Introdução à Administração Aula 2

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INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO
O PLANEJAMENTO COMO ETAPA INICIAL DO PROCESSO ADMINISTRATIVO
Aula 2
Ao final da aula, você deverá
ser capaz de:
1. Explicar que a fase do planejamento se constitui na primeira etapa do processo administrativo de qualquer organização, seja ela de que tamanho e de que segmento for. 
2. Demonstrar que o planejamento está presente nos diversos níveis organizacionais e que sua importância é ainda maior em situações de incerteza, de imprevisibilidade e de instabilidade. 
3.Reconhecer a fase do Planejamento como uma estratégia para a obtenção dos resultados almejados e antecessora da alocação de todos os recursos das empresas em geral. 
4. Definir as etapas do planejamento, envolvendo a formulação, implantação e acompanhamento de todo o processo
Observa-se que o planejamento como uma função administrativa é cada vez mais necessário para situações de incerteza, de imprevisibilidade e de instabilidade. O processo de planejamento envolve discussão das seguintes etapas na sua formulação, implantação e acompanhamento:  reconhecimento inicial da organização e o meio em que a empresa atua,  identificação da estrutura valorativa dos dirigentes,  sensibilização, diagnóstico estratégico, entre outras que serão vistas na próxima aula.
As empresas não agem na pura improvisação e nem querem depender da sorte ou do acaso. Tudo nelas é planejado para que possa ser feito da melhor maneira possível, da primeira vez e sem erro.
O planejamento representa a primeira função administrativa, por ser exatamente a que serve de base para as demais funções (organização, direção e controle).
Lida com o futuro. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los de forma eficiente e eficaz.
Define onde se pretende chegar, o que deve ser feito para tanto, quando, como e em que sequência.
A estratégia empresarial constitui, portanto, o conjunto de objetivos e de políticas principais capazes de guiar e orientar o comportamento global da empresa no longo prazo, em relação ao seu ambiente externo. Toda empresa, consciente ou inconscientemente, tem sua própria estratégia para lidar com as oportunidades e ameaças ambientais para melhor aplicar suas forças e potencialidades.
ATENÇÃO: Os principais componentes de uma estratégia empresarial são: o ambiente de tarefa, a empresa e seus recursos, e a adequação entre ambos, a partir de uma postura capaz de compatibilizar os objetivos, os recursos, as potencialidades e as limitações da empresa com as condições ambientais.
Tudo isso, a fim de extrair o máximo das oportunidades externas e expor-se ao mínimo às ameaças, coações e contingências ambientais. Enquanto a estratégia especifica o que fazer, o planejamento estratégico especifica como fazer.
Um planejamento tem dupla atribuição:
• Definir “o que” deve ser feito - “Objetivos” 
• “Como” deve ser feito: “Planos”.
Plano:
• Documento formal que consolida as informações e atividades desenvolvidas no planejamento. 
• É a formalização do planejamento, uma visão estática.
• Estabelecem meios para alcançá-los. 
• Descrevem como recursos devem ser alocados e quais atividades devem ser realizadas.
Planejamento – Definição de objetivos: Resultados, propósitos, intenções ou estados futuros que as organizações pretendem alcançar
Planejamento- Concepção dos planos: Guias que integram e coordenam as atividades da organização de forma a alcançar estes objetivos
PLANOS - Quanto ao horizonte temporal
Planos Estratégicos: Relacionam-se com objetivos de longo prazo e com ações para alcançá-los, afetando a empresa como um todo (três ou mais anos).
Planos Táticos: Relacionam-se com objetivos de médio prazo e meios de atingi-los, afetando somente uma área funcional (geralmente um ano).
Planos Operacionais: Relacionam-se com objetivos de curto prazo e meios de atingi-los, afetando somente um setor da empresa. (períodos curtos e variáveis)
• A dimensão temporal depende do grau de mudança ambiental.
• Em condições de alta variabilidade ambiental planos tendem a menor duração.
O planejamento é feito de modo diferente nos vários níveis organizacionais. Em razão disso, existe uma hierarquia de planos. Veja abaixo os três níveis distintos de planejamento:
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO OU INSTITUCIONAL: É o planejamento mais amplo. Envolve e abrange toda a organização como um sistema único e aberto.
PLANEJAMENTO TÁTICO: É o planejamento que abrange cada departamento no nível intermediário da organização. Cada unidade da empresa deve elaborar seu planejamento tático subordinado ao planejamento estratégico.
PLANEJAMENTO OPERACIONAL: É o planejamento que se refere a cada tarefa ou atividade em particular.
O planejamento estratégico é elaborado a partir de três atividades básicas: a análise ambiental, a análise empresarial e a formulação de estratégias capazes de compatibilizar as condições internas da empresa às condições externas do ambiente.
A estratégia empresarial é tarefa do nível institucional da empresa. No entanto, a formulação de estratégias é uma atividade complexa em face da diversidade e da complexidade de forças e fatores ambientais, como também da multiplicidade de forças e fatores internos da empresa. A estratégia deve considerar a “vocação” da empresa. Há uma variedade de tipos de estratégias: as competitivas (competição) e as cooperativas (ajuste ou negociação, cooptação e coalizão).
Ajude o empresário a percorrer o caminho de volta para casa respondendo à pergunta corretamente. Vamos lá!
O planejamento consiste em um conjunto de decisões e ações estratégicas que determinam o desempenho de uma empresa ao longo de determinado período de tempo. Esse tipo de planejamento inclui origatoriamente:
A análise profunda e constante dos ambientes interno e externo para a identificação de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
De um modo geral, a estratégia empresarial deve considerar três problemas específicos:
Escolha do domínio produto/mercado, 
Criação de normas e procedimentos para coordenar as atividades, a organização e a integração das próprias atividades internas da empresa.
Execução das operações por meio da tecnologia.
A estratégia empresarial pode ser avaliada de acordo com um conjunto de critérios como, por exemplo, objetivos empresariais, ambiente da empresa, recursos empresariais, etc.
Os problemas vistos anteriormente – empresarial, administrativo e de adequação tecnológica - são de nível institucional, intermediário e operacional da empresa, respectivamente. Para tanto, a estratégia pode ser defensiva, ofensiva ou analítica, dependendo de como se lida com os três problemas mencionados.
A administração da estratégia exige critérios de eficiência e de eficácia, e envolve todo um processo administrativo de planejar, organizar, dirigir e controlar a ação empresarial em todos os níveis da empresa, a saber: institucional, intermediário e operacional.
“Eficiência é a capacidade de realização das atividades da organização, minimizando a utilização de seus recursos, ou seja, é a capacidade de desempenhar corretamente as tarefas.  Eficiência preocupa-se com os meios.”
“Eficácia é a capacidade de realizar as atividades da organização de modo a alcançar os objetivos estabelecidos. Eficácia preocupa-se com os fins.” (Fonte: Sobral e Peci, 2008).
O planejamento estratégico da empresa apresenta três características principais: é projetado no longo prazo, está voltado para as relações entre a empresa e o seu ambiente de tarefa, e envolve a empresa como uma totalidade. Portanto, é genérico, direcionado a longo prazo, e macro-orientado exigindo a participação integrada dos demais níveis da empresa: do nível intermediário, por meio dos planos táticos, e do nível operacional, por meio dos planos operacionais. O planejamento estratégico envolve seis etapas principais:
Determinação dos objetivos empresariais - Análise do Ambiente Externo -Análise interna da organização e de seus recursos - Geração, avaliação e seleção de alternativas estratégicas – implementaçãoda estratégia escolhida por meio de planos táticos e operacional – Acompanhamento e avaliação dos resultados alcançado 
Ajude o empresário a percorrer o caminho de volta para casa respondendo à pergunta corretamente. Vamos lá!
Quais as etapas envolvidas no processo de planejamento: 
a.Reconhecimento inicial da organização e o meio em que a empresa atua, identificação da estrutura valorativa dos dirigentes e sensibilização.
b. estratégico, definição do negócio, missão, visão, valores, diretrizes e objetivos estratégicos, e definição das ações/estratégias
c. Definição dos responsáveis, prazos e orçamentos, dos planos de contingência,  e dos mecanismos de implantação e de monitoração e avaliação. 
d. Todas as alternativas acima.
A partir de agora, você conhecerá algumas ferramentas utilizadas para ajudar na gestão estratégica da empresa.
A Análise SWOT é uma ferramenta largamente utilizada para fazer análise de cenário (ou análise de ambiente), sendo usada como base para gestão e planejamento estratégico de uma corporação ou empresa. Ela pode também, em razão de sua simplicidade, ser utilizada para qualquer tipo de análise de cenários.
Análise de SWOT
Antes de formular estratégia é preciso analisar as tendências do ambiente externo e conhecer o ambiente interno, ou seja, as competências e recursos que a organização dispõe. 
A empresa deve olhar para fora de si, para o ambiente externo onde estão as oportunidades e Ameaças”. Esta verificação visa estudar melhores maneiras de evitar ou usufruir dessas situações.
Oportunidades: São as variáveis externas e não controláveis pela entidade, que podem criar condições favoráveis, desde que a mesma tenha condições e/ou interesse de usufruí-las. Mudanças e tendências ambientais que têm impacto positivo na Organização.
Ameaças: São as variáveis externas e não controláveis pela Entidade que podem criar condições desfavoráveis para a mesma. Mudanças e tendências ambientais que apresentam impacto negativo.
Exemplos de fatores externos - “variáveis incontroláveis”: Queda ou aumento na taxa de juros e surgimento de nova tecnologia.
A empresa deve olhar seu ambiente interno, analisar os seus recursos e as capacidades da organização que determinam sua competitividade.
Forças (Pontos fortes): São as variáveis internas e controláveis pela entidade, que propiciam condições favoráveis para empresa em relação ao seu ambiente.
Fraquezas (Pontos fracos): São as variáveis internas e controláveis pela entidade, que propiciam condições desfavoráveis para empresa em relação ao seu ambiente.
Exemplos de fatores internos - “variáveis controláveis”: Situação financeira da empresa, qualidade dos seus produtos e suas ótimas instalações.
Essa análise é um sistema simples para posicionar ou verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão. A técnica é creditada a Albert Humphrey, que liderou um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford nas décadas de 1960 e 1970, usando dados da revista Fortune das 500 maiores corporações.
O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês, e é um acrônimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).
O Balanced Scorecard (BSC) também pode ajudar muito na gestão estratégica pelo fato de reunir as principais perspectivas envolvidas: financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado e desenvolvimento das pessoas. O BSC é uma metodologia disponível e aceita no mercado, que foi desenvolvida pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, em 1992.
Segundo Kaplan e Norton (1997), o Balanced Scorecard reflete o equilíbrio entre objetivos de curto e longo prazo, entre medidas financeiras e não financeiras, entre indicadores de tendências e ocorrências e, ainda, entre as perspectivas interna e externa de desempenho. Esse conjunto abrangente de medidas serve de base para o sistema de medição e gestão estratégica por meio do qual o desempenho organizacional é mensurado de maneira equilibrada sob as quatro perspectivas.
O BSC contribui para que as empresas acompanhem o desempenho financeiro, monitorando, ao mesmo tempo, o progresso na construção de capacidades e na aquisição dos ativos intangíveis necessários para o crescimento futuro.
A partir de uma visão balanceada e integrada de uma organização, o BSC permite descrever a estratégia de forma muito clara, por meio de quatro perspectivas:
Financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado e crescimento. Além disso, todas estas perspectivas se interligam, formando uma relação de causa e efeito
. Desde que foi criado, o BSC vem sendo utilizado por centenas de organizações do setor privado, público e em ONGs no mundo inteiro. Essa ferramenta foi escolhida pela renomada revista Harvard Business Review como uma das práticas de gestão mais importantes e revolucionárias dos últimos 75 anos. 
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Balanced_Scorecard.
Síntese - O Planejamento como Etapa Inicial do Processo Administrativo
.
É fundamental um planejamento profissional cuidadoso, constante e fiel aos cenários presentes e futuros. O planejamento lida com o futuro. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los de forma eficiente e eficaz. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito para tanto, quando, como e em que sequência.
O planejamento não se restringe ao nível estratégico da organização, mas se desdobra por toda empresa passando pelo nível tático e chegando até o nível operacional.
O BSC, como um instrumento que auxilia na definição do planejamento estratégico, organiza-se em torno de quatro perspectivas: financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado e crescimento.
O nome Balanced Scorecard reflete o equilíbrio entre os objetivos de curto e longo prazos, entre medidas financeiras e não financeiras, entre indicadores de tendência e ocorrências, e entre perspectiva interna e externa do desempenho.
A análise SWOT de cenário se divide em ambiente interno (forças e fraquezas) e ambiente externo (oportunidades e ameaças).
Ajude o empresário a percorrer o caminho de volta para casa respondendo à pergunta corretamente. Vamos lá!
O que é diagnóstico estratégico?
A análise das forças e fraquezas internas da organização e das oportunidades e ameaças do ambiente direto e indireto.(correta)
A análise das fraquezas da organização e, ao mesmo tempo, das oportunidades e ameaças do ambiente externo.
A análise das oportunidades e ameaças do ambiente direto e indireto.
A análise das potencialidades e fraquezas internas da organização.
Síntese da aula:
Esta aula, você:
- Pode compreender a relevância de um planejamento profissional, cuidadoso, constante e fiel aos cenários presentes e futuros. O planejamento lida com o futuro. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los de forma eficiente e eficaz. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito para tanto, quando, como e em que sequência. 
- Aprendeu que o planejamento não se restringe ao nível estratégico da organização, mas se desdobra por toda empresa passando pelo nível tático e chegando até o nível operacional.
- O BSC, como um instrumento que auxilia na definição do planejamento estratégico, organiza-se em torno de quatro perspectivas: financeira, do cliente, interna e de inovação e aprendizado. O nome Balanced Scorecard reflete o equilíbrio entre os objetivos de curto e longo prazos, entre medidas financeiras e não financeiras, entre indicadores de tendência e ocorrências e entre perspectiva interna e externa do desempenho.
- A análise SWOT de cenário se divide em ambiente interno (Forças e Fraquezas) e ambiente externo (Oportunidades e Ameaças).