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0 PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO GRANDE DO SUL PUCRS CAMPUS URUGUAIANA FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO, CONTABILIDADE E INFORMÁTICA CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RAFAEL LOPES PIMPÃO O IMPACTO DA IMPLANTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA SATISFAÇÃO, NA MOTIVAÇÃO E NO COMPROMETIMENTO DO QUADRO DE COLABORADORES DE UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO Uruguaiana – 2009 1 Rafael Lopes Pimpão O IMPACTO DA IMPLANTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA SATISFAÇÃO, NA MOTIVAÇÃO E NO COMPROMETIMENTO DO QUADRO DE COLABORADORES DE UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO Trabalho de conclusão de curso de graduação apresentado à disciplina de Prática Profissional II, da Faculdade de Administração, Contabilidade e Informática, da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul – Campus Uruguaiana, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração. Orientador Técnico: Professor MS. Celso Both Orientador Metodológico: Prof. Dr. Vicente Rodrigues Simas Uruguaiana – 2009 2 Rafael Lopes Pimpão O IMPACTO DA IMPLANTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA SATISFAÇÃO, NA MOTIVAÇÃO E NO COMPROMETIMENTO DO QUADRO DE COLABORADORES DE UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO Trabalho de conclusão de curso de graduação apresentado à disciplina de Prática Profissional II, da Faculdade de Administração, Contabilidade e Informática, da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul – Campus Uruguaiana, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração. Aprovado em _____ de ________________ de __________. BANCA EXAMINADORA _______________________________________ Professor MS. Celso Both _______________________________________ Professora MS. Cleiton Tambellini Borges _______________________________________ Professor José Elder Machado da Silva 3 Dedico este trabalho à minha amada esposa Fabiana, ao meu filho Bruno e à minha filha Ana Paula, que são a razão de minha vida e aqueles por quem me esforço para ser, a cada dia, uma pessoa melhor. 4 AGRADECIMENTOS Agradeço, primeiramente, a Deus que me deu forças para não desistir diante das adversidades; a toda minha família pelo incentivo e, especialmente, à minha mãe pela pa ciência e por compreender a minha ausência em alguns momentos; aos meus amigos pelo apoio; aos Mestres, pelo carinho, pela dedicação e pela ajuda durante o aprendizado; à direção e colaboradores do ILV, por me darem a oportunidade de aplicar meus conhecimentos, e a todos àqueles que, direta ou indiretamente, contribuíram para a realização deste trabalho. 5 RESUMO A gestão eficiente do capital humano é a chave do sucesso para qualquer organização, independente de tamanho e segmento de atuação. A instituição de ensino onde foi realizada esta pesquisa, atualmente, está realizando a avaliação e o desenvolvimento do seu quadro de pessoal, buscando, com isso, o aumento da competitividade em relação à concorrência. Uma ferramenta que auxilia as organizações na descoberta de suas forças e deficiências é o Planejamento Estratégico. Esta ferramenta deve ser construída com base nas necessidades da organização, em todos os seus níveis, envolvendo todos os colaboradores, fazendo com que estes participem ativamente, tanto da construção quanto da sua implementação, e sintam-se parte do projeto. Os resultados da avaliação dos índices de motivação, satisfação e comprometimento dos colaboradores, com base nas diretrizes estabelecidas no Planejamento Estratégico, servirão como ferramenta complementar ao plano de desenvolvimento desta instituição. Palavras-chave: Planejamento Estratégico; Competitividade; Colaboradores; Satisfação; Motivação; Comprometimento. 6 ABSTRACT Efficient management of human resources is the key to success for any organization, regardless of size and market segment. The educational institution where this research was conducted is currently carrying out the evaluation and development of its staff, seeking thereby to increase the competitiveness in relation to competition. A tool that helps organizations discover their strengths and weaknesses is the Strategic Planning. This tool must be built on the needs of the organization at all levels, involving all employees, by making them participate actively in both the construction and its implementation, and feel part of the project. The results of the evaluation of the employees’ motivation, satisfaction and commitment levels, based on the guidelines established in Strategic Planning, will serve as a complementary tool to the development plan of this institution. Keywords: Strategic Planning; Competitiveness; Employees; Satisfaction; Motivation; Commitment. 7 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO .................................................................... 12 1.1 Caracterização da organização e ambiente ........................... 12 1.2 Definição do problema ....................................................... 13 1.3 Objetivos ......................................................................... 14 1.3.1 Objetivo geral ................................................................ 14 1.3.2 Objetivos específicos ...................................................... 14 1.4 Justificativas ..................................................................... 15 1.4.1 Oportunidade de realização da pesquisa ............................. 15 1.4.2 Viabilidade da pesquisa ................................................... 16 1.4.3 Importância da pesquisa ................................................. 16 2 REVISÃO LITERÁRIA ......................................................... 17 3 METODOLOGIA ................................................................. 25 3.1 Tipo e delineamento da pesquisa ........................................ 25 3.2 Plano de coleta de dados .................................................... 26 3.3 Análise e interpretação de dados ......................................... 26 4 RESULTADOS ..................................................................... 28 4.1 Análise e representação dos índices de satisfação e motivação dos colaboradores .................................................................... 28 4.2 Análise e representação dos índices de comprometimento dos colaboradores .......................................................................... 41 4.3 Análise de conteúdo da entrevista aberta aplicada aos colaboradores .......................................................................... 55 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................... 68 REFERÊNCIAS ....................................................................... 72 8 ANEXOS ................................................................................74 9 LISTA DE QUADROS Quadro 1 - Satisfação Global .................................................... 29 Quadro 2 - Satisfação com a gestão e sistemas de gestão ............ 31 Quadro 3 - Satisfação com as condições de trabalho .................... 33 Quadro 4 - Satisfação com o desenvolvimento da carreira e das competências ........................................................................... 35 Quadro 5 - Envolvimento ativo na organização ........................... 36 Quadro 6 - Satisfação com o estilo de liderança .......................... 38 Quadro 7 - Níveis de motivação ................................................ 41 Quadro 8 - Comunicação .......................................................... 42 Quadro 9 - Relacionamento com o cliente................................... 45 Quadro 10 - Função/papel no trabalho ....................................... 46 Quadro 11 - Como é realizado o trabalho ................................... 48 Quadro 12 - Objetivos, metas e resultados................................. 50 Quadro 13 - Clima organizacional.............................................. 52 Quadro 14 - Liderança ............................................................. 54 10 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Gráfico dos resultados de satisfação global dos colaboradores em relação à instituição ........................................ 30 Figura 2 - Gráfico dos resultados de satisfação dos colaboradores com a gestão e sistemas de gestão ............................................. 32 Figura 3 - Gráfico dos resultados de satisfação dos colaboradores com as condições de trabalho .................................................... 34 Figura 4 - Gráfico dos resultados de satisfação dos colaboradores com o desenvolvimento da carreira e das competências ................ 35 Figura 5 - Gráfico dos resultados de envolvimento ativo dos colaboradores na organização .................................................... 37 Figura 6 - Gráfico dos resultados de satisfação dos colaboradores com o estilo de liderança ........................................................... 39 Figura 7 - Gráfico dos resultados dos níveis de motivação dos colaboradores .......................................................................... 41 Figura 8 - Gráfico dos níveis de comprometimento dos colaboradores com o processo de comunicação na instituição ............................. 44 Figura 9 - Gráfico dos níveis de comprometimento dos colaboradores no relacionamento com o cliente ................................................ 45 Figura 10 - Gráfico da percepção dos colaboradores em relação a sua função e papel no trabalho que realizam na instituição ............ 47 Figura 11 - Gráfico da percepção dos colaboradores de como é realizado o trabalho na instituição .............................................. 49 Figura 12 - Gráfico do comprometimento dos colaboradores para entender os objetivos, metas e resultados esperados da instituição 51 Figura 13 - Gráfico do comprometimento dos colaboradores para manutenção de um bom clima organizacional............................... 53 Figura 14 - Gráfico da percepção dos colaboradores quanto às lideranças da instituição ............................................................ 55 11 LISTA DE ANEXOS Anexo A – Questionário aplicado para mensurar o índice de satisfação e motivação dos colaboradores .................................... 74 Anexo B – Questionário aplicado para mensurar o índice de comprometimento dos colaboradores .......................................... 79 Anexo C – Entrevista aberta aplicada aos colaboradores............... 82 Anexo D – Quadro-resumo de palavras-chave referente ao questionário aberto aplicado aos colaboradores ............................ 84 12 1 INTRODUÇÃO Esta pesquisa foi realizada com o objetivo de identificar o quanto o Planejamento Estratégico interfere no dia-a-dia de uma organização, e principalmente, no trabalho das pessoas que a compõem. Esta ferramenta, muito usada no meio empresarial, vem sendo aplicada nos mais diversos segmentos de negócio, procurando identificar, através de análises específicas, as forças e fraquezas das organizações, bem como, o seu diferencial competitivo em relação à concorrência. Em Uruguaiana, cidade onde está localizado o maior porto seco rodoviário da América do Sul, empresas de pequeno e médio porte estão aderindo ao Planejamento Estratégico, e surpreendentemente, algumas escolas da rede privada de ensino fundamental e médio. Eis o alvo desta pesquisa, uma instituição de ensino que, desde 2002, está colocando em prática o seu Planejamento Estratégico, reforçando sua imagem perante a sociedade, através do trabalho árduo da Rede Salesiana de Ensino, da direção da instituição, prezando pela excelência dos serviços oferecidos e pela qualidade de vida dos colaboradores, dentro e fora das dependências da instituição. A pesquisa identificou e analisou os níveis de satisfação, motivação e comprometimento dos colaboradores desta instituição na manutenção de um clima organizacional adequado a construção de uma organização sólida, harmoniosa e eficaz nas suas atividades. 1.1 Caracterização da organização e ambiente A instituição de ensino onde foi realizada esta pesquisa é uma escola integrante da Rede Salesiana de Ensino – RSE, fundada em Uruguaiana no ano de 1962, atuando desde então na formação 13 educacional, desde o maternal ao ensino médio. Atualmente, conta com um quadro de 55 colaboradores, que se distribuem entre o corpo docente, serviços gerais e administrativos e prestadores de serviço terceirizados, através de uma cooperativa. No ano de 2002 foi começado o desenvolvimento de seu Planejamento Estratégico, e que atualmente está em fase de implementação e avaliação de resultados, focado na gestão das pessoas, através da prática dos planos de valorização e avaliação dos recursos humanos disponíveis, conforme as diretrizes pré-determinadas no Planejamento Estratégico. 1.2 Definição do problema O mercado onde estão inseridas as instituições privadas de ensino fundamental e médio está cada vez competitivo, obrigando estas organizações a estarem em constante evolução e adaptação para atender a um público cada vez mais exigente. O resultado da gestão eficaz dos recursos e das pessoas que compõem estas organizações é o diferencial competitivo que faz a diferença na hora da escolha de uma escola para nossos filhos. Apesar do surgimento de novas teorias e métodos de gestão, algumas organizações ainda se utilizam de conceitos antiquados e desgastados para gerir seu capital mais precioso – as pessoas, promovendo a desmotivação, a insatisfação e a falta de comprometimento de seus colaboradores. Pergunta-se então: qual a melhor forma de gerir pessoas? Existe uma receita para a gestão eficaz de pessoas? O Planejamento Estratégico é uma das ferramentas que vem sendo ajustadas às organizações, proporcionando elaborar estratégias para a gestão eficaz das pessoas, devendo ser elaborado e implementado em 14 comum acordo, em todos os níveis da organização, atingindo todas as pessoasque a compõem. Os índices de satisfação, motivação e comprometimento dos colaboradores para com as organizações onde trabalham vêm sendo avaliados constantemente, de forma a proporcionar diagnósticos que possibilitem aos gestores tomar as decisões adequadas para definição dos processos de gestão de pessoal que se identifiquem com o perfil da empresa. Com base na avaliação desses índices, define-se então como situação problemática deste projeto: qual a importância do diagnóstico de motivação, satisfação e comprometimento dos colaboradores para com a empresa? Este diagnóstico pode ser usado como ferramenta complementar ao Planejamento Estratégico? 1.3 Objetivos 1.3.1 Objetivo geral Analisar a atual fase da organização – gestão de CAPITAL HUMANO através das diretrizes do Planejamento Estratégico - focada nos recursos humanos disponíveis, e a interferência do Planejamento Estratégico no desenvolvimento das atividades do cotidiano de seus colaboradores, e na satisfação, motivação e comprometimento destes para com a instituição. 1.3.2 Objetivos específicos 15 1. Diagnosticar o nível de envolvimento e motivação dos colaboradores no desempenho de suas tarefas estabelecidas no Planejamento Estratégico; 2. Analisar o clima organizacional e o espírito de equipe dos colaboradores; 3. Diagnosticar falhas na administração de conflitos; 4. Analisar o nível de satisfação dos colaboradores em relação à pesquisa de cargos, funções e competências estipulada no Planejamento Estratégico; 5. Avaliar o envolvimento da direção da instituição no processo de adaptação dos colaboradores à nova realidade estipulada no Planejamento Estratégico. 1.4 Justificativas 1.4.1 Oportunidade de realização da pesquisa Apesar de a instituição estar com seu Planejamento Estratégico em andamento desde 2002, e a atual fase contemplar a implementação de novas ferramentas e modalidades de avaliação dos recursos humanos disponíveis, se fez necessário este estudo para diagnosticar os índices de satisfação, motivação e comprometimento de seus colaboradores, proporcionando, desta forma, uma série de informações importantes que virão a complementar o planejamento, levados em consideração o período prévio ao início das atividades de elaboração e implementação do plano estratégico desta instituição. 16 1.4.2 Viabilidade da pesquisa O Planejamento Estratégico intervém diretamente na gestão de pessoas dentro das organizações, e proporciona a formação de uma nova visão sobre a empresa, tanto por colaboradores, quanto por elementos externos à organização. Esta nova visão deve estar alinhada com os objetivos estratégicos da organização, de forma que venham a proporcionar uma reflexão sobre o futuro da empresa e das pessoas que fazem e fizeram parte da construção da sua história. A construção de ferramentas de avaliação, que servem como elementos complementares e agregadores de valor ao planejamento, são de suma importância para o sucesso da gestão e do desenvolvimento da organização. Devido ao interesse da direção desta instituição de complementar com uma ferramenta de avaliação o Planejamento Estratégico, os resultados desta pesquisa somente foram possíveis de serem obtidos devido à receptividade e disponibilidade das pessoas para a coleta dos dados necessários, aliados ao interesse do acadêmico, de colocar em prática os conhecimentos adquiridos durante a sua formação. 1.4.3 Importância da pesquisa Este trabalho reforça a importância da participação de todas as pessoas, sem exceções, na elaboração, implementação e adaptação as diretrizes determinadas no Planejamento Estratégico, identificando os fatores motivacionais e de satisfação que levam os mesmos a comprometerem-se com a empresa, aceitando e adaptando-se facilmente a esta nova fase. 17 2 REVISÃO LITERÁRIA Considerando a importância do planejamento, para que seja possível alcançar ou aumentar o sucesso das organizações, em um ambiente cada vez mais competitivo, se destaca, por sua utilidade, o Planejamento Estratégico como ferramenta de auxílio ao alcance dos objetivos globais da organização, conforme destacado por Sampaio (2002, p.7): O Planejamento Estratégico deve fazer parte do cotidiano das empresas, não importando seu porte nem sua estrutura. É certo que nenhuma empresa sobrevive sem um adequado gerenciamento do dia-a-dia. Entretanto, a chave do sucesso é aliar as ações presentes com uma postura voltada para o futuro. O Planejamento Estratégico é um processo gerencial contínuo e sistemático, que diz respeito à formulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para sua execução, levando em conta as condições internas e externas à empresa e sua evolução esperada. No decorrer de sua elaboração são realizadas análises sistemáticas da organização e das oportunidades que o ambiente onde está inserida lhe proporciona, com o intuito de estabelecer os objetivos e as ações que possibilitem o aumento da sua competitividade. Mais importante que elaborar um bom Planejamento Estratégico, é administrar a organização e a mudança que ele provoca em sua estrutura, conforme destaca o próprio autor (2002, p.8) Planejamento é um processo dinâmico, necessariamente flexível para incorporar as mudanças previstas do ambiente. Não significa dizer também que a empresa deve apenas esperar que as coisas aconteçam. As empresas devem fazer as coisas acontecerem, devem ser proativas, devem fazer as mudanças. O Planejamento Estratégico considera premissas básicas que a empresa deve respeitar para que todo o processo tenha coerência e sustentação. Este processo permite fixar as grandes orientações para que as empresas possam modificar, melhorar ou fortalecer a sua posição face 18 à concorrência. Deste processo, devem participar todos os componentes da empresa, e não somente o corpo diretor, pois os objetivos e metas estabelecidos no planejamento somente serão bem executados, se forem conhecidos e entendidos por todos. Sampaio (2002, p.12) destaca: Deve existir na empresa uma efetiva decisão da utilização, com envolvimento e participação de todas as pessoas – principalmente o executivo maior – para que o clima de implantação seja propício, para que exista comprometimento e engajamento. [...] quanto maior o envolvimento de pessoas nessa fase de formulação [...] mais facilmente será para a empresa buscar o engajamento. A elaboração do Planejamento Estratégico envolve três etapas distintas, compostas de itens importantes que irão nortear as metas futuras da organização. As etapas são: 1ª – Análise filosófica: é a mais permanente, mostra aquilo a que a organização se propõe e no que acredita. É composta pela definição do negócio, a missão, os princípios e valores e a intenção estratégica, ou visão, da organização. Conforme Sampaio (2002, p.15) “definir o negócio da empresa é explicitar seu âmbito de atuação”, ou seja, os gestores devem responder a pergunta “qual é o nosso negócio?” lembrando que seus produtos e/ou serviços não são apenas “produtos e/ou serviços”, mas também soluções, utilidade e satisfação das necessidades do cliente. A definição da missão da empresa deve responder, não necessariamente a todas, mas a algumas das seguintes perguntas: -O que a empresa deve fazer? -Para quem a empresa deve fazer? -Por que a empresa deve fazer? -Como a empresa deve fazer?, e -Onde a empresa deve fazer? As respostas a estas perguntas irão determinar a direção daempresa e devem estar alinhadas com a sua razão de existência, devem ter o “perfil da empresa”, a sua identidade, e servirão de orientação para o trabalho das pessoas. Sampaio (Ibdem, 2002, p.25) destaca-se que: Os princípios, credos, filosofia, crença ou valores da empresa são aquilo em que a empresa acredita e servirão como orientadores para o processo decisório e para o comportamento da empresa no cumprimento de sua missão. São os ideais da empresa e os alicerces para seus planos e ações. Ajudam a empresa a manter seu sentido. 19 A intenção estratégica, ou visão, é a ilustração de um cenário futuro que a empresa, através do seu plano de ação, pretende alcançar. Sampaio (2002, p.29) afirma que “a visão da empresa, deve representar um desafio de longo prazo a ser perseguido por todos, representando uma situação empresarial desejada como ideal”. É a tradução do objetivo maior da empresa, que serve como direcionador de esforços de curto prazo para alcançá-lo. É importante observar que a visão pode refletir uma postura da empresa, ou uma intenção de busca de liderança de um determinado mercado ou a relação com seus concorrentes, na intenção de superá-los, e deve representar uma ambição possível de ser alcançada. 2ª – Análise ambiental: é a etapa analítica, sujeita a alterações devido às variações do mercado; tem o propósito de mapear os ambientes interno e externo da organização para identificação das forças e fraquezas e das oportunidades e ameaças, respectivamente. Sampaio afirma que (2002, p.31) “o monitoramento do ambiente externo é um fator fundamental para a elaboração do Planejamento Estratégico e para o sucesso da empresa”. O ambiente externo é onde os gestores visualizam as oportunidades e as ameaças que podem interferir no cumprimento da missão da empresa. Já no ambiente interno, são identificadas suas potencialidades e limitações, e é a análise mais difícil da empresa, uma vez que implica em admitir falhas de gestão e erros em decisões tomadas precipitadamente, sem planejamento. Nesta etapa são definidos também os fatores essenciais do negócio, ou seja, aquelas condições e fatores indispensáveis para o sucesso competitivo da organização. 3ª – Definição de objetivos, metas e estratégias: é a etapa de definição de onde os gestores querem que a organização chegue, estabelecendo o caminho apropriado para isto. A definição destes objetivos deve ser baseada na missão e visão da organização. Os objetivos são globais, envolvem os resultados que a empresa pretende alcançar. Metas são as etapas realizadas, com prazos estipulados, para alcançar os objetivos e possibilitam o controle dos resultados alcançados, permitindo correções no curso do planejamento. “É importante relembrar 20 que os objetivos estão diretamente relacionados com as análises anteriores de ambiente interno, externo e fatores essenciais” (Sampaio, 2002, p.48). Enquanto os objetivos determinam “o quê” e “quando” fazer, as estratégias – ações – especificam o “como” fazer. Sampaio (2002, p.53) destaca: Para cada objetivo e meta relacionados, a empresa deverá formular estratégias/ações para que possa atingi-los, considerando sempre os recursos disponíveis, os pontos fortes e fracos da empresa, as oportunidades e não as ameaças existentes no ambiente. Dessa forma é possível, para os gestores, definir o ponto de partida de uma situação atual da organização rumo à situação desejada para o futuro. As ações que levam a esta situação futura devem ser consistentes, relacionadas com as metas e objetivos, devem ser claras para facilitar o entendimento, estarem de acordo com a situação atual da empresa, considerando os recursos disponíveis, e se poderão proporcionar o aproveitamento das oportunidades que o mercado oferece, potencializando os pontos fortes e neutralizando os pontos fracos e, acima de tudo, respeitando e reforçando a missão, os princípios e a intenção estratégica da organização. Para que o desenvolvimento e a implantação do Planejamento Estratégico tenham sucesso, é necessário que os gestores promovam o despertar do compromisso, do comprometimento e da participação de todos os colaboradores da organização na construção do futuro, promovendo um ambiente favorável à motivação, satisfação, saúde e capacitação dos envolvidos. O Planejamento Estratégico é um processo que faz a sintonia entre a organização e o ambiente onde está inserida, e por isso precisa ser atualizado periodicamente para acompanhar as mudanças desse ambiente. “Quando se constata que algo mudou ou pode não ocorrer, de imediato deverá ser aplicada uma ação corretiva, corrigindo o desvio e evitando problemas maiores” (SAMPAIO, 2002, p.62). 21 Os administradores devem usar o Planejamento Estratégico como ferramenta de apoio a decisão para todos os processos da organização. Considerando os recursos disponíveis, e dentre eles, o capital humano, que hoje é o componente mais importante de uma estrutura empresarial, visto que as operações, a gestão, o planejamento e a administração são executados por pessoas, e “ainda não” há maquina ou tecnologia capaz de substituir o ser humano na sua capacidade de raciocínio, de interação social, de troca de experiências e relacionamentos, de afetividade, e por isso, a gestão de pessoas através do Planejamento Estratégico, e o impacto que este provoca nas relações de trabalho, serão o objeto deste trabalho. É possível perceber que a gestão de pessoas, hoje em dia, é “a aplicação de novos métodos de velhos conceitos” rumo a uma nova visão de o que realmente são as organizações. A gestão de pessoas, para adaptarem-se às mudanças estratégicas propostas, é o maior desafio dos administradores. Vender a idéia de uma “nova empresa” para seus colaboradores é tão difícil quanto vender um novo produto para um mercado diferente daquele onde a empresa atua com regularidade. Para isso, é necessário conquistar o comprometimento dos colaborares, através da descoberta de fatores motivacionais que promovam a satisfação das pessoas em relação à empresa e às tarefas que desempenham no dia-a-dia da organização. Os gestores devem “comprometer-se com a idéia de que os funcionários são seus bens mais importantes [...] envolvidos nas tomadas de decisões profissionais, além de estimulados a atingir todo seu potencial” (DESSLER, 1996, p.166). Administrar uma empresa implica em trabalhar com as pessoas “como pessoas”, esperando e estimulando o seu melhor, e não como meros membros de um grupo profissional que compõem uma organização. Em função, disso é destacado que “apostar [...] num grupo de pessoas, significa arriscar que, dada uma boa ocasião de mostrarem o que podem fazer sozinhas, produzirão bons resultados” (GIVEN, 1965, p.85). 22 A organização do futuro, visualizada no Planejamento Estratégico, tem características muito marcantes, dentre elas a busca por profissionais com iniciativa, que resolvam problemas, administrem conflitos e se esforcem pelo objetivo maior da empresa, mas também envolve a criação de um “contrato social” para incentivar as pessoas a trabalharem nela, e para valorizar aquelas que já integram o quadro de colaboradores. Hesselbein (1997) afirma que é necessário avaliar o impacto da mudança organizacional no quadro de pessoal, em todos os níveis, e identificar os fatores que irão promover o estímulo individual de cada colaborador para que enfoquem no objetivo comum do grupo e da empresa. Nesta avaliação se identificam, também, os grupos sociais que se formam na organização, independentemente de tarefas que realizem, ou da classe profissionalque pertencem, as pessoas procuram “proteção” entre seus iguais, aqueles que compartilham dos mesmos ideais e valores. Estes grupos são responsáveis pela satisfação, motivação e comprometimento do individuo para com a estrutura da organização. Sentir-se parte do todo, depende de como se participa no grupo. As relações humanas, tanto sociais, quanto de trabalho, são fatores que podem comprometer o desenvolvimento do Planejamento Estratégico. “Administradores buscam resultados – o produto final dos comportamentos – por meio de pessoas. Daí o interesse em se conhecerem formas de influenciá-las” (FIORELLI, 2000, p.81). Esta forma de influenciar para os resultados está diretamente ligada à qualidade e aos objetivos planejados, portanto, vale destacar que (Ibdem, p.82): Conseguir dos profissionais uma ótima percepção para as filosofias de um “Programa de Qualidade” nada tem de complexo; o desafio é conseguir que a atitude transforme-se em comportamento; o individuo continua lançando o toco de cigarro pela janela do automóvel, enquanto discursa sobre a necessidade de se praticar a limpeza. Ao administrador, interessa que o comportamento obedeça a padrões. Como norma geral, qualidade e produtividade exigem regularidade e previsibilidade, indispensáveis à eficiência e eficácia dos 23 processos realizados rotineiramente nas organizações. É importante ressaltar que na gestão de pessoal através do Planejamento Estratégico, onde uma das atividades previstas é a normatização das tarefas de rotina através de manuais, as ações de controle devem respeitar os limites físicos e de conhecimento técnico dos colaboradores - pressupondo que todos estão alocados em atividades compatíveis, de acordo com estes limites – é necessário que sejam avaliados e medidos constantemente os índices de satisfação, motivação e comprometimento dos colaboradores para com a empresa. Segundo Vergara (IN: FIORELLI, 2002) motivação “é uma força, uma energia, que nos impulsiona na direção de alguma coisa [...] que nasce de nossas necessidades interiores”. Despertar, manter e canalizar a motivação dos colaboradores deve ser uma preocupação constante dos administradores, pois quando ela acontece, as pessoas tornam-se mais produtivas e atuam com satisfação, produzindo resultados multiplicadores. Herzberg (CHIAVENATTO, 1993) divide os fatores que afetam o comportamento humano em dois grupos: fatores higiênicos e fatores motivacionais. Os fatores higiênicos são endógenos ao individuo e compreendem questões como salário, benefícios, segurança e as relações interpessoais no trabalho. A ausência deles provoca imediata insatisfação, porém, quando atendidos facilitam a motivação, que é despertada por fatores motivacionais, intrínsecos ao individuo, tais como o reconhecimento, status, responsabilidade, oportunidades de crescimento, riqueza do trabalho e desafios. Chiavenato (1993) afirma que a ausência dos fatores motivacionais não ocasionaria a insatisfação do colaborador, ao contrário dos fatores higiênicos. Wagner III e Hollenbeck (1999) criticam o modelo de Herzberg apontando deficiências em sua metodologia e a ausência de confirmação prática, e concluem que “a teoria dos dois fatores de Herzberg não é considerada uma orientação útil para as ações gerenciais”. Segundo Maslow (MARRAS, 2000, p.34), a motivação dos indivíduos objetiva satisfazer certas necessidades que vão desde as 24 primárias (fisiológicas – sobrevivência, alimentação e vestuário; de segurança – proteção, estabilidade e garantias de emprego; sociais – de aceitação, amizade, sentimento de pertença; estima – autoconfiança) até as mais complexas ou de ordem psicológicas (auto-realização – criatividade, auto-desenvolvimento). A lógica existente nessa seqüência mostra que há relação direta entre todas as necessidades, visto que um indivíduo faminto ou com sede, não poderá desenvolver atividades que lhe encaminhem à satisfação das demais necessidades. Serão, portanto, avaliados, dentro da organização, todos os fatores que promovam a motivação, a satisfação e o comprometimento dos colaboradores para com a empresa e com as atividades que desempenham, estabelecidas no Planejamento Estratégico, visto que, para Minicucci (1995, p.228): Ainda que a satisfação no trabalho seja um elemento de ordem individual, procurando os indivíduos os trabalhos que tenham aspectos relacionados com seus próprios sistemas de valor, é certo que há alguma uniformidade nos valores de indivíduos de grupos específicos. 25 3 METODOLOGIA 3.1 Tipo e delineamento da pesquisa Segundo Roesch (1996, p.110), “a entrevista e o questionário são os instrumentos de coleta mais utilizados”, e conforme os objetivos específicos descritos no item 1.3.2 deste Trabalho de Conclusão, foram avaliados os índices de motivação, satisfação e comprometimento dos colaboradores em relação ao Planejamento Estratégico, e a identificação de fatores associados a estes índices e os possíveis problemas relacionados ao clima organizacional, definida como metodologia a pesquisa qualitativa, pois, segundo Staw (IN: ROESCH, 1996, p.145) “seus métodos de coleta e análise de dados são apropriados para uma fase exploratória da pesquisa”. Destaca-se, ainda, o aspecto de estudo de caso, que conforme Yin (Ibdem, p.146) "é uma estratégia de pesquisa que busca examinar um fenômeno contemporâneo dentro do seu contexto". Ressaltado que: Além disso [...] o estudo de caso não requer necessariamente um modelo único de coleta de dados, como a observação participante, por exemplo. [...] acredita-se que é mais apropriado classificar o estudo de caso como uma abordagem qualitativa, justamente porque com freqüência os estudos de caso iniciam com um esquema conceitual fraco. Esta pesquisa foi realizada nas dependências de uma instituição privada do setor educacional, fundamental e médio, abrangendo todo o quadro de colaboradores, uma vez que, na análise dos dados obtidos, é de suma importância a comparação das informações coletadas dos diversos setores que compõem a organização, envolvendo pessoas com níveis de formação e cultura social diferentes. 26 3.2 Plano de coleta de dados De acordo com os objetivos propostos neste trabalho, para análise das percepções do quadro de colaboradores, a coleta de dados foi feita através de questionários - adaptados de modelos extraídos da internet1 - e entrevista – construída com base no manual de “Descrições de Funções e Perfil de Competências” - semi-estruturadas, que são instrumentos desta pesquisa, os quais mediram os índices de motivação e satisfação dos colaboradores, sendo aplicados pelo método de observação aberta, onde “o pesquisador tem permissão para realizar sua pesquisa na empresa e todos sabem a respeito de seu trabalho” (ROESCH, 1996, p.152). 3.3 Análise e interpretação de dados As informações colhidas na pesquisa estão representadas na forma de texto, cuja análise foi realizada através do método denominado “Análise de Conteúdo”, que, segundo Weber (apud Roesch, 1996), “usa uma série de procedimentos para levantar inferências válidas a partir de um texto. O método busca classificar palavras, frases, ou mesmo parágrafos em categorias de conteúdo”. Engers (1994, p.104) destaca que: [...] a análise de conteúdo constitui-se de um conjunto de técnicas e instrumentos empregados na fase de análise e interpretação de dados de uma pesquisa, aplicando-se, de modo especial, ao exame de documentos escritos,discursos, dados de comunicação e semelhantes, com a finalidade de uma leitura crítica e aprofundada, levando à descrição e interpretação desses materiais, assim como a inferências sobre suas condições de produção e percepção. 1 http://www.caf.dgaep.gov.pt e http://www.institutomvc.com.br 27 Os resultados estão apresentados em forma de relatório, baseado na análise de tabelas e gráficos. 28 4 RESULTADOS 4.1 Análise e representação dos índices de satisfação e motivação dos colaboradores Foram aplicados, simultaneamente, pelo próprio pesquisador, 55 questionários com respostas objetivas que identificaram os índices de satisfação, motivação e comprometimento dos colaboradores da instituição. Destes, 26 questionários relacionados à análise de satisfação e motivação estão válidos e foram respondidos corretamente, representando 47% do total de colaboradores, sendo os demais invalidados por apresentarem mais de uma opção marcada na mesma pergunta ou por não terem nenhuma opção selecionada. Os questionários que identificaram o índice de comprometimento dos colaboradores para com a empresa, do total de 55 aplicados, 25, que correspondem a 45% do total de colaboradores, estão válidos e os demais descartados, pelos mesmos motivos anteriores. Os resultados destes questionários estão apresentados em forma de quadros e gráficos, conforme abaixo, e foram considerados para análise dos resultados, apenas os questionários válidos respondidos corretamente. A pesquisa iniciou avaliando os índices de satisfação e motivação dos colaboradores, considerando as opções entre 1= muito insatisfeito e 5= muito satisfeito. Conforme Minicucci (1995, p.228), “ainda que a satisfação no trabalho seja um elemento de ordem individual, [...], é certo que há alguma uniformidade nos valores de indivíduos de grupos específicos”. Com base nessa afirmação, a análise que segue faz uma relação entre a opinião individual e a coletiva dos colaboradores, de forma que os resultados demonstrem o quanto o grupo está satisfeito e motivado com a 29 atual fase da organização, e como isso afeta o desempenho geral da escola, levando em consideração o desenvolvimento do Planejamento Estratégico e como ele interfere nas ações das pessoas. Neste primeiro quadro, foi observado o índice de satisfação global dos colaboradores, em relação à empresa, onde foram respondidas cinco perguntas, conforme demonstra o quadro a seguir: Quadro 1 SATISFAÇÃO GLOBAL (%) 1 2 3 4 5 Imagem global da organização - - - 27 73 Desempenho global da organização - - - 35 65 Papel da organização na sociedade - - - 19 81 Relações da organização com os cidadãos e a sociedade - - - 31 69 Nível de envolvimento das pessoas na organização e na respectiva missão - - 4 19 77 Fonte: dados pesquisados pelo autor. Em relação à imagem global da organização, 27% dos colaboradores que responderam ao questionário estão parcialmente satisfeitos e 73% se mostram totalmente satisfeitos, e percebem a instituição como uma empresa sólida e bem estruturada. Quanto ao desempenho da instituição, 35% dos colaboradores apresentaram-se parcialmente satisfeitos, e 65% estão muito satisfeitos, e acreditam que um trabalho intenso de captação de novos alunos pode melhorar estes índices. Já com relação ao papel da organização na sociedade, o índice de satisfação parcial diminui, ficando em 19%, e 81% dos colaboradores afirmam estar totalmente satisfeitos com as atividades realizadas pela escola para desenvolver a consciência social de seus integrantes. Do total de colaboradores que responderam ao questionário, 69% afirmam que a instituição tem um bom relacionamento com a sociedade e estão muito satisfeitos com seu desempenho, mas 31%, demonstrando satisfação parcial, indicaram que deve haver um empenho maior, por 30 parte de todos, para que a instituição possa participar mais ativamente das relações com os cidadãos e a sociedade em geral. Quanto ao nível de envolvimento das pessoas na organização, os resultados indicam que ainda se faz necessário um trabalho intensivo para levar a conhecimento de todos os princípios básicos do Planejamento Estratégico, tais como a missão e os objetivos da empresa. 77% dos colaboradores que responderam ao questionário se mostram totalmente satisfeitos e acreditam que todos conhecem e percebem a importância do seu papel na organização. Abaixo a representação gráfica dos resultados obtidos. Satisfação Global 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 1 2 3 4 5 Qu an tid ad e d e c ola bo ra do re Imagem global da organização Desempenho global da organização Papel da organização na sociedade Relações da organização com os cidadãos e a sociedade Nível de envolvimento das pessoas na organização e na respectiva missão Fonte: Autor. Figura 1 – gráfico dos resultados de satisfação global dos colaboradores. Em relação ao sistema de gestão, envolvendo todas as suas variáveis, a grande maioria dos colaboradores apontou um alto grau de satisfação, o que demonstra que os esforços para a gestão eficaz dos recursos e das pessoas estão no caminho certo. Os resultados apresentados são os seguintes: 31 Quadro 2 SATISFAÇÃO COM A GESTÃO E SISTEMAS DE GESTÃO (%) 1 2 3 4 5 Aptidão da gestão de topo e intermediaria para comunicar - - 4 31 65 Aptidão para conduzir a organização - - 4 11 85 Manual de procedimentos - - 15 15 62 Sistema de avaliação de desempenho, relativamente aos objetivos fixados - - 4 31 65 Sistema de recompensas dos esforços individuais e de grupo - - 4 35 35 Concepção dos processos da organização - - 4 15 73 Postura da organização face à mudança e à modernização - - 4 23 73 Fonte: dados pesquisados pelo autor. Quanto às aptidões de comunicação da direção e da coordenação dos setores, 65% dos colaboradores afirmam estar totalmente satisfeitos com o modelo adotado, enquanto que 35% acham que o processo ainda precisa ser melhorado. Os colaboradores avaliaram a direção e o modo como conduz a instituição, demonstrando que a grande maioria está muito satisfeita com o trabalho realizado (85%). Também foi avaliado, pelos colaborados, o manual de Funções e Competências, criado para facilitar o entendimento das tarefas e a importância do trabalho de cada um dentro da instituição. Aproximadamente 62% dos colaboradores vêem nesta ferramenta uma oportunidade de aprendizado constante, e demonstram estar muito satisfeitos com a sua adoção. 30%, apesar de acharem que o manual “engessa” as pessoas, estão divididos entre satisfeitos e parcialmente satisfeitos, e houve dois colaboradores que não opinaram a respeito. Quanto ao sistema de avaliação de desempenho adotado pela instituição, alinhavado pelo Planejamento Estratégico, 65% estão muito satisfeitos e concordam que essa prática ajuda na busca pela excelência dos serviços oferecidos. Com base nas avaliações de desempenho, aproximadamente 40% dos colaboradores não estão totalmente satisfeitos com o sistema de valorização e recompensa dos esforços individuais, e 32 26% nada opinou sobre esta questão. Na verdade, não foi identificado nenhum plano de recompensas, mas 35% acreditam estar sendo valorizados pelos seus esforços, e estão totalmente satisfeitos com o sistemaatual. Em relação às ações e processos sistemáticos de organização da instituição, 73% dos colaboradores entendem os métodos adotados e estão muito satisfeitos com o trabalho que vem sendo realizado pela direção. Poucos demonstram um grau menor de satisfação, alguns responderam que “não faz diferença o que achamos ou se concordamos com isso, temos que aceitar porque somos empregados e a direção sabe o que faz”. Quanto à adaptação à mudança e à modernização dos processos, 73% afirmam estar participando e adaptando-se facilmente às novas práticas, e que a instituição está em processo evolutivo justamente por ter o apoio da maioria dos colaboradores. Abaixo a análise gráfica dos resultados. Satisfação com a gestão e sistemas de gestão 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 1 2 3 4 5 Qu an tid ad e d e c ola bo rad ore Aptidão da gestão de topo e intermediaria para comunicar Aptidão para conduzir a organização Manual de procedimentos Sistema de avaliação de desempenho, relativamente aos objetivos fixados Sistema de recompensas dos esforços individuais e de grupo Concepção dos processos da organização Postura da organização face à mudança e à modernização Fonte: Autor. Figura 2 - gráfico dos resultados de satisfação dos colaboradores com a gestão e sistemas de gestão. 33 A avaliação das condições de trabalho mostra que a maioria dos colaboradores está muito satisfeito com a administração, a estrutura e os ambientes disponíveis na instituição. É o que mostra o quadro a seguir. Quadro 3 SATISFAÇÃO COM AS CONDIÇÕES DE TRABALHO (%) 1 2 3 4 5 Disposição e distribuição do espaço no local de trabalho - - - 19 81 Atmosfera de trabalho e a cultura da organização - - - 15 85 Tratamento dado às questões sociais e ambientais - - 4 27 69 Atividades sociais (desportivas e recreativas) - - 4 35 61 Flexibilidade do horário de trabalho e a possibilidade de conciliar o trabalho com a vida familiar e assuntos pessoais - - 4 23 73 Gestão da igualdade de oportunidades e igualdade de tratamento, na organização - - 4 8 88 Forma como a organização lida com os problemas pessoais dos colaboradores. - - - 19 81 Equipamentos de comunicação disponíveis - - 8 27 65 Condições de higiene - - - 12 88 Condições de segurança - - - - 100 Serviços sociais (assistência médica e de enfermagem, apoio nos gastos com a saúde, ensino, etc.) - - 4 15 81 Fonte: dados pesquisados pelo autor. Em quase todos os tópicos avaliados, os índices de satisfação estão, em média, entre 60 e 90%, sendo que o único item que foi avaliado com 100% de satisfação total por todos os colaboradores são as condições de segurança que a instituição oferece para o desenvolvimento das atividades de rotina. Estes dados podem ser comprovados observando o gráfico abaixo. 34 Satisfação com as condições de trabalho 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 1 2 3 4 5 Qu an tid ad e de c ola bo ra do re Disposição e distribuição do espaço no local de trabalho Atmosfera de trabalho e a cultura da organização Tratamento dado às questões sociais e ambientais Atividades sociais (desportivas e recreativas) Flexibilidade do horário de trabalho e a possibilidade de conciliar o trabalho com a vida familiar e assuntos pessoais Gestão da igualdade de oportunidades e igualdade de tratamento, na organização Forma como a organização lida com os problemas pessoais dos colaboradores. Equipamentos de comunicação disponíveis Condições de higiene Condições de segurança Serviços sociais (assistência médica e de enfermagem, apoio nos gastos com a saúde, ensino, etc.) Fonte: Autor. Figura 3 – gráfico dos resultados de satisfação dos colaboradores com as condições de trabalho. A satisfação dos colaboradores com o ambiente e a atmosfera de trabalho, demonstra que todos estão envolvidos na construção de um clima organizacional harmônico que permita o desenvolvimento das tarefas e mantenha o relacionamento entre as pessoas saudável (85%). Também é possível afirmar que existe uma preocupação por parte dos gestores para ajudar na solução dos problemas pessoais dos colaboradores. 81% se mostram totalmente satisfeito com o tratamento e o auxilio recebidos pela direção e colegas em geral, na solução de seus problemas. Quanto às atividades sociais, mais de 60% dos colaboradores estão satisfeitos com o tratamento que é dispensado para os cuidados com o seu bem-estar, o que mostra que existe uma preocupação por parte da direção e da Rede Salesiana, em manter os colaboradores satisfeitos e saudáveis, tanto física quanto emocionalmente. O plano de desenvolvimento de carreira dos colaboradores, que faz parte do Planejamento Estratégico da instituição, está direcionado tanto 35 para o corpo docente, quanto para os demais setores – administrativo e serviços gerais – e é um dos fatores que servem de estímulo para a qualidade e a excelência das atividades realizadas por todos. Os resultados da avaliação das políticas adotadas pela instituição estão representados no quadro e no gráfico abaixo. Quadro 4 SATISFAÇÃO COM O DESENVOLVIMENTO DA CARREIRA E DAS COMPETÊNCIAS (%) 1 2 3 4 5 Política de gestão de recursos humanos existente na organização 4 - 8 19 69 Oportunidades criadas pela organização para desenvolver novas competências - - 12 19 69 Ações de formação que realizou até ao presente - - 8 19 73 Mecanismos de consulta e diálogo existentes na organização - - 8 23 69 Nível de conhecimento que tem dos objetivos da organização - - 8 4 73 Fonte: dados pesquisados pelo autor. Fonte: Autor. Figura 4 – gráfico dos resultados de satisfação dos colaboradores com o desenvolvimento da carreira e das competências. O percentual de colaboradores muito satisfeitos em relação ao plano de desenvolvimento de carreira é de 69%, pois além dos cursos e 36 atividades que a instituição proporciona, muitos procuram, por conta própria, complementar sua formação. A participação dos colaboradores em reuniões e encontros que proporcionam o seu envolvimento na criação de ferramentas e na adoção de práticas que efetivamente agilizem e facilitem o trabalho é constante nesta instituição. O corpo docente tem encontros quinzenais com a coordenação, onde são apresentadas sugestões e debatidos novos métodos de trabalho. Esta rotina também se aplica ao departamento administrativo e de serviços gerais. Os resultados do quadro abaixo indicam que ainda é necessário trabalhar intensivamente para envolver os colaboradores de maneira mais efetiva no desenvolvimento do plano estratégico da instituição, principalmente no quesito comunicação entre os níveis, apesar de 62% afirmar que estão muito satisfeitos pela maneira como os processos de consulta e feedback acontecem na escola. Quadro 5 ENVOLVIMENTO ATIVO NA ORGANIZAÇÃO (%) 1 2 3 4 5 Envolvimento nos processos de tomada de decisão - - 12 26 62 Envolvimento em atividades de melhoria - - 8 19 73 Mecanismos de consulta e diálogo entre colaboradores e gestores - - 8 30 62 Fonte: dados pesquisados pelo autor. Excluídos os membros da coordenação e direção, 62% afirmam que participam regularmente de encontros onde são tomadas decisões importantes para o andamento da escola. 12%, apesar de satisfeitos, acham que deveriam ser mais solicitados nos processos decisórios. Apenas 8% dos colaboradores não se envolvem diretamente em atividades de melhoria,demonstrando um grau de acomodação em sua posição dentro da empresa, e acham que a direção e coordenação são responsáveis por comunicar as novas normas e regras a serem aplicadas e que não precisam ser consultados. Em contrapartida, 73% tem iniciativa e 37 se envolvem nas atividades de melhoria e acham importantíssima a sua participação. Com relação aos mecanismos de diálogo entre a direção, coordenação e colaboradores em geral, 62% afirmam estar totalmente satisfeitos com o modelo atual, e 8%, apesar de satisfeitos, acreditam que pode melhorar. Abaixo a representação gráfica dos dados obtidos. Fonte: Autor. Figura 5 - gráfico dos resultados de envolvimento ativo dos colaboradores na organização. Em toda e qualquer organização, é possível identificar dois tipos de liderança, sendo uma formal, instituída por normas e regras convencionais, e uma informal, adotada de acordo com as necessidades dos colaboradores que a escolhem, cuja decisão é influenciada pelo perfil desse líder informal. O quesito liderança foi avaliado pelos colaboradores - sendo considerada a liderança formal, neste caso a direção - e os resultados mostram um grau de satisfação bastante alto, como se verifica no quadro a seguir: 38 Quadro 6 SATISFAÇÃO COM O ESTILO DE LIDERANÇA (%) 1 2 3 4 5 Lidera através do exemplo - - - 12 85 Demonstra empenho no processo de mudança - - - 12 85 Aceita críticas construtivas - - - 12 85 Aceita sugestões de melhoria - - 3 12 81 Delega competências e responsabilidades - - - 12 85 Estimula a iniciativa das pessoas - - - 8 85 Encoraja a confiança mútua e o respeito - - - 3 92 Assegura o desenvolvimento de uma cultura de mudança - - - 19 77 Promove ações de formação - - - 27 73 Reconhece e premia os esforços individuais e das equipes - - - 47 50 Adéqua o tratamento dado às pessoas, às necessidades e ás situações em causa - - - 12 88 Fonte: dados pesquisados pelo autor. A maioria dos itens avaliados, com grau de satisfação máxima, significam 85% dos colaboradores, que afirmam ter na direção um exemplo a ser seguido de persistência e coragem, que se empenha para realizar todos os projetos a que se propõem, aceita as criticas e sugestões que lhe são encaminhadas, bem como as melhorias, e que apesar de centralizadora, sabe delegar com responsabilidade, e cobrar com profissionalismo os resultados esperados, estimulando a iniciativa dos colaboradores e o despertar da proatividade. Em relação à confiança e respeito nos relacionamentos, a direção trabalha de forma com que os colaboradores acreditem na instituição, na sua missão e nos seus objetivos, e os 92% representados no quadro afirmam estar muito satisfeitos com o trabalho que vem sendo desenvolvido. Dos colaboradores que responderam ao questionário, 77% estão muito satisfeitos com as ações dos líderes, que atuam como facilitadores na adaptação à mudança que vem ocorrendo desde a implementação do Planejamento Estratégico, e na promoção de ações de formação e desenvolvimento profissional dos colaboradores. Há um equilíbrio visível 39 entre satisfeitos e muito satisfeitos em relação aos esforços de reconhecimento e valorização individuais, aproximadamente 50%, e um caso isolado que, mesmo indicando insatisfação total, não foi significativo para representação percentual nesta pesquisa. Quanto ao tratamento dispensado às pessoas, com base nas necessidades pontuais da instituição, 88% dos colaboradores apresenta-se muito satisfeito, apesar de, às vezes, ser possível perceber momentos de mau-humor por parte das lideranças. O gráfico a seguir demonstra os resultados obtidos e comentados anteriormente. Fonte: Autor. Figura 6 - gráfico dos resultados de satisfação dos colaboradores com o estilo de liderança. Os índices de motivação dos colaboradores, entre os graus 4 e 5 – satisfeito e muito satisfeito, respectivamente, indicam que todos tem fatores motivacionais muito parecidos, o que pode ser comprovado com os resultados do questionário de respostas abertas que foi aplicado, cujos resultados estão demonstrados ao final da análise dos questionários de respostas objetivas. 40 A grande maioria, 81%, está sempre disposta a aprender novas metodologias de trabalho orientadas pelas diretrizes do Planejamento Estratégico. O corpo docente da instituição é bastante coeso, mesmo os professores dos turnos manhã e tarde não convivendo com tanta freqüência quanto os colaboradores dos departamentos administrativo e serviços gerais, e estes últimos, por sua vez, apresentam maior dificuldade para trabalhar em equipe do que os primeiros. A grande maioria dos conflitos que já ocorreram na escola se deu nestes departamentos. 27% dos colaboradores estão parcialmente motivados a desenvolverem trabalhos conjuntamente, enquanto que 69%, dos quais a grande maioria faz parte do corpo docente, estão sempre muito motivados a participarem de atividades em grupo. A maioria dos colaboradores busca constantemente complementar sua formação através da busca por cursos e atividades extra-profissionais. Este grupo representa 81% dos colaboradores entrevistados. Apesar de o Planejamento Estratégico provocar temores quanto às mudanças necessárias, o que é natural, a maioria dos colaboradores estão muito motivados - 81% - a participarem desta nova fase da instituição, e percebem a importância da adaptação, no caminho para a excelência dos serviços oferecidos pela escola. Já em relação à participação para sugerir melhorias e adaptações aos projetos iniciais, este índice caiu para 69%, indicando que os colaboradores participam mais da construção, do que da aceitação da mudança. Apenas um colaborador nada opinou sobre seu grau de motivação em nenhum dos quesitos avaliados. Os resultados avaliados podem ser visualizados no gráfico a seguir, e no quadro onde estão expressos os referidos valores. 41 Fonte: Autor. Figura 7 - gráfico dos resultados dos níveis de motivação dos colaboradores. Quadro 7 NÍVEIS DE MOTIVAÇÃO (%) 1 2 3 4 5 Motivação para aprender novos métodos de trabalho - - - 15 81 Motivação para desenvolver trabalho em equipe - - - 27 69 Motivação para participar em ações de formação - - - 15 81 Motivação para participar em projetos de mudança na organização - - 4 12 81 Motivação para sugerir melhorias - - 4 23 69 Fonte: dados pesquisados pelo autor. 4.2 Análise e representação dos índices de comprometimento dos colaboradores É difícil dizer se um indivíduo é mais comprometido do que outro, pois cada um tem um jeito de pensar e agir, e é isso que torna o ambiente organizacional dinâmico e instável. Para que o Planejamento Estratégico tenha êxito, tanto no seu desenvolvimento quanto na sua 42 aplicação prática, é necessário despertar o comprometimento das pessoas e mostrar-lhes o quão importante é o seu papel dentro do processo, criando um “pacto informal” e reforçando o vínculo entre individuo e instituição. Nas quadros que seguem, os colaboradores, em número de 25, selecionaram uma única opção em cada questão do questionário correspondente, indicando se concordam ou não com as afirmações de cada categoria, sendo DT= discordo totalmente o menor valor, e CT= concordo totalmente, o maior valor. Quadro 8 COMUNICAÇÃO (%) DT D DP CP C CT Eu sei o que está acontecendo em toda a empresa - 24 - 12 60 - Minha área/depto./divisão comunica aos colaboradores o que é importante para a empresa - - - 4 52 44 A comunicaçãoda minha área/depto./divisão é confiável - - - 4 52 44 Existe troca de informações entre as áreas/deptos/divisões - 12 - 8 68 12 Eu conheço o negócio da empresa e acho que este é um bom negócio - - 4 4 60 28 Fonte: dados pesquisados pelo autor. O processo de comunicação é um dos principais fatores que incentiva o comprometimento dos colaboradores de qualquer organização, pois a informação no tempo certo, para as pessoas certas, é o maior indicio de organização, e ao mesmo tempo, de comprometimento das pessoas para que ela alcance todos os níveis de forma a estar sempre um passo a frente da concorrência. O quadro acima demonstra, em relação ao primeiro tópico, o quanto a informação flui, e como as pessoas estão envolvidas no processo de conduzi-la em todos os níveis da instituição - comunicação vertical e horizontal. Do total de colaboradores que responderam ao questionário, 60% concordam que sabem exatamente o que está acontecendo, em tempo real, dentro da instituição. 24% discordam da afirmação, e 43 afirmam que não sabem o que está acontecendo. É um numero preocupante, pois indica que nem todos estão sendo atingidos no processo de comunicação, e que informações relevantes podem estar se perdendo no meio do caminho entre os departamentos. Já a comunicação entre os departamentos, conforme os números que se apresentam, é coordenada eficientemente e as pessoas se comprometem com a disseminação das informações. 44% concordam totalmente com a afirmação. 52% apenas concordam e um indivíduo concorda parcialmente. Com relação à confiabilidade do processo de comunicação, e das informações, os números se apresentam iguais ao da afirmação anterior, e todos os indivíduos afirma serem comprometidos com o “passar a informação correta para evitar que os outros cometam erros e sejamos responsabilizados”. E conforme os resultados da próxima afirmação, onde 68% concordam com ela, apesar de alguns colaboradores – 12% que discordam da afirmação - não estarem totalmente envolvidos no processo de comunicação, existe uma procura por partes da maioria para tornar eficaz a troca de informações entre os departamentos. Isso leva aos expressivos números de 60% que concordam e 28% que concordam totalmente com a afirmação, totalizando 88% de colaboradores comprometidos com a missão e os objetivos da instituição, e entendem que se trata de um excelente negócio. Foi verificado, durante o processo de coleta de dados, que há casos isolados de desconformidade com os processos, com o modelo de gestão e com a forma como as lideranças envolvem os colaboradores para a realização das atividades de rotina. Não há um maior envolvimento por parte dessas pessoas, e não se mostram dispostas nem interessadas a interagir com a direção e com outros setores. Abaixo, a análise gráfica dos resultados. 44 Fonte: Autor. Figura 8 - gráfico dos níveis de comprometimento dos colaboradores com o processo de comunicação na instituição. Os níveis de comprometimento avaliados, também contemplam o tratamento que os colaboradores dispensam aos clientes – pais e alunos – da instituição, de forma a reforçar a sua imagem perante a sociedade. O quadro abaixo, juntamente com a representação gráfica dos dados, mostra os resultados acerca desta relação com os clientes, onde é possível perceber que, em sua maioria, a média de comprometimento é consideravelmente alta. A afirmação CT (concordo totalmente) representa, em média, 44% dos colaboradores, e a afirmação C (concordo) representa 47% destes. Os tópicos, analisados individualmente apresentam valores muito próximos da média. Apenas uma pessoa indica discordar em duas afirmações, onde fica claro que ela não se relaciona com os clientes externos e não tem conhecimento das necessidades destes em relação à instituição. 45 Quadro 9 RELACIONAMENTO COM O CLIENTE (%) DT D DP CP C CT Tenho interações freqüentes com meus clientes. - 4 - 4 32 52 Sempre mantenho o foco nas necessidades dos meus clientes. - - - - 52 44 Minha compreensão sobre as necessidades dos meus clientes é boa. - - - - 48 48 Minha definição de clientes inclui os clientes internos - - - - 48 44 Posso facilmente definir quem são meus clientes e entender suas necessidades - 4 - 4 56 32 Fonte: dados pesquisados pelo autor. Fonte: Autor. Figura 9 - gráfico dos níveis de comprometimento dos colaboradores no relacionamento com o cliente. O comprometimento dos colaboradores também está relacionado com a importância que eles próprios dão para o seu trabalho e o seu papel dentro da instituição. O Planejamento Estratégico proporciona várias ferramentas de auxílio, sendo uma delas a pesquisa de cargos, funções e competências. Esta instituição adotou esta ferramenta, de modo que os colaboradores tenham conhecimento de todas as suas funções e os níveis hierárquicos que devem respeitar. 46 Entender o que o seu trabalho representa para a instituição, é um dos principais fatores motivacionais geradores de comprometimento nas pessoas. Segundo (DESSLER, 1996, p.5): “o comprometimento dos funcionários não é uma “cultura” misteriosa impossível de ver ou medir. [...] A necessidade do comprometimento origina-se da nova natureza das tarefas dos trabalhadores”. Com base nisso, é possível afirmar que a partir do momento que os colaboradores desta instituição receberam, cada um, seu manual de funções e competências, passaram a conhecer a “nova natureza do seu trabalho”. Quando um colaborador percebe que o seu trabalho proporciona à empresa alcançar todos os objetivos que estão estipulados no plano de metas, e tem o devido reconhecimento, ele se compromete cada vez mais, e acaba por disseminar entre os demais o mesmo sentimento. No quadro abaixo, é visível que um único colaborador sente-se totalmente deslocado e não vê relação do seu trabalho com os demais. Em contrapartida, todo o restante está concentrado nos itens “concordo” e “concordo totalmente”, conforme segue. Quanto à percepção do trabalho individual e a sua interferência nos resultados da empresa, 80% estão totalmente comprometidos, e concordam totalmente com a afirmação. Já em relação ao entendimento de suas funções, esse número diminui para 72%, mas não caracteriza falta de compromisso para com a empresa. Quadro 10 FUNÇÃO/PAPEL NO TRABALHO (%) DT D DP CP C CT Percebo que o trabalho que faço contribui para a empresa atingir seus resultados. - - - - 20 80 Compreendo claramente a minha função. - - - - 28 72 Tenho confiança nas minhas competências para realizar meu trabalho. - - - - 28 72 Meu trabalho é importante. - - - - 32 68 Consigo visualizar como meu trabalho se relaciona aos trabalhos das outras pessoas. - 4 - - 44 48 Fonte: dados pesquisados pelo autor. 47 A confiança que cada membro da equipe deposita no seu trabalho gera, automaticamente, confiança no sistema e no novo modelo de gestão adotado, gerido pelas diretrizes estratégicas do planejamento. 72% dos colaboradores confiam em suas próprias competências para o desenvolvimento de suas atividades. Fazendo um comparativo entre o número de pessoas que concorda totalmente e as que apenas concordam que consideram o seu trabalho importante, tem-se, respectivamente 68% e 32%. Mas é interessante como esse valor se equilibra quando se tenta fazer a relação entre a importância desse trabalho e o como ele interfere no trabalho de outras pessoas dentro da organização. 48% concordam totalmente com a informação, e 44% apenas concordam, oque mostra que, mesmo considerando a importância individual de cada tarefa, não se leva em consideração o significado do trabalho do outro. Numa linguagem vulgar, como foi usado por alguns colaboradores durante as entrevistas, “eu faço o meu, e não me preocupo com o dos outros”. A seguir, a análise gráfica dos resultados. Fonte: Autor. Figura 10 - gráfico da percepção dos colaboradores em relação a sua função e papel no trabalho que realizam na instituição. 48 Ainda em relação à forma como as tarefas são realizadas, e a sua influência no meio ambiente da instituição, foram analisados os seguintes tópicos, indicados no quadro abaixo: Quadro 11 COMO É REALIZADO O TRABALHO (%) DT D DP CP C CT Tenho as competências para explorar várias soluções para atender as necessidades surgidas. - 4 - - 48 36 Meus erros são tratados como oportunidade de aprendizagem. - - - 8 24 56 Tenho autonomia para realizar meu trabalho. - - - 4 36 48 Sinto que sou ouvido no meu trabalho quando tenho coisas relevantes para tratar. - - - 4 44 40 Não necessito de ter aprovação do meu superior para realizar mudanças quando são necessárias. 8 20 4 - 44 12 Fonte: dados pesquisados pelo autor. As afirmações apresentadas no quadro acima representam 88% dos colaboradores, sendo que, do total de 25 entrevistados, 12% nada opinou a respeito. Para existir comprometimento, é preciso acreditar e ser autoconfiante nas próprias habilidades e competências, e ter criatividade para identificar soluções ágeis, eficientes e eficazes para os problemas que surgem no dia-a-dia corporativo. Do total de pessoas que opinaram a respeito dessa afirmação, apenas uma discorda, enquanto que todo o restante se concentra nos quesitos concordo e concordo totalmente, representando 95% do total de opiniões favoráveis à afirmação. O Planejamento Estratégico é uma ferramenta de gestão que não pode ser engessada, e sim flexível, para adaptar-se às necessidades da instituição e as interferências do ambiente onde está sendo aplicado. Essa flexibilização do planejamento, não significa que deva existir tolerância para erros, e sim que tudo deve ser bem planejado e analisado antes de ser colocado em prática, e que esta avaliação deverá gerar novas oportunidades, proporcionando o aprendizado de diversas formas e 49 soluções possíveis. Porém, os gestores devem ser facilitadores desse aprendizado, e não os algozes que apontam erros e castigam os responsáveis. 64% dos colaboradores concordam totalmente com a afirmação de que os erros servem como oportunidade de aprendizado. Todos os 22 colaboradores concordam, em diferentes graus, que tem autonomia para realizar suas atividades, demonstrando que todos conhecem “como deve ser feito” o seu trabalho. Já com relação à necessidade de solicitar autorização aos gestores para realizar mudanças, 32% discordam da afirmação, e destes, 25% discordam totalmente, o que indica que, mesmo tendo autonomia para realização, a hierarquia do processo decisório é respeitada, e em função disso, aproximadamente 50% do total de colaboradores, concorda totalmente que são ouvidos e recebem atenção da direção e coordenação e tem abertura para aproximação e diálogo, sempre que necessário. Abaixo a representação gráfica dos resultados. Fonte: Autor. Figura 11 - gráfico da percepção dos colaboradores de como é realizado o trabalho na instituição. 50 O Planejamento Estratégico proporciona conhecer os objetivos e metas da organização. Estes objetivos e metas devem ser vendidos internamente aos colaboradores, de forma que se sintam estimulados e motivados a comprometerem-se com as atividades necessárias para sua realização. O quadro abaixo mostra as afirmações relacionadas ao conhecimento dos objetivos e metas desta instituição, e os respectivos resultados. A média de concordância é de aproximadamente 50% dos colaboradores, e apenas 6%, em média, discordam das afirmações, o que indica um bom nível de comprometimento dos colaboradores para com os resultados desejados e com a instituição. Quadro 12 OBJETIVOS, METAS E RESULTADOS (%) DT D DP CP C CT Minha área/depto./divisão pode determinar objetivos e reconhecer qualquer empenho para atingi-los - 4 - 8 60 28 Minha área/depto./divisão define objetivos que impactam no resultado da empresa. - 16 - - 52 32 Minha área/depto./divisão reconhece as melhorias nos resultados da empresa relacionadas aos nossos esforços. - 4 4 4 48 40 Existe acompanhamento na implementação dos nossos projetos. - 4 - - 52 40 Minha área/depto./divisão tende a implantar as metas propostas - - - 4 52 40 Fonte: dados pesquisados pelo autor. Analisando o gráfico abaixo, percebe-se com mais clareza o equilíbrio dos números apresentados anteriormente. 51 Fonte: Autor. Figura 12 - gráfico do comprometimento dos colaboradores para entender os objetivos, metas e resultados esperados da instituição. Todas as variáveis anteriores interferem diretamente no ambiente organizacional, que interfere diretamente no comprometimento dos colaboradores. É preciso atenção redobrada para identificar o que há de errado e buscar soluções rápidas e eficazes para que o nível de comprometimento se mantenha em alta constantemente. Analisando o quadro abaixo, novamente é possível perceber que existe um elemento deslocado do grupo, e provavelmente, a opinião desse elemento pode estar interferindo na opinião geral. Faz-se necessário uma ação de identificação, não do indivíduo, mas de suas necessidades e angústias, e ajudá-lo, se ele assim permitir. Com relação ao equilíbrio de idéias, um dos pilares de sustentação do clima organizacional, 60% dos entrevistados concorda que as pessoas compartilham das mesmas ideais, crenças e valores. 32% concordam totalmente com a afirmação. São números expressivos, e indicam que existe, em cada setor, um clima saudável e favorável ao comprometimento. 52 Quadro 13 CLIMA ORGANIZACIONAL (%) DT D DP CP C CT Em minha área/depto./divisão há um elevado senso de comunidade; as pessoas comungam das mesmas crenças, ideais, valores e respeitam as diferenças existentes entre elas. - 4 - 4 60 32 Há um nível bom de confiança e respeito em minha área/depto/divisão. - - - 4 40 56 Quando preciso da colaboração de outra área/depto./divisão sou atendido. - 4 - 4 28 60 Eu sou reconhecido pelas contribuições que faço. - - - 12 44 40 O clima é bom em minha área/depto. /divisão. - - - 4 24 72 Fonte: dados pesquisados pelo autor. O comprometimento das pessoas com uma causa, ou mesmo com outras pessoas, é baseado em confiança e respeito. E isso fica claro quando analisamos os dados do quadro acima, onde mostra que mais de 50% dos colaboradores concorda totalmente com a afirmação e demonstram ter um relacionamento baseado na confiança e no respeito dentro dos departamentos que compõem a instituição. 40% também concordam com a afirmação, em menor grau, mas demonstraram, durante a coleta dos dados, comprometimento para criar um ambiente sempre favorável para a manutenção da confiança e do respeito entre os colegas. Esse comprometimento faz com que as pessoas fiquem mais disponíveis umas às outras, e se ajudem mutuamente, sempre que possível. 60% dos colaboradores concordaram totalmente com a afirmação que indica que, quando precisam de ajuda, são atendidos pelos demais colegas. Já com relação ao reconhecimento que os colaboradores esperam pelo cumprimento de suas tarefas,
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