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Introdução à Administração Prof. Marcos Vinicius Pó marcos.po@ufabc.edu.br Planejamento estratégico Administração por objetivos Controle de qualidade total Administração de projetos Balanced scorecard Sistema de planejamento institucional voltado à: Determinar o direcionamento de uma organização por meio da discussão e definição de Valores, Missão, Visão, Objetivos, Metas e Ações. Analisar o ambiente externo e interno da organização, traçando ações para a superação de suas fraquezas, para aproveitar as oportunidades e para mitigar ameaças Priorizar a alocação dos recursos. O processo de planejamento estratégico costuma ser uma grande oportunidade para mobilizar, alinhar e engajar todos os níveis da organização na consecução de seus objetivos. 3 Valores: ideias fundamentais em torno das quais a organização é construída, suas convicções dominantes, crenças básicas. Missão: é uma declaração sobre a razão de ser da organização. Visão: estado futuro desejável da organização, como se pretende que a organização seja reconhecida Objetivo: estado ou situação que se deseja atingir, nem sempre com prazo determinado. Meta: resultado quantificável que se pretendem alcançar em determinado prazo. Oportunidades Aspectos do ambiente com potencial de trazer ou aumentar as vantagens competitivas da organização Ameaças Aspectos do ambiente com potencial de comprometer as vantagens competitivas da organização Fraquezas Desvantagens internas da organização em relação aos seus concorrentes ou aos objetivos propostos Forças Vantagens internas da organização em relação aos seus concorrentes ou objetivos propostos AMBIENTE EXTERNO AMBIENTE INTERNO Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades), Threats (Ameaças) Atrapalha Ajuda Promover educação de nível superior de qualidade à comunidade, por meio do ensino, pesquisa e extensão, buscando a formação de um cidadão apto a interagir de forma ética e produtiva na sociedade, buscando soluções democráticas para os problemas nacionais. Plano de Desenvolvimento Institucional UFABC 2008-2012, p. 6. I - estimular a criação cultural e o desenvolvimento do espírito científico e do pensamento reflexivo; II - formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira e colaborar na sua formação contínua; III - incentivar o trabalho de pesquisa e investigação científica, visando o desenvolvimento da ciência, da tecnologia e da criação e difusão da cultura e, desse modo, desenvolver o entendimento do homem e do meio em que vive; IV - promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicações ou de outras formas de comunicação; V - suscitar o desejo permanente de aperfeiçoamento cultural e profissional e possibilitar a correspondente concretização, integrando os conhecimentos que vão sendo adquiridos numa estrutura intelectual sistematizadora do conhecimento de cada geração; VI - estimular o conhecimento dos problemas do mundo presente, em particular os nacionais e regionais, prestar serviços especializados à comunidade e estabelecer com esta uma relação de reciprocidade; VII - promover a extensão, aberta à participação da população, visando à difusão das conquistas e benefícios resultantes da criação cultural e da pesquisa científica e tecnológica geradas na instituição. Plano de Desenvolvimento Institucional UFABC 2008-2012, pp. 8 e 9 Surgimento nos Estados Unidos, em 1954, sendo Peter Drucker considerado seu criador Definição: "Toda empresa deve criar uma verdadeira equipe e reunir esforços individuais num esforço comum. Cada membro da empresa contribui com uma parcela diferente, mas todos devem contribuir para a meta comum. Seus esforços devem ser exercidos numa só direção e suas contribuições devem combinar-se para produzir um resultado ótimo - sem lacunas, sem atritos, sem a desnecessária duplicação de esforços. A Administração por Objetivos exige grande esforço e instrumentos especiais, pois, numa empresa, os executivos não são automaticamente dirigidos para o objetivo comum.” Inicia-se com o planejamento estratégico ou com a definição de objetivos pela alta direção. Pressão exercida sobre os gerentes: Cobaias de laboratório com apenas duas opções de ação: acertar o caminho no labirinto e comer, ou errar e passar fome. A aplicação do conceito de APO tende a exigir muito de cada indivíduo, levando à hostilidades, irritações, individualismo e falta de cooperação. Necessidade de um clima de elevada confiança entre os agentes, exigindo comprometimento da alta administração e metas passíveis de serem verificadas. Processo de melhoria contínua da produção, visando o atendimento das exigências e necessidades do cliente em cinco dimensões 1. Qualidade intrínseca do produto ou serviço; 2. Custo ou preço; 3. Atendimento ou prazo; 4. Moral ou ética; 5. Segurança do cliente e das pessoas da organização. Principais desenvolvedores dos conceitos e métodos: Walter A. Shewhart, William Edwards Deming, Joseph M. Juran, Kaoru Ishikawa Baseada, entre outras ações, na: Utilização do conhecimento dos funcionários na identificação e solução de problemas Comunicação e participação intensa dos trabalhadores Treinamento intensivo e no trabalho Não aceitação de erros Itens de controle: índices estabelecidos sobre os efeitos de cada processo Itens de verificação: Índices estabelecidos sobre as principais causas que afetam um item de controle Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) Fonte: Wikipédia (tradução nossa) Autor: FabianLange M É T O D O D E C O N T R O L E D E P R O C E S S O Plan Do Check Act META E MÉTODOS TREINAR, EDUCAR E EXECUTAR VERIFICAR OS RESULTADOS ATUAR CORRETIVAMENTE Projeto: “Processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.” NBR 10006 “Um empreendimento temporário, com objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único.” Guia PMBOK - PMI 2004. Características de um projeto: objetivo definido que pode ser medido física ou financeiramente; tempo limitado; pode originar algo novo ou melhorar algo existente; requer uma equipe multidisciplinar. Ciclo de vida do Projeto: Fase conceitual: engloba atividades que vão desde o início do projeto até sua aprovação. Fase de Planejamento e Organização: projeto é planejado e organizado com os detalhes necessários para a sua execução e controle Fase de Implementação: desenvolvimento do trabalho proposto até se atingir o objetivo, compreendendo a execução e controle Fase de encerramento: se efetiva com a transferência dos resultados, aceitação do cliente e avaliação geral do projeto. Balanceamento entre: Escopo, tempo, custo e qualidade; Stakeholders com diferentes necessidades e expectativas; Requisitos identificados (necessidades) e requisitos não identificados (expectativas). Conta, basicamente, com oito processos de gerenciamento específicos, porém integrados: Integração: garantir que os vários elementos do projeto estejam coordenados e integrados. Escopo:garantir que o projeto inclua todo o e somente o trabalho necessário. Tempo: garantir que o projeto termine dentro do prazo previsto. Custos: garantir que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. Qualidade: garantir que o projeto esteja em conformidade com a sua proposta estabelecida. Recursos humanos: garantir o uso mais efetivo do pessoal envolvido. Inclui os stakeholders do projeto. Comunicações: garantir o fluxo e disseminação adequada das informações relativas ao projeto. Riscos: planejar, monitorar e mitigar os riscos do projeto. Aquisições: compra de produtos e serviços de fora da organização executora do projeto. Organização Funcional Projetos são conduzidos por equipes de cada departamento; Pessoal agrupado por especialidade e há hierarquia funcional; Organização por Projeto Estrutura organizacional quase exclusiva de projetos; Os membros da equipe interagem entre si; Projetos são conduzidos por gerentes de projeto com dedicação em tempo integral; Possuem departamentos administrativos que oferecem suporte. Organização Matricial Estrutura mista: funcional e projeto: ▪ Matriz leve: gerente como facilitador e com pouca autoridade sobre as atividades do projeto ▪ Matriz balanceada: atuação formal de um gerente de projetos, mas ainda há uma hierarquia funcional. ▪ Matriz forte: gerente e equipe de projetos com dedicação em tempo integral. Project Management Office (PMO): local central para conduzir, planejar, organizar controlar e finalizar as atividades do projeto, podendo variar desde uma assessoria até uma estrutura gerencial completa. Desenvolvido por Kaplan e Norton em 1992, visando captar toda a complexidade da performance na organização. Abrange a composição e a vi-sualização de medidas de desempenho que reflitam a estratégia de negócios da empresa em 4 esferas: Perspectiva financeira: avaliação se a estratégia da empresa está contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros em duas linhas: crescimento da receita e produtividade. Perspectiva do cliente: vínculo com definições quanto ao mercado e segmentos nos quais a organização deseja competir. Tem o objetivo de monitorar como a empresa entrega real valor ao cliente. Perspectiva dos processos internos: parte da identificação, pela organização, de seus processos críticos para a re-alização dos objetivos das duas perspectivas anteriores. Perspectiva do aprendizado e do crescimento: a organização deve ter capacidade de aprender, usando meios como investimentos em equipamentos; pesquisa; criação de novos produtos, sistemas e procedimentos; e pelo desenvolvimento dos seus re-cursos humanos. Fonte: Wikipédia Autor: Arnaldo Rabelo São necessários 4 processos ge-renciais iterativos para a implementação do BSC: Tradução da visão: construção de consenso sobre a visão e estratégia da organização, que devem ser traduzidas em termos operacionais. Comunicação e ligação: disseminação da estratégia no vertical e horizontalmente dentro da estrutura da organização. Planejamento do negócio: definição de prioridades e alocação de recursos de acordo com as metas estratégicas Feedback e aprendizado: processo que confere à organização a capacidade de aprendizado estratégico contínuo Exigência do comprometimento total da gerência. Indicadores claramente definidos. Atribuição gradual dos scorecards da empresa de modo a ajustar os objetivos e necessidades em todos os setores. Aplicação de melhoria contínua. Sistema e tecnologia são importantes, mas devem vir após a finalização do trabalho estratégico inicial de determinação de objetivos, medidas, metas, iniciativas e scorecards de toda empresa. Incentivo à união dos objetivos e medidas indi-viduais às metas de longo prazo da empresa. Compreensão de que o BSC trata-se de um projeto de mudanças estratégicas e não apenas um desenvolvimento de métricas e estabelecimento de metas
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