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Arquivos públicos na administração pública

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Universidade Federal da Bahia 
Instituto de Ciência da Informação 
Graduação Arquivologia 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CARLOS EDUARDO SANTOS ARAGÃO 
 
 
 
 
 
 
 
O CONTRASTE ENTRE A TEORIA E A PRÁXIS: A VERDADEIRA 
FUNÇÃO EXERCIDA PELOS ARQUIVOS PÚBLICOS NA 
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E NA SOCIEDADE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Salvador 
2008 
CARLOS EDUARDO SANTOS ARAGÃO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
O CONTRASTE ENTRE A TEORIA E A PRÁXIS: A VERDADEIRA 
FUNÇÃO EXERCIDA PELOS ARQUIVOS PÚBLICOS NA 
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E NA SOCIEDADE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Monografia apresentada ao curso de graduação 
em Arquivologia, Instituto de Ciência da 
Informação, Universidade Federal da Bahia, como 
requisito parcial para obtenção do grau de 
bacharel em Arquivologia. 
 
Orientador: sob orientação da docente Marilene 
Lobo Abre Barbosa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Salvador 
2008 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A671 Aragão, Carlos Eduardo Santos 
 O contraste entre a teoria e a práxis: a verdadeira 
 função exercida pelos arquivos públicos na administração 
 pública e na sociedade/ Carlos Eduardo Santos Aragão. – 
 Salvador, 2008. 
 57 f. 30cm 
 
 Orientadora: Profa. Marilene Lobo Abreu Barbosa 
 Monografia (Graduação em Arquivologia) – Universidade 
 Federal da Bahia, Instituto de Ciência da Informação. 
 
 1.Arquivos públicos. 2. Arquivos permanentes. 3. gestão 
 documental. 4. gestão da informação e do conhecimento. 
 5. Memória organizacional. I Título. 
 
 CDU 930.25 
 CDD 027 
CARLOS EDUARDO SANTOS ARAGÃO 
 
 
 
 
 
O CONTRASTE ENTRE A TEORIA E A PRÁXIS: A VERDADEIRA 
FUNÇÃO EXERCIDA PELOS ARQUIVOS PÚBLICOS NA 
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E NA SOCIEDADE 
 
 
 
Monografia apresentada ao curso de graduação em Arquivologia, Instituto de 
Ciência da Informação, Universidade Federal da Bahia. 
 
 
 
 
 
Aprovada em 1° de Julho de 2008. 
 
 
 
 
Banca Examinadora 
 
 
 
Marilene Lobo Abreu Barbosa – Orientadora________________________ 
Mestre 
 
Gilda Ieda Sento Sé de Carvalho__________________________________ 
Mestre 
 
 
 
Sergio Franklin Ribeiro da Silva__________________________________ 
Mestre 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A 
Meus pais e irmãs, por ter me ensinado a aprender. 
A minha namorada por me acompanhar nessa trajetória de 
aprendizado. 
 
 
 
AGRADECIMENTOS 
 
Primeiramente, agradeço a Deus, pela oportunidade de estar no mundo. Sem a fé 
em sua força e os seus ensinamentos, certamente eu teria desistido de meu 
caminho. 
Aos meus pais, Hamilton Cardoso Aragão e Maria Lêde Santos Aragão, que serei 
eternamente grato por propiciar excelentes condições para minha formação 
repleta de dedicação, amor e paciência. 
 Leila e Leiliane minhas irmãs que amo demasiadamente, e sempre estiveram ao 
meu lado apoiando e incentivando nessa difícil e conturbada jornada. A minha 
querida Orientadora Marilene Lobo Abreu Barbosa pelos momentos incessantes 
de dedicação e presteza durante todo curso. Aos professores e funcionários do 
Instituto de Ciência da Informação da UFBA pela dedicação e compreensão. Aos 
meus Avós, tios e primos pelas palavras de carinho e conforto. Meus amigos de 
forma geral, que juntos vivemos momentos inesquecíveis e que ficarão guardados 
na memória para sempre. Meus colegas de trabalho que sempre compreenderam 
a difícil tarefa de conciliar meu horário de serviços com o estudo. 
Agradeço a dona Heloína, Verônica, Anderson, pelo apoio nessa caminhada. A 
minha querida Namorada Waleska que contribuiu significativamente para minha 
chegada triunfal, no qual durante a maior parte do percurso de minha vida 
acadêmica sempre esteve caminhando ao meu lado e me mostrando que poderia 
ir muito mais além do que eu imaginava. 
 
A todos que colaboraram direta ou indiretamente para a concretização deste 
sonho. 
Para vocês, ofereço esta página... 
 
Que os versos do dia-a-dia formem os mais belos poemas da poesia da vida... 
 
Muito obrigado a todos! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tão importante quanto a 
informação, é saber como 
acha - lá! 
 
confúcio 
 
 
RESUMO 
 
 
Esta pesquisa visa elucidar o contraste existente entre a teoria arquivística e a 
prática exercida. Durante o escopo deste material, identificamos a razão pelo qual, 
os arquivos públicos foram criados, relatando as reais necessidades do homem 
desde os primórdios até os dias de hoje, em registrar suas informações e 
armazená-las em locais de acesso restrito. Este material traz consigo, uma breve 
abordagem sobre as vertentes estratégicas da informação contidas nos arquivos 
públicos, bem como sua missão e evolução dentro da dinâmica social, através de 
uma reflexão sobre as políticas públicas arquivísticas existentes no período; 
identificando a descaracterização do valor gerencial e potencialmente estratégico 
das informações arquivísticas na fase permanente, replicando dessa forma para o 
público, uma imagem estereotipada dos arquivos públicos como apenas centros 
culturais. Este trabalho, procurou desvelar o papel exercido pelos arquivos 
públicos em sua atuação como órgão da engrenagem da administração pública, 
além descortinar o conceito e a missão de arquivo expressos na literatura, 
identificando as supostas ações e intervenções dos arquivos públicos, no sentido 
de mudar esta realidade diante da administração pública e da sociedade. Por fim, 
coletamos um estudo de caso, para verificar quais as estratégias usadas pelos 
Arquivos Públicos da cidade do Salvador, para mostrar sua real função na 
administração pública e na sociedade, a fim de apontar possíveis soluções, por 
meio de recursos de marketing, com qual possa modificar essa imagem. 
 
 
Palavras-chave: Arquivos Públicos Permanentes – Informação Estratégica. Visão 
estereotipada. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ABSTRACT 
 
 
This research aims to clarify the contrast between the theory and practice archival 
exercised. During the scope of this material, identify the reason for which the public 
archives were created, reporting the real needs of man since the early days up to 
today, in registering their information and store them in places of restricted access. 
This material brings a short approach on the strategic aspects of the information 
contained in public files, and its mission and developments within the social 
dynamics, through a reflection on public policies arquivísticas existing in the period, 
identifying the adulteration of the value and management of potentially strategic 
information arquivísticas the permanent phase, thus replicating to the public, a 
stereotyped image of public archives and cultural centers only. This work, sought 
unveil the role played by public archives in its activities as a body of the gears of 
government, besides see the concept of mission and file expressed in literature, 
identifying the alleged actions and interventions of public archives in order to 
change this reality before the government and society. Finally, collect a case study, 
to see what the strategies used by the Public Archives of the city of Salvador, to 
show its real function in public administrationand in society in order to point out 
possible solutions, through resources, marketing, with which could alter that image. 
 
Keywords: Permanent Public Archives - Strategic Information. Vision stereotyped. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS 
 
 
 
APB Arquivo Público da Bahia 
 
CONARQ Conselho Nacional de Arquivo 
 
DETRAN Departamento Estadual de Trânsito 
 
IPTU Imposto Predial e Territorial Urbano 
 
TCA Teatro Castro Alves 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUMÁRIO 
 
 
 
 
1 INTRODUÇÃO........................................................................................11 
 
2 ARQUIVOS PÚBLICOS: 
 Evolução e Definição..............................................................................18 
 
2.1 EVOLUÇÃO............................................................................................18 
 
2.2 DEFINIÇÃO............................................................................................19 
 
3 A MISSÃO DOS ARQUIVOS PÚBLICOS COMO ÓRGÃO DE ESTADO 
E DIFUSOR DE INFORMAÇÃO PARA A SOCIEDADE .................................22 
 
3.1 PARALELO ENTRE OS CONCEITOS PROMULGADOS PELA TEORIA E 
PELA LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA E A FUNÇÃO EXERCIDA PELOS 
ARQUIVOS PÚBLICOS NA PRÁTICA.....................................................22 
 
4 POLÍTICAS PÚBLICAS.........................................................................29 
 
 
5 OS ARQUIVOS PÚBLICOS COMO UMA FONTE DE INFORMAÇÃO 
ESTRATÉGICA PARA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA..................................32 
 
6 ESTUDO DE CASO................................................................................36 
 
6.1 ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL DE SALVADOR................................36 
6.2 ARQUIVO PÚBLICO DA BAHIA.............................................................40 
 
 
7 UM PLANO DE MARKETING DIRECIONADO A MUDARA IMAGEM DOS 
ARQUIVO PÚBLICOS..............................................................................45 
 
7.1 LINHAS MESTRAS DE UM PLANO DE MARKETING PARA OS ARQUIVOS 
PÚBLICOS.....................................................................................46 
 
8 CONSIDERAÇÕES FINAIS....................................................................52 
 
 REFERÊNCIAS.......................................................................................55 
 
 
 
INTRODUÇÃO 
 
 
 
A humanidade, desde os primórdios até os dias de hoje, sentiu a 
necessidade de registrar suas informações e o fez utilizando o suporte documental 
em voga no momento histórico em que vivia. Os arquivos, instituições sociais 
milenares, aparentemente pareciam predestinados a guardar estes registros, com 
o fim precípuo de narrar para a posteridade a odisséia da humanidade na Terra. 
No entanto, estudos e pesquisas modernos e contemporâneos revelam o 
caráter funcional destas instituições e seu atrelamento à gestão e à vida pública 
das cidades de origem, haja vista as noções de organicidade, identidade e 
autenticidade que os primeiros arquivos públicos detinham, a exemplo dos 
arquivos de Ebla e Ugarit, na Síria e de Mari, na Mesopotâmia, a constatação da 
aplicação destes princípios fazem compreender o papel destes acervos na 
administração das cidades referidas. 
Os arquivos não eram concebidos como meros depósitos ou reservas 
inertes de placas de argila. Eles constituíam já um complexo sistema de 
informação. Para além dos documentos, em si, havia uma estrutura 
organizacional, um critério seletivo de preservação e a disponibilização 
de um serviço determinado tanto pelo valor informativo das placas, como 
pelo rigor da sua integração sistêmica. (SILVA, 1998, p.48). 
 
Estes fatos evidenciam que os repositórios arquivísticos não tinham 
apenas a função contemplativa, eles tinham função ativa no gerenciamento das 
cidades antigas e também procuravam assegurar a legitimidade e a proteção dos 
direitos e interesses dos reis, sacerdotes, mercadores, consolidando e alargando 
seus poderes e suas influências através das futuras instituições que eles próprios 
criariam. 
A literatura arquivística é pródiga em concepções e aplicações que 
denotam a potencialidade estratégica das informações arquivísticas, ainda que 
estas informações estejam em arquivos permanentes, o que comprova, também, o 
conceito de que as informações não são naturalmente estratégicas, elas se 
tornam estratégicas, na medida em que demonstram sua aplicabilidade na 
resolução de uma questão, na explicação de um fato, no subsídio a uma decisão. 
11 
Por isso, o rei Hamurabi, da Babilônia, após conquistar a cidade de Mari, 
mandou inventariar todo o acervo de seu arquivo e levou como parte de seu 
acervo pessoal a correspondência internacional, “[...] para depois a usar como 
parte de seu próprio jogo diplomático”. (SILVA, 1998, p.48). 
 
Neste sentido, no Brasil, a Lei Federal nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 
é perfeita, ao promulgar que “é dever do poder público a gestão documental e a 
proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à 
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de apoio 
e pesquisa”. 
 
Bellotto (1996, p.54) pondera que, se o arquivo público, cujas funções 
precípuas são o recolhimento, o tratamento, a conservação, a difusão e o acesso 
à consulta de todos os documentos acumulados por determinada administração, 
estende, além disso, “suas potencialidades de ação em maior benefício da 
sociedade, está cumprindo, sem desvio e sem esmorecimento, seu real papel” . 
 
Paes enfatiza que os arquivos permanentes têm a função de manter sob 
sua custódia, conservar e possibilitar o acesso aos documentos não-correntes, 
mas que são úteis à administração pública e às organizações, à pesquisa histórica 
e a outras finalidades. Para ela, com o passar do tempo, vai diminuindo o uso 
administrativo, mas o documento guarda seu valor como potencial fonte de 
informação, se assim não o fosse ele deveria ser eliminado. 
A transferência e o recolhimento são feitos, pois, em razão da freqüência 
de uso e não do valor do documento. Assim, corrente, intermediário e 
permanente são gradações de freqüência de uso e seleção nessa 
oportunidade. (PAES, 2002, p.111). 
 
Corroborando este valor intrínseco do documento, em função de sua 
natureza informativa e de detenção do conhecimento, que guardam em si a 
possibilidade de um dia serem úteis, Barreto considera que os repositórios de 
informação têm a função de reunião, seleção, codificação, redução, classificação e 
armazenamento de informação, com o fim de organizar e controlar os estoques de 
12 
informação, para uso imediato ou futuro, tendo em vista o valor da informação 
como uma “estrutura significante” capaz de produzir conhecimento. 
Todas essas atividades orientam-se para a organização e controle de 
estoques de informação, para uso imediato ou futuro. Este repositório de 
informação representa um estoque potencial de conhecimento e é 
imprescindível para que este se realize no âmbito da transferência da 
informação. Contudo, por ser estático, não produz, por si só, qualquer 
conhecimento. As estruturas significantes armazenadas em bases de 
dados, bibliotecas, arquivos, museus possuem a competência para 
produzir conhecimento, mas que só se efetiva a partir de uma ação de 
comunicação mutuamente consentida entre a fonte (os estoques) e o 
receptor. Porém, a produção dos estoques de informação não possui um 
compromisso direto e final com a produção de conhecimento, que 
permite uma ação de desenvolvimentoem diferentes níveis. (BARRETO, 
1995, p.2). 
 
Ainda na vertente do valor estratégico, que a informação pode ser alçada 
a qualquer tempo, Moresi ressalta que o valor da informação está relacionado com 
sua utilidade no processo decisório da organização; neste sentido, uma mesma 
informação pode ter valor estratégico para uma organização e ser considerada 
sem interesse para a outra, este valor está na razão direta do contexto 
organizacional e das contingências políticas, econômicas, sociais, sendo, também, 
a conjuntura de tempo e espaço decisiva para atribuir o valor à informação. 
[...] é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir 
parâmetros capazes de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma 
das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor, que, apesar de 
serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo 
e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece 
na sobrecarga de informação. (MORESI, 2000, p. 7). 
Há, no entanto, uma disparidade entre as assertivas enunciadas pela 
teoria arquivística e pela ciência da informação e o funcionamento efetivo dos 
arquivos públicos permanentes, diante da missão para a qual foram criados. Esta 
percepção do senso comum, oriunda da convivência, da interação com eles e da 
manifestação pública a respeito deles, é constatada por resultados de estudos e 
pesquisas a exemplo da afirmação de Ohira e Martinez (2002, p.4) “falta clareza a 
respeito do potencial informativo dos arquivos e de suas funções como apoio à 
administração”. 
13 
Já em 1964, Moreira afirmava que o Estado brasileiro usava 
erroneamente sua documentação administrativa, que, ao invés de “instrumento do 
Estado e da Administração”, os documentos eram usados como simples registros 
do passado. Pondera ainda que, na contemporaneidade, os arquivos permanentes 
tornaram-se: 
[...] instrumentos de real utilidade para os administradores no 
delineamento dos novos rumos da política administrativa. Os documentos 
deixam de constituir os resíduos das operações passadas para se tornar 
as ferramentas de trabalho da administração. (MOREIRA, 1964 apud 
BELLOTO, 2004). 
Esta linha de pensamento é reforçada pelo fato de os arquivos públicos 
estarem, quase sempre, vinculados às secretarias de cultura e de educação, 
desconhecendo o valor administrativo dos acervos arquivísticos e a função de 
repositório de informações produzidas pelo Estado, à disposição da sociedade, 
tornando transparente a administração pública e fazendo cumprir o dispositivo 
constitucional do livre acesso dos cidadãos às informações. Para Cortez, esta 
situação demonstra: 
[...] uma falta de conhecimento e definição de como e onde o cidadão tem 
acesso às informações produzidas pelo próprio Estado. Os arquivos são 
vistos muito mais com a função de apoio cultural do que como órgão 
básico da administração. (CORTEZ, 1996, p.81). 
 
 
O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, em 1999, reuniu na cidade 
do Rio de Janeiro, representantes de diversas instituições arquivísticas públicas 
brasileiras, na Mesa-redonda Nacional de Arquivos, com fim de diagnosticar a 
situação dos arquivos públicos e privados brasileiros e traçar políticas públicas 
para estas instituições. Dentre os muitos problemas discutidos, mereceu destaque 
“a falta de visibilidade da importância dos arquivos, pelo cidadão, pelos 
governantes e pela sociedade” (CONARQ. CONSELHO NACIONAL DE 
ARQUIVOS). 
 
 
 
 
14 
 
1.1 PROBLEMATIZAÇÃO 
 
Pelo exposto, a administração pública brasileira compreende o arquivo 
como um aparato cultural, não como um aparelho do Estado, com potencialidade 
para contribuir com a tomada de decisão na administração pública. 
 
1.2 HIPÓTESE 
 
Neste sentido, respaldados nos enunciados da teoria arquivística e da 
teoria da ciência da informação expressos por conceituados estudiosos da área, 
que estão citados neste texto, acima, pode-se afirmar que, ao desconsiderar o 
caráter gerencial e potencialmente estratégico das informações arquivísticas das 
fases, intermediária e permanente, a administração pública brasileira 
contemporânea demonstra ter uma visão estereotipada dos arquivos públicos, o 
que se reflete no tracejamento de políticas públicas dissociadas da verdadeira 
missão dos arquivos e que reforçam o conceito e a imagem estereotipada de 
arquivo púbico e permanente disseminados na sociedade. 
 
1.3 PRESSUPOSTOS 
 
Neste contexto, cabe também questionar o que têm feito os arquivos para 
mostrar sua verdadeira função como instrumento operativo a serviço da 
administração pública e da sociedade. 
Quanto à administração pública, reitera-se a idéia de que ela enxerga os 
arquivos públicos apenas como aparatos culturais, desvirtuando a função precípua 
do arquivo de apoiar a administração pública na tomada de decisão, 
ressignificando o valor estratégico da informação, cada vez que ela é aplicada. 
Esta visão é replicada para o público e ajuda a cristalizar a imagem do 
arquivo apenas como aparato cultural no seio da sociedade, dando sentido à 
noção de arquivo que emana da sociedade, como um depósito de papel velho e 
15 
sem utilidade prática, uma instituição para servir à intelectualidade e não à 
cidadania, conforme apregoa Antunes Silva: 
[...] faz-se necessário o planejamento e o desenvolvimento de campanha 
de marketing, em mídia impressa, falada e televisada, sobre a 
importância dos arquivos para a cidadania e para a identidade nacional. 
 
 Tendo em vista o exposto, e amparados nos conceitos de marketing e de 
suas ferramentas, adota-se como pressuposto que um programa intensivo de 
marketing pode contribuir para mudar a imagem que a administração pública e a 
sociedade têm dos arquivos públicos. 
 
1.4 OBJETIVO: 
 
Este estudo objetiva, em primeiro lugar, averiguar a veracidade das 
afirmativas acima citadas nos arquivos públicos da cidade de Salvador-Bahia e, 
em segundo plano, verificar quais as estratégias usadas pelos arquivos para 
mostrar sua real função na administração pública e na sociedade e, por fim, 
apontar caminhos, por meio de recursos de marketing, que possam modificar essa 
imagem. 
Os objetivos específicos dessa pesquisa procuram a) desvelar o papel 
exercido pelos arquivos públicos em sua atuação como órgão da engrenagem da 
administração pública; b) descortinar o conceito e a missão de arquivo expressos 
na literatura; c) identificar as supostas ações e intervenções dos arquivos públicos, 
no sentido de mudar esta realidade diante da administração pública e da 
sociedade; d) apontar estratégias que caminhem na direção de uma mudança de 
mentalidade do governo e da sociedade em relação ao arquivo público. 
 
1.5 METODOLOGIA 
1.5.1 Método 
 
A pesquisa utiliza o método científico hipotético-dedutivo, tendo em vista 
que se apodera dos postulados da teoria arquivística e da ciência da informação 
para construir as variáveis da hipótese. Deste modo, conjeturou-se que o governo 
16 
brasileiro e a sociedade têm uma visão estereotipada dos arquivos 
públicos brasileiros, tomando como referencial, para esta afirmativa, os conceitos 
expressos por teóricos da Arquivologia e da Ciência da Informação; por outro lado 
comparou-se este referencial teórico com a patente percepção do senso comum 
sobre a missão do arquivo e seu papel na sociedade, ou seja, comparou-se o 
consenso reinante na comunidade a respeito do papel do arquivo com as 
afirmações expressas pela literatura. 
 
1.5.2 Instrumentos Metodológicos 
 
Num segundo passo, buscando submeter ao crivo do método científico o 
conhecimento empírico que se tem sobre o real uso dos arquivos públicos na 
cidadede Salvador-Bahia, construíram-se dois estudos de caso: Um com o 
Arquivo Público da Bahia; e o outro com o Arquivo Municipal do Salvador. Os 
dados do referencial empírico serão levantados por meio da técnica da entrevista 
orientada, a qual foi enriquecida com uma pergunta usando a técnica de incidente 
crítico, a fim de realçar algum incidente que marcou as lembranças do 
entrevistado e por isso ajuda-o a lembrar os fatos ocorridos. 
Por fim, apurados os dados eles serão confrontados com o referencial 
teórico, e inferidas as conclusões e dadas às sugestões para o redirecionamento 
dos arquivos públicos em busca de sua verdadeira identidade e missão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
17 
2 ARQUIVOS PÚBLICOS: evolução e definição 
 
 
Para conceituar Arquivo Público, deve-se fazer uma breve retrospectiva 
sobre sua evolução. Os arquivos surgiram com a missão de assegurar os direitos 
e privilégios das autoridades constituídas nos diversos momentos históricos; 
contudo, o verdadeiro conceito de arquivo público, com a missão de servir ao 
Poder Público, mas também à sociedade, só se consolida com a promulgação da 
Assembléia Nacional Constituinte Francesa, em 9 de julho de 1989, e a afirmação 
dos ideais da Revolução Francesa. 
 
2.1 Evolução 
 
 
 A humanidade, desde os primórdios até os dias de hoje, sentiu a 
necessidade de registrar suas informações independentemente do material 
utilizado como suporte, assegurando dessa forma a legitimidade e a proteção dos 
direitos e interesses dos mercadores, sacerdotes e reis, consolidando e alargando 
seus poderes e suas influências através das futuras instituições que eles próprios 
criariam. Acredita-se que esses acervos referiam-se a tratados, contratos, atos 
notariais, testamentos, promissórias, recibos e sentenças de tribunais. 
[...] os primeiros arquivos reúnem já ingredientes que vieram a tornar-se 
clássicos e hoje são ainda defendidos pela disciplina (Arquivística). A 
mais importante das revelações tem a ver com o respeito pelos aspectos 
orgânicos da estrutura arquivística, como se comprovou em Ebla (Síria). 
Mas havia também grandes cuidados com a identidade e a autenticidade 
dos próprios documentos. As placas sumérias evidenciam também, 
desde cedo, uma estrutura diplomática coerente e eficaz, a qual, em 
grande medida, servirá de modelo às chancelarias européias da época 
medieval e moderna. A correspondência e os contratos administrativos 
incluem, conforme os casos, a identificação das partes, o nome das 
testemunhas ou do escriba, a menção da data e, até, a estampagem dos 
selos de validação. A tipologia documental era muito variada, estando já 
então, definida as principais categorias que integram os arquivos de 
épocas mais recentes: cartas régias, tratados internacionais, atas, 
missivas, contratos, assentos contábeis, censos e etc. 
Nem mesmo estão ausentes os documentos cartográficos, como, por 
exemplo, a placa legendada em caracteres cuneiformes, do século XIII 
a.C.; com a representação da cidade de Nínive ou o papiro egípcio com a 
planta topográfica das minas de ouro de Gebel. (SILVA, 1999, p.46). 
 
 
18 
Com o desenvolvimento cientifico do homem, diversas mudanças foram 
ocorrendo na transição do suporte de registro informacional, passando-se do 
papiro para o pergaminho e posteriormente para o papel. Segundo PAES: 
“Paralelamente à evolução da escrita, o homem aperfeiçoou também o 
material sobre o qual gravava seus sinais convencionais, alterando, como 
conseqüência, lenta e progressivamente, o aspecto dos documentos, 
bem diferentes da forma pela qual hoje os conhecemos”. (PAES, 2002, 
p.15). 
 
Ao decorrer do tempo e com a emergência do governo constitucional, que 
tem como base fundamental a soberania dos cidadãos, os arquivos públicos 
passaram a assegurar os interesses de seu novo soberano: o povo, conforme 
corrobora a citação abaixo: 
[...] eles representam as fontes de informação mais seguras e mais 
completas relativas às instituições e ao seu papel na sociedade. Os 
arquivos das administrações públicas testemunham a experiência 
colectiva e muitas vezes a memória colectiva da comunidade nacional, 
constituindo assim uma componente fundamental da herança cultural. 
(COUTURE; ROUSSEAU, 1998 p.16-17). 
 
No entanto, a história dos arquivos públicos pode ser abordada sobre 
diversos aspectos, tendo eles sempre se constituindo como instrumento de base 
fundamental da administração, com a finalidade de testemunhar, decidir e 
proceder em virtude de seu caráter oficial e jurídico, as questões relativas aos 
aspectos sociais, históricos e culturais em diversas civilizações. 
 
2.2 Definições 
 
Há dúvidas quanto à origem da palavra arquivo; alguns teóricos afirmam 
que a terminologia arquivo público é uma evolução da palavra grega archeion que 
significava o local de guarda e o depósito dos documentos públicos. Outros 
consideram que o termo é proveniente de archivum, palavra de origem latina, que 
no sentido antigo identifica o local de guarda dos documentos. 
 Quanto à noção de arquivo Público ou arquivo de Estado, estudiosos 
afirmam que surgiu entre os séculos XVI e XVII, no tempo de Carlos V, na 
Espanha, com o movimento de transferência do tesouro dos diplomas de Castela 
19 
para Simancas; posteriormente esse arquivo foi constituído como o principal 
núcleo de acervos do Estado de Castela. Conforme PAES: 
As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como 
depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre 
relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos 
serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. (PAES, 2004, 
p.19). 
 
Rousseau e Couture definem arquivos públicos de forma mais ampla, 
agregando em seu conceito várias correntes de pensamento, como: 
[...] o conjunto das informações, qualquer que seja a sua data, natureza, 
ou suporte, organicamente (e automaticamente) reunidas por uma 
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, para as próprias 
necessidades da sua existência e o exercício das funções, conservadas 
inicialmente pelo valor primário, ou seja, administrativo, legal, financeiro 
ou probatório, conservadas depois pelo secundário, isto é, de testemunho 
ou, mais simplesmente, de informação geral. (ROUSSEAU e COUTURE, 
1998, p.284). 
 
No entanto, os arquivos públicos, como instituição, só adquiriram forma no 
final do século XVIII na França, através da Assembléia Nacional Constituinte, 
quando, em 1789, foi aprovada a criação do Arquivo Nacional Francês, que tinha 
como preceito garantir a conservação dos registros dos processos de formação de 
um novo Estado. 
 No Brasil, os arquivos públicos surgiram durante o regime imperial 
brasileiro, com a criação do Arquivo Nacional, em 1838. Contudo, o incentivo para 
a criação de arquivos públicos nas diversas províncias ocorreu apenas após a 
proclamação da República. A legislação arquivística brasileira, cuja expressão 
máxima é a lei 8.159 de 1991, entende como arquivos: 
[...] os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos 
públicos, instituição de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa 
física, qualquer que seja o suporte da informação ou da natureza dos 
documentos. (BRASIL, Lei 8.159, 1991). 
 
A partir de reflexões dos autores sobre o conceito de arquivos públicos, 
neste estudo, define-se arquivos públicos como o conjunto de documentos 
produzidos e recebidos por instituições públicas da esfera federal, estadual, 
municipal e do distrito federal em decorrência de suas funções executiva, 
legislativa e judiciária. Consideram-se também como documentos públicos os 
20 
arquivos produzidose recebidos por instituições de caráter público, como as 
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de 
suas atividades, o qual implica o recolhimento de sua documentação à instituição 
arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. 
Na atualidade brasileira, os arquivos públicos obedecem a seu ciclo vital, 
distinguido através de seus valores primários e secundários como arquivos 
correntes, intermediários e permanentes, sendo considerado os de caráter 
histórico inalienável e imprescritível. Arquivo, como instituição de guarda de 
documentos, tem suas atribuições preconizadas em lei, que também assegura ao 
cidadão o direito de acesso à informação; neste sentido, a Constituição da 
República Federativa do Brasil de 1988, legisla em seu artigo 216: "cabem à 
administração pública, a gestão da documentação governamental e a consulta a 
quantos dela necessitem”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
20 
21 
3 A MISSÃO DOS ARQUIVOS PÚBLICOS COMO ÓRGÃO DE ESTADO E 
DIFUSOR DE INFORMAÇÃO PARA A SOCIEDADE 
 
A missão de um arquivo público depende significativamente do contexto 
social e político do Estado. Hierarquicamente, os arquivos públicos aqui, no Brasil, 
estão diretamente relacionados com as políticas arquivísticas estabelecidas por 
sua entidade máxima: CONARQ. Nesse sentido Matar afirma: 
O objetivo parece ser o de socializar o serviço de pesquisa histórica, hoje 
uma unidade restrita à demanda interna, na medida em que deveria 
atender aos pedidos de informação da imprensa, do público e dos 
Poderes da União. (MATAR, 2003, p.20). 
 
A missão precípua dos arquivos públicos brasileiros, hoje, é: 
 
a) O recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelas 
instituições da administração pública em sua esfera federal, estadual e municipal; 
b) O tratamento documental deste acervo, mediante aplicação de modernas 
técnicas de gestão da informação, inclusive aplicando soluções informatizadas; 
 c) A disponibilização e a facilitação ao acesso aos documentos 
permanentes; 
d) Acompanhar, divulgar e implementar políticas de arquivos de âmbito 
nacional e estadual. 
Nesse sentido, cabe ao Poder Público estabelecer procedimentos para 
que a legislação arquivística, bem como as políticas de arquivos existentes no 
país, cumpram sua finalidade a partir dos conceitos e regulamentos estabelecidos 
para os arquivos públicos. 
 
3.1 Paralelo entre os Conceitos Promulgados pela Teoria e pela Legislação 
Arquivística e a Função Exercida pelos Arquivos Públicos na Prática 
 
A História evidencia que os arquivos surgiram pelo desejo ou necessidade 
que os homens sentiram de registrar suas ações. Não obstante, e com o decorrer 
do tempo, surge nas antigas civilizações a necessidades de guardar os acervos de 
22 
interesses dos soberanos da época. Nos templos eram armazenados apenas os 
documentos de interesse público, como os tratados, leis, minutas de assembléias 
populares dentre outros documentos oficiais, conforme ratifica a citação abaixo: 
A missão de fornecer informações a partir de dados existentes, em 
qualquer suporte e em qualquer meio, é função dos profissionais das 
chamadas ciências documentais. Dentre essas ciências esta inserida a 
arquivologia, que prepara profissionais para atuar em arquivos cuja 
responsabilidade consiste em desempenhar um papel no processo social, 
cultural, histórico e administrativo de um país. (PAES, 2004, p.89). 
Pode-se asseverar, avaliando o contexto histórico, que os arquivos 
públicos, na Antiguidade, tinham a função de apoiar e servir de suporte 
informacional, às classes dominantes, sendo a documentação guardada em locais 
de acesso restrito, porém, tinham uma conformidade com a gestão pública, sendo 
considerado como um espelho das ações governamentais. 
 Dessa forma, percebe-se que os arquivos públicos nasceram com a 
finalidade de fazer duradouras as ações realizadas pelo Poder Público, pela Igreja 
e pela iniciativa privada, ao mesmo tempo em que serviram como fonte de estudo 
para as gerações futuras. 
É com os princípios iluministas, expandidos a partir da Revolução 
Francesa, de liberdade, igualdade e fraternidade, que os arquivos públicos 
alcançam sua real missão de difusor de conhecimento para a população. São 
estes princípios que vão nortear a formação de uma mentalidade democrática e de 
direito de cidadania, que vão fortalecer o papel do arquivo público na sociedade. 
No entanto, no Brasil, apesar de estar estatuída em lei a missão dos 
arquivos públicos, a práxis demonstra que há um descompasso entre o que se 
prega e o que se faz, na medida em que o Poder Público concebe o arquivo 
público apenas como arquivo histórico e não como arquivo permanente, ou seja, 
aquele que custodia uma documentação que tem valor permanente para a 
administração pública, pois estes documentos encerram informações 
23 
potencialmente úteis, para resolver questões administrativas e jurídicas, que estão 
relacionadas com fatos que aconteceram no passado. 
Fazendo uma analogia com a moderna visão de gestão do conhecimento 
nas organizações, o arquivo público é uma base de dados de conhecimento sobre 
o governo e sua administração e sua relação com a sociedade, ou seja, sua 
memória organizacional, instrumento que possibilita o retorno ou recuperação de 
qualquer informação agregada ao conjunto, a qualquer momento. A este conjunto 
de informações arroladas, Barreto (1995, p.1) chama de estruturas de informação, 
que, por sua vez, são armazenadas em agregados de informação. Para ele, “O 
destino final, o objetivo da informação e de seus agregados é promover o 
desenvolvimento do indivíduo, de seu grupo e da organização”. 
Neste sentido, o arquivo é um repositório de conhecimento sobre o Estado 
e de seu funcionamento em interação com a sociedade e suas estruturas sociais, 
o que torna evidente a missão dos arquivos públicos de ser a memória social do 
Estado, portanto uma fonte de conhecimento sobre ele, preservada e tratada, não, 
apenas, para ser evocada, mas também para ser revocada como conhecimento 
utilitário, capaz de criar “novos ativos de conhecimento” (MORESI, 2006, p. 291) 
sobre o próprio Estado e a sociedade a qual ele serve. 
Para explicitar mais clara e obviamente esta analogia pode-se lançar mão 
do conceito de Stein (1995 apud MORESI, 2006, p.289) de que “memória 
organizacional é memória coletiva”, e, nesta vertente de pensamento, os autores 
defendem que memória coletiva é conhecimento construído junto, como resultado 
de ação cotidiana e funcional, que se fez necessária e, às vezes, obrigatória, 
mediante uma conjunção de fatores e atividades do dia-a-dia. 
A memória coletiva refere-se aos processos sociais de articular e 
comunicar informação relativa às interpretações compartilhadas que são 
armazenadas como normas sociais e costumes. Desta formulação 
original surgiu a noção de memória de um sistema social específico, isto 
é, a memória de uma organização. (STEIN, 1995, apud MORESI, 2006, 
p.289). 
24 
Parafraseando Klemke (2000, apud MORESI, 2006, p.290), pode-se 
afirmar que os arquivos públicos, como a memória da organização Estado, deve 
reunir todo o conhecimento útil produzido por ele ao longo do tempo, para que, no 
momento oportuno e necessário, possa responder à demanda do próprio Estado e 
da sociedade, “facilitando a recuperação de conhecimento relevante sobre 
atividades cotidianas”. (MORESI, 2006, p.291). 
No entanto, o que fica patente, pelo menos no Brasil, é que os Poderes 
Públicos e a sociedade compreendem a memória organizacional como só 
passado, e como tal, é história e cultura, mas não percebem a interferênciada 
história na decisão de fatos presentes e futuros. E é esta a visão que hoje se tem 
da memória organizacional no contexto da gestão de conhecimento. Ou seja, 
reconhece-se que o documento é mantido porque a informação que ele registra é 
conhecimento latente sobre algum fato, que pode ser útil no futuro, para apoiar a 
tomada de decisão; portanto, é um fato passado decidindo o futuro. E, ao ser 
usada, esta informação demonstra que seu valor se mantém, o que foi reduzida foi 
a freqüência de uso, conforme vaticinou Paes (2002, p.111). E, ao ser decisiva, 
para resolver um problema e apoiar uma decisão, a informação demonstra não ser 
ultrapassada, ela mostra ter um valor estratégico para a vida da organização, e é 
este caráter estratégico que lhe concede o grau de informação de valor 
permanente. 
A despeito desta concepção utilitária do arquivo como fonte de 
conhecimento, na sociedade em geral, o termo arquivo ainda está associado à 
idéia de depósito de papéis velhos e sem utilidade prática, tanto que, muitas 
vezes, os cidadãos conceituam o acervo permanente como arquivo morto, 
confirmando esta visão de que, no arquivo permanente, as informações são 
desprovidas de valor e de utilidade, noção combatida por Jardim, conforme 
afirmação abaixo: 
[...] no campo arquivístico, a memória exerce uma centralidade que leva, 
com freqüência, a se identificar os arquivos como lugares de memória. A 
memória no espaço arquivístico só é atividade, porém se tais lugares de 
memória forem gerenciados também como lugares de informações, onde 
25 
esta não é apenas ordenada, mas também transferida. (Jardim, 1995, 
p.7). 
É da essência do arquivo público ser a memória da sociedade, porém, na 
visão contemporânea da gestão do conhecimento, a memória organizacional – e o 
arquivo público é a memória do Estado – é uma ferramenta de gestão que 
promove o compartilhamento e a reutilização do conhecimento acumulado Robert 
(1990, p.137) confirma este fato dizendo: 
[...] os arquivos constituem a memória de uma organização qualquer que 
seja a sociedade, uma coletividade, uma empresa ou uma instituição, 
com vistas a harmonizar seu funcionamento e gerar seu futuro. Eles 
existem porque há necessidade de uma memória registrada. (ROBERT, 
1990, p.137). 
A teoria da gestão do conhecimento recomenda que, para cumprir seu 
verdadeiro papel, a memória organizacional deve estar atrelada aos processos e 
deliberações cotidianos da organização, diferentemente de como age o Estado 
que mantém o arquivo público, em geral, isolado do fluxo informacional do Estado. 
É assim que o Estado desvirtua a verdadeira missão do arquivo público e transfere 
esta imagem estereotipada para a sociedade. Conforme acentua Jardim: 
Ao não reconhecer sua própria memória, tampouco o Estado oferece-lhe 
condições de uso social. Também neste sentido, aprofundam-se as 
distâncias entre Estado e sociedade no Brasil. [...] o estado parece 
prescindir da memória - ao menos daquela que se expressa nos registros 
materiais da sua ação ao longo do tempo - como instância legitimadora. 
Até porque tenha constituído estratégias de legitimação pelo 
esquecimento, das quais os arquivos públicos seriam uma das 
expressões mais evidentes. Como tal, os arquivos públicos encontram-se 
também deslegitimados no aparelho do Estado e na sociedade em geral. 
(JARDIM, 1995, p.10). 
Na sociedade contemporânea, as ações produtivas são intensivas em 
conhecimento, não se pode, portanto, desprezar o rico manancial de informações 
armazenadas nos arquivos públicos. É preciso romper com esta visão 
ultrapassada e dar aos arquivos públicos o verdadeiro destino de memória 
organizacional social do Estado, ou seja, fazer dele um celeiro de conhecimento, 
que pode ser usado para resolver questões administrativas. Para tanto, faz-se 
necessário o redesenho desta organização na estrutura do Estado, o 
26 
redimensionamento de suas funções, o traçado de políticas públicas que 
alavanquem o Arquivo e o enquadre dentro das funções típicas de Estado, ou 
seja, como órgão essencial ao seu funcionamento e não como órgão acessório, 
como é a práxis na atual organização do Estado brasileiro. Por fim, é preciso 
instrumentalizar os arquivos públicos, implantar uma infra-estrutura física, de 
equipamentos e de logística, que o leve a poder exercer o papel destinado. 
Enfim é preciso ver e tratar os arquivos públicos como uma base de 
conhecimento sobre o Estado, como eles verdadeiramente o são; e gerenciá-los 
de modo a tirar proveito, na administração do Estado, do conhecimento nele 
acumulado; este conhecimento pode ser aplicado, na tomada de decisão, na 
solução de problemas, como base legal e probatória, nos estudos e pesquisas da 
comunidade científica e na educação da população. Esta visão tem respaldo na 
linha de pensamento de Walsh e Ungson, que dizem que “Memória organizacional 
é a informação armazenada relativa à história de uma organização e que pode ser 
usada no processo decisório presente” (WALSH ; UNGSON, 1991 apud MORESI, 
2006, p.289). 
Mas, para que os arquivos passem a ter esta funcionalidade é preciso 
mudar a mentalidade dos Poderes Públicos e da sociedade sobre eles e passar a 
geri-los segundo novos princípios da gestão do conhecimento, conforme Turban et 
al. conceitua: 
É o processo que acumula e cria conhecimento de modo eficiente, que 
gerencia uma base de conhecimentos organizacionais para armazenar o 
conhecimento e que facilita o compartilhamento desse conhecimento 
para permitir a sua aplicação eficaz em toda a organização (TURBAN, 
2003 apud MORESI, 2006, p.284). 
É preciso também investir na mudança de mentalidade da população em 
relação ao papel do arquivo público perante ela; o arquivo público é um órgão que 
emana de funções que o Estado presta ao povo, ou seja, de ações promotoras de 
cidadania, portanto, sua ação final também tem de se voltar para o povo; não é 
correto que sua atividade-fim se torne elitista e se volte apenas para o público 
intelectualizado. Neste sentido, é preciso sensibilizar a população, apresentando-
27 
lhe os serviços que o arquivo público pode e deve prestar para ela. Faz-se 
necessário que os arquivos públicos projetem e promovam um trabalho educativo 
permanente, com a população, fazendo-a perceber o que o arquivo pode fazer por 
ela. Portanto, devem ser promulgadas políticas públicas voltadas para o 
desenvolvimento de programas sociais consoante com a missão do arquivo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
28 
4 POLÍTICAS PÚBLICAS 
A deficiência das Políticas Públicas do Estado brasileiro no âmbito dos 
Arquivos Públicos vem contribuindo significativamente para a situação precária em 
que essas instituições se encontram na sociedade. 
 Atualmente, as políticas de arquivo no Brasil preconizam exclusivamente as 
atividades de recolhimento e guarda dos documentos. Esta restrição de função 
desvirtua o valor significativo dessa instituição para a concretização das ações do 
Estado, mediante o fornecimento de informações estratégicas de extrema 
importância para a administração e para a tomada de decisão no âmbito da 
administração pública. As políticas públicas restritivas, também refletem em uma 
infra-estrutura deficiente e inadequada, tais como, a precariedade dos ambientes, 
dos materiais e dos suportes tecnológicos; um outro entrave nessa problemática é 
a falta de investimento na qualificação dos funcionários desse setor na área de 
Arquivologia. As políticas arquivísticas brasileiras deveriam priorizar o 
gerenciamento das informações da administração pública, focando as atividades 
destinadas à execução das tarefas consideradas de interesse público, as quais,geralmente, estão relacionadas com as ações governamentais de caráter 
decisório, auxiliando de imediato o exercício do governo no cumprimento dos 
procedimentos públicos definidos por lei. Conforme Jardim: 
A expectativa em relação à atuação do Arquivo Nacional, como centro 
articulador das questões arquivísticas do país, via sistema ou não, 
encontra-se, sobretudo, em relatos que criticam o seu isolamento ou 
reclamam uma atuação mais agressiva por parte da instituição. (JARDIM, 
1995, p. 113). 
Por outro lado a ausência de políticas públicas na área arquivística parece 
corresponder à freqüência com que a noção de sistema nacional de arquivo tem 
norteado projetos nunca viabilizados no plano federal, estadual e municipal. Na 
citação abaixo, Jardim chama a atenção para este distanciamento das funções 
informativas dos arquivos públicos brasileiros das funções do Estado: 
[...] a monumentalização dos documentos e a negligência de seus 
aspectos informacionais têm norteado, com exceções produzidas a partir 
dos anos 80, a maioria das nossas instituições arquivísticas públicas. 
29 
suas relações com o conjunto da administração pública são pouco 
freqüentes. isto se dá não apenas nas funções de apoio a pesquisa 
científica, mas também de apoio administrativo ao governo, durante o 
processo político-decisório. (JARDIM, 1995, p. 58). 
Mas a literatura arquivística é incisiva na afirmativa de que é atribuição do 
arquivo prover a administração pública de informações gerenciais correntes e 
retrospectivas ou permanentes, necessárias ao seu funcionamento efetivo e 
eficaz. Mas, por outro lado, compete ao Poder Público prover os arquivos públicos 
com a condição mínima necessária para que esta instituição cumpra 
eficientemente esta missão. Desconhecer a verdadeira função do arquivo público 
é levar à promulgação de políticas públicas que não surtem efeito no que tange à 
missão dos arquivos; e este ato inconseqüente produz um efeito em cascata, pois 
o aparelho do Estado não se beneficia das informações, portadoras de 
conhecimento, que os arquivos podem lhe proporcionar e, deste modo, pode vir a 
gastar mais para obter informações já existentes, ou talvez jamais consiga obter a 
informação verdadeira e mais apropriada, aquela que lhe asseguraria vantagem 
competitiva em alguma circunstância. 
Segundo Moresi (2006, p.291) o uso correto ou incorreto da memória 
organizacional pode garantir “níveis altos ou baixos de efetividade organizacional”. 
E este uso não é esporádico, pelo contrário, as funções do arquivo público têm de 
estar atreladas às políticas e objetivos do Estado de modo que aquele (o arquivo) 
possa assessorar este (o Estado) nas atribuições que lhe são inerentes tais como: 
tomada de decisão, direção, controle, reestruturação, comunicação, planejamento, 
motivação e outras, na medida em que se configurem como atividades do Estado. 
Há ainda que se considerar a missão constitucional do arquivo público de 
dar acesso às informações de governo para a população e também prover a 
população com informações decorrentes da prestação de serviços típicas do 
Estado, que garantem direitos aos seus cidadãos. Assim sendo, cabe ao Estado 
respeitar a legislação arquivística, implantar a infra-estrutura necessária para seu 
cumprimento e contribuir para a promoção da divulgação ostensiva da missão do 
arquivo público. 
30 
As políticas públicas brasileiras voltadas aos arquivos públicos, no 
entanto, não proporcionam esta condição, não são categóricas na tentativa de 
aproximar o arquivo do Estado nem tão pouco da população. Pelo contrário, criam 
uma névoa em torno desta relação: arquivos públicos versus Estado versus 
população. Contrariando o pensamento apregoado por Moresi (2006, p.289) de 
que “um mecanismo de memória organizacional, que é imediatamente atrelado 
aos processos e deliberações cotidianos de uma organização, será mais 
importante e útil para aquela organização”. 
Pelo exposto até o momento, pode-se inferir que o desconhecimento da 
natureza do arquivo como memória estratégica de um sistema social, com 
potencialidade para fornecer informações decisivas leva o Estado a produzir 
políticas públicas arquivísticas anacrônicas. Fonseca (1996, p.105) pondera que 
até mesmo a denominação dos arquivos públicos, muitas vezes, como arquivos 
históricos, denota este alheamento do Poder Público, que se esquece “do arquivo 
como órgão de decisão, causando assim, prejuízos à eficiência e a eficácia, 
considerados deveres fundamentais da administração pública” . 
 
 
 
 
 
 
 
 
31 
5 OS ARQUIVOS PÚBLICOS COMO UMA FONTE DE INFORMAÇÃO 
ESTRATÉGICA PARA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA 
A história dos arquivos públicos pode ser abordada sob diferentes 
aspectos no decorrer de sua evolução. Na antiguidade, os arquivos públicos 
atuavam sempre como instrumento de base da administração pública, servindo ao 
governo informações de caráter probatório, político, administrativo - financeiro 
entre outros. Em virtude de sua oficialidade perante o Estado, os arquivos públicos 
atuavam como fonte de informação segura e completa nos mais diferentes 
assuntos de seu principal interessado: O soberano. 
Com a emergência do governo constitucional, dos avanços sociais e 
tecnológicos, pode-se considerar que esses eventos contribuíram 
significativamente para as transformações que os arquivos públicos sofreram 
durante sua evolução, no qual o objetivo de sua criação, durante esse período, 
resumia-se em apoiar e servir de suporte informacional às classes dominantes, 
sendo por muito tempo guardado em verdadeiros depósitos de acesso difícil e 
restrito. Em contrapartida as revoluções sociais forçaram o poder público a 
redefinir a missão dos arquivos públicos, mudanças que implicaram em conceitos 
da gestão documental e na criação de políticas arquivísticas de âmbito nacional e 
estadual. Conforme atesta a citação abaixo: 
É através da informação que novas conquistas são colocadas ao alcance 
dos governos, das instituições privadas, dos cientistas, pesquisadores e 
estudiosos servindo como ponto de partida da evolução da ciência e da 
cultura. (JARDIM, 1977, p.2). 
 
Hoje em dia, com a consciência social da importância que a informação 
tem para garantir a cidadania e promover o conhecimento e o desenvolvimento 
econômico, os arquivos públicos deveriam atuar como uma das principais fontes 
de informação para a tomada de decisão. 
Os documentos dão sentido a administração e asseguram a memória de 
um órgão privado ou público. A eles recorrem os administradores para 
obterem informações que auxiliarão nas tomadas de decisões, como 
subsídios ou como modelo, uma vez que fornecem informações 
esclarecedoras e úteis para o usuário. (JARDIM, 1977, p 12). 
 
 
32 
Diante disso, é necessário que os órgãos competentes no âmbito 
arquivístico revejam a missão para a qual os arquivos públicos foram criados, 
observando suas reais necessidades e transformando em efetividade sua 
potencialidade como órgão estratégico para a administração pública, capaz de 
auxiliar no desenvolvimento da gestão pública; Segundo Jardim: 
A vocação autoritária do Estado brasileiro tem sustentado a precária 
sobrevivência das diversas instituições públicas voltadas para o 
patrimônio documental. Como equipamento governamental, os arquivos 
públicos brasileiros subsistem como instituições voltadas quase que 
exclusivamente para a guarda de documentos considerados, na maior 
parte das vezes sem critérios científicos, como de valor histórico. 
(JARDIM, 1995, P58). 
 
Enfim, é preciso estabelecer políticas arquivísticas no Brasil tomando 
como base a realidade contemporânea e os novos modelos de gestão, que 
priorizam a produção,o processamento e a difusão do conhecimento, tendo como 
pressuposto que o conhecimento é o promotor da inovação de produtos e serviços 
e, conseqüentemente, do desenvolvimento econômico e social. O arquivo é, por 
natureza, um órgão gestor de conhecimento e sua missão precípua é auxiliar a 
administração pública, provendo informações para solucionar os problemas 
emergentes, mas também para assegurar uma rotina eficiente de prestação de 
serviços ao Estado e à sociedade. Para Jardim: 
[...] no Brasil, a precariedade organizacional dos arquivos públicos e o 
uso social como suas condições políticas, econômicas e sociais. Os 
arquivos públicos latino-americanos institucionalizaram-se como 
resultado de um processo de independência e formação dos Estados 
modernos na região. Sob os projetos emergentes de nação, estas 
instituições foram consideradas arquivos históricos e, portanto, 
repositórios de uma memória tida como forjada da identidade nacional. 
Isto implicou o desenvolvimento de arquivos públicos e serviços 
arquivísticos “periferizados” na administração pública, incapazes de 
fornecer informações suficientes para a pesquisa cientifica e tecnológica 
e à sociedade como um todo. (JARDIM 1993, p. 21). 
 
Esta foi sempre uma preocupação da classe e da teoria arquivística, 
fartamente debatida e questionada, mas que persiste até os dias contemporâneos, 
apesar de terem ocorrido mudanças culturais, seja por novos motivos filosóficos e 
conceituais ou pela inovação de processos, técnicas e tecnologias que 
proporcionaram o desenvolvimento social, econômico e cultural da sociedade, 
33 
mas que afetaram de modo tênue o modo de gerir os arquivos, pelo menos no 
Brasil. 
 
Pode-se afirmar que tudo tem a ver com o modo como o Estado e, por 
extensão, a população vê os arquivos públicos: como arquivos históricos; mas se 
assim o fosse estes arquivos seriam constituídos só de Fundos Fechados, 
conjunto de documentos que o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p.8) 
assim conceitua: Fundo Fechado ,– ao qual não são acrescentados novos 
documentos, em virtude da supressão da unidade produtora. 
A idéia de que os arquivos públicos são a memória de um sistema 
organizacional, que é o Estado, não é inovadora e tem fundamento na própria Lei 
8 519, de 1991, que estabelece a Política Nacional de Arquivo e determina que é 
dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos 
de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao 
desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação (Brasil, 1991). 
Por outro lado, o advento da noção de gestão de documentos na 
administração da massa documental foi além das mudanças nos processos 
arquivísticos, representou na verdade uma nova filosofia sobre os arquivos 
permanentes conforme atestam as afirmações abaixo: 
A partir do conceito de “gestão de documentos” que estabelece medidas 
e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, manutenção, 
uso e avaliação de documentos arquivísticos, modifica-se a tradição dos 
arquivos voltados exclusivamente para servir à pesquisa histórica, 
iniciando o processo de aproximação com a administração. A partir daí, 
Arquivos Públicos não mais se limitam a recolher, preservar e dar acesso 
aos documentos produzidos e acumulados pelo Estado, mas inserem-se 
profundamente, na execução de políticas públicas relacionadas com a 
gestão dos mesmos (OHIRA e MARTINEZ, 2002, p. 2). 
 
Mas no contexto atual da sociedade do conhecimento, as boas práticas de 
gestão da informação se voltam para a natureza da informação como insumo 
capaz de produzir conhecimento, e procuram valorizar o potencial estratégico 
inerente ao conteúdo da informação. A prática arquivística tradicional de avaliar o 
documento, nada mais é do que determinar a potencialidade estratégica da 
informação, ou seja: procura-se prospectar o futuro, avaliando se, algum dia, 
34 
movido por alguma circunstância, aquele conteúdo ou conhecimento, será útil para 
solucionar uma contingência da organização. Para Moresi (2006, p. 292), “As 
memórias mantidas por uma organização constituem um mapa de seu passado 
que contém grandes volumes de informação”; O arquivo público é, portanto, o 
mapa do conhecimento das ações do Estado; e este conhecimento organizacional 
deve ser canalizado no sentido de auxiliar “os tomadores de decisão a escolher 
ações adequadas para alcançar os objetivos organizacionais” (MORESI, 2006, p. 
292). 
 
O Estado brasileiro e o arquivo público devem mudar seu foco de visão, 
que, no momento, trata o arquivo como um repositório de “informação sugestiva”, 
que tem característica “evocativa e fraca” e deve passar a tratá-lo como um celeiro 
de “informações decisivas”, capaz de resolver “controvérsias por meio de 
evidências inequívocas que suportam a consecução de objetivos dos tomadores 
de decisão ao longo de determinadas ações” (MORESI, 2006, p. 292-293). 
 
A potencialidade do arquivo como um recurso ativo gerencial baseado em 
conhecimento é latente e natural, o que falta é uma mudança de visão em relação 
ao seu papel na consecução dos objetivos do Estado. Quando o Poder Público 
enxergar esta vantagem competitiva que o arquivo pode lhe conferir, uma vez que 
este, além de armazenar o conhecimento acumulado resultante das ações 
governamentais, detém o know-how de como tratar, recuperar e disseminar este 
conhecimento, o Estado, provavelmente, passará a dar prioridade às funções 
arquivísticas, elevando-as à função típica de Estado. 
 
 
 
 
 
 
 
35 
6 ESTUDO DE CASO 
 
Conforme explanado na metodologia deste trabalho, com o propósito de 
colher dados da realidade, a fim de serem confrontados com o conhecimento 
empírico, ou seja, o senso comum dominante sobre os arquivos públicos, 
escolheu-se entrevistar autoridades dos dois arquivos públicos de Salvador: O 
Arquivo Histórico Municipal de Salvador e o Arquivo Público da Bahia. A pequena 
amostragem resultou na produção, basicamente, de dois estudos de caso, o que 
em princípio, não permite a generalização dos resultados, mas, é mais um 
conhecimento testado que pode se somar às muitas pesquisas já existentes e aqui 
usadas como referencial teórico. 
 
6.1 ARQUIVO HISTÓRICO MUNICIPAL DE SALVADOR 
 
 
O Arquivo Histórico Municipal de Salvador teve origem na documentação 
do antigo Senado da Câmara, ainda na época do Brasil Colônia, e no acervo da 
Câmara Municipal, a partir do Séc. XVIII, já nos regimes Imperial e Republicano. 
Deste modo, seu acervo retrata a história político-administrativa da cidade e sua 
evolução urbana, social, econômica e cultural. 
Em 1894, o arquivo era regido pela Lei nº 125, de 12 de dezembro, que o 
subordinava à Secretaria da Intendência Municipal e só em 10 de abril de 1932, o 
arquivo é inaugurado como repartição independente e ganha autonomia, por meio 
do Ato 39º, de 11 de abril do mesmo ano, que também define sua missão e 
estrutura, bem como lhe dá a designação de Arquivo Municipal da Cidade do 
Salvador. 
 
Sua configuração contemporânea foi estabelecida pelo decreto municipal 
9.040, de 1991, que também lhe atribuiu a responsabilidade pela gestão do 
patrimônio documental do Município do Salvador. 
36 
O Arquivo Histórico Municipal de Salvador arrola a documentação 
permanente, intermediária e corrente oriunda do Poder Público Municipal de 
Salvador e tem como missão, segundo Silva: 
A guarda, conservação e preservação do acervo e a divulgação da 
memória do município de Salvador, colocando-a a disposição do Poder 
Público, para auxiliar as suas ações, aos pesquisadores e aos cidadãos 
que procuram conhecer a história da cidade, consolidandosua identidade 
e cidadania (SILVA, 2008, p. 1). 
 
 
Entrevista: 
 
Entrevistada: Adriana Sousa Silva, graduada em Arquivologia, coordenadora do 
Arquivo há dois anos. 
 
 
A. Solicitação de informações pelos órgãos públicos. 
Segundo a coordenadora do Arquivo Municipal do Salvador, desde a sua 
chegada à instituição, há dois anos, este acervo nunca foi utilizado pelos órgãos 
públicos para resolução de assuntos administrativos. A coordenadora confirma 
que o acervo do arquivo municipal só é requisitado para pesquisa e informações 
históricas. 
 
 B. Caracterização de informações solicitadas pelos órgãos públicos. 
A arquivista diz que a maioria das informações requisitadas pelos consulentes 
refere-se basicamente à história da cidade do Salvador, nos séculos passados. 
 
 C. Fato marcante da atualidade para o qual algum órgão público pediu 
uma informação/ou um documento. 
Segundo a respondente, houve uma ocasião em que os livros de IPTU foram 
requisitados pelos órgãos públicos, com o fim de levantar informações sobre 
nomes de familiares que detinham posse de terra, imóveis, propriedades etc. 
Embora essas informações tenham sido solicitadas por órgãos públicos, na 
opinião da arquivista, elas não foram usadas para finalidades de decisão; ela 
ponderou que informações estratégicas são aquelas cuja finalidade é a solução de 
conflitos referentes a assuntos decisivos, como, por exemplo, quando uma pessoa 
37 
física pede informações sobre propriedade de imóveis para comprovação de 
herança; ou quando funcionários de órgãos públicos pedem informações sobre 
imóveis tombados na cidade, em um determinado período. 
 
 D. O que o público pede ao Arquivo: 
Geralmente os usuários oriundos da população são estudantes de história nos 
níveis de graduação, mestrado e doutorado, os quais recorrem a esta unidade em 
busca de fonte de informações para trabalhos de conclusão de curso. Há também 
uma pequena parcela de pesquisadores da área de jornalismo, que recorre ao 
acervo, sendo que os documentos mais requisitados são cartas de escravos, 
contratos, leis dos séculos passados e documentos referentes à escravidão, 
matérias jornalísticas referentes a entrevistas com personalidades de Salvador do 
século passado, o crescimento urbano de Salvador, lista de associações de 
bairros, certidões de nascimento para montagem da árvore genealógica etc. 
 
E. O que o público espera encontrar no arquivo: 
Geralmente o público já conhece a instituição através do sitio eletrônico, no 
qual obtém informações sobre esse centro de informação, como, por exemplo, 
localização, tipos de acervos, horário de funcionamento, bem como outros 
assuntos. Estes consulentes, segundo a coordenadora, adentram nesta unidade 
sabendo o que irão pesquisar. Segundo a arquivista, o sitio proporciona 
informações precisas para os usuários, sendo este suporte eletrônico considerado, 
por ela, como uma espécie de inventário, que ajuda os consulentes na decisão de 
que tipos de informação existem nesse acervo. 
Os estudantes de arquivologia também visitam o Arquivo Municipal, 
interessados em saber sobre os procedimentos nas atividades técnicas, bem 
como conhecer a estrutura física do acervo. 
 
 
 
38 
 F. Divulgação dos serviços do arquivo público para a administração 
pública. 
Segundo a respondente, a administração pública tem a imagem do arquivo 
como um órgão que guarda documentos históricos, mas também não há nenhuma 
ação de divulgação no sentido de mostrar ao Poder Público Municipal a verdadeira 
missão do arquivo. 
 
G. Serviços ou programas de divulgação direcionados para o público. 
Mesmo que timidamente, o Arquivo Público Municipal da Cidade do Salvador 
realiza, esporadicamente, programas de divulgação em locais públicos, como 
exposições fotográficas sobre a cidade no século passado. A divulgação dos 
serviços do arquivo é feita somente nos sítios eletrônicos e nas visitas in loco, e 
em Shopping Center, em locais públicos como nas estações rodoviárias e praças 
públicas, por meio de exposições fotográficas e outros acervos, como os livros de 
IPTU. Na verdade, o programa de exposição de fotos é feito nas estações de 
transportes de grandes movimentos populacionais, em shopping center da cidade; 
já os livros de registros de IPTU, ficam expostos geralmente na Secretaria da 
Fazenda da cidade. 
Segundo a coordenadora os atuais programas de divulgação são eficientes no 
que tange à visão histórica da cidade. 
 
Avaliação e crítica – As respostas da entrevistada, bem como opiniões por ela 
emitidas, confirmam que as autoridades municipais, de modo geral, usam, 
prioritariamente, o Arquivo Municipal da Cidade do Salvador como um aparato 
histórico e cultural, finalidade que lhe é inerente, mas que não deve ser a missão 
prioritária, já que, segundo a legislação e a literatura referenciada neste trabalho, a 
função precípua do arquivo público é servir de fonte de conhecimento para apoiar 
as atividades administrativas. 
No entanto, na questão três, em que se usou o artifício do incidente crítico, a 
arquivista deu exemplo de um fato que comprova que, embora as autoridades não 
tenham consciência, na prática, o acervo documental do arquivo é usado, pelo 
39 
menos, esporadicamente, como suporte de informação para decisões 
administrativas e como prova efetiva, como é o caso de documentos de IPTU para 
comprovação de propriedade. Este fato também mostra que a informação, embora 
seja histórica, ganhou um valor estratégico, ao ser usado para resolver um fato do 
presente, além disso, talvez esta informação seja a única capaz de resolver uma 
determinada questão; e esta natureza de exclusividade aumenta o seu valor 
estratégico. 
Quanto ao público, fica evidente que só a população de nível educacional 
elevado freqüenta o Arquivo Municipal do Salvador; e, por outro lado, não há um 
trabalho de divulgação voltado para o cidadão, que o sensibilize sobre o papel do 
arquivo perante o governo e como órgão responsável pela custódia dos 
documentos gerados pelo governo na prestação de serviços à comunidade; neste 
sentido, o Arquivo é também responsável pelo acesso do cidadão a estes 
documentos, agora já na fase permanente. Ou seja, confirma-se o que diz, ao 
desconhecer o papel e a potencialidade do arquivo como órgão detentor e 
provedor de informação para a tomada de decisão, o governo não gera políticas 
públicas que promovam o arquivo e ainda influencia a opinião da população sobre 
o arquivo. 
Mas também não há um esforço deliberado do Arquivo Municipal do Salvador 
para se mostrar ao governo e à população, provavelmente porque o próprio 
Arquivo, de tanto ver reduzido seu papel, passou a enxergar apenas sua missão 
histórico-cultural. 
 
6.2 ARQUIVO PÚBLICO DA BAHIA 
O Arquivo Público do Estado da Bahia foi criado pelo Poder Executivo em 
16 de janeiro de 1890, pelo governador, Manoel Vitorino Pereira. Através da Lei nº 
165, de 24 de maio de 1949, essa instituição passar a agregar a Secretaria do 
Interior e da Justiça com a denominação de Arquivo Público. 
 
40 
Em 11 de abril de 1966, o Arquivo Público, através da Lei nº 2.321, passa a 
integrar a estrutura da Secretaria da Educação e Cultura. Já em 1967, com a Lei 
nº 2.443, de 06 de abril, o referido Arquivo passa a denominar-se Arquivo Público 
do Estado da Bahia, como órgão da administração direta, tendo como missão 
recolher, guardar, preservar e conservar os documentos de valor permanente, 
oriundos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário do Estado. 
Em 1994 houve uma ampliação de suas instalações, com a construção do 
Prédio Anexo, no qual hoje está instalado o Setor de Restauração. Atravésda Lei 
nº 6.812 de 18 de janeiro de 1995, o Arquivo Público do Estado da Bahia passa a 
vincular a estrutura da Secretaria da Cultura e Turismo da Bahia, tendo como 
finalidade executar as atividades referentes ao recolhimento, guarda, preservação 
e conservação de documentos que retratem a memória histórica, geográfica, 
administrativa, técnica, legislativa e judiciária do Estado da Bahia. 
O Arquivo Público da Bahia possui uma preciosidade histórica e cultural em 
seu acervo, destacando obras desde o século XVIII e XIX até os dias atuais. Essa 
riqueza é retratada através de documentos impressos de caráter Legislativo e 
Executivo, tais como Relatórios de Governadores, falas de Presidentes da 
Província da Bahia, leis elaboradas pela Assembléia Legislativa e outros 
documentos oficiais de similar importância. Além disso, guarda uma coleção de 
obras raras, constituída não só por livros, mas também por mapas, plantas e 
fotografias. 
 
Entrevista: 
 
Entrevistada – Mônica Amorim, coordenadora do Arquivo Intermediário. 
 
 
 A. Solicitação de informações pelos órgãos públicos. 
Segundo a entrevistada, os órgãos públicos sempre demandam informações 
do APB. 
 
 
 
41 
B. Caracterização de informações solicitadas pelos órgãos públicos. 
 
No setor de Arquivo Permanente – Solicitam levantamento sobre imóveis e 
informações pessoais, por exemplo, para comprovar questões relacionadas a 
ações de anistia. As pesquisas são realizadas pelos funcionários do setor que 
respondem a Secretaria solicitante, mediante ofício que fará parte do processo. 
No setor de Arquivo Intermediário – Os documentos são: pedido de laudos 
cadavérico, laudos periciais, boletins de ocorrência, inquéritos policiais. 
 Existe também a atividade de apoio técnico as secretarias. 
 
C. Fato marcante, da atualidade, para o qual algum órgão público pediu 
uma informação/ou um documento: 
 
No setor de Arquivo Permanente – A Secretaria de Cultura solicitou consulta 
para exposição sobre o TCA; e o Ministério da Justiça solicitou informações 
pessoais. 
 
D. O que o público pede ao Arquivo: 
No setor de Arquivo Permanente – Orientação e suporte para pesquisa, 
utilização de fonte primária para o desenvolvimento de trabalhos acadêmicos e 
pesquisa na área de genealogia. 
Os usuários têm nível de escolaridade superior, e são, em geral, das áreas de 
História, História com Concentração em Patrimônio Documental, Ciências Sociais, 
Antropologia. 
No setor de Arquivo Intermediário – são solicitados documentos da Secretaria 
de Segurança Pública referente a acidentes, exames e inquéritos. Exemplo: Laudo 
Cadavérico, Laudos Periciais, Boletins de Ocorrência, Inquéritos Policiais. 
Os usuários são de todos os níveis de escolaridade: fundamental, médio e 
superior. 
A documentação deste setor ainda é de interesse do cidadão comum. 
 
 
 
 
 
42 
E. O que o público espera encontrar no arquivo: 
 
No setor de Arquivo Permanente - Geralmente as pessoas já trazem a 
referência da pesquisa a ser feita; ou vêm fazer um levantamento da 
documentação. 
No setor de Arquivo Intermediário – As pessoas já trazem a indicação dos 
órgãos da Secretaria de Segurança Pública (Postos policiais, Instituto Médico 
Legal Nina Rodrigues, Departamento de Polícia Metropolitana e do Departamento 
Estadual de Trânsito – DETRAN). 
 
F. Divulgação dos serviços do arquivo público para a administração 
pública. 
Divulgação através da promoção de seminários, cursos, distribuição de folder, 
e visitas as Secretarias de Estado. 
 
G. Serviços ou programas de divulgação direcionados para o público. 
Através de atendimento ao pesquisador, de um modo geral, ao cidadão 
comum, aos órgãos do governo, assim como a outras instituições. 
 
Avaliação e crítica: As respostas demonstram que o Arquivo Público da Bahia 
tem bem definida suas funções, perante o Poder Público estadual e perante a 
população; por outro lado, fica evidenciado que o Poder Público estadual também 
sabe qual a missão primária do APB, recorrendo a ele para obter dados factuais e 
pontuais para resolver problemas imediatos. Quanto aos usuários, destacam-se os 
estudantes e pesquisadores, que usam o arquivo como fonte de pesquisa e que já 
sabem o que querem. A população, pelo que ficou evidenciado, vem ao arquivo 
guiado pelos órgãos estaduais com os quais fizeram contato antes, por conta da 
necessidade do problema que precisam resolver. 
No entanto, é evidente que a administração estadual usa o APB de forma 
pragmática e imediatista, para resolver uma questão pontual, mas não enxerga 
nele o celeiro de conhecimento social que ele é; portanto não vê a característica 
estratégica do conteúdo das informações que ele custodia; ou seja, o APB não é 
reconhecido pelo Poder Público como um repositório de conhecimento capaz de 
43 
subsidiar a administração do Estado; o que ressalta, na verdade, é o caráter 
histórico e cultural do arquivo, haja vista a posição do APB na estrutura 
organizativa do Estado. 
Neste sentido, não se pode afirmar que o Governo do Estado da Bahia 
tem uma visão estereotipada do Arquivo Público do Estado, mas pode-se afirmar 
que ele tem uma visão reduzida e simplificada, que prejudica a administração do 
estado, que não se utiliza do rico manancial de informações armazenadas no 
arquivo público, para agilizar as atividades gerenciais e do cotidiano; bem como o 
APB também sai prejudicado, pois não é beneficiado com políticas e infra-
estrutura adequada para implementar suas atividades. Cria-se um circulo vicioso, 
que agrava principalmente a condição do arquivo, afetando a qualidade dos 
serviços por ele prestados. 
Por outro lado, o APB também não desenvolve uma campanha ostensiva 
de divulgação de sua missão, de suas finalidades e objetivos, sensibilizando os 
Poderes Públicos e a população sobre seu papel de gestor das informações 
decorrentes da atividade pública, tornando-se, como conseqüência, a memória do 
sistema social do Estado. 
Deste modo, confirma-se o pressuposto expresso neste trabalho de que 
os arquivos carecem de um programa de divulgação sistemático e profissional, 
que um plano de marketing poderia ajudar a resolver e que se fundamenta, 
inclusive, em afirmações de Antunes Silva. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
44 
7 UM PLANO DE MARKETING DIRECIONADO A MUDAR A IMAGEM DOS 
ARQUIVOS PÚBLICOS 
 
O marketing é uma ferramenta gerencial que tem um forte apelo 
mercadológico no imaginário da população; no entanto, Kotler e Levy, dois papas 
deste assunto, procuraram desmitificar este conceito, criando métodos e 
ferramentas de marketing direcionados especificamente para instituições públicas 
e que não visam lucro. 
Kotler e Fox consideram que marketing é uma função essencial às 
organizações modernas que procuram atender, com eficiência, alguma 
necessidade do ser humano. E completando dizem: 
 Para sobreviver e tornar-se bem-sucedidas, as instituições devem 
conhecer seus mercados, atrair recursos suficientes, converter esses 
recursos em programas, serviços e idéias apropriadas e distribuí-los 
eficazmente aos vários públicos consumidores. Estas tarefas são 
conduzidas em uma estrutura de ação voluntária por todas as partes 
interessadas. A instituição moderna está disposta principalmente em 
oferecer e trocar valores com diferentes participantes para obter sua 
cooperação e assim, atingir as metas organizacionais (KOTLER; FOX, 
1994, p.23-24) 
Amaral, ponderando sobre o papel determinante do marketing nas 
organizações, assevera que: “Da dimensão filosófica da conceituação adotada 
dependerá o tipo de orientação de uma organização”. (AMARAL, 1998, p.56-57). 
Entende-se que a aplicação das ferramentas

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