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1 Curso de Administração Disciplina: Gestão de Projetos Profa. Iria M Garaffa, Ms Execução Conclusão Fluxo resumido de processos do gerenciamento de projetos – PMBOK 4ª. Edição Fase de PLANEJAMENTO do Projeto DESENVOLVER PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO • O Plano de Gerenciamento do Projeto define como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado, além de planejar as ações necessárias para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi aprovado. • É um documento que conterá o plano de projeto e seus planos auxiliares (escopo, requisitos, custos, qualidade, comunicação, aquisções, riscos, etc.) consolidando todas as atividades de planejamento descritas em um documento único. • Exemplo template excel • Exemplo na NetAula • Após concluido o documento será enviado para as partes interessadas para aprovação. Logo da Empresa PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO Objetivos Este documento tem como objetivo fornecer uma descrição detalhada de como o escopo do projeto será gerenciado. Projeto <Nome do Projeto> Data Registro <99/99/9999> Responsável (da parte cliente): <nome da pessoa que representa o cliente> Responsável (da parte do projeto): <nome da pessoa que representa a equipe, telefone, e-mail e outras formas de contato> Processo de Gerenciamento de Escopo Priorização das mudanças no escopo Processo de reavaliação e atualização do escopo do projeto Uso de reservas financeiras para alterações no escopo do projeto Freqüência e critérios para atualização deste plano Elaborado por: <nome do responsável pela elaboração> Aprovado por: <nome e assinatura do responsável pela aprovação> F o n t e : P A S S O S , M a r i a L . G . S . G e r e n c i a m e n t o d e p r o j e t o s p a r a p e q u e n a s e m p r e s a s : c o m b i n a n d o b o a s p r á t i c a s c o m s i m p l i c i d a d e . R i o d e J a n e i r o : B r a s p o r t , 2 0 0 8 . 2 Termo de abertura X Declaração do escopo O termo de abertura e a declaração do escopo podem conter itens com certo grau de redundância, ambos contem requisitos para aprovação do projeto e são diferentes no seu detalhamento. •As informações contidas no termo de abertura devem ser de mais alto nível. •As informações contidas na declaração do escopo devem ser detalhadas e progressivamente elaboradas. Fase de PLANEJAMENTO do Projeto - Escopo do Projeto Escopo é o que será feito no projeto, descrição detalhada dos produtos e serviços a serem gerados para atender os objetivos do projeto. (PMBOK). Para entender o escopo, devemos fazer uma diferença entre escopo do produto e do projeto: • Escopo do produto : é a descrição de todas as CARACTERÍSTICAS E FUNCIONALIDADES DO PRODUTO OU SERVIÇO, identificados através dos requisitos . • Define ou descreve OS PRODUTOS A SEREM ENTREGUES ao cliente. • Os produtos e serviços são denominados deliverables (entregas). • O PMBOK define as entregas como: qualquer resultado mensurável e verificável que deve ser produzido para completar o projeto ou parte dele. São exemplos: projeto elétrico; projeto hidráulico, estudo de viabilidade; manual do sistema; treinamento de pessoal; relatório de desempenho. • Escopo do projeto: é o trabalho que deve ser feito para liberar o produto com as funcionalidades especificadas, sendo definido e controlado pelo PLANO DE GERENCIAMENTO PROJETO. COLETAR OS REQUISITOS Processo necessário para levantar todas as informações que definem as CARACTERÍSTICAS, e FUNCIONALIDADES DO PRODUTO OU SERVIÇO (os requisitos) que definem as entregas do projeto. >>> DECLARAÇÃO DO ESCOPO. • Refletem as necessidades das partes interessadas no projeto. • São condições ou capacidades que devem ser supridas pelo produto, serviço ou resultado do projeto. • É uma condição cuja exigência deve ser satisfeita. • Este processo tem como entradas o Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) e o Registro dos stakeholders. • Requisitos que DEFINEM produtos/serviços serão entregues); • Requisitos que definem para o design do produto; • Requisitos para a execução do projeto, qualidade, financeiro, de comunicação, de riscos, etc. Envolve: • Identificar as demandas dos diversos interessados envolvidos no projeto para definir e documentar as funcionalidades do produto do projeto e alcançar os objetivos do projeto. 2) Processo para Coleta de Requisitos 2) Coleta de Requisitos do produto Pontos importantes sobre identificar requisitos: • Requisitos originam-se das necessidades das partes interessadas; • O Termo de abertura contém requisitos do patrocinador. • Na declaração do escopo são identificados requisitos das partes interessadas; • Requisitos que não serão atendidos DEVEM ser listados como “fora o escopo”; • Sem requisitos do cliente não é recomendado validar do projeto . Como garantir que tenhamos requisitos abrangentes e suficientes: • Cada requisito deve ter uma fonte ou origem (necessidade do negócio, cliente, legislação, etc.); • Um proprietário / responsável (alguém da equipe do projeto); • Uma prioridade pode ser interessante; • Deve ser mensurável (qualidade; indicador) ou testável; • Sua descrição não pode ser ambígua (ou seja, devem ser escritos de uma forma eu tenha apenas uma única interpretação). 3 2) Coleta de Requisitos do produto Ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas no processo de Coletar Requisitos: • Entrevistas; • Grupo de Foco - reunir os principais stakeholders e especialistas do projeto para que possam unificar o entendimento sobre os resultados que podem ser obtidos após a conclusão do projeto; • Workshops - Oficinas de discussão que reúnem as diferentes partes envolvidas do projeto; • Técnicas criativas de grupo - Brainstorming, classificação, Técnica de Delphi, Mapa Mental; • Técnicas de tomada de decisões em grupo - a tomada de decisões pode ser feita de cinco maneiras: unânime, majoritária, consenso, pluralidade e, ditatorial; • Técnicas de questionamento e pesquisa; • Técnicas de Observação. O entendimento dos requisitos irá facilitar os processos de planejamento a definição de Escopo do produto do projeto e a Criação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Documentar Requisitos do Projeto Deve-se criar um documento (planilha/matriz de rastreabilidade dos requisitos) que registra os requisitos necessários para atender às necessidades do projeto. Normalmente o documento de Requisitos contém: • Nome do projeto; • Nome da pessoa que elaborou o documento; • Descrição básica do objetivo do projeto; • Registrar os Requisitos: • Funcionais do produto do projeto: ex. controle do cartão ponto de acordo com legislação vigente; • Não funcionais: relacionados ao desempenho, segurança, confidencialidade etc. ex. o módulo deve ser integrado ao sistema de folha de pagamento; • De qualidade: Ex. Facilidade de Uso; Detalhamento da documentação; Qualidade do Processo (verificações e validações). Ex. o relógio ponto deve ser certificado pelo INMETRO. • Pré-requisito: Requisito obrigatório a ser atendido para seguir adiante. Ex. O professor deve possuir certificação PMP; • Critérios de aceitação - Requisito a ser atendido para a entrega seja aceita. Ex. O curso deverá ter média de satisfação superior a 7 obtida através da pesquisa com alunos; • Potenciaisimpactos do projeto em outras áreas; • Restrições: Limitação aplicável ao seu projeto. Ex. custo limite R$ 5.000,00 curso. • Data e Aprovações. 2) Coleta de Requisitos do produto 2) Coleta de Requisitos do produto - exemplos Origem/ parte interessado Descrição do requisito (produto, serviço ou resultado) data da inclusão requisito Requisito (qualidade, técnico, produto..) Fonte Diretor executivo Implantação de novo sistema de RH na matriz e filiais Julho /2015 Execução Termo de abertura Diretor executivo Limite de gatos com o sistema R$ 100 mil reais Julho/ 2015 Execução Termo de abertura e contrato fornecedor Diretor de RH Implantar o sistema na matriz até janeiro de 2014 Implantar o sistema nas filiais – até julho 2014. Julho/ 2015 Execução Termo de abertura Diretor de RH Treinamento do novo sistema de RH a ser realizado na empresa para todos os funcionários do RH (matriz e filiais) Julho / 2016 Execução Contrato com fornecedor do sistema de RH Gerente de RH da matriz e Filiais e Funcionários da do setor da folha de pagamento Implantação do Ponto Eletrônico conforme legislação vigente - Permitir configuração do registro de acordo com o relógio - Controlar pelo menos 99 horários de trabalho - Controlar compensações de horas (banco de horas) - Controlar acesso de funcionários fora do horário de trabalho - Emitir relatórios oficiais exigidos por lei (espelho de ponto) - Gerar relatórios estatísticos de horas, absenteísmo, evolução de horas trabalhadas - Registrar Controla de turnos com revezamento Setembro/ 2016 Técnico Priorida de Descrição do Requisito Tipo Requis ito Solicitan te Validador Critérios de Aceitação Data da Criação Requisit o Data Última Altera ção Respon sável pela última alteraçã o Potenciais impactos Situaç ão do Requi sito Alta Academia deverá ter no mínimo uma área de 500m2 e no Maximo 600m2. Não Funcio nal Não Técnico Gerente de Projeto Comitê de Analise de Requisito definido no Plano de Gerenciament o. Será realizado medições respeitando: Área de Vestiário Masculino até 50m2, Vestiário Feminino até 50m2, recepção mínimo 20m2, área da academia para instalações dos equipamentos mínimo 480m2. Aprovação da planta. 03/06/20 16 Se a área for menor que 500m2tter á de ser reduzido os serviços a serem oferecidos Aprova do Média Materiais para Alvenaria da Academia Não Funcio nal Não Técnico Engenhei ro Comitê de Analise de Requisito definido no Plano de Gerenciament o. Deverá respeitar as normas ABNT da construção civil e entregar cópia de Nota Fiscal de compra dos materiais e cópia certificada e assinado pelos responsáveis referente aos testes realizados. 03/06/20 16 Aprova do Média Materiais para Rede Hidraulica Não Funcio nal Não Técnico Engenhei ro Comitê de Analise de Requisito definido no Plano de Gerenciament o. Deverá respeitar as normas da ABNT e padroes de qualidade, entregar cópia de Nota Fiscal de compra dos materiais. 03/06/20 16 Aprova do 4 Logo da Empresa REQUISITOS DO PRODUTO – modelo de documentação Objetivos Este documento tem por objetivo apresentar a situação problema, geradora da necessidade do projeto e descrever os requisitos detalhados do produto, de modo a facilitar o planejamento, auxiliar na tomada de decisões e ser uma base para verificações futuras quanto à adequação do produto do trabalho do projeto às características esperadas. Projeto <Nome do Projeto> Data Registro <99/99/9999> Responsável <Nome da Pessoa responsável pelo registro> O Contexto do Problema Descreva o negócio do cliente onde o problema ocorre, como funciona e caracterize adequadamente as áreas ou processos em que o problema se dá O Problema Descreva as limitações no contexto do negócio que levam ao problema; faça uma conexão clara com o contexto do problema; descreva o problema e suas manifestações; faça se possível uma analise de causa e efeito A Proposta de Solução Descreva rapidamente sua proposta de solução (deve ter correlação direta com o problema, solucionando-o). A Oportunidade Descreva as oportunidades quando da solução do problema que podem propiciar benefícios aos empresários. O Produto e seus Subprodutos Descreva as características gerais do produto e seus subprodutos componentes Características Técnicas do Produto Funcionalidades Esperadas Fonte: PASSOS, Maria L.G.S. Gerenciamento de projetos para pequenas empresas: combinando boas práticas com simplicidade. Rio de Janeiro: Brasport, 2008. EXEMPLO Requisitos de Integração com outros produtos Requisitos de Fluxo de Tarefas Requisitos de Desempenho Requisitos de Qualidade - Facilidade de Uso; - Manutenibilidade; - Facilidade para Construção; - Detalhamento da documentação; - Qualidade do Processo (verificações e validações); - outros. Requisitos de Quantidade (volume) Requisitos de Complexidade Requisitos de Adequação ao Uso Descreve as situações em que o produto será utilizado em termos de ambiente físico (temperatura, pressão, ambiente computacional, dimensões ou outras características do espaço físico), as características das pessoas ou trabalhadores que deverão utilizar o produto (formação, tipo de atividade profissional, características comportamentais, etc.), época em que o produto será utilizado (estação do ano, fechamento de ano fiscal ou outras condições para aplicação e uso do produto). 3) Declaração do escopo: • É o documento que formaliza O ESCOPO DO PRODUTO DO PROJETO e limites do projeto. • A IDENTIFICAÇÃO DOS REQUISITOS É FUNDMENTAL PARA DEFINIR O ESCOPO DO PRODUTO DO PROJETO • Normalmente, a Declaração do Escopo do Projeto contém: • Quando não é elaborado o PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO, o escopo deve conter todas as informações relevantes. • título do projeto; • nome da pessoa que elaborou o documento; • nome do patrocinador; • nome do gerente do projeto e suas responsabilidades e autoridades; • organograma preliminar; • nome dos integrantes do time do projeto; • descrição do projeto; • objetivo do projeto; • justificativa do projeto; • produto do projeto; • expectativa do cliente/patrocinador; • fatores de sucesso do projeto; • restrições; • premissas; • limites do projeto e exclusões específicas (tudo o que não será abordado pelo projeto); • Estrutura Analítica do Projeto (níveis superiores da estrutura); • principais atividades e estratégias do projeto; • principais entregas do projeto; • orçamento básico do projeto! • plano de entregas e marcos do projeto; • riscos iniciais do projeto; • requisitos de gerenciamento de configuração e mudanças do projeto; • registro de alterações no documento; • Aprovações. Escopo do Projeto Uma opção mais simplificada:. • Pode conter (não obrigatório ter todos), os seguintes Itens: • Descrição do produto do projeto • Principais entregas do projeto - Uma lista dos principais subprodutos (deliverables) do projeto e suas descrições.; • Critérios de aceitação de produtos - Define o processo e/ou os critérios para que os produtos principais ou o projeto como um todo sejam aceitos. • Restrições: são requisitos obrigatórios impostos pelas partes interessadas. Ex. projeto implanto em10 meses. • Ligações com outros projetos - Projetos que interferem ou são interferidos pelo projeto. • Responsabilidades do cliente - O que o cliente se compromete a fazer em relação ao projeto, como, por exemplo, o fornecimento da infraestrutura ou de um terreno limpo para a execução da obra. Essas responsabilidades, quando associadas a prazos,devem ser consideradas como premissas ao projeto. • Escopo não incluído no projeto - Este item é importantíssimo e tem como objetivo deixar claro aquilo que o projeto não irá entregar. • Deve ser assinado GP e principais interessados 5 Execução Conclusão Próximo passo ....... Criar EAP 4. Escopo do Projeto - EAP A ferramenta empregada para a representação do escopo do projeto é a Estrutura Analítica do projeto – EAP ou Work Breakdown Structure – WBS (termo definido no PMBoK). A EAP é uma estrutura hierárquica, que pode ser representada como uma lista de itens ou de forma gráfica. A Estrutura Analítica de processos – EAP é o processo de subdivisão dos resultados ou entregas principais (deliverables) do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis até que se chegue em um nível de detalhe suficiente para auxiliar a equipe de gerenciamento das atividades do projeto. • ENTREGAS ou Deliverables (ETAPA OU FASE DO PROJETO ) é um resultado mensurável, tangível ou verificável que deve ser produzido para completar o projeto ou parte dele” PMBOK. Ex.: estudo de viabilidade, desenho técnico, treinamento, parametrização do sistema, manual de operação do equipamento. Devem atender as necessidades do cliente, que devem ser documentadas, atendendo os requisitos dos clientes. Fase de PLANEJAMENTO do Projeto - ESCOPO 4. Criar a Estrutura Analítica de processos – EAP PROJETO ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 SUB-ETAPA 2.1 SUB-ETAPA 2.2 SUB-ETAPA 2.3 TAREFA 2.2.1 TAREFA 2.2.2 TAREFA 2.2.3 TAREFA 2.2.4 Pacote de trabalho (PT) ou SUB-ETAPA: como o próprio nome diz é um pacote que contém trabalho. PT é o nível mais baixo da EAP e contém recursos, custos, duração, critérios de aceitação e atividades que devem ser documentadas no dicionário da EAP. 6 Estrutura Analítica de processos – EAP Treinamento em GP Planejar Preparar Treinamento Executar treinamento A criação da EAP se faz através da Técnica Top down de decomposição de cada 'entregável" do projeto em “pacotes de trabalho” menores: Nível 1 – Colocar no primeiro nível da EAP o nome do projeto. Treinamento em GP Nível 3 Colocar os PACOTES DE TRABALHO ou as SUBETAPAS das entregas necessários para que seja alcançado o objetivo do projeto. O nível de detalhamento de subprodutos vai depender de cada projeto e suas necessidades. Nível – 2. Colocar no segundo nível (também chamado de primeiro nível de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto. Preparar Treinamento Aulas Coffee break Avaliar treinamento A decomposição continua até um nível em que se possa identificar as atividades para a geração das “entregas”, do projeto. Esta unidade de "entregável" é chamada de pacote de trabalho ou work package- representa algo a ser entregue 4) Estrutura Analítica de processos – EAP O detalhamento do escopo é realizado através da Estrutura Analítica de processos – EAP, que é uma representação gráfica em níveis para representar a divisão do produto em entregáveis menores ou pacote de trabalho. A EAP é criada com base na Definição do Escopo do Projeto que foi criado com base na Coleta de Requisitos efetuada no projeto. É uma subdivisão das principais entregas (deliverables) do projeto em componentes menores (Pacotes de Trabalho) , para melhor gerenciar o projeto. Fase de PLANEJAMENTO do Projeto - ESCOPO Nível 1 PROJETO Nível 2 SUB-DIVISÃO DO PROJETO Nível 3 PACOTE DE TRABALHO Nome Projeto XXX Entregável 1 Sub-divisão I Entregável 2 Sub-divisão II Entregável 3 Sub-divisão III Pacote T A Pacote T B Pacote TC E A P – E S T R U T U R A A N A L Í T I C A D O P R O J E T O Nível 0 Nível 1 entregáveis N í v e l 2 – P a c o t e d e t r a b a l h o Regra das 80 horas = tarefas devem ser decompostas em pacotes de trabalho de que não requerem mais do que 80 horas de trabalho para ser executado. A decomposição continua até um nível em que se possa identificar as atividades para a geração do “entregável” e conseqüentemente definir recursos necessários e prazos. TREINAMENTO EM GESTÃO DE PROJETOS 1.0 PLANEJAR 1.0.1 Iniciar 1.0.2 Elaborar EAP 1.0.3 Definir data e instrutor 1.0.4 Elaborar cronograma 1.0.5 Elaborar orçamento Estrutura Analítica de processos – EAP Dicionário da EAP É um documento que detalha o trabalho a ser realizado, para CADA PACOTE DE TRABALHO, bem como os critérios de aceitação do pacote: recursos,condições para execução, etc. O dicionário da EAP traz todo detalhe necessário para cada elemento da EAP de modo a orientar a equipe do projeto Podem estar contidos no dicionário da EAP as seguintes informações: • nome /código do pacote de trabalho; • responsável principal pelo pacote de trabalho; • principais tarefas contidas no pacote de trabalho; • recursos previstos para a realização do pacote de trabalho; • prazo estimado para a realização das tarefas do pacote de trabalho; • custo estimado para a realização das tarefas do pacote de trabalho; • predecessores principais do pacote de trabalho; • sucessores principais do pacote de trabalho; • riscos associados ao pacote; • outras informações definidas pela equipe do projeto 7 Modelo de Dicionário do EAP (DEAP) Empresa / Órgão / Setor/ Programa: <nome do cliente; órgão, setor da empresa responsável pelo projeto; programa da empresa que o projeto está inserido> Nome do projeto: Gerente do projeto: Elaborado por: <nome e função> Versão: _._ Aprovado por: <nome e função> Assinatura: Data de aprovação:___/___/_____ IDENTIFICAÇÃO DA EAP <n° do elemento na EAP> PACOTE DE TRABALHO <nome do pacote de trabalho da EAP> DESCRIÇÃO (<descrição do pacote de trabalho com especificação, funcionalidade, qualidade etc.>) CRITÉRIO DE ACEITAÇÃO <o que será levado em consideração para se aceitar ou não a entrega do pacote de trabalho Cód. EAP Pacote de trabalho Descrição Critérios de aceitação 2.1 Definir sala/Local para Treinamento e reservar Disponibilizar a infraestrutura necessária ao treinamento O local na empresa , para realizar o treinamento, deve ter capacidade para 8 pessoas. 2.2 Providenciar equipamentos para treinamento Disponibilizar a infraestrutura necessária ao treinamento Mesas e cadeiras adequadas, uma estação de trabalho em cada mesa e mais uma para o instrutor, com a versão do Excel 2010 e MS Projcet instalada. Quadro branco, canetas e projetor. 2.3 Contratar Coffee break Disponibilizar a infraestrutura necessária ao treinamento Coffee break deverá ser contratado de terceiros, conforme normas da empresa. Coffee break para 8 pessoas no turno manhã e tarde, contendo café, chá, dois tipos de suco e três tipos de pães/salgados. 3.1 Abrir evento Disseminar a cultura de GP na empresa O evento deverá ser aberto pelo Gerente de RH que deverá explanar sobre a política de GP da empresa para os participantes. Horário 8:00 horas, tempo 15 minutos. 3.4 Aplicar avaliação do treinamento A avaliação tem por objetivo evidenciar a absorção do conteúdo pelos participantes. Treinamento concluído, com todas as aulas ministradas, todos os exercícios realizados, aplicar avaliação realizada. Certificados de conclusão de treinamento, contendo os dados de cada participante, o conteúdo programático e a assinatura do instrutor. Os certificados serão entregues de forma impressa aos participantes que obtiverem resultado na avaliação superiora 70%. Elaborara relatório sobre aproveitamento dos curso pelos participantes, Este relatório será entregue ao gerente de RH. Dicionário da EAP Cód. EAP Nome do Pacote de Trabalho Data da atualização Organização/Pessoa Responsável Descrição do pacote de trabalho Trabalho envolvido Critérios de aceitação Riscos Recursos necessários Duração Marcos do cronograma Custo Data de entrega Outras informações relevantes para a execução do pacote de trabalho como premissas, interdependências, requisitos contratuais, requisitos de qualidade, referências técnicas, entre outros. Dicionário da EAP 8 COMPLENTANDO ........... 6. Controle de mudanças do escopo • Ajustes podem ser necessários: Tempo, Qualidade, Custo • As requisições de mudanças podem ser: direta ou indireta, iniciada externa ou internamente, e legalmente imposta ou opcional. • Provenientes de: – Um evento externo – Erros no planejamento / definição do escopo • Documentos devem ser atualizados – Levantamento de requisitos, declaração do escopo, dicionário da EAP, Plano de Gerenciamento do Projeto. 6 . C o n t r o l e d e m u d a n ç a s d o e s c o p o Video ESCOPO PROJETO https://www.youtube.com/watch?v=87bhxh_LeWU&ebc=ANyPxKoyW2VhotQ jyPKdbU5FLDPjKdBQlgs57_tVjppJul9vW0Jx08Rg2Vq4oPPYqwh9TBTlo4mz n7f3dgYFRkUfXRrVUDzW-w Ferramenta para construir EAP http://www.wbstool.com/ WBS Tool é um software web gratuito para criação e edição de EAPs – Estruturas Analíticas de Projeto), Organogramas e outros tipos de hierarquias. A ferramenta ACEITA qualquer navegador web com plugin flash instalado.