Controlar e Encerrar as Aquisições do Projeto

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Gerenciamento das 
Aquisições do Projeto
Controlar e encerrar as Aquisições do Projeto
Responsável pelo Conteúdo:
Prof. Ms. Artur Ubaldo Marques Júnior
Revisão Textual:
Profa. Ms. Luciene Oliveira da Costa Santos
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Controlar e encerrar as Aquisições do Projeto
Nesta unidade, trabalharemos os seguintes tópicos:
•	 Introdução	ao	tema
•	 Orientações	para	leitura	Obrigatória
Fonte: iStock/Getty Im
ages
 · Realizar o monitoramento dos contratos;
 · Tomar atitudes referentes aos fornecedores conforme a situação;
 · Encerrar os contratos.
Caro(a) aluno(a), 
Nesta unidade, trataremos das questões relacionadas ao monitoramento das aquisições 
do projeto.
Esse processo é muito importante, pois trata de acompanhar a execução do contrato 
fechado com o parceiro de forma a que ele execute o trabalho combinado no nível de 
qualidade esperado. Também serve para que o fornecedor faça suas reivindicações e/ou 
tenha que executar mudanças requeridas. 
Além disso, estudaremos o processo de encerrar as aquisições que trata dos mecanismos 
formais de encerramento de contrato de forma natural ou mediante eventos que o encerrem 
antes do período, como renúncias e encerramentos em comum acordo antes do prazo ou com 
serviços pendentes.
Não se esqueça de acessar o link Materiais Didáticos, pois você encontrará todo o conteúdo, 
bem como as atividades propostas para esta unidade.
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Unidade: Controlar e encerrar as Aquisições do Projeto
Introdução ao tema
Acompanhar e avaliar procedimentos de aquisições são uma parte integrante da gestão de 
uma organização. 
O processo de aquisição precisa um grande nível de atenção da alta gestão para garantir 
que não será vítima de corrupção e fraude entre outros. 
O monitoramento e o controle do contrato precisam incluir elementos eficazes para buscar 
a responsabilização e a transparência necessária, bem como a monitoração contínua da 
gestão e auditoria do processo de aquisição, estabelecendo integridade e conformidade com 
leis vigentes e o justo acompanhamento dos padrões éticos.
Um processo de aquisição formal é visto como pesado ou burocrático, mas, para qualquer 
exercício de aquisição, é importante seguir alguns passos importantes. Se você não é um 
especialista em compras, você vai cometer erros. Sem dúvida, você vai aprender com eles. 
Mas por que aprender com seus erros quando você pode aprender com outras pessoas e 
especialistas que já passaram por isso antes?
Um modelo de processo de aquisição fornece uma estrutura para trabalhar focado em:
 · Poupar tempo e garantir que você obtenha a solução certa para atender às suas 
necessidades de negócios;
 · Certificar que você irá pagar o preço justo (o preço certo/justo não necessariamente é o 
mais baixo);
 · Certificar que você não negligencie passos vitais, pois isso evita problemas posteriores.
Usando um processo de aquisição padrão, você vai achar que os fornecedores estarão 
familiarizados com os passos a tomar. 
Eles saberão o que esperar e vão saber que eles estão lidando com uma organização 
profissional.
O que é muito importante você ter sempre em mente é que cada projeto é diferente. 
Alguns projetos de compras são pequenos e pode não ser necessário um processo formal 
para cada passo. 
Por outro lado, alguns projetos são altamente complexos ou regulamentados e tentar 
adequá-los a uma estrutura organizacional padronizada não será adequado ou suficiente. A 
dica aqui é se lembrar de adaptar o processo para ajustá-lo ao projeto.
Em linhas gerais, podemos colocar várias etapas importantes durante a vigência do processo 
de aquisições no ciclo de vida do projeto. Aqui vão alguns conselhos.
Você precisa entender o que o requisito de negócio fundamental é. Nesse ponto, é importante 
compreender a diferença entre um requisito e uma solução. Por exemplo, o requisito de 
negócio é a fonte de algum software para ajudar a obter as informações publicadas na intranet 
da empresa. 
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Um item de software para publicar informações na intranet da empresa é uma solução e 
não uma exigência. 
A exigência nesse caso seria ser capaz de publicar informações na intranet.
Pode ser que uma solução terceirizada seja a melhor opção.
Dependendo da escala de seu projeto, pode haver uma gama muito ampla de potenciais 
soluções e abordagens para a sua necessidade de negócios e um número de maneiras de 
pesquisar o mercado e selecionar um fornecedor.
Depois de pesquisar o mercado e estabelecer a sua abordagem de compras, você precisa 
avaliar as soluções disponíveis. Isto pode envolver um processo de licitação formal ou um leilão 
on-line por exemplo. 
Você utiliza critérios para comparação de diferentes soluções e fornecedores que são críticos. 
Deverá pesar esses critérios e não deve não levar muito em consideração aspectos que terão 
pouco impacto sobre a solução.
Mesmo quando você selecionar um fornecedor, é importante que as negociações detalhadas 
sejam documentadas e, claro, realizadas. 
Isso não diz respeito apenas ao preço, mas ao custo total. Um produto barato não é tão 
barato se os custos de transporte são enormes ou se o contrato de manutenção for oneroso.
Considere atentamente o processo pelo qual os produtos ou serviços serão ordenados e 
aprovados; como eles serão entregues e devolvidas se necessário; como o processo de fatura 
vai funcionar e em que termos o pagamento será realizado. 
Pense que nenhum bem ou serviço deverá ser entregue mediante a assinatura do contrato. 
É vital que o fornecedor esteja devidamente integrado aos procedimentos da empresa 
contratante. O fluxo de aprovação e conferência para liberação de pagamento precisa estar 
entendido por ambos os lados da relação contratual.
Quaisquer níveis de serviço que foram acordados deverão ser medidos por KPIs ou 
indicadores de desempenho. Revisões regulares devem ser estabelecidas e desvios apontados, 
chamando o fornecedor para reuniões de esclarecimentos e acertos de rot, bem como, em 
casos mais extremos, para planos de ação e contenção de crises.
O processo de encerramento de aquisições também é conhecido como encerramento do 
contrato. A aquisição é dita fechada quando o contrato chega ao seu fim pelo prazo e termina, 
ou quando o contrato for rescindido sem concluir o trabalho. Um projeto pode ter um único 
contrato de aquisição ou vários.
Se o projeto tem um único contrato de aquisição, o processo de encerramento da aquisição 
será realizado uma única vez. No entanto, se o projeto tem vários contratos, o processo de 
encerramento da aquisição será executado várias vezes para cada contrato existente.
Não é necessário para um projeto ter um contrato, ele pode ser concluído sem qualquer 
contrato de fornecimento, e, neste caso, não haverá processo de encerramento de 
aquisição. Entretanto, é bom deixar bem claro que isso é uma exceção, é raro isso ocorrer 
nos dias atuais.
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Orientações para leitura Obrigatória
Sugerimos a leitura do artigo “Como a aquisição deveria ocorrer em um projeto 
(ideal)”, do repositório da PUC do RJ. 
Este artigo apresenta proposição da “projetização da aquisição”: é necessário 
que se entenda o contexto do projeto, de sua organização, e de como integrar os 
recursos humanos e a atividade de aquisição.
Confira no link: http://www.maxwell.vrac.puc-rio.br/10682/10682_4.PDF 
PMI® - Project Management Institute. 
Guia PMBOK®. Um guia do 
conhecimento em gerenciamento 
de projetos. 5ª. Ed. – EUA, 2013.
Para que você entenda os processos de controle e encerramento 
das aquisições do projeto, peço que inicie a leitura do PMBOK, no 
capítulo 12 – Gerenciamento das aquisições do projeto, da página 
379 até 389.
Nessa leitura obrigatória, você encontrará tudo o que precisa 
sobre o monitoramento e tratamento de reivindicações relativasaos 
fornecedores e a documentação formal para encerrar as aquisições 
do projeto, dentro das melhores práticas do PMBOK 5ª edição.
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Material Complementar
Como leitura complementar desta unidade, observe:
Leituras:
A leitura do artigo entitulado: “Gerenciamento de Risco nas Aquisições Públicas: uma análise 
empírica de um Hospital da Rede Sentinela”, de Anette Cristine Ferreira Cavalcanti, Cristina 
Dai Prá Martens. Nessa obra, é analisado como a introdução do gerenciamento de risco 
nos hospitais pelo Projeto Hospitais Sentinela influenciou o processo de aquisições num 
hospital público. O referencial teórico abordou os temas aquisições públicas estratégicas, 
oportunismo e racionalidade limitada dos agentes e gerencimento de risco. A metodologia 
utilizada foi a pesquisa documental e entrevistas com profissionais do hospital alvo de análise. 
Os resultados mostraram que o Projeto Hospitais Sentinela integrou as ações das equipes 
hospitalar e de compras do hospital, criando em ambas uma cultura de gerenciamento de risco 
nos processos de aquisições hospitalares, reforçando conceitos e fixando melhor o conteúdo. 
Disponível em: http://goo.gl/u58gUJ 
A leitura do artigo “Gerenciamento das aquisições do projeto – PMBOK, 5ª edição”, de 
Diego Macedo que faz um resumo do texto do capítulo 12 do PMBOK para que você 
possa fixar todo o conteúdo e revisá-lo. Disponível em: http://goo.gl/9G75fQ 
Oferecemos a leitura do artigo “A influência do planejamento e controle da aquisição no 
prazo final do projeto”, de Euza Neves Ribeiro Cunha, que possui um estudo de caso ótimo 
demonstrando as entregas esperadas para os documentos de aquisições que você deve se 
empenhar em ler, pois melhorará muito sua prática. Disponível em: http://goo.gl/wE67WV 
Pedimos que você leia o artigo “Indicadores de Performance na Área de Compras”, de 
Gustavo Lima de Azevedo e Fabrício Nogueira. Versa sobre os KPIs que possibilitam aos 
executivos do alto escalão comunicar a missão e visão da empresa aos níveis hierarquicamente 
inferiores, envolvendo diretamente todos os colaboradores na realização dos objetivos 
estratégicos da empresa. A partir dessa informação, você poderá elaborar seus prórpios 
indicadores para controlar as aquisições do projeto bem como, qualquer outro processo que 
precise de monitoramento. Disponível em: http://goo.gl/32hwyJ 
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Referências
PMI® - Project Management Institute. Guia PMBOK®.Um guia do conhecimento em 
gerenciamento de projetos. 5. ed. EUA, 2013.
KERZNER, H. Gerenciamento de Projetos: uma abordagem sistemica para planejamento, 
programação e controle. 10. ed. São Paulo: Blucher, 2011.
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Anotações