AULA 5 GESTÃO DE PROJETOS TECNOLÓGICOS

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AULA 5 - GESTÃO DE PROJETOS TECNOLÓGICOS
OS ENFOQUES DE UM PLANEJAMENTO
Planejando um projeto
Atividade Inicial
Para realizarmos um perfeito planejamento de um projeto precisamos da eficácia da metodologia, principalmente, no que se refere à burocracia. Perceberemos que a metodologia compilada no PMBOK® é uma referência genérica, e não uma bíblia. 
Com uma simples pesquisa na internet, por exemplo, http://wpm.wikidot.com/pmbok, podemos responder a seguinte pergunta: Segundo o PMBOK®, como definir Gerenciamento de Projetos?
Quer fazer um teste para ver se você é capaz de responder à esta pergunta com uma pesquisa simples, mesmo sem ter estudado o assunto?
Gabarito: O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e da integração dos seguintes: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. O gerente de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto.
Objetivo do Planejamento
Encontramos executivos dizendo não possuir tempo para planejar, mas estes mesmos executivos, em contrapartida, têm dinheiro para refazer o que está errado devido ao mau planejamento. O objetivo do planejamento não é gastar mais tempo e sim economizá-lo, porém muitos acham que planejar é “perder tempo”.
Mas se planejarmos evitaremos o retrabalho e, se não definirmos bem o projeto, ou seja, aquilo que será entregue, não será possível gerenciá-lo.
Como você conduzirá um produto, uma obra, nunca feita antes, se não houver um plano?
É fundamental a compreensão quanto à importância do planejamento para a gestão de um projeto:
- Estudos mostram que poucos projetos cumprem os seus prazos e seus orçamentos previstos, e que muitos projetos são cancelados por falta de planejamento;
- A maioria dos projetos inicia sem planejamento, consequentemente, as estimativas de prazo e custo não são realistas;
- Se o projeto não for definido (aquilo a ser entregue), não será possível gerenciá-lo;
- O plano do projeto servirá como apoio para agilizar a execução do projeto;
- O plano do projeto é um documento, não é um software que faz este plano.
Acontecimentos no planejamento
Ao longo deste módulo abordaremos cada um dos tópicos abaixo:
PROCESSO DE PLANEJAMENTO PMBoK
Aqui está sendo mostrada uma visão geral do grupo “Planejamento” do PMBoK, quarta edição, e percebemos  haver interrelacionamentos nos processos. Inicialmente, pode parecer um pouco confuso, pois os processos não apresentam uma lógica de execução. Não existe um passo a passo planejado para o projeto.
Na aula anterior, aprendemos que o termo de abertura, depois de ter sido elaborado e assinado, obteve autorização para iniciar. Por isso, estamos agora no planejamento, iniciando pela coleta de requisitos e seguindo para a definição do escopo, no qual sairá a “Declaração do Escopo”, contendo a compreensão do que se deve construir no projeto, ou seja, qual será o resultado dele. 
A partir daí, se faz a decomposição do escopo em partes menores, chamados pacotes de trabalho, isto é, a criação da Estrutura Analítica do Projeto-EAP.
Coleta de requisitos
Imagine que alguém chame um arquiteto e diga: “Quero uma casa azul e com janelas”. Não é preciso explicar que alguém sairá com prejuízo nesta negociação devido à falta de especificações como o tamanho da casa, o número de quartos, a qualidade do material desejada, entre outras coisas. Sem as especificações daquilo que se quer, o produto final concebido estará muito diferente daquele idealizado.
Coleta de requisitos
Então, uma vez indicada as partes interessadas, devem ser pensadas quais são as suas necessidades e as suas expectativas. Você lembra que fizemos isso na aula anterior? 
Escopo, 5.1- Coletar Requisitos: Processo que define e recomenda as necessidades das partes interessadas para atender aos objetivos do projeto.
Requisito: É uma condição ou capacitação que um produto ou serviço precisa atender ou ter para satisfazer um contrato, padrão, especificação ou outro documento formalmente estabelecido;
Todos os requisitos servem como base para desenvolver um produto ou serviço;
Tipos de requisitos:
      Do Projeto: São requisitos do negócio, de gerenciamento e de entrega.
      Do produto: São requisitos técnicos, de segurança, de desempenho etc.  
Todos os requisitos servem como base para desenvolver o produto ou serviço.
Criação da Estrutura Analítica de Projeto – EAP
Escopo, 5.3- Criar a EAP: Processo de subdivisão das entregas e do trabalho em componentes menores e de gerenciamento mais fácil.
Em inglês: Work Breakdown Structure (WBS);
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma representação gráfica do escopo total do projeto e representa o trabalho especificado na declaração de escopo;
Define o relacionamento de entregável final do projeto e seus sub-entregáveis, e transforma isto em pacotes de trabalho.
Os pacotes de trabalho são os níveis mais baixos da EAP e, nesta decomposição conforme figura, fica garantido que nada foi esquecido na declaração do escopo do projeto. Então, a EAP é um meio de confirmar se a declaração de escopo está realmente correta e completa.
 Um dos grandes erros dos gerentes de projetos é fazer um planejamento sem quebrar os projetos em partes e a EAP preconiza esta necessidade, breakdown significa “quebrar em partes”. Isto facilitará muito as estimativas a serem identificadas, ou seja, contribuirá para gerenciar muito melhor o projeto.
Quanto custaria construir uma casa? Quanto tempo levaria? 
É difícil fazer esta estimativa, no entanto, avaliar quanto custaria uma janela é muito mais fácil que estimar a casa toda, sendo assim, as somas das partes da EAP representa todo o trabalho que precisa ser realizado no projeto.  
Esta é uma das técnicas mais importantes que aprenderemos aqui no planejamento, pois qualquer pessoa que olhe a EAP, em pouco tempo, consegue entender o que será executado durante o projeto.
A EAP é o documento que contém a decomposição do escopo do projeto em partes menores.
PROCESSO DE PLANEJAMENTO DE TEMPO
Aqui está sendo mostrada uma visão geral do grupo “Planejamento” do PMBoK, quarta edição, e percebemos  haver interrelacionamentos nos processos. Inicialmente, pode parecer um pouco confuso, pois os processos não apresentam uma lógica de execução. Não existe um passo a passo planejado para o projeto.
Um bom planejamento do escopo nos leva a um cronograma realista.
Desenvolver o Cronograma
O último processo de planejamento de tempo é desenvolver o cronograma. Este processo se preocupa em determinar as datas de início e término das atividades de projeto e, a partir delas, montaremos o nosso cronograma.
Tempo, 6.5 - Desenvolver o cronograma: Processo que analisa a sequência das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições de prazo visando criar um cronograma de projeto.
O cronograma aprovado do projeto é chamado de cronograma base (baseline) ou de referência, e será um componente do plano de gerenciamento do projeto;
Restrições que devemos considerar:
- Datas impostas pelo negócio;
- Datas acordadas com o patrocinador;
- Restrições externas (clima, governo, regulatórios);
- Tempo de entrega dos fornecedores.
Planejamento de Custos
A partir de agora, para os processos de planejamentos de custos, não nos aprofundaremos tanto nas técnicas e ferramentas como nos processos anteriores.
Envolve planejar os custos associados à realização do trabalho e sua forma de controle.
Toma como base o planejamento de recursos feito anteriormente e, com base nas taxas associadas a cada recurso, calcula o custo previsto para cada pacote de trabalho.
Aloca as estimativas dos custos globais às atividades individuais dos pacotes de trabalho, com a finalidade de estabelecer uma linha de base de custos para medir o desempenho do projeto.
Identificação dos Riscos
Listar atividades e participantes;Ajudar a identificar o envolvimento de diversas áreas funcionais;
Esclarecer as responsabilidades de cada membro da equipe;
Esclarecer o nível de responsabilidade da cada membro da equipe;
Esclarecer o nível de autoridade exercido por cada participante.
Planejar as Aquisições
Processo que tem a responsabilidade de definir quais entregas previstas na EAP serão produzidas, internamente, pela equipe do projeto ou adquiridas externamente:
Saídas:
- Plano de gerenciamento de aquisições;
- Declaração do Trabalho;
- Requisição de proposta (Request for Proposal- RFP)
Desenvolver o Plano de Gerenciamento
Integração, 4.2- Desenvolver o plano de gerenciamento de projeto: 
Processo que documenta todas as ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar os planos auxiliares.
O principal produto é guiar a execução do projeto;
Ajuda o gerente de projetos a gerenciar a sua equipe a avaliar o status do projeto;
O desempenho do projeto deve ser mensurado contra o plano de linha de base;
É necessária a revisão e aprovação das partes interessadas (pode envolver patrocinador, PMO, alta gerência);
Esta revisão pode ser feita da reunião de partida (Kick-off meeting).
Atividades
Você foi convidado para ser o gerente de um projeto por uma empresa prestadora de serviços. Nesta situação, a contratante elaborou uma lista de dúvidas e te entregou, no entanto, a sua equipe, ao responder apresentou opiniões diferentes e você precisa intervir para esclarecer todas as questões e equalizar os conhecimentos. 
Diante da diversidade de respostas obtidas de sua equipe, e após consulta às referências do PMBoK estudadas neste capítulo, quais as respostas você consideraria corretas para a solução dessas divergências?
Segundo o PMBoK, Tempo 6.2 - Sequenciar as atividades: Processo que identifica e documenta a sequência lógica na qual as atividades devem ser realizadas e estabelecer a relação de dependência entre elas. 
Para fazer o sequenciamento é utilizado o Método de Diagrama de Precedência ou Diagrama de Rede.
A tabela ao lado representa um Diagrama de Rede. A partir dela, preencha a representação em REDE no esquema abaixo.