Módulo 2 Características dos Documentos ENAP Gestão da Informação e Documentação Conceitos Básicos em Gestão Documental

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Módulo
Características dos Documentos2
Brasília - 2015
Gestão da Informação e Documentação
Conceitos básicos em Gestão Documental
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Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães
Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.
SUMÁRIO
1 Introdução ...................................................................................................5
2 Valor ............................................................................................................5
3 Os Atributos dos Documentos ......................................................................8
4 Quanto ao gênero ........................................................................................9
5 Quanto à espécie .......................................................................................11
6 Quanto ao Tipo .........................................................................................11
7 Quanto à natureza do assunto ...................................................................12
8 Referências Bibliográficas ...........................................................................14
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1 Introdução
As características de um documento são todos os atributos que o compõe, ou seja, aquilo 
que torna o documento substancial. Comecemos pelo seu valor: 
2 Valor
Basicamente os documentos possuem dois valores: o primário/imediato e o secundário/
mediato.
1) Valor primário ou imediato: é inerente à criação do documento, podendo 
apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Vamos ver cada um deles:
a) Valor administrativo: quando o documento é necessário às atividades 
cotidianas, correntes, de quem o criou, refere-se ao uso administrativo para o 
órgão, razão primeira da criação do documento. 
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 Um exemplo: um memorando circular do setor de RH informando sobre o ponto 
facultativo dos servidores. Esse memorando foi criado por uma razão, ou seja, 
informar aos servidores do órgão sobre o ponto facultativo. Esse é o seu valor 
primário. Um fim administrativo.
Todo documento nasce com valor primário, mas com o passar do tempo ele perde esse valor, 
ele prescreve administrativamente, podendo ser eliminado ou arquivado permanentemente 
se ele possuir valor histórico para a instituição.
No caso desse memorando, uma vez informado para todas as áreas o assunto sobre o qual 
trata, ele não precisará ser guardado para sempre, por não possuir um valor secundário ou 
histórico para a instituição. 
b) Valor fiscal: quando o documento é gerado para comprovar operações 
financeiras, dessa forma, seu valor cessa quando tal operação se conclui. 
c) Valor jurídico: são os documentos que comprovam direitos de curto ou longo 
prazo.
2) Valor secundário ou mediato: é identificado quando cessa o valor primário e a 
guarda do documento faz-se necessária permanentemente. 
Podemos classificar o valor secundário em três categorias: probatório, informativo e histórico. 
Conheça um pouco mais sobre cada uma delas:
a) Valor probatório: atribui-se quando o documento pode comprovar as ações 
de determinado indivíduo que o produziu.
b) Valor informativo: quando os documentos registram informações sobre 
pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se 
pretende preservar.
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c) Valor histórico: quando temos um documento que representa um 
acontecimento, fato ou situação relevante para a história do órgão e da 
sociedade, bem como os de grande repercussão nos meios de comunicação.
O valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os 
quais os documentos foram criados. Um documento com valor histórico é considerado como 
fonte de pesquisa e conta a história e evolução do órgão com o passar do tempo.
Os documentos com valor secundário serão preservados na fase ou idade permanente, ou 
seja, nunca poderão ser eliminados. E é importante lembrar que, nessa fase, o documento 
pode ser acessível não somente pela administração que o produziu como também por 
pesquisadores e historiadores e pessoas diferentes daquelas que produziram o documento. 
O documento pode ou não ter valor secundário e, uma vez adquirido esse valor, ele jamais 
o perderá.
A definição desses valores é fundamental para determinar o tempo de guarda dos 
documentos, afinal, não se pode guardar todo e qualquer documento por toda vida! 
Fazendo um paradoxo ao que foi dito anteriormente, sobre o tempo de guarda de um 
documento, leia abaixo o poema “Memórias” do escritor Carlos Drummond de Andrade:
Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o sítio: 
http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
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3 Os Atributos dos Documentos
Ainda explorando as características dos documentos, encontramos 
também os seguintes atributos: proveniência, unicidade, organicidade, 
indivisibilidade, confiabilidade, autenticidade, acessibilidade glo.
Conheça abaixo um pouco mais sobre cada um deles:
Proveniência
P – A proveniência é o registro da identidade de quem produziu o documento, ou seja, de sua 
origem. Essa característica mostra que os arquivos devem ser organizados em obediência à 
competência da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação 
ou guarda do documento. 
Organicidade
O - A organicidade é a característica que recebe um documento por ser estruturado e ter 
funções e atividades definidas pela entidade produtora/acumuladora, em suas relações 
internas e externas. Os documentos são organizados a partir do Plano de Classificação (veremos 
mais adiante) e da Tabela de Temporalidade, uma vez que contextualizam o conjunto a que 
pertencem e definem o tempo de guarda dos documentos. 
Unicidade
U - Cada documento é único no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cópias 
em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, pois o conjunto 
de suas relações com os demais documentos do grupo é singular.
Indivisibilidade
I - Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva 
individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados 
a outros de origem distinta. Trata-se do respeito aos conjuntos documentais que guardam 
relações orgânicas entre si.
Confiabilidade
C - A confiabilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à 
veracidade do seu conteúdo. Para tanto, há que ser completo, ou seja, dispor de todos os 
elementos intrínsecosglo e extrínsecosglo exigidos pela organização produtora e pelo sistema 
jurídico - administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ter 
seus procedimentos de criação bem controlados. 
Autenticidade
AU - Um documento autêntico é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar 
de minuta, original ou cópia, e é livre de adulterações. Um documento autêntico é aquele que 
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se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de 
confiabilidade que tinha no momento de sua produção.
Acessibilidade
AC - Um documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e 
interpretado, ou seja, para assegurar a acessibilidade glo, a gestão deve garantir a transmissão 
de documentos para outrossistemas, sem perda de informação e de funcionalidade. O sistema 
deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresentá-lo com a 
mesma forma que tinha no momento de sua produção.
Para finalizarmos as características dos documentos, veremos as definições quanto ao 
GÊNERO, ESPÉCIE, TIPO E NATUREZA DO ASSUNTO:
4 Quanto ao gênero
Quando ouvimos falar de gênero, logo nossa mente remete aos gêneros masculino e feminino, 
que se diferenciam pela forma, certo? 
Pois bem, quando falamos sobre gênero na gestão documental também estamos representando 
o documento de acordo com a sua forma, que também pode ser chamada de suporte.
Podemos citar alguns tipos de gêneros documentais bastante diferentes entre si, como o 
documento textual e o audiovisual. O primeiro tem como suporte o papel, livro, carta, etc. Já 
o segundo é constituído de imagens e registros sonoros. 
Além desses, também são exemplos de gêneros para gestão documental: documentos 
cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, informáticos e micrográficos. 
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Conheça alguns tipos de gêneros documentais: 
Documentos textuais: são os documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Ex.: 
atas, cartas, decretos, livros, etc. 
Documentos cartográficos: documentos que contêm representações gráficas da superfície 
terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos. Ex.: mapas, plantas, perfis, etc.
Documentos audiovisuais: documentos que contêm imagens fixas, ou em movimento, e 
registros sonoros. Integram os iconográficos, filmográficos e sonoros.
Documentos iconográficos: que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotogradas. 
Ex.: fotografias, desenhos, gravuras, etc. 
Documentos filmográficos: são documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas 
de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, 
contendo imagens em movimento. Exemplo: Filmes e Fitas. 
Documentos sonoros: registros sonoros. Ex.: discos, fitas audiomagnéticas. 
Documentos micrográficos: são documentos em suporte fílmico resultantes da 
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Exemplo: Rolo, 
Microficha, Jaqueta e Cartão Janela.
Documentos informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em 
computador. Exemplo: disco flexível (disquete), disco rígido (winshester) e disco óptico.
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5 Quanto à espécie
É a divisão documental de gênero que reúne tipos documentais pelo teor dos fatos. As 
espécies documentais, portanto, podem ser definidas em razão da natureza dos atos que 
lhes deram origem. 
Veja alguns exemplos de Espécies de Atos:
Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e 
deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: Medida Provisória, Lei, Decreto, Estatuto, 
Regimento, Regulamento, Resolução, Portaria, Instrução Normativa, Ordem de Serviço, 
Decisão, Acórdão.
Atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar 
uma solução. Exemplo: Parecer, Relatório, Voto.
Atos de assentamento: são aqueles que se destinam ao registro. São documentos que 
contêm assentamentos sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de 
infração. 
Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: 
Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica ou Idêntica.
Atos de ajuste: acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal 
ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste).
Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. 
Exemplo: Aviso, Ofício, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimação, Exposição 
de Motivos, Notificação, Telegrama, Telex, Telefax.
6 Quanto ao Tipo 
Tipo documental é a espécie de documento com o assunto ao qual se refere. A espécie 
documental considera a atividade que a gerou. O Tipo corresponde à divisão de espécie, que 
reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à formula, natureza de 
conteúdo ou técnica de registro. 
Veja o exemplo abaixo:
Na espécie documental memorando, são exemplos de tipos documentais: memorando 
circular, memorando conjunto. 
Na espécie documental decreto, são exemplos de tipos documentais: decretos-lei, decretos 
legislativos. 
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7 Quanto à natureza do assunto
• Documento ostensivoglo: a classificação de ostensivo glo é dada aos documentos cuja 
divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio público. Não possui 
restrição de acesso glo. 
• Documento sigilosoglo: consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de 
seu conteúdo, são de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais 
de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
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Quando classificados como sigilosos, os documentos não carregam, para sempre, essa
classificação. A partir da data de produção do dado ou informação, a classificação perdura por:
- 25 anos, no máximo, se ultrassecreto;
Esse prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período.
- 15 anos, no máximo, se secreto;
- 5 anos, no máximo, se reservado.
Legislação 
A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações, previsto 
no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da 
Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei 
nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 
1991; e dá outras providências, prevê que:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor 
e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá 
ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação 
prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II - secreta: 15 (quinze) anos; e 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
§ 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-
Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como 
reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último 
mandato, em caso de reeleição. 
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser estabelecida como 
termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este 
ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação. 
§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu 
termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público. 
§ 5º Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser 
observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo 
possível, considerados: 
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e 
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final. 
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8 Referências Bibliográficas
1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e 
conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.
2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.
3. LE GOFF, Jacques, 1924.