante certificar que o sucesso de qualquer tipo de projeto seja garantido, para que isso ocorra é fundamental ter uma comunicação correta. 
Quando há diversas equipes trabalhando em um mesmo projeto, a comunicação pode ser um grande diferencial, porque um projeto tem diversas etapas com um principal objetivo e é importante que todas as pessoas envolvidas neste projeto esteja ciente de qual é o objetivo principal, os prazos para cada pacote de trabalho, o andamento do projeto, a expectativa da qualidade e a data de entrega final do projeto já concluído. 
Se não houver essas trocas de informações pode ocorrer atrasos, erros no desenvolvimento e como consequência o projeto pode ser prejudicado.
De acordo com Krause, “não sabemos escrever bem, não falamos bem o que queremos e não nos relacionamos bem com todos os perfis existentes em um ambiente de projeto”. No ano de 2012 o PMI – Project Management Institute terminou um estudo feito com 300 empresas de grande porte, onde constatou que, para 76% das empresas o principal motivo para seus projetos fracassarem são falhas na comunicação, 78% das organizações que montaram um setor de gerenciamento de projetos tiveram maior comprometimento da equipe com os resultados. 
Ainda sobre o estudo realizado pelo PMI, dentre as organizações ouvidas, 32% afirmam planejar sempre como farão seus projetos e 18% disseram que raramente adotam essa prática. Quase 60% não possui departamento dedicado para gerenciamento de projetos, mas 56% planejam implementar esse setor. Os segmentos que mais adotam o gerenciamento de projetos são Tecnologia da Informação (63%); Engenharia (35%); Produção e Operações (26%) e Recursos Humanos (15%).
Segundo PMBOK (2008) os processos de gerenciamento da comunicação incluem o planejamento dos sistemas de informação e comunicação, além do gerenciamento das informações, tornando disponíveis as informações necessárias a todos stakeholders. Envolve também o controle da comunicação de acordo com o sistema de comunicação planejado.
Comunicação em projeto refere-se ao comportamento e técnicas usadas para motivar, liderar, engajar e informar os stakeholders que tenham interesse e que possam influenciar positivamente ou negativamente o projeto.
Em concordância com PMBOK (2013) o sucesso do gerenciamento de projetos em uma organização é altamente dependente de um estilo de comunicação organizacional eficaz, especialmente em decorrência da globalização da profissão de gerenciamento de projetos.
Em todo projeto, após identificar os stakeholders é necessário definir os meios de comunicação que serão utilizados, pois deve-se utilizar um tipo de comunicação que seja mais eficaz para cada stakeholder, assim, a dificuldade do fluxo de informação será reduzida.
Consoante Souza (2008), o gerenciamento ativo das partes interessadas aumenta a probabilidade de o projeto não se desviar do curso por causa de problemas não resolvidos com as partes interessadas.
É fundamental que todas informações sejam passadas em uma linguagem na qual todos os participantes tenham a mesma compreensão da mensagem enviada pelo gerente de projeto. Conforme PMBOK (2013), os participantes em conjunto com o gerente de projeto, utilizam os vários meios de comunicação como e-mail, redes sociais, celulares, conferência através de aplicativos, mídia eletrônica e outros meios de comunicação para realizarem uma comunicação formal e ou informal com o gerente de projetos.
A maior parte dos projetos malsucedidos são devidos as falhas na comunicação entre os stakeholders, pois a maioria não entende qual é sua responsabilidade e deveres a serem cumpridos no projeto. Com base nisso, é possível perceber que sem a compreensão correta das informações do projeto, não há uma integração entre eles. São as falhas na comunicação que muitas vezes impedem que todos tenham dados básicos do projeto em que estão trabalhando, para que não ocorra essas falhas é necessário que todos “falem a mesma língua”. 
Devem ser identificadas barreiras de comunicação, porque assim é possível mitigar as falhas na comunicação. Estas barreiras de comunicação podem influenciar negativamente o projeto, aumentando a possibilidade de insucesso. Segundo DINSMORE (2005) tais barreiras são: falta de canais de comunicação claros; distância física ou temporal entre o emissor e o receptor; uso inadequado de linguagem técnica; fatores ambientais de distração; atitudes prejudiciais; informação excessiva; falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo comunicado e diferenças culturais.
Para garantir a comunicação eficaz entre a equipe do projeto o PMI recomenda a utilização de seis ações: ser um comunicador efetivo; ser um facilitador de comunicações; evitar bloqueadores de comunicação; manter a equipe de projeto o mais próximo possível; ter uma sala de comando para o projeto e conduzir reuniões eficazes (DINSMORE, 2005).
Acredita-se que as organizações devem sempre utilizar as melhores práticas indicadas pelo Guia do Conhecimentoem Gerenciamento de Projetos – PMBOK, assim as empresas podem criar uma metodologia própria e o gerente de projetos deve elaborar um plano de comunicação independentemente do tamanho do projeto que será desenvolvido, fazendo assim, as informações serão destinadas para os stakeholders, no momento e de maneira corretas. 
Alguns processos envolvem dados de desempenho, coleta de informações para identificar como os recursos serão distribuídos em suas atividades e conseguir alcançar os resultados desejados do projeto e a eficiência para aumentar a possibilidade de êxito no projeto. Mostrando assim que depende de uma comunicação bem-feita por parte do gerente de projetos e de toda parte envolvida para se obter um resultado positivo no projeto.
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9) METODOLOGIA	
Pesquisa básica, qualitativa, de caráter exploratório, a ser realizada através de pesquisa bibliográfica.
10) CRONOGRAMA	
Conforme Barbi (2010), o Cronograma é uma sequência de datas de execução das tarefas necessárias para realização do escopo do projeto. 
A tabela abaixo apresenta o cronograma deste trabalho.
	
	Agosto 
	Setembro
	Outubro
	Novembro
	Dezembro
	Janeiro
	Fevereiro
	Levantamento
bibliográfico
	X
	X
	
	
	
	
	
	Fichamento de textos selecionadas
	
	X
	X
	
	
	
	
	Pesquisa de Campo
	
	
	
	X
	X
	
	
	Revisão do Trabalho
	
	
	
	
	
	X
	
	Entrega do TCC
	
	
	
	
	
	
	X
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11) REFERÊNCIAS	
BARBI, Fernando C., 2010. Conceitos Importantes. Disponível em: http://www.gestaodeprojeto.info/introducao. Acesso: Set. 2016.
DINSMORE, P. C. Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos: Livro-Base de Preparação para Certificação PMP – Project Management Professional. 2ª edição.
KRAUSE, Whater. Pequenas Empresas e Grandes Negócios. Falhas na Comunicação. Disponível em: http://revistapegn.globo.com/Revista/Common/0,,ERT138376-17180,00.html. Acesso: Set. 2016.
PMBOK. Um guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). Quarta Edição, 2010.
PMBOK. Um guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). Quinta Edição, 2013.
PMI, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia de conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Quarta edição, 2008.
SOUZA, Arnaldo Renato Pires. PMP. Apostila de Gestão da Comunicação. IETEC, 2008.