Gerenciamento da Comunicação do Projeto - GP

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09/11/2016
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CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
Disciplina: Gestão de Projetos 
Tema – Gerenciamento da Comunicação em projetos
Profa. Iria M Garaffa, Ms., 2011
Gerenciamento das comunicações do projeto
• O gerenciamento das comunicações em projetos compreende:
• os processos necessários para assegurar a geração, coleta, 
distribuição, armazenamento, recuperação, destinação final e 
controle das informações do projeto.
– Provê os canais necessários para unir pessoas, idéias e 
informações visando o sucesso do projeto.
– Todos no projeto devem estar preparados para receber e 
enviar informações.
– O gerenciamento das comunicações consiste na reunião de todos 
os elementos necessários para a apropriada geração, coleta, 
disseminação e armazenamento das informações do projeto.
Nas organizações: 
Para um efetivo processo de comunicação é necessário garantir que 
todas as informações desejadas cheguem às PESSOAS 
CORRETAS no TEMPO CERTO e de uma MANEIRA 
ECONOMICAMENTE VIÁVEL.
Dimensões da comunicação
• Verbal (oral e escrita) e não verbal
– Verbal: reuniões
– Escrita/impressa: relatórios, gráficos, arquivos físicos etc
– Não-verbal: inflexão de voz, linguagem corporal
– Informal: conversas diretas, etc
- Comunicação eletrônica ( meios eletrônicos e digitais) – Internet e Intranet, 
documentação online, diretórios compartilhados. Celular. 
- Interna: membros do projeto
- Externa: com cliente, partes interesadas, público em geral, outros projetos, mídia... 
- Oficial/formal Boletins informativos, atas, comunicação interna, relatórios, etc. 
(obedecendo a hierarquia) e horizontal (entre os pares).
Visão geral do gerenciamento das comunicações do projeto, adaptada de [PMBOK 2004].
Processos do gerenciamento das comunicações
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O planejamento das comunicações, muitas vezes, é ligado aos fatores 
ambientais da empresa (Normas, cultura e estrutura organizacional).
• Determina as necessidades de informações e comunicações das partes 
interessadas;
• É um fator importante para o sucesso do projeto;
• Pode ser desenvolvida desde a fase inicial do projeto.
• Informações necessárias para determinar os requisitos das comunicações:
– Organogramas;
– Organização do projeto e as relações das responsabilidades entre as 
partes interessadas;
– Departamentos envolvidos no projeto;
– Pessoas envolvidas no projeto ou etapa;
– Políticas de Comunicação da empresa: interna e externa;
– Dados sobre as partes interessadas.
– Faz parte ou é um plano auxiliar ao plano de gerenciamento do 
projeto.
– O plano pode ser formal ou informal, bem detalhado ou genérico. 
O PLANO DE COMUNICAÇÃO pode contemplar: Políticas para Informações 
Confidenciais, Políticas para Comunicação Externa e Políticas para 
Comunicação Interna.
1 Processo - Planejamento das comunicações
1) POLÍTICAS PARA INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS ( se necessário)
• Algumas informações podem ter caráter confidencial, tanto para a equipe do 
projeto como para pessoas e organizações envolvidas no projeto. 
• Neste caso,no plano de comunicação deve-se descrever qual é a informação 
confidencial e como lidar com questões relacionadas:
– Identificar informações confidenciais ou indivíduos não autorizado;
– Garantia de medidas definidas para preservar informações confidenciais ou 
armazenamento de informações confidenciais (ex, multas contratuais);
– Um membro da equipe pode ficar responsável pelo cuidado com informação 
confidencial .
– Os elementos do projeto que forem confidenciais devem ser identificados em 
documentos e tratados de forma diferenciada, conforme determinado. Ex. 
1 Processo - Planejamento das comunicações
2) POLÍTICAS PARA COMUNICAÇÃO EXTERNA
• Definir os procedimentos de comunicação com entidades 
externas à equipe do projeto, como o cliente, usuários ou 
outros stakeholders externos. 
• No exemplo abaixo é definido onde obter a informação, as 
entidades externas (destino), responsável pela informação e 
a frequência que deve ser enviada.
1 Processo - Planejamento das comunicações
3) POLÍTICAS PARA COMUNICAÇÃO INTERNA
• A comunicação interna aborda informações relevantes APENAS À 
EQUIPE DE PROJETO, que não interessam ao cliente. 
• Deve ser registrado, textualmente, como se dará esse processo interno de 
comunicação, incluindo as regras e protocolos a serem respeitados. 
Alguns exemplos de definições deste tipo são:
– Requisições entre membros de diferentes partes do projeto (como 
testes, implementação, etc.) devem ser feitas apenas através de seus 
respectivos gerentes ou será aberta?
– Como se dará o processo de levantamento de informações para a 
avaliação crítica do projeto? Entrevistas com o time, preenchimento de 
questionários, reuniões de brainstorming, etc.?
– Documentos para comunicação interna: exe. avisos, memorandos, 
atas de reuniões etc.
1 Processo - Planejamento das comunicações
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No plano de gerenciamento das comunicações do projeto serão 
definidos:
– O público- alvo - QUEM necessita da informação e POR QUE 
NECESSITA - o grupo de interessados (stakeholders) e seus 
interesses no projeto;
– A necessidade de informação – o QUE será informado e 
QUANDO cada interessado necessita receber;
– Ferramentas e formas de comunicação - COMO a informação 
deve chegar e QUAIS métodos são mais apropriados para cada 
parte interessada;
– Prioridades e responsabilidades – QUEM será responsável por 
implementar as ações e QUANDO isto ocorrerá;
– Deve conter as comunicações inerentes ao projeto, inclusive, as 
reuniões de início, de andamento (operacional e executiva) e de 
finalização do projeto.
1 Processo - Planejamento das comunicações
1. Planejamento das comunicações
Iniciando o plano de comunicação ......
1. Partindo da lista de stakeholders, planejar a distribuição da informação. 
2. Promover reuniões com equipe para definir qual informação e quando deverá ser 
distribuída a cada parte interessada. 
3. Estabelecer quem deve produzir e como distribuir a informação, elaborando um 
cronograma com datas para a distribuição das informações. 
4. Pode-se empregar o método 5W1H* para definir os elementos de 
comunicação (Terribilli Filho, 2011).
– Título do comunicado (por que a informação é necessária - why);
– Conteúdo (o que será informado - what);
– Destinatários (para onde, ou seja, a quem se destina a informação - where);
– Periodicidade (quando - when);
– Responsável (quem é o responsável pela comunicação - who);
– Modalidade (como a informação será disseminada - meio comunicação -
how).
What – O que será feito (etapas) Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local) When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade) How – Como será feito (método)
* How much – Quanto custará - custo ou gastos envolvidos) – opcional
1. Planejamento da comunicação
Exemplo Elementos de comunicação 
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Outro Exemplo Elementos de comunicação 
Objetivo / 
Conteúdo da 
Mensagem
Alvo Canal / Evento
Periodici
dade
Responsáv
el
Materiais 
Relacionados OBS
•Acompanhar as 
atividades em 
progresso do 
projeto. 
•Acompanhar 
problemas e riscos 
(quinzenalmente).
•Fornecer 
orientações sobre 
o projeto
Equipe do 
projeto
Reunião de 
status
Semanal Gerente do 
projeto
� Ata de reunião 
Cronograma
� Plano de 
gerenciamento 
e de resposta 
aos riscos
� Plano do 
projeto
-Impressa
-Digital
-Digital
•Comunicar 
situação do projeto
Patrocinador
Partes
envolvidas 
Documento 
impresso 
e por 
E-mail
Semanal Gerente do 
projeto
•Relatório de 
Acompanhame
nto
O relatório 
de 
acompanh
amento é 
confeccion
ado em 
paralelo a 
realização 
das 
reuniões 
de status.2 Processo - distribuição das informações
É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das 
partes interessadas no projeto conforme planejado. 
O foco:
– execução e distribuição das informações atinentes ao projeto aos 
interessados do projeto conforme o determinado pelo plano de 
comunicações. 
– responder às solicitações inesperadas também é parte deste 
processo. 
• Métodos/ formas de distribuição das informações 
– Cópias impressas de documentos;
– Arquivamento/Bancos de dados;
– Comunicação eletrônica:
• Email, fax, correio de voz, telefone, videoconferência, publicações na internet.
• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projeto:
• Interfaces Web, elaboração e disponibilização de cronogramas, software de 
suporte a reuniões, escritórios virtuais, portais, ferramentas de gerenciamento de 
trabalho colaborativo.
2 Processo - distribuição das informações
1) Ferramentas e Técnicas de distribuição das informações:
– Escolha dos meios de comunicação (escrita, oral, memorando, relatório, email);
– Técnicas de apresentação (técnica corporal, auxílios visuais;
– Estilo de redação ( voz ativa ou passiva, estrutura do texto);
– Reuniões com equipe do projeto, distribuição de cópias de documento s, elaboração 
de atas;
– Manuais de arquivamentos e banco de dados;
– Ferramentas para conferências e comunicação eletrônica;
– Ferramentas eletrônicas para gerenciamento de projetos;
– Uso de Tecnologias da informação: 
• GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos- usa a TI para captar, armazenar, 
localizar e gerenciar versões digitais das informações. Ex. Refap - expansão
• Workflow - automação de processos onde documentos, informações ou tarefas
são passadas entre participantes,com regras bem definidas;
• DM - Document Management – para Controle de versões dos documentos:
• BPM – Business Process Management – Modelagem dos Processos de Negócios.
Modelo para Estruturas de Arquivos Eletrônicos e Papel
• O Coordenador de Comunicações deverá manter em arquivo 
eletrônico ou em papel todos os documentos e 
correspondências produzidas pelo projeto, conforme modelo:
Seção Pastas Papel Eletrônico Documentos 
Gerenciamento do 
Projeto 
Abertura Sim Nome do Projeto\Gerenciamento\Abertura � Termo de Abertura do Projeto 
Planejamento Sim Nome do Projeto \Gerenciamento\Planejamento � Plano do Projeto 
� Planos de gerenciamento 
� Proposta 
� Acordo de Cooperação 
� Contratos com fornecedores 
Controle Sim Nome do Projeto\Gerenciamento\Controle � Pautas e Atas de reunião 
� Cronograma e Atualizações 
� Relatórios de Acompanhamento e 
Prestação de Contas 
� Correspondências 
� Pagamento de Prestadores de Serviços e 
aquisições 
Encerramento Sim Nome do Projeto \Gerenciamento\Encerramento � Relatório do Projeto 
� Relatório de Lições Aprendidas 
� Encerramento do Acordo 
� Apresentações 
Produtos Relatórios Sim Nome do Projeto \Produtos\Relatórios � Relatório de avaliação inicial 
� Relatório final 
2 Processo - distribuição das informações
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3 Processo - Relatório do Desempenho
Modelo relatório de acompanhamento
 
D a t a 
N o m e d o P r o j e t o A p l i c a ç ã o P i l o t o d a M e t o d o l o g i a B á s i c a 
G e r e n t e d o P r o je t o V a n i n i L a n z i l l o t t i 
S i t u a ç ã o a t u a l d o P r o j e t o E m a n d a m e n t o 
D e l i v e r a b l e s 
 
C r o n o g r a m a 
 
E n t r e g á v e l S i t u a ç ã o D a t a I n í c i o D a t a F i m A t r a s o e m 
D i a s 
 
 
 
 
 
 
 
O b s : 
• D a t a i n í c i o e f i m r e f e r e m - s e à s d a t a s r e a l i z a d a s , p a r a o s d e l i v e r a b l e s 
c o n c l u í d o s , o u n o v a s d a t a s p l a n e j a d a s p a r a o s e m a n d a m e n t o / a i n i c i a r . 
 
C u s t o s 
 
E n t r e g á v e l S i t u a ç ã o C u s t o 
P l a n e j a d o 
C u s t o 
R e a l 
V a r i a ç ã o 
 
 
 
 
 
 
 
É produzido a partir das informações do andamento do projeto, a serem coletadas 
durante a execução e controle. Pode incluir: relatórios de acompanhamento do 
projeto; ata de reuniões; apresentações do projeto 
Modelo 
Ata de 
reuniões
3 Processo - Relatório de Desempenho
4 Processo - Gerenciar partes interessadas
• Objetivo
– Satisfazer as necessidades das partes interessadas.
– Resolver problemas entres elas:
• Problemas externos: 
– ex: cliente – empresa ou fornecedor – empresa.
• Problemas internos: 
– ex: entre gerentes de projetos diferentes ou entre desenvolvedores.
• Um bom gerenciamento das partes interessadas 
traz:
• aumento de probabilidade do projeto não se desviar do 
curso.
• pessoas trabalham em harmonia e sincronismo.
• limita as interrupções durante o projeto. 
Gestão de 
Stakeholders
Stakeholders com alta influência e a favor do projeto, atuam como 
aceleradores, enquanto que os com alta influência e interesses contrários 
ao do projeto atuam como bloqueadores.
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4 processo - Gerenciar partes interessadas
Registro das partes interessadas
Nome Cargo:
Papel no projeto: Local/setor:
Requisitos/expectativas:
Informações para contato:
Influência:
Fase de interesse no projeto:
Classificação: [ ] Interna [ ] Externa
Mapa de Avaliação dos envolvidos
Nome do 
Envolvido
Objetivos, metas, 
motivações e 
interesses.
Influência: 
Neutra,Baixa
Resistente/Alta,
Apoiador.
responsabilidades Disponibilidade
• Para cada parte interessada há uma ou mais formas eficientes de comunicação. Ex. Reuniões 
presenciais ou à distância (vídeo conferência, conferência de voz, chat, emails, etc). 
Também podemos usar o template formulário distribuição da informações.
3. Gerenciar partes interessadas
Mariz de analise das partes interessadas
Matriz de analise das partes interessadas
Parte 
interessada Função
Interesse no 
projeto
Impactos e 
influências
Estratégia para diminuir 
resistências
Rodrigo Lider técnico Oposição forte Queria ser GP
Envovler nas reuniões 
de tomada de decisão
Maria
Auxiliar 
técnico
Oposição 
moderada
Seu trabalho será 
modificado com 
novo projeto
Manter informado sobre 
estratégias da empresa
Pedro
Fornecer 
requisitos Neutro
Não sobre impacto 
significativo
Manter informado e 
incentivar participação
Manoel
Gerente de 
desenvolvime
nto Apoio moderado
interesse na 
inovação 
tecnológica
Negociar treinamento 
para equipe
Diretoria Apoio forte
O projeto é parte 
do plano 
estratégico
Manter informado e 
envolver nas decisões
Gestão de 
Stakeholders
INTERESSE
PODER
Alto
Baixo
Baixo Alto
Mantenha Satisfeito
• Cuidado com excesso de informação
• A escolha da forma de comunicação é 
crucial
Monitore
• Comunicação genérica de pontos 
importantes
• Avalie mudanças de poder ou interesse
Contato Próximo
• Contato pessoal
• Tente formar relacionamento
Mantenha Informado
• Precisam saber o que está acontecendo
• Garanta que recebam e emitam a 
informação necessária ao Projeto
Matriz de Poder x Interesse