Gestão de Escritórios de advocacia fev 2017 aula3

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Gestão de Escritórios 
de Advocacia
Advogada, inscrita na OAB/PR sob o número 25.690, sócia fundadora da RADAR – Gestão para Advogados. Consultora
especialista em Planejamento e gestão de Serviços Jurídicos. Mais de 15 anos de experiência na gestão de escritórios de
advocacia, implantação de Controladorias Jurídicas, estruturação do Setor Técnico Jurídico e da Produção Jurídica, Qualidade
(inclusive ISO 9001) e Organização e Métodos na Advocacia. Membro da Comissão de Inovação e Gestão da OAB/PR e
autora do livro “Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos (Juruá, 2014).
Contatos: (41) 99975-1951 e sa@radardagestao.com.br
Facebook: Radar – Gestão para Advogados
Ministrante
Samantha Albini
O que é ADVOGAR hoje
Segundo os gestores dos maiores e mais admirados escritórios de 
advocacia do Brasil.
POSICIONAR-SE no mercado
Fazer um PLANO DE NEGÓCIOS
Criar um PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Aplicar FERRAMENTAS DE GESTÃO
Realizar a GESTÃO UNIFICADA dos processos
Investir em TECNOLOGIA e em PESSOAS
Primar pela QUALIDADE NO ATENDIMENTO
Inovar Sempre!
Sair da zona de conforto!
7 Grandes Lições
Aplicar FERRAMENTAS de gestão
Software de Gestão
É extremamente importante para a organização e integração dos dados do escritório.
Ele deve ser usado ao máximo, explorando-se todos os aplicativos e funcionalidades.
Gerencia não somente os processos e atividades consultivas,
mas as agendas, os clientes, os colaboradores, fornecedores
e o financeiro.
Integra todas as as informações dos clientes, processuais, financeiras, datas de 
lançamentos, etc.
Possibilita a geração de DIVERSOS relatórios (análise de resultado).
Dá visão sistêmica do negócio.
Nos dá mais tempo e qualidade de trabalho.
Na execução e acompanhamento dos SERVIÇOS JURÍDICOS, devemos 
utilizar a ferramenta adequada para nosso objetivo que deve ser visto no 
trinômio:
REGISTRO – CONTROLE – ANÁLISE DE RESULTADO
Sendo que essa análise de resultado se dá justamente pela extração dos 
INDICADORES DE DESEMPENHO
Essa ferramenta é o 
Software de Gestão/ERP (Enterprise Resource Planning)
Cadastrar tudo – registrar todo o follow up 
Registrar tudo
Controlar (prazos, etc.)
Gerar os relatórios
Software de Gestão 
Principais Funcionalidades 
Cadastro de Clientes, Fornecedores e Colaboradores
Gestão do consultivo e da pré-contratação
Controle de Processos
Controle Financeiro
Contas a Pagar e Receber
Fluxo de Caixa
Conta Corrente
Controle de Contratos de Honorários
Controle de Custas Processuais
Integração com solicitação de adiantamentos
Integração com pagamentos de terceiros (correspondentes)
Lançamento de horas
Cálculo Judicial
Controle de Agendas
Controle de Cobranças
Emissão de relatórios
Criação de relatórios
Gerador de Documentos
Controle de Depósitos Judiciais
Integração com sites dos tribunais
Gerenciamento Físico de Documentos
Gerenciamento Eletrônico de Documentos 
Gerenciamento de Biblioteca
Importação de publicações
Anexação automática de e-mails
Acesso aos clientes via internet
Business Intelligence (BI)
Robotização
Etc.
Alguns Softwares
CPJ
CPPRO 
Novajus
Lawyer
Integra
AdvWin
Lysis
Projuris
Prawo
Themis
LawOffice
Totvs
Gracco
Tedesco
Projurid
Etc.
Há + de 50 softwares!
Conheça ao menos os mais vendidos e 
peça uma demonstração.
Aspectos a serem considerados na escolha:
1) Preço – deve ser visto como investimento! Mas há diferenças grandes.
2) Atenção ao prazo contratual e condições de manutenção mensal e renovação de contrato.
3) Uso adequado às necessidades de cada escritório
4) Local da base de dados
5) Formas de acesso
6) Acesso pelo cliente
7) Formas e custo de Back up
8) Migração e parametrização
9) Possibilidade de restrição/permissão de usos
10) GED – cópia integral dos autos e por evento / fácil localização
11) Integração de dados – com tribunais = push
12) Importação de publicações
13) Relatórios – possibilidade de criação / personalização
Entre vários outros aspectos.
Preparação para o uso
NÃO BASTA ADQUIRIR E USAR!
-Configurar: Administrador e usuários
-Parametrizar: Conforme cada escritório - TABELAS
-Padronizar: Inserções 
-Controlar: Fazer com que todos usem. Manter completo e atualizado.
ESTES SÃO DESAFIOS PARA O CONTROLLER JURÍDICO!
Fonte: Revista Advogados 
Mercado & Negócios – 1º 
bimestre 2011
“Precisamos da eficiência 
necessária que nos deixe livres 
para outras atividades e, 
principalmente, para que 
tenhamos o controle do 
escritório. 
Os programas de gestão do 
escritório (...) não se preocupam 
apenas com os processos, mas 
com outras áreas, como o 
financeiro, a biblioteca, etc. (...) 
Em primeiro lugar, é preciso 
saber que para quem não tem 
nada, qualquer um já ajuda.”
“Existe um software jurídico ideal? Quando fazem esta pergunta, 
todos se questionam o mesmo: querem um software completo, 
que faça mais do que controlar processos, que organize o 
escritório, faça gestão, esteja totalmente preparado para o 
processo eletrônico, enfim, que salve o escritório do caos. 
Ledo engano. 
Antes de qualquer software poder auxiliar o seu escritório em 
soluções de gestão, há a necessidade de gestão do seu negócio.”
Fonte: Por Gustavo Rocha 
site Consultor Jurídico, 
22.02.2011
A adequada distribuição de funções 
é fundamental para a gestão da produção jurídica, 
uma vez que dela decorre a efetivação das 
atribuições e responsabilidades relacionadas aos 
procedimentos de trabalho.
Para distribuir as funções de forma adequada devemos 
definir os setores, de acordo com as funções exercidas. 
Além disso, precisamos estabelecer os níveis hierárquicos
necessários para que haja a correta definição de 
responsabilidades e autonomias. 
Por fim, realizar a devida correlação entre eles.
Ideia = colaboradores
(47) 3026 4950
sustentare.net
ORGANOGRAMA
O organograma é a representação gráfica da 
estrutura organizacional de uma empresa,que 
mostra a distribuição das funções em níveis 
horizontais (hierárquicos) e em setores 
verticais (departamentos) e as principais 
relações entre eles.
(47) 3026 4950
sustentare.net
As principais funções de um organograma são:
identificar as relações de trabalho
possibilitar análise sobre a distribuição de 
funções na organização
analisar a necessidade de criação de níveis 
horizontais (hierarquias) ou de 
departamentos (setores horizontais)
analisar relações entre funções
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sustentare.net
Estratégico
Gerencial ou de 
Departamentalização
Operacional
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sustentare.net
Jurídico
• Advogados
• Estagiários
Administrativo
• Funcionários
Financeiro
• Funcionários
Jurídico
• Advogados
• Estagiários
Administrativo-
Financeiro
• Funcionários
OU
ESTRUTURA 
USUAL DOS 
ESCRITÓRIOS
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sustentare.net
Sócios 
Majoritários
Áreas 
(matérias)
Advogados Estagiários
Administrativo-
Financeiro
Suporte
Organograma usual dos Escritórios
A Gestão da Produção usual nos escritórios
É realizada de forma descentralizada, sem um setor 
especializado nela.
Os advogados fazem uma parte, os estagiários outra, por vezes a 
secretária auxilia, e assim por diante.
Problemas:
Falta de planejamento
Falhas na execução = procedimentos inseguros
Falta de padronização
Uso de mão-de-obra cara desnecessariamente – pessoas realizando 
tarefas que julgam secundárias ou menos importantes ou a contragosto
Retrabalho – nas suas mais diversas formas
Omissões
Falta de pessoas especializadas na gestão, etc.
A solução é centralizar a gestão,criando um setor especializado nela, 
A Controladoria Jurídica, 
para ser responsável por todo o suporte ao jurídico, ou 
“tarefas administrativas”, e também para passar a 
realizar 
a análise de resultados da produção jurídica.
UNIFICAR 
a gestão dos serviços
Sócios do 
Escritório
Administrativo-
Financeiro
Técnico 
(ou Jurídico)
Controladoria 
Jurídica
Sócios do 
Escritório
Administrativo-
Financeiro
Técnico 
(ou Jurídico)
Controladoria 
Jurídica
Suporte ao setor 
Técnico
+
Análise de 
Resultado da 
Produção Jurídica
Conselho de 
Sócios
Administrativo-
Financeiro
Técnico 
(ou Jurídico)
Controladoria 
Jurídica
•Financeiro
•Recepção/Telefonia/
Secretariado
•Compras e Almoxarifado
•Manutenção
•RH/Gestão de Pessoas
•Logística
•Office/Moto Boy
•Copa e Limpeza
•TI Etc.
•Atendimento técnico 
ao cliente
•Peticionamento
•Atuação consultiva
•Audiências
•Sustentações orais
Etc.
•Cadastros
•Publicações e agendamentos
•Controles de prazos, aud.,etc.
•Distribuições e protocolos
•Diligências e guias de custas
•Gestão de correspondentes
•Digitalizações e arquivo físico
•Acompanhamento processual
•Relatórios para clientes
•Relatórios internos Etc.
Funções da CJ 
23
Nível Operacional
Nível Gerencial ou de 
Departamentalização
Nível Estratégico Conselho de Sócios
Administrativo-
Financeiro
Gerente Adm-Financ.
Funcionários e 
estagiários 
administrativos e 
financeiros
Técnico
(ou Jurídico)
Gerente Jurídico
Advogados,
Assistentes Jurídicos,
Estagiários
Controladoria Jurídica
Controller Jurídico
Funcionários
+ Estagiários
Organograma Ideal
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O Organograma ideal
A Distribuição de Funções entre os Sócios
Relações Públicas
• Institucional
• Relacionamento 
com clientes
Responsabilidade 
Técnica
• Jurídico
• Controladoria 
Jurídica
Gestão
• Administrativo
• Financeiro
A Controladoria Jurídica
Atua também: 
 NA GUARDA DO SOFTWARE DE GESTÃO DO ESCRITÓRIO
NA ORIENTAÇÃO OU NA CRIAÇÃO DAS POLÍTICAS, REGRAS E 
PROCEDIMENTOS
NA FISCALIZAÇÃO DO CUMPRIMENTO DOS MESMOS
NA MANUTENÇÃO DA PADRONIZAÇÃO
ETC.
A Controladoria Jurídica
Funções detalhadas – exemplos:
- Eleger o software de gestão para o escritório
- Selecionar e treinar os colaboradores da Controladoria (funcionários e estagiários)
- Parametrizar o software de gestão
- Realizar migração do software de gestão 
- Cadastrar e controlar o cadastro dos clientes
- Cadastrar e controlar os processos
- Controlar os atendimentos e atividades consultivas
- Traçar estratégias de acompanhamento de processos com setor técnico
- Gerir o PUSH (captura de andamentos da internet)
- Gerir a importação de publicação ou lançar todas as publicações (processos físicos)
- Controlar e planejar as intimações dos processos eletrônicos 
- Lançar os prazos e providências (diligências) no software de gestão
- Controlar os prazos 
-Lançar audiências e sustentações no software de gestão
-Controlar as audiências e sustentações orais ...
A Controladoria Jurídica
Funções detalhadas - exemplos
-Diligenciar junto aos diversos órgãos do Poder Judiciário e administrativos (cargas, 
fotocópias, certições, digitalizações, etc.)
-Elaborar guias de custas
-Lançar providências internas como data para ajuizamento de inicial
-Gerir escritórios correspondentes e empresas de logística
-Solicitar, cobrar e receber documentos de clientes
-Protocolar todas as petições (processos físicos e eletrônicos)
-Conferir todos os protocolos
-Realizar todas as digitalizações e fotocópias
-Abrir pastas físicas
-Controlar o arquivo físico – cargas e descargas e transferências de pastas – envio ao morto, 
descarte do morto, etc.
-Gerir o GED do software de gestão
- Fazer todos os acompanhamentos processuais (e administrativos)
A Controladoria Jurídica
Funções detalhadas - exemplos
-Fiscalizar cumprimento de todas as agendas dos colaboradores do escritório;
- Atendimento a clientes em questões não técnicas. Ex.: recebimento e entrega de 
documentos;
-Parametrizar novos relatórios para clientes
- Gerar relatórios para os clientes
-Criar relatórios de análise de resultados da produção jurídica
-Gerar mensalmente os relatórios de análise de resultado da produção jurídica e elaborar 
cruzamento de dados, gráficos, etc, apresentando-os aos sócios, com conclusões.
- Criar novos relatórios, sempre aprimorando a análise de resultados
Etc.
É FUNDAMENTAL que se compreenda que a Controladoria Jurídica pode e deve assumir 
TODAS as funções de suporte, que não exijam o conhecimento técnico do cliente ou da 
causa, nem o contato próximo ao cliente (contato advogado-cliente).
Composição tradicional
 01 Controller Jurídico – advogado (a) 
 01 Assistente (Assistente Administrativo)
Estagiários (de Direito) de 1º a 6º período
 Funcionários (Auxiliares Administrativos)
Composição inicial possível
 01 Controller Jurídico – advogado (a) 
 01 ou 02 Estagiários (de Direito)
Composição alternativa em casos excepcionais
 01 Controller Jurídico – aluno avançado ou bacharel de 
Direito 
 01 ou 02 Estagiários (de Direito)
Composição
Controller
Jurídico
Aux. Adm. (s) Estagiário (s)
Assistente
Organograma da Controladoria Jurídica
A Controladoria Jurídica
O número de colaboradores em uma Controladoria Jurídica depende de diversos 
fatores, entre eles:
 Tipo de atuação (consultiva e/ou contenciosa) e percentual
Volume de clientes e tipos (pessoas físicas, jurídicas, massa)
Área de atuação do escritório
Tipos de processo (físicos x virtuais) – e percentual
Tipos de processo quanto a ritos, locais de tramitação, etc.
Estratégias do escritório (sobre prazos, peticionamentos, acompanhamentos, etc)
Quantidade de prazos
Quantidade de audiências
Necessidades dos clientes tais como alimentação de sistemas e elaboração de 
relatórios.
 etc.
Por isso, é difícil indicar uma quantidade específica, sendo necessária análise do 
escritório e seus diversos aspectos, procedimentos e peculiaridades de trabalho, para 
poder indicar com mais precisão.
A Controladoria Jurídica
Mas, a Controladoria Jurídica pode começar 
com apenas um componente:
O Controller Jurídico.
Ele será responsável pelos passos seguintes à 
implantação da Controladoria, juntamente com o (s) 
sócio (s) relacionados que deverá (ão) fazer 
acompanhamento diário ou no máximo semanal, de 
todas as etapas e eventos, de forma muito próxima ao 
Controller.
-advogado (a)
- experiência
-conhecimento avançado no software de gestão
-conhecimento avançado em sites de processo eletrônico
-conhecimento intermediário em excel
-disposição para deixar de atuar tecnicamente
-vocação para gestão
-visão sistêmica
-iniciativa
-proatividade
-organização
-responsabilidade e autonomia
-maturidade profissional
-capacidade de liderar equipe
-boa interlocução com demais departamentos
Perfil do Controller Jurídico
A Controladoria Jurídica
Quando implantar?
A qualquer momento
Para que tamanho de escritório?
Todos
A Controladoria Jurídica
vantagens
Ganho Geral de Produtividade (qualidade-segurança-agilidade),
pois trabalha-se com o critério de especialização, ou seja, concentra-se 
as atividades técnicas sob os cuidados do setor especializado e cria-se 
outro setor especializado na gestão jurídica.
Cases: aumento entre 100% e 300% da capacidade 
produtiva de cada advogado ou do setor técnico 
como um todo.
A Controladoria Jurídica
vantagens
Produtividade
Qualidade
Segurança
Agilidade
> Grupos de estudos, pós graduações, 
outras atividades
Técnico
mais motivação e envolvimento nosetor técnico
A Controladoria Jurídica
vantagens
- Gestão mais eficaz dos processos
- Garantia de elementos de controle/conferência dos atos (diferente de 
retrabalho)
- Eliminar retrabalho
- Garantir localização, integridade e acessibilidade às informações
- Garantir fluxo ágil e seguro dos documentos
- Garantir eficaz digitalização e salvamento dos documentos
- Garantir eficaz eliminação dos documentos
- Conceder aos advogados e estagiários do Jurídico mais tempo, foco e 
qualidade para realização do trabalho técnico propriamente dito
...
A Controladoria Jurídica
vantagens
- Melhores resultados tanto na Gestão quanto na área Técnica
- Redução de custos
- Mais segurança no acompanhamento dos processos
- Minimizar riscos de falhas, perdas de prazos, perdas de audiências, extravio de 
documentos, etc.
- Maiores lucros
Etc.
INOVAR 
sempre
ZONA DE CONFORTO É ZONA DE PERIGO!
Tarefa de Casa
-Elaboração do Organograma do seu escritório
(atual e ideal).
-É possível implantar a Controladoria Jurídica?
(ou pelo menos ter uma pessoa para a função)