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Assuntos da Rodada Administração Pública Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. Gestão de processos. Gestão da Qualidade. Gestão de Projetos. Planejamento Estratégico. Excelência nos serviços públicos. Empreendedorismo governamental e novas lideranças no setor público. Gestão de resultados na produção de serviços públicos. Convergências e diferenças entre a gestão pública e a gestão privada. O paradigma do cliente na gestão pública. Comportamento Organizacional: relações indivíduo/organização, motivação, liderança, desempenho. Competência interpessoal. Gestão por competência. Gerenciamento de conflitos. Clima e cultura organizacional. Administração de Recursos Materiais: funções e objetivos da administração de materiais; classificação e especificação de materiais. Rodada #1 Administração Pública Professor Marcelo Camacho ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 2 a. Teoria em Tópicos Pessoal, antes de entrarmos nos conceitos de estrutura e departamentalização é útil enfatizar os elementos que condicionam a estrutura. 1. A Estrutura Organizacional é condicionada por quatro fatores: Humano, Ambiente Externo, Sistemas de Objetivos e Estratégias e Tecnologia. A . Fator Humano Todo executivo deve trabalhar com e através de pessoas. E estas pessoas realizam os trabalhos que permitem que os objetivos estabelecidos sejam alcançados. B . Fator Ambiente Externo Quando se considera este fator, deve-se analisar o processo de relacionamento entre a empresa e o seu ambiente externo. Este aspecto não está relacionado apenas a uma estratégia inicial à época do nascimento da empresa, mas também à avaliação contínua das constantes mudanças no ambiente relevante da empresa e o efeito dessas na sua estrutura organizacional. C. Fator Sistema de Objetivos e Estratégias O fator sistema de objetivos e estratégias tem influência na estrutura organizacional à medida que, quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil organizar, pois se sabe o que esperar de cada membro do grupo que compõe a empresa. D . Fator Tecnologia O fator tecnológico é o conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na empresa para que seus objetivos possam ser alcançados. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 3 2. Departamentalização Departamentalização é o agrupamento, de acordo com o critério específico da homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, tecnológicos, materiais e equipamentos – em unidades organizacionais. Alguns modelos de departamentalização: 2.1. Departamentalização Funcional É a departamentalização por funções, que agrupa os especialistas por funções similares na organização. Imagine uma empresa e seus departamentos: ela terá o departamento de Finanças, o de suprimentos, o de RH, etc. Poderá haver outros. O importante aqui é que os departamentos são especializados por função. Os especialistas de cada função são alocados todos juntos em um departamento. As vantagens principais da abordagem funcional são: • Mantém o poder e o prestígio das funções principais • Cria eficiência através dos princípios da especialização. • Centraliza a perícia da organização. • Permite maior rigor no controle das funções pela alta administração. • Segurança na execução de tarefas e relacionamento de colegas. • Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos. As Desvantagens são: • A responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 4 • Cada gerente fiscaliza apenas uma função estreita • O treinamento de gerentes para assumir a posição no topo é limitado. • A coordenação entre as funções se torna complexa e mais difícil quanto à organização em tamanho e amplitude. • Muita especialização do trabalho. 2.2. Departamentalização por Produtos ou Serviços É o agrupamento das pessoas e tarefas de acordo com cada produto ou serviço. Neste modelo haverá um departamento para cada produto e nele estarão alocados todos os profissionais que lidam com ele. Desta forma o profissional de RH, responsável por seleção de pessoas, e o de contabilidade, especialista em impostos, que trabalham em uma indústria de automóveis estarão no mesmo departamento, para cuidar do produto da marca A. Vantagens: • Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de produtos ou serviços. • A coordenação de funções ao nível da divisão de produto torna-se melhor. • Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro. • Facilita a coordenação de resultados. • Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produto. • Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade. Desvantagens: • Exige mais pessoal e recursos de material, podendo daí resultar duplicação desnecessária de recursos e equipamento. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 5 • Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários grupos de produtos. • Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa 2.3. Departamentalização Geográfica É o agrupamento de tarefas e pessoas com base na área geográfica ou territorial. Neste modelo cada departamento serve uma determinada área geográfica. Exemplo: departamento de vendas de uma fábrica de automóveis. Pode existir o departamento de venda para a região sul e outro para a região norte. As vantagens e desvantagens da Departamentalização territorial ou Geográfica são semelhantes às dadas para a Departamentalização de produto. Tal grupamento permite a uma divisão focalizar as necessidades singulares de sua área, mas exige coordenação e controle da administração de cúpula em cada região. 2.4. Departamentalização por Processo É o agrupamento de tarefas e pessoas ao longo do fluxo produtivo. É a especialização baseada em etapas do processo produtivo. Em uma metalúrgica podemos ter assim o departamento de fundição, outro para modelagem e outro para acabamento. Vantagens: • Maior especialização de recursos alocados. • Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 6 Desvantagens: • Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo. • Flexibilidade restrita para ajustes no processo. 2.5. Departamentalização por Clientes É o agrupamento de tarefas e pessoas com foco em clientes ou consumidores específicos. Numa grande loja podemos ter o departamento feminino, o masculino e o infantil. Numa empresa de serviços de engenharia poderíamos ter o departamento de grandes obras, obras médias e obras pequenas. A ideia é que cada tipo de cliente tem necessidades diferentes. A principal vantagem da Departamentalização de cliente é a adaptabilidade uma determinada clientela. As desvantagens são: • Dificuldade de coordenação. • Subutilização de recursos e concorrência entre os gerentes para concessões especiais em benefício de seuspróprios clientes. 2.6. Departamentalização por Projetos É a organização que faz uma abordagem divisional, envolvendo a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com os resultados de um ou mais projetos executados pela organização. Neste tipo de departamentalização a estrutura organizacional deve ser flexível e mutável, com capacidade de adaptar-se às necessidades de cada projeto a ser realizado, tendo alta coordenação entre os departamentos. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 7 Na departamentalização por projetos, as atividades e as pessoas recebem atribuições temporárias. Cada projeto tem seu ciclo de vida específico. Terminada o projeto, o pessoal que temporariamente havia sido destinado a ele é designado para outros departamentos ou outros projetos. Vantagens • Melhor cumprimento de prazos e melhor atendimento ao cliente do projeto. • Grande concentração de diferentes recursos, em uma atividade complexa com produtos de grande porte. Desvantagens • Quando termina um projeto, a empresa pode ser obrigada a dispensar pessoal ou paralisar máquinas e equipamentos se não tiver outro projeto em vista. • Devido à descontinuidade e limitações, a departamentalização por projeto pode provocar em muitas pessoas desanimo pela imprevisibilidade de futuro no emprego. • Há uma quebra de unidade de comando, pois o mesmo profissional pode responder ao chefes distintos, em projetos distintos. 3 Estruturas Organizacionais Estruturas organizacionais são formatos em que são definidas como as tarefas são distribuídas, agrupadas e coordenadas. Depende da estratégia da organização, do seu tamanho e do ambiente em que está inserida. Alguns modelos de estruturas organizacionais: ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 8 3.1. Estrutura Simples É o tipo de estrutura mais elementar. É comum em pequenas organizações e apresenta as seguintes características: 1. Centralização da autoridade. Todo o processo decisório está centralizado na alta cúpula da organização. 2. Simplicidade. Tem poucas regras e formalização. As responsabilidades são bem definidas e há muito improviso. 3. Pouca hierarquia. A estrutura é achatada e horizontal. Tem no máximo dois níveis e por isto é muito ágil. 3.2.. Estrutura Linear É uma estrutura simples, porém com vários níveis hierárquicos. É do tipo piramidal. Este tipo de estrutura baseia-se no princípio da unidade de comando, conforme preconizado por Henri Fayol. 3.3.Estrutura Funcional A estrutura é organizada por especialização por funções. A autoridade é baseada na especialização, e por isto é dividida. Um mesmo funcionário pode se reportar a diversos supervisores, de acordo com as especializações dos supervisores e a tarefa que estiver sendo realizada. A autoridade está baseada no conhecimento. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 9 3.4. Estrutura Divisional A estrutura agrega as tarefas em diferentes unidades semi-autônomas segundo o objetivo para o qual concorrem: produtos, mercados ou clientes. Corresponde às departamentalizações por produtos, clientes ou projetos. 3.5 Estrutura Matricial É uma estrutura híbrida ou mista que combina as vantagens da estrutura funcional com o melhor da estrutura divisional ( alguns autores falam da combinação da departamentalização funcional com departamentalização por produtos). Neste modelo existe uma dupla linha de autoridade. Não há unidade de comando neste modelo, pois o gerente de marketing deverá discutir as ações de marketing do produto A com o gerente do departamento do produto A. Assim cada funcionário passa a ter dupla subordinação, ao gerente funcional e ao gerente do produto. Suas principais vantagens são: • reúne as vantagens dos dois modelos de departamentalização, neutralizando seus aspectos negativos. Exemplo, tem a vantagem da especialização do modelo funcional com a vantagem do foco no negócio do modelo por produto. • Melhora a comunicação e integra diversos especialistas; • Facilita a coordenação das tarefas complexas e interdependentes; • Permite a rotação de especialistas em diversos produtos; • Oferece economia de escala. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 10 3.6 Estrutura Linha-staff Também chamada linha-assessoria. É a combinação da linear (ou simples) com a funcional. Existem órgãos de linha (são os departamentos de execução das tarefas) e órgão de assessoria (apoio e de consultoria) que se relacionam. Os órgãos de linha utilizam-se de autoridade linear, já os de staff prestam assessoria e serviços especializados. Os órgãos de linha se concentram no alcance dos resultados da empresa e os de staff ou assessoria na prestação de serviços especializados e consultoria técnica, o que acarreta na influência sobre os trabalhos realizados pelos órgãos de linha. Há um certo predomínio dos órgãos de linha, em função de suas atividades gerarem os resultados. 3.7 Estrutura de Equipe É um modelo em que ocorre a descentralização do processo decisório ao mesmo tempo que desmonta as barreiras departamentais. O paradoxo do modelo é que as pessoas tem que ser ao mesmo tempo generalistas e especialistas. Há grandes organizações que baseadas no modelo burocrático que usam as estruturas de equipe para dar maior agilidade e flexibilidade e aumentar a eficiência. As equipes podem ser fixas ou transitórias, por projetos. Os membros de uma equipe podem participar simultaneamente de duas ou mais equipes. Os pontos fortes desta estrutura são: 1. Redução das barreiras entre departamentos; 2. Mais flexibilidade e menor tempo de resposta aos clientes; ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 11 3. Maior participação das pessoas; 4. Menores custos administrativos, devido ao menor número de gerentes. Os pontos fracos são: 1. Maior tempo dispendido para coordenação, em função das reuniões; 2. Pode provocar descentralização exagerada e não planejada. 3.8 Estrutura em Rede É uma estrutura que terceiriza a maior parte de suas funções de negócio e por isto mesmo tem tamanho pequeno. É totalmente descentralizada com pouca ou nenhuma departamentalização. Concentra-se na sua atividade principal. A empresa pode ser grande, mas irá contar com um número reduzido de profissionais ligados em rede. Outras pessoas serão contratadas, mas apenas por projetos ou outras empresas serão contratadas para realizar atividades sob encomenda. Um diferencial da estrutura em rede é a composição da cadeia de comando. Nas estruturas tradicionais a cadeia de comando atua como o principal meio de coordenação. A estrutura em rede é mais achatada, geralmente sem gerentes intermediários de nível tático, e por isto o poder para tomar decisões é delegado para os níveis inferiores da organização. A estrutura em rede é constituída por participantes independentes, automotivados, não limitados por hierarquias. É o equilíbrio entre a independência de cada participante e a interdependência cooperativa do grupo que dá força motriz a uma rede. As vantagens deste modelo são: ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 12 1. Flexibilidade. Cada projeto conta com os especialistas necessários apenas. 2. Custos administrativosbaixos. Não existe uma grande organização fixa a ser mantida. 3. Adequação a cada projeto. As equipes são montadas e desfeitas a cada projeto; As desvantagens são: 1. Falta de controle global. Os gerentes dependem de operações e contratos com outras empresas, o que reduz o poder de ação; 2. Maior incerteza e potencial de falhas, uma vez que inúmeras operações estão em mãos de terceiros. 3. A lealdade dos colaboradores é enfraquecida, pois sabem que serão dispensados ao fim do projeto. 3.9. Estrutura em Comissão ou Colegiada Caracteriza-se pela chefia colegiada, pela tomada de decisões políticas e estratégicas da empresa e pela divisão de responsabilidade. Outras denominações: junta, comissão, conselho. Vantagens: • facilitar a participação de especialistas; • julgamento impessoal; • pontos de vista mais gerais. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 13 Desvantagens: • fraqueza na direção de operações quotidianas; • decisões mais demoradas; • responsabilidade mais diluída Bem, pessoal, com estes tópicos já podemos resolver algumas questões. Então, vamos lá! Força, coragem e determinação. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 14 b. Questões QUESTÃO 01 - FCC – ANALISTA JUDICIÁRIO(ÁREA ADMINISTRATIVA) – TRF-3 – 2016 Considere que determinada organização tenha optado por agrupar suas atividades concentrando em um mesmo órgão aquelas da mesma natureza ou especialidade, contemplando, por exemplo, departamento de contabilidade, de vendas e de pessoal. O critério de departamentalização adotado pela referida organização é: a) o funcional. b) por produtos. c) por clientela. d) o estrutural. e) o finalístico. QUESTÃO 02 - FCC – ADMINISTRADOR– DPE-RR – 2015 Os tipos de departamentalização: I. agrupamento de todas as atividades de educação em uma Secretaria de Educação. II. agrupamento das atividades de recursos humanos em um Departamento de Recursos Humanos. III. agrupamento de algumas atividades de esportes e cultura em uma equipe para a realização de um campeonato. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 15 IV. agrupamento de atividades relacionadas aos indígenas em um departamento específico. São classificados, respectivamente, como por a) funções, por funções, por projetos e por clientela. b) serviços, por funções, por projetos e territorial. c) serviços, por serviços, por processos e por clientela. d) funções, por funções, por projetos e territorial. e) serviços, por processos, por processos e por clientela. QUESTÃO 03 - FCC – ANALISTA DO CNMP(GESTÃO PÚBLICA) – CNMP – 2015 Sobre estrutura organizacional e tipos de departamentalização, é correto afirmar que a a) estrutura por Processos tem como vantagens: especialização do trabalho, maior satisfação das pessoas, maior concentração e utilização dos recursos especializados. b) estrutura Matricial implica a utilização de pessoas de alta qualificação e a quebra do princípio da unidade de comando, de Taylor. c) grande desvantagem da estrutura por Produto ou Serviço é a facilidade na análise dos resultados (os mais variados) e na coordenação das atividades-meio e atividades-fim para a realização do produto ou serviço. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 16 d) estrutura por Clientela tem, como exemplo, as instituições que cuidam do menor, do índio e dos imigrantes. e) vantagem da estrutura Funcional está no fato de proporcionar uma maior integração entre departamentos, facilitando a gestão por processos. QUESTÃO 04 - FCC – ANALISTA JUDICIÁRIO(ÁREA ADMINISTRATIVA) – TJ-AP- 2014 Considere os tipos de departamentalização e as características na tabela abaixo. A correta correlação entre o tipo de departamentalização e suas características consta em a) A-I; B-II; C-III; D-IV. b) A-IV; B-III; C-II; D-I. c) A-III; B-IV; C-I; D-II. d) A-II; B-IV; C-I; D-III. e) A-II; B-IV; C-III; D-I. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 17 QUESTÃO 05 - FCC – ANALISTA JUDICIÁRIO(ÁREA ADMINISTRATIVA) – TRT-2 – 2014 A organização "X, Y, Z" tem como missão "Promover a pacificação social oferecendo uma prestação jurisdicional rápida, acessível e eficiente nos litígios trabalhistas” e uma das diretorias é a Administrativa-financeira, composta por 3 setores: financeira, recursos humanos e administração de materiais. Considere: I. Departamentalização é a divisão de pessoas, conforme a delegação de autoridade de cada uma, envolvendo a combinação de uma forma possível. II. Os setores da diretoria administrativo-financeira é um exemplo de departamentalização por clientela. III. O tipo de departamentalização adotado na Diretoria administrativo- financeira possibilita uma visão sistêmica e integrada de todos os objetivos da organização. IV. À medida que a estrutura dessa empresa se torna o mais horizontal, a capacidade de coordenação das chefias tenderá a aumentar. Considerando a empresa apresentada na situação hipotética, está correto o que consta APENAS em a) I. b) IV. c) I e III. d) I, II e III. e) III e IV ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 18 QUESTÃO 06 - FCC – ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS – ELETROBRAS – 2016 Considere que determinada organização esteja estruturada em dois tipos de órgãos: os órgãos principais de trabalho, com vida limitada à duração do projeto; e os órgãos de apoio funcional, de natureza permanente, que apoiam os projetos e os orientam em assuntos especializados, atuando principalmente em termos normativos e na qualidade de prestadores de serviços. Referida estrutura organizacional é do tipo a) matricial. b) divisional. c) funcional. d) gerencial. e) comissional. QUESTÃO 07 - FCC – ANALISTA JUDICIÁRIO(ÁREA ADMINISTRATIVA) – TRT-3 – 2015 As atividades de uma organização comportam subdivisões em unidades, de acordo com os denominados critérios de departamentalização, que podem ser a) por objetivos, de acordo com a teoria de descentralização de Fayol. b) funcional, que toma por base a especialidade, agrupando em um mesmo órgão atividades afins. c) em linha, onde todas as áreas se encontram em um mesmo nível hierárquico e não existe especialização. d) por centro de custos, voltada à maximização dos resultados financeiros. e) estratificados, ou seja, por camadas crescentes de poder decisório. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 19 QUESTÃO 08 - FCC – ANALISTA JUDICIÁRIO(TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO) – TRT-15 – 2015 Sobre as estruturas organizacionais, considere: I. O grupamento das atividades de uma entidade em órgãos é efetuado de acordo com critérios de departamentalização que, entre outros, podem ser: por produtos, por clientes ou por área geográfica. II. Dentre as relações formais verificadas na estrutura organizacional de uma instituição, pode-se citar a autoridade de linha, ou seja, aquela exercida pelo chefe de um órgão diretamente sobre seus subordinados. III. A denominada estrutura matricial,descrita por Fayol, pressupõe, no primeiro nível de departamentalização, as funções de produção, comercialização, finanças e administração. Está correto o que consta APENAS em a) II e III. b) I e III. c) I e II. d) III. e) I. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 20 QUESTÃO 09 - FCC – TÉCNICO DO CNMP (ADMINISTRAÇÃO)) – CNMP – 2015 Sobre estrutura organizacional, é correto afirmar: a) O grau de descentralização é outra decisão importante no delineamento da estrutura; quanto mais centralização maior será a falta de coordenação e controle. b) A formalização, explicitada em manuais de organização que descrevem níveis de autoridades e responsabilidades dos vários departamentos, assegura que, na operação, não exista a estrutura informal. c) A unidade de comando, princípio da administração clássica, é aplicada em todos os tipos de estrutura quando feito processo de departamentalização. d) A definição precisa de direitos e obrigações dos membros da organização traduzidas em funções bem delineadas é uma característica de organizações mecanicistas. e) Um dos pontos a observar na estrutura é a amplitude de controle. Quanto menor a amplitude de controle, menor o número de níveis hierárquicos. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 21 QUESTÃO 10 - FCC – TÉCNICO DO CNMP (ADMINISTRAÇÃO)) – CNMP – 2015 A estrutura organizacional por Projetos apresenta como vantagem: a) possibilita economia pelo uso racional dos equipamentos. b) predispõe todos os participantes da organização para a tarefa de satisfazer os clientes. c) forma efetiva para conseguir resultados em problemas complexos. d) economias de escala pelo uso integrado de pessoas, máquinas e produção em massa. e) permite fixar a responsabilidade pelo desempenho no comportamento regional ou local. QUESTÃO 11 - FCC – ANALISTA JUDICIÁRIO(ÁREA ADMINISTRATIVA) – TRT-16 – 2014 Sobre as estruturas organizacionais formais considere: I. A criação de uma unidade organizacional staff na diretoria demonstra tendência de perda de inovação na gestão pública. II. Um dos tipos de departamentalização é o funcional, pois permite otimizar recursos e aumentar a especialidade. III. A representação gráfica da estrutura organizacional é feita pelo fluxograma, que é reconhecido juridicamente de fato e de direito. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 22 IV. Em um processo de achatamento da estrutura organizacional tende-se a um aumento da amplitude de controle das chefias. Está correto o que se afirma APENAS em a) I e II. b) I e III. c) III e IV. d) II e IV. e) II. QUESTÃO 12 - FCC – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – HEMOBRÁS – 2013 Em busca de inovação, algumas empresas têm utilizado um modelo de estrutura organizacional diferenciado dos demais, que permite, por exemplo, a integração horizontal entre as áreas funcionais da empresa. Para autores como Vasconcellos (1982) resume-se em: quando duas ou mais formas de estrutura são utilizadas, simultaneamente, sobre os mesmos membros de uma organização. Este modelo denomina-se a) Terceirização. b) Organograma. c) Estrutura em linha e staff. d) By-pass e) Estrutura matricial. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 23 QUESTÃO 13 - FCC – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO – HEMOBRÁS – 2013 A tendência de grande parte das organizações é manter estruturas tradicionais ou departamentalizadas. Este modelo, chamado de departamentalização, pode ser desenhado baseando-se em alguns critérios, como, por exemplo, um departamento industrial que reúne subdivisões de seções técnicas como usinagem leve, usinagem pesada, montagem, try-out etc. Trata-se de Departamentalização a) funcional. b) por cliente. c) por processo. d) por produto. e) geográfica. ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 24 c. Gabarito 1 2 3 4 5 A A D C B 6 7 8 9 10 A B C D C 11 12 13 D E C
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