TÉCNICAS SECRETARIAIS GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVÍSTICA

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Questão 1/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
Pensando no contexto das informações para a gestão contemporânea, leia e analise as afirmativas a seguir:
I. A informação é um recurso que ocupa cada vez mais espaço no pensamento estratégico das organizações.
 
Porque
 II. A utilização correta da informação no contexto organizacional pode proporcionar às empresas vantagens competitivas frente aos seus concorrentes.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 0.0
	
	A
	A afirmativa I é verdadeira e a afirmativa II é falsa.
	
	B
	A afirmativa II é verdadeira e a afirmativa I é falsa.
	
	C
	As duas afirmativas são verdadeiras, mas contraditórias.
	
	D
	As duas afirmativas são verdadeiras e a segunda complementa a primeira.
A informação é um dos elementos centrais na economia contemporânea global. Por meio das informações é possível gerenciar as empresas de forma mais efetiva com base em conjuntos de informações relevantes que podem auxiliar na aquisição de vantagens competitivas frente aos concorrentes, ou mesmo aprimorar os resultados econômicos e administrativos. (Rota 1).
	
	E
	As duas afirmativas são falsas.
Questão 2/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
Ao método que é capaz de converter informações em voz, texto ou imagem para o formato digital damos o nome de:
Nota: 0.0
	
	A
	Gestão da Informação;
	
	B
	Digitalização de Documentos;
	
	C
	Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 190), “GED é o sistema que converte informações em voz, texto ou imagem para o formato digital. Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações”.
	
	D
	Organização de Arquivos;
	
	E
	Classificação de Documentos.
Questão 3/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
A disciplina que tem por objetivo gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos é:
Nota: 0.0
	
	A
	Ciência da Informação;
	
	B
	Gestão da Informação;
	
	C
	Diplomática;
	
	D
	Assessoria;
	
	E
	Arquivística;
Conforme apontado por Moraes e Oliveira (2015. P. 116), “também chamada de arquivologia, a arquivística é a ciência e disciplina que tem por objetivo gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos”.
Questão 4/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
Com relação ao processo de tomada de decisão, leia e analise as afirmativas a seguir, assinalando V para Verdadeiro e F para Falso.
 
(  ) As decisões adequadas são aquelas que reduzem o grau de incerteza relacionado com alguma situação do cotidiano organizacional.
(  ) Dentro das organizações, os processos decisórios ocorrem apenas no nível estratégico, onde há um maior volume de demandas relevantes.
(  ) Todos dentro de uma organização tomam decisões, independentemente do tipo e da situação, pois todos possuem tarefas e responsabilidades.
(  ) Para que o processo decisório seja adequado, é preciso conhecer bem a situação, além de selecionar a alternativa mais adequadas para cada momento.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 0.0
	
	A
	V; V; V; F;
	
	B
	V; F; V; V;
  processo decisório é uma das tarefas mais importantes dentro das empresas. Além disso, as decisões, quando adequadas, podem reduzir riscos e incertezas sobre a empresa. Outro ponto a ser considerado é que todos dentro de uma empresa tomam decisões diariamente, independentemente do nível hierárquico onde se encontram, pois todos os níveis de uma empresas possuem demandas e realizam processos decisórios. Para tanto, é preciso conhecer bem a situação e entender as variáveis que envolvem o problema para encontrar as alternativas mais adequadas para cada momento. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 52-53).
	
	C
	V; F; F; V;
	
	D
	F; F; V; V;
	
	E
	F; V; V; V;
Questão 5/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
Quando falamos em processos decisórios, logo pensamos em analisar uma situação e decidir pela melhor alternativa. Para isso, é preciso ter informações de qualidade e conhecer a situação como um todo. Neste contexto, leia e analise as afirmativas a seguir:
I. O processo decisório é uma das atividades mais complexas dentro do contexto organizacional.
II. Nos processos decisórios, a informação deve chegar no momento certo a quem precisa delas.
III. É recomendado que o processo decisório seja realizado por apenas uma pessoa para evitar conflitos de ideias.
IV. Dentro das empresas as informações sempre estão concentradas em um único lugar de fácil acesso.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 0.0
	
	A
	Apenas as afirmativas I e II estão corretas;
Sabendo que o processo decisório é uma atividade complexa e fundamental para as empresas, recomenda-se que sejam utilizados dados e informações de qualidade, além de o processo ser realizado por mais de uma pessoa, uma vez que os indivíduos possuem racionalidade limitada e não conseguem analisar toda a situação. Além disso, dentro das empresas dificilmente as informações estarão centralizadas em um único lugar de fácil acesso, por isso da necessidade de identificar o problema, buscar informações de qualidade e, posteriormente, encontrar a solução mais adequada. (AULA 2, Temas 1, 2 e 3).
	
	B
	Apenas as afirmativas I e III estão corretas;
	
	C
	Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas;
	
	D
	Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas;
	
	E
	Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
Questão 6/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
Ao conjunto de “comportamentos, habilidades e ações que envolvem o acesso e o uso de informações de forma inteligente, tendo em vista a necessidade da construção do conhecimento e a intervenção na realidade social” damos o nome de:
Nota: 0.0
	
	A
	Competência Informacional;
Conforme visto no Tema 5 da Aula 5, “a competência informacional pode ser vista como um conjunto de comportamentos, habilidades e ações que envolvem o acesso e o uso de informações de forma inteligente, tendo em vista a necessidade da construção do conhecimento e a intervenção na realidade social” (BASSETO, 2013, p. 61).
	
	B
	Inteligência Emocional;
	
	C
	Gestão Secretarial;
	
	D
	Gestão da Informação;
	
	E
	Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Questão 7/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
Os/as profissionais de secretariado, em função da extensão de sua atuação, conhecem e transitam por todas as esferas de uma organização. Neste sentido, devem conhecer toda a estrutura organizacional das empresas ondem atuam. Com base nestes apontamentos, leia e analise as afirmativas a seguir, marcando V para Verdadeiro e F para Falso.
 
(  ) A estrutura organizacional está relacionada com as divisões hierárquicas existentes dentro de uma empresa, mas não se restringe a isso.
(  ) A cultura organizacional afeta a forma como os indivíduos se comportam dentro de uma empresa.
(  ) Os/as profissionais de secretariado atuam apenas na assessoria da linha estratégica dentro das empresas.
(  ) As normas dentro de uma organização podem ser explícitas e implícitas, e ambas ajudam a compor o que se percebe pela estrutura organizacional.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 0.0
	
	A
	V; V; V; F;
	
	B
	V; V; F; V;
: “Conhecer a estrutura de uma organização e compreender seu funcionamento é fundamental para qualquer profissional nos dias atuais”. “A estrutura organizacional está relacionada com as divisões hierárquicas existentes dentro de uma empresa, mas não se restringe a isso. É preciso também considerar como, dentro da organização, as pessoas, processos, setores e tecnologias estão distribuídos e organizados, bem como entender como as questões relacionadas com a cultura organizacional afetam a organizaçãohierárquica e funcional”. E com relação aos/às profissionais de secretariado, estes/as podem atuar em todas as linhas de uma empresa, assessorando setores e/ou pessoas. Geralmente atuam entre a linha média e a linha estratégica (AULA 3, Tema 2; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 78).
	
	C
	F; F; V; V;
	
	D
	F; V; V; V;
	
	E
	V; F; V; F.
Questão 8/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
Com relação ao GED, no princípio esta tecnologia enfatizava basicamente:
Nota: 0.0
	
	A
	A classificação;
	
	B
	A organização;
	
	C
	O registro;
	
	D
	O Protocolo;
	
	E
	A digitalização.
Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 191), “no princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento produzido em papel, por meio de um escâner”.
Questão 9/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
É comum ouvirmos expressões como: “o ambiente da maioria das empresas é complexo”; “o ambiente das empresas é dinâmico”; ou “o ambiente das empresas é cada vez mais competitivo”. Desta forma, e a partir dos conteúdos vistos em aula, leia as afirmativas a seguir, relacionadas com os ambientes organizacionais, e analise-as:
I. As organizações, de modo geral, são formadas pelos ambientes interno e externo.
II. Apenas o ambiente externo pode influenciar nos resultados e ações das empresas contemporâneas.
III. É da sociedade, entendida como comunidade, que a organização se forma quanto aos seus aspectos humanos.
IV. Nenhuma organização é auto-suficiente ao ponto não precisar de outras organizações ou da sociedade de modo geral para sobreviver.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 0.0
	
	A
	Apenas as afirmativas I e II estão corretas;
	
	B
	Apenas as afirmativas I e III estão corretas;
	
	C
	Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas;
	
	D
	Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas;
O ambiente empresarial das empresas é composto por ambientes interno e externo. Do ambiente externo são importados os mais variados recursos necessários ao funcionamento das organizações. E no ambiente interno estes recursos são transformados. Desta forma, ambos os ambientes influenciam nas decisões e ações das empresas, de forma que não se pode negligenciar nem um e nem o outro. Ainda, conforme visto em aula, as organizações dependem umas das outras para sobreviver e operar. (AULA 3, Tema 3; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 84-85).
	
	E
	Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
Questão 10/10 - Técnicas Secretariais: Gestão de Documentos e Arquivística
Pensando na organização enquanto um sistema é importante ter em mente a definição de sistemas, bem como conhecer a sua estrutura básica. Neste contexto, assinale a alternativa que apresenta corretamente a estrutura básica de um sistema.
Nota: 0.0
	
	A
	Entrada; Processamento; Saída; Feedback / Retroalimentação;
A estrutura básica de um sistema é composta por Entrada (de recursos), Processamento, Saída (de recursos, produtos/serviços, ou outros elementos) e Feedback, ou Retroalimentação. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 27-28).
	
	B
	Emissor; Mensagem; Canal; Receptor; Feedback;
	
	C
	Entrada; Recursos; Informação; Pessoas;
	
	D
	Entrada; Saída; Feedback; Informação;
	
	E
	Emissor; Informação; Conhecimento; Feedback.