AULA 4 GESTÃO DE PROJETOS TECNOLÓGICOS

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AULA 4 - GESTÃO DE PROJETOS TECNOLÓGICOS
GESTÃO ORGANIZACIONAL
Iniciando o projeto
Dúvidas iniciais
Antes de um projeto iniciar, como vimos, é preciso selecionar o projeto pensando na estratégia da empresa, no retorno do investimento e no pensamento das partes interessadas.  
O que a empresa pretende entregar ao final com o projeto pronto?  Quais são as restrições? 
Como buscar a otimização dos processos com a produção ótima para a obtenção do lucro máximo, apesar das restrições existentes?
Essas e outras dúvidas serão esclarecidas ao longo desta aula.
Seleção de projetos
Vamos abordar agora, uma visão geral do processo de seleção e priorização de projetos dentro de uma organização.
Na ilustração, percebemos um processo de seleção de projetos. Dentro de uma organização existem muitas ideias, oportunidades de melhorias dos processos, oportunidades de lançar novos produtos no mercado, necessidades ou problemas que precisariam ser resolvidos. Tudo isto alavanca várias propostas de projetos e em uma empresa que possui um ambiente participativo, até os próprios funcionários levantam tais recomendações.
 No entanto, nem todas as propostas serão aprovadas, pois a empresa pode não ter recursos financeiros e nem mesmo pessoas para executar tudo aquilo que aparece. Então, é necessário saber quais são as propostas de projetos que valem a pena aprovar. Quais os mais necessários para o negócio?
No funil da figura, entram os candidatos a projetos, em seguida, boa parte das propostas será rejeitada pelo planejamento estratégico quando é decidido se o projeto está alinhado com a estratégia da empresa.
 Na segunda etapa, os projetos serão priorizados por algum critério, outros, serão eliminados e se o projeto for aprovado, passaremos a nos preocupar com a sua implementação, o que é o objetivo maior deste nosso curso.
Cada organização possui práticas de seleção de projetos específica, critérios, a forma como pontuar para classificar e priorizar os projetos que serão aprovados e, uma vez que tenha sido selecionado, é importante obter a autorização formal para iniciar o projeto.
 Os gerentes de projetos até podem ser envolvidos nesta fase, porém, de uma forma geral, o escritório de gerenciamento de projetos e o comitê de gestão são os responsáveis pelo investimento financeiro na organização.
Critérios para a seleção
Para selecionar os investimentos, os projetos podem considerar vários critérios, como por exemplo:
* Estes critérios econômicos são abordados em livros de análise de investimentos e são muito utilizados nas empresas quando se tratam de investimentos em máquinas e equipamentos, instalações e adoção de novas tecnologias que têm como objetivo aumentar a produção.
** Profissionais que entendam da tecnologia ou do serviço que será oferecido: Às vezes acontece não existir recursos humanos que domine uma determinada tecnologia, neste caso, pessoas capacitadas deverão ser procuradas no mercado ou a própria empresa deverá buscar tal capacitação. 
*** Os riscos também devem ser considerados em um projeto e, sendo muito complexo, tal projeto pode não ser selecionado.
O termo de abertura do projeto documenta as necessidades do negócio, o entendimento atual das necessidades do cliente, e o novo produto, serviço, ou resultado que se pretende satisfazer (PMI, 2008).
- Informações básicas;
- Propósito do projeto ou justificativa;
- Propósito do projeto ou justificativa;
- Objetivos;
- Principais entregas;
- Quem será o gerente de projetos e suas atribuições;
- Premissas e restrições;
- Autorização para iniciar com a assinatura do responsável;
- Demais informações;
- Orçamento resumido;
- Padrões de qualidade;
- Agenda resumida (fases e marcos);
- Partes interessadas;
- Equipe do projeto;
- Principais eventos de riscos;
- O que está fora do escopo
- Projetos inter-relacionados.
O termo de abertura pode ser simples, ele não substituirá a declaração do escopo e nem mesmo o plano do projeto que será muito mais detalhado. Normalmente, este documento possui uma a duas páginas.
Após a compreensão do funcionamento do termo de abertura do projeto, leia aqui (VER COMPLEMENTO DA AULA) os seguintes tópicos:
• Objetivos estabelecidos
• Estabelecendo as fases (entregáveis)
• Premissas/Hipóteses
• Restrições
• Priorizando restrições
• Restrições do projeto x Requisitos do produto
Muitas informações poderiam ser incluídas neste documento, mas vamos ver aquilo que é básico e desejável constar. Vejamos um exemplo:
Processo que lista todas as pessoas e organizações impactadas pelo projeto e documenta informações relevantes acerca de seus interesses, envolvimento e reflexo no sucesso do projeto.
As partes interessadas são utilizadas para mapear o escopo do projeto e os requisitos funcionais do produto;
Envolver as partes interessadas no início do projeto aumenta a probabilidade de aceitação das entregas.
O PMBoK tem os processos de gerenciamento de projetos divididos em cinco grupos. Na verdade, cada grupo de processos possui vários outros processos.
Exemplos de stakeholders de um projeto
Identificação das partes interessadas
Análise de stakeholders
Esta planilha é um exemplo que contempla a análise e a estratégia para cada stakeholder identificado no projeto.
Gestão de mudança organizacional
O processo de identificação de stakholders está na área de comunicações, pois o objetivo deste processo, na visão do PMI, é identificar as partes interessadas e definir como envolvê-las no projeto, estabelecendo canais de diálogo com estas pessoas. 
 O PMBoK não possui um modelo para ajudar as pessoas a fazerem a gestão de mudança organizacional. Ele sugere que nós identifiquemos quem será impactado positivamente e negativamente pelo projeto, mas não ensina a fazer um plano de ação para contornar as barreiras que vão aparecendo, por isso, este tema está sendo incluído como complementar.
A resistência às mudanças
O gerente de projetos precisa entender um pouco, ao menos, de Psicologia e comportamento humano para agir sobre o impacto nas pessoas. Existirão aquelas que apoiarão as mudanças e aquelas que resistirão.
O gráfico apresenta como as pessoas reagem nos casos positivos. É preciso que se identifique, o quanto antes, quem tem dúvida em relação ao projeto e eliminar estas questões, pois caso perdurem, as pessoas que não as entendem poderão reagir de forma contrária ao projeto. 
O topo da curva no gráfico demonstra o momento de saída, de fuga, no qual pessoas deixam de apoiar o projeto devido às suas inseguranças e/ou por se sentirem de forma errônea, prejudicadas por algum motivo, por exemplo, a perda do emprego.
No entanto, se a comunicação é feita em tempo, não permitindo que se acumulem dúvidas, elas tendem a se sentir mais seguras e a apoiar o projeto.
 As pessoas que não se sentem mais ameaçadas e que apoiam o projeto, após algum tempo, estão no lado descendente, esquerdo da curva.
ATIVIDADE PROPOSTA
Uma empresa XYZ de prestação de serviços de Telefonia Celular realizou um estudo e estabeleceu um planejamento em que sua infra-estrutura de telecomunicações, com seus canais de conversações, sustentariam a demanda de chamadas telefônicas por cinco anos. 
No entanto, contrariando as perspectivas iniciais, a demanda dos clientes comprando novas linhas telefônicas cresceu tanto que a referida infra-estrutura se tornou congestionada. Isto faz com que a ANATEL (Agência Nacional de Telecomunicações) intervenha e cobre solução para o problema sob pena de multas e sanções em função dos péssimos indicadores operacionais de congestionamentos apurados.
Outro risco identificado poderá ser a perda de clientes e a conseqüente perda de receita pelo mau serviço prestado.
 Desta forma, está sendo urgente a revisão do Planejamento Estratégico para o atendimento a esta nova demanda, ou seja, passa a ser fundamental o gerenciamento deste novo projeto de adequação, considerando-se que a atividade será contratada deoutra empresa Executora, que, além de implantar a nova infra-estrutura, deverá capacitar os técnicos da empresa XYZ  na nova tecnologia até o final do projeto.