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FLUXO DE CAIXA COMO FERRAMENTA DE GESTÃO FINANCEIRA PARA MICROEMPRESA NO MUNICÍPIO DE SINOP/MT Claudemir Marques da Silva1 Me. Michael Dias Corrêa2 RESUMO Qualquer microempresa que seja sempre precisará de uma boa ferramenta de gestão para que possa ter melhores resultados operacionais, então o presente estudo em questão trás a necessidade de a microempresa ter um excelente fluxo de caixa e assim suprir a falta de uma boa ferramenta de controle sobre seu patrimônio. Com um fluxo de caixa a microempresa obterá êxito nas suas operações diárias, e saberá exatamente se terá caixa o suficiente para cobrir as suas despesas diárias e consequentemente de todo o período e com isso poderá planejar o seu futuro econômico e até mesmo competir com outras grandes empresas do ramo. Portanto a principal proposta do presente projeto irá tentar sanar as deficiências de gestão dentro da microempresa Pet Shop Violetas com a ferramenta de gestão fluxo de caixa e servira como referência para futuros estudos nessa área que é tão importante para a sobrevivência dos pequenos empreendedores. Palavra Chave: Pet Shop, Empresas, Fluxo de Caixa, Tomada de Decisão. INTRODUÇÃO O presente artigo vem demonstrar a funcionalidade sobre a demonstração de fluxo de caixa (DFC) diário e mensal, sendo que o DFC é uma ferramenta de grande importância, para o pequeno empresário no que se refere à gestão. 1 Claudemir Marques da Silva, Bacharel em Ciências Contábeis pela UNEMAT(Sinop/MT), Especialização em andamento no curso Gestão de Custo e Responsabilidade Fiscal- FATEC/FACINTER. Pesquisa desenvolvida no Trabalho de Estágio II (UNEMAT/MT). 2 Michael Dias Corrêa, Bacharel em Ciências Contábeis (Universidade Federal do Paraná), Mestre em Contabilidade (Universidade Federal do Paraná), orientador de TCC do Grupo Uninter. Diante do mercado os controles internos dentro de uma organização têm grande importância, desta forma a contabilidade gerencial contribui favoravelmente para melhor desenvolvimento das funções internas e externas da empresa. O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle que auxilia os gestores para melhor organizar e mensurar suas contas diárias da entidade. Desta forma a empresa Pet Shop esta no mercado no decorrer de suas atividades no período de sete (07) anos, sua atividade principal é a revenda de produtos animais, possui também atividades secundarias, tais como, Banho e tosa vacinação de animais domésticos. Para melhor contribuir com a empresa será elaborado um fluxo de caixa diário e mensal. Portanto o fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão de vital importância para a sobrevivência e continuidade da microempresa no mercado, que auxilia os gestores na tomada de decisão. A pesquisa restringirá a um fluxo de caixa elaborado de acordo que atendam as necessidades da microempresa Pet Shop Violetas e como objetivo final ajudar os gestores na tomada de decisão bem como analisar a sua empresa num todo tanto econômico-financeiro como fiscal e tributária, num futuro próximo irá auxiliá-lo na busca de melhores resultados. Na busca por melhores retornos financeiros e a crescente globalização, em sua grande maioria as microempresas formais têm como finalidade principal apenas visar o lucro, se esquecendo da parte fundamental para a sobrevivência das pequenas empresas que é ter um sistema de controle aprimorado, de estratégias e modelos de gestão. A empresa Pet Shop violetas está no mercado por volta de seis anos, onde seu gerente administrativo apenas possui anotações informais de controle de caixa, e, portanto consegue mensurar a quantidade de entrada e saída de mercadoria no mês de forma inadequada, assim sendo o gestor sabe que a microempresa no final de cada mês obteve ou não o lucro, e posteriormente tendo retorno sobre o seu investimento, e com o lucro obtido, a empresa investiu em sua sede, com as realizações das obras para aumentar o espaço físico e melhoraram a estrutura logística, porém como a empresa não possui nenhum tipo de ferramenta de gestão que forneça informações em tempo hábil, não tem como o administrador saber qual é o lucro verdadeiro, objetivando uma melhor visão de futuro a empresa buscará um fluxo de caixa de acordo com suas necessidades, para que sirva como ferramenta de gestão e que irá sanar ou amenizar os problemas da organização. Desta forma surgiu o seguinte questionamento: De que maneira o fluxo de caixa, poderá servir como ferramenta de gestão financeira auxiliando os gestores na tomada de decisão? DESENVOLVIMENTO CONTABILIDADE GERENCIAL A contabilidade gerencial busca uma melhor estrutura organizacional utilizando-se de indicadores de excelência, ou seja, utiliza-se de ferramentas de gestão que os auxiliam há evidenciar a situação econômica da entidade e fornecendo essas informações aos gestores para que possam tomar a melhor decisão dentro da organização. Segundo Iudícibus (1998, p.21): A contabilidade gerencial, num sentido mais profundo, está voltada única e exclusivamente para administração da empresa, procurando suprir informações que se “encaixem” de maneira válida e efetiva no modelo decisório do administrador. Portanto a contabilidade gerencial visa fornecer informações aos gestores para tomada de decisão. Entendemos que a Contabilidade Gerencial existe ou existirá se houver uma ação que faça com que ele exista. Uma entidade tem Contabilidade Gerencial se houver dentro dela pessoas que consigam traduzir os conceitos contábeis em atuação prática. Contabilidade Gerencial significa gerenciamento da informação contábil (PADOVEZE, 2004, p.41). Sistema de informação contábil Padoveze (2004, p.50) define: [...] sistema de informação contábil como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir as organizações o cumprimento de seus objetivos principais. O sistema de informação tem que ter planejamento e controle para que possa atender os diversos tipos de usuário da informação. Segundo (GIL, 1992), o sistema de informação contábil deve produzir informações que possam atender os seguintes aspectos: I - Níveis empresariais estratégico; tático; operacional. II - Ciclo administrativo planejamento; execução; controle. III - Nível de estruturação da informação estruturada; semi-estruturada; não estruturada. Segundo Padoveze (2004, p.54) “o sistema de informação contábil tende a dar primazia ao atendimento de aspectos operacionais e táticos, primordialmente com informações estruturadas e algumas informações semi- estruturadas”. Desta maneira podemos relatar que o sistema de informação contábil (SIC) são dados que coletados através dos setores de uma organização são transformados em informações e tais informações são fornecidos a contabilidade gerencial. O sistema de informação contábil é o grande sistema de informação dentro da empresa (PADOVEZE, 2004, p. 55). Com as informações corretas e em tempo hábil a gestão dos administradores pode se tornar mais objetiva. Conforme Padoveze (2004, p. 64): Classificamos como sistemas de informações de apoio à gestão os sistemas ligados à vida econômico-financeira da empresa e às necessidades de avaliação de desempenho dos administradores internos. Fundamentalmente, esses sistemas são utilizados pelas áreas administrativa e financeira da empresa,e pela alta administração da companhia, com o intuito de planejamento e controle financeiro e avaliação de desempenho dos negócios. O sistema de informação contábil é um sistema de apoio à gestão, juntamente com os demais sistemas de controladoria e finanças (PADOVEZE, 2004, p.64). Gestão contábil A falta de preparo dos gestores para administrar e a centralização das atividades operacionais da entidade são fatores preponderantes para o fracasso empresarial. Com técnicas contábeis e financeiras corretas o contador fornecerá informações seguras aos gestores para que possam fazer um melhor planejamento das suas operações e consequentemente o lucro. Segundo Ferronato (2011, p.122) “as demonstrações financeiras fornecem uma série de dados sobre a empresa, de acordo com regras contábeis. A análise de balanços transforma esses dados em informações é será tanto mais eficientes quanto melhores informações produzir”. Sendo assim as demonstrações fornecem as informações importantes aos gestores para um melhor planejamento financeiro. Em suma, a contabilidade está presente em todas as etapas do processo gestional, seja nas fases de planejamento, execução ou propriamente controle (PADOVEZE, 2004, p.89). Outras ferramentas importantes para a gestão contábil conforme Ferronato (2011, p.121) “são os índices de análises de balanços que são: análise financeira, análise econômica e análise da ciclometria. Onde a análise financeira examina a situação financeira da entidade, a análise econômica apura o lucro e a análise ciclométrica mede a rapidez com que as contas do circulante se renovem durante o exercício”. Gestão financeira A gestão financeira está relacionada com as informações operacionais que são direcionadas aos acionistas, credores, ou seja, tanto aos usuários internos como externos. Conforme Ferronato (2011, p. 137): Apropriar-se dos conceitos de finanças corporativas significa dispor o pequeno empresário de um poderoso instrumento administrativo. Pela sua natureza, profusão de teorias, de ferramentas e de peculiaridades que lhes são próprias, a gestão financeira nos remete a afirmar que o domínio de suas melhores práticas é crucial para a potencialização de qualquer projeto microempresarial. A gestão deve ser aplicada em cada parte de uma empresa. É difícil enxergar a diferença em empresas pequenas, mas ela existe. Quanto às ferramentas utilizadas pela gestão financeira, entre algumas estão o capital de giro, o custo do capital, estrutura de capitais. A gestão financeira visa mostra a saúde financeira de uma organização. As atividades da gestão financeira são as análises, decisões e atuações relacionadas aos meios financeiros, tão necessários às atividades da empresa. Assim sendo, a função da gestão financeira integra todas as tarefas ligadas à obtenção, utilização e controle de recursos financeiros (PORTAL EDUCAÇÃO, 2008). Portanto a gestão financeira é uma das áreas da gestão, encontrada dentro de uma entidade na qual competem as análises, as decisões e atuações relacionadas com os meios financeiros necessários à atividade da organização. Desta forma, a função financeira integra todas as tarefas ligadas a adquirir, usar e controlar os recursos financeiros para garantir a estabilidade da empresa e almejar o lucro. Gestão de custos A contabilidade de custos é intermediária entre a contabilidade financeira e a gerencial, auxiliando as duas e fornecendo a elas importantes informações de mensurar o produto e apropriar tanto os custos diretos como os indiretos. Cada vez mais, as informações de custos tornaram-se significativas para a gerência da organização. No fim daquele século, vários fatores exigiram do gestor outro grande passo: o custo como instrumento gerencial (FERRONATO, 2011, p.150). Na atualidade controlar esses custos e de vital importância para a sobrevivência das microempresas neste momento de globalização onde o mercado competitivo é voraz e acaba engolindo os pequenos. Segundo Ferronato (2011, p.151) “ela engloba os conceitos da contabilidade geral e adiciona outras técnicas extracontábeis para o registro, organização, análise e interpretação dos dados relacionados à aquisição ou produção de bens e à prestação de serviços”. CONTROLE INTERNO Os controles internos de uma entidade compreendem o plano de organização e atribuições de responsabilidades, o conjunto de medidas utilizado para: proteger seu patrimônio, para verificar a exatidão dos dados e informações contábeis e avaliar a eficiência e eficácia operacional, bem como auxiliar os gestores na tomada de decisões (CFC, 2000, p.140 apud OLIVEIRA, 2004, p.81 et al). Conforme AUDIBRA (1992, p.48) “controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração [...] para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos”. Perceber-se que, por meio dos princípios de controle interno, se formam as diretrizes para a alta administração das entidades tomarem as devidas decisões cabíveis, no que se refere ao seu adequado funcionamento, a fim de evitar possíveis erros. Numa definição mais extensa Oliveira (2004, p.82) relata o seguinte: [...] controles internos é o conjunto de procedimentos que, integrados ao fluxo operacional da empresa, visa detectar e prevenir desvios- erros e irregularidades, intencionais ou não- que possam: a. afetar negativamente o desempenho da entidade; b. ocasionar impactos em sua lucratividade e/ou estrutura financeira; bem como c. resultar em reflexos significativos em suas demonstrações contábeis para o usuário interno ou externo, relatórios gerenciais e demais análises e demonstrativos operacionais e financeiros. Quanto a sua classificação a figura a seguir resume melhor o seu entendimento. Figura 1- Procedimentos administrativos, sistema de informações e o sistema contábil. Fonte: Adaptado de Oliveira (2004) Manual de normas e procedimentos; Segregação de funções Atribuição de responsabilidade; Adequada delegação de funções; Organograma bem definido e transporte. Captação de dados corretos e confiáveis; Adequadas análises e registros em tempo adequado; Adequada análise do custo benefício. Correta situação financeira patrimonial; Informações gerenciais, conforme as necessidades dos usuários; Sistema de avaliação de desempenho. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE INFORMAÇÕES SISTEMA CONTÁBIL Entende-se que os controles internos estão classificados em três partes distintas entre si mais, porém estão inter-relacionados, que são procedimentos administrativos, sistemas de informações e sistema contábil. Os sistemas contábeis juntamente com os controles internos são de grande importância para os gestores na tomada de decisão, portanto qualquer tipo de informações errada poderá ter um resultado negativo dentro da organização (OLIVEIRA, 2004, p.83). Como já foi abordado antes o controle interno das entidades verifica se as informações contidas nas demonstrações são de fato verdadeiras e se não houve fraude ou erro, dentre essas demonstrações está o fluxo de caixa. Fluxo de caixa O fluxo de caixa pode ser conceituado como o instrumento utilizado pelo administrador financeiro com o objetivo de apurar os somatórios de ingressos e desembolsos financeiros da empresa, em determinado momento, prognosticando assim se haveráexcedentes ou escassez de caixa, em função do nível desejado pela empresa (ZDANOWICZ, 2004, p.23). Segundo Padoveze (2004, p.82) retrata “[...] que o fluxo de caixa pode ser elaborado por consulta e reacumulação de dados das contas representativas das disponibilidades, bancos e aplicações financeiras”. Para complementar Zdanowicz (2004, p.23) diz que “o fluxo de caixa pode ser elaborado em função de sua projeção. A curto prazo para atender às finalidades da empresa, principalmente, de capital de giro e a longo prazo para fins de investimento em itens do ativo permanente”. Atualmente, as pequenas empresas estão preocupadas com dois indicadores de desempenho importantes, uma é a liquidez e o outro é o capital de giro importante para sua continuidade no comércio, esses dois indicadores dependem muito da geração de caixa e, é aí que entra o fluxo de caixa. Se no caso a empresa possuir um bom fluxo de caixa ela suportaria um tropeço financeiro, ou seja, um mau investimento. Padoveze (2004, p.82) reforça a importância do fluxo de caixa, onde relata o seguinte: Em nossa opinião, são demonstrativos complementares. Concordamos que o fluxo de caixa é mais fácil de ser assimilado pelos usuários não muito afeitos à técnica contábil, enquanto a demonstração das origens e aplicações de recursos tem uma apresentação mais próxima para os administradores com maior grau de conhecimento da ciência contábil. A sua importância é tão grande quanto os outros tipos de demonstrações por ser de fácil compreensão e manuseio devido a grandes avanços na tecnologia (informatização) por esse motivo é assimilado com melhor compreensão pelos diversos usuários dessa informação. Fluxo de Caixa Diário e Mensal O fluxo de caixa diário servirá mais para pagamentos e recebimentos a curto prazo, enquanto o mensal controla os recursos financeiros da empresa, segundo Padoveze (2004, p.82) “[...] a administração diária do fluxo de caixa possa ser elemento vital para setor financeiro e de sua responsabilidade. A sua necessidade de informação é imediata, e não pode, de forma alguma, esperar tratamento contábil de mais de algumas horas ou de um dia”. Padoveze (2004, p.83) relata sobre a importância do fluxo de caixa mensal: Esse fluxo é tão necessário quanto o fluxo de caixa diário. Enquanto a movimentação dos recursos financeiros dia a dia é de importância operacional para realizar os pagamentos e recebimentos imediatos, o fluxo de caixa mensal relaciona-se com os movimentos mensais das demais contas da companhia, e dessa forma é elemento fundamental para acompanhamento e controle dos recursos da empresa, junto com o balanço patrimonial e a demonstração de resultados. O fluxo de caixa mensal é tão importante quanto o fluxo de caixa diário, pois possibilita a empresa uma visão geral dos recursos aplicados durante um período em tempo hábil, sendo assim um processo mais rápido e dentro da realidade da empresa. CONCLUSÕES, PROPOSTAS E SUGESTÕES Ao analisar os dados coletados, verificando os controles interno da empresa, percebe-se que um controle de extrema importância para a mesma, é o fluxo de caixa. Essa pesquisa teve os seus objetivos específicos, e todos foram alcançados de maneira satisfatória, pois o fluxo de caixa elaborado para a empresa Pet Shop Violetas demonstrou a fragilidade econômico- financeira da mesma por mostrar aos gestores da empresa como os recursos estavam sendo gasto no final de cada período não havendo assim nenhum controle sobre as retiradas e suas aplicações. Como o pequeno empresário não fazia ideia de quanto gastava, foi verificado que ele poderia diminuí-los sem prejudicar os andamentos operacionais da empresa e consequentemente aumentarem o lucro da mesma. O gestor/proprietário da empresa verificou através do fluxo de caixa a importância que a mesma teve dentro de sua empresa por fornecer as informações em tempo hábil para ele tomar as melhores decisões possíveis. Feita a analise na empresa, verifica–seque todos os nossos objetivos foram atendidos e minha questão problema foi respondida, de certa forma o fluxo de caixa é uma ferramenta de extrema importância para que os gestores possam tomar decisões precisas e com mais rapidez. Foram dadas algumas sugestões, o uso do fluxo de caixa desenvolvido, que melhorar a tomada de decisão e possibilitar uma melhor operacionalidade da empresa. Além do fluxo de caixa foram sugeridas e explicadas algumas melhorias para a entidade : a) Marketing: sites pagos e outros gratuitos (Orkut, Facebook etc.), panfletos, cartão (comércio), patrocínio (divulgação da marca), ranking de cliente: esse tipo de marketing possibilitará mostrar a qualidade bem como as variedades de seus produtos locais e regionais. Os cartões e panfletos poderão ser entregues em mala direta para diminuir os custos. E o ranking dos clientes é uma forma de premiar aquele cliente fiel aos seus produtos e que também servirá como atrativo para outros clientes a consumirem. b) Promoção: com relação às promoções serão feitos para fidelizar os clientes que já possuem e atrair novos clientes. Poderia ser feito da seguinte forma, toda semana um produto diferente estaria na promoção, para ter assim uma rotatividade dos produtos. c) Busca de maiores prazo com fornecedores para que assim possibilite ao empresário dar aos seus clientes prazos maiores também, e assim estimular os seus clientes a consumir mais. d) Separação das contas pessoais com da empresa, para que não venha a ter problemas futuros com o caixa e o desenvolvimento da empresa, deverá fazer uma estimativa de quanto gasta no mês e fazer somente uma retirada mensal. e) Pesquisa de mercado: antes de comprar mercadorias deverá fazer uma pesquisa de mercado para verificar aquele fornecedor que dá mais prazo para pagar e que tem o melhor preço dos produtos. f) Tecnologia: cartão de crédito e débito leitor óptico para que se tenha uma agilidade maior no atendimento e consequentemente obterem a satisfação dos seus clientes. g) Controle de orçamento, para projetar futuros investimentos e auxiliar outras ferramentas de gestão. h) Reuniões semanais com os funcionários para obter novos conhecimentos e ideais com a equipe de trabalho, buscando a qualificação profissional de todos os envolvidos dentro da microempresa. i) Ter um estoque mínimo possível para eventual reposição dos produtos rapidamente, tendo que em vista que não possuem estoque, ou seja, tudo que é comprado é exposto na prateleira para a venda. j) Busca de novas orientações e parcerias, através de novos cursos de qualificações profissionais, sugerimos contatos com a empresa SEBRAE, SENAI, UNIPOP (3531-1224), outra opção de orientações, são curso sem Universidades na região de Sinop-MT. Como fato relevante as microempresas estão dispensadas de alguns livros contábeis, por isso deve-se manter o fluxo de caixa para atender o fisco e de gestão. Entende-se então que o fluxo de caixa deverá ser uma ferramenta ideal para tomada de decisão e a microempresa PET SHOP VIOLETAS pode se desenvolver e crescer economicamente e financeiramente e colher benefícios futuros. De acordo com os resultados obtidos com a presente pesquisa o gestor/proprietário decidiu comprar um sistema operacional, e que futuramente o fluxo de caixa desenvolvido poderá ser adaptado ao sistema. Através de conversas informais que tivemos, o proprietário adquiriu um software para melhor desenvolvimento das operações internas da empresa e consequentemente oferecendo aos gestores informações precisas e,em tempo hábil para poderem tomar a melhor decisão possível. REFERÊNCIAS AUDIBRA–Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Normas brasileiras para o exercício da auditoria interna. 2. ed.- São Paulo: Audibra, 1992. BEUREN, Ilse Maria et al. Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade: teoria e prática .-3.ed.-3.reimpr.-São Paulo: Atlas, 2008. BEUREN, Ilse Maria etal.Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade: teoria e pratica. -2. ed.-São Paulo:Atlas,2004. EADCON. Apostilas. Disponível em <www.eadcon.com.br> acessado em 25 de maio de 2011 às 18:30hs. FERRONATO, Airto João. Gestão contábil-financeira de micro e pequenas empresas: sobrevivência e sustentabilidade. – São Paulo: Atlas, 2011. GIL, Antonio de Loureiro. Sistema de Informações Contábil /financeiros. São Paulo: Atlas, 1992. GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisas. – 5º. ed.-São Paulo:Atlas,2010. IUDICIBUS, Sérgio de. Contabilidade Gerencial. 6 ed. – São Paulo: Atlas, 1998. OLIVEIRA, Luís Martins de; JR, José Hernandez Perez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria estratégica. -2. ed. – São Paulo: Atlas, 2004. PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistema de informações contábeis: fundamentos e análise. -4. ed.-São Paulo: Atlas, 2004. PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade gerencial: um enfoque em sistema de informação contábil. – 4. ed.- São Paulo: Atlas, 2004. PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade gerencial: um enfoque em sistema de informação contábil. -4º. ed.-São Paulo:Atlas,2004. PORTAL EDUCAÇÃO. Gestão e liderança. Disponível em <www.portaleducacao.com.br> acessado em 23 de maio de 2011 às 20:15hs. SÁ, Antônio Lopes de. Curso de auditoria. -10. ed.-São Paulo: Atlas, 2002 ZDANOWICZ, José Eduardo. Fluxo de caixa: uma decisão de planejamento e controle financeiro- 10º. ed.- Porto Alegre: Editora Sagra Luzzatto, 2004.
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