Guia Dirigido de estudo OSM Aula 05

Prévia do material em texto

1 
 
ORGANIZAÇÕES, SISTEMA E MÉTODOS 
 
 Metodologia é uma competência necessária para quem se dedica à OS&M. A palavra 
método tem muitos significados, mas quase todos se referem à maneira de fazer as coisas, 
executar trabalhos, desempenhar funções ou de fazer acontecer. 
 
 
Conceito de Método 
 
 Significa o meio pelo qual as coisas são feitas. O método detalha como o trabalho deve 
ser executado, qual é a melhor maneira possível. A escolha de um método visa à máxima 
eficiência e eficácia na realização de um trabalho. René Descartes foi o primeiro a introduzir o 
conceito de método. O método cartesiano pode ser resumido em quatro princípios, a saber: 
 
1. Dúvida sistemática ou evidência: consiste em não aceitar como verdadeira coisa 
alguma, enquanto não souber com evidência e de maneira clara e distinta aquilo que é 
realmente verdade. 
2. Análise ou decomposição: consiste em dividir e decompor cada dificuldade ou problema 
em quantas partes forem possíveis e necessárias à sua melhor adequação e solução e em 
resolver cada uma separadamente. 
3. Síntese ou composição: consiste em conduzir ordenadamente os nossos pensamentos e 
o nosso raciocínio, começando pelos objetivos e assuntos mais fáceis e simples de se 
conhecer, para passarmos gradualmente aos mais difíceis. 
4. Enumeração ou verificação: consiste em fazer em tudo recontagens, verificações e 
revisões tão gerais que se fique seguro de nada haver omitido ou deixado de lado. 
 
 
 
 
 
 
2 
 
Funções Básicas do Método 
 
 A finalidade principal do método é encontrar a melhor maneira de se trabalhar. O 
método é essencial para que o trabalho das empresas seja desenvolvido da melhor maneira possível. 
Para que isso seja alcançado, o método tem as funções básicas a seguir: 
 
1. Eliminar todo desperdício de esforço humano e de tempo na realização de um trabalho; 
2. Melhorar a eficiência das pessoas e, consequentemente, o seu desempenho e o seu 
rendimento em termos de produtividade; 
3. Distribuir uniformemente o trabalho, para que não haja períodos de excesso ou falta de 
trabalho, nem pontos de estrangulamento, gargalos ou restrições; 
4. Estabelecer normas detalhadas sobre como executar o trabalho para facilitar o treinamento 
das pessoas; 
5. Eliminar congestionamentos, gargalos e restrições, bem como reduzir custos e agregar valor 
ao trabalho, à empresa e ao cliente, sem omitir a satisfação da pessoa que o executa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fases do Processo de Organização e Reorganização 
 
 
O processo de planejar e organizar o trabalho começa com a definição do método para 
executá-lo. Acontece que as coisas mudam e o trabalho sofre transformações. Com o passar do tempo 
o trabalho precisa ser novamente planejado e organizado para adequar-se às mudanças ocorridas, ou 
seja, precisa ser reorganizado. 
As principais fases do processo de organizar e reorganizar são: 
O método constitui a maneira mais simples 
e imediata de conduzir a empresa no 
caminho da eficiência. 
 
3 
 
1. Identificação do problema: definição da dificuldade encontrada. Essa fase procura 
determinar as causas e efeitos do problema ou da dificuldade encontrada; 
2. Análise da situação: decomposição e descrição de cada um dos componentes da situação 
e como eles estão agrupados entre si. Desdobrar o problema nas suas equações 
principais, para analisar cada uma delas separadamente; 
3. Alternativas de solução para o problema: verificação das diversas maneiras de 
resolver o problema ou dificuldade. Essa fase se preocupa em indicar as possíveis 
soluções de mudar a situação encontrada; 
4. Escolha da solução mais adequada para o problema: é a seleção da alternativa mais 
indicada para a solução do problema; 
5. Implantação da solução: essa fase trata da execução da alternativa escolhida, ou seja, 
introduzi-la no trabalho. 
6. Verificação do resultado: após a implantação, essa é a avaliação da nova situação para 
saber se o problema ou dificuldade foi removido com a implantação da solução. Muitas 
vezes a solução é adequada, mas a sua implantação não foi bem realizada e o problema ou 
dificuldade permanece. Essa fase procura acompanhar os resultados para verificar se o 
processo de organização ou reorganização foi bem feito e bem conduzido e resolveu o 
problema. 
 
Figura: Fases do processo de organização e reorganização. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p.195. 
 
4 
 
Técnicas de Definição do Método 
 
As técnicas para definir o método de trabalho são muito variadas. Em geral, utilizam gráficos 
que facilitam a visualização e localização de possíveis problemas ou disfunções. Entre os gráficos 
estão o cronograma e o fluxuograma. 
 
 
Cronograma 
 
São gráficos de dupla entrada que relacionam as atividades a serem executadas (linhas 
horizontais) com o tempo disponível para sua execução (colunas verticais). 
 
 
Quadro: Cronograma de lançamento de um novo produto. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p. 196 
 
 
 
5 
 
Gráfico de Gantt 
 
É um tipo de cronograma bastante simples em que a única diferença em relação ao 
cronograma tradicional é que cada coluna é dividida em quatro subcolunas para representar cada 
semana de um mês. 
 
 
Quadro: Esquema básico do gráfico de Gantt. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p. 196. 
 
 
PERT 
 
O Program Evaluation Review Technique (PERT) ou técnica de avalição e revisão de 
programas é um modelo de planejamento operacional utilizado em atividades de produção e 
projetos de pesquisa e desenvolvimento. O modelo básico de PERT é um sistema lógico baseado em 
cinco elementos, a saber: 
 
1. A rede básica; 
2. Alocação de recursos; 
3. Considerações de tempo e de custo; 
4. A rede de caminhos; 
5. O caminho crítico. 
 
6 
 
O PERT é um modelo operacional que permite um esquema de controle e avaliação de 
projetos. Com ele pode-se avaliar o progresso feito em comparação com padrões de tempo 
predeterminados. Embora o PERT não possa impedir erros, atrasos, mudanças ou eventos 
imprevistos, ele proporciona indicações quanto à ações corretivas imediatas. 
 
 
Figura: Gráfico de PERT sobre construção de uma casa. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p. 197. 
 
 
Fluxogramas 
 
São gráficos que representam o fluxo ou a sequência de atividades ou de rotinas. Tem a 
vantagem de representar a sequência do processo envolvido, as unidades envolvidas e os 
responsáveis pela execução. Assim, permite a visualização das atividades centrais e das atividades 
desnecessárias e verificar se a distribuição do trabalho está balanceada. Existem três tipos de 
fluxogramas: vertical, horizontal e de blocos. 
 
 
7 
 
Fluxograma Vertical 
 
Recebe também o nome de análise do processo. É impresso em formulário padronizado e 
pode ser preenchido com facilidade e rapidez. Baseia-se nos símbolos ou convenções universais. 
 
 
Quadro: Símbolos do fluxograma vertical utilizando a convenção universal. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p. 199-200. 
 
É formado por um gráfico onde existem colunas verticais e linhas horizontais. Nas colunas 
verticais estão os símbolos ou convenções, os funcionários envolvidos na rotina, o espaço percorrido 
para a execução e o tempo despendido. 
 
8 
 
 
Quadro: Exemplo de fluxograma vertical. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p. 200. 
 
O fluxograma vertical enfatiza a sequência da rotina e é extremamente útil para a montagem 
de uma rotina ou procedimento, para ajudar no treinamento do pessoal e para racionalizar o 
trabalho. 
 
 
Fluxograma Horizontal 
 
Neste fluxograma ao invés da sequência se deslocar verticalmente, ela o fazhorizontalmente. 
Ele utiliza os mesmos símbolos e convenções do fluxograma vertical. 
 
9 
 
 
Quadro: Fluxograma horizontal de uma rotina de compra e recebimento de material. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p. 201. 
 
O fluxograma horizontal enfatiza as pessoas ou órgãos que participam de uma determinada 
rotina ou procedimento. 
 
 
Fluxograma de Blocos 
 
É um fluxograma que representa a rotina por meio de uma sequência de blocos, cada qual 
com um significado e encadeados entre si. Utiliza um simbologia muito mais rica e variada que os 
fluxogramas horizontal e vertical e não se restringe à linhas e colunas preestabelecidas no gráfico. 
 
10 
 
 
Figura: Fluxograma de blocos. 
Fonte: Chiavenato, 2010, p. 203. 
 
 
Elaboração de Fluxos e Rotinas de Trabalho 
 
Consiste em organizar e metodizar o trabalho. Rotina de trabalho é uma sequência de 
atividades ou tarefas desenvolvidas de maneira reiterada para a realização de um trabalho. 
 
 
 
 
 
Você sabe quais são os passos 
para lidar com a rotina? 
 
11 
 
O primeiro passo para lidar com as rotinas é a análise do trabalho ou a tradicional descrição e 
análise de cargos que se traduz em: 
 
1. Descrever e analisar o que a pessoa (ocupante do cargo) faz diariamente, semanalmente, 
mensalmente e anualmente; 
2. Descrever e analisar como a pessoa executa tais atividades, o fluxo ou sequência do seu 
trabalho; 
3. Descrever e analisar os meios a partir dos quais a pessoa executa suas atividades 
(máquinas, equipamentos, terminais de computador, ferramentas etc.); 
4. Descrever e analisar as habilidades, conhecimentos e competências necessárias para a 
pessoa executar suas atividades; 
5. Identificar os requisitos mentais, físicos, as responsabilidades envolvidas e o ambiente 
físico imediato que circunda o trabalho. 
 
O segundo passo consiste em localizar meios para simplificar e racionalizar o trabalho, 
eliminar duplicações e gargalos, juntar atividades dispersas, melhorar o fluxo, reduzir custos e 
esforços desnecessários. 
E o terceiro passo consiste em implantar e implementar atividades devidamente 
racionalizadas por meio de treinamento e adequação das pessoas envolvidas. 
A elaboração ou reelaboração de rotinas de trabalho pode ser feita por meio de simulação, em 
um fluxograma, sendo que a simulação trata de uma representação hipotética de alguma coisa real, 
permitindo visualizar várias alternativas possíveis de solução e de melhoria dos fluxos de trabalho 
na empresa. 
 
 
Referências: 
CHIAVENATO, Idalberto. Iniciação a sistemas, organização e métodos: SO&M. São Paulo: Manole, 
2010.