5S nas organizações

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Resumo
Este artigo foi embasado com grande afinco em pesquisas bibliográficas, onde seu objetivo principal foi demonstrar os benefícios do programa 5S (custo, motivação pessoal e manutenção da ordem local). O Programa 5S (Cinco Sensos): Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke, surge como uma alternativa para as empresas eliminares suas “ sujeiras”, de modo a interagir com todos os departamentos, visando alto nível de colaboração de todos. Tendo em vista que para se manter vivo em qualquer nicho de mercado, todos devem estar conscientizados, sobre a necessidade de se implantar um sistema de gestão de qualidade, afim de aumentar a produtividade, a segurança nas operações e os resultados financeiros. Por ser um programa de fácil aplicação e composto por atividades cíclicas o programa 5S pode gerar resultados expressivos já na conclusão dos 3 primeiros sensos. A premissa principal do programa é melhorar a qualidade de vida das pessoas, construindo um ambiente saudável e acolhedor para todos.
Palavras Chaves: 5s, qualidade, sensos, benefícios, motivação.
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Abstract.
This article was based with great tenacity in literature searches where your main goal was to demonstrate the benefits of 5S program (cost, personal motivation and maintenance of local order). The 5S Program (Five Senses): Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke, is an alternative to eliminate them their companies "nasties", in order to interact with all departments, aimed at high-level collaboration. Considering that to stay alive in any niche market, everyone should be aware about the need to implement a quality management system in order to increase productivity, safety in operations and financial results. Being an easy application program and consists of cyclical activities 5S program can generate significant results already in the completion of 3/1 senses. The main premise of the program is to improve the quality of life, building a healthy and welcoming environment for everyone.
Key Words: 5s, quality, senses, benefits, motivation.
Introdução.
Em uma economia global em constantes alterações e com alta competitividade, a qualidade dos produtos ofertados seja ele em serviços ou em bens, é um fator crucial para a subsistência de qualquer organização. Com isso as empresas começaram a ver que seus métodos de gestão com foco somente nos lucros, estavam ultrapassados e obsoletos, e exigia uma drástica mudança de comportamento e de gestão. 
Surge com isso a necessidade de implantar uma metodologia de alta eficiência e eficácia. De acordo com Nunes et al (2008), os cinco censos, comumente chamados de 5S, são a porta de entrada de um Programa de Qualidade Total. Isto porque tem um grande efeito sobre a motivação para a qualidade, visto que seus resultados são rápidos e visíveis.
 Com isso o objetivo principal do programa, é o combate de desperdícios, aumento da produtividade, manutenção da ordem local de forma integrada, para a melhoria dos processos e do ambiente, redução a exposição de riscos e consequentemente, de acidentes no ambiente de trabalho. 
Este artigo tem como finalidade apresentar o programa “5S”, que é de fato sem nenhuma demasia, um dos pilares para a aplicação da qualidade total, e porta de acesso para a implantação de outros programas de gerenciamento, pois torna o ambiente mais humanitário e receptivo a mudanças que estarão surgindo. Segundo Andrade (2008) O Programa 5S, diferentemente de normas técnicas e padronizadas baseia–se no ser humano e em sua essência viva, possuindo um jeito particular de enfrentar desafios e aproveitar as oportunidades. Com isso fica claro que umas das principais características do programa “5S”, é de fazer com que os envolvidos tenham mais sensibilidade para mudar suas atitudes e comportamentos.
Através de uma abordagem simples com base em pesquisas bibliográficas onde foram coletadas as opiniões dos principais autores do tema tais como Vicente Falconi, Idalberto Chiavenato, Haroldo Ribeiro, entre outros autores que serviram de base para este estudo. Ambos abordam uma implantação sistêmica, com foco exclusivamente nas pessoas, com o compromisso da alta direção para que o programa possa com totalidade alcançar seus objetivos propostos.
Com o presente estudo busca-se também discutir e avaliar as propostas de implementação de cada autor, sendo este dividido em introdução, origem, definição metodologia e pôr fim a conclusão com a ótica do pesquisador.
Origem, e o porquê do Programa “5S”.
Segundo Vanti (1999) originado na milenar cultura japonesa, por volta da década de 60, quando pais ensinavam os seus filhos princípios educacionais que os acompanhariam até a fase adulta, o Programa “5S” para a qualidade total é dedicado a melhorar a qualidade de vida do ser humano. 
Para Domingues (2011) o programa 5S é uma filosofia que objetiva a mudança de atitude das pessoas, contribuindo para a mudança cultural necessária a melhoria e desenvolvimento de empresas, comunidades, nações, e pode ainda ser aplicado na vida pessoal. Seu âmbito de aplicação é amplo. 
Conforme Marshall-Junior (2002) ela passou a ser conhecida como Hausekeeping e que “sem exagero” a aplicação do Método 5’S é umas das responsáveis pelo sucesso da empresa japonesa pós-guerra e pelo “reerguimento do Japão”. Deste modo pode-se dizer que é uma filosofia capaz de e promover profundas mudanças na organização através de práticas simples, promovendo o crescimento contínuo das pessoas e, portanto, a melhoria das organizações (Hobu, Koizumi e Ohmori, 1992). De acordo com Abrantes (2007) foi o Centro de Educação para a Qualidade no Japão, com a equipe do Dr. Kaoru Ishikawa, que criou em maio de 1950 um modelo prático para o combate às causas de perdas e desperdícios, ao qual deu o nome de “Regra dos 5S”.
 Nunes & Alves (2008) a essência do 5’S é mudar atitudes, comportamentos e consequentemente, a cultura da organização. Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudança interior que resultará ao final, em uma disposição mental para a prática de outros programas. Ainda segundo Nunes et al (2008) a meta do 5’S não é simplesmente atingir uma cultura de bons hábitos de organização, como é comumente concebida, mas também promover o aumento de informação.
Segundo Tontini (1998) com a implantação do Programa 5’S na empresa, as pessoas começam a ver que alguma coisa está mudando, e que há algum compromisso da alta direção para com o ser humano, tornando o ambiente mais propicio a colaboração e a mudanças. Para Selene & Stadler (2010) sua implementação mudou radicalmente a percepção de que as indústrias ou locais de trabalho poderiam ser sujos bagunçados e desorganizados.
 Delgadillo, Junior & Oliveira, (2006) cita que o principal objetivo de um programa baseado no Método 5S é a manutenção da ordem do seu local de trabalho, de forma que ele permaneça sempre organizado, arrumado e limpo, sob condições padronizadas e com disciplina necessária para que se consiga o melhor desempenho nas atividades de cada um e, sendo assim desenvolvido, seja levado para o ambiente dos lares. Desta forma, contribuem, de forma integrada, para a melhoria dos processos e do ambiente de trabalho, pois, mais que uma simples ferramenta de gerenciamento de objetivos, o 5S pode ser encarado como uma alternativa de postura frente à escassez de recursos materiais e humanos.
Para Godoy & Matos (2005), todas as organizações que desejem melhoria e qualidade tem que começar por aspectos básicos pela implantação do Programa 5S. De acordo com Falconi (2004) o programa 5S é um, sistema de organização do ambiente de trabalho, que envolve todas as pessoas da organização e é visto como uma nova maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade. É um estilo participativo de gerenciamento.
Pode-se afirmar que ... “os 5S são aplicáveis em qualquer tipo de organização ou empresa e, sem dúvida, melhoram não apenas o local físico de trabalho, mas 	principalmenteaspecto psicológico da atividade humana” (Chiavenato ,2005).
Bertaglia (2003) define que o Programa 5S representa não somente uma mudança de local físico de trabalho, mas também uma modificação no ambiente de trabalho que proporciona aos funcionários o bem-estar, melhor organização das ideias e consequentemente maior produtividade e redução dos custos. Portanto, iniciar a implantação das ferramentas da qualidade pelo 5S é uma opção iniciar a adoção de Sistemas de Qualidade na empresa.
Conforme Costa et al (2005) a nomenclatura 5S significava os cinco sensos que são abordados. Ela se baseia nas iniciais de cada senso escrito em japonês.
	
Definições de cada Senso.
Segundo Houaiss (2001), senso é a faculdade de julgar, de sentir, de apreciar. Portanto, nunca se implementa um senso, mas se planta e se cultiva através de um processo educativo.
O Programa ‘5S’ ou ‘5S” como também é conhecido, ganhou esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa (Lapa,2005). O termo senso é uma alternativa para evitar as palavras japonesas de acordo com Ribeiro (1994) “Seiri: senso de utilização ou descarte, Seiton: senso de arrumação ou organização, Seiso: senso de limpeza, Seiketsu: senso de saúde ou higiene e Shitsuke: senso de autodisciplina”. Para Silva (1994) “os cinco sensos citados constituem um sistema e, como tal, não faz sentido discuti-los isoladamente”.
4.1	Seiri (Senso de utilização ou descarte):
A palavra separação resume muito bem o 1º S, pois é o que caracteriza na prática, o Seiri. Além disso, é necessário combater o hábito do ser humano de “guardar” as coisas, ou seja, é preciso identificar o porquê dos excessos de materiais, adotando medidas preventivas de forma de evitar o acumulo de materiais desnecessários (Lapa,1998). De acordo com Chiavenato (2005) “Seiri significa separar o essencial e desfazer de tudo o que seja desnecessário para o trabalho”.
Conforme Silva (1996) e Prazeres (1997) o senso de utilização favorece a eliminação de desperdício de inteligência, tempo e matéria prima. Significa que usar os recursos disponíveis, com bom senso e equilíbrio, evitando desatualizações e carências. Todos os funcionários devem identificar e manter no seu lugar os itens verdadeiramente úteis ao seu serviço.	
Segundo Delgadillo et al (2006) “a sua aplicação de maneira responsável traz como benefícios a otimização de espaços, a redução de custos operacionais, a diminuição do tempo de procura, a melhoria da comunicação e a agilização do trabalho”.
De acordo com Liker (2005), começar classificando o que está no escritório ou fábrica para separar o que é necessário todos os dias para a realização de trabalho com agregação de valor do que raramente ou nunca são utilizados. Marcar os itens que raramente são utilizados com etiquetas vermelhas e coloca-los fora da área de trabalho.
Liker & Meier (2007) afirmam que o proposito principal do primeiro dos 5S é eliminar a nebulosidade, o que envolve remover as perdas de movimentos nos deslocamentos e as perdas com a procura de ferramentas e materiais. 
4.2	Seiton (Senso de Ordenação, organização e arrumação):
Para Selene e Stadler (2006) o 2º S (Seiton) implica que além de serem úteis, os elementos e as ações devem estar nos locais apropriados. Se então o funcionário necessita de uma determinada ferramenta para a execução de uma ação, não deve precisar procura-la no local de trabalho. Lapa (1998) define o senso de organização significa a determinação do melhor local, maneira, disposição, para guardar dispositivos, matéria prima e documentos identificados na pratica da separação de tal forma que possam ser localizados, utilizados e repostos com facilidade e segurança. Neste caso o proposito e que se tenha um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar (Christo, 2004).
 “Criar locais permanentes para cada peça ou ferramenta na ordem de sua necessidade e utilização pelo operador como se este fosse um cirurgião. “O operador deve ser capaz de obter imediatamente cada uma das peças ou ferramentas geralmente usadas” (Liker,2005).
O objetivo do Seiton (2º S) é organizar os itens absolutamente necessários, identificar e colocar tudo em locais definidos para cada tipo de item, de modo que seja fácil a sua localização (Delgadillo et al ,2006).
4.3	Seiso (Senso de higiene e limpeza):
 
Segundo Chiavenato (2005) Seiso significa manter limpo o local de trabalho, as maquinas, os utensílios e as prateleiras, de maneira regular e constante. A segurança é melhorada quando as condições inseguras de trabalho – como sujeiras, fumaça, barulho, itens quebrados, material supérfluo – são removidos com a limpeza, que melhora o ambiente de trabalho. Para Christo (2004) “ o senso de Limpeza não se limita à simples supressão da sujidade para manter a estética agradável, o seu propósito é que se consiga um ambiente e um local de trabalho agradável.
O senso de limpeza pode ser definido como a eliminação da sujeira sob todos os aspectos, incluindo a boa preservação dos equipamentos, ambiente de trabalho limpo, com agradável sensação de bem-estar e eliminação de estoques desnecessários. Pode ser feita pelos próprios funcionários cada um tornando-se responsável pela manutenção de seu espaço. A limpeza é considerada uma oportunidade para o monitoramento, inspeção ou reconhecimento do local de trabalho, permitindo descobrir e atacar as causas da sujeira e facilitando, desta forma a criação de um ambiente impecável (Silva, Prazeres, Osada, Ribeiro). Conforme ANVISA (2005), na etapa do Seiso é preciso: “ manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar” 
Nunes et al (2008) concluem que é necessário manter a ordenação já estabelecida no 2ºS, mantendo a limpeza do ambiente, evitando sujar, e estabelecendo procedimentos que garantem que a ordenação não seja modificada.
4.4	Seiketsu (senso de higiene, arrumação e padrão):
De acordo com Selene e Stadler (2006) “ o quarto senso consolida as ações em que nas basta obter tão-somente a organização e a limpeza. Implica a busca da melhor organização e da mais eficiente limpeza, nos dois sentidos descritos nos Ss anteriores”. Silva (1996) considera que este refere-se ao estágio alcançado com a pratica dos três sensos anteriores, acrescido de hábitos rotineiros de higiene, segurança no trabalho e saúde mental. Segundo ele excesso de materiais, má ordenação e sujeiras, são reconhecidamente, causas de acidentes de trabalho e estresse. Silva (2004) comenta que a autodisciplina necessita de frequentes aperfeiçoamentos
Para Zimmer e Klein (2007), a aplicação deste senso deve envolver o entendimento da missão, da visão e dos objetivos da empresa para com os funcionários, melhorando a comunicação interna e externa e repassando responsabilidade e delegando autoridade.
4.5	Shitsuke (Senso de autodisciplina, ordem mantida):
Chiavenato (2005) define que é o coroamento dos demais S de maneira que o processo se torne contínuo e interminável. Significa usar de maneira disciplinada os equipamentos proporcionados pela empresa, como crachás, uniformes, equipamentos de proteção, instrumentos de trabalho, bem como manter asseado e limpo o local de trabalho. 
De acordo com Gandra et al (2006) “ significa ser responsável pela qualidade de seu trabalho e de sua vida, buscando melhoria sempre, ao cumprir rigorosamente os padrões técnicos, éticos e morais, normas e tudo o que for estabelecido pela organização onde trabalha. É o pacto da qualidade onde todos assumem o compromisso de manter as normas, prazos e acordos estabelecidos nas fases anteriores, a fim de aperfeiçoar e dar continuidade ao programa”.
Delgadillo et al (2006) afirma que essa fase e quando o processo está consolidado, embora não definitivamente terminado, ela objetiva cumprir as quatro fases anteriores como uma rotina, um habito. Para Campos (1992) “ é um hábito para o cumprimento dos procedimentos determinados pela empresa”. Ribeiro (1994) aponta que “ ser disciplinado é cumprirrigorosamente as normas e tudo	 o que for estabelecido pelo grupo. A disciplina e sinal de respeito ao próximo”. 
Metodologia.
Segundo Domingues (2011) as diretrizes que servem de base para o programa 5s devem ser analisadas considerando a realidade da empresa para a definição da metodologia de implantação. Esta tem por objetivo definir o escopo do projeto por completo.
O programa tem como objetivo administrar de forma participativa e melhorar o ambiente de trabalho proporcionando qualidade de vida, qualidade de serviço e facilidade na implantação de outros programas de melhoria (Gavioli, et al,2009). 
Vale notar a contribuição de Tontini (1998) onde cita que a manutenção do programa 5S depende de três pilares básicos: motivação das pessoas, incorporação das atividades de 5S na rotina do dia a dia e auditorias/avaliações periódicas de 5S. Estes três pilares estão fundamentados no comprometimento da alta administração. 
Vanti (1999) afirma que a motivação coletiva é um conceito chave neste sistema. Motivar as pessoas para a ação, para agir com entusiasmo e para comprometer-se dando o melhor de si, são requisitos fundamentais para alcançar a qualidade total. Para Silva (1996), ”somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo constantemente, ter-se a compreendido a verdadeira essência do 5s”.
 Para Gandra et al (2006) “ o desenvolvimento do patrimônio humano se dá por meio de capacitação e treinamento para que se possa haver mudança não só dos processos organizacionais, mas da cultura organizacional. A motivação só ocorre quando todo o indivíduo tem clareza das metas e objetivos da organização. Passam a agregar valor e contribuem para que os objetivos sejam atingidos, se sentindo mais interessados e responsáveis pelos resultados e suas ações. Gavioli et al (2009) menciona que constantes estímulos dos resultados, realização de eventos de comemoração 5s e promoção de cursos relacionados ao tema, são algumas atitudes que podem ajudar na motivação dos participantes, dando sempre destaque aos resultados alcançados por ele mesmos. Tais procedimentos podem ser desde de comunicados oficiais até cartazes e avisos bem ilustrado (Nunes et al, 2008).
Lapa (2005) reforça que é essencial envolver todas as pessoas da organização, em seguida dividir a empresa em áreas físicas, onde se pretende implantar o programa, e após definidas as áreas físicas, onde será implantado o programa, deve-se observar um destes quesitos: espaço, mobiliário, dispositivos, documentos e matérias primas. Nunes et al (2008) considera que “essa definição de fronteiras” possibilita que em cada parte da empresa, exista uma equipe responsável, por zelar pelo ambiente, equipe esta que pode ser formada pelos próprios funcionários da área ou não.
Gavioli et al (2009) afirma que os executores da mudança precisam integrar os novos aspectos as práticas do dia-a-dia, e, é preciso que se haja uma preocupação com os aspectos de limpeza, organização e disciplina. Ainda este mesmo autor destaca que um grupo de padronização deve ser montado para estabelecer as regras e procedimentos a cada etapa. Por fim um grupo de controle é essencial para acompanhar e monitorar os resultados apontando metas para cada objetivo pré-estabelecidas pelo grupo de padronização.
 Tontini (1998) considera que auditorias ou avaliações periódicas (geralmente mensais) são um fator fundamental para a manutenção do programa 5S no longo prazo, pois servem de termômetro para verificar o estado de limpeza, indicam as ações corretivas que devem ser tomadas, indicam também áreas críticas que devem ser atacadas. Ainda nesta mesma linha de considerações por Tontini (1998) “o treinamento dos auditores de 5s é outro ponto crucial na preparação das auditorias”. Após a elaboração do questionário de avaliação (auditoria), os auditores devem ser treinados em como se portar e proceder a avaliação. Os auditores devem ser independentes da área auditada. Durante as auditorias, o auditor de 5s deve ser acompanhado por um representante do setor que está sendo auditado, e por um membro do comitê de 5S. Esta pessoa geralmente é a pessoa responsável pelo programa na empresa. O auditor deve ter a liberdade para responder o questionário de avaliação e lavrar as não conformidades, livre de pressões por parte do setor auditado.
Outro aspecto levantado por Tontini (1998) ressalta que assim como um programa de qualidade total necessita da implementação de um sistema formal de garantia da qualidade que dará base de sustentação ao programa, o programa 5S necessita de normas claras para que as pessoas saibam, quais são suas responsabilidades e o que deve ser feito. Cabe citar o trabalho de Silveira (2012) onde ele expõe a necessidade de se criar equipes multidisciplinares e aloca-las as mesmas em diferentes áreas. Estas equipes irão mapear os problemas, os desperdícios e os riscos criando planos de ação e procedimentos para manter o 5S em um ciclo de melhoria contínua.
Conclusão.
Pode-se concluir que o pressuposto inicial deste estudo observou-se a necessidade das empresas de se reestruturarem frente as exigências de um mercado cada vez mais competitivo e inovador. Sendo assim visando uma gestão inicial de baixo custo de investimento, foi apresentado neste trabalho o programa 5S, que visa diretamente a otimização de recursos, qualidade nos processos produtivos, saúde e segurança dos colaboradores, reestruturação do layout e por fim maximização dos lucros provenientes dos investimentos nessas áreas. Mas para que o programa possa atingir seu êxito total faz-se necessário a participação de todos os envolvidos, independentemente do grau hierárquico que ocupa na empresa.
Entretanto aplica-se em simultaneidade um estilo de gestão participativa, procurando um maior envolvimento de todos nos processos de tomada de decisões, onde deve-se aplicar um modo de gerenciamento com as pessoas e não as pessoas, fazendo com que os mesmos se sintam mais comprometidos e corresponsáveis aos resultados e rumos que a empresa irá trilhar. Sendo assim, deve ser feito para cada situação um pequeno questionamento afim de dar mais clareza no processo de comunicação. Sendo estas as três perguntas necessárias: Quais atividades a fazer? Quem deve ser o responsável por elas? Quando deve ser executada?
É imprescindível que todos se conscientizem de que o programa 5S pode ser aplicado em qualquer empresa, de qualquer ramo de atividade, não existe contraindicações para esta ferramenta, desde que sigam os passos adequados a sua implantação.
Conforme evidencias anteriormente apresentadas não se deve considerar o programa 5S como única solução adequada ou inadequada desde que sejam considerados os fatores para o meio no qual é implementado. Por fim Gandra et al (2006) cita que o Programa 5S não é um instrumento que assegura qualidade à organização; é apenas uma ferramenta associada à filosofia de qualidade que auxilia na criação de condições necessárias a implantação de projetos de melhorias contínuas.
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