MAPAS ARQUIVOLOGIA

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Arquivo
As primeiras instituições arquivísticas tiveram origem na Grécia Antiga
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
Suporte Representa o material no qual são registradas as informações.
Informação
É o elemento referencial, a noção, a ideia ou a mensagem
contidos em um documento.
Documento
É a unidade de registro de informações, suscetível de consulta,
estudo, prova e pesquisa, em que se comprovam fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada época ou lugar. É qualquer informação registrada
fisicamente em determinado material (suporte) suscetível de
estudo, prova e pesquisa.
Polissemia O termo "Arquivo" pode significar
Conjunto de documentos – qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados
ou recebidos por um organismo público ou privado, em função do desempenho de sua atividade.
Local de guarda– destinado à conservação de documentos devidamente classificados e ordenados.
Instituição ou serviço – que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso aos documentos.
Móvel– destinado à guarda de documentos.
Título de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa.
Finalidade
Servir à administração
Com o decorrer do tempo, servir de base do conhecimento da história.
Função Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
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Distinção
Arquivos
Tipo de suporte Documentos manuscritos, impressos, audiovisuais (exemplar único)
Tipo de conjunto Fundos: unidos pela proveniência (origem).
Fins de produção Administrativos, jurídicos, funcionais, legais.
Objetivos Provar, testemunhar
Entrada dos documentos Acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades.
Público Administrador e pesquisador.
Bibliotecas
Tipo de suporte
Documentos impressos, manuscritos,
audiovisuais (exemplar múltiplo).
Tipo de conjunto Coleção: documentos unidos pelo conteúdo.
Fins de produção Culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos.
Objetivos Instruir, informar.
Entrada dos documentos Compra, doação, permuta de fontes múltiplas.
Público Grande público e pesquisador.
Museus
Tipo de suporte Objetos bi/tridimensionais (exemplar único).
Tipo de conjunto Coleção: documentos unidos pelo conteúdo ou pela função.
Fins de produção Culturais, artísticos, funcionais.
Objetivos Informar, entreter.
Entrada dos documentos Compra, doação, permuta de fontes múltiplas.
Público Grande público e pesquisador.
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Classificação dos
Arquivos
Entidades Mantenedoras
Públicos
Federal
Central
Regional
Estadual
DF
Municipal
Institucionais
Instituições Educacionais
Igrejas
Corporações não-lucrativas
Associações, Sociedades
Comerciais
Firmas
Companhias
Familiais / Pessoais Arquivos de famílias ou de pessoas físicas
Estágios de Evolução
Correntes
São aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam
objeto de consultas frequentes.
Intermediários
São aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Permanentes
Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Extensão de Atuação
Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo função de arquivo corrente.
Descentralizados
Centrais / Gerais
Destinam-se a receber os documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura
da instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.
Natureza dos Documentos
Especiais
São constituídos por documentos de diversos formatos que, devido às características físicas do suporte, merecem um
TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. Ou seja, exigem TRATAMENTO
DIFERENCIADO no que se refere à sua guarda e conservação.
Em função do suporte
Especializados
São arquivos constituídos por documentos resultantes do desenvolvimento de atividades de DETERMINADA ÁREA DO
CONHECIMENTO HUMANO, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. Também são
conhecidos como ARQUIVOS TÉCNICOS.
Em função da informação
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Princípios
Proveniência / respeito aos fundos
princípio básico da Arquivologia segundo o qual o arquivo
produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não
deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
Também chamado de princípio de respeito aos fundos.
Fundo
Aberto
Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em
função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.
Fechado
Fundo que não recebe acréscimos de documentos em função
de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.
Organicidade
A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e
externas. Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora
Cumulatividade / naturalidade
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados
naturalmente nas administrações, em função do cumprimento dos seus objetivos práticos. Eles se acumulam de maneira contínua e progressiva,
como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dotam de um elemento de coesão espontânea
Indivisibildiade / integridade
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar
seus valores de prova e informação. Este princípio é derivado do princípio da proveniência.
Unicidade Não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção.
Ordem Original
Obedecer a ordem original não está ligada ao respeito à ordem estrita que os documentos receberam na repartição de origem e, sim, o respeito à organicidade,
isto é, a observância do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos e não propriamente dos detalhes ordenatórios de seu primeiro arquivamento. O
conceito não orienta, simplesmente, manter o acervo da forma como é recebido, afinal pode estar desorganizado, não ser integral ou, mesmo, não ser perceptível
qualquer regra efetiva de organização. O ideal é buscar a organicidade e o contexto dos documentos de modo a permitir sua utilização como prova da execução
das atividades.
Pertinência
O princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original, denomina-se de
pertinência ou temático. Baseia-se na análise do conteúdo para definir a organização dos documentos, é oposto ao princípio de respeito aos fundos. É um princípio
abandonado ou "praticamente não mais utilizado".
Inalienabilidade /
imprescritibilidade
São princípios complementares entre si e relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados pelas instituições públicas.
Quando aplicado aos arquivos, proíbe sua venda ou sua cessão a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade).
Territorialidade
Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, a jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito
administrativo onde foi produzido e recebido. Conceito derivado doprincípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de
arquivo do território no qual foram produzidos, excetuando-se os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.
Universalidade
Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, arranje e descreva a informação orgânica e registrada (ou seja, a informação
arquivística) de uma forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. É a abordagem do geral ao particular que fundamenta a organização dos
documentos arquivístico.
Reversibilidade
Princípio atrelado à prática da função arquivística de restauração de documentos de arquivo. Defende que o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer
procedimento ou tratamento que não possa ser revertido, caso necessário.
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Ciclo Vital / Teoria
das 3 Idades
Arquivo Corrente
Conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas frequentes. São arquivos que devem
permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois
existem em função do cumprimento de sua finalidade administrativa.
Primeira fase do ciclo de vida dos documentos
Documentos consultados frequentemente ou com potencial de uso elevado
Devem permanecer próximos aos produtores por razões administrativas e técnicas
Devem ser de fácil acesso
São absolutamente essenciais ao funcionamento de quem os acumula
Possuem Valor Primário
Arquivo Intermediário
Conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou
financeira, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Segunda fase do ciclo de vida dos documentos
Documentos com baixa frequência de consulta
Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira
Aguardam a eliminação ou guarda permanente
Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata
Arquivos criados para fins de ECONOMICIDADE
Permanência transitória, por isso, também, são conhecidos como "limbo" ou "purgatório"
Consulta restrita ao órgão produtor
Possuem Valor Primário
Arquivo Permanente
Conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que
devem ser definitivamente preservados pela instituição.
Terceira fase do ciclo de vida dos documentos
Conjuntos documentais de valor histórico, probatório e informativo
O documento permanente perdeu todo o valor de natureza administrativa
O documento permanente deve ser guardado definitivamente
Possui fins científicos, sociais e culturais
Os arquivos permanentes devem ficar localizados em lugares de fácil acesso
Consulta liberada ao público
Possuem Valor Secundário
Valor Primário
Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam
ter para apoiar as atividades rotineiras da instituição produtora, evidenciando, assim, a
utilidade administrativa, legal ou fiscal dos documentos de arquivo.
Característico das Fases
Corrente e Intermediária
Administrativo
Legal
Fiscal
Valor Secundário
Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam
ter para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente produzidos. Os
documentos com valor secundário são considerados importantes fontes de
informações para pesquisadores em geral e para a própria entidade produtora.
Característico da
Fase Permanente
Probatório
Informativo
Os documentos perderam TODO o valo primário
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Avaliação Documental
Base principiológica Teoria das Três Idades
Conceito
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em
que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que
momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o
valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.
Definição dos prazos de guarda nas fases
corrente e intermediária
Destinação dos documentos
Deve-se
constituir uma
CPAD
Equipe Multidisciplinar
Arquivista ou responsável pela guarda da documentação.
Servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas.
Historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo.
Profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos.
Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo,
engenheiro, médico e outros).
Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.
Análise
Deve-se analisar um conjunto de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e informativo antes de se definir pela eliminação ou
pela guarda permanente um conjunto ou série documental.
Vantagens
Redução da massa documental.
Agilidade na recuperação de documentos e informações.
A conservação dos documentos de guarda permanente.
A racionalização da produção e do fluxo dos documentos de arquivo.
A eliminação dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de espaço físico.
A otimização dos gastos com recursos humanos, materiais e financeiros.
Incremento à pesquisa.
Garantia da constituição do patrimônio arquivístico.
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Tabela de
Temporalidade
Conceito
É um instrumento arquivístico resultante de avaliação dos documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo
necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às
necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento de documentos para guarda
permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitarem, seja a própria
instituição ou o público externo.
Prazo de guarda
O prazo de guarda dos documentos constante da Tabela de
Temporalidade refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos
documentos nas idades corrente e intermediária, visando atender
exclusivamente às necessidades da administração que os gerou (valor
primário).
Os prazos são preferencialmente em ANOS
Determinantes dos prazos
Normas
Precaução
Informações
recaptulativas
Frequência de uso
Destinação Final
Eliminação
Destinação dada aos documentos que
perderam o valor primário e não
apresentam valor secundário.
O ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os
processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação
por venda ou doação. A incineração – processo condenado -, quer pelo
aumento do índice de poluição que provoca, quer pela impossibilidade de
reciclagem do papel, não deve ser adotada.
Guarda Permanente
Destinação dada aos documentos que possuem informações consideradas importantes para fins de prova,
informação e pesquisa, ou seja, fins culturais, sociais e científicos.
Plano de
Destinação
Instrumento utilizado para tratar massa documental acumulada
Informações contidas em um plano de destinação
Tipologias documentais
Prazos de guarda
Séries ou "classes"
Mesclam-se o plano de classificação e a tabela de temporalidade
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Classificação dos
Documentos
Gênero
Escritos / textuais Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos
Iconográficos
Gênero documental integrado por documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não, que contêm imagens
fixas (estáticas), impressas, desenhadas ou fotografadas.
Audiovisuais ou Filmográficos
Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento,com ou sem som, como filmes e fitas
videomagnéticas. Também é conhecido como documento cinematográfico.
Cartográficos
Gênero documental integrado por documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas,
arquitetônicas ou de engenharia
Sonoros Gênero documental integrado por documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros sonoros.
Micrográficos
Gênero documental integrado por documentos resultantes da microrreprodução de imagens em microforma, mediante a
utilização de técnicas específicas.
Informáticos Gênero documental integrado por documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador
Musicais
Gênero documental integrado por documentos que se caracterizam por conter informação codificada através de notação musical, independentemente
do processo de produção, de registro ou fixação, e de reprodução ou realização.
Natureza do Assunto
Ostensivos ou ordinários Documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é prejudicial à administração ou às partes.
Sigilosos
Documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso. Ou seja, é aquele que fica temporariamente
submetido à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibiliade para a segurança da sociedade e do Estado. Esse
tipo de documento requer medidas especiais de salvaguarda para sua custódia, divulgação e acesso.
Ultrassecreto 25 Anos
Secreto 15 Anos
Reservado 05 Anos
Informações pessoais são aquelas relacionadas à pessoa natural
identificada ou identificável, cujo tratamento deve ser feito de forma
transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem
das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. As
informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de
classificação de sigilo, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar
da sua data de produção. Elas só podem ser acessadas pelos próprios
indivíduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na
Lei.
Forma
Rascunho Redação preparatória do original, podendo conter rasuras, correções e supressões
Minuta Forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado.
Original Representa a versão final de um documento, já na sua forma apropriada.
Elementos que distinguem os originais das minutas e das cópias: as assinaturas ou
subscrições, carimbos, selos, tintas, etc. inseridos no documento no momento justamente em
que ele se torna original.
Cópia Representa um documento formalmente idêntico a um original.
Formato
É a configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como
foi confeccionado.
Espécie
Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas.
É a espécie que identifica o modelo que servirá como base jurídica ou
consensualmente válida para que o conteúdo do documento arquivístico, correto
em sua estrutura semântica, se torne legítimo/fidedigno/credível.
Exemplos: Ofício, memorando, relatório, etc
Tipologia
Configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Ou seja, o tipo
documental é formado quando agregamos à espécie documental as atividades, funções e competências da
entidade produtora/acumuladora de documentos.
Espécie + Função/Atividade Exemplo: Ofício de requisição de servidor
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Características dos
Documentos
Naturalidade
Trata da forma de acumulação dos documentos no decorrer
da execução das atividades.
Progressiva
Natural
Orgânica
Inter relacionamento
Um documento de arquivo estabelece relações com
outros documentos e com o organismo produtor.
Imparcialidade Os documentos arquivístico são inerentemente verdadeiros.
Autenticidade
Capacidade de se provar que um documento efetivamente é o que
diz ser e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de
corrupção.
Unicidade*
Cada documento assume um lugar único na estrutura documental do
grupo ao qual pertence e no universo documental. *Na Teoria
Arquivística, a Unicidade pode aparecer como característica ou como
princípios...
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Organização e
administração dos
arquivos
Levantamento
Normas
Estatutos
Regimentos
Regulamentos
Organogramas
Documentos constitutivos
Normas em geral
Documentação
Gêneros
Espécies
Modelos
Formulários
Classificação / Arranjo
Existência de registros e protocolos
Média de arquivamento
Controle de empréstimo
Processos adotados para conservação e
restauração de documentos
Existência de normas de arquivos
Manuais
Pessoal
Número de pessoas disponíveis
Qualificação
Salários
Escolaridade
Formação profissional
Equipamentos
Quantidade
Modelos
Estado de conservação
Situação física do acervo
Extensão da área ocupada
Condições de iluminação
Umidade / temperatura
Estado de conservação das instalações
Proteção contra incêndio
Meios de comunicação
Telefone
Fax
Análise Diagnóstico detalhado
Quantidade
Localização
Estado físico do acervo
Condições de armazenamento
Grau de crescimento
Frequência de consulta
Planejamento
Posição do arquivo na estrutura da instituição
O arquivo de uma instituição atende a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade, por isso deve se situar na posição hierárquica mais elevada possível, de
forma a subordinar-se a um órgão hierarquicamente superior.
A centralização ou descentralização dos
serviços de arquivo
Centralização
Sistema centralizado de arquivos correntes representa, além da reunião da documentação em um único local, a concentração de todas as atividades de controle –
recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional.
Descentralização
A descentralização representa a instalação de arquivos em cada
departamento de determinada instituição, onde são reunidos todos os
documentos do departamento, incluindo os produzidos pelas divisões e
seções que o compõem.
Centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos
Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Escolha dos métodos de arquivamento adequados
Estabelecimento de normas de funcionamento
Oferecer informações básicas e práticas sobre a organização de arquivos
Facilitar o trabalho daqueles que atuam com questões relacionadas à organização e gestão de documentos arquivísticos
Recursos humanos
Habilidade em lidar com o público
Espírito metódico
Discernimento
Paciência
Imaginação
Atenção
Poder de análise e de crítica
Poder de síntese
Espírito de equipe
Entusiasmo pelo trabalho
Instalações
Iluminação
Limpeza
Temperatura
Umidade
Capacidade de ampliação futura
Constituição de arquivo intermediário e permanente
Recursos financeiros necessários
A etapa de planejamento deve levar em consideração os recursos financeiros que serão disponibilizados para a instalação e manutenção do arquivo. Organizar e
disponibilizar acervos arquivísticos representa um gasto elevado. Sendo assim, cabe à equipe de gestão documental um intenso trabalho de conscientização da cúpula da
organização.
Elaboração do projeto
Síntese da situação real encontrada
Análise e diagnóstico da situação
Plano arquivístico propriamente dito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo, inclusive as prioridades para a implantação.
Implantação / Acompanhamento
Sensibilização Esclarecer a importância dos novos procedimentos para o desenvolvimento institucional e treinamento do pessoal nas novas rotinas.
Elaboraçãodos manuais
Apresentação, objetivos e abrangência do manual
Informações sobre os arquivos da instituição; suas finalidades e responsabilidades; sua interação e subordinação
Organogramas e fluxogramas
Conceitos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologias
Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação de documentos com seus respctivos códigos e índices
Tabela de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, poderá ser apresentada em separado
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Gestão Documental
Conceito
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO,
USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO de documentos em fase CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, visando a
sua ELIMINAÇÃO ou RECOLHIMENTO para a guarda permanente.
Não há gestão documental na fase permanente,
somente nas fases corrente e intermediária.
Objetivos Racionalização e eficiência
É possível reduzir o custo da informação governamental e possibilitar sua disponibilização no lugar certo, na hora certa, para as pessoas
certas, de forma a permitir a tomada de decisão de forma mais célere.
Eficiência Garantir que todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arquivísticos (produção, tramitação, uso,
avaliação, arquivamento e destinação) sejam realizados de forma eficiente e prezando pela economicidade
Disponibilização das informações Garantir que as informações estejam disponíveis no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas
Eliminação segura dos documentos
Garantir a eliminação segura dos documentos destituídos de valor. Realizar a avaliação e a seleção
dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser
eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais.
Uso adequado de equipamentos
Garantir a adequada utilização dos equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos
de gestão documental.
Acesso e preservação Garantir o pleno acesso e a preservação às informações custodiadas.
Contribuições
Garantir que as políticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente.
Garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios sejam reunidos a documentos de valor permanente.
Garantir a melhor organização desses documentos, caso cheguem a fase permanente.
Inibir a eliminação de documentos de valor permanente.
Garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país
Fases da Gestão Documental
Produção
Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das
atividades de um órgão ou setor. Os responsáveis pela gestão
documental devem atuar para que sejam criados apenas os
documentos essenciais à administração da instituição e evitadas
duplicação e emissão de vias desnecessárias. Administrar a criação de
documentos.
Gestão de modelos e formulários; otimização no uso dos
recursos reprográficos e informáticos; difusão de normas
e diretrizes necessárias ao bom desempenho
institucional; escolha de equipamentos e do pessoal que
irá desempenhar tarefas arquivísticas.
Utilização
Refere-se ao controle, uso e armazenamento dos
documentos necessários ao cumprimento das
atividades da instituição.
Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro,
distribuição, tramitação); de expedição; de organização e arquivamento dos
documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de
acesso; e recuperação de informações.
Avaliação / destinação
Refere-se à definição dos procedimentos necessários à
implantação de propostas de destinação de documentos
(eliminação ou recolhimento para a guarda permanente).
Análise e avaliação das séries documentais acumuladas nos
arquivos, com vistas a estabelecer prazos de guarda;
eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda
permanente; transferências e recolhimentos.
Funções arquivísticas voltadas
para a gestão documental
Criação / Produção
Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo,
abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formatos e trâmite.
Avaliação
Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da
documentação arquivística de uma dada instituição.
Aquisição
Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos
procedimentos de transferência e recolhimento do acervo.
Conservação / Preservação
Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos documentos ao longo
do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento e recuperação; ao
arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas
fragilidades e definir políticas de preservação para cada um deles.
Classificação
Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição
acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo da fase
permanente
Descrição
A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas
fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário. A indexação, componente da descrição, é o processo de
estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. A descrição compreende a criação e
utilização de índices e de vocabulários controlados.
Difusão / acesso
Esta função não se restringe ao acesso às informações e documentos armazenados, mas a difusão das práticas para que isso ocorra
adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções: difusão dos manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de
temporalidade e promoção de treinamento para o seu uso; difusão da legislação e das normas internas que regulamentam o acesso
ao acervo e o respeito a direitos autorais, uso de imagens e ao sigilo; utilização de sistemas informatizados; formas de atendimento;
permissão de reprodução ou impressão; elaboração de guias de acervo, inventários e páginas web; planejamento e realização de
exposições e concursos de pesquisas, etc.
Níveis de aplicação
Mínimo
Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo
nacional daqueles de valor permanente
Mínimo ampliado Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.
Intermediário
O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem geralmente, em
elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.
Máximo
O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e intermediário), complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de
correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc.
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Protocolo
Definição: Consideram-se 
atividades de protocolo o 
recebimento, a classificação, 
o registro, a distribuição, o 
controle da tramitação, a 
expedição e a autuação de 
documentos avulsos para 
formação de processos, e os 
respectivos procedimentos 
decorrentes.
Mais detalhes desse tópico tão importante, 
favor pesquisar pelo arquivo 
(no passeidireto)
PROCEDIMENTOS GERAIS PARA PROTOCOLOS - DIJEISON TIAGO
OU PELO LINK
media.wix.com/ugd/8d3765_cb6a268c7e674a24a2ea-
be1c367062c7.pdfMétodos de
Arquivamento
Básicos
Alfabético
É considerado um método simples e utiliza como principal critério de arquivamento o nome existente no documento, baseado na
rigorosa ordem alfabética. É um método direto, tendo em vista que a realização da pesquisa é feita no próprio conjunto
documental, sem a necessidade de recorrer a um índice para localizar qualquer documento.
Vantagens
Rápido
Fácil
Direto
Barato
Desvantagem
Grande possibilidade de erro quando o volume de documentos é muito
grande, por conta do cansaço visual e da variedade de grafia dos
nomes
Regras
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Abreu, Pedro Ricardo
Barbosa, João
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos documentos compostos
por um adjetivo e um substantivo
Santa Rita, Diogo
São Pedro, Alberto
As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais
Rios, J.
Rios, João
Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados
Andrade, Pedro d’
Azevedo, Ricardo de
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação
alfabética.
*Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de
elemento de distinção
Almeida Filho, Santino
Ribeiro Júnior, Paulo
Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses
Silva, Paulo (Professor)
Silva, Francisco Everardo (Dr.)
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais Rockfeller, John Davison
As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula
Benedetto, Michelle di
Di Stefano, Alfredo
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai
Andrés Messi, Lionel
Román Riquelme, Juan
Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam
Nancy Ajram Nabil
Yuzo Sato
Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome
Tentação (A)
Washington Post (The)
Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses
Congresso de Arquivos (3°)
Congresso de Química (Quinto)
Geográfico
É um método de arquivamento pertencente ao sistema direto, ou seja, quando o usuário realizar uma busca, ela será feita
diretamente no documento, sem a necessidade do auxílio de um índice ou código. É uma metodologia de arquivamento bastante
utilizada quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local.
Vantagens
Direto
Fácil
Desvantagem Exige duas classificações – uma para a procedência e outra para o correspondente.
Numérico
Método utilizado quando o principal elemento a ser considerado para arquivamento e busca de um documento for o seu número. É considerado um método do sistema indireto, tendo em vista que para a recuperação dos documentos
deve-se fazer uso de um índice alfabético
Simples Método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às unidades de arquivamento.
Cronológico É uma metodologia em que o responsável pelo arquivamento deve observar a numeração e a data atribuídas aos documentos
Dígito-Terminal
O método dígito-terminal tem por eixo um código numérico dividido em grupos de
dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos
documentos.
Convertendo-se o número 963.256 para o método dígito-terminal, o responsável pela ordenação terá o seguinte grupo: 96 . 32 .
56. A leitura é feita da direita para esquerda e é dividida em grupos: o número 56 pertence ao grupo primário; o número 32
pertence ao grupo secundário; e o número 96 pertence ao grupo terciário.
Ideográfico (assunto)
Método de ordenação que tem por eixo
os assuntos presentes, explicitamente
ou não, nos documentos.
Interpretação do documento em análise.
Alfabético
Dicionário
Os assuntos tratados por determinada instituição ou pessoa são dispostos alfabeticamente, levando em
consideração somente à sequência das letras
Enciclopédico
No método alfabético enciclopédico, o responsável pela ordenação da documentação realiza o agrupamento de assuntos correlatos por títulos gerais, ordenados conforme a sequência rigorosa
das letras, ou seja, a alfabetação.
Numérico
Duplex
Centra-se na distribuição dos documentos em grandes classes por assunto. As classes gerais podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços
de união. Outra importante característica deste método é a possibilidade de abertura de quantidade ilimitada de classes.
Decimal
Baseia–se em um plano prévio de distribuição dos documentos limitado a dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em
dez subclasses e assim sucessivamente, partindo-se sempre do geral para o particular
Indexação Coordenada ou Unitermo
A utilização deste método consiste na atribuição, a cada documento ou grupo de documentos, de um número em ordem crescente, de acordo com seu ingresso na
unidade de arquivo (assinalado em local visível e previamente determinado). Após a realização da numeração, cada documento passará pelo processo de análise e
indexação por termos simples extraídos de seu conteúdo, de forma que as palavras indexadas servirão de base à pesquisa posterior. Tais elementos deverão ser
transcritos em uma ficha-índice sob a forma de palavras chave. Na ficha índice deverão constar ainda outras informações complementares sobre a apresentação do
documento e a quantidade. Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha (ficha de palavra-chave), dividida em 10 colunas e numeradas de 0 a 9. O número de
registro é transcrito na ficha ou fichas correspondentes às palavras chaves.
Padronizados
Variadex
É o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes. De acordo com o método, as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda letra do
nome de entrada e não da letra inicial, a qual indicará a seção alfabética correspondente para sua ordenação.
Soundex Não possui aplicação prática nos arquivos brasileiros
Automático Não possui aplicação prática nos arquivos brasileiros
Mnemônico Obsoleto
Rôneo Obsoleto
Alfanuméricos É o método de ordenação de documentos arquivísticos que tem como característica principal a combinação de letras e números, visando facilitar a atividade de arquivamento.
Não se insere nas classes de métodos
básicos e padronizados.
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Operações de
arquivamento
Inspeção
É realizado o exame da documentação com a finalidade de se verificar se ela, de fato, está destinada ao arquivamento. Tal condição poderá ser
verifica mediante a presença de despacho de arquivamento
Estudo
Leitura minuciosa do documento com o objetivo de se verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes e a necessidade de
referências cruzadas.
Classificação
É realizado o procedimento de classificação ou ratificação/retificação da
classificação recebida pelo documento combase em um esquema de
distribuição de documentos em classes, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela
produzido
Necessita de um Plano de Classificação
Tem como fundamento o Princípio de Respeito aos Fundos
É uma atividade intelectual de construção de instrumentos para organização dos
documentos, independente da idade à qual eles pertençam.
Codificação Aposição, nos documentos, dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e corres.
Ordenação
É a disposição metódica dos documentos dentro da unidade de classificação.
Alfabética Sequência das letras do alfabeto
Cronológica Sucessão temporal (data)
Geográfica Unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros etc.)
Numérica Sequência numérica atribuída aos documentos
Operação intelectual
Arquivamento É a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.
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Diagnóstico
Arquivístico
Conceito
O diagnóstico da situação arquivística da instituição é uma etapa anterior a qualquer função,
contemplando os fluxos de informação; a identificação das suas funções, atividades, e tarefas; os
tipos documentais produzidos e recebidos; as formas de armazenamento e de acesso às
informações existentes; as pessoas responsáveis pelas atividades, em todos os níveis; o histórico da
existência da instituição; entre outros aspectos fundamentais. Ele contempla levantamentos quanto
aos métodos existentes na instituição no que se refere à produção, avaliação, aquisição,
conservação, classificação, descrição e difusão do acervo arquivístico.
É o instrumento norteador da implantação
da política arquivística institucional
Levantamento -
foco institucional
Tempo histórico de existência
Inserindo aspectos de criação e sua evolução histórica quanto à estrutura, mudanças estatutárias, hierarquia
com relação a outras instituições
Tamanho e diversidade dos acervos acumulados
Informações genéricas sobre a totalidade dos acervos e formatos (livros, textos,
fotografias, eslaides, vídeos, fitas cassetes e áudio, documentos digitais, mapas, etc.).
Variação e abrangência das atividades presentes e passadas
Identificação e descrição das atividades da instituição, mesmo as que já não
são mais realizadas, hierarquizando-as.
Número de pessoas vinculadas e as características estruturais
Identificar as pessoas e cargos responsáveis pelas atividades na estrutura
organizacional, de forma a criar representações gráficas da organização e
da hierarquia decisória.
Uso de tecnologia da informação variadas, de redes de
computadores, digitalização, microfilmagem, etc.
A tecnologia da informação disponível e os usos que
a instituição faz dela, de forma geral.
Levantamento -
foco documental
Quantidades dos documentos, expressas de acordo com regras aceitas universalmente (metragem linear, em unidades ou bits)
Características diplomáticas – tipologias documentais – que os individualizam
Conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico
Unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e embalagens utilizadas
Modo original de arquivamento – classificação, avaliação e descrição – mesmo que empírico e baseado no senso comum
Existência e modo de uso de tecnologias da informação
Características das instalações e situação dos acervos no que se refere à preservação
Minimalista
Consiste na observação dos problemas arquivísticos das organizações, no estudo de caso e na procura em construir objetos de pesquisa
e propor soluções para os problemas detectados (estudo de problemas específicos, de casos particulares).
Maximalista
Representa o levantamento da situação arquivística do conjunto de organismos que formam um governo federal, estadual ou municipal,
ou até mesmo da situação arquivística de países. As pesquisas sobre as políticas arquivísticas desenvolvidas por países, a realidade de
seus sistemas, os seus fracassos e sucessos.
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Microfilmagem
Local de
armazenamento
dos filmes
Afastado de locais onde existam canalizações de água, gás ou ar quente
Longe de depósitos de produtos químicos e inflamáveis
Não ser utilizada como local de trabalho
Temperatura e humidade relativa do ar constantes
Local limpo
Vantagens
Alta durabilidade do suporte, desde que confeccionado e
preservado de forma correta
Garantia de vida de cerca de 500 anos, se a produção, manuseamento e armazenamento forem
feitos em condições adequadas.
São criados com poliéster e corantes de
halogeneto de prata em uma gelatina dura
Diminuição do espaço de armazenamento do acervo.
Possui valor legal. Lei 5.433 de 08/05/1968 e Decreto 1.799 de 30/01/1996 conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original.
Confiável quanto a sua autenticidade, pois não permite alterações
Os documentos microfilmados podem ser digitalizados.
Dificulta ação dos falsificadores.
Favorece o sigilo das informações.
Acesso rápido e fácil, quando bem catalogado e indexado, em comparação com o suporte em papel.
Devido ao volume reduzido, permite seu armazenamento em caixas-fortes
Integridade do arquivo.
Facilidade de reversão ao papel.
Aspectos normativos
importantes
As cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, possuem efeitos legais.
Os microfilmes resultam do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução.
Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.
Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias.
O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução
É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos
Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão.
Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou
preservados pelo próprio órgão detentor.
Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade
competente detentora do filme original.
Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original.
A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados, que deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por esteserá exercida.
Microfilmagem de complemento Microfilme cujo conteúdo serve para complementar ou suplementar acervo
Microfilmagem de preservação Microfilme que serve à preservação de documentos originais, protegendo-os do uso e manuseio constantes.
Microfilmagem de substituição
Microfilme que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em
vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.
Microfilmagem de segurança
Microfilme que serve de cópia de segurança, devendo ser armazenado em local distinto dos documentos originais, de
preferência em câmara de segurança (caixa-forte).
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Digitalização
Conceito Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento arquivístico para o formato digital.
Vantagens
Contribui para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da
Informação e Comunicação.
Permite o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas.
Promove a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do
formato original.
Incrementa a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais, por restringir seu manuseio.
Redução do tempo das atividades que requerem análise de documentos.
Redução no tempo de recuperação e duplicação dos documentos. Os documentos digitalizados permitem a
localização por “acesso direto”, propiciando maior rapidez e precisão na busca e recuperação da informação.
A digitalização permite o incremento na segurança por meio da restrição de acesso a usuários autorizados.
Redução do custo de reprodução e recuperação do documento.
O acervo físico
Avaliado
Selecionado
Higienizado
Identificado
Organizado
Captura
A captura digital da imagem deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade entre o
representante digital gerado e o documento original, possibilitando a identificação do menor caractere possível
(linha, traço, ponto, mancha de impressão).
É necessário que os equipamentos utilizados possibilitem a captura digital de um documento arquivístico de forma a
garantir a geração de um representante digital que reproduza, no mínimo, a mesma dimensão física e cores do
original em escala 1:1, sem qualquer tipo de processamento posterior através de softwares de tratamento de
imagem.
Deve analisar os riscos aos
documentos originais
Condições de manuseio
Definição dos tipos de equipamentos
Para a definição do tipo de equipamento de captura
digital a ser utilizado, deve-se observar os tipos
documentais existentes no acervo e sua quantificação,
além das características físico-químicas de cada tipo de
documento, pois isso reduzirá os riscos à integridade
física do documento original.
Tipo de iluminação ambiente
Estado de conservação do documento original
Valor intrínseco do documento original
Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais, como fundos/coleções ou séries. No entanto, é
possível digitalizar itens documentais isolados, devido frequência de uso, estado de conservação, ou alto valor
intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem entretanto descontextualizá-los do conjunto a que
pertencem.
Etapas do processo
Preparação
Digitalização
Indexação
Controle de qualidade
Disponibilização
Aspectos normativos
importantes - Lei 12682
Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e,
se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital
emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração,
reprodução e destruição não autorizados.
As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem
procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão
adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior
conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o
disposto na legislação pertinente.
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Tecnologia da
Informação aplicada aos
arquivos
SIGAD
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da
gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
Inclui as seguintes operações
Captura de documentos
Registro
Aplicação do plano de classificação
Indexação
Controle de versões
Atribuição de restrição de acesso
Controle dos prazos de guarda e destinação
Arquivamento seguro
Procedimentos que garantam o acesso e
a preservação de médio e longo prazo
Segurança
Controle de acesso Deve limitar ou autorizar o acesso ao acervo digital por usuário e/ou grupos de usuários.
Trilhas de auditorias
Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou
tentativas de intervenções feitas no documento arquivístico digital ou no sistema
computacional.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos
dentro de um sistema, informando quem operou, a data e a hora, e as ações realizadas
Backup
Definição da equipe responsável pela elaboração, implementação, revisão e manutenção das rotinas de backup.
Definição de todo o conteúdo que fará parte da política de backup.
Elaboração de normas e procedimentos técnicos para a realização, manutenção da confiabilidade e recuperação do backup.
Programa de conscientização dos usuários em relação à importância de respeitar as regras estabelecidas.
Colocação em prática de todas as regras e normas estabelecidas pela política de backup.
Revisão da política levando em consideração adaptações, a realidade da empresa, os acervos e evolução tecnológica.
Abrange todos os documentos
digitais do órgão
Textos
Imagens fixas e em movimento
Gravações sonoras
Mensagens de correio eletrônico
Páginas web
Bases de dados
Requisitos arquivísticos de um SIGAD
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos.
Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos.
Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos
Integração entre documentos digitais e convencionais
Manutenção da autenticidade dos documentos
Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente.
Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos.
Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação.
Preservação dos documentos
Workflow
Workflow é uma tecnologia vocacionada para a automação de processos de trabalho. Este sistema permite que vários utilizadores interajam entre si através
em um fluxo de trabalho computorizado e pré-definido, melhorando os processos da instituição por meio da realização de tarefas de forma coordenada e
sequencial.
Vantagens
Possibilidade de acesso remoto por parte dos participantes do grupo.
Rapidez na pesquisa de informações armazenadas.
Informações dos responsáveis por cada atividade do processo sempre atualizadas.
Conhecimento do status do processo a cada instante, possibilitando saber quais os participantes estão atuando, quais são os próximos a atuar, e quando, etc.Coordenação e execução das atividades automaticamente com o uso de agendas e trocas de mensagens eletrônicas com os participantes.
Armazenamento das regras e procedimentos.
Divisão coordenada do trabalho.
Padronização e melhoria dos processos.
Realização das tarefas de acordo com regras pré-estabelecidas.
Redução dos erros, custos e tempo de cada atividade. Eficiência melhorada. A automação de processos de negócios resulta na eliminação de muitos passos
desnecessários e na obtenção de processos mais eficientes e simples.
Controle das atividades do processo – monitoramento constante com emissão de alertas automáticos.
Suporte à tomada de decisões.
Preservação digital
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que é suscetível à degradação física dos seus suportes, à
obsolescência tecnológica de hardware, software e de formatos, e a intervenções não autorizadas, que podem ocasionar adulteração e destruição.
Estratégias
Migração
Hardware Transferência de um objeto digital de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo.
Software
Sendo o software um elemento primordial para a visualização do documento digital, sua escolha deve ser bastante criteriosa. Eles sofrem com a
rápida obsolescência, o que torna obrigatória a adoção de uma política consistente da migração das informações.
Formatos Transferência de um objeto digital de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado
Emulação
Encapsulamento
Preservação da tecnologia
Adoção de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como medida de preservação recomendável e necessária.
Documentar os procedimentos e as estruturas de metadados
Metadados de preservação
Deve garantir a preservação das informações funcionais sobre o documento digital, possibilitando o entendimento da tecnologia utilizada na sua produção e
manutenção, assim como todo o seu histórico de acesso, migrações, rejuvenescimento, mídias, sistemas, etc
Seleção dos formatos
Formatos abertos
Acessibilidade
Estabilidade
Suporte a metadados
Especificidade do formato
Interoperabilidade
Autenticidade
Processabilidade
Apresentação
Seleção dos suportes
Compatibilidade
Estabilidade
Acessibilidade
Confiabilidade
Qualidade
Capacidade
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Preservação / Conservação
/ Restauração
Áreas de armazenamento
Todos os documentos devem ser
armazenados em locais que apresentem
condições ambientais apropriadas às
suas necessidades de preservação, pelo
prazo de guarda estabelecido em tabela
de temporalidade e destinação.
Áreas externas evitar áreas
Com risco de inundações
Em margens de rios
Em subsolos
Áreas com risco de incêndios
Áreas com altos índices de poluição atmosférica
Próximas ao mar
Pantanosas
Com muito ruído
Muito poluída
Com risco de vendavais
Áreas internas
Áreas com depósito de até 200m² Facilita a climatização
Com ventilação natural ou artificial de baixo custo
Para o armazenamento de fotografias, filmes, discos, registros eletrônicos, fitas de áudio e videomagnéticas são necessárias condições especiais de armazenamento, que irão influir
nos requisitos arquitetônicos relativos à termo-estabilidade, luminosidade e estática. Ou seja, os documentos especiais devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu
suporte e suas especificidades, pois demandam parâmetros climáticos de preservação mais rigorosos.
Fatores de deterioração do acervo
Ambientais
Temperatura A temperatura ideal varia de acordo com o tipo de suporte documental.
Umidade A umidade ideal varia de acordo com o tipo de suporte documental.
Radiação da luz
Luz Natural Utilizar cortinas, persianas ou filtros
Luz artificial Lâmpadas
Fluorescentes Emitem radiação UV
Utilizar filtro contra radiação UV
Incandecentes Esquentam o ambiente
Qualidade do ar Poluentes do ar
Externos
Sólidos Pó, fuligem, esporos
Gases SO2, NO, NO2, e O3
Internos Vernizes, madeira, tintas, adesivos
Biológicos
Fungos
Os fungos, além de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. A proliferação se dá através dos esporos que, em circunstâncias propícias, se
reproduzem de forma abundante e rápida.
Bactérias
Os fungos, além de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil remoção. A proliferação se dá através dos esporos que, em circunstâncias propícias,
se reproduzem de forma abundante e rápida.
Roedores
Habitantes frequentes dos velhos edifícios, os ratos exercem uma ação mecânica destrutiva sobre o papel que roem. A profilaxia se faz controlando a temperatura e a umidade relativa e realizando a
higienização periódica do local.
Baratas Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. O ataque tem características bem próprias, revelando-se principalmente por perdas de superfície e manchas de excrementos.
Brocas São insetos que causam danos imensos em acervos. Exigem vigilância constante, devido ao tipo de ataque que exercem. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis.
Cupins
A principal fonte alimentar dos cupins é a celulose, presente no papel, no tecido e na madeira. Quando de posse do documento eles não param enquanto não devoram todo o papel, deixando no fim uma massa
onde antes havia páginas impressas.
Traça Inseto de corpo mole, cor cinzenta e brilho prateado, reconhecido facilmente pelas antenas largas e pontiagudas. Foge da luz e se movimenta com rapidez. Come os materiais de origem vegetal, em particular o papel.
Intervenções impróprias
Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. Muitas
vezes, com a boa intenção de protegê-los, fazemos intervenções que resultam em danos ainda maiores.
Furtos e vandalismos
Um volume muito grande de documentos em nossos acervos é vítima de furtos e vandalismo. A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre. Além do furto, o vandalismo é muito
frequente. A quantidade de ocumentos mutilados aumenta dia a dia. Esse é o tipo de dano que, muitas vezes, só se constata muito tempo depois. É necessário implantar uma política de proteção, mesmo que seja
através de um sistema de segurança simples
Higienização dos documentos
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. Ela não é inócua e, quando conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os suportes num acervo. Portanto, a
higienização das coleções deve ser um hábito de rotina na manutenção de arquivos, razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência.
A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudicando-o do ponto de vista estético.
As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem, com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água, e penetram rapidamente no papel.
A sujidade provoca a formação de manchas
Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e, portanto, extremamente nocivos ao papel. São rapidamente absorvidos, alterando seriamente o pH do papel.
Materiais para a higienização
Acervo Pincéis, flanela, aspirador de pó, bisturí, pinça, espátula, cotonete, etc
Espaço físico Aspirador de pó
Estantes
Aspirador de pó.
Caso seja necessário remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfície pode ser usada uma solução de água + álcool a 50%, passada com pano muito bem torcido.
Acondicionamento
Ato ou efeito de embalarou guardar documentos de forma
apropriada à sua preservação e o acesso.
O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados, armazenando-os de forma
segura. Para cumprir sua função, que é a de proteger contra danos, o acondicionamento deve ser confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado
apropriadamente para o fim a que se destina. A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento, pois esse material está em contato direto com os
documentos.
Exemplos Caixas, envelopes, pastas, etc
Armazenamento
Ato ou efeito de guardar documentos em depósitos (local de
guarda de documentos).
O armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser guardado.
Exemplos Consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos e armários.
Produção,
acesso,
manuseio e
transporte
Nos processos de produção, tramitação, organização e acesso aos documentos,
deverão ser observados procedimentos específicos, de acordo com os diferentes
gêneros documentais, com vistas a assegurar sua preservação durante o prazo de
guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação.
Os documentos identificados nas tabelas de temporalidade e destinação como de valor permanente deverão ser produzidos em papéis com pH neutro ou alcalinos (básicos).
Os papéis das capas de processos devem ser alcalinos
As presilhas devem ser em plástico ou metal não oxidável
As práticas de grampear e de colar documentos devem ser evitadas
Os dossiês, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões
Desinfestação
Fumigação
Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de
insetos, fungos e outros microorganismos.
O processo consiste em introduzir os documentos na câmara, onde se faz o vácuo, aplica-se o produto químico e
submetem-se os documentos à ação do fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Em seguida repete-se o
vácuo, insufla-se o ar e retiram-se os documentos. Com a fumigação os insetos adultos, larvas e ovos são completamente
destruídos.
A fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos (gases letais) poderem mudar as propriedades físicas e químicas do papel, do pergaminho e do couro.
Congelamento
Os documentos devem ser embalados em películas ou bolsas hermeticamente vedadas/seladas.
Não se devem empilhar objetos.
Congelamento rápido, saindo da temperatura ambiente até 0°C em 4 horas, alcançando - 20°C em 8 horas e – 30/°C em 72 horas.
Descongelamento gradual: cuidado com objetos congelados! As peças devem ser lentamente descongeladas (0°C em 8 horas e depois devolvidas a temperaturas ambiente).
Cuidado com objetos de materiais “compostos” que podem ter coeficientes de contração e dilatação diferentes.
Objetos frágeis não devem ser congelados.
Limpeza Fase posterior à fumigação. Na falta de instalações adequadas, usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandeja de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por
folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro.
Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a
visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
Os documentos tratados por este processo, que é manual, tornam-se suscetíveis aos ataques dos insetos e dos fungos.
Tecido Reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas
e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e flexibilidade.
Silking
Utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline ou musseline de seda), mas devido ao uso de
adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes.
Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, um
processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo.
Laminação
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8kg/cm e temperatura
entre 145 a 155°C. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, juntamente com o
papel de seda, e dispensa adesivo.
A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem
perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e
pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e
sabão. O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. O material
empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos.
As características da laminação são que mais se
aproximam do método ideal.
Encapsulação
É considerado um meio seguro e eficaz de se proteger um documento. Permite visualizar e manipular um
documento sem expô-lo a elementos perigosos. O processo envolve o posicionamento de um documento
entre duas lâminas de poliéster, fixadas nas margens externas por fita adesiva de dupla face; entre o
documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas.
A reversibilidade da encapsulação se dá ao momento em que cortam-se as bordas do poliéster para liberar o documento.
Quando um documento é encapsulado, está a salvo de sujeira, poluição e impressões digitais.
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