Manual Pregao Eletronico Pregoeiro

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Pregão Eletrônico - Manual do Pregoeiro
Versão 2 – Jan/2002
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Índice
Índice..........................................................................................................................................2
1. Introdução.............................................................................................................................3
2. Divulgando o Pregão Eletrônico no COMPRASNET.....................................................4
3. Operando o Pregão Eletrônico..........................................................................................6
3.1) Acessando o Pregão Eletrônico ................................................................................6
3.2) Conhecendo o Menu Principal do Pregão Eletrônico ............................................7
4. Complementando o cadastramento do Pregão Eletrônico ...........................................8
4.2) Alterando as informações complementares.......................................................... 10
5. Operando o Pregão Eletrônico....................................................................................... 11
5.1) Escolhendo o Pregão a ser operado: .................................................................... 11
5.2) Conhecendo a Tela de Operação da Sessão Pública:....................................... 12
5.3) Conduzindo a Sessão Pública ................................................................................ 14
5.4) Excluindo uma proposta inexeqüível ou um lance errado.................................. 16
5.5) Suspendendo o Pregão ........................................................................................... 18
6. Adjudicando um Pregão Eletrônico ............................................................................... 20
7. Homologando um Pregão Eletrônico............................................................................. 22
8. Relatórios do Pregão Eletrônico..................................................................................... 25
9. Sair do Sistema................................................................................................................. 28
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1. Introdução
O Pregão é um aperfeiçoamento do regime de licitações para a Administração
Pública Federal. Esta nova modalidade possibilita o incremento da competitividade e
a ampliação das oportunidades de participação nas licitações, contribuindo para o
esforço de redução de despesas de acordo com as metas de ajuste fiscal. O Pregão
garante economias imediatas nas aquisições de bens e serviços, em especial
aquelas compreendidas pelas despesas de custeio da máquina administrativa
federal. Essa modalidade permite ainda maior agilidade nas aquisições, ao
desburocratizar os procedimentos para a habilitação e o cumprimento da seqüência
de etapas da licitação.
O Pregão pode ser adotado para a contratação de bens e serviços comuns,
assim entendidos aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser
objetivamente definidos pelo edital, qualquer que seja o valor estimado da
contratação, em conformidade com o que estabelece a Medida Provisória 2.182-18,
de 23/08/2001, Decreto 3.555, de 08/08/2000 e Decreto 3.697, de 21/12/2000, e
suas alterações posteriores, que regulamentam esta nova forma de contratação.
Para a realização de pregões utilizando recursos de tecnologia da informação, o
pregoeiro deve utilizar o aplicativo Pregão Eletrônico disponível no COMPRASNET.
Para uso deste sistema, o pregoeiro deve ser usuário do sistema SIASG (Sistema
Integrado de Administração de Serviços Gerais) e estar habilitado a acessar a
transação Pregão.
Caso o pregoeiro não possua habilitação, o Ordenador de Despesa da UASG
deve encaminhar correspondência ao Departamento de Logística e Serviços Gerais
solicitando a concessão de senha de acesso.
Este manual se destina a guiar o pregoeiro nos procedimentos básicos de
operação do Pregão Eletrônico no COMPRASNET.
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2. Divulgando o Pregão Eletrônico no COMPRASNET
Para o Pregoeiro operar um Pregão Eletrônico é necessário fazer o cadastramento
do Pregão. Para tanto, primeiramente, deve ser feita a inclusão do Edital do Pregão
no COMPRASNET, a seguir a publicação do aviso de licitação no DOU e,
posteriormente, efetuar um cadastramento complementar no COMPRASNET.
Para realizar a inclusão do edital no COMPRASNET, deve ser feito o acesso à Área
Segura, onde, após indicar Serviços do Governo e fornecer o Login e Senha,
serão visualizados os serviços disponíveis para o usuário.
Para a inclusão do edital deve ser selecionada a opção Inclusão de Edital.
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A seguir, na tela Transferência de Editais , devem ser fornecidas informações
referentes ao edital a ser incluído no COMPRASNET:
1. o número do UASG,
2. a modalidade Pregão,
3. o número do Pregão, e
4. o nome do arquivo correspondente ao Edital.
Finalmente, deve ser comandada a transferência do arquivo.
A seguir, aguarde o recebimento da mensagem de CONCLUÍDO OK
Após a inclusão do Edital no COMPRASNET, deve ser feita a inclusão do Aviso de
Licitação no SIASG para publicação no DOU, acessando: SIDEC / AVISO / INCLUI
AVISO - transação IALAVISO. Para a execução dessa atividade, devem ser
seguidas as instruções constantes do Manual do SIDEC.
Caso a publicação tenha ocorrido a contento, o Aviso de Licitação e o Edital estarão
disponíveis no COMPRASNET.
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3. Operando o Pregão Eletrônico
3.1) Acessando o Pregão Eletrônico
Na área segura do COMPRASNET, após fornecer LOGIN e SENHA, o pregoeiro
terá acesso aos Serviços do Governo contendo as opções que ele está habilitado a
operar. Selecione aqui a opção Pregão / Pregão Eletrônico.
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3.2) Conhecendo o Menu Principal do Pregão Eletrônico
Ao escolher a opção Pregão Eletrônico, o pregoeiro terá acesso ao Menu Principal
do aplicativo com todas as funções do pregão eletrônico.
01. Cadastrar: Clique aqui para complementar o cadastramento do Pregão
Eletrônico no COMPRASNET. Existem duas funcionalidades nesta opção:
INCLUIR, usado para incluir os dados complementares, e ALTERAR, onde
podem ser alteradas informações anteriormente cadastradas, como, por
exemplo, a indicação de membros para a equipe do Pregão e o valor de
referência dos itens.
02. Operar: Clique aqui para acessar a área de operação do Pregão Eletrônico, e
dar início ao Pregão Eletrônico e habilitar os itens para recebimento de lances.
03. Adjudicar: Clique aqui para confirmar o vencedor de cada item.
04. Relatórios: Clique aqui para ver os relatórios e atas dos Pregões Eletrônicos.
05. Suspender: Aqui o pregoeiro pode suspender, temporariamente, um Pregão.
06. Reativar: Nesta opção realiza-se a reativação de um Pregão anteriormente
suspenso.
07. Novidades: Nessa área estarão sendo permanentemente informadas as
melhorias introduzidas no aplicativo Pregão Eletrônico.
08. Sair com Segurança: Clique aqui para sair com segurança do sistema e liberar
a sua senha de acesso.
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4. Complementando o cadastramento do Pregão Eletrônico
Conforme abordado no item 2, o cadastramento do Pregão Eletrônico é feito no
SIASG – módulo SIDEC. No aplicativo Pregão Eletrônico, a opção Cadastrar
objetiva Incluir ou Alterar informações complementares para a realização do pregão
eletrônico (nome do pregoeiro, equipe de apoio e os valores de referência de cada
item a ser licitado).
Ao clicar em INCLUIR será apresentada a tela mostrada a seguir, onde deve ser
escolhido o número do pregão desejado.Observe que apenas são visualizados os pregões cadastrados anteriormente no
SIASG (módulo SIDEC) com a indicação de Pregão Eletrônico.
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Ao ser escolhido o número do pregão desejado será apresentada a tela de
cadastramento complementar onde deve ser informado:
1) O nome do pregoeiro e de sua equipe de apoio;
2) Se o edital exige o encaminhamento de anexo junto com a proposta (sim ou
não). Caso seja indicada a opção sim, o fornecedor deverá enviar, juntamente
com sua proposta, um anexo conforme as exigências indicadas no Edital; e,
3) O valor de referência de cada item.
Para finalizar, clique no botão OK. Se não houver erro, o pregoeiro receberá a
mensagem Pregão NN/AAAA Cadastrado com Sucesso, onde NN/AAAA é o
número do Pregão.
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 Importante
Não é permitido interromper o cadastramento das informações
complementares, devendo ser informados todos os preços de
referência em uma única sessão.
4.2) Alterando as informações complementares
Caso haja necessidade de alterar algum membro da equipe de pregão ou o valor de
referência de algum item, deve ser utilizada a opção Cadastrar / Alterar do Menu
Principal do Pregão Eletrônico.
 Importante
Caso haja necessidade de alterar outro tipo de informação,
como a data de realização do pregão, a alteração deve ser
procedida no SIASG que se incumbirá de atualizar as
informações no COMPRASNET.
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5. Operando o Pregão Eletrônico
5.1) Escolhendo o Pregão a ser operado:
No horário determinado em Edital de abertura do Pregão, o pregoeiro deve acessar
o menu principal do Pregão Eletrônico, e escolher a opção OPERAR
A seguir, escolher o pregão a ser operado e clicar em OK.
 Importante
Antes do horário estabelecido para abertura, o sistema não aceitará o
comando de abertura.
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5.2) Conhecendo a Tela de Operação da Sessão Pública:
Após a escolha do Pregão a ser operado, o pregoeiro terá acesso a uma nova janela
com os dados do Pregão escolhido. Nela estarão representadas todas as
informações e operações disponíveis para a realização do Pregão:
Na parte inferior dessa tela são apresentados:
a) Barra de operações:
Para Abrir, Suspender, Encerrar ou Cancelar um item, selecione o item
desejado, e clique na opção correspondente da Barra de Operações. Nessa área
se encontra também o botão para Suspender o Pregão temporariamente.
b) Chat:
Para enviar uma mensagem aos fornecedores participantes do Pregão, digite-a
no espaço da caixa de texto denominada Mensagem e clique em OK. No espaço
acima da caixa de texto Mensagem, podem ser acompanhadas as mensagens
enviadas, tanto pelo pregoeiro, quanto pelos participantes. Observe que todas as
mensagens trocadas são vistas por todos os participantes, sem que seja
identificado o emitente. Ao final da sessão, na ata do pregão, as mensagens
estarão identificadas.
Barra de
Operações
Chat
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Ainda nessa tela, temos as seguintes informações:
a) Usuários conectados : Informa a quantidade de fornecedores que enviaram
propostas para este Pregão e que, no momento, estão conectados.
b) Número do item: Ao clicar sobre o número do item, são apresentadas as
propostas recebidas para aquele item.
e) Descrição do item: Ao clicar sobre a descrição do item, é apresentada a
descrição completa do item, de acordo com o indicado no edital.
c) Valor de referência: Valor de referência do item conforme estabelecido pelo
pregoeiro.
d) Melhor lance: O sistema apresenta o melhor lance recebido até o momento, de
forma a manter o pregoeiro informado sobre o melhor lance recebido para cada item.
Clicando sobre o melhor lance surge uma nova janela com todos os lances
recebidos por aquele item.
e) Situação: O sistema indica a situação atual de cada item, de acordo com as
ações comandadas pelo pregoeiro.
Usuários
Conectados
Número do
Item
Descrição
do Item
Valor de
Referência
Melhor
Lance
Situação
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5.3) Conduzindo a Sessão Pública
Conforme citado anteriormente, após a escolha do Pregão, o pregoeiro estará
posicionado na tela de operação, a partir da qual serão realizadas todas as
operações relativas à sessão pública.
a) Abrindo um item para lance – para abrir a fase competitiva de um item
(recebimento de lances), o pregoeiro deve assinalar o item desejado (1) e clicar na
opção Abrir (2). O pregoeiro pode abrir, simultaneamente, mais de um item,
bastando para tanto assinalar os desejados e clicar na opção Abrir. Após a
abertura, os fornecedores poderão reduzir o preço de sua proposta com o
oferecimento de lances.
 Importante
Conforme estabelece o artigo 5º do Decreto 3.697 de 21/12/2001,
compete ao Pregoeiro a abertura e exame das propostas de preço
iniciais. Assim, caso o pregoeiro avalie que alguma proposta
apresenta preço inexeqüível, antes de abrir o item para lances, a
proposta deve ser excluída. Neste caso, o fornecedor estará
excluído da fase de lances referentes àquele item (vide exclusão
de propostas).
b) Suspendendo um item – caso necessário, o pregoeiro poderá interromper a fase
competitiva de um determinado item, colocando-o na condição de suspenso. Para
tanto, o pregoeiro devera fazer a escolha do item a ser suspenso (1) e clicar na
opção Suspender (3). Posteriormente, esse item poderá ser novamente reaberto,
adotando-se o mesmo procedimento utilizado para a abertura do item.
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c) Encerrando um item – quando julgar conveniente, o pregoeiro poderá comandar
o encerramento da fase competitiva de um item, assinalando aquele que deve ser
encerrado (1) e clicando na opção Encerrar (4). Observe-se que um item encerrado
não poderá ser reaberto e que após o encerramento não serão recebidas novos
lances. Ressalte-se que a escolha do momento de encerramento da fase competitiva
é uma decisão do pregoeiro que deve ser comunicada pelo Chat aos participantes
do certame e ser tomada no momento em que não houver mais competição ou
novos lances. Após o encerramento, deve ser concedido aos licitantes um período
de tempo suficiente para uma eventual manifestação de intenção de interposição de
recurso.
d) Cancelando um item – por decisão do pregoeiro, um ou mais itens poderão ser
cancelados, ficando registrado em ata as propostas e lances recebidos e a
informação de que o item foi cancelado pelo pregoeiro. Para efetuar o
cancelamento, o pregoeiro deve assinalar o item desejado (1) e clicar na opção
Cancelar (5). Os itens que não receberem nenhuma proposta dentro dos prazos
estabelecidos em edital passarão, automaticamente, para a situação de Cancelado.
e) Suspendendo o Pregão – o pregoeiro poderá comandar a suspensão total do
Pregão clicando na opção Suspender Pregão (6). Maiores detalhes serão
fornecidos no item 5.5.
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5.4) Excluindo uma proposta inexeqüível ou um lance errado
Durante a fase de operação do Pregão, o pregoeiro tem a opção de excluir uma
proposta considerada inexeqüível ou um lance de valor muito baixo que porventura
tenha sido enviado, erroneamente, por algum fornecedor.
Para excluir um lance errado, o Pregoeiro deve, primeiramente, Suspender o item.
A seguir, após o item estar suspenso, na coluna Melhor Lance, clicar no valor do
lance a ser excluído.
Em seqüência, uma janela se abrirá com todos os lances daquele item, conforme
apresentado a seguir:
Para excluir o lance o pregoeiro deverá clicar sobre o valor a ser excluído. Apareceráuma mensagem pedindo a confirmação da exclusão e, caso a operação seja bem
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sucedida, aparecerá outra mensagem informando OPERAÇÃO EFETIVADA COM
SUCESSO. A partir daí, o lance excluído aparecerá com um asterisco ao lado,
conforme indicado na tela apresentada. Na seqüência o pregoeiro deverá informar
aos participantes que o lance foi excluído, podendo reabrir o item para novos lances.
Para excluir uma proposta considerada inexeqüível, o Pregoeiro deverá seguir
procedimento idêntico ao indicado para excluir um lance errado, ou seja, deverá
colocar o item na condição de suspenso, na coluna Melhor Lance clicar sobre o valor
considerado inexeqüível e, a seguir, indicar o valor da proposta a ser excluída.
 Importante
Ao ter sua proposta excluída, o fornecedor não poderá participar da
fase competitiva fornecendo lances.
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5.5) Suspendendo o Pregão
Caso seja necessário suspender temporariamente uma sessão de Pregão quando
este já estiver na fase de operação, o pregoeiro deve clicar no botão SUSPENDER
PREGÃO no Menu de Operações (item 5.3). Ao fazer isso, será aberta uma janela
onde deve ser informado o motivo da suspensão. Esta justificativa ficará registrada e
disponível para conhecimento dos fornecedores participantes e de toda a sociedade.
A janela onde será informada a justificativa apresenta a seguinte configuração:
 Importante
Observar que a opção Suspender o Pregão deve ser utilizada nas
situações em que não se tem previsão de reativação da sessão,
exemplo: um mandado judicial, a perda de conexão do pregoeiro por
tempo elevado, etc.
Para reativar um Pregão suspenso, o pregoeiro deve acessar a tela de Menu
Principal, descrita no item 3.2, e clicar na opção REATIVAR. Em seqüência na tela
mostrada a seguir, deve ser escolhido o Pregão que se deseja reativar e clicar em
OK. Será mostrada então a mensagem de Pregão reativado com sucesso.
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É importante ressaltar que, no momento da suspensão do Pregão, todos os itens
que estavam com situação ABERTO ficam alterados para SUSPENSO e que, no
momento da reativação, eles continuam com situação SUSPENSO, sendo
necessário que o pregoeiro faça a abertura dos itens (vide item 5.3 - a).
 Importante
Lembrar que antes da reativação de um pregão todos os fornecedores
participantes devem ser informados da data e horário programados
para a reativação do pregão.
Caso seja necessário suspender um Pregão antes do início da fase de operação, o
pregoeiro deve usar a opção SUSPENDER disponível na tela do Menu Principal.
Em seqüência deverá escolher o Pregão a ser suspenso e, em seguida, na tela
indicada a seguir, deverá informar o motivo da suspensão do Pregão.
Para reativar um Pregão suspenso nessa fase, o pregoeiro deverá adotar
procedimento idêntico ao indicado para reativar Pregão suspenso durante a fase de
operação.
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6. Adjudicando um Pregão Eletrônico
Para adjudicar um Pregão Eletrônico, o pregoeiro deverá acessar o Menu Principal
do Pregão Eletrônico (item 3.2) e selecionar Adjudicar. Em seguida escolher o
Pregão Eletrônico que possua itens a serem adjudicados e clicar em OK.
A seguir será apresentada a tela:
Clique sobre a descrição do item a adjudicar, conforme indicado pela seta.
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Em seguida será aberta uma tela contendo os dados do item selecionado, bem
como a lista completa dos fornecedores que apresentaram propostas e a informação
do melhor lance apresentado pelos mesmos. Nesse momento, o pregoeiro pode ter
acesso ao anexo que foi enviado pelos fornecedores, caso essa exigência tenha
sido feita no momento de cadastramento do Pregão Eletrônico.
Para adjudicar o item, clique sobre o login do fornecedor vencedor. Caso não haja
problema, será apresentada a mensagem Item adjudicado com sucesso.
Caso a proposta melhor classificada não seja aceitável, ou não apresente a
documentação requerida, respeitada a ordem de classificação, o pregoeiro poderá
adjudicar para o outro fornecedor. Para tanto, basta clicar sobre o Login do
fornecedor a ser adjudicado.
Para voltar ao menu anterior basta clicar em Voltar.
 Importante
A opção Adjudicar deve ser utilizada no momento em que o
pregoeiro dispuser de informações que permitam a tomada
dessa decisão. Uma sessão de pregão pode ser encerrada sem
que seja feita a adjudicação dos itens. A Adjudicação pode ser
feita num momento posterior.
Um item não pode ser adjudicado caso haja o registro da
intenção de interposição de recurso. A adjudicação só deve ser
feita após o julgamento do recurso.
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7. Homologando um Pregão Eletrônico
A homologação de um Pregão Eletrônico deve ser feita pela autoridade que tenha
essa competência, ou seja, o Autorizador de Despesa. Para tanto, após fornecer
LOGIN e SENHA, o Autorizador de Despesa terá acesso aos Serviços do
Governo, com as opções que ele está habilitado a operar. Selecione aqui a opção
Pregão / Homologação de Pregão Eletrônico.
Em seqüência, após ser escolhido o Pregão a ser homologado, clique em OK.
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Após a escolha, será apresentada uma tela com a relação de todos os itens e a
indicação da situação específica de cada um deles: adjudicado ou cancelado,
conforme mostrado a seguir:
Depois de verificada a regularidade dos atos praticados pelo pregoeiro, o
Autorizador de Despesa pode homologar o Pregão. Para isso deve assinalar que
está De acordo com os dados apresentados e clicar em OK.
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Em seqüência, o sistema apresentará uma tela confirmando a homologação do
Pregão.
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8. Relatórios do Pregão Eletrônico
Para obter os relatórios do Pregão Eletrônico, o pregoeiro deve acessar o Menu
Principal (item 3.2) e selecionar Relatórios. A partir dessa tela, ele terá acesso às
Atas Completas e à Consulta a Homologações Anteriores.
Para acessar uma Ata Completa, selecione o Pregão desejado e clique em OK.
A seguir, são apresentadas algumas telas que mostram a composição da ata:
Parte 1 – Abertura da Ata
Essa área corresponde a abertura da Ata da Sessão Pública, com informações
gerais sobre o Pregão.
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Parte 2 – Resultado da Sessão Pública
Nessa área estão registradas informações relativas a cada um dos itens, de acordo
com a situação em que se encontravam no momento de encerramento da sessão:
Parte 3 – Histórico da Sessão
Nessa área estão registradas informações detalhadas referentes a cada um dos
itens, incluindo as propostas recebidas, o histórico dos lances formulados, o registro
da intenção de recurso e os eventos relativos ao item:
Caso tenha havido o registro da intenção de interposição de recurso, no campo
Recursos Impetrados estarão serão indicados o CNPJ da empresa que declarou a
intenção de recurso, a data e horário do registro e o motivo apresentado.
RECURSOS
PROPOSTAS
LANCES
EVENTOS
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Parte 4 – Mensagens Trocadas durante a Sessão – CHAT
Nessa área são apresentadas as mensagens trocadas durante a sessão pública
entre o pregoeiro e os fornecedores participantes do Pregão.
Parte 5 – Fechamento da Ata
Nessa área é apresentado o fechamento do Pregão.
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Para acesso à Consulta a homologações anteriores, o pregoeiro deve assinalaressa opção na tela Relatórios (item 8) e será apresentada a tela a seguir:
Nela deve ser informado o número da licitação desejada e serão acessadas às
informações relativas à homologação selecionada, conforme mostrado a seguir:
9. Sair do Sistema
Quando terminado o trabalho na aplicação é recomendável que a saída seja feita
por meio do botão SAIR COM SEGURANÇA encontrado no Menu Principal (item
3.2).