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1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL: Um estudo sobre o processo de recrutamento e seleção Autora: Vanusa Schiavini Grando RESUMO O objetivo desta pesquisa é apresentar e compreender a manifestação do processo de recrutamento e seleção, bem como propor melhorias no processo da empresa alvo desta pesquisa. A empresa pesquisada é do segmento de máquinas e motores situada na capital do estado de Santa Catarina. Este diagnóstico organizacional foi realizado a partir de um levantamento bibliográfico e uma análise a partir de documentos e observações, criando um comparativo entre o que a empresa desenvolve no seu dia a dia e o que o mercado externo pratica. A empresa pesquisada desenvolve um dos processos de seleção mais utilizados no mercado nacional até o presente momento, pois a técnica utilizada é uma das mais conhecidas, a de entrevista com perguntas abertas, que além de eficiente é de fácil aplicação. Pode-se concluir que, para esta empresa o método utilizado além de completo, pode ser utilizado para todos os tipos de vagas oferecidas pela organização. Palavras-chave: Recrutamento. Seleção. Perguntas abertas. 1 INTRODUÇÃO O estudo realizado sobre recrutamento e seleção, teve como instigação demonstrar, apresentar e compreender como é desenvolvido esse processo dentro de uma instituição nos dias atuais, além de propor melhorias no na sua forma de aplicação. Hoje existem muitas vagas de trabalho em aberto no mercado, mas que se estabiliza por falta de preparo dos candidatos para as seleções. Por este motivo, buscou-se apresentar todos os passos realizados no processo de recrutamento e seleção da empresa estudada, pois esta companhia nos serve de exemplo prático de crescimento e desenvolvimento do litoral Catarinense, com um aumento significativo no seu número de funcionários entre os anos de 2009 e 2012. Com esta finalidade, foi realizado um levantamento bibliográfico e uma análise a partir de documentos e observações para estabelecer um comparativo entre o processo que a empresa desenvolve no seu dia a dia, e o que o mercado nacional pratica. Com esta finalidade, busca-se analisar as probabilidades de selecionar a pessoa certa para a vaga certa. Diante do exposto, busca-se apresentar o processo de recrutamento e seleção da empresa pesquisada. A seguir será apresentado o processo de recrutamento e seleção conforme observações de autores. 2 O PROCESSO DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO DE PESSOAL O processo de recrutamento, seleção e contratação para Ribeiro (2005), deve ser considerado como um instrumento de auxilio para conhecer com mais precisão os fatos profissionais, educacionais e 2 socioeconômicos relativos ao candidato. E para que esse processo obtenha o máximo de sucesso é necessário que o entrevistador desenvolva um planejamento antecipado da entrevista ou se for o caso desenvolva um projeto modelo. Para que todas as entrevistas desenvolvidas na empresa sejam realizadas da mesma maneira. De acordo com Coxito (2007), a utilização das entrevistas nas organizações deve-se a vários fatores como; a) o baixo custo, por ser realizado nas dependências da empresa (na maior parte das vezes); b) a facilidade de sua aplicação, pois pode ser aplicada por apenas um gestor e uma pessoa dos recursos humanos. Essa técnica permite ainda o contato direto com o candidato, possibilitando sancionar duvidas e esclarecer qualquer tema que não tenha sido devidamente esclarecido (grifo do autor). O recrutamento é o processo pelo qual a organização atrai os candidatos no mercado de recursos humanos para ministrar seu processo seletivo. Esse processo de seleção para Chiavenato (1999) funciona como um artifício de comunicação em que a empresa divulga oportunidades de emprego e atraindo os candidatos para serem selecionados. Chiavenato (1999) destaca ainda que o recrutamento deve ser um conjunto de técnicas e procedimentos que busca aproximar candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar os cargos oferecidos pela organização. O método que a maior parte das organizações utiliza para buscar candidatos pode ser tanto interno como externo, ou ainda a combinação dos dois, depende apenas da empresa, se ela busca candidatos externos com idéias novas para agregar á empresa ou valorizar o funcionário interno que já possui experiência suficiente para ser promovido. O maior desafio do recrutamento é agregar valor à organização e às pessoas. Como toda e qualquer atividade, o recrutamento deve proporcionar bons resultados para ambas as partes, pois um recrutamento bem sucedido pode trazer à empresa o sucesso de amanhã (CHIAVENATO, 1999). A entrevista é uma das técnicas mais utilizadas nos processos de seleção nas empresas. É a partir desse processo que será realizado o passo seguinte, a contratação. A seguir será apresentado o diagnóstico levantado a partir da pesquisa realizada. 3 CARACTERISTICAS ENCONTRADAS A empresa pesquisada é do segmento de máquinas e motores situada na capital do estado de Santa Catarina, atua na distribuição de máquinas e motores, A organização tem como foco a satisfação dos clientes externos e internos e através da melhoria contínua de seus processos, contando com uma equipe motivada e preparada para mudanças, almejando a excelência. Entretanto para que todo esse processo tenha absoluto sucesso, a empresa promove frequentemente, treinamentos e cursos para que os funcionários estejam sempre motivados e atualizados para atender seus clientes com devida excelência. As seguir os passos do processo de seleção e recrutamentos realizados pela empresa pesquisada. 4 APLICAÇÕES DO PROCESSO DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO O processo de recrutamento e seleção nesta organização é sobreposto com um breve planejamento, pois com um número amplo de colaboradores, a necessidade da realização de entrevistas é constante, seja para aumentar o quadro de funcionários ou mesmo para substituir aqueles que se desligaram da mesma. 3 O planejamento das entrevistas é realizado conforme as tendências do mercado, procurando sempre acompanhar o que está sendo desenvolvido na atualidade. Por isso seguir os todos os passos do projeto é essencial para se obter o máximo de sucesso no momento da contratação. 5 PLANEJAMENTO DA DE ENTREVISTA O planejamento antecipado da entrevista é importantíssimo. Para melhor compreensão do assunto segue diversos passos e orientações que a empresa pesquisada desenvolve em seu processo, que são: A aplicação Definição do cargo Tipos de perguntas que serão feitas Dicas de como selecionar pessoas mais adequadas aos cargos oferecidos A formulação das perguntas A análise dos currículos O histórico profissional A formação do entrevistado A definição do local da entrevista O primeiro contato entre o entrevistador e o candidato Os detalhes que serão observados no candidato As habilidades Se necessário a aplicação de testes Como encerrar a entrevista. Sendo assim, apresentam-se abaixo, cada um dos passos e orientações de forma mais aprofundada: a) A aplicação do planejamento de entrevista e seleção deve ser aplicado para todos os cargos da empresa. Servindo como auxilio para o desenvolvimento dos processos seletivos, bem como dando algumas dicas e recomendações dos procedimentos que devem ser seguidos. b) Neste momento são pré-estabelecidos os requisitos básicos necessários para o exercício das funções e atribuições de cada cargo. Sendo que devem estar definidos as responsabilidades, as experiências e as competências cabíveis ao futuro ocupante do cargo. c) As perguntas que serão aplicadas aos candidatos, podem ser atribuídas de duas maneiras. Em forma de: Perguntas abertas; É a melhor técnica de interrogação, pois é onde o candidato expõe com mais facilidade suas idéias, revelando os diferentes pontos de vista. Esse tipo de pergunta deixam espaço para respostas mias complexas, por ex: Como você avalia sua participação em equipes? O que levou você a se interessar por esta área específica? Perguntas fechadas; São recomendáveis quando queremos respostas mais específicas, diretas e objetivas. Trata-se de perguntas que podem ser respondidas com um simples sim ou não. Usa-se para esclarecer pontos duvidosos. Por ex: Podemos contar com você a partir do dia 10 desse mês? d) Dicas de como selecionar pessoas mais adequadas às exigências dos cargos oferecidos: Definindo o perfil do cargo, esse perfil é composto por responsabilidades, habilidades, atitudes, formação e experiência. Sempre analisar previamente o currículo do candidato, é importante que o ambiente seja calmo, se possível ou necessário fazer testes teóricos e práticos. Faça perguntas abertas (para avaliar a capacidade de comunicação do candidato e facilidade de raciocínio). E o mais importante falar sobre a vaga apenas no final para não influenciar nas respostas. 4 e) A formulação das perguntas é preciso fazer perguntas certas e da maneira correta, e a partir das respostas introduza novas questões. f) A análise dos currículos deve ser feita com atenção e preparar questões sobre ele, para ter certeza que não a nenhum tipo de omissão ou exagero de informações. g) O histórico profissional do candidato deve ser muito bem analisando, e questionado para se obter todas as suas habilidades, atitudes, aptidões, temperamentos, sobre os seus antigos empregos. h) A formação do candidato deve ser levada em consideração independente do cargo, pois suas habilidades podem ser descobertas por algum diferencial escolar. i) A definição do local da entrevista é muito importante, tanto para o candidato como para a pessoa que irá entrevistá-lo, pois quando se estabelece um espaço calmo e tranqüilo o candidato pode se sentir mais inspirado a falar sobre ele e o entrevistador se concentra mais no candidato. Lembrando que não se deve deixar o candidato ler as suas anotações, em hipótese alguma, pois poderá influenciá-lo em seu discurso. j) O primeiro contato entre o entrevistador e o candidato deve ser amistosa para que se diminua a ansiedade, que é normal em qualquer situação de avaliação. Para começar, cumprimente-o e faça uma breve apresentação da empresa e pergunte-o como ficou sabendo da vaga, se já conhecia a empresa. k) Os detalhes que serão observados no candidato serão: aparência, vestuário, higiene e comportamento, postura de iniciativa, linguajar, capacidade comunicação e educação formal (formas de tratamento). l) As habilidades sempre serão observadas como aspecto fundamental do candidato, pois em muitos cargos é essencial que ele tenha o mínimo de conhecimento na área que atuará. Isso pode facilitar muito o seu desempenho a partir da contratação. m) Se julgares necessário faça a aplicação de testes de conhecimento e comportamental (devem ser elaborados levando em conta os conhecimentos básicos que o candidato deve possuir). Mas lembrando que os testes não devem substituir nenhuma etapa da entrevista, mas sim complementá-la. n) A entrevista deve ser encerrada de forma educada e sem pressa, deixe um espaço para o candidato se expressar e tirar alguma dúvida. Ao finalizar todas as entrevistas, certifique-se da escolha e dê um retorno aos demais candidatos, isso é muito importante para que o mesmo não deixe de participar de outras entrevistas. As seguir apresenta-se uma proposta de um modelo de recrutamento interno, que poderá servir como motivação para os funcionários da empresa pesquisada. Pois todas as pessoas são movidas por sonhos e conquistas. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS O objetivo desta pesquisa foi apresentar e compreender a manifestação do processo de recrutamento e seleção de uma empresa de máquinas e motores do litoral Catarinense, que tem como base um projeto padrão de entrevistas e seleções utilizado por toda a organização. O processo de seleção de seleção e recrutamento é muito importante não só para a empresa pesquisada, mas também para todas as empresas poderem conhecer melhor seus candidatos as vagas. Sabe-se 5 que após o recrutamento, o selecionado poderá servir à empresa por muito tempo, trazendo melhorias e ideais novas para a instituição. Diante dessa perspectiva, pode-se observar que o método utilizado de entrevistas com perguntas abertas, facilita para ao entrevistador obter respostas mais complexas do entrevistado, assim como promover possibilidades de conhecer mais detalhes sobre o candidato. Sugere-se para a empresa pesquisada além entrevistas com candidatos externos a abertura de processos seletivos internos por gestão de competência, onde o funcionário tem a oportunidade de manifestar seu interesse em outra função. Além de servir como incentivo, pode-se encontrar novos potenciais dentro da própria organização, motivando-os a se firmar por mais tempo na empresa. Após a conclusão desse estudo indicam-se outras pesquisas sobre os demais tipos de recrutamento e seleção existentes e utilizados na atualidade. REFERÊNCIAS CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: O Novo Papel dos Recursos Humanos nas Organizações. Rio de Janeiro: Ed. Elsevier, p.81-103, 1999. RIBEIRO, Antonio de Lima. Gestão de Pessoas. São Paulo: Ed. Saraiva, p. 51-106, 2005. COXITO, Fabiano Andrade. Recrutamento e Seleção de Pessoas. Disponível em: HTTP://www2videolivraria.com.br/pdf/4848.pdf.http>. Acesso em: 18 jun. 2010.
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