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Curso 3 – Como Planejar o Escopo, Prazo e Orçamento do Projeto? Sumário 1. PLANEJAMENTO É O COMEÇO DE TUDO? .................................................... 1 1.1. Introdução ............................................................................................. 1 1.2. Etapas para Planejar o Escopo, Tempo e Custo do Projeto .................... 4 1.3. Resumindo... .......................................................................................... 6 2. PLANEJAMENTO DO ESCOPO ....................................................................... 7 2.1. Objetivos ................................................................................................ 7 2.2. Introdução ............................................................................................. 7 2.3. Plano de Gerenciamento do Escopo ...................................................... 8 2.4. Gerenciamento do Escopo do Projeto ................................................... 9 2.5. Declaração do Escopo do Projeto......................................................... 10 2.6. Objetivos do Projeto ............................................................................ 11 2.7. Requisitos Funcionais e Técnicos ......................................................... 13 2.8. Declaração do Escopo do Projeto......................................................... 14 2.9. Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) ............................ 17 2.10. Resumindo... ........................................................................................ 24 3. PLANEJAMENTO DO TEMPO ...................................................................... 25 3.1. Objetivos .............................................................................................. 25 3.2. Plano de Gerenciamento do Tempo ..................................................... 25 3.3. Definição da Atividade ......................................................................... 26 3.4. Sequenciamento de Atividades ............................................................ 28 3.5. Como Construir um Diagrama de Rede? .............................................. 29 3.6. Relacionamento entre as Tarefas ......................................................... 29 3.7. Estimativa de Recursos da Atividade .................................................... 32 3.8. Estimativa de Duração da Atividade ..................................................... 33 3.9. Qual é o Papel do Gerente de Projetos nesse Processo? ..................... 36 3.10. Tipos de Estimativas............................................................................. 36 3.11. Desenvolvimento do Cronograma........................................................ 38 3.12. Tipos de Restrições .............................................................................. 43 3.13. Técnicas para Desenvolvimento de Cronogramas ................................ 45 3.14. Resumindo... ........................................................................................ 53 4. PLANEJAMENTO DO CUSTO ....................................................................... 54 4.1. Objetivo ............................................................................................... 54 4.2. Introdução ao Plano de Gerenciamento do Custo................................ 54 4.3. Custos Diretos e Indiretos .................................................................... 55 4.4. Estimativas de Custo ............................................................................ 56 4.5. O que é Necessário para Criarmos Boas Estimativas? .......................... 58 4.6. Quem Deve Preparar as Estimativas de Custo? .................................... 59 4.7. Técnicas de Estimativa ......................................................................... 60 4.8. Orçamento do Projeto ......................................................................... 63 4.9. Resumindo... ........................................................................................ 64 5. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA ...................................................................... 66 6. ESPECIFICAÇÃO DE PUBLICAÇÃO ................................................................ 67 1 1. PLANEJAMENTO É O COMEÇO DE TUDO? Ao final deste curso, você será capaz de identificar as etapas para planejar o escopo, o tempo e o custo do projeto. 1.1. Introdução Muitas pessoas pensam que os projetos têm início no planejamento. Há outras, mais apressadas, achando que eles deveriam mesmo iniciar no “fazejamento”. Elas dizem: “Para que planejar? Isso é besteira! O negócio é mão na massa!”. Atribui-se a Abraham Lincoln a célebre frase: “Se eu tivesse nove horas para cortar uma árvore, passaria seis horas afiando o meu machado.” Lincoln sabia da importância de investir mais tempo preparando e planejando as ações, e não fazer direto. Benjamin Franklin afirma que "falhar em se preparar é se preparar para falhar". Por que, então, planejamos tanto para falhar? É fato que qualquer atividade humana, da mais simples a mais trabalhosa, requer planejamento e deve ser precedida por ele. Até mesmo o ato de uma pessoa acordar pela manhã e sair para o trabalho envolve um planejamento prévio, com horários predefinidos para acordar, tomar banho, vestir-se, tomar o café, sair de casa, tomar a condução e chegar ao destino. Caso alguma coisa não dê certo nesse processo (por exemplo, alguém que não programou o despertador; esqueceu o notebook com aquela apresentação importante ou, ainda, a bateria do carro que descarregou durante a noite), o dia pode se transformar em um pequeno caos! A conclusão a que geralmente se chega ― e quase sempre correta ― é que faltou um bom planejamento. Se isso é verdadeiro no âmbito doméstico, a falha torna-se bem mais evidente na esfera empresarial, quando um projeto resulta em fracasso. 2 Francisco Higa, no livro Vai dar M..., apresenta as possíveis razões de falha no planejar. De acordo com ele, as causas são visões equivocadas e determinadas atitudes dos planejadores. Elas estão listadas a seguir: Confundir estresse com sucesso Tendemos a acreditar que é muito mais vantajoso fazer o que queremos dedicando a essa atividade somente o esforço necessário. O autor comenta que muitos gestores confundem o esforço necessário com alto nível de estresse e passam a considerá-lo condição para o êxito. Um exemplo, citado brilhantemente por Higa, é de uma festa de aniversário, na qual ele elogiou a anfitriã pela decoração, pelo buffet e pela animação. Ela, na qualidade de gestora do projeto, agradeceu o elogio e comentou que não era para menos, pois fazia três noites que ela não dormia! A conclusão a que se chega é que a festa só foi um êxito devido ao estresse tido. Confundir planejamento com a ação de alimentar uma ferramenta de gestão do projeto por meio de uma série padronizada de dados e informações e deixar que o computador determine ou oriente as ações subsequentes. Muitos acreditam que planejar é simplesmente colocar os dados no programa e deixar que ele faça tudo isso sozinho. Enganar a si mesmo, ou seja, fazer um planejamento com prazos, custos e especificações sabidamente inviáveis na falsa ilusão de que, com um esforço extra e algumas noites em claro, todas as exigências possam ser cumpridas. Não dá para acreditar que basta fecharos olhos e tudo se resolverá, como se planejamento na vida real fosse igual a novela, em que no final tudo acaba bem. Fazer o planejamento apenas para cumprir um ritual administrativo e satisfazer a exigência dos escalões superiores. “Planejo porque estão me mandando.” 3 Usar o planejamento mais como argumento de venda, sem o embasamento de um estudo consistente de viabilidade, com o objetivo de convencer um cliente ou os próprios superiores de que o projeto em desenvolvimento será entregue dentro do prazo e das especificações acordados. Necessidades claramente identificadas antes de iniciar o processo de planejamento, resultados que devem ser entregues para satisfazê-las, prazos realistas, recursos (pessoas, equipamentos, suprimentos) e capital disponível são os principais fatores dos quais depende a viabilidade de qualquer projeto e, por isso, eles precisam ser dimensionados sem devaneios, pois o resultado será diretamente proporcional à disponibilidade deles. Óbvio? Sim, tão óbvio que o ato de planejar acaba sendo encarado como uma atividade rotineira e realizado sem a necessária seriedade, gerando-se os equívocos mencionados. É bem comum, durante uma reunião de planejamento, ouvir frases como “Vamos parar de enrolar e terminar logo com isso para iniciar o trabalho” ou “O planejamento existe para ser mudado”. Por este motivo, é imprescindível que se faça um planejamento sério, principalmente no caso do gerenciamento de projetos, pois as coisas acontecem muitas vezes de forma única. Além dos aspectos citados por Higa, é preciso planejar cada uma das nove etapas apresentadas no primeiro curso deste treinamento: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e integração. Vamos, agora, conhecer as etapas para planejar as três primeiras disciplinas: escopo, tempo e custo. A criatividade é fundamental para conciliar estas disciplinas e atender aos objetivos do projeto. 4 1.2. Etapas para Planejar o Escopo, Tempo e Custo do Projeto Os processos de planejamento são, provavelmente, os mais importantes no projeto e, de acordo com o Guia PMBOK®, são os mais numerosos; dos 44 processos elencados, 21 são de planejamento. A maioria dos gerentes de projeto concorda que um plano bem documentado e administrado levará o projeto, quase por si só, a uma conclusão bem-sucedida. Os processos de planejamento ajudam a obter informações de diversas fontes, algumas delas mais completas e confiáveis que outras. Os objetivos primários dos processos de planejamento são: Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Identificar, definir e amadurecer: O escopo do projeto; As atividades e o cronograma do projeto; O custo do projeto. O planejamento do projeto vai determinar o que deve ser feito, quem vai fazê-lo, quanto tempo será necessário e quanto vai custar. O resultado dessa etapa será o plano-base. Em linhas gerais, quais são as principais etapas que esse plano-base deve conter? O que é preciso para planejar um projeto? Vejamos, a seguir, algumas das etapas necessárias para planejar o escopo, tempo e custo de um projeto. Definição do Escopo: defina claramente o objetivo do projeto. A definição deve ser acordada entre o cliente e a pessoa ou organização que vão executar o projeto. 5 Estrutura Analítica do Projeto: embora os grandes projetos pareçam assustadores quando vistos como um todo, uma forma de superar até mesmo o mais monumental dos desafios é desmembrá-lo. Divida e subdivida os componentes que formam o escopo do projeto em "frações" significativas ou pacotes de trabalho. A estrutura analítica do projeto – EAP – é uma árvore hierárquica de elementos ou itens realizados ou produzidos pela equipe. Em geral, a EAP define os responsáveis por cada pacote de trabalho. Definição das Atividades: identifique as tarefas específicas que precisam ser executadas para cada pacote de trabalho, a fim de atingir o objetivo do projeto. Sequenciamento das Atividades: ilustre graficamente as atividades na forma de um diagrama de rede. Esse gráfico apresenta a sequência necessária e as relações de dependências das atividades para alcançar o objetivo do projeto. Diagramas de rede serão discutidos mais adiante, na parte relativa ao planejamento do tempo. Estimativa de Recursos das Atividades: é fundamental determinar que tipos de recursos são necessários e como estes serão usados, para que cada atividade seja realizada no prazo estimado. Estimativa de Duração da Atividade: prepare uma estimativa de quanto tempo cada atividade levará para ser completada. Desenvolvimento do Cronograma: existe a necessidade de se fazer um alinhamento da disponibilidade dos recursos com as atividades atribuídas a cada um deles. Isso é feito através do cálculo do cronograma e de um orçamento para determinar se o projeto pode ser concluído dentro do prazo necessário, com os fundos alocados e os recursos disponíveis. Caso contrário, é necessário fazer ajustes no escopo do projeto, nas estimativas de duração das atividades ou nas atribuições de recursos até que se chegue a um plano-base (esquema para atingir o escopo do projeto no prazo e dentro do orçamento) viável e realista. 6 Estimativas de Custos e Orçamentação: faça uma estimativa de custo para cada atividade. Ela se baseia nos tipos, nas quantidades e no tempo de uso dos recursos necessários para cada atividade. Faça, também, uma projeção do fluxo de caixa baseada nos custos e cronograma. Conforme já citado, reservar um tempo para desenvolver um plano bem concebido é fundamental para a realização bem-sucedida de qualquer projeto. O Relatório Chaos provou que muitos projetos ultrapassam seus orçamentos, perdem as datas de conclusão ou cumprem parcialmente suas especificações técnicas porque não têm nenhum plano-base adequado antes do início. 1.3. Resumindo... • Qualquer atividade humana, da mais simples a mais trabalhosa, requer planejamento e deve ser precedida por ele. • Francisco Higa apresenta as possíveis razões de falha no planejar: confundir estresse com sucesso, confundir planejamento com a ação de alimentar uma ferramenta de gestão do projeto por meio de uma série padronizada de dados e informações e deixar que o computador determine ou oriente as ações subsequentes, fazer o planejamento apenas para cumprir um ritual administrativo e satisfazer a exigência dos superiores, usar o planejamento mais como argumento de venda, sem o embasamento de um estudo consistente de viabilidade e enganar a si mesmo, ou seja, fazer um planejamento com prazos, custos e especificações sabidamente inviáveis. • É fundamental fazer um planejamento sério, principalmente, no caso do gerenciamento de projetos, pois as coisas acontecem muitas vezes de forma única. • Gido e Clements, no livro Gestão de Projetos, descrevem as etapas necessárias para planejar o escopo, tempo e custo de um projeto. São elas: definição do escopo, criação da estrutura analítica do projeto, definição das atividades, sequenciamento das atividades, estimativa de recursos e de duração das atividades, desenvolvimento do cronograma, 7 estimativas de custos e orçamentação do projeto. 2. PLANEJAMENTO DO ESCOPO 2.1. Objetivos Ao final deste módulo,você será capaz de identificar: O planejamento do escopo especificado no Plano de Gerenciamento do Escopo, envolvendo: como a equipe definirá o escopo do projeto; como serão elaborados os demais documentos do escopo; de que forma o escopo será verificado e controlado. A definição de escopo especificada em uma Declaração de Escopo do Projeto, envolvendo: os objetivos; os requisitos funcionais e técnicos; as entregas; os critérios de aceitação do projeto. Como criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou WBS. 2.2. Introdução Você se lembra do escopo? De que todos os projetos entregam produtos ou serviços? Pois é, e estes são parte do gerenciamento do escopo do projeto. Precisamos, então, de processos para planejar o que deve e como deve ser entregue, mas não é só a entrega final para o cliente; são também as entregas intermediárias produzidas ao longo do projeto. O incremento no volume de projetos, aliado à necessidade de resultados mais rápidos, com maior qualidade e menor custo, somente reforça a importância de um gerenciamento de escopo eficaz, como forma de garantir que todo o trabalho necessário para a conclusão bem-sucedida de um projeto esteja claramente descrito e aprovado, para que possa ser controlado e as necessidades dos clientes, atendidas. O PMI® divide a atividade de planejar o escopo em três processos: 8 1. O primeiro se preocupa com questões disciplinares, ou seja, como deveremos fazer nosso trabalho. 2. O segundo cuida de detalhar mais o que deverá ser entregue e como deve ser aceito. 3. O terceiro está relacionado a dividir o trabalho em partes para focar melhor as ações e os recursos. Conforme dito, o primeiro deles é do tipo "disciplinar", pois deixa claro para todos os envolvidos como serão as regras do jogo. Na hipótese de haver mudanças de escopo ao longo do projeto, estas farão com que um procedimento formal seja seguido. A primeira coisa que se pensa é que talvez seja necessário novo prazo, por causa de diferentes atividades que precisam ser realizadas, ou, talvez, a obtenção de mais capital para cobrir os gastos com aquisições de novos materiais ou para pagar o salário da mão de obra adicional. Ele também determina o nível de esforço que deve ser empreendido para planejar o escopo, pois não faz sentido consumir centenas de horas de planejamento para produzir resultados em 10 minutos. Precisa haver uma coerência no esforço do planejar. Por exemplo: um projeto crítico merece atividades de determinação do escopo formais, detalhadas e que consomem muito tempo, enquanto um projeto mais simples exige menos documentação e verificação. 2.3. Plano de Gerenciamento do Escopo O resultado do planejamento do escopo é um documento chamado de Plano de Gerenciamento do Escopo, que registra as decisões da equipe de gerenciamento de projeto quanto ao nível de detalhamento a ser adotado. 9 O plano é uma ferramenta de planejamento que descreve: Como a equipe definirá o escopo do projeto; Como serão elaborados os demais documentos do escopo (a Declaração do Escopo e a Estrutura Analítica do Projeto); De que forma o trabalho será verificado e controlado quanto ao seu escopo. O Plano de Gerenciamento do Escopo inclui também: A Declaração do Escopo do Projeto; A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou WBS e o Dicionário da EAP. 2.4. Gerenciamento do Escopo do Projeto O Plano de Gerenciamento do Escopo é um documento crucial para o projeto, pois ele registra as boas práticas de como o escopo pode ser melhor gerenciado. Durante o projeto, é comum propor abordagens, métodos ou técnicas já adotados previamente, porém, muitas vezes essas não são registradas de forma adequada. De acordo com a pesquisa empreendida em benchmarking em gerenciamento de projetos, 66% das empresas afirmaram que “quase nunca” ou “nunca” adotam a “prática de documentação formal das lições aprendidas em projetos realizados”. Depender exclusivamente das lembranças, da boa vontade ou da disponibilidade das partes interessadas nos projetos para reprodução do aprendizado, muitas vezes obtido a duras penas em projetos anteriores, não é, exatamente, o que podemos chamar de boas práticas. A repetição desse equívoco gera um círculo vicioso que pode levar ao desperdício de recursos e à queda do moral da equipe, prejudicando os resultados do projeto e frustrando as expectativas das demais partes interessadas. 10 2.5. Declaração do Escopo do Projeto A definição do escopo é uma das primeiras tarefas das quais o gerente de projetos vai querer tratar no processo de planejamento. Ela se inicia com a identificação e o detalhamento dos objetivos do projeto e prossegue com o seu refinamento, dividindo-os em partes menores até que pelo menos as entregas e os requisitos estejam claramente definidos. O produto final da definição do escopo é o documento Declaração do Escopo do Projeto, que identifica: Os objetivos; Os requisitos; As entregas; Os critérios de aceitação do projeto. A preparação de uma Declaração do Escopo do Projeto é uma das tarefas mais importantes do gerente de projetos. O Guia PMBOK® cita que a criação desse documento é uma das tarefas mais críticas no processo de gerenciar o projeto. Determinar claramente os resultados que atendam aos requisitos do projeto com precisão e obter a aprovação dessas entregas são fatores que contribuem para o sucesso do projeto. Requisitos mal interpretados produzem resultados inadequados que comprometem todo o processo de planejamento, pois esses demandam atividades desnecessárias, recursos inadequados, desperdício de orçamento e comprometimento da qualidade. A definição do escopo é o tipo mais importante de planejamento, porque planejar para o restante, incluindo custos, recursos, riscos e outros, depende disso. A definição do escopo direciona os outros processos de planejamento e, por conseguinte, o projeto propriamente dito, portanto, não é apenas um exercício no papel. Durante esse processo, o gerente do projeto trabalha, com sua equipe, 11 para identificar com mais detalhe o que realmente deve ser produzido para atender aos objetivos do projeto. É bom lembrar que aqui não há a preocupação em planejar como fazer (ações), mas, sim, o que fazer (resultados). Ao longo da etapa de planejamento, o escopo do projeto é definido e descrito mais especificamente porque se conhecem mais detalhes sobre o projeto. Necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas são analisados e transformados em objetivos e estes, posteriormente, em requisitos. Por que a Declaração do Escopo do Projeto é tão importante? Caso você não tenha planejado bem no escopo (reconhecendo que poderá haver mudanças ao longo do caminho), como você poderá planejar de maneira precisa o prazo e os custos envolvidos? Se você não planejar bem, como irá gerenciar as expectativas do cliente? Como você monitorará e controlará a execução do plano? 2.6. Objetivos do Projeto Os objetivos devem ser desenvolvidos como um amadurecimento das necessidades cuidadosamente consideradas. Eles devem representar um entendimento entre aqueles que precisam de alguma coisa e aqueles que podem fornecê-la. Os objetivos do projeto existem em todos os níveis:corporativo, departamentos, programa, projeto, equipe de trabalho e tarefas específicas. Sua empresa e seu cliente precisam de objetivos claros para o trabalho. Seu chefe e você também precisam de objetivos claros para o projeto, e você e os funcionários precisam de objetivos claros para as tarefas. Sem esse entendimento, a probabilidade de sucesso é baixa, a de trabalho, dobrada, e a de frustração e desmotivação, elevada. 12 Quem deve criar os objetivos? Para auxiliar na criação de bons objetivos, os gerentes de projetos usam o acrônimo – SMART (esperto, em inglês). Os objetivos devem ser eSpecíficos (specific), Mensuráveis (measurable), Acordados (agreed to), Realistas (realistic) e com Tempo limitado (time bound). eSpecífico. Os objetivos devem ser específicos e definidos em termos claros e precisos, de forma que possam ser compreendidos por outras pessoas. Mensurável. De alguma forma, é possível medir os resultados do objetivo. Por exemplo: trocar 40 metros quadrados de tapete por piso laminado de cor marfim. É possível medir a atividade de duas maneiras: Serão 40 metros quadrados A cor do piso deverá ser marfim Acordado. O objetivo precisa ter a anuência dos envolvidos e, na medida do possível, refletir isso na declaração. Exemplo: a diretoria regional concordou em realizar a próxima convenção de vendas no final de março. De alguma forma, o objetivo registra o consenso e o entendimento dos principais interessados a respeito dos objetivos do projeto. Isso garante que todos compreendam o que é o resultado final e trabalhem para a concretização dele. Os gerentes de projetos são os responsáveis pela criação dos objetivos. Eles também devem comunicar tais objetivos para todos os integrantes da equipe e os principais interessados. 13 Realista. Os objetivos devem ser realistas, ou seja, deve haver a possibilidade de serem alcançados. Não adianta trabalharmos em cima de objetivos que nunca possam ser alcançados por conta de limitações e/ou restrições. Tempo limitado. Todos os projetos precisam ter um horizonte temporal, um prazo dentro do qual os objetivos sejam alcançados, isto é, uma data de término determinada. Assim como os projetos, os objetivos também têm uma data de término definida. 2.7. Requisitos Funcionais e Técnicos O próximo passo em busca da construção de uma Declaração de Escopo do Projeto, que se iniciou com as necessidades e evoluiu para os objetivos, é a identificação dos requisitos funcionais e técnicos, ou seja, aquilo que o cliente precisa que seja realizado. Eles são derivados dos objetivos. Os requisitos são diferentes dos objetivos e dos resultados (entregas). Isto é, eles ajudam a definir como sabemos se o objetivo ou a entrega foi concluído (a) com sucesso. Se o nosso projeto envolvesse a construção de uma nova residência para uma família, por exemplo, um dos requisitos pode ser a cor da parede da sala de jantar ou a área de cada um dos dormitórios. Como podemos perceber, o conjunto de requisitos define um resultado. A definição de resultados e requisitos não é apenas uma responsabilidade do gerente de projetos. Ela é, na verdade, primeiramente do cliente/usuário. Como gerente de projetos, a sua tarefa é facilitar esse processo. Lembre-se de que a presença do usuário é fundamental, pois é ele que define o que deve ser feito. A partir disso, Lembre-se: quando você não conhece o objetivo ― ou ele não está bem definido ― você não poderá fazer um trabalho bem feito. 14 a equipe de gerenciamento de projeto determinará como deve ser feito. O “como deve ser feito” são os requisitos técnicos. Estes são desenvolvidos pela equipe do projeto para atender aos requisitos funcionais. Por exemplo: o usuário quer um avião de papel, com tamanho, forma e cor (requisitos funcionais). A partir destes, a equipe vai determinar como as atividades e os recursos serão utilizados para fazer o avião (requisito técnico). Clientes têm necessidades específicas, que, quando analisadas, criam objetivos acordados. Quanto mais claros e mais específicos, menos trabalho precisa ser feito nos requisitos funcionais. Excelentes objetivos servem como bons requisitos funcionais; quando são fracos, significam muito trabalho pela frente. Lembre-se de que, no final do processo, você deve verificar se os requisitos funcionais e técnicos estão em conformidade com os objetivos. Se não, eles devem ser refeitos. 2.8. Declaração do Escopo do Projeto Tudo o que foi abordado até agora sobre objetivos, entregas e requisitos deve estar registrado na Declaração do Escopo do Projeto. O propósito dela é documentar esses itens, para usá-los como linha de base para o projeto. A linha de base é o caminho de referência do projeto, é o "trilho do trem". A Declaração do Escopo do Projeto será a base para a construção da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e do posterior detalhamento do projeto nos aspectos de prazos, custos, riscos e recursos humanos. Na verdade, a EAP é o ponto centralizador do planejamento do projeto. Sem a EAP, as chances de fracasso do projeto são bastante elevadas. O que deve estar contido em uma Declaração do Escopo do Projeto? Diversos autores propõem diferentes abordagens quanto ao conteúdo dessa declaração. Alguns a detalham mais; outros ficam mais preocupados com a documentação dos resultados, objetivos e requisitos. O Guia PMBOK® recomenda um modelo bem completo, que inclui, também, aspectos de 15 organização do projeto, custos, cronograma e riscos. Modelo do Conteúdo de uma Declaração do Escopo do Projeto Objetivos do Projeto: incluem os critérios mensuráveis para o sucesso do projeto, como custo, cronograma e aspectos de qualidade. Descrição do Escopo do Produto: descreve as características do produto ou serviço desejado; elas são progressivamente elaboradas à medida que o projeto avança. Requisitos do Projeto: condições ou capacidades do resultado do projeto que devem ser atendidas para satisfazer uma solicitação ou contrato. Em geral, tais requisitos são derivados da análise dos interessados, suas necessidades e expectativas. Limites do Projeto: dizer só o que será entregue muitas vezes não exclui a possibilidade de algo que se pensa que não será feito. É importante que fique claro que determinadas funcionalidades não farão parte do resultado. Entregas do Projeto: devem incluir, também, os resultados auxiliares, tais como documentação e relatórios. Critérios de Aceitação: definem a forma como a entrega será avaliada e qual o procedimento para dar o “de acordo”. Restrições do Projeto: o Termo de Abertura descreve parte das restrições identificadas. É importante que a equipe de projeto avalie outras restrições ao longo do desenvolvimento do projeto e as documente. Restrições são coisas que limitarão as ações da equipe do projeto, seja quanto a tempo, custos ou materiais. Por exemplo: não haverá atividades aos sábados ou após às 18h, ou só existe um computador para uso da equipe do projeto. Premissas do Projeto: conforme o já definido no módulo anterior, elas descrevem quais hipóteses foram assumidas para o projeto e quais os impactos devem ser considerados caso elas não se cumpram. As premissas pressupõem que o que você está planejando ou aquilo no que está confiando é verdadeiro, real ou certo.16 Eventos de Cronograma (marcos): datas específicas para as entregas parciais podem ser estabelecidas, criando, assim, restrições de cronograma. Estimativa de Custos: quanto é esperado ser gasto no projeto. É claro que, dependendo do projeto, é difícil prever esses custos ao seu início, portanto, é fundamental que, com a estimativa, seja fornecido o grau de exatidão dessa estimativa. Limitação de Fundos: quais são os limites (orçamento) impostos para cada entrega e em que período este estará disponível para uso. Riscos Iniciais Definidos: indicam ameaças ou oportunidades a que o projeto estaria sujeito. Especificações do Projeto: identificam quais os documentos de especificação com os quais o projeto deve estar de acordo. Requisitos de Aprovação: definem quais requisitos de aprovação devem ser aplicados ao longo do projeto. Requisitos do Gerenciamento de Configuração: este item se refere ao controle de mudanças que será aplicado ao projeto. Como você pode perceber, a Declaração do Escopo do Projeto é como um pequeno plano de projeto, por isso algumas organizações a adotam em suas metodologias como um documento de projeto para empreendimentos menores e de curta duração. Esse documento servirá de base para a elaboração da EAP (WBS), que é a Estrutura Analítica do Projeto. O desenvolvimento da Declaração do Escopo do Projeto e o do cronograma do projeto são duas das responsabilidades mais importantes que um gerente de projetos tem. 17 2.9. Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) Você já fez uma árvore genealógica ou um organograma de seu departamento? Uma estrutura analítica do projeto é muito parecida com eles, no sentido de que ela mapeia os resultados entregáveis do projeto com os resultados subordinados e seus pacotes de trabalho, tendo uma representação gráfica em formato de árvore ao contrário. Os gerentes de projetos entendem que não podem planejar e controlar um projeto sem uma segmentação adequada. Por analogia, é como dirigir uma empresa na qual o executivo principal controla cada funcionário. Dividir um projeto em partes menores facilita o planejamento e o controle. É como fazer um projeto para criar cada pedaço do resultado principal. E isso pode ser visualizado até em atividades mais simples. Imagine que sua turma da faculdade resolveu fazer uma festa para comemorar a formatura no próximo final de semana. A equipe responsável pela organização resolveu “dividir” as diferentes atividades para realizar a festa (por exemplo, churrasco, local, atrações e convites) entre grupos, de forma que cada um deles cuide de um item. A partir daí, já podemos visualizar uma EAP inicial. A “festa”, na verdade, constitui-se de quatro “pequenos” projetos. Visualizando dessa forma, agora é possível trabalhar as questões relativas a cada um dos temas. A ideia aqui é dar foco. Assim, é possível facilitar a identificação de ações, recursos, orçamento e outras questões de cada uma das partes. É o princípio do “dividir para conquistar”. A ideia da EAP é desdobrar o resultado do projeto em partes menores e mais gerenciáveis, os chamados pacotes de trabalho. Considerando que uma 18 imagem é melhor que mil palavras, é interessante termos um instrumento que seja capaz de expressar, por meio de uma figura, as entregas previstas para o projeto, como mostrado a seguir. A decomposição das principais entregas em componentes (resultados) menores ajuda a melhorar o foco e facilita o processo de identificação das tarefas e dos recursos necessários. Ajuda, também, a estimar melhor os custos. É um esforço “de cima para baixo” para dividir o trabalho em pedaços menores. A EAP é um elemento obrigatório no gerenciamento de projetos. Sem ela, o projeto levará mais tempo, alguns elementos serão esquecidos, e o projeto sofrerá um impacto negativo, portanto, todos os projetos, inclusive os pequenos, precisam de uma EAP. A estrutura analítica do projeto (EAP) ou WBS, acrônimo mais adotado no mundo do gerenciamento de projetos, é uma ferramenta muito aplicada para demonstrar graficamente, ou na forma de lista de tópicos, as entregas do projeto. É possível perceber melhor a organização dos resultados do projeto em agrupamentos lógicos. Cada um dos níveis subsequentes tem mais detalhes do que o nível anterior. Somente o resultado do projeto é incluído na EAP. Se o resultado não estiver incluído na EAP, ele não faz parte do projeto. 19 Na figura acima, é apresentada uma EAP no formato de lista de tópicos. O formato mais comum de apresentação é o do tipo diagrama, conforme apresentado no exemplo do churrasco. É importante que ela seja criada com a participação da equipe do projeto. Seu desenvolvimento emprega técnicas de dinâmica de grupo com os especialistas do projeto, e cada nível da EAP deve ser uma parte menor do nível acima. O mais comum é que o nível superior da EAP seja o título do projeto. Uma das ferramentas mais populares utilizadas para a sua elaboração é o POST-IT®! É importante destacar que não existe uma única EAP “100% correta”, pois o desenvolvimento dela e a distribuição dos elementos dependem de como a equipe do projeto visualiza a composição dos entregáveis. Sobre isso, confira o que afirma Carlos Magno Xavier, em seu livro Gerenciamento de Projetos – como definir e controlar o escopo do projeto: “O mesmo escopo de um projeto, sob as mesmas condições, será representado diferentemente na EAP por dez diferentes equipes de projeto ou pela mesma equipe de projeto, em dez diferentes ocasiões”. 20 Em outras palavras, a EAP é essencialmente a documentação do escopo representado por peças individuais de trabalho. Cada elemento da EAP deve ser algo material, representado por substantivos, por exemplo: mesa, cadeira, computador, bebidas, relatório etc. Quais são os benefícios de utilizarmos a EAP? Conforme já discutido nas lições anteriores, uma das principais razões para falhas no projeto é a falta do entendimento das especificações do projeto. Os envolvidos, muitas vezes, têm uma ideia equivocada do resultado final, por isso é importante que exista um alinhamento de visão. A EAP é um dos principais mecanismos para assegurar que as necessidades do cliente sejam satisfeitas. Ela facilita a visualização comum dos entregáveis. Isso garante que somente o trabalho exigido para a criação do produto seja considerado. Assim, é possível estabelecer estimativas adequadas, alocação dos recursos realmente necessários e um orçamento mais realista. Dessa maneira, as surpresas do estouro de prazo/orçamento serão reduzidas, proporcionando uma base para o planejamento detalhado. Os seus benefícios podem ser resumidos, como segue: • Identifica todo o trabalho necessário à realização de objetivos, refinando-os; Determina volumes específicos de trabalho para estimativa e designação do trabalho; • Proporciona uma estrutura para aferição de sucesso; • Força o planejamento detalhado e sua documentação; • Esclarece responsabilidades dos participantes do projeto. Observe o exemplo do “Projeto Festa”. Cada parte dele é atribuída a um responsável. 21 Uma EAP bem definida faz com que a equipe do projeto possa desenvolver e aprimorar todas as outras ferramentas necessárias aoplanejamento, execução e controle do projeto. O formato gráfico permite mostrar os níveis relativos do trabalho e como os componentes menores do projeto se tornam componentes maiores, além de ser um excelente recurso para a apresentação do projeto, facilitando o ajuste no aprofundamento de detalhes apropriado para cada tipo de audiência. Como fazer uma EAP? Com um documento claro do escopo do trabalho nas mãos, como você faz a EAP? 22 Esse passo crucial no gerenciamento de projetos é alcançado com mais facilidade se você seguir estes sete passos: 1. Entenda o propósito do projeto. 2. Estabeleça os principais desmembramentos do resultado esperado. 3. Subdivida essas partes maiores em componentes do nível seguinte. 4. Torne a subdividir os componentes em elementos menores. 5. Continue o processo de descida de nível até o ponto em que você irá delegar e monitorar o trabalho do projeto. Lembre-se de que você não precisa chegar ao nível do “parafuso” ou, como dizemos, ao “nível da molécula”. 6. Realize uma sessão de revisão com a equipe principal do projeto, cliente e outros interessados-chave para obter aprovação e identificar itens faltantes. 7. Prepare um Dicionário da EAP. Essencialmente, você primeiro analisa o escopo do projeto. Nesse processo, você deve partir do genérico para o específico, subdividindo o projeto em componentes progressivamente menores até o ponto ideal para gerenciar várias tarefas necessárias para a execução. Você completa o processo revisando e documentando o resultado da EAP. É fundamental que a EAP tenha a quantidade de subníveis proporcional à complexidade do projeto. Com poucos níveis, ela é muito abrangente para ser útil na designação e no monitoramento do trabalho. Ao contrário, caso a EAP seja muito detalhada, ela se torna um pesadelo de microgerenciamento. 23 Toda a equipe principal do projeto, não só o gerente de projetos, deve fornecer subsídios para a EAP. Para que esta seja completa e eficaz, o esforço do grupo é essencial, assim como para aprovação da equipe, dos clientes e de outros interessados-chave. Dicionário da EAP Por exemplo, no “Projeto Festa”, imagine que você tenha de deixar seu cachorro o dia inteiro sozinho, afinal de contas, ele não foi convidado para a festa! Você precisa incluir a alimentação dele como um dos resultados do projeto. Então, um dos pacotes de trabalho é o alimento do Rex (o cachorro). A informação do Dicionário da EAP pode conter o seguinte: Recursos: uma tigela; pacote de ração para cachorro; o “Rex”; meu filho Antônio, que alimentará o cachorro. Como você observou, cada “caixinha” da EAP deve conter de uma a três palavras. Considerando o exemplo do “Projeto Festa” teríamos então: “Convidados”, “Infraestrutura do Local”, “Atrações”, “Churrasco”. A EAP é, em essência, uma ferramenta visual. Por esse motivo é necessário um documento que detalhe um pouco mais o que está escrito nas “caixinhas”. Este é o objetivo do Dicionário da EAP. Ele não é um livro de termos e definições. É uma maneira conveniente de registrar as informações essenciais sobre cada pacote de trabalho. Documenta informações críticas e detalhadas, assim como definições, atividades específicas, recursos designados, atividades predecessoras e sucessoras. Seu conteúdo varia, dependendo da necessidade de informações de cada projeto em particular. 24 Responsável: Antônio. Resultado: a tigela com a ração; a cozinha arrumada; pacote de ração no armário. Atividade predecessora: colocar o gato no porão. Atividade sucessora: deixar o cachorro sair para o quintal. Descrição: Antônio pega a ração no armário e a coloca na tigela; guarda o pacote de ração no armário e chama “Rex, Rex, Rex!”. Lições aprendidas: não deixar o gato no mesmo ambiente que o cachorro, pois eles acabam brigando. Lembrete: tirar o gato do porão após deixar o cachorro sair para o quintal. 2.10. Resumindo... • Concluímos que, a partir das necessidades explícitas do cliente, o gerente de projetos e sua equipe desenvolvem os objetivos, que devem seguir o padrão SMART. Com esses objetivos em mãos, o cliente pode definir melhor os requisitos funcionais. Os requisitos técnicos, de responsabilidade da equipe do projeto, determinam como o produto ou serviço final é obtido. Os requisitos funcionais com os requisitos O Dicionário da EAP é valioso em vários aspectos: Ele assegura que a informação crítica a respeito da atividade seja registrada e a torna clara para cada membro da equipe. Ele elimina dúvidas a respeito de papéis e responsabilidades associadas com a atividade; ele estabelece quais “inputs” são necessários e o que deve acontecer antes e depois. É um documento fantástico para ser usado com pessoas novas, porque ele define, claramente, o que é esperado de um determinado resultado e, também, é útil para registrar as lições aprendidas. 25 técnicos formam a entrega do projeto. • A EAP, ou WBS, desmembra um projeto em partes gerenciáveis, garantindo que todos os elementos de trabalho necessários à conclusão do escopo de trabalho do projeto sejam identificados. Seu formato é de uma árvore hierárquica de entregáveis produzidos pela equipe durante a execução do projeto. O último nível da EAP é chamado de pacote de trabalho. O escopo do projeto estará definido quando todos os pacotes de trabalho estiverem identificados. • Para melhor descrever os itens da EAP e fornecer uma descrição do resultado que deve ser obtido para cada pacote de trabalho, é utilizado o Dicionário da EAP. Ele contém informações detalhadas a respeito de cada pacote de trabalho, seu responsável, atividades predecessoras e sucessoras, recursos etc. Ele garante que o trabalho resultante corresponda ao que é realmente necessário. 3. PLANEJAMENTO DO TEMPO 3.1. Objetivos Ao final deste módulo, você será capaz de: • Definir as atividades ou tarefas para a construção do pacote de trabalho; • Identificar recursos necessários para a execução dessas atividades; • Determinar a ordem de execução (sequenciamento) das atividades; • Estimar o esforço e a duração das atividades; • Montar a programação do projeto – desenvolvimento do cronograma. 3.2. Plano de Gerenciamento do Tempo O gerenciamento de tempo do projeto trata dos prazos e das atividades necessárias para produzir as entregas definidas no escopo e inclui procedimentos para definir, estimar e sequenciar as atividades ou tarefas (representadas por verbos) e os recursos (pessoas, materiais e equipamentos) para realizar as atividades do projeto dentro de uma programação determinada. 26 Na etapa anterior, foi elaborada uma EAP contendo todas as entregas divididas em partes menores. A próxima etapa determina quais tarefas são necessárias para obter essas entregas, em qual sequência devem ser feitas e que recursos são utilizados. O objetivo final do planejamento do tempo é obter um cronograma que retrata a realidade do projeto, com estimativas realistas e confiáveis, considerando a disponibilidade dos recursos para a execução das tarefas. De nada adianta prometer entregas que depoisnão se podem cumprir, seja por terem sido subestimadas, seja por não levarem em conta a produtividade e disponibilidade dos recursos. O cronograma de um projeto significa a conversão do plano de ação em uma programação operacional. Como tal, funciona como base para controlar as atividades desenvolvidas durante o projeto. Com o planejamento e o orçamento, constitui-se na principal ferramenta para gerenciar um projeto. Basicamente, planejar o tempo constitui-se de cinco etapas: 3.3. Definição da Atividade A definição da atividade é basicamente um processo de divisão dos pacotes de trabalho da EAP em tarefas específicas e necessárias para produzir as entregas, que possam ser estimadas e gerenciadas. 27 É realizada pela equipe do projeto com o objetivo de obter melhores estimativas e controle. Deve-se tomar cuidado com o nível de refinamento empregado. O detalhamento em excesso atrapalha o gerenciamento do projeto, porque exige maior controle. As tarefas são ações, portanto, devem ser descritas por verbos no infinitivo. Por exemplo, “preparar a proposta comercial”. Cabe ressaltar que nem todos os pacotes de trabalho são detalhados em tarefas. Por exemplo, nos casos nos quais eles são contratados externamente ou já estão feitos, o processo é desnecessário. Existe um tipo especial de atividade que não representa uma ação, e sim, “marca” uma etapa iniciada ou concluída. Ela é chamada de marco (milestone) e representa um evento no projeto. Os marcos têm duração igual a zero, pois não demandam tempo nem recursos. Como o próprio nome diz, eles apenas “marcam”. A maioria dos aplicativos de apoio ao gerenciamento do projeto (por exemplo, Microsoft Project) entende uma atividade como marco quando sua duração for igual a zero. Tal atividade é representada pelo símbolo de um losango. O marco é descrito por um substantivo seguido de verbo no particípio passado. Por exemplo: Testes iniciados, proposta concluída e estudo de viabilidade encerrado. Os marcos podem ser impostos pelo patrocinador do projeto. Por exemplo, “a definição do local da festa deverá estar concluída até 10 de novembro” ou um determinado ponto de verificação para ajudar a controlar o projeto. Quando esse evento no cronograma chegar, e todo o trabalho planejado estiver concluído, os interessados terão uma indicação de que o projeto está progredindo conforme planejado. 28 Os marcos do projeto devem estar claramente identificados na Declaração do Escopo do Projeto. No processo de definição das tarefas não há necessidade de se preocupar com a sequência em que elas devem ser executadas. Simplesmente faça uma lista delas para o seu projeto com um detalhamento. Por exemplo, recursos a serem utilizados, riscos potenciais e premissas assumidas, algo similar ao Dicionário da EAP. A identificação dos recursos e a ordem de execução das atividades serão o tema das etapas descritas a seguir. 3.4. Sequenciamento de Atividades Quando todas as atividades contidas nos pacotes de trabalho forem identificadas, é possível determinar a sequência de execução delas. Isso implica identificar os relacionamentos de dependência entre as atividades, que são representados através de um gráfico (diagrama de rede), que mostra a sequência apropriada e as inter-relações necessárias para realizar todo o escopo do projeto. As atividades de um projeto sempre dependem umas das outras. Isso significa que uma tarefa não pode começar sem que a anterior tenha sido concluída. Para estabelecer as dependências, você deve ordenar as tarefas logicamente e representá-las no diagrama de rede. O uso dessa ferramenta é uma técnica fundamental no planejamento, na programação e no controle de projetos compostos de várias atividades inter- relacionadas, pois permite a visualização da sequência e das relações do projeto. 29 3.5. Como Construir um Diagrama de Rede? Basicamente, existem duas técnicas para a construção de redes: • A técnica de avaliação e análise de programas (PERT); • O método do caminho crítico (CPM). Ambas foram desenvolvidas na década de 1950. Desde então, têm sido aperfeiçoados outros métodos de planejamento de redes, como o método de diagrama de precedência (PDM) e a técnica de avaliação e análise gráfica (GERT). Todos os métodos se encaixam na mesma categoria geral de técnicas de construção de redes, pois utilizam um diagrama para mostrar o fluxo sequencial e as inter-relações entre as atividades. A técnica mais adotada para elaborar diagramas é conhecida como Método do Diagrama de Precedência (PDM). Ele utiliza caixas ou retângulos para representar as atividades, conectando-as através de flechas que mostram as dependências, como mostrado na figura anterior. Essa técnica é também chamada de atividade-nó (AON) e é adotada pela maioria dos softwares de gerenciamento de projetos. 3.6. Relacionamento entre as Tarefas Conforme mencionado anteriormente, as tarefas do projeto sempre têm uma ou mais atividades predecessoras, exceto a primeira. Também possuem uma ou mais sucessoras, excluindo a última. Observe que uma atividade só poderá se iniciar ou terminar se uma ou mais tarefa(s) forem concluídas ou iniciadas. Conforme a figura a seguir, um trabalhador só poderá colocar o carpete na sala após ter preparado o piso. 30 Então, podemos afirmar que a tarefa “colocar o carpete” tem uma relação de dependência do tipo término-início com a tarefa “preparar o piso”. Essa é a relação de dependência mais comum nos projetos. As dependências são relações entre as atividades nas quais uma depende da outra para iniciar ou concluir antes que possam prosseguir. Essas relações são de quatro tipos: 1. Término para início (TI): é a dependência mais adotada. Nela a atividade predecessora deve terminar antes que a tarefa sucessora possa ter início. Por exemplo: só poderei plantar a árvore após o buraco ter sido cavado. 2. Início para início (II): a tarefa só poderá iniciar após o início da tarefa predecessora. O preparo da ata de reunião só poderá iniciar tão logo a reunião comece. 3. Término para término (TT): a atividade predecessora deve terminar para que a tarefa possa ser concluída. Por exemplo: para que a ata da reunião seja concluída, é necessário que a reunião termine. 4. Início para término (IT): nesse relacionamento, a tarefa só poderá terminar quando sua predecessora iniciar. Por exemplo: o operador de plantão só poderá ir embora com a chegada do operador do turno seguinte. Dois pontos precisam ser notados sobre a determinação de relacionamentos lógicos: 31 As tarefas dependentes devem ser sequenciadas na ordem correta ou você vai acabar tendo muito trabalho a refazer. A tarefa “instalar computadores”, por exemplo, é dependente da tarefa “instalar cabos de força”, porque, se não houver eletricidade, não é possível ligar os computadores. Esse é um exemplo de uma dependência obrigatória por causa da natureza do trabalho. Uma ação somente pode ser executada depois que outra tiver sido concluída. Existem outros tipos de dependências que serão apresentados em treinamentos mais avançados. Predecessoraimediata Quando predecessoras são identificadas para cada tarefa, elas devem ser predecessoras imediatas. Em outras palavras, quando existe uma sequência de tarefas como mostrado na figura, em que a atividade A, que é seguida pela B e, sucessivamente, pela C e D, você deve identificar a predecessora de D como sendo a atividade C, não A, B e C. Isso apenas criaria dois relacionamentos desnecessários. A B C D Múltiplas predecessoras/ sucessoras Não menos importante é entender que predecessoras ou sucessoras múltiplas são possíveis para determinada atividade e, geralmente, existem. Por exemplo: na figura ao lado, as atividades A, B e C podem ser realizadas paralelamente e elas não possuem relação lógica entre si. No entanto, todas as três precisam ser realizadas antes da atividade D. Neste caso, a atividade D teria três predecessoras, as tarefas A, B e C. A B C D 32 O diagrama de rede com a EAP são excelentes gráficos para afixar na sala de reuniões da equipe do projeto, a fim de demonstrar o progresso do projeto e comunicar resultados. Cada um deles tem papel distinto: A EAP representa a estrutura hierárquica do projeto (de que forma os resultados estão divididos); O diagrama de rede apresenta a estrutura sequencial (de que forma as tarefas devem ser executadas para obter os resultados). 3.7. Estimativa de Recursos da Atividade Após as tarefas terem sido identificadas é hora de determinar quais recursos devem ser utilizados para a execução delas. Em todos os projetos, do menor ao maior, eles são exigidos, e, nesse caso, a palavra recursos não se refere apenas às pessoas: são as necessidades humanas e materiais para executar a tarefa em questão ou produto dela — o que inclui pessoas, equipamentos, suprimentos, materiais, software, hardware etc. Esse processo é responsável pela identificação dos tipos de recursos necessários e a quantidade correspondente à realização de cada atividade do cronograma. O procedimento de associar os recursos a uma determinada tarefa é chamado de alocação ou atribuição. 33 A identificação dos recursos constitui um componente muito importante do processo de planejamento do projeto, pois dela depende a posterior elaboração de estimativas (tanto do tempo quanto dos custos) adequadas. Lembre-se de que nem sempre os recursos estão disponíveis para executar as tarefas, portanto, considere os calendários dos recursos como um fator crítico de sucesso para seu projeto. 3.8. Estimativa de Duração da Atividade A próxima etapa no estabelecimento de um cronograma de projeto é estimar quanto tempo de esforço cada atividade demandará para ser realizada. A primeira coisa que precisamos fazer quando estimamos o esforço das tarefas é aceitar que estimativas são apenas isto: estimativas. Elas são “projeções” de quanto tempo achamos que uma tarefa levará para ser concluída. A partir das tarefas identificadas, com os recursos alocados e a quantidade e disponibilidade determinadas, é possível avaliar o número de períodos de trabalho necessário para concluir as atividades. Esse tempo é denominado de esforço e está fortemente ligado ao tipo e à quantidade de recursos utilizados. É óbvio que um recurso mais experiente demandará um esforço menor que um recurso menos experiente. O tempo total decorrido desde o início da tarefa até a conclusão dela é chamado de duração da atividade. Há tarefas, por exemplo, cujo esforço é de seis horas, mas a duração acaba sendo de dois dias. Como isso é possível? Simples, o recurso alocado trabalha duas horas hoje, interrompe o trabalho, retoma no dia seguinte, trabalhando as quatro horas restantes. O esforço foi de seis horas apenas, mas a duração levou dois dias. 34 Essa estimativa de duração para cada atividade deve ser o tempo total decorrido — o tempo para que o trabalho seja feito (esforço) somado a qualquer tempo de espera associado. Por exemplo: a estimativa de duração para a atividade “colocar o piso” é de cinco dias. Isso inclui tanto o tempo de colocar os ladrilhos, quanto o de espera, para que o cimento endureça. Normalmente, os valores estimados são expressos em horas ou dias, mas projetos maiores podem tratar a duração em semanas ou meses. É importante destacar que muitas tarefas dos projetos são, de certa forma, únicas, portanto, fica difícil dimensionar o esforço real, ainda mais se ocorrerem fatores imprevistos (riscos) que possam afetar essas estimativas. O Guia PMBOK® define estimativa de duração como “o processo pelo qual se coletam informações sobre o escopo e os recursos do projeto, para poder calcular durações que serão usadas como dados para a elaboração do Em outro cenário, o mesmo esforço de seis horas pode ser alocado para mais recursos, já que algumas atividades permitem que o trabalho seja dividido. Essa tarefa é chamada de orientada ao empenho ou orientada para o recurso. Dessa maneira, teríamos uma duração menor quando utilizando dois recursos, por exemplo: três horas, supondo que os dois recursos tenham a mesma habilidade. As tarefas orientadas ao empenho são um dos dois tipos de atividades (em relação à duração). O outro tipo é a atividade de duração fixa, em que a quantidade de recursos não influencia a sua duração. Aqui citamos a velha máxima que exemplifica bem essa questão de tarefa com duração fixa. “Nove mulheres grávidas não fazem um bebê em um mês”. 35 cronograma”. “Os dados usados nas estimativas são geralmente fornecidos pela pessoa ou pelo grupo da equipe do projeto que tenha mais familiaridade com a natureza das atividades em questão. A estimativa, geralmente, é elaborada progressivamente, e o processo leva em consideração a qualidade e a disponibilidade dos dados” [PMBOK2004]. A grande maioria dos autores da área de gerenciamento de projetos aconselha que, para obter uma precisão melhor nos números, se considere sempre que o responsável pela estimativa deva ser quem fará o trabalho e que ele procure obtê-la de diferentes fontes e opiniões. Outra coisa que auxilia no processo de estimativa é a elaboração progressiva, pois as estimativas costumam ser bastante genéricas a princípio, crescendo em exatidão à medida que se desvendam mais e mais detalhes a respeito das tarefas. Lembre-se de que parte do problema com relação às estimativas são as características inerentes dos projetos e a dificuldade de predizer, de maneira exata, o que acontecerá no futuro próximo. Mais difícil ainda é prognosticar sobre o futuro distante. As organizações se confrontam diariamente com esse cenário e reconhecem uma grande variedade de níveis de estimativa. Em geral, são aceitos três níveis: • O primeiro é dado no início do projeto. Devido ao fato de que há poucos detalhes sobre o projeto nesse ponto, as estimativas tendem a ser de 50% a 75% abaixo dos custos e prazos reais do projeto ao estar Concluímos que a estimativa da duração da atividade é um processo de coleta de informações que depende, normalmente, do trabalho a ser realizado, dos recursos alocados e de quem define a estimativa. Uma pessoa ou o grupo da equipe do projeto que estiver mais familiarizada (o) com a natureza de uma tarefaespecífica deverá fazê-la ou, no mínimo, aprová-la. Então, não é um procedimento correto receber a estimativa de alguém que não é o especialista no assunto. O que ele pode definir são as restrições de tempo, ou seja, “eu gostaria de ter o relatório pronto em até duas semanas”, mas será o especialista que dirá quanto tempo o relatório, efetivamente, levará para ficar pronto. 36 terminado. • O segundo é fornecido quando do planejamento do projeto. Essas estimativas são mais precisas, porque nós sabemos mais sobre o projeto nesse ponto. Elas permanecem, entretanto, dentro da faixa de 30% a 50% dos valores reais quando do término do projeto. • O terceiro surge com o início da execução do projeto. As estimativas, quando revistas, estão entre 10% a 30% dos valores reais. Estimativas dentro da faixa de mais ou menos 10% são consideradas com boa exatidão. De fato, muitas organizações entendem que projetos dentro dessa faixa estão “dentro do aceitável”. 3.9. Qual é o Papel do Gerente de Projetos nesse Processo? Como são as pessoas (especialistas) que identificam as estimativas, o que o gerente de projetos deve fazer? Qual é o seu papel nesse processo? • Informar o grau de refinamento esperado às pessoas que estão estimando. • Fornecer à equipe o máximo de informações para que ela estime adequadamente cada atividade. • Controlar, evitando aumentos de estimativa com reservas não identificadas. • Verificar se as estimativas são coerentes. • Elaborar uma reserva de contingência. • Garantir que as premissas aplicadas nas estimativas sejam registradas para posterior revisão. 3.10. Tipos de Estimativas Os tipos de estimativa de duração mais adotados são: 37 Taxa Conhecida Cálculo que se faz quando se conhecem todos os recursos alocados nas atividades e a produtividade deles. Fonte de Consulta A estimativa de esforço/duração de uma tarefa pode ser estabelecida de uma das quatro fontes: • Histórica — é a mais confiável. É baseada nos dados históricos que a empresa reuniu ou nos dados informados por algum integrante da equipe do projeto com nível de experiência adequado. • Participativa — é a segunda mais confiável e provém de alguém que realizou a mesma tarefa no passado, mas não sob as mesmas circunstâncias. Pode-se fazer uso de consultores, convênios de intercâmbio tecnológico ou publicações especializadas. • Intuitiva — é proveniente de alguém que realizou tarefas parecidas no passado. • Desconhecida — a duração é estabelecida por estimativas, pois não há informações sobre as tarefas. Paramétrica Como o próprio nome diz, está associada a parâmetros. Esse tipo de estimativa trabalha com quantidades definidas e calcula as estimativas com base na quantidade de elementos necessários à conclusão da tarefa. Você sabe, por exemplo, que precisa de uma hora para pintar 10 metros quadrados de parede. Se o projeto prevê pintar 100 metros quadrados, a duração é calculada multiplicando-se o tempo por dez. A duração estimada das atividades deve ser baseada no conceito de duração ideal, ou seja, deve ser considerada a alocação da quantidade ideal de 38 recursos sem, nesse momento, levar em consideração se essa quantidade de recursos está disponível ou não. A duração pode ser em qualquer escala de tempo, mas, em geral, é em dias. Pode ser expressa em períodos “corridos” (não leva em conta horário de expediente, feriados etc.). As melhores práticas recomendam que sejam usadas, inicialmente, as durações médias históricas. A estimativa deve ser agressiva, porém, realista. Ela não deve incluir tempo para os imprevistos. Também não deve ser demasiadamente otimista e curta. Normalmente, é melhor ser um pouco agressivo. Por exemplo, estimar uma duração de cinco dias para uma atividade e depois concluí-la de fato em seis dias, do que ser excessivamente conservador e estimar uma duração de dez dias e depois gastar de fato dez dias. As pessoas, às vezes, agem conforme a expectativa — se uma atividade está estimada para levar dez dias, sua dedicação será dimensionada para preencher igualmente todos os dez dias, mesmo que a atividade pudesse ser realizada em menor tempo. Esse princípio é chamado de Lei de Parkinson. 3.11. Desenvolvimento do Cronograma O processo do desenvolvimento do cronograma é o âmago do grupo de processos de planejamento, pois, para a maioria das pessoas, planejar um projeto é sinônimo de preparar um cronograma ou uma programação (scheduling). Apesar de ele ser a “cara do projeto” ou o resultado visível, é necessário ressaltar que gerenciar projetos é muito mais do que isso. É fato que o preparo do cronograma proporciona a base para muitas das funções importantes que são parte do processo de gerenciamento de projetos, mas sem uma definição clara dos objetivos e do escopo do trabalho não teríamos uma base sólida para atribuir recursos ou administrar o fluxo de caixa. 39 Certamente o prazo do trabalho e a gestão da data do término do empreendimento são os fatores mais críticos e observados na maioria dos projetos. Determinar a programação de um projeto não é uma atividade simples. Na verdade, é uma combinação de arte e ciência. A ciência está em determinar no diagrama de rede do projeto: Qual é a folga de cada atividade; Qual sequência de tarefas (caminho) tem a menor folga (conceito chamado de caminho crítico); • Definir os períodos de trabalho, tanto do projeto quanto de cada recurso individualizado. No entanto, outros fatores importantes também devem ser considerados. Eles envolvem: • A questão das restrições de datas impostas (coisas como “tal atividade só poderá ser iniciada a partir da segunda quinzena de maio”). • O nivelamento (ajuste) dos recursos utilizados nos projetos, para evitar que um mesmo recurso faça duas tarefas ao mesmo tempo. A questão relativa à arte é garantir, com toda a incerteza inerente a projetos, que o cronograma seja exequível. Embora tenhamos diversas técnicas para construí-lo, o desafio é buscar um jeito de executar as diferentes atividades de uma forma paralela, otimizando os recursos existentes para que, então, seja possível completar o projeto no menor prazo. Para a maioria dos gerentes de projetos, o esforço maior está na arte e não na ciência, pois o resultado só será bom se, no momento exato da atribuição de recursos às atividades, tudo estiver sincronizado. Como costumamos dizer, é necessário muito “jogo de cintura” para fazer com que os recursos e as tarefas estejam ajustados. O resultado do desenvolvimento do cronograma é a programação do projeto, uma lista das atividades, determinando as datas de início e término planejadas, o que deve ser feito antes e depois (atividades predecessoras e 40 sucessoras) e quais recursos serão necessários, incluindo o responsável pela execução. Esse documento deve ser feito iterativamente, ou seja, ser elaborado de forma progressiva e repetido até o momento em que os resultados sejam confiáveis e possam atender aos objetivos do projeto. Uma vez aprovado, ele servirá como a linha mestra para a execução do projeto. Uso de Programas para Auxiliar no Gerenciamento do Projeto É fato que, muitas vezes, a elaboração do cronograma é feita de formamanual, porém, para auxiliar no preparo de um cronograma, é fundamental o uso de um software de agendamento, como o Microsoft Project®. Uma das funções dele é facilitar o processo de cálculo das datas de início e fim das tarefas. Essa técnica é conhecida como Método do Caminho Crítico. Muitos projetos não são gerenciados com uma ferramenta de agendamento real como o Project®. É comum ver listas de tarefas e recursos obtidos de programas de planilha, como o Excel® (ou gráficos de Gantt) muito bem formatados em programas de desenho. A grande vantagem que o Project® tem sobre esses aplicativos é que ele inclui um mecanismo de agendamento que pode manipular questões, como: • Efeitos em cascata quando a primeira tarefa de uma sequência de 100 tarefas altera sua data de início, ou quando um recurso se torna indisponível. • Os dias não úteis, como fins de semana, no cálculo das datas de início e de término de uma tarefa. 41 Montando o Cronograma Uma das questões muitas vezes ignorada na elaboração do cronograma é relativa àquelas datas que estão “amarradas” a determinadas situações. Estas são conhecidas como restrições de datas. Inicialmente, podemos considerar o cronograma de um projeto como um conjunto de atividades conectadas entre si, formando uma rede. Essas atividades compõem uma cadeia que depende da data de início do projeto. Fazendo uma analogia, como na figura abaixo, imagine um conjunto de boias amarradas entre si e flutuando em uma lagoa. A boia 1 está ancorada em uma determinada posição no fundo de um lago e a posição das demais boias depende da boia 1. Quando a movemos, todas as demais serão deslocadas. 42 Em determinadas situações, outras boias também terão âncoras, então, mesmo que se desloque a boia 1, as demais serão movidas. Talvez algumas possam ser puxadas para um lado, mas não para o outro, ou permanecerão imóveis. Esse é o efeito das restrições de datas sobre o cronograma, conforme ilustra a figura a seguir. As datas poderão ser antecipadas, mas não retardadas; outras, por sua vez, poderão ser apenas postergadas. Algumas vezes, teremos, na programação do projeto, atividades com datas predeterminadas, como: conduzir reuniões, participar de treinamentos, entregar documentos para cumprir requisitos governamentais etc. De certa forma, essas atividades estão “ancoradas” com algum tipo de restrição em sua flexibilidade. Tal condição é conhecida como restrição de data (date constraint). As restrições controlam o início ou o final de uma atividade e o grau de quanto ela poderá ser reagendada. São classificadas em três categorias: flexíveis, semiflexíveis e inflexíveis. 43 3.12. Tipos de Restrições Restrições Flexíveis A data de início ou de término de uma atividade pode ser reprogramada. Os tipos de restrição incluem: • Tarefa pode ser iniciada o mais breve possível — a tarefa é iniciada assim que as atividades predecessoras tenham sido concluídas ou iniciadas. Nesse caso não há restrição. • Tarefa pode ser iniciada o mais tarde possível — nessa condição, as atividades se iniciarão o mais tarde possível, sem comprometer o prazo final do projeto. A tarefa é deixada para a última hora. Por exemplo, você pode fazer sua Declaração de Imposto de Renda assim que recebe os informes de rendimento, mas poderia deixar para fazê-la na última hora sem atrasar sua entrega. Adotando o nosso exemplo do “Projeto Festa”, poderíamos comprar a carne para o churrasco logo que tenhamos definido o cardápio, mas é preferível deixar para comprar próximo da data do evento para garantir uma melhor qualidade. Restrições Semiflexíveis Nesse tipo de restrição, uma tarefa tem limites para ser reprogramada. Existe flexibilidade para mudar o início ou término de uma atividade ou para mais ou para menos. Os tipos de restrição incluem: • Tarefas podem ser atrasadas, mas não antecipadas — não iniciar antes de, não terminar antes ou depois de. Por exemplo, a atividade pode iniciar ou terminar a partir do dia 12, 13 de maio etc., mas não pode ser 44 iniciada ou concluída em datas anteriores, 11 de maio, 10 de maio etc. • Tarefas podem ser antecipadas, mas não atrasadas — não iniciar depois de, ou não terminar depois de. Por exemplo, a atividade pode ser iniciada, no máximo, até o dia 12 de maio. Não poderá ser iniciada posteriormente (no dia 13 de maio). Restrições Inflexíveis Nesse caso, antecipações ou adiamentos não são tolerados, ou seja, a atividade tem de iniciar ou terminar na data especificada. Por exemplo, a escola de samba vai desfilar naquela data, nem antes ou depois: • Tarefa deve começar em — a atividade deve iniciar na data especificada, nem antes ou depois. • Tarefa deve terminar em — a atividade deve terminar na data especificada, nem antes ou depois. As informações de restrições podem ser inseridas na maioria dos softwares de gerenciamento de projetos. Por exemplo, no MS Project©, a partir do quadro Informações sobre a tarefa, na aba Avançado, como mostra a figura a seguir. 45 3.13. Técnicas para Desenvolvimento de Cronogramas Elaborar um cronograma requer o uso de uma análise do diagrama de rede criado anteriormente no processo de sequenciamento das atividades. Essa análise faz uso de uma diversidade de técnicas analíticas que têm como objetivo principal obter as datas mais cedo e mais tarde de cada tarefa, identificando as folgas e qual o conjunto ou caminho das atividades que determinam a duração total do projeto. Como mencionado anteriormente, muitos profissionais da área destacam a importância do uso de uma ferramenta computadorizada, uma vez que esse processo é uma atividade complexa, que dificilmente poderá ser feita de forma manual. Um programa de computador permitirá avaliar rapidamente diferentes cenários e efetuar os cálculos necessários para determinar o caminho crítico, calcular folgas e a duração total do projeto e, principalmente, permitir uma análise de cenários. Entre as técnicas analíticas adotadas, podemos destacar algumas mais usadas: • Método do caminho crítico (critical path method); • Método da corrente crítica (critical chain); • Análise de cenários “e se”; • Ajustes e distribuição dos recursos (nivelamento de recursos). Desses, o mais conhecido e utilizado é, sem dúvida, o método do caminho crítico (CPM), popularizado e ensinado em cursos de administração, engenharia e outros afins. Antes de apresentar essas técnicas, alguns conceitos fundamentais devem ser introduzidos, como o de “datas mais cedo” (early dates) e o de “datas mais tarde” (late dates). 46 Datas mais cedo e mais tarde Todas as atividades têm uma faixa de datas permitidas para início e término, sem comprometer a duração total do projeto. Esse fenômeno acontece porque os diagramas de rede são constituídos por diferentes rotas ou caminhos. Logo, algumas atividades passam a ter diversas possibilidades para serem iniciadas e terminadas. A oportunidade mais cedo para iniciar ou terminar uma atividade é o que chamamos de data mais cedo (early date). A oportunidade mais
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