Guia Dirigido de estudo OSM Aula 02

Prévia do material em texto

Organizações, Sistemas e Métodos 
 
Sistemas 
 
Toda organização pode ser entendida como um sistema. Um sistema social e aberto. Social porque 
é constituída por pessoas que interagem ente si para alcançar objetivos organizacionais de maneira 
excepcional. As pessoas constituem a inteligência da empresa e ela não sobrevive sem essas pessoas. É 
também um sistema aberto porque interage continuamente com o ambiente ao seu redor, ou seja, com 
outras empresas e com o mercado, sofrendo influência deste. A empresa apresenta um fluxo constante de 
influências e interações com o seu ambiente. 
A área de SO&M está interessada em analisar e oferecer consultoria à empresa por meio de uma 
abordagem sistêmica e holística focando nos sistemas, para melhor entender o porquê da existência de 
alguns fenômenos organizacionais e sistêmicos como a sinergia. 
 
 
Conceito de Sistema 
 
A palavra sistema está intimamente associada à ideia de totalidade, globalidade, síntese e 
integração. Ela permite perceber o todo e suas partes constituintes de maneira incrivelmente fácil. 
Porém, o conceito de sistema é complexo, dadas as suas características e os fenômenos que nele ocorrem. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Sistema é um conjunto de partes integradas que têm a 
finalidade comum de alcançar determinado objetivo. 
Constitui uma rede de interações entre as partes a fim 
de alcançar objetivos específicos. 
 
O sistema possui algumas características, a saber: 
 Conjunto de partes – todo sistema apresenta alguns elementos como partes, entidades, 
componentes ou órgãos e essas partes são denominadas subsistemas; 
 Partes integradas – os elementos que compõem o sistema se inter-relacionam e se interagem. 
Existe uma relação de reciprocidade entre as partes que constituem o sistema; 
 Propósito comum de alcançar determinado objetivo – todo sistema existe para alcançar um ou 
mais objetivos e suas partes integrantes devem ajustar-se entre si para possibilitar o alcance do 
objetivo global do sistema. 
 
 
Finalidade dos Sistemas 
 
Todo sistema existe para alcançar objetivos. Um objetivo é uma situação desejada, um resultado a 
alcançar. Um sistema é considerado eficaz quando alcança adequadamente os objetivos para os quais foi 
criado. A eficácia está ligada aos fins, aos resultados, aos objetivos alcançados. 
 
 
Componentes dos Sistemas 
 
O sistema é constituído de partes relacionadas entre si. As partes são subsistemas que, por sua 
vez, são constituídos de outras partes relacionadas entre si e assim por diante. Pode-se estudar cada 
sistema com seus subsistemas integrantes e fazendo parte de um sistema maior. Os componentes básicos 
do sistema estão os relacionados a seguir: 
 Entradas ou insumos (inputs) – é tudo aquilo que ingressa no sistema para fazê-lo funcionar. O 
sistema precisa de insumos, na forma de recursos, energia ou informação para o seu 
funcionamento, ele não é autossuficiente; 
 Operação ou processamento – o sistema processa ou converte suas entradas através dos seus 
subsistemas. Cada subsistema se encarrega de um insumo que lhe é peculiar. Nas empresas, os 
recursos são tratados pela área financeira, marketing, produção, RH etc.; 
 
 Saídas ou resultados (outputs) – todo sistema coloca, no meio ambiente externo, as saídas ou os 
resultados de suas operações. As entradas são processadas e convertidas em resultados e são 
exportadas ao meio ambiente na forma de produtos ou serviços prestados, em se tratando de 
empresas; 
 Retroalimentação (feedback) – reentrada ou retorno ao sistema por parte de suas saídas ou 
resultados que passam a influenciar o seu funcionamento, pois as informações voltam ao sistema 
para realimentá-lo, alterar ou controlar o seu funcionamento em decorrência de seus resultados. 
Existem dois tipos de retroação: 
1. Retroação positiva: a ação estimuladora da saída atua sobre a entrada do sistema no 
sentido de aumentá-la ou incentivá-la; 
2. Retroação negativa: a ação inibidora da saída atua sobre a entrada do sistema no 
sentindo de diminui-la e inibir o sinal de entrada. 
O sistema utiliza tanto a retroação positiva como a negativa para manter seu padrão de 
funcionamento e garantir seu equilíbrio. Nos sistemas abertos, a retroação – seja positiva ou negativa – 
produz a homeostasia. A partir desses componentes, pode-se avaliar o funcionamento de um sistema. 
 
 
Figura: O sistema e seus componentes. 
Fonte: CHIAVENATO, 2010, p. 43. 
 
A eficiência é o quociente de saída sobre a entrada, é a quantidade de saída por unidade de 
entrada. Já a eficácia é a relação entre a saída e o objeto de sistema, isto é, quanto mais o resultado 
contribuir para o alcance do objetivo, mais eficaz será o sistema. A eficácia busca melhorar o 
funcionamento interno do sistema em termos de produtividade e rendimento, enquanto a eficácia visa à 
adequação externa aos objetivos em termos de resultados do sistema. 
 
 
 
 
 
Eficiência Eficácia 
 Ênfase nos meios; 
 Fazer corretamente as coisas; 
 Resolver problemas; 
 Economizar recursos; 
 Reduzir custos; 
 Cumprir tarefas e obrigações; 
 Treinar os subordinados; 
 Fazer manutenção de máquinas; 
 Presença nos templos; 
 Rezar; 
 Jogar futebol com arte. 
 Ênfase nos fins; 
 Fazer as coisas que devem ser feitas; 
 Alcançar metas e objetivos; 
 Otimizar a utilização de recursos; 
 Agregar valor; 
 Obter resultados; 
 Proporcionar eficácia aos subordinados; 
 Máquinas em bom funcionamento; 
 Prática de valores religiosos; 
 Ganhar o céu; 
 Ganhar a partida. 
 
Quadro: Eficiência e eficácia de um sistema. 
Fonte: Adaptado de Chiavenato, 2010, p. 43. 
 
 
Tipos de Sistemas 
 
Há várias maneiras de se classificar os sistemas e as classificações levam em conta sua 
constituição e seu relacionamento com o meio ambiente. 
Classificação quanto à sua constituição: 
 
 Físicos ou concretos (hardware) – são os sistemas compostos de elementos palpáveis e 
concretos como máquinas, equipamentos, instalações, edifícios, matérias-primas. São constituídos 
de matérias ou energia; 
 Conceituais ou abstratos (software) – são os sistemas compostos de aspectos não palpáveis e 
abstratos, como filosofias, políticas, diretrizes, programas, procedimentos, regras e regulamentos. 
São compostos de ideias. 
 
As empresas são sistemas constituídos de subsistemas físicos e conceituais: elas necessitam de 
máquinas, equipamentos e instalações, mas precisam também de filosofias, diretrizes, programas, regras 
e regulamentos para funcionar adequadamente. 
Quanto ao relacionamento com o meio ambiente, os sistemas podem ser classificados em: 
 
 Fechados ou mecânicos – são os sistemas cujas entradas e saídas para o meio ambiente externo 
são poucas e conhecidas. São sistemas mecânicos que com determinada entrada produzem 
determinada saída; 
 Abertos ou orgânicos – são os sistemas que têm uma infinidade de entradas e saídas para o meio 
ambiente externo que nem sempre são conhecidas. Mantém intenso intercâmbio com o ambiente 
e com isso precisam, na medida em que este muda, adaptarem-se. São os sistemas vivos e 
orgânicos e dotados de elevada flexibilidade e adaptabilidade. 
Nas empresas existem sistemas mecânicos, como máquinas, equipamentos, instalações etc. e 
sistemas orgânicos como as pessoas, principalmente. A empresa é um sistema orgânico vivo e aberto. 
Os sistemas apresentam características próprias como: 
 
1. Suprassistemas, sistemas e subsistemas – todo sistema faz parte de um sistema maior e é 
constituído por subsistemas; 
2. Homeostase – boa parte dos sistemas abertos apresentam homeostasiaou homeostase, que é a 
característica de manter o meio interno estável apesar das flutuações do ambiente externo. E, 
para isso, utiliza retroação negativa ou positiva para manter seu equilíbrio; 
3. Totalidade ou globalidade – todo sistema funciona como um totalidade envolvendo todas as 
suas partes em um comportamento integrado para proporcionar alcance do objetivo desejado. A 
visão sistêmica ou visão holística mostra que o todo apresenta características específicas de suas 
partes constituintes. A visão do todo permite conhecer suas partes componentes e o inter-
relacionamento entre elas. 
 
 
 
 
IIINNNTTTEEERRREEESSSSSSAAANNNTTTEEE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fenômenos Sistêmicos 
 
Um fenômeno sistêmico que ocorre normalmente é que as características de um sistema podem 
ser completamente diferentes das características das partes que o compõem. A abordagem sistêmica é 
fundamental para entender as organizações e as empresas de hoje. 
Os sistemas aberto apresentam fenômenos sistêmicos como: 
 
 Sinergia – na medida em que as partes estão interligadas e amarradas, o sistema alcança o seu 
estado sólido e firme graças às suas comunicações internas. Quando as partes estão perfeitamente 
interligadas, o que ocorre em cada uma delas influencia as demais e cada parte ajuda a outra: o 
resultado do sistema torna-se maior do que a soma dos resultados de suas partes; 
 Entropia – é um processo pelo qual todas as formas organizadas tendem à exaustão, à 
desorganização, à desintegração e, no fim, à morte; 
 Negentropia – é o mesmo que entropia negativa. Para sobreviver, os sistemas abertos precisam 
se mover para deter o processo entrópico e reabastecerem-se de energia a fim de garantirem 
indefinidamente suas estruturas organizacionais. 
Ambiente é tudo aquilo que envolve externamente um sistema. 
É o suprassistema no qual o sistema está inserido. Os sistemas têm 
fronteiras e limites com relação aos seus ambientes para definir o que é 
e o que não é o sistema. Enquanto nos sistemas fechados essas fronteiras 
ou limites são rígidos e impermeáveis, nos sistemas abertos elas se 
caracterizam por uma enorme fluidez e permeabilidade, impedindo saber 
exatamente o que é e o que não é o sistema. É o que está acontecendo com 
as fronteiras dos países: o mundo globalizado dos negócios está rompendo 
as tradicionais fronteiras de nacionalidade e de idiomas, que constituíam 
antigamente os limites estabelecidos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
A Importância da Informação 
 
Vivemos na Era da Informação que é caracterizada por uma quantidade expressiva de 
informações disponíveis a respeito dos mais diversos assuntos. No passado o administrador passava a 
maior parte do seu tempo em busca de informações sobre o que estava acontecendo ao seu redor, mas 
hoje, o mundo dos negócios oferece uma ampla variedade de informação, o que faz com que o 
administrador de hoje tenha de escolher e selecionar cuidadosamente a informação que mais lhe 
interessa e lhe seja útil. 
A informação pode ser definida como um conjunto de dados com um determinado significado. 
Dessa forma, alguns conceitos são importantes a discutir: 
 
1. Dado – significa fato. Os dados são fatos que constituem a matéria-prima básica da informação. 
Mas não são a informação. Os dados são representados por símbolos, como letras, números, 
quantidade, códigos, cores, sinais etc.; 
2. Informação – é conhecimento relevante produzido como resultado de um conjunto de dados ou 
de processamento de dados. Ocorre quando os dados são analisados e processados e passam a 
ganhar um significado. A informação é constituída por um conjunto de dados que contém algum 
significado ou que reduz a incerteza a respeito de alguma coisa. 
A aritmética sistêmica é estranha, pois a soma 
de 2+2+2 pode ser maior que 6 quando ocorre 
sinergia no sistema ou pode ser menor do que 6 
quando existe entropia. A área de SO&M busca 
aumentar a sinergia da empresa e reduzir ao 
máximo a entropia no seu sistema. 
 
O conceito de informação é importante na compreensão de um sistema, já que as partes ou os 
componentes dos sistemas são interligados entre si como uma rede de informação. Quando essa rede 
funciona bem, em estado sólido, o sistema tende à sinergia. Mas se a rede é precária, o sistema tende à 
entropia por falta de comunicação entre suas partes integrantes. 
Quanto maior o volume de informação que se tem a respeito de um sistema, maior o 
conhecimento a seu respeito, maior o grau de certeza sobre a sua natureza e seu comportamento. 
Todo sistema garante seu estado firme através de canais de informação entre suas partes 
constituintes. 
 
 
 
 
 
 
 
Toda informação precisa ser comunicada, transmitida e recebida para que ela produza efeitos. 
Comunicação significa tornar comum uma informação. 
Comunicação é a informação transmitida por uma pessoa e recebida e interpretada por outra 
pessoa. A comunicação é um processo que na maioria das vezes envolve cinco elementos: 
1. Fonte ou emitente – é a pessoa, órgão ou entidade que pretende enviar ou comunicar uma 
mensagem ou informação; 
2. Transmissor – é o equipamento que a fonte utiliza para poder transmitir a mensagem de um 
lugar para outro. O transmissor codifica a mensagem através de meios capazes de transportá-
la; 
3. Canal – é o meio ambiente situado entre o transmissor e o receptor; 
4. Receptor – é o equipamento que recebe a mensagem transmitida pelo transmissor. O 
receptor decodifica a mensagem enviada para que o destino possa compreendê-la; 
5. Destino ou destinatário – é a pessoa, órgão ou entidade que deve receber a mensagem 
enviada pela fonte. 
 
 
 
A informação não pode ser guardada a sete 
chaves, a menos que seja estritamente 
confidencial. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figura: O sistema de comunicação. 
Fonte: Adaptado de Chiavenato, 2010, p. 54. 
 
O processo de comunicação recebe uma variedade de influências externas ou internas que 
prejudicam ou perturbam sua eficiência e eficácia. A comunicação só ocorre quando o destino recebe e 
compreende o significado da mensagem enviada pela fonte. 
 
 
Barreiras à Comunicação 
 
Barreiras são restrições, impedimentos, dificuldades que emperram o processo de comunicação, 
fazendo com que parte da mensagem não consiga percorrer todo o processo e chegar incólume ao 
destino. Se o destinatário não compreendeu a mensagem é porque não houve comunicação. 
 
 
Fonte Transmissor Canal Receptor Destino 
Ruído 
Retroação 
 
 
Figura: Barreiras à comunicação. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p. 55. 
 
Como mencionado, a comunicação pode sofrer barreiras. Os tipos mais comuns de barreiras à 
comunicação são: humanas, físicas e semânticas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figura: Tipos de barreiras à comunicação. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p. 59. 
 
Análise de Sistemas 
 
Analisar um sistema é o primeiro passo para conhecê-lo adequadamente em sua totalidade. A 
análise de sistema é o processo de conhecer o sistema, suas partes constituintes, os relacionamentos 
entre elas, as funções de cada uma das partes e sua importância relativa para o alcance dos objetivos do 
sistema. 
Para obter informação a respeito de um sistema, o analista de sistema pode realizar várias 
técnicas de coleta e registro de informações. Existem três técnicas de coleta e registro de informações 
que são consideradas as principais, a saber: 
1. Entrevista – é a técnica de coletar e registrar informações por meio de perguntas verbais 
feitas pelo analista de sistema, que anotaas respostas da pessoa que já conhece o sistema. O 
analista de sistema é o entrevistador e o entrevistado é a pessoa que conhece o sistema ou 
trabalha nele. Trata-se de uma conversa planejada, na qual o analista orienta o entrevistado 
para obter as informações que deseja. Com essa técnica você consegue se aprofundar no 
assunto ou sistema, porém é demorada, pois é feita pessoalmente com cada entrevistado; 
2. Questionário – é a técnica de coletar e registrar informações por meio de perguntas feitas 
por escrito em um questionário e cujas respostas deverão ser feitas também por escrito no 
próprio questionário. O analista prepara o questionário e distribui para todas as pessoas que 
conhecem o sistema ou trabalham nele. A vantagem do questionário reside no tempo e 
esforço do analista, ele pode distribui-lo para várias pessoas ao mesmo tempo e a coleta de 
informações é mais rápida que na entrevista; 
3. Observação pessoal – é a técnica de coletar e registrar informações por meio da observação 
visual do analista que acompanha e verifica a pessoa que trabalha no sistema. À medida que 
ele observa, faz anotações e registra o que lhe interessa a respeito do sistema. 
Após a obtenção das informações, o analista deve adotar os seguintes procedimentos para 
processá-las: 
1. Selecionar as informações desejadas, as que possuem relevância para o conhecimento do 
sistema; 
2. Classificar e arranjar as informações relativas a cada parte do sistema; 
3. Com as informações selecionadas, descrever detalhadamente cada parte do sistema; 
 
4. Fazer uma descrição resumida do sistema como um todo; 
5. Avaliar a contribuição de cada uma das partes para o alcance do objetivo do sistema; 
6. Avaliar como as partes podem interagir entre si para maximizar resultados e alcançar 
sinergia. 
A análise de sistemas permite ao profissional de SO&M alguns fatores importantes, a saber: 
 Conhecer o cenário no qual deverá trabalhar; 
 Avaliar a situação; 
 Fazer o diagnóstico; 
 Definir o problema a ser resolvido; 
 Buscar as alternativas de solução; 
 Escolher a mais adequada à situação; 
 Oferecer condições à sua implementação. 
 
 
Referências: 
CHIAVENATO, Idalberto. Iniciação a sistemas, organização e métodos: SO&M. São Paulo: Manole, 
2010.