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Promoção: Realização: Apoio: INSTRUTOR: PAULO BENÍCIO Curso: Excel para Administradores 4ª Edição CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 1 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 PREFÁCIO Atualmente, a maioria das pessoas possuem acesso a todos os tipos de informações existentes no mundo, devido a globalização, que aproximou os quatro cantos do planeta. Portanto, uma informação que antes você precisava buscar em um livro, hoje, pode ser facilmente encontrada na tela de um computador, com as percepções e pontos de vista de diversos autores que podem facilitar o seu aprendizado. Entretanto, com essa gama de informações à disposição é necessário fazer o melhor uso possível delas para se diferenciar no mercado. É aí onde entra o papel das pessoas que buscam o aprimoramento profissional, pois são elas que vão utilizar melhor essas facilidades, buscando aprender cada vez mais para conquistar uma posição de destaque no mercado. Durante o curso, iremos abordar as principais utilidades da ferramenta do Excel para pessoas que o utilizam no dia a dia de trabalho, podendo realizar mais atividades, com maior assertividade e no menor tempo possível, já que o tempo é o nosso recurso mais precioso na atualidade. A versão utilizada nesta apostila e no curso será a do Excel 2013, podendo haver diferenças de alguns atalhos e ícones para as outras versões do programa. Porém a ferramenta é muito explicativa e o intuito do curso é fazer com que você aprenda a utilizar o Excel de maneira lógica e proativa, para encarar os desafios do dia a dia de trabalho com autonomia. Lembrando que de nada servirá o aprendizado na aula, se não houver a prática da ferramenta após o curso. O Excel possui inúmeras funcionalidades e para criar cada vez mais proximidade com a ferramenta é necessário a prática dela. Acredito que todos que estão aqui, já são fortíssimos candidatos a obterem sucesso no mercado, pois estão abdicando do seu tempo livre em troca de aprendizado e, acredito fortemente que colherão, em um futuro próximo, os frutos dos seus esforços. Paulo Benício CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 2 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 PACOTE OFFICE O Excel é um dos componentes do pacote Office, que é um grupo de softwares utilizado para facilitar o dia a dia dos profissionais. Os principais deles são: Word (processamento de textos), Power Point (apresentações de slides), Access (banco de dados, muito utilizado em empresas que possuem grandes quantidades de SKUs, como supermercados) e o software que será abordado no nosso curso, Excel (editor de planilhas com foco em análise de dados). UTILIDADE DO EXCEL É um programa utilizado para análise de informações, que auxilia o administrador na tomada de decisões de maneira efetiva e rápida. Para analisar tais informações é necessário inserir dados, que podem ser digitados manualmente ou importados de outras fontes, como relatórios dos softwares provenientes da SAP, Totvs, entre outras empresas e aplicativos, que facilitam o processamento dos dados na planilha. Cabe aos usuários a certificação da veracidade dos dados informados. A área de trabalho do Excel está representada na figura a seguir: Nela, podemos nos situar das diversas opções para trabalhar que o Excel nos proporciona. Ao longo da apostila, iremos ver os ícones e rotinas mais utilizados no dia a dia de trabalho. CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 3 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 As abas possuem linhas (representadas por números que vão do 1 ao 1.408.576) e colunas (representadas por letras de “A” a “XFD”, totalizando 16.384 colunas). A célula é a interseção entre uma linha e uma coluna, por exemplo, a célula “A1” é o espaço localizado na primeira coluna (A) e na primeira linha (1). Ao selecionar uma célula, seu nome aparecerá na Caixa de Nomes, representada abaixo: Você pode ir utilizando as células para organizar as informações da maneira como desejar. Inicialmente, as colunas e linhas possuem o mesmo tamanho padrão adotado pelo Excel, mas é possível ajustá-los a sua maneira, de acordo com a sua necessidade, basta deixar o mouse entre as linhas, segurar o botão esquerdo do mouse e arrastar para cima ou para baixo (no caso das linhas) e para a direita ou esquerda (no caso das colunas). Na Faixa de Opções, possuímos oito seções: Arquivo, Página Inicial, Inserir, Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição. Veja a figura a seguir: Obs: as seções Desenvolvedor e Suplementos precisam ser adicionadas e não iremos trabalhar com elas durante o curso. Colunas Linhas CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 4 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 Abaixo delas, percebemos que existem subseções, que detalham a função de cada seção. Iremos utilizá-las no decorres do curso. FORMATAÇÃO DE CÉLULAS Apesar de não ser um editor de textos, o Excel permite inserir textos e formata-los assim como no Word (aumentar o tamanho da letra, mudar a fonte, a cor, colocar em negrito, itálico, sublinhado). Entretanto, existem algumas limitações, como a não possibilidade de justificar o parágrafo, assim como teclar o enter para saltar uma linha. INSERINDO DADOS NA PLANILHA Para inserir dados na planilha, basta selecionar uma célula e digitar a informação, que pode ser uma palavra, um número ou um cálculo, que deverá iniciar com o sinal de igual (=) para que o Excel reconheça que você deseja fazer um cálculo. OPERADORES MATEMÁTICOS Ao selecionar o igual (=) você poderá utilizar funções, que são disponibilizadas pelo próprio Excel, sendo elas dos tipos: Financeiras; Data e hora; Matemáticas e trigonométricas; Estatísticas; Procura e referência; Banco de dados; Textos; Lógicas; Informações. Iremos trabalhar as mais utilizadas no dia a dia das pessoas que manuseiam o Excel mais a frente. Temos também a opção de fazer fórmulas ao selecionar o igual (=), onde podemos colocar um número ou a referência de uma célula e somá-los, multiplica-los, dividi-los, subtrai-los, utilizando os sinais de operações e condições: CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 5 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 Por exemplo: “=A1+C7*B1/B2-D9”. Podemos utilizar números e células juntos, da seguinte maneira: “=5+A1*B2/B4”. Lembrando que o Excel segue a ordem de prioridade dos operadores matemáticos, fazendo primeiro os cálculos dos operadores de maior hierarquia. Todas as funções disponibilizadas pelo Excel, possuem uma sintaxe, uma forma pré-definida que o software utiliza para realizar a atividade selecionada, iniciada e finalizada com os parênteses FUNÇÃO(...). Vejamos algumas dessas funções: FUNÇÃO SOMA SINAL FUNÇÃO SINAL FUNÇÃO + SOMAR > MAIOR QUE - SUBTRAIR < MENOR QUE * MULTIPLICAR <> DIFERENTE QUE / DIVIDIR >= MAIOR E IGUAL A % PORCENTAGEM <= MENOR E IGUAL A = IGUALDADE = IGUAL A SINAIS DE OPERAÇÕES SINAIS DE CONDIÇÕES CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 6 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 Basta teclar o igual (=), optar pela função célula e selecionar o intervalo de soma. Para fazer a média, basta realizar o mesmo procedimento, trocando o texto “SOMA” por “MÉDIA”, assim como para as demais funções: MULT(); MÁXIMO(); MÍNIMO(); MAIOR(); MENOR()... Outra função bem importante é a =SOMASE(),que realiza a soma de intervalo selecionado, contanto que esse respeite a um critério a sintaxe dele é a seguinte: Exemplo: Perceba que o “intervalo” na sintaxe está representado pelas informações que vamos comparar, o “critérios” é a cidade de Fortaleza. Já o “intervalo_soma” é onde eu vou realizar a soma dos valores que possuírem o critério desejado, no caso do exemplo é Fortaleza. Ou seja, ele vai somar a venda das lojas de Fortaleza dentro do intervalo selecionado. Também existe a função SOMASES() que permite utilizar mais de um critério para realizar a soma. Se nós tivéssemos os tipos de loja, como de bairro ou shopping, por exemplo, e quiséssemos saber as vendas somente das cidades de Fortaleza que fossem de shopping, utilizaríamos essa função. CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 7 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 Perceba que as informações são as mesmas, o que vai mudar é apenas a sintaxe da função. FILTRO Aproveitando o mesmo exemplo, é possível realizar filtro no Excel, caso eu queira visualizar somente determinada informação, eu posso selecionar um intervalo a meu gosto e utilizar o filtro do Excel. Normalmente, utiliza-se nos casos em que há uma grande quantidade de informação, facilitando assim a visualização daquilo que você realmente necessita. Utilizando o Filtro. Basta selecionar o intervalo que se pretende analisar, em seguida, escolher a seção “DADOS” => subseção “Classificar e Filtrar => Filtro. CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 8 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 Perceba que apareceu uma seta para baixo, agora eu posso clicar nesta seta com o botão esquerdo do mouse e marcar somente as informações que me são convenientes. Iremos clicar na seta Cidade, no título da tabela, e marcar somente a cidade de Juazeiro do Norte: Além disso, podemos classificar do maior para o menor, por ordem alfabética, entre outros e o resultado será: Estamos visualizando somente as lojas da empresa que estão na cidade de Juazeiro do Norte. FUNÇÃO SE Outra função muito importante e usada é a “SE”. Que realiza um teste lógico, se o valor deste teste for verdadeiro, retorna alguma informação definida por você, se for falso, da mesma forma. CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 9 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 No caso, a nossa empresa definiu as metas de vendas para suas lojas e iremos comparar se elas atingiram ou não o resultado. Veja o exemplo: Perceba que nosso “teste lógico” foi saber se o “Realizado” foi maior ou igual (>=) a “Meta”, se for verdadeiro, o “valor_se_verdadeiro” retornará o texto “Meta Atingida”, se for falso, o “valor_se_falso” retornará o texto “Meta Não Atingida”. Lembrando que ao digitar um texto em um cálculo, é necessário colocar entre parênteses para que o Excel entenda que é um texto. Nosso resultado será o seguinte: FUNÇÃO PROCV A função PROCV é uma função de procura. A maioria das grandes empresas possui uma vasta quantidade de informações de fornecedores, clientes, produtos e isso muitas vezes complica as buscas, por isso são utilizados códigos para facilitar a identificação, daí a importância da função. Com ela, será possível buscar as informações que você deseja neste código em específico. CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 10 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 Vamos supor que o setor de compras deseja adquirir determinado produto de código B1 e querem saber o nome da pessoa que eles vão entrar em contato junto ao fornecedor. Eles mandam somente o código desse produto por planilha e querem saber o nome do fornecedor que vende e o vendedor. Portanto vamos utilizar a seguinte tabela auxiliar: A partir da planilha enviada pelo setor de compras, iremos, na célula ao lado, utilizar a função PROCV: Valor_procurado: informar o que desejamos procurar, no caso o código. Matriz_tabela: local onde a informação procurada se encontra, representada pela tabela auxiliar. Núm_índice_coluna: o número da coluna onde está a informação queremos, a coluna 1 é a primeira coluna a esquerda da matriz selecionada. Procurar_intervalo: vamos colocar sempre o número 0, pois utilizaremos valões exatos. Desse modo, teremos o seguinte resultado: GRÁFICOS O Excel também nos disponibiliza a utilização de gráficos, que servem para visualizar de maneira mais fácil as informações ou até mesmo fazer comparações entre informações. Código Produto Fornecedor Vendedor A1 Acerola Fruit Life André B1 Banana Verde Fruta Lucas C1 Cajú Natural José M1 MaracujáFrutas Frescas João CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 11 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 Existem vários formatos dos gráficos, sendo eles linhas, colunas, pizza, entre outros. Para utilizar os gráficos, basta selecionar o intervalo desejado, ir na seção “INSERIR” => “Gráficos Recomendados” na subseção “Gráficos”. Como mostra a figura a seguir: Iremos selecionar a tabela acima com o total de venda das cidades das lojas que estávamos estudando e colocar o gráfico no formato de colunas agrupadas. Ficando do seguinte formato. Iremos abordar gráficos no curso. ATALHOS Por fim, vamos ensinar alguns atalhos muito úteis no dia a dia do Excel, para ganhar tempo com a elaboração de planilhas. 0,00 10.000,00 20.000,00 30.000,00 40.000,00 50.000,00 60.000,00 70.000,00 80.000,00 Fortaleza Sobral Juazeiro do Norte Título do Gráfico CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 12 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 A primeira dica é apertar a tecla “Alt”, que vai apresentar a seguinte janela: Perceba que existem ícones pretos nas seções, ao selecionar o “Alt”, intuitivamente, percebe- se que ao digitar esses códigos (representados por letras e a união de letras e números) ele aciona a seção correspondente. Por exemplo, se apertarmos a letra “C”, ele abrirá as subseções da “Pagina Inicial”. Veja: Em seguida as subseções são representadas por novos ícones, que poderão ser acionados para utilizar a atividade desejada. Dessa forma, evita que o usuário retire a mão do teclado para pegar no mouse diversas vezes, ganhando agilidade na resolução dos seus problemas na planilha. Abaixo, seguem alguns atalhos importantes e muito úteis: ATALHO FINALIDADE Crtl C Copiar Crtl X Recortar Crtl V Colar Crtl Z Desfazer Crtl Y Refazer Crtl L Localização de Textos ou outros Dados Crtl P Visualização para Impressão Crtl + ↓ Deslocamento para a linha de célula preenchida mais abaixo Crtl + ↑ Deslocamento para a linha de célula preenchida mais acima Crtl + → Deslocamento para a coluna de célula preenchida mais à direita Crtl + ← Deslocamento para a coluna de célula preenchida mais à esquerda Crtl + Space Selecionar toda a coluna Shift + Space Selecionar toda a linha Crtl + "+"(sinal de adição) Inserir linhas ou colunas Crtl + "-"(sinal de menos) Possibilidade de excluir linhas ou colunas F2 Possibilidade de mudar o texto da fórmula F4 Utilizar os tipos de cifrão em alguma célula presente na fórmula CENTRO ACADÊMICO DE ADMINISTRAÇÃO SANDRAS CARACAS UFC - 13 EXCEL PARA ADMINISTRADORES - PAC 2016 Espero ter lhe ajudado com os seus objetivos e tenha proporcionado um bom aprendizado na ferramenta do Excel. Desejo que este seja mais um dos vários passos que você dará em busca dos seus sonhos e que eles se concretizem sempre que se dispor a sonhar. Muito obrigado!
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