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1 FACULDADE METROPOLITANA DE FORTALECA – FAMETRO CURSO CIÊNCIAS CONTÁBEIS DISCIPLINA – AUDITORIA PROFA. LILIANA LACERDA AUDITORIA MATERIAL DE APOIO Fortaleza – CE 2017.1 2 O QUE É AUDITORIA CONTÁBIL Conceito A auditoria é definida como uma técnica contábil que objetiva obter elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios de Contabilidade geralmente aceitos. Ela se distingue da Contabilidade embora constitua uma das partes desta, pois constitui a técnica por ela utilizada para confirmar a veracidade dos registros contábeis, que é o principal meio de que se vale a Contabilidade par alcançar seu fim. Com isso não queremos afirmar que a ação da auditoria se limita aquilo que está registrado nos livros, pois ela poderá, também, apurar o que foi omitido nos registros. Causas do surgimento da auditoria Uma das causas do surgimento da auditoria foi a forma de confirmação dos registros contábeis, pois com o aparecimento de grandes empresas começou a ter uma grande importância do imposto de renda, que era baseado nos balanços. Com isso seu desenvolvimento foi surgindo com o crescimento da economia e com grandes empresas que utilizava o capital de varias pessoas, e para isso necessitava da confirmação dos registros contábeis para poder ter um auto controle de todo o patrimônio hora auditado. A auditoria surgiu na Inglaterra pois ela que era a grande possuidora das grandes companhias, grandes empresas, e foi lá também que foi implantado a taxação de imposto de renda, baseada nos lucros da empresa. Esta atividade já era praticada na Inglaterra desde 1314 conforme a ENCICLOPEDIA BRITANICA, mais ela só foi realmente reconhecida no século XIX, quando começou a surgir as primeiras associações de contadores públicos, profissionais que começaram a exercer a função de auditor. Então surgiu na Inglaterra a 1a associações de contadores públicos como também apareceram nos Estados Unidos e Holanda. Eram esses contadores que começaram a fazer auditoria e que com o crescimento rápido em todo o mundo começaram a abrir filiais nos países importadores de capital para poderem ter um controle do que acontecia em suas empresas e para poder ter um controle de todo acontecimento e fato que ocorria na empresa. Pois através da auditoria que fazemos o controle patrimonial e que tem como fundamento expressar a opinião sobre um determinado dado como: Balanço Patrimonial. Demonstração do resultado do exercício. Demonstração de lucros ou prejuízos acumulados e das mutações do patrimônio liquido. Demonstração das origens e aplicações de recursos. 3 Exame de auditoria: O exame da auditoria se relaciona em demonstrar a exatidão dos registros e as demonstrações contábeis decorrentes, mais cada situação tem o seu modo de serem analisadas, suas ações não se limita apenas nos registros, e sim naquilo que pode ter sido omitido pelas empresas e com isso fazendo que aconteça um desequilíbrio no levantamento patrimonial e financeiro da empresa em exame. A finalidade da auditora não e apenas confirmar a veracidade dos registros, vai além, ela serve para ver se o fato ocorrido esta correta e se houve alguma fraude e ate aponta-la para o julgamento dos titulares. Mais também serve para levantar a riqueza patrimonial e dando uma segurança a mais para seus proprietários, fisco e financiadores do patrimônio. Os exames de auditoria obedecem a uma determinada norma que é usada na comprovação de dados, que se utiliza de uma atitude completamente competente e independente. Órgãos relacionados com auditores no Brasil: a) CVM b) Instituto Brasileiro de Contadores – IBRACON c) CFC e Conselhos regionais – CRC d) Instituto dos auditores internos do Brasil – OIO A evolução da auditoria no Brasil: A auditoria no Brasil surgiu de instalação de empresas estrangeiras em nosso pais, pois os países possuidores de grandes empresas tendo vantagens abriam multinacionais em nosso pais, e elas precisavam de serem auditadas, ai começa o seu surgimento. Principais influencias que possibilitaram o surgimento da auditoria no Brasil foram: A) Filias e subsidiarias de firmas estrangeiras. B) Financiamento de empresas brasileiras através de entidades internacionais. C) Crescimento de empresas brasileiras e necessidade de descentralização e diversificação de suas atividades econômicas. D) Evolução de mercado de capitais E) Criação de norma de auditoria promulgada pelo Banco Central do Brasil em 1972. F) Criação da comissão de valores mobiliários e da lei das sociedades anônimas em 1976. 4 Com a lei das sociedades anônimas determinou que as companhias abertas, elas teriam que ser obrigatoriamente auditadas por auditores independentes da mesma comissão. As companhias são abertas e fechadas quando elas estão disponíveis para negociação na bolsa ou no mercado de balcão, e apenas as companhias que se apresentam registradas na comissão de valores mobiliários que pode ser negociadas na bolsa ou no mercado de balcão e sua diferença e que a aberta faz apelo a poupança publica e já a fechada isso não existe. O exercício da auditoria independente esta relacionada a empresa de mercado de capitais e do sistema financeiro, sendo que as demais são auditadas a maioria das vezes a pedido dos acionistas, das empresas, proprietários e de acordos firmados com empresas de terceiros. NORMAS NACIONAIS PRINCIPAIS: • Emanadas pelo CFC: – Tratam do Código de Ética Profissional do Contabilista – CEPC; – Tratam das Normas Gerais em relação à pessoa do Auditor; – Tratam das Normas de Execução do trabalho e da Emissão do Parecer. • Emanadas pelo IBRACON: – Trata da substituição do Termo “ Princípios Fundamentais de Contabilidade” por “ práticas contábeis adotadas no Brasil” nos parágrafos de opinião dos Pareceres; C N.º 678/90 – Trata dos procedimentos de auditoria para revisões limitadas das informações trimestrais à Comissão de Valores Mobiliários – CVM, instituído através do Comunicado Técnico CT/IBRACON N.º 02/90. 2. NORMAS DE AUDITORIA: • Emanadas pelo IIA – Instituto dos Auditores Internos (Institut of Internal Auditors); • Emanadas pelo GAO – Agencia dos Contadores Públicos ( General Accounting Office); • Emanadas pelo AICPA – Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (American Institute of Certified Public Accountants) - Auditores Independentes. 3. NORMAS INTERNACIONAIS: • Emanadas pelo IFAC – Federação Internacional de Contadores Certificados: internacional, ou seja, estabelece: 5 NORMAS DE AUDITORIA itoria; NORMAS NACIONAIS PRINCIPAIS: -profissional; da da Documentação; NORMAS RELATIVAS À PESSOA DO AUDITOR – RES. CFC 821/97: s Regionais de Contabilidade – NBC P1; – Res. CFC N.º 945/02; NORMAS NACIONAIS PRINCIPAIS – RELATIVAS À PESSOA DO AUDITOR: NORMAS RELATIVAS À EXECUÇÃO DO TRABALHO – RES. CFC 820/97: rmal das Atividades da Entidade; – PED; NORMAS NACIONAIS PRINCIPAIS – EM RELAÇÃO AOS PARECERES DE AUDITORIA: 6 Parágrafos de Ênfase e Parágrafos de outros assuntos no Relatório do Auditor Independente; . NORMAS RELATIVAS À ELABORAÇÃO DO PARECER – RES. CFC 820/97: por Outros Auditores; NORMAS EMANADAS DO IBRACON – RES. CFC 638/90 E 678/90: das Informações Trimestrais à CVM. NORMAS NACIONAIS PRINCIPAIS DE ACORDO COM AS RESOLUÇÕES: CFC 638/90 E 678/90:Auditoria; forma e o conteúdo que os PT´s devem conter; NORMAS RELATIVAS AOS PAPEIS DE TRABALHOS E DOCUMENTAÇÃO DE AUDITORIA– RES. CFC 828/98 E NORMAS RELATIVAS AO PLANEJAMENTO DA AUDITORIA– RES. CFC 936/02: econômicos que afetam a entidade no conhecimento do negócio, com análise preliminar dos riscos que possam afetar a continuidade operacional, a existência de contingências fiscais, legais, trabalhistas, previdenciárias, comerciais, ambientais, obsolescência de estoques e imobilizado e outros aspectos do negócio com impacto potencial nas DC´s; da entidade. ntábeis adotadas e suas alterações em relação ao exercício anterior; DC´s; dos procedimentos de auditoria a serem aplicados; Conhecimento do nível de complexidade das transações para determinação do grau de dificuldades na execução dos trabalhos; aliar o uso de trabalhos de outros auditores independentes, especialistas e auditores internos; 7 serem emitidos; r órgãos reguladores. DEFINIÇÃO DO CONTEÚDO BÁSICO DE UM PLANEJAMENTO: s especiais de primeira auditoria; e revisão. TIPOS DE ÁREAS DE AUDITORIA: 1. Auditoria na Área Contábil: (art. 15 do Decreto 3148/80) a) Eficiência, eficácia e economicidade na utilização de recursos e na administração contábil- financeira e tributária; b) Cumprimento das políticas, procedimentos, normas legais e regulamentos, metas e objetivos compreendidos na área auditada; c) Avaliação do alcance dos objetivos das operações financeiras, investimentos, imobilizações, obrigações, despesas, receitas, fundos e programas, etc.; d) Exame e avaliação das fontes de recursos, observando os aspectos econômicos acerca da tempestividade de sua aplicação; e) Exame e avaliação da rentabilidade das aplicações e sua contribuição na formação do resultado da empresa; f) Transparência, adequação e tempestividade das informações, particularmente em relação aos Princípios Fundamentais de Contabilidade; g) Emissão de opinião sobre as Demonstrações Contábeis, fundos e programas e planos de natureza financeira, instituídos ou administrados pela empresa. OBJETIVO: Identificar a adequação dos registros e procedimentos levados a efeito na empresa, a qualidade dos controles internos existentes, a observação das normas e regulamentos traçados pela administração, bem como a avaliação da correta aplicação dos Princípios Fundamentais de Contabilidade e as Normas Brasileiras de Contabilidade Destina-se a examinar e avaliar os componentes das demonstrações financeiras no que concerne à adequação dos registros e procedimentos contábeis, sistemática dos controles internos, observância de normas, regulamentos e padrões aplicáveis, bem como sujeição aos princípios fundamentais de contabilidade. Este tipo de auditoria abrange a verificação: 8 a) da integridade e autenticidade da documentação, implicando força comprobatória; b) do cumprimento de todas as condições legais e regulamentares para: - percepção, arrecadação e recolhimento das receitas; - assunção, liquidação e pagamento das despesas; - nascimento e extinção de direitos e obrigações e da movimentação do patrimônio; c) da adequada classificação contábil dos fatos orçamentários, financeiros e patrimoniais, em face dos planos de contas aprovados pela Controladoria; d) da exatidão dos lançamentos contábeis e da sua correta transcrição nos livros e registros aprovados; e) da correta demonstração, nos balancetes, balanços, demonstrativos e relatórios, das posições orçamentárias, financeiras e patrimoniais; f) da existência de bens, numerários e valores; g) da execução de cronogramas de desembolso. 2. Auditoria na Área Operacional Objetivo: Assessorar a administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, avaliando se a organização, departamento, sistemas, funções, operações e programas auditados estão atingindo os objetivos propostos com identificação de falhas e irregularidades no sistema operacional 3. Auditoria de Gestão (art. 15 do Decreto 3148/80) Objetivo: Desempenha suas atividades participando de reuniões de diretoria, comitês operacional- financeiros, grupos envolvidos com projetos de qualidade total, etc. Trabalha em nível de planejamento estratégico, tático e no processo decisório decorrente da aplicação de sistemas, políticas, critérios e procedimentos. Direcionada para a avaliação da eficiência e eficácia dos resultados em relação aos recursos materiais e humanos disponíveis. Sua filosofia de abordagem é de assessorar a administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, avaliando se o Órgão está atingindo os objetivos organizacionais e gerenciais com eficiência, eficácia e economia na obtenção e utilização dos recursos (materiais, humanos, financeiros e tecnológicos), bem como em observância às leis e regulamentos aplicáveis e com a devida segurança. Este tipo de auditoria abrange a verificação: a) da existência de recursos ociosos ou insuficientemente empregados; b) da eficácia da gestão através da apuração dos custos dos serviços. 9 4. Auditoria de Sistemas Informatizados Objetivo: Envolver no processo de planejamento, desenvolvimento, testes e aplicação dos sistemas, preocupando-se com a estrutura lógica, física, ambiental, organizacional de controle, segurança e proteção de dados. Informar a administração sobre: adequação, eficácia, eficiência e desempenho dos sistemas e respectivos procedimentos de segurança em processamento de dados. 5. Auditoria da Qualidade Objetivo: Verificar a eficácia de um sistema implantado, no atingimento dos objetivos e padrões preestabelecidos, servindo como mecanismo de retroalimentação e aperfeiçoamento do próprio sistema. As Auditorias de Qualidade podem ser classificadas em internas e externas. Por exemplo: Auditoria Interna da Qualidade – quando ocorre avaliação do plano de desenvolvimento do produto, para verificar o atendimento dos requisitos do cliente. Auditoria Externa da Qualidade – avaliação de fornecedores de matérias-primas. Quanto ao objeto, a Auditoria de Qualidade classifica-se em: Auditoria de Sistemas, Auditoria de Processos e Auditoria de Produtos. 6. Auditoria Ambiental Objetivos: Examina e analisa os prováveis impactos que as empresas possam causar ao meio ambiente, com reflexo direto sobre a imagem delas no mercado e, conseqüentemente, sobre a captação de recursos, sob a forma de financiamentos ou lançamento de ações no mercado financeiro. Caminhar no sentido de formar opiniões consistentes, não apenas em relação aos custos dos empreendimentos, como também aos riscos ambientais previstos com sua implantação e às medidas compensatórias e reparadoras a serem tomadas. Saber como e quanto a utilização predatória dos recursos naturais degrada a qualidade do meio ambiente, afeta a vida de uma população ou mesmo o valor de uma propriedade próxima às instalações da empresa. 7. Auditoria de Desempenho Objetivo: Fornecer uma avaliação independente do desempenho de uma organização governamental, seus programas, atividades ou funções, para prover informações que facilitem a tomada de decisão dos responsáveis pela supervisão ou pela iniciativa de ações corretivas. 10 A auditoria de desempenho inclui auditoria de economia e eficiência, bem como auditoria de programas. 8. Auditoria Operacional (art. 15 do Decreto 3148/80) Tem por finalidade emitir opinião com vistas a certificar a regularidade das contas; Verificar a execução de contratos, convênios, acordos, da probidadena aplicação do dinheiro público, na guarda e administração dos valores e bens do Estado; Conhecer e avaliar políticas, planos, projetos, metas e decisões ocorridos na consecução dos objetivos sociais. Este tipo de auditoria abrange a verificação: a) da execução dos programas de trabalho e avaliação dos resultados em termos monetários, e de realização de obras e prestação de serviços; b) da distorção ou pontos de estrangulamento na execução dos programas; c) da execução de contratos de fornecimentos, obras ou prestação de serviços e seus cronogramas físicos e financeiros. 9. Auditoria Especial Abrange a realização de trabalhos especiais de auditoria, não compreendidos na programação anual estabelecida. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO GRUPO DE AUDITORIA: 1. Chefia da Auditoria: Discriminação das Principais Atividades: a) Normatizar, planejar, controlar, coordenar e orientar as atividades da Auditoria Interna na empresa (entidade) e nas suas controladas e coligadas; b) Avaliar a eficiência e a eficácia, a adequação e o grau de qualidade dos controles contábeis, financeiros, fiscais, tributários, orçamentários, operacionais e administrativos; c) Acompanhar as atividades de auditoria e fiscalização realizadas pelos órgãos de controle interno, Tribunal de Contas, Secretaria de Controle Interno, Banco Central, Conselho Fiscal, Auditores Independentes e outros órgãos competentes; d) Elaborar o Plano Anual de Atividades de Auditoria; e) Orientar e acompanhar a realização das auditorias constantes do Plano Anual de Auditoria Interna, quando necessárias ou determinadas pela alta administração, no âmbito das empresas controladas; f) Encaminhar, periodicamente, à alta administração o relatório das atividades desenvolvidas 11 durante determinado período; g) Informar, de forma imediata, a ocorrência de fatos relevantes verificados na empresa, no decorrer dos trabalhos; h) Recomendar, quando julgar oportuno, medidas preventivas ou saneadoras de problemas identificados, em vista à observação de procedimentos, políticas, diretrizes, com o objetivo de evitar falhas, fraudes e ocorrências que possam abalar a empresa; i) Instituir e manter atualizados os manuais de procedimentos de auditoria, o Plano Anual de Atividades de Auditoria, bem como os Programas de Auditoria; j) Efetuar a avaliação do pessoal sob sua responsabilidade; l) Coordenar os programas de treinamento de seus subordinados. 2. Supervisor de Auditoria Discriminação das Principais Atividades: a) Participar da preparação do Plano Anual de Atividades da Auditoria; b) Consolidar os resultados dos trabalhos desenvolvidos; c) Revisar os relatórios de auditoria, atentando para a correção formal ou mesmo de posicionamentos frente à variedade de situações encontradas; d) Acompanhar a revisão dos normativos implantados, inclusive no que diz respeito aos controles internos existentes; e) Assessorar, quando chamado, as várias áreas: contábil, fiscal, orçamentária, financeira, administrativa e de sistemas informatizados; f) Avaliar os resultados obtidos em relação às metas e objetivos previamente traçados; g) Orientar e coordenar as atividades de auditoria, prestando assistência à equipe em formação; h) Elaborar relatórios, pareceres, informações ou outros documentos dirigidos à alta administração; i) Acompanhar e auxiliar as Auditorias Externas, quando previsto no plano de trabalho; j) Avaliar o desempenho dos auditores sob sua supervisão. 12 3. Auditor Sênior/Pleno Discriminação das Principais Atividades: a) Colher informações sobre os trabalhos desenvolvidos; b) Planejar os trabalhos a serem desenvolvidos em campo, de acordo com as normas preestabelecidas; c) Elaborar e atualizar os Programas de Auditoria para os trabalhos de campo; d) Conduzir e executar os trabalhos de campo, determinando os procedimentos de auditoria aplicáveis e a necessidade de extensão ou integração a outros trabalhos; e) Administrar o trabalho de campo quanto a sua extensão, orçamento de horas e custos; f) Supervisionar os auditores sob sua coordenação na condução dos trabalhos de campo; g) Elaborar relatórios, com a indicação dos fatos, causas, quando relevantes, e recomendações de ações corretivas, visando à melhoria dos controles e do desempenho da área; h) Discutir, com as áreas auditadas, os assuntos abordados nos relatórios; i) Elaborar parecer sobre assuntos relacionados aos controles internos da empresa, quando solicitado pela administração; j) Avaliar o pessoal sob sua responsabilidade; l) Cooperar no exame do Processo de Prestação de Contas, no caso de empresas estatais; m) Verificar, nas áreas auditadas, a adoção das recomendações feitas. 4. Auditor Júnior Discriminação das Principais Atividades: a) Executar as atividades de auditoria nas unidades da empresa e suas controladas ou mantidas, de acordo com o programa de auditoria estabelecido; b) Examinar bens, valores e a execução orçamentária; c) Verificar o acompanhamento e a fiscalização da execução dos contratos, convênios e acordos; 13 d) Examinar os controles e registros das operações e serviços quanto à obediência das normas e procedimentos estabelecidos, apontando as necessidades e falhas na condução de qualquer atividade; e) Recomendar medidas preventivas, com a finalidade de adequar os procedimentos aos atos normativos, visando a evitar falhas nos controles internos; f) Colaborar na elaboração dos relatórios. AUTONOMIA PROFISSIONAL: Auditoria Interna x Externa O auditor precisa de autonomia e credibilidade para poder revisar e avaliar políticas e planos, procedimentos, normas, operações e registros, de maneira a contar com a absoluta confiança e apoio dos auditados, do corpo gerencial e da alta administração. Faz-se mister que o auditor, no desempenho de suas atividades, imprima qualidade excepcional aos seus relacionamentos profissionais, atuando como consultor, isto é, esclarecendo dúvidas à medida que elas surgem, identificando a origem dos problemas detectados e discutindo prontamente a solução com seu auditado, sempre agindo com lisura, paciência, educação, respeito, criatividade e senso crítico. LEGISLAÇÃO, NORMAS E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA 1. Planejamento dos Trabalhos Planejamento é a etapa inicial dos trabalhos, de forma a prever a natureza, a extensão, a profundidade e a oportunidade dos procedimentos a serem aplicados, o qual se realizará preliminarmente: Identificação da equipe responsável pelos exames: Conhecimento da entidade ou órgão a ser auditado (organograma, fluxograma, manuais ou regimentos internos, atribuições, normas e legislações pertinentes); Leitura de relatórios anteriores relativos à entidade ou órgão; Fatos relevantes apurados nos exames anteriores; Levantamento da nominata da administração da entidade ou órgão (Presidência, Diretoria e principais contatos); Levantamento do controle interno; Definição dos pontos relevantes a serem executados; Cronograma da execução dos trabalhos. 14 2. Procedimentos Administrativos É de fundamental importância a elaboração correta das pastas de auditoria, as quais se subdividem em: 2.1. Pasta Permanente - Contém as informações atualizadas de caráter permanente do Órgão/Entidade, bem como aquelas pertinentes à Prestação de Contas sob análise da Coordenação, a saber: - Organograma; - Regimento Interno; - Endereço; - Nominata; - Descrição das Operações / levantamento do controle interno; - Contrato Social; Outras informações genéricasconsideradas importantes pelo auditor. As pastas permanentes servem de base para trabalhos subseqüentes. 2.2. Pasta Corrente - Corresponde aos papéis de trabalho com a descrição das constatações apuradas pelo auditor na realização dos exames, incluindo documentos, cópias de dados, listagens e mapas preparados pelo próprio auditor ou obtidos nas áreas ou segmentos onde foram realizados os exames. Os papéis de trabalho arquivados nesta pasta estabelecem uma nítida ligação entre o trabalho de campo e o relatório de auditoria. A catalogação dos papéis de trabalho e realizada mediante sistema alfanumérico para identificação de cada Papel de Trabalho. 3. Procedimentos Técnicos DADOS DA ENTIDADE AUDITADA E DETALHAMENTO DA AUDITORIA: DADOS DA ENTIDADE AUDITADA: Devem ser apresentadas, de forma sumária as informações mais relevantes acerca das entidades sob auditoria, na forma a seguir demonstrada: a) Objetivos Sociais: Descrição sucinta dos objetivos sociais, com a finalidade de auxiliar o conhecimento das operações do auditado. b) Histórico: descrição da evolução histórica da entidade auditada. Sua origem, seu desenvolvimento, suas particularidades, etc. c) Estrutura Organizacional: detalhes dos principais elementos e de como funciona a estrutura organizacional, que são de fundamental importância para uma adequada compreensão do ente auditado e de suas atividades. d) Principais Responsáveis: Descrição dos cargos e das pessoas-chaves que são responsáveis pela condução dos negócios do auditado. e) Endereço das Instalações (telefones, e-mail, faz, etc): De modo a permitir uma rápida 15 identificação de onde está localizado o auditado, bem como agilizar e facilitar a comunicação. O endereço das instalações deve constar no Plano de Auditoria em nível de detalhe satisfatório. f) Tamanho do Negócio: dados sobre as principais atividades, volume de recursos, faturamento, principais gastos, número de empregados, etc. g) Indicadores Financeiros: De modo a facilitar a aplicação dos procedimentos de revisão analítica, deve ser feita uma adequada descrição dos indicadores financeiros. h) Práticas Contábeis adotadas e legislação específica: Descrição das principais práticas contábeis adotadas pelo ente auditado, dando ênfase aos procedimentos específicos. Também devem ser apresentados detalhes da legislação a que está sujeito o ente auditado. i) Orçamento: Sumário do orçamento do exercício auditado, enfocando os programas a serem desenvolvidos ou em desenvolvimento. Descrição dos sistemas de acompanhamento e de avaliação. j) Exercícios Financeiros: Descrição do exercício financeiro da entidade, que normalmente corresponde ao ano civil. k) Áreas-chaves da Organização: Relação das áreas principais, considerando a relevância em relação à auditoria, assim como o risco envolvido, ou seja, detalhamento das possíveis áreas de risco. DETALHAMENTO DA AUDITORIA: Deve ser descrito com detalhes o trabalho a ser realizado, incluindo, entre outros pontos, os seguintes: Objetivo da Auditoria: Descrição dos objetivos da auditoria, ou seja, por qual motivo se fará a auditoria. Dessa forma ficará delimitado o tipo da auditoria que será realizado, a saber: Auditoria Contábil, Operacional, Gestão, Sistema etc. Período de Realização dos Exames: data provável de realização dos trabalhos, que deve ser definida após discussão com o ente auditado. Tipos de Relatórios Exigidos: Definição de quais os tipos de relatórios de auditoria que deverão ser apresentados ao cabo dos trabalhos. Prazos dos Relatórios: Quando os relatórios deverão ser apresentados. Destinação dos Relatórios: Determinar a quem se destina o relatório. Escopo ou Alcance do Exame: Estabelecer qual o limite dos trabalhos de autoria. Principais Pontos de Auditorias Anteriores: Resumo dos principais pontos identificados em trabalhos já realizados. Resultado do Trabalho de outros Auditores: Na hipótese de trabalhos de auditoria anteriores terem sido realizados por outros profissionais, o resultado que foi alcançado deve ser considerado e descrito neste tópico. Resultado do trabalho da Auditoria (Interna ou Externa): Na hipótese de trabalhos realizados pela Auditoria, o resultado que foi alcançado deve ser considerado e mencionado neste tópico. 16 Opiniões dadas em Anos Anteriores: Descrição sumária das opiniões apresentadas nos trabalhos anteriores. Análise de Eventuais Problemas Pré-Identificados: Os problemas identificados no transcurso da fase de planejamento, ou mesmo indícios de fatos significativos devem ser aqui descritos. Resultado da Revisão dos Controles Internos: Os resultados decorrentes da avaliação dos controles internos devem ser claramente demonstrados. Definição dos Principais Procedimentos a Utilizar: Descrição dos principais procedimentos de Auditoria que poderão ser utilizados tais como: exame documental, exame de escrituração, conferência, de cálculos, inspeções físicas, entrevistas, circularizações, etc. Pessoal Técnico Envolvido: Relação da equipe técnica envolvida que deverá conter, além dos dirigentes máximos, gerentes, supervisores, encarregados e demais envolvidos, com as respectivas formações, tais como: contador, economista, administrador, advogado etc. Estimativa de Horas: Quantidade de horas a serem utilizadas no transcurso dos trabalhos, devidamente acompanhada de um cronograma de tempo. Material Necessário: Descrição dos recursos materiais que serão utilizados. Estimativa de Custos: Planejamento de custos do trabalho: salários, encargos, diárias, materiais etc. Revisão e Aprovação: O Plano de Auditoria deve ser adequadamente revisado e aprovado pelos auditores mais experientes. Vale mencionar que o Plano de Auditoria não é um documento estático, devendo ser atualizado todas as vezes que as circunstanciais assim determinarem. 3.1. Programas de Auditoria 3.1.1. Conceito É um plano de ação que serve como guia básico para a realização dos exames, devendo conter as normas gerais ou instruções específicas para o desenvolvimento dos trabalhos. O auditor não deve se limitar às verificações citadas no programa, pois este se destina a fornecer a linha mestra do trabalho. O auditor deve realizar os exames necessários à adequada cobertura da área auditada. Para os trabalhos inéditos, que ainda não possuam programa formalmente definido, o auditor deve elaborar um roteiro de verificações que, ao final do exame, será revisado e transformado em programa definitivo. Os programas reduzirão os riscos de auditoria a um nível aceitável e proporcionarão satisfação adequada de que os objetivos de auditoria serão alcançados, de modo a: 17 - especificar o trabalho a ser executado; - evitar que sejam realizados trabalhos desnecessários, ou além do requerido; - formar a base para identificar o registro do trabalho efetivamente executado. 3.1.2. Estrutura Os programas devem incorporar os seguintes aspectos: - preparados especialmente para atender a um ou mais dos objetivos específicos de auditoria; - expostos de forma lógica, normalmente na ordem em que se espera que sejam executados os trabalhos; - associados com os testes correlatos, a fim de evitar duplicidade de tarefas; - especificar como cada teste tem de ser executado, identificando o documento, o registro administrativo ou financeiro, a função ou o controle-chave a ser examinado; - indicar a extensão planejada para cada procedimento. Conter colunas para registro de referências comprobatórias do trabalho realizado, bem como para indicar o local onde se encontram os papéis de trabalho, descrição do trabalho executado, as conclusões, os pontos de atenção e as recomendações de controle interno.Assim, o programa de auditoria, baseado no fluxo racional e harmônico das operações, por natureza, indicará ao auditor exatamente o que fazer em cada fase da operação a ser auditada. 3.1.3. Objetivo Os objetivos dos programas da Auditoria variam em função da própria competência descrita. Assim, no desempenho da auditoria nos órgãos descritos, os objetivos, entre outros, podem ser: - Cumprimento das normas administrativas e financeiras estabelecidas; - Prestação de Contas e Tomada de Contas dos responsáveis; - Utilização de subvenções recebidas do estado; - Cumprimento de acordos, convênios e contratos; - Perícias contábeis; - Cumprimento do processo licitatório e de compras em geral; - Exame da execução orçamentária e observância dos seus limites; - Exame da regularidade e da legalidade das contas; 18 - Exame da economicidade das atividades; - Comprovação de veracidade das informações e relatórios contábeis, financeiros e operacionais dos órgãos e entidades do estado; - Prevenção de fraudes ou erros; - Segurança dos ativos; - Sistemas de controle interno; - Investigações especiais. 3.1.4. Processo de Elaboração O processo de elaboração do programa de auditoria se compõe das seguintes etapas: 3.1.4.1. Análise Levantamentos, através de documentação e entrevistas, das características mais importantes das atividades do Órgão/Entidade no tocante a metas, objetivos, organização, procedimentos, valores, bens envolvidos e demais dados necessários para definir, com rigor desejado, o perfil da área ou das operações. Em síntese: -Identificação da área a ser auditada, objetivos e metas; -Identificação da organização operacional e administrativa; -Identificação de procedimentos de atuação, de controle e registro; -Identificação de valores, bens, cifras, volumes, etc. envolvidos na operação. 3.1.4.2. Elaboração do Programa de Auditoria Nesta etapa, a área encarregada da elaboração do programa de auditoria se dedicará as seguintes tarefas: - Definição dos objetivos do programa de auditoria, sua responsabilidade, a complexidade e criticidade das áreas ou operações a serem auditadas e demais fatores relevantes para o processo decisório; - Estruturação do roteiro seqüencial do programa, de maneira a construir as instruções detalhadas. Cada passo deverá indicar não só a tarefa a ser executada pelo auditor (o que fazer), como também terá embutido, na própria questão, a técnica empregada no exame (como fazer); - Estruturação de questionários auxiliares, se necessário, para cobrir pontos específicos a serem examinados pelo auditor. 3.1.4.3. Teste do Programa O programa, antes da formalização e entrega aos grupos de auditores que irão executá-lo de 19 maneira continuada, deve ser testado em campo, de maneira a comprovar: - sua completabilidade e razoabilidade; - grau de atendimento dos objetivos nele proposto; - adequação às atribuições da área de auditoria; - nível de dificuldades de execução e, portanto, o nível do auditor ou do treinamento necessário para operacionalizar o programa. Para garantir adequada avaliação das dificuldades e decisões em relação ao programa, o teste deve ser acompanhado por auditor de nível de supervisão que fará a apreciação e o julgamento dos problemas encontrados e recomendará modificações, a fim de ajustar o programa às necessidades e responsabilidades profissionais da auditoria. 3.1.4.4. Avaliação e Revisão do Programa A avaliação final do programa deverá ser realizada pelo supervisor da equipe de auditoria, de maneira a registrar a: Necessidade de alterações causadas por razões técnicas, redacionais ou outras; Aceitação formal do programa e o encaminhamento de cópia para treinamento dos auditores que deverão executá-lo de maneira normativa, dentro das escalas de tempo e trabalhos da área de auditoria. Um dos aspectos importante a ser incluído no programa é a forma de referenciação, item a item, do trabalho executado com os papéis de trabalho, o que se faz através da indicação referencial em cada passo do exame efetuado. Desta maneira, pelo programa, se chega, passo a passo, aos papéis de trabalho e vice-versa. 4. Papéis de Trabalho 4.1. Conceito Uma das normas de auditoria estabelece que o auditor deve colher elementos comprobatórios suficientes, a fim de apoiar o seu parecer sobre o trabalho realizado. Em vista disso, os auditores elaboram papéis de trabalho, que representam o registro de todas as evidências (por meio da observação, inspeção, indagação, investigação etc.) obtidas ao longo da execução dos trabalhos, observando os aspectos de lógica, objetividade, concisão e limpeza. 4.2. Objetivo Os principais objetivos dos papéis de trabalho são: 20 Atender às normas de auditoria geralmente aceitas; Acumular as provas necessárias para suportar o parecer do auditor; Auxiliar o auditor durante a execução do seu trabalho; Facilitar a revisão dos trabalhos por parte do supervisor responsável; Servir como base para avaliação dos auditores; Ajudar no trabalho da próxima auditoria. 4.3. Preparo Na elaboração dos papéis de trabalho será observado: Somente devem ser elaborados os que têm um fim útil; Escriturados, sempre que possível, a lápis preto, a fim de facilitar possíveis alterações durante a execução do trabalho; Devem denotar esmero, evitando rabiscos; as informações devem limitar-se aos dados necessários; Os comentários devem ser sucintos e com redação clara e compreensível; A apresentação e o conteúdo devem permitir a compreensão, de imediato, por qualquer auditor que não tenha participado do trabalho; Não deve ser utilizado o verso da folha; Na parte superior devem ser colocados o nome do Órgão/Entidade, do Título (Almoxarifado, Bens Patrimoniais etc.), do Auditor Supervisor, a data-base do exame e a respectiva referência alfanumérica; Utilizar o sistema de notas para dar explicações necessárias; Devem indicar as conclusões alcançadas; Devem obedecer a uma ordem lógica, ou seja: programa de auditoria, papel básico e, por fim, os papéis detalhados; Fonte de informações transcritas ou obtidas. 4.4. Tipos de Papéis de Trabalho: Os tipos de papéis de trabalho são: - Programas de Auditoria - Constam de programas-padrões preparados pela Divisão de Normas e Programas - DNP, específicos para todas as áreas ou segmentos de atuação da Auditoria. Tais programas serão constantemente atualizados, mediante sugestões apresentadas pelos auditores de campo, a fim de manter a efetividade dos mesmos; - Papéis de Trabalho Básicos - Elaborados pela DNP, com a finalidade de proporcionar aos auditores condições de registrar os dados essenciais sobre a área ou segmento que está sendo auditado, assim como evidenciar o trabalho executado; - Papéis de Trabalho Elaborados pelo Auditor - São os que o auditor prepara, à medida que vai analisando os diversos segmentos da área auditada; - Outros Papéis de Trabalho - São os obtidos de terceiros (cartas de confirmação) e 21 as cópias de documentos do Órgão/Entidade auditado (estatuto social, regimento interno, contratos etc.). 4.5. Referências Nos papéis de trabalho devem constar os seguintes dados de referenciação e identificação: Referências através de sistema alfanumérico; A letra representado o título da atividade auditada, grupo ou subgrupo de contas do balanço patrimonial, orçamento, licitações, etc.; A parte numérica representando a ordem seqüencial dentro de cada seção, grupo ou subgrupo; O último papel de trabalho de cada seção, grupo ou subgrupo deverá conter a observação "última folha arquivada"; Devem ser feitasem lápis de cor vermelha; No programa de auditoria deverão constar, em campo específico, as referências dos papéis de trabalho, onde são evidenciados os exames do auditor. TRABALHO PRATICO EM AUDITORIA 1. Conceituação Compreende todos os esforços do auditor para acumular, classificar e avaliar informações e evidências, a fim de capacitá-lo a formar uma opinião, constituindo-se, em última análise, em examinar, obter evidências, testar e avaliar. 2. Preparação Inicial Deve observar os seguintes aspectos: 2.1. Familiarização Conhecimento das normas gerais, sistemas, controles e procedimentos da atividade objeto de exame; Conhecimento do programa de auditoria aplicável; Revisão de trabalhos e relatórios anteriores; Detalhamento da programação do trabalho. 2.2. Seleção dos testes Considerar ou não a conveniência de ampliar ou reduzir os testes programados e proceder à seleção dos itens ou operações que serão objeto de exame específico, uma vez determinado o método a ser utilizado. 2.3. Formalização dos Itens Selecionados 22 Os itens e operações selecionadas devem ser anotados nos papéis de trabalho, com detalhes suficientes para sua compreensão. 2.4. Estabelecimento dos Testes e Procedimentos Os programas de auditoria irão nortear os levantamentos e exames. É importante que, antes de ser iniciado o trabalho, as informações e todos os aspectos relevantes à avaliação tenham sido pesados pelos auditores, para evitar sobrecarga de serviço e de custo, bem como em total falta de visão do objetivo principal. 2.5. Agendamento de Entrevistas As entrevistas com o pessoal do setor auditado, em geral, devem ser programadas e marcadas com antecedência. 3. Programação Geral do Trabalho Na medida do possível, deve-se: Definir as tarefas para os integrantes da equipe de trabalho (no caso de trabalho em grupo); Estabelecer o tempo dispêndio em cada tarefa; Registrar o tempo dispêndio em cada tarefa, passo a passo, desde o início do trabalho. 4. Avaliação É um julgamento calcado em critério, que deve ser definido pelo auditor, com base em materialidade, relevância, risco relativo, vulnerabilidade e princípios: 4.1. Materialidade Entende-se a importância relativa, em termos de valores e cifras, que um bem, operação ou fato tem num determinado contexto. 4.2. Relevância Entende-se a importância relativa da informação, em termos de sua representatividade, independentemente de valor, que um bem, operação ou fato passa a ter num determinado contexto abrangido pela auditoria. 4.3. Risco Relativo e Vulnerabilidade Entende-se o maior ou menor risco que pode emergir da natureza da operação examinada. A vulnerabilidade está ligada à qualidade dos aspectos de controle interno existentes. Quanto melhores os controles, menos vulneráveis serão as operações e as atividades desenvolvidas nesse ambiente. 4.4. Princípios Entendem-se os procedimentos aceitos tecnicamente pelo auditor, bem como os de conduta, tendo em vista as conotações de integridade. 23 5. Supervisão do Trabalho de Campo Uma das fases mais importante do trabalho de auditoria é a boa supervisão ao pessoal de campo. Além de certificar-se de que o trabalho tem a qualidade necessária e está de acordo com as normas e políticas definidas pela auditoria, a supervisão deve ter efeito direto sobre o treinamento e desenvolvimento profissional e pessoal dos supervisionados. A supervisão deve estar certa de que: a) estão sendo cumpridas as normas de auditoria; b) a programação do trabalho está sendo seguida; c) as constatações de auditoria estão suportadas por documentos e papéis de trabalho corretamente preenchidos; d) todos os membros da equipe têm conhecimento de suas funções e dos objetivos que perseguem. 6. Controle da Realização de um Trabalho Pratico em Auditoria A manutenção de eficiente controle da execução possibilita seu encerramento no tempo previsto, além de servir como indício para a eficiência do pessoal ou a constatação de um orçamento de horas adequado. De qualquer modo, distorções significativas necessitam ações corretivas e explicações por parte dos supervisores de equipe. 7. Identificação de Falhas e Problemas O auditor deve estar consciente de que dependerá de seu conhecimento técnico-profissional e de seu poder de observação e argúcia para identificar falhas e problemas em relação à matéria em exame. Na determinação de possíveis problemas, o auditor precisa ter em mente os seguintes aspectos: a) conhecimento da operação em exame e dos procedimentos de auditoria; b) revisão pronta e permanente de papéis de trabalho; c) fundamentação adequada dos fatos e problemas observados; d) sugerir, com embasamento técnico, a melhoria dos sistemas de controle interno e dos procedimentos observados; e) possíveis reduções de custos e melhoria da eficiência; f) aprofundamento do exame sempre que diante de qualquer indício de anormalidade, mesmo que lhe pareça insignificante; 24 g) não desprezar as informações obtidas informalmente. 8. Discussão Prévia com o Auditado Este passo é vital em todo o processo de auditoria. É o momento em que a equipe de Auditoria se comunica com o órgão através do formulário, a ser encaminhado à Auditoria com cópia ao responsável máximo do órgão/empresa. Nessa comunicação, deverá ser mencionada a impropriedade verificada na auditagem, à medida que seja concluído cada Ponto de Auditoria, concedendo-se prazo para que o auditado se pronuncie. O retorno dessa comunicação, devidamente arquivada junto aos Papéis de Trabalho, resultará em avaliação por parte da equipe, possibilitando que haja troca de informações, de forma a não surpreender o setor auditado com problemas que poderiam ter sido resolvidos tempestivamente ou evitar que ocorra a indicação de outros inexistentes ou já regularizados pelo setor auditado. 9. Finalização do Trabalho A finalização do trabalho de auditoria compreende: a) o fechamento dos papéis de trabalho, que inclui os seguintes itens: Revisão final do conteúdo de cada papel; Confronto final entre o trabalho realizado e o planejado; Referencia adequada dos documentos e papéis de trabalho; Ordenação seqüencial dos papéis de trabalho e cópias dos documentos comprobatórios, de acordo com a ordem de assuntos apresentados no relatório final; Fechamento das horas dispendidas no trabalho e confronto com as orçadas. b) arquivamento dos papéis e documentos nas pastas de auditoria; c) avaliação do pessoal envolvido na execução do trabalho; d) redação criteriosa do relatório final de auditoria, que, antes de ser assinado, será objeto de revisão; e) reunião formal com os auditados para discutir os pontos constantes do relatório de auditoria; f) assinatura e encaminhamento do relatório final de auditoria. 25 10. Fases de planejamento dos trabalhos de Auditoria: O auditor procurará identificar quais são as fontes potenciais de evidências e em que extensão essas fontes podem ser válidas, confiáveis e relevantes. Comparativamente à auditoria contábil, que se apoia principalmente nos controles internos, nas transações e nos registros contábeis e em suas respectivas demonstrações para avaliar a adequação destas aos princípios contábeis, a auditoria de desempenho demandará a busca de informações em um maior número de fontes e exigirá técnicas mais sofisticadas para obtenção de dados, o que torna o processo de obtenção de evidências mais complexo. 11. Tipos de Fases dos Trabalhos em auditoria: Evidência Física - é obtida pela inspeção ou observação direta do auditor, de pessoas, bens ou eventos. Tal evidênciapode ser documentada em memorandos, fotografias, gráficos, quadros, mapas ou amostras físicas, cabendo ao auditor eleger a forma que melhor demonstre a adequação da evidência e seja mais convincente. Para alcançar os seus propósitos, é necessário que a inspeção ou observação direta seja realizada em um período e sob circunstâncias que são representativas da atividade, bens ou eventos. Assim, a adequação da evidência depende de fatores como quando, onde e como foi feita a observação ou inspeção e se a forma que a evidência física foi registrada representa justamente os fatos observados. Em alguns casos é essencial a corroboração mediante evidência documental. Evidência Documental - consistem de informação derivada, tais como cartas, contratos, registros contábeis, faturas e informações gerenciais sobre o desempenho. Esses documentos podem ser gerados interna ou externamente ao órgão sob auditoria. Na primeira alternativa, quando os documentos usados como evidência primária originam-se de um sistema administrativo ou contábil, os controles internos devem ser revisados e testados. Esse procedimento diz respeito à confiabilidade da evidência documental. O que determina a adequação das evidências documentais é sua autenticidade e a integridade dos sistemas que as produziram. Quando os dados processados por computador são usados como uma evidência principal, sua confiabilidade é determinada pela aplicação de 26 testes nos dados ou por revisão nos sistemas que os produziram. Evidência de Testemunho - corresponde à informação obtida por meio de investigações, entrevistas ou questionários, o que possibilita a obtenção da informação na forma escrita ou oral. Usualmente são adquiridas com base nas seguintes fontes: empregados do órgão e de fornecedores, beneficiários do programa, especialistas e consultores etc. Independentemente da fonte consultada, para ser adequada a evidência de testemunho deve registrar com acurácia as discussões mantidas com pessoas experientes, qualificadas e diretamente envolvidas no tema da auditoria. A adequação da evidência pode ser estabelecida mediante os seguintes meios: seleção cuidadosa da fonte para obtenção da evidência, corroboração dos fatos sobre os quais o testemunho é baseado e planejamento apropriado da coleta de evidências. Evidência Analítica - inclui cálculos, comparações, separação de informações em partes e análises. Essa evidência é obtida com base na análise de outras evidências, conseqüentemente sua adequação depende de (1) como essas evidências são utilizadas para alcançar os objetivos propostos, do (2) planejamento para obtenção da evidência analítica e de (3) outros fatores, como, por exemplo: acurácia de comparações e cálculos matemáticos, tamanho da amostra e confiabilidade e adequação de softwares usados nas análises. Os procedimentos para obtenção de evidências na auditoria de desempenho e na auditoria contábil não são divergentes. A variação reside na diferença de propósitos. Enquanto o auditor de desempenho busca evidências de que o programa examinado está sendo executados de acordo com os critérios de economia, eficiência e eficácia selecionadas, o auditor contábil coleta elementos que permitam dar suporte às afirmações da administração retratadas nas demonstrações contábeis. RELATÓRIO E PARECER DE AUDITORIA Nas atividades desenvolvidas, a opinião do auditor, com atribuição de autoria, deverá ser expressa por meio de Relatório de Auditoria e Parecer. 27 RELATÓRIO DE AUDITORIA O Relatório de Auditoria consiste em um documento de caráter formal, emitido pelo auditor, que refletirá os resultados dos exames efetuados, de acordo com a forma e o tipo de auditoria. As informações nele contidas quanto aos atos, fatos ou situações observadas devem reunir principalmente o seguinte conteúdo: 1. Escopo e objetivo da auditoria; 2. Identificação da equipe; 3. Data da Auditoria; 4. Documentos auditados ou relacionados; 5. Descrição das não conformidades encontradas; 6. Apreciação/julgamento das auditorias quanto à importância das não conformidades detectadas e sua influência na efetividade do serviço; 7. Relação de encaminhamentos do relatório. ATRIBUTOS DE QUALIDADE DO RELATÓRIO DE AUDITORIA: As informações que proporcionem a abordagem da auditoria quanto aos atos de gestão, fatos ou situações observados devem reunir principalmente os seguintes atributos de qualidade; 1. Concisão: usar linguagem clara e concisa de forma que seja fácil seu entendimento por todos, sem necessidade de explicações adicionais por parte de quem o elaborou; 2. Objetividade: deve conter mensagem clara e direta, a fim de que o leitor entenda facilmente o que se pretendeu transmitir; 3. Convicção: relatá-lo de tal modo que as evidências conduzam qualquer pessoa prudente às mesmas conclusões a que chegou o auditor; 4. Clareza: assegurar-se de que a estrutura do relatório e a terminologia empregada permitam que as informações reveladas possam ser entendidas por quaisquer pessoas, ainda que não versadas na matéria; 5. Integridade: devem ser incluídos no relatório todos os fatos relevantes observados, sem nenhuma omissão, proporcionando uma visão objetiva das impropriedades/irregularidades apontadas, recomendações efetuadas e conclusão; 6. Coerência: assegurar-se de que os resultados da auditoria correspondam aos objetivos determinados; 7. Oportunidade: Os relatórios devem ser emitidos tempestivamente, a fim de que os assuntos neles abordados possam ser objeto de oportunas providências; 8. Apresentação: o auditor deve cuidar para que os assuntos sejam apresentados numa sequência lógica, segundo os objetivos do trabalho, de forma correta, isto é, em uma linguagem perfeita, isenta de erros ou rasuras que possam prejudicar o correto entendimento; e 9. Conclusivo: O relatório deve permitir a formação de opinião sobre as atividades realizadas. REQUISITOS DO RELATÓRIO DE AUDITORIA: Os relatórios de auditoria devem seguir os padrões usualmente adotados em auditoria (formato do tipo de auditoria: Privada ou Pública), nas diversas áreas, admitindo-se, em determinadas circunstâncias, as adaptações necessárias através da qual o auditor possa expressar-se de forma a não prejudicar a interpretação e a avaliação dos resultados dos 28 trabalhos. Apresenta-se a seguir a formatação de um modelo de relatório de Auditoria: MODELO/FORMATO DE RELATÓRIO DE AUDITORIA: A. Primeira Página: Capa: Nome da empresa Número do relatório/ano Data da realização da autoria Carta de apresentação dos trabalhos desenvolvidos B. Segunda Página: Equipe de auditores: relacionar o nome e matricula dos componentes da equipe. C. Terceira Página: Identificação: registrar os dados de identificação da empresa auditada, tais como: razão social, registro da empresa, endereço, natureza, tipo, telefone, faz, e-mail; Diretoria: relacionar nome e CPF dos componentes da diretoria/gestão Caracterização da Empresa/Órgão Objeto da auditoria: escopo do trabalho D. Quarta Página: Neste momento os auditores relacionam através de itens e subitens os tópicos do relatório. E. Quinta Página: Corresponde à primeira folha do relatório a receber numeração. Deverá conter: Introdução: registro do documento que determina a auditoria e objetivo a ser alcançado; Metodologia: descrição da técnica empresa na execução dos trabalhos; a) Relacionar de cada área e setor: 1. Atividades desenvolvidas 2. Documentos que são utilizados 3. Pontos a serem observados 4. Pontos a serem adotados como medidas corretivas Avaliação dos controles internos da empresa/órgão:◦ Avaliação físico-funcional: contém os dados levantados através da aplicação dos roteiros de avaliação (Programa de Auditoria), apontando dados fatos relevantes, em conjunto ou destacados, servindo de base para o item avaliação qualitativa; ◦ Análise da documentação: contém dados representativos da verificação da documentação, com registro das irregularidades encontradas, servindo de base para a avaliação qualitativa (WP´s); ◦ Avaliação Orçamentário-financeira: contém dados levantados através da verificação dos recursos financeiros e utilizados, dos processos de compras efetuadas, de balancetes e registros contábeis, dentre outros. As irregularidades encontradas serão registradas nos WP´s, assim como os dados relativos aos controles internos (almoxarifado, pessoal etc). 29 Avaliação qualitativa: descreve o diagnóstico da situação verificada, com base no conteúdo dos itens anteriores, devendo os dados assentados constituírem evidencias objetivas de conformidade ou não conformidade. A não conformidade pode ser de dois tipos: Impropriedade: fere norma ou lei; Irregularidade: fere norma ou lei, resulta em prejuízo quantificável ou não e/ou configura dolo. Quando as situações verificadas não configurarem evidências objetivas, mas forem importantes, devem ser mencionadas no relatório em forma de observações. Recomendações: feitas com base nas evidências objetivas de não conformidade. Registro das sugestões pertinentes aos problemas abordados. Para cada distorção registrada corresponderá uma recomendação ao auditado ou autoridade competente, embasada nas normas vigentes. Quando situação identificada exigir ação corretiva imediata, a recomendação deverá ser encaminhada ao gestor/empresário e ao auditado, através de ofício, expedido pela chefia imediata para conhecimento e atendimento, independentemente da finalização do relatório. Conclusão: em função da análise realizada ou dos fatos apurados, situar as condições de funcionamento e operacionalidade do objeto da auditoria, registrando o parecer técnico da equipe e ou perspectiva de novos trabalhos, além dos encaminhamentos devidos; Data e assinatura dos integrantes da equipe; Todas as páginas devem ser rubricadas pela equipe, a partir da introdução. CONTROLE DE QUALIDADE DO RELATÓRIO DE AUDITORIA O controle de qualidade tem como objetivo estabelecer controle ou exercer contínua fiscalização sobre as atividades de auditoria, avaliando-as em todas as etapas quanto a sua eficiência e eficácia, e identificar os possíveis desvios ocorridos, suas causas, adotando medidas corretivas com vistas a seu aperfeiçoamento. Ação do Controle: A fim de possibilitar a consecução dos objetivos, as unidades de auditoria manterão sob constante controle e avaliação as atividades de auditoria, relacionadas, entre outras, com os seguintes e importantes aspectos: a) Organização administrativa: dos recursos humanos, materiais e instrumentais, da legislação atualizada, normas específicas, programas de auditoria, procedimentos, papéis de trabalho, pastas permanentes etc; b) Planejamento dos Trabalhos: de forma a adequar suas atividades às reais necessidades a curto, médio e longos prazos, observando critérios uniformes, parâmetros previamente estabelecidos e atividades harmônicas em relação às ações desenvolvidas por outras áreas da empresa/órgão do Sistema de Controle Interno e unidades de auditoria interna das entidades auditadas; E Execução dos trabalhos de auditoria: deve ser desenvolvida, atentando-se para: 30 ◦ A elaboração de papéis de trabalho limpos, claros, objetivos, conclusivos e corretamente referenciados; ◦ Comprovação satisfatória, junto aos papéis de trabalho, das ocorrências detectadas que ensejarem sugestões e recomendações a empresa/órgão ou entidade auditada; ◦ Obediência aos modelos estabelecidos para montagem e apresentação dos relatórios de auditoria; ◦ Distribuição dos assuntos, no corpo do relatório, com observância da fundamentação legal, quando necessária, conteúdo técnico e terminologia apropriada; ◦ Observância às normas ortográficas e gramaticais na redação dos relatórios; ◦ Elaboração de comentários sucintos sobre os assuntos enfocados, nas sugestões/recomendações sem explanações muito extensas, desnecessárias ou inexpressivas, que nada acrescentem ao trabalho; ◦ A não utilização de termos dúbios, obscuros e ofensivos; ◦ Eventual existência de interpretações ou conclusões subjetivas, que evidenciem pontos de vista pessoas, não calçadas em provas substanciais ou fatos devidamente comprovados; ◦ Analise de atos e fatos, objeto de exame, com isenção e bom-senso, visando mais à eficiência e segurança dos sistemas de controles internos e não, especificamente, às pessoas que os tenham praticado; ◦ Relação clara e objetiva, que transmita, por parte da equipe, seriedade, consideração e respeito aos responsáveis e dirigentes dos órgãos e entidades auditadas; e ◦ Conclusão objetiva, coerente com o assunto enfocado, e ressalvas oportunas condizentes com os itens que expressam claramente o erro ou impropriedade detectada. PARECER DE AUDITORIA É a opinião manifestada ou declarada pelo auditor em decorrência de seus exames sobre as demonstrações contábeis. Pontos Observados no Parecer de Auditoria: É através do Parecer que o auditor informa aos administradores, sócios, investidores e demais interessados nas informações contábeis se concorda ou não com os fatos divulgados. O Parecer de Auditoria deve expressar de forma objetiva e clara a opinião do auditor sobre as demonstrações contábeis. Uma opinião sem ressalvas ou limpa demonstra a convicção do auditor sobre todos os aspectos relevantes das mencionadas demonstrações. O Parecer de Auditoria, normalmente, segue um determinado padrão no que tange ao conteúdo, pois uma uniformidade é recomendável, porque isso facilita o entendimento do leitor interessado. O auditor deve revisar e avaliar todas as conclusões obtidas, para poder suportar a emissão do seu parecer sobre as demonstrações contábeis. 31 Essa revisão e avaliação implicam a elaboração de uma opinião conveniente sobre se as demonstrações contábeis: Representam adequadamente a situação orçamentária, financeira, econômica e patrimonial de uma organização; Foram elaboradas de acordo com os Princípios Fundamentais de Contabilidade; Foram elaboradas segundo critérios e procedimentos de Contabilidade aceitos no Brasil; Obedecem às regulamentações normativas e às exigências estatutárias; Apresentam todas as informações tomadas em conjunto de forma condizente com o conhecimento do auditor sobre as operações da entidade; Consideram todas as divulgações julgadas necessárias em todos os assuntos relevantes, que possibilitem a apresentação adequada. Elementos Básicos que devem ser considerados em um Parecer de Auditoria: 1 Título: Um título apropriado, como, por exemplo, “Parecer de Auditoria”, deve ser usado, de modo a ajudar o leitor a identificar o documento e facilmente distingui-lo dos demais relatórios que normalmente são publicados em conjunto, tais como parecer do Conselho de Contabilidade, Relatório da Diretoria, etc. 2 Destinatário: O Parecer de Auditoria deve ser apropriadamente endereçado conforme determinem as circunstâncias do trabalho e as exigências normativas. 3 Identificação das demonstrações contábeis auditadas: O Parecer deve descrever as demonstrações contábeis que foram objeto de auditoria, incluindo o nome da entidade e a data ou período abrangido pelas mencionadas demonstrações. 4 Referência às Normas de Auditoria seguidas: O Parecer deve mencionar as normas de auditoriaque foram seguidas na execução dos trabalhos, citando aquelas emanadas de organismos internacionais ou estabelecidas no País. 5 Expressão ou negativa de parecer sobre as demonstrações contábeis: O Parecer de Auditoria deve expressar claramente a opinião do auditor sobre a situação orçamentária, patrimonial e financeira da entidade, o resultado de suas operações, as mutações no patrimônio líquido, as variações patrimoniais e as origens e aplicações de recursos. 6 Assinatura: O Parecer de Auditoria deve ser assinado em nome da organização que realizou a auditoria, em nome do auditor, ou em ambos. 7 Data do Relatório: O Parecer de Auditoria deve ser datado. TIPOS DE PARECER DE AUDITORIA: PPaarreecceerr ddaa AAuuddiittoorriiaa IInnddeeppeennddeennttee((Resolução n.º 820/97) Conceito O “Parecer dos Auditores Independentes”, ou “Parecer do Auditor Independente”, é o documento mediante o qual o auditor expressa sua opinião, de forma clara e objetiva, sobre as demonstrações contábeis nele indicadas. Finalidade O Parecer de Auditoria tem a finalidade de informar ao seu(s) usuário(s) o seguinte: a) o trabalho realizado; b) a extensão abrangida pelo trabalho; c) a forma de sua realização; 32 d) os fatos relevantes observados; e) as conclusões chegadas. O Parecer de Auditoria é classificado segundo a natureza da opinião que apresenta, da seguinte forma: a) Parecer sem Ressalvas ou “Limpo”: Indica que o auditor está plenamente convicto de que as demonstrações contábeis foram elaboradas segundo os Princípios Fundamentais de Contabilidade e com as demais disposições contábeis e legais pertinentes, em todos os seus aspectos relevantes. Quando o auditor considera que as demonstrações contábeis apresentam fidedignamente a situação reportada. O Auditor pode não ter condições de expressar um parecer sem ressalvas, quando existirem quaisquer das circunstâncias seguintes: ◦ Há limitação na amplitude do seu trabalho; ◦ Há discordância com a administração a respeito das demonstrações contábeis; ◦ Há elementos significativos que não puderam ser auditados; ◦ Há incerteza significativa não divulgada, que afeta as demonstrações contábeis e cuja solução depende de eventos futuros. b) Parecer com Ressalvas: É apresentado, quando o auditor conclui que as discordâncias ou restrições no escopo de um trabalho não é relevante ao ponto de determinar a emissão de um parecer adverso ou de uma negativa de opinião. ◦ É expresso quando o auditor avalia que não pode emitir parecer sem ressalvas, mas que o efeito da discordância ou da restrições de amplitude não é tão importante, que requeira um parecer adverso, ou mesmo negativa de opinião. ◦ O Parecer com Ressalva deve obedecer ao modelo do parecer sem Ressalva, com utilização das expressões: “exceto por”; “exceto quanto” ou “com exceção de”. Existem situações em que o auditor não tem condições de emitir um parecer limpo: Afastamento dos princípios; Inconsistência na aplicação desses princípios; Limitação ao alcance dos exames de auditoria; Incerteza, afetando as demonstrações contábeis. c) Parecer Adverso: É emitido, quando o auditor realiza seus exames, mas discorda completamente das demonstrações contábeis apresentadas. ◦ O Auditor deve emitir esse tipo de parecer, quando verificar que as demonstrações contábeis estão incorretas ou incompletas, em tal magnitude que impossibilite a emissão do parecer com ressalva. ◦ O auditor neste tipo de parecer emite opinião de que as demonstrações 33 não representam, adequadamente, a posição patrimonial e financeira, e/ou os resultados das operações, e/ou as mutações do patrimônio líquido, e/ou as origens e aplicações dos recursos da entidade. O auditor deve emitir parecer adverso quando verificar que as demonstrações contábeis estão incorretas ou incompletas. d) Parecer com Negativa ou Abstenção de Opinião: É Aquele em que o auditor deixa de emitir opinião sobre as demonstrações contábeis, por não ter obtido evidência adequada para fundamentá-la. ◦ A abstenção de opinião em relação às demonstrações contábeis tomadas em conjunto não elimina a responsabilidade do auditor de informar, no parecer, qualquer fato significativo que possa influenciar a tomada de decisão com base nessas demonstrações. ◦ O Parecer com Negativa de Opinião é emitido, quando o auditor estiver perante uma restrição significativa, que impeça a emissão de opinião sobre as demonstrações contábeis. O parecer com a abstenção de opinião é aquele em que o auditor deixa de emitir opinião sobre as demonstrações contábeis, por não ter obtido comprovação suficiente para fundamentá-la. ee)) NNBBCC TTAA 770066 –– PPAARRÁÁGGRRAAFFOOSS DDEE ÊÊNNFFAASSEE EE PPAARRÁÁGGRRAAFFOOSS DDEE OOUUTTRROOSS AASSSSUUNNTTOOSS NNOO RREELLAATTÓÓRRIIOO DDOO AAUUDDIITTOORR IINNDDEEPPEENNDDEENNTTEE Esta Norma trata de comunicações adicionais incluídas no relatório do auditor, quando este considerar necessário para: (a) chamar a atenção dos usuários para um assunto ou assuntos apresentados ou divulgados nas demonstrações contábeis, de tal relevância que são fundamentais para o entendimento das demonstrações contábeis; ou (b) chamar a atenção dos usuários para quaisquer assuntos que não os apresentados ou divulgados nas demonstrações contábeis e que sejam relevantes para o usuário entender a auditoria, a responsabilidade do auditor ou o relatório de auditoria. Parágrafo de ênfase é o parágrafo incluído no relatório de auditoria referente a um assunto apropriadamente apresentado ou divulgado nas demonstrações contábeis que, de acordo com o julgamento do auditor, é de tal importância, que é fundamental para o entendimento pelos usuários das demonstrações contábeis. Parágrafos de outros assuntos é o parágrafo incluído no relatório de auditoria que se refere a um assunto não apresentado ou não divulgado nas demonstrações contábeis e que, de acordo com o julgamento do auditor, é relevante para os usuários entenderem a auditoria, a responsabilidade do auditor ou o relatório de auditoria. OO qquuee éé oo rreellaattóórriioo ddee aauuddiittoorriiaa?? Representa a fase final do processo auditorial e consiste em uma narração ou descrição 34 escrita, ordenada e minuciosa dos fatos que foram constatados, com base em evidências concretas, durante o transcurso dos exames de auditoria. Representa a fase mais significativa do trabalho e se constitui no seu produto final. É o instrumento técnico pelo qual o auditor comunica ou apresenta os resultados dos trabalhos realizados, seus comentários, observações, conclusões, opiniões e recomendações, além das providências necessárias que devem ser tomadas pela administração. É a exposição fundamentada de comentários de forma conclusiva, em que são descritos os fatos positivos e negativos de maior importância – denominados de constatações, achados, observações, revelações ou pontos de auditoria – identificados durante o curso normal dos trabalhos – e sugeridas as respectivas soluções. TTééccnniiccaass ppaarraa aa eellaabboorraaççããoo ddee rreellaattóórriiooss A capa do relatório deve ter “cor” e layout discretos. O conteúdo é normalmente dividido nas seguintes partes: índice, introdução e comentários e sugestões. Índice – O índice facilita a identificação dos pontos. Ele é mais utilizado para relatórios extensos. O índice inclui o código numérico, o título e o número da página em que está descrito o ponto no relatório. Introdução – Na introdução, o auditor aborda os seguintes assuntos: Nome da empresa auditada; Período da auditoria; Realizaçãodo exame, de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas, visando a emissão de um parecer sobre as demonstrações contábeis. Esse parágrafo é importante devido ao fato de que a empresa espera normalmente que todas as suas falhas sejam reveladas no relatório do auditor. Comentários e Sugestões: Finalização e fechamento dos trabalhos de Auditoria. PPrroocceeddiimmeennttooss ddooss AAuuddiittoorreess,, ddee ffoorrmmaa ggeerraall ppaarraa EEllaabboorraaççããoo ddooss TTrraabbaallhhooss:: 1.Procedimento em vigor ou situação constatada: Identificação das razões fundamentais que levaram à ocorrência dos fatos. Representam os motivos pelos quais ocorreu um desempenho inadequado ou não. Da correta identificação das causas depende a correta elaboração de recomendações de forma construtiva. As causas típicas apresentadas pela doutrina auditorial são as seguintes: 35 menor vulnerabilidade a situações como férias, saídas de funcionários); ealização da tarefa; ização; 2. Influências ou conseqüências: É a identificação detalhada dos efeitos provocados pelo fato ocorrido. São os fatos que demonstram a necessidade de ações corretivas em resposta aos problemas identificados. Sempre que possível, o relatório de auditoria deve expressar a conseqüência quantificada em valores monetários ou em outra unidade de medida. As conseqüências mais típicas são: Uso antieconômico ou ineficiente dos recursos humanos, materiais ou financeiros; Perdas potenciais de receitas; Violação de disposições legais; Gastos indevidos; Relatórios sem utilidades ou imprecisos; Controle inadequado dos recursos ou atividades; Insegurança na adequação dos trabalhos. 3. Sugestões ou Recomendações: Sugestões propostas pelo auditor para a regularização da situação encontrada, se aplicável. Após a discussão dos achados e a entrega do relatório de auditoria, o auditor deve acompanhar a aceitação de suas recomendações, de modo a garantir a eficácia do seu trabalho. RReeggrraass ggeerraaiiss ppaarraa EEllaabboorraaççããoo ddoo RReellaattóórriioo:: 36 Manter a redação na linguagem corrente, sem erros gramaticais; Não redigir em “CAIXA-ALTA”; Redigir o ponto em 3 partes básicas: Introdução, desenvolvimento e conclusão; Utilizar linguagem direta, evitando rodeios desnecessários; Evitar gírias, chavões; Evitar termos rebuscados ou difíceis; Não dizer o óbvio; Explorar o recurso dos exemplos; Valorar os achados; Evitar parágrafo de contradição; Conferir todas as informações; Referenciar os achados com os papéis de trabalho (vide capítulo sobre os papéis de trabalho); Somente emitir relatório após sua discussão com o auditado e a sua completa revisão; Não utilizar gerúndios. OOuuttrraass CCoonnssiiddeerraaççõõeess ssoobbrree oo RReellaattóórriioo ddee AAuuddiittoorriiaa Caso o volume de pontos não comporte a emissão de um relatório, o auditor poderá emitir uma carta. O auditor deve discutir os pontos com as áreas envolvidas da empresa antes de apresentar o relatório ou carta em seu formato final, com o objetivo de dirimir, antecipadamente, quaisquer dúvidas porventura existentes. Perfil do Profissional de Auditoria 1. Alcançar o objetivo dos Programas de Auditoria com a melhor relação custo / benefício; Aplicar procedimentos de auditoria diante de fatos novos; 2. Ter iniciativa na determinação das ações corretivas, objeto das recomendações e ressalvas; 3. Avaliar, com imparcialidade, resultado de testes efetuados e provas – "segurança". 4. Acreditar na efetividade das recomendações / ressalvas apresentadas; 5. Capacidade de captar a verdadeira abrangência do fato sob análise; 6. Estruturar, com coerência, os fatos produzidos em parâmetros de sensibilidade, para criação de argumentação convincente quanto as "causas" e "conseqüências das fraquezas" flagradas; 7. Estar capacitado a fornecer e receber dados e informações; 8. Força de argumentação para convencer auditados quanto ao impacto das recomendações 37 e ressalvas propostas; 9. Empreender a ação que deflagra o processo de auditoria; 10.Manter administradas suas opiniões pessoais e ater-se às evidências de auditoria constatadas; 11. Raciocinar contínua e consistentemente, como se ocupasse a posição do auditado; 12. Ater-se aos objetivos da auditoria sem desvios de enfoque em minúcias; 13. Montar e remontar evidências de auditorias, até o ponto em que sua amarração lógica esteja formalizada; 14. Manter uma metodologia dos procedimentos de auditoria, a fim de elevar os índices de produtividade. 15. Guardar sigilo sobre o que souber em razão de sua função; 16. Zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a seu cargo; 17. Apresentar-se de forma condizente com o cargo que exerce, tanto no aspecto de apresentação pessoal como na conduta moderada, onde seus atos, expressões, forma de comunicação e comportamento demonstrem equilíbrio, sobriedade e discrição; 18. Exercer o dever ético da ajuda em relação aos seus colegas na prática da virtude, pois uma classe depende do valor individual de seus componentes e não se pode pensar em coletividade forte sem unidades fortes. MODELOS PROGRAMA DE AUDITORIA Nome da Empresa de Auditoria Nome da Organização Auditada: Índice: Programa de Auditoria Área: Tipo de Auditoria: Data da Auditoria: Tempo Passo do Programa: Data Índice 38 Previsto: Real: 1. Objetivo: 2. Escopo: 3. Procedimentos: Feito por: Revisado por: MODELO PROGRAMA DE AUDITORIA NOME DO AUDITOR: __________________________________ ÁREA AUDITADA: _____________________________________ SETOR: ______________________________________________ PERÍODO DA AUDITORIA: ______________________________ OBJETIVOS PROCEDIMENTOS CONTROLES INTERNOS (DOCUMENTOS A SEREM AUDITADOS) PERÍODO DA AUDITORIA HORAS/TRABALHADAS 39 _________________________ Auditor Líder Nome Completo _________________________ Auditor da Área Nome Completo PAPÉIS DE TRABALHO: Para elaboração de suas análises, o auditor normalmente utiliza formulários pré-impressos divididos em sete ou catorze colunas. Modelo de uma cédula de sete colunas: Nome da Empresa de Auditoria Nome da Organização Auditada: Índice: Área: Tipo de Exame: Data da Auditoria: Feito por: Revisado por: Modelo de catorze colunas pode ser assim demonstrado: 40 Nome da Empresa de Auditoria Nome da Organização Auditada: Índice: Área: Tipo de Exame: Data da Auditoria: Feito por: Revisado por: MODELO DE PAPEL
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