Apostila - Excel para Administradores

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INSTRUTOR: 
PAULO BENÍCIO 
Curso: 
Excel para Administradores 
4ª Edição 
 
CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 
1 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 
2016 
PREFÁCIO 
 
Atualmente, a maioria das pessoas possuem acesso a todos os tipos de informações existentes 
no mundo, devido a globalização, que aproximou os quatro cantos do planeta. 
Portanto, uma informação que antes você precisava buscar em um livro, hoje, pode ser 
facilmente encontrada na tela de um computador, com as percepções e pontos de vista de diversos 
autores que podem facilitar o seu aprendizado. 
Entretanto, com essa gama de informações à disposição é necessário fazer o melhor uso 
possível delas para se diferenciar no mercado. É aí onde entra o papel das pessoas que buscam o 
aprimoramento profissional, pois são elas que vão utilizar melhor essas facilidades, buscando 
aprender cada vez mais para conquistar uma posição de destaque no mercado. 
Durante o curso, iremos abordar as principais utilidades da ferramenta do Excel para pessoas 
que o utilizam no dia a dia de trabalho, podendo realizar mais atividades, com maior assertividade e 
no menor tempo possível, já que o tempo é o nosso recurso mais precioso na atualidade. 
A versão utilizada nesta apostila e no curso será a do Excel 2013, podendo haver diferenças 
de alguns atalhos e ícones para as outras versões do programa. Porém a ferramenta é muito explicativa 
e o intuito do curso é fazer com que você aprenda a utilizar o Excel de maneira lógica e proativa, para 
encarar os desafios do dia a dia de trabalho com autonomia. 
Lembrando que de nada servirá o aprendizado na aula, se não houver a prática da ferramenta 
após o curso. O Excel possui inúmeras funcionalidades e para criar cada vez mais proximidade com 
a ferramenta é necessário a prática dela. 
Acredito que todos que estão aqui, já são fortíssimos candidatos a obterem sucesso no 
mercado, pois estão abdicando do seu tempo livre em troca de aprendizado e, acredito fortemente que 
colherão, em um futuro próximo, os frutos dos seus esforços. 
 
 
Paulo Benício 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 
2016 
PACOTE OFFICE 
O Excel é um dos componentes do pacote Office, que é um grupo de softwares utilizado para 
facilitar o dia a dia dos profissionais. Os principais deles são: Word (processamento de textos), Power 
Point (apresentações de slides), Access (banco de dados, muito utilizado em empresas que possuem 
grandes quantidades de SKUs, como supermercados) e o software que será abordado no nosso curso, 
Excel (editor de planilhas com foco em análise de dados). 
 
UTILIDADE DO EXCEL 
É um programa utilizado para análise de informações, que auxilia o administrador na tomada 
de decisões de maneira efetiva e rápida. Para analisar tais informações é necessário inserir dados, que 
podem ser digitados manualmente ou importados de outras fontes, como relatórios dos softwares 
provenientes da SAP, Totvs, entre outras empresas e aplicativos, que facilitam o processamento dos 
dados na planilha. Cabe aos usuários a certificação da veracidade dos dados informados. 
A área de trabalho do Excel está representada na figura a seguir: 
 
 
 Nela, podemos nos situar das diversas opções para trabalhar que o Excel nos proporciona. Ao 
longo da apostila, iremos ver os ícones e rotinas mais utilizados no dia a dia de trabalho. 
 
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3 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 
2016 
 As abas possuem linhas (representadas por números que vão do 1 ao 1.408.576) e colunas 
(representadas por letras de “A” a “XFD”, totalizando 16.384 colunas). A célula é a interseção entre 
uma linha e uma coluna, por exemplo, a célula “A1” é o espaço localizado na primeira coluna (A) e 
na primeira linha (1). Ao selecionar uma célula, seu nome aparecerá na Caixa de Nomes, representada 
abaixo: 
 
 
 Você pode ir utilizando as células para organizar as informações da maneira como desejar. 
Inicialmente, as colunas e linhas possuem o mesmo tamanho padrão adotado pelo Excel, mas é 
possível ajustá-los a sua maneira, de acordo com a sua necessidade, basta deixar o mouse entre as 
linhas, segurar o botão esquerdo do mouse e arrastar para cima ou para baixo (no caso das linhas) e 
para a direita ou esquerda (no caso das colunas). 
 Na Faixa de Opções, possuímos oito seções: Arquivo, Página Inicial, Inserir, Layout da 
Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição. Veja a figura a seguir: 
 
 
Obs: as seções Desenvolvedor e Suplementos precisam ser adicionadas e não iremos trabalhar 
com elas durante o curso. 
Colunas 
Linhas 
 
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Abaixo delas, percebemos que existem subseções, que detalham a função de cada seção. 
Iremos utilizá-las no decorres do curso. 
 
FORMATAÇÃO DE CÉLULAS 
Apesar de não ser um editor de textos, o Excel permite inserir textos e formata-los assim como 
no Word (aumentar o tamanho da letra, mudar a fonte, a cor, colocar em negrito, itálico, sublinhado). 
Entretanto, existem algumas limitações, como a não possibilidade de justificar o parágrafo, assim 
como teclar o enter para saltar uma linha. 
 
INSERINDO DADOS NA PLANILHA 
 Para inserir dados na planilha, basta selecionar uma célula e digitar a informação, que pode 
ser uma palavra, um número ou um cálculo, que deverá iniciar com o sinal de igual (=) para que o 
Excel reconheça que você deseja fazer um cálculo. 
 
OPERADORES MATEMÁTICOS 
 Ao selecionar o igual (=) você poderá utilizar funções, que são disponibilizadas pelo próprio 
Excel, sendo elas dos tipos: 
 Financeiras; 
 Data e hora; 
 Matemáticas e trigonométricas; 
 Estatísticas; 
 Procura e referência; 
 Banco de dados; 
 Textos; 
 Lógicas; 
 Informações. 
Iremos trabalhar as mais utilizadas no dia a dia das pessoas que manuseiam o Excel mais a frente. 
Temos também a opção de fazer fórmulas ao selecionar o igual (=), onde podemos colocar um 
número ou a referência de uma célula e somá-los, multiplica-los, dividi-los, subtrai-los, utilizando os 
sinais de operações e condições: 
 
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 Por exemplo: “=A1+C7*B1/B2-D9”. Podemos utilizar números e células juntos, da seguinte 
maneira: “=5+A1*B2/B4”. Lembrando que o Excel segue a ordem de prioridade dos operadores 
matemáticos, fazendo primeiro os cálculos dos operadores de maior hierarquia. 
 Todas as funções disponibilizadas pelo Excel, possuem uma sintaxe, uma forma pré-definida 
que o software utiliza para realizar a atividade selecionada, iniciada e finalizada com os parênteses 
FUNÇÃO(...). Vejamos algumas dessas funções: 
 
FUNÇÃO SOMA 
 
 
 
SINAL FUNÇÃO SINAL FUNÇÃO
+ SOMAR > MAIOR QUE
- SUBTRAIR < MENOR QUE 
* MULTIPLICAR <> DIFERENTE QUE 
/ DIVIDIR >= MAIOR E IGUAL A
% PORCENTAGEM <= MENOR E IGUAL A
= IGUALDADE = IGUAL A
SINAIS DE OPERAÇÕES SINAIS DE CONDIÇÕES
 
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Basta teclar o igual (=), optar pela função célula e selecionar o intervalo de soma. Para fazer 
a média, basta realizar o mesmo procedimento, trocando o texto “SOMA” por “MÉDIA”, assim como 
para as demais funções: 
 MULT(); 
 MÁXIMO(); 
 MÍNIMO(); 
 MAIOR(); 
 MENOR()... 
Outra função bem importante é a =SOMASE(),que realiza a soma de intervalo selecionado, 
contanto que esse respeite a um critério a sintaxe dele é a seguinte: 
 
Exemplo: 
 
Perceba que o “intervalo” na sintaxe está representado pelas informações que vamos 
comparar, o “critérios” é a cidade de Fortaleza. Já o “intervalo_soma” é onde eu vou realizar a soma 
dos valores que possuírem o critério desejado, no caso do exemplo é Fortaleza. Ou seja, ele vai somar 
a venda das lojas de Fortaleza dentro do intervalo selecionado. 
Também existe a função SOMASES() que permite utilizar mais de um critério para realizar a 
soma. Se nós tivéssemos os tipos de loja, como de bairro ou shopping, por exemplo, e quiséssemos 
saber as vendas somente das cidades de Fortaleza que fossem de shopping, utilizaríamos essa função. 
 
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Perceba que as informações são as mesmas, o que vai mudar é apenas a sintaxe da função. 
 
FILTRO 
 Aproveitando o mesmo exemplo, é possível realizar filtro no Excel, caso eu queira visualizar 
somente determinada informação, eu posso selecionar um intervalo a meu gosto e utilizar o filtro do 
Excel. Normalmente, utiliza-se nos casos em que há uma grande quantidade de informação, 
facilitando assim a visualização daquilo que você realmente necessita. 
 Utilizando o Filtro. Basta selecionar o intervalo que se pretende analisar, em seguida, escolher 
a seção “DADOS” => subseção “Classificar e Filtrar => Filtro. 
 
 
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Perceba que apareceu uma seta para baixo, agora eu posso clicar nesta seta com o botão 
esquerdo do mouse e marcar somente as informações que me são convenientes. 
Iremos clicar na seta Cidade, no título da tabela, e marcar somente a cidade de Juazeiro do 
Norte: 
 
 
Além disso, podemos classificar do maior para o menor, por ordem alfabética, entre outros e 
o resultado será: 
 
Estamos visualizando somente as lojas da empresa que estão na cidade de Juazeiro do Norte. 
 
FUNÇÃO SE 
Outra função muito importante e usada é a “SE”. Que realiza um teste lógico, se o valor deste 
teste for verdadeiro, retorna alguma informação definida por você, se for falso, da mesma forma. 
 
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No caso, a nossa empresa definiu as metas de vendas para suas lojas e iremos comparar se 
elas atingiram ou não o resultado. Veja o exemplo: 
 
Perceba que nosso “teste lógico” foi saber se o “Realizado” foi maior ou igual (>=) a “Meta”, 
se for verdadeiro, o “valor_se_verdadeiro” retornará o texto “Meta Atingida”, se for falso, o 
“valor_se_falso” retornará o texto “Meta Não Atingida”. Lembrando que ao digitar um texto em um 
cálculo, é necessário colocar entre parênteses para que o Excel entenda que é um texto. 
Nosso resultado será o seguinte: 
 
 
FUNÇÃO PROCV 
 A função PROCV é uma função de procura. A maioria das grandes empresas possui uma vasta 
quantidade de informações de fornecedores, clientes, produtos e isso muitas vezes complica as 
buscas, por isso são utilizados códigos para facilitar a identificação, daí a importância da função. Com 
ela, será possível buscar as informações que você deseja neste código em específico. 
 
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 Vamos supor que o setor de compras deseja adquirir determinado produto de código B1 e 
querem saber o nome da pessoa que eles vão entrar em contato junto ao fornecedor. Eles mandam 
somente o código desse produto por planilha e querem saber o nome do fornecedor que vende e o 
vendedor. Portanto vamos utilizar a seguinte tabela auxiliar: 
 
 
A partir da planilha enviada pelo setor de compras, iremos, na célula ao lado, utilizar a função 
PROCV: 
 
 
Valor_procurado: informar o que desejamos procurar, no caso o código. 
Matriz_tabela: local onde a informação procurada se encontra, representada pela tabela 
auxiliar. 
Núm_índice_coluna: o número da coluna onde está a informação queremos, a coluna 1 é a 
primeira coluna a esquerda da matriz selecionada. 
Procurar_intervalo: vamos colocar sempre o número 0, pois utilizaremos valões exatos. 
Desse modo, teremos o seguinte resultado: 
 
 
GRÁFICOS 
O Excel também nos disponibiliza a utilização de gráficos, que servem para visualizar de 
maneira mais fácil as informações ou até mesmo fazer comparações entre informações. 
Código Produto Fornecedor Vendedor
A1 Acerola Fruit Life André
B1 Banana Verde Fruta Lucas
C1 Cajú Natural José
M1 MaracujáFrutas Frescas João
 
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Existem vários formatos dos gráficos, sendo eles linhas, colunas, pizza, entre outros. 
Para utilizar os gráficos, basta selecionar o intervalo desejado, ir na seção “INSERIR” => 
“Gráficos Recomendados” na subseção “Gráficos”. Como mostra a figura a seguir: 
 
Iremos selecionar a tabela acima com o total de venda das cidades das lojas que estávamos 
estudando e colocar o gráfico no formato de colunas agrupadas. Ficando do seguinte formato. Iremos 
abordar gráficos no curso. 
 
 
ATALHOS 
Por fim, vamos ensinar alguns atalhos muito úteis no dia a dia do Excel, para ganhar tempo 
com a elaboração de planilhas. 
0,00
10.000,00
20.000,00
30.000,00
40.000,00
50.000,00
60.000,00
70.000,00
80.000,00
Fortaleza Sobral Juazeiro do Norte
Título do Gráfico
 
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 A primeira dica é apertar a tecla “Alt”, que vai apresentar a seguinte janela: 
 
 
 Perceba que existem ícones pretos nas seções, ao selecionar o “Alt”, intuitivamente, percebe-
se que ao digitar esses códigos (representados por letras e a união de letras e números) ele aciona a 
seção correspondente. Por exemplo, se apertarmos a letra “C”, ele abrirá as subseções da “Pagina 
Inicial”. Veja: 
 
 Em seguida as subseções são representadas por novos ícones, que poderão ser acionados para 
utilizar a atividade desejada. Dessa forma, evita que o usuário retire a mão do teclado para pegar no 
mouse diversas vezes, ganhando agilidade na resolução dos seus problemas na planilha. 
 Abaixo, seguem alguns atalhos importantes e muito úteis: 
 
 
ATALHO FINALIDADE
Crtl C Copiar
Crtl X Recortar
Crtl V Colar
Crtl Z Desfazer
Crtl Y Refazer
Crtl L Localização de Textos ou outros Dados
Crtl P Visualização para Impressão
Crtl + ↓ Deslocamento para a linha de célula preenchida mais abaixo
Crtl + ↑ Deslocamento para a linha de célula preenchida mais acima
Crtl + → Deslocamento para a coluna de célula preenchida mais à direita
Crtl + ← Deslocamento para a coluna de célula preenchida mais à esquerda
Crtl + Space Selecionar toda a coluna
Shift + Space Selecionar toda a linha
Crtl + "+"(sinal de adição) Inserir linhas ou colunas
Crtl + "-"(sinal de menos) Possibilidade de excluir linhas ou colunas
F2 Possibilidade de mudar o texto da fórmula
F4 Utilizar os tipos de cifrão em alguma célula presente na fórmula
 
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 Espero ter lhe ajudado com os seus objetivos e tenha proporcionado um bom aprendizado na 
ferramenta do Excel. Desejo que este seja mais um dos vários passos que você dará em busca dos 
seus sonhos e que eles se concretizem sempre que se dispor a sonhar. 
 
 Muito obrigado!