As fases de uma gestão documental

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As fases de uma gestão documental englobam um conjunto de procedimentos e podem ser dividas em 3 (três): produção, utilização e destinação. Assinale a alternativa que corresponde à fase de PRODUÇÃO do documento:
 
a. Essa fase promove a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.
b. Essa fase compreende os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.
c. Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. 
A afirmação refere-se à fase de Produção, ou seja, essa fase corresponde à produção dos documentos provenientes da execução das atividades de um órgão ou entidade. Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
d. Essa fase compreende métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo.
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Sua resposta está correta.
O ciclo de vida dos documentos diz respeito às fases de uma gestão documental e engloba um conjunto de procedimentos referentes à produção, utilização e destinação dos documentos, compreendendo desde a criação até a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente, e tem como objetivos assegurar, de forma eficiente, a produção, utilização e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessário; contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, levando em conta o seu valor probatório, científico ou histórico e assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa, além de permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.
A resposta é:
Nessa fase é importante ter o cuidado de evitar a produção de documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
Questão 2
Correto
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Texto da questão
A destinação dos documentos implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. Com isso, para que a destinação dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se:
 
a. Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos. 
O Documento só poderá passar para a fase de destinação caso tenha cumprido o estabelecido na primeira e na segunda fase.
b. Manter processos contínuos de avaliação, sem aplicação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos.
c. Não promover a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda e não possuam valor secundário.
d. Não é necessário decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
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Sua resposta está correta.
A resposta é:
Cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos.
Questão 3
Correto
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Texto da questão
A Teoria das três idades diz que o documento arquivístico passa por três fases, de acordo com a frequência de uso. Essa teoria determina a destinação de cada documento. Acerca do ciclo de vida dos documentos, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
	Arquivo permanente: nesta fase encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes.
	Resposta 1
	Arquivo Intermediário: a idade intermediária refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.
	Resposta 2
	Arquivo corrente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo. Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histórico. Aqueles que o possuem serão recolhidos à idade permanente, da qual jamais serão eliminados. Portanto, apenas os documentos históricos são recolhidos.
	Resposta 3
	No arquivo permanente, temos um conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final.
	Resposta 4
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Sua resposta está correta.
Falso - Arquivo permanente: nesta fase encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes.
Feedback: A afirmativa diz respeito ao arquivo corrente, pois nessa fase encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes.
Verdadeiro - Arquivo Intermediário: a idade intermediária refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.
Feedback: A afirmativa descreve o arquivo intermediário, ou seja, refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.
Falso - Arquivo corrente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo. Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histórico. Aqueles que o possuem serão recolhidos à idade permanente, da qual jamais serão eliminados. Portanto, apenas os documentos históricos são recolhidos.
Feedback: A afirmativa diz respeito ao arquivo permanente, pois essa fase, como o próprio nome sugere, refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo.
Falso - No arquivo permanente, temos um conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final.
Feedback: Afirmação equivocada, pois no arquivo intermediário é que temos um conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final.
Questão 4
Correto
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Texto da questão
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são instrumentos arquivísticos que tratam das regras utilizadas para definir a classificação dos documentos, bem como o tempo que estes permanecerão no arquivo. Vimos que existem 3 fases em que os documentos podem estar, são elas: corrente, intermediária e a permanente. Contudo, para descobrir a forma de classificar esses documentos e a definição de qual é o tempo correto para manter o documento em um arquivo, utiliza-se o Código de Classificação dos Documentos e Tabela de Temporalidade. Julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo, acerca da classificação de documento e do uso do código de classificação e da tabela de temporalidade:
	Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto.
	Resposta 1
	O instrumento utilizado para a classificação do assunto de um documento é a tabela de temporalidade, que estabelece as regras de classificação de todo e qualquerdocumento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
	Resposta 2
	Uma vez classificado, o documento pode ser facilmente localizado e corretamente arquivado.
	Resposta 3
	A Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
	Resposta 4
	A Tabela de Temporalidade não é construída a partir do Código de Classificação dos Documentos e é um instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação.
	Resposta 5
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Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto.
Feedback: A afirmativa é correta, pois classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente selecionar a categoria do assunto.
Falso - O instrumento utilizado para a classificação do assunto de um documento é a tabela de temporalidade, que estabelece as regras de classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
Feedback: O instrumento utilizado para essa análise é o código de classificação, que estabelece as regras de classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
Verdadeiro - Uma vez classificado, o documento pode ser facilmente localizado e corretamente arquivado.
Feedback: Afirmativa correta, pois uma vez classificado, o documento pode ser facilmente localizado e corretamente arquivado.
Verdadeiro - A Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
Feedback: O item descreve a tabela de temporalidade, ou seja, a Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos, na qual devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao arquivo central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
Falso - A Tabela de Temporalidade não é construída a partir do Código de Classificação dos Documentos e é um instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação.
Feedback: A Tabela de Temporalidade é SIM construída a partir do Código de Classificação dos Documentos e é um instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação.
Questão 5
Incorreto
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Texto da questão
O arquivo da Seção em que você trabalha não comporta mais nenhuma caixa-arquivo. Novas caixas que entram no arquivo são armazenadas nos corredores, em cima das mesas de trabalho e até no banheiro. Essa situação é semelhante em outras áreas do Órgão.
Preocupado com esse cenário, seu Chefe, o Sr. Abelardo, decidiu, junto com a Coordenação, descartar diversas caixas de documentos e processos mais antigos da sua Seção, que, segundo eles, não são consultados. 
Assim, o Sr. Abelardo solicitou a você que separasse as caixas-arquivo dos anos mais antigos e fizesse um relatório, para aprovação do Coordenador, com uma justificativa para eliminação daquelas caixas com documentos. 
Depois de concluída essa atividade, com autorização do Coordenador, as caixas-arquivo contendo documentos e processos da sua Seção puderam ser encaminhadas para o descarte. 
Você, que recentemente fez o curso de Gestão da Informação e Documentação - Conceitos básicos sobre Gestão Documental, enviou um e-mail ao seu Chefe, explicando, entre outras coisas, que os documentos acumulados no Órgão só podem ser descartados após a elaboração do seguinte documento:
 
a. Plano de Classificação de Documentos. 
b. Manual de Procedimentos Arquivísticos.
c. Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
d. Plano de Destinação de Documentos.
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Sua resposta está incorreta.
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e a destinação final - eliminação ou guarda permanente. 
A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos da Administração Pública Federal ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. 
Após obter a autorização para proceder à eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial, sendo que, na ausência deste, poderão publicá-los em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos. 
Os órgãos e entidades deverão encaminhar obrigatoriamente para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado. 
Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada. 
A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, nunca por incineração, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida. 
Ainda sobre eliminar documentos sem obedecer a legislação vigente: 
Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. (Art. 25 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991). 
1.1 CÓDIGO PENAL - DECRETO LEI Nº 2.848, DE 07 DE DEZEMBRO DE 1940 
Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor: 
Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular. 
Referências: Resolução nº 14 e nº 40 do CONARQ; Lei nº 8159; Decreto Lei 2848/40.
A resposta é: 
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. 
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