Buscar

Eventos: Ferramenta de Marketing

Esta é uma pré-visualização de arquivo. Entre para ver o arquivo original

EVENTOS - REVISÃO
Evento é uma forma de expressão cultural e social, feito para públicos dirigidos e específicos. 
Evento é uma concentração de pessoas, realizada em data e local especiais, com objetivo de celebrar acontecimento importante e significativo e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, cientifica, etc.
Um Evento compreende desde uma reunião formal entre funcionários de uma grande multinacional até uma celebração de aniversário entre amigos ou ainda uma aula ministrada em uma universidade. 
Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, ideias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia. 
 
O evento pode ser considerado uma ferramenta de marketing eficiente, pois, tem como obrigação colocar a pessoa certa, no lugar certo, no momento certo. Ele aproxima o público-alvo do produto ou serviço, fazendo com que seja considerado um diferencial de marketing na estratégia das empresas para atrair seus clientes proporcionando experiências memoráveis.
 
 
 
“evento é a modalidade de marketing promocional que objetiva criar ambientes interativos onde o negócio do patrocinador se junta a consumidores potenciais, promove a marca e aumenta vendas”.  Melo Neto (Ibidem, p.56)
 
  
 
Para as instituições um evento permite conquistar resultados mercadológicos favoráveis, uma vez que podem aprofundar o relacionamento entre o público-alvo e a empresa. Isso ocorre porque o público busca mais que um bem ou um serviço, procura experiências memoráveis, únicas. Algo que desperte nas pessoas um sentimento diferente. É exatamente isso que o evento pode causar.
 
As pessoas estão saturadas com a publicidade tradicional, das propagandas espalhadas pelos espaços públicos e invadindo o espaço privado desde a televisão até o seu celular. É por isso que os eventos estão em expansão como ferramenta de comunicação nas empresas. 
Mas não basta criar um evento qualquer, algo trivial ou semelhante ao que sempre se faz. É preciso ir além. Inovar, criar algo surpreendente. 
Importante:
Os eventos não são um acontecimento espontâneo ou isolado da estratégia de marketing da empresa. Eles fazem parte de um mix de comunicação integrada, criado para fazer efeito sobre um grupo de pessoas, um público específico. 
 
 
Os eventos possibilitam, entre outros, os seguintes benefícios dentro da área de marketing de uma instituição:
 
ESTREITAMENTO DAS RELAÇÕES COM OS CLIENTES. 
Possibilita a interação deles com todos os profissionais da empresa. Essa interação, especialmente com a equipe de vendas da empresa, gera mais empatia entre as partes e, consequentemente, facilita as vendas.  As feiras de negócios setoriais são as responsáveis por cerca de 90% dos primeiros encontros físicos entre clientes e equipes de vendas da empresa fornecedora;
APRESENTAÇÃO DOS PRODUTOS/SERVIÇOS DA EMPRESA PARA SEU MERCADO-ALVO. 
Por ser uma comunicação dirigida, o evento consegue, em um curto período de tempo e de uma só vez, atingir boa parte do público-alvo da empresa;
GANHO DE NOVOS CLIENTES
Importante quando a empresa possui um  mailing de vendas limitado e deseja expandi-lo rapidamente, sem necessidade de recorrer a um trabalho de telemarketing ou à compra de banco de dados, muitas vezes desatualizado. 
GANHO DE NOVOS CLIENTES
Por exemplo: em feiras de negócios setoriais, clientes e fornecedores estarão acessíveis; é uma oportunidade de ampliar o cadastro de clientes potenciais, além de, informar e instruir o público sobre o uso de um produto ou serviço, com o objetivo de persuadi-lo a comprar;
OBTENÇÃO DE INFORMAÇÕES SOBRE O MERCADO E OS CONCORRENTES 
Além das empresas obterem informações importantes sobre o mercado e seus concorrentes, uma vez que todos estarão reunidos em um mesmo local, os eventos trazem benefícios também ao consumidor, que, pode examinar e estabelecer comparações entre produtos/serviços de empresas concorrentes;
ATUALIZAÇÃO PROFISSIONAL TÉCNICA 
Muitos profissionais e consumidores fazem uso dos eventos para se atualizarem com relação às novas tendências mercadológicas, sejam elas tecnológicas ou comerciais;
LANÇAMENTO DE NOVOS PRODUTOS 
Podemos aproveitar ou gerar uma ocasião para se apresentar um produto para um público dirigido. 
Exposições, convenções, inaugurações, são eventos comumente criados ou usados para promover novos produtos;
LEVANTAMENTO DE FUNDOS PARA ENTIDADES (ONGS) 
Muitas instituições filantrópicas e entidades não governamentais fazem uso deste recurso para angariar recursos e, assim, manterem seu trabalho social ou ambiental.
Etapas de elaboração do evento
 
21
Pré-evento
É a fase essencial do evento, a parte de produção acontece aqui. Nesta fase precisamos começar pela organização, e para isso, fazemos uso de uma ferramenta fundamental, o checklist.
22
O checklist é uma listagem de ações necessárias para que tudo seja realizado de acordo com o plano. Por exemplo, em uma festa de aniversário colocaríamos no checklist: comprar um bolo; comprar velas; comprar decoração; montar a decoração; escolher um convite; imprimir os convites; entregar os convites; etc.
23
Não existe um checklist único, exclusivo, válido para todos os tipos e formatos de eventos, cabe a cada organizador molda-lo conforme suas necessidades.
24
Tudo que precisa ser feito deve ser colocado no checklist. Devemos organizá-lo em ordem cronológica e, por último, é imprescindível delegar às pessoas as responsabilidades para a execução de cada ação, assim saberemos quem cobrar por cada item na lista. 
25
Podemos dizer que o pré-evento é a fase onde preparamos todos os detalhes, sem os quais o evento fracassará. Nesta fase precisamos:
26
- fechar local e data;
- planejar todas as atividades e atrações do evento;
- definir o nome, público-alvo, o tema e a decoração;
- equacionar os controles administrativos e financeiros;
27
- levantar os orçamentos finais e aprová-los em definitivo;
- estruturar o plano de mídia do evento (divulgação – pré-evento, transevento e pós-evento);
- redigir o projeto para captação de patrocínios e apoios;
- assinar os contratos de prestação de serviço;
- confirmar presença de convidados especiais, celebridades;
28
- reservar passagens, hotel e transporte para todos;
- decidir sobre os fornecedores e profissionais que estaremos contratando;
- realizar uma visita técnica.
29
- É fundamental nesta etapa lembrar a importância de uma visita técnica ao local, analisando todos os focos de problemas potenciais que poderão atrapalhar na realização de nosso acontecimento. Exemplo: piso irregular, teto baixo, falta de banheiros, goteiras, entre outros.
30
O pré-evento terminará no momento em que o local de realização lhe entregar as chaves para a montagem e decoração do espaço.
31
Trans-evento 
32
Se a fase do pré-evento for bem-feita, a realização dele terá grande possibilidade de sucesso. Afinal, se todos os itens foram previamente pensados e se todos os detalhes foram checados haverá uma boa base para que a estrutura operacional do evento possa acontecer sem grandes problemas. Porém, imprevistos acontecem. Mesmo eventos bem planejados podem ter problemas. 
33
No transevento, faremos a operacionalização, a execução do evento em si, iniciando pela montagem no local escolhido e indo até o encerramento e desmontagem. 
34
A principal questão desta fase será saber conduzir o grupo, como exercer a liderança e gerenciar sua equipe. É preciso ter um olho nos detalhes e outro no todo do evento.
Evite se prender em um detalhe em detrimento do todo. Ao organizador caberá a visão holística, global, sobre o que estará acontecendo.
35
Outro ponto fundamental do transevento é a vistoria do local. Diferente da visita técnica, o caso aqui é: verificar as minúcias de cada espaço e equipamento do local, com o objetivo de evitar pagar por danos que o local já tinha quando foi cedido/alugado. 
36
Veja aqui uma lista de ações que cabem especificamente na fase de transevento:
- verificação de contratos com empresas fornecedoras, prestadoras de serviços e profissionais liberais;
- organizar o serviço de secretaria;
- orientar o serviço de recepção;
- montar a sala de recepção ou sala VIP;
37
- montar a sala de Imprensa;
- cerimonial;
- infraestrutura Interna e externa; 
- equipamentos e mobiliário;
- material da secretaria;
- limpeza e segurança;
- alimentos e bebidas;
38
- comunicação visual;
- programação social, cultural e turística;
- tradução simultânea;
- postos de atendimento nos hotéis;
- transporte local;
- Pesquisa de Opinião.
39
Pesquisa de Opinião
Colher as opiniões de quem atuou na produção e colaborou no evento quanto do público, que veio visitar e participar do evento. É uma chance de poder avaliar e melhorar seu projeto para o futuro. Caso não o faça, sentirá falta de instrumentos de avaliação no pós-evento. 
40
Pós-evento
41
Esta fase é caracterizada por ser o fechamento da organização do evento, a fase dos acertos financeiros, dos pagamentos dos fornecedores, dos relatórios e cartas de agradecimento. É o momento, também, de acertar as contas com o cliente/contratante.
42
Devemos devolver todos os materiais, enviar as correspondências oficiais de agradecimentos e realizar a apresentação dos relatórios financeiros e de desempenho do evento. É a fase da avaliação dos resultados.
43
Avaliação dos resultados
44
A avaliação de resultados consiste numa avaliação tríplice, ou seja, técnica, administrativa e também dos participantes. Nesta fase ocorre a confrontação dos resultados esperados com os de fato obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.
45
Vamos agora relacionar aqui, algumas atividades necessárias nesta fase:
- pagamentos de empresas fornecedoras, prestadoras de serviços e profissionais liberais;
- devolução dos materiais para a empresa contratante;
- desmontagem e devolução dos equipamentos;
46
- tabulação e análise da pesquisa de opinião (questionário de avaliação);
- divulgação Pós-evento;
- balanço financeiro;
- análise dos resultados;
- registro do evento;
- considerações finais do evento.
47
Muitas empresas não contam com profissionais preparados e instrumentalizados como organizadores de eventos. Isso é visível na hora do pós-evento, por falta de relatórios e a apresentação de análises sem fundamentação. Assim, podemos dizer que é no pós-evento que distinguimos mais claramente o profissional do amador.
48
CAPTAÇÃO
49
Nos eventos, a captação de recursos também está vinculada ao tipo de evento ou ainda ao objetivo e a finalidade do evento.
Há basicamente quatro formas de geração de recursos em um evento:
50
- bilheteria ou ingressos: lembre-se de respeitar a legislação neste caso e recolher o ISS sobre o ingresso;
51
- venda de alimentos e bebidas: seja pela locação de espaços para empresas especialidades, parcerias nas vendas destas empresas ou venda direta pelo organizador dos alimentos e bebidas ao público;
52
- patrocínios e apoios;
53
- cessão de direitos de imagem para veículos de comunicação: jogos de futebol, por exemplo, são eventos que recebem muita receita pelo direito de transmissão a certos veículos de televisão e rádio.
 
54

Teste o Premium para desbloquear

Aproveite todos os benefícios por 3 dias sem pagar! 😉
Já tem cadastro?

Outros materiais