A Organização x Projetos

Esta é uma pré-visualização de arquivo. Entre para ver o arquivo original

2. A Organização e a 
Interação com Projetos 
 
Texto-2 
 
Profº Braulio 
braulio@brilho.adm.br 
bsantos@catolica-es.edu.br 
 
9.9972-6202 
A organização é uma entidade que tem 
funções e estrutura administrativa 
próprias, uma finalidade bem 
definida e objetivos a alcançar. 
◦ Estrutura 
 Administração 
 Departamentos 
 Sessões 
◦ Funcionamento 
 Atribuições 
 Responsabilidades 
A estrutura de uma organização pode 
ser definida como o resultado de um 
processo através do qual a autoridade 
é distribuída, as atividades são 
especificadas e um sistema de 
comunicações delineado permitindo 
que as pessoas realizem as atividades 
e exerçam a autoridade que lhes 
compete para atingir dos objetivos 
organizacionais . 
assumir o controle 
sobre o destino 
enxergar as 
oportunidades 
transformar 
ameaças em 
oportunidades 
definir novos 
rumos p/ 
organização 
mobilizar 
recursos para 
objetivo comum 
promover a 
mudança 
vender idéias 
A organização hoje e como deseja a organização no futuro 
A organização “lutando” com o cenário atual 
PROJETOS E PLANOS DE AÇÃO 
As devidas providências internas devem se antecipar e prever as mudanças; 
porém, caso isso não ocorra, devem servir para, pelo menos, minimizar os 
impactos adversos, ou seja, monitorar para aproveitar melhor as oportunidades 
do mercado e controlar as ameaças provindas dele, tornando-se objeto de estudo 
do gerenciamento estratégico. 
WHAT – O QUE SERÁ FEITO (ETAPAS) 
WHY – POR QUE SERÁ FEITO (JUSTIFICATIVA) 
WHERE – ONDE SERÁ FEITO (LOCAL) 
WHEN – QUANDO SERÁ FEITO (TEMPO) 
WHO – POR QUEM SERÁ FEITO (RESPONSABILIDADE) 
HOW – COMO SERÁ FEITO (MÉTODO) 
HOW MUCH – QUANTO CUSTARÁ FAZER (CUSTO) 
 Organização deve ... 
◦ Hospedar os projetos 
◦ Supervisionar 
 Compatibilizar as necessidades dos projetos 
 Priorizar estas necessidades 
◦ Fornecer insumos 
 Recursos 
 Serviços 
 
 Obs: os projetos não têm personalidade jurídica... 
 
Normalmente, os projetos são criados em decorrência de uma 
necessidade da empresa em minimizar suas deficiências ou em 
aproveitar suas eficiências. 
 
Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus 
processos estiverem mapeados com objetividade, visando 
atender aos requisitos de seus clientes, independente do 
modelo organizacional que estiver adotando. 
De acordo com o PMBOK temos, basicamente, três tipos 
de estruturas organizacionais dentro de uma empresa: 
 a funcional, 
a matricial e 
por projetos. 
 
A maioria das empresas adotam ainda o tipo mais antigo: a 
organização funcional. 
O GUIA Project Management Body of Knowledge PMBOK é um conjunto de práticas na gestão de projetos 
organizado pelo instituto PMI e é considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por 
profissionais da área. 
Estruturas Organizacionais 
I – Departamental (Hierárquica / Funcional) 
 - Organizada em volta das funções primária da empresa 
 - Divisão do trabalho por funções, especializações ou categorias 
 - Autoridade distribuída em níveis hierárquicos 
- por tipo de produto, por clientela, por processo, por região geográfica, por propósito 
Vantagens 
Respeito à cadeia de comando 
Gerenciamento mais fácil 
Desvantagens 
Falta de foco no projeto 
Individualismo no projeto 
Hierárquica / Funcional 
Problema: coordenar projetos multidisciplinares 
Estruturas Organizacionais 
II – Por Projetos 
 - Organizada em volta de um projeto 
 - Projeto é uma nova cadeia na estrutura 
 - Estrutura temporária 
Vantagens 
Foco no projeto 
Gerenciamento mais do projeto 
Desvantagens 
Duplicação de funções e recursos 
Dificuldade de comunicação fora do projeto 
profissionais deixam seus departamentos de origem para se 
dedicarem inteiramente a um projeto, sob a chefia de um gerente 
de projeto e durante toda sua duração. 
 
Por Projetos 
Estruturas Organizacionais 
III – Matricial 
 - Combina as vantagens de cada forma estrutural 
 - Duplo grau de gerenciamento (depto e projeto) 
 - Múltiplo grau estrutural 
Vantagens 
Melhor alocação de recursos 
Suporte de gerentes funcionais 
Melhor transito de informações 
Desvantagens 
Mais de um superior hierárquico 
Complexidade 
Burocracia na alocação de recursos 
Necessidade de regras bem definidas 
Alta potencialidade de conflitos 
Vantagens: 
Forma efetiva para conseguir resultados em projetos ou problemas complexos. 
Mais fortemente orientada para resultados. 
Maior grau de especialização. 
 
Desvantagens: 
Conflito linha/projeto (duplicidade de autoridade e comando) 
 
Matricial 
Como o próprio nome diz, a organização matricial é um meio-termo entre a 
organização do tipo funcional e projetizada. Podemos dizer que o objetivo de 
estruturas deste tipo é reunir o melhor dos dois mundos. 
portanto... 
•As organizações têm sido estruturadas de acordo com as funções 
exercidas pelos seus respectivos órgãos e do relacionamento 
hierárquico e funcional entre eles. E não de acordo com sua 
estratégia adotadas, o que seria mais correto. 
 
•A estrutura é uma consequência da estratégia. 
 
•Não existe um modelo ideal de estrutura organizacional; o 
importante é que ela funcione de maneira eficaz, atingindo os 
objetivos e cumprindo a missão da organização. 
 
•A estruturação dos serviços de uma organização não implica adotar 
os mesmos critérios de agrupamento de funções para todas as 
unidades. 
 
•A organização mais recomendável para cada organização vai 
depender de sua realidade (interior e exterior). 
 
•A tendência atual são organizações horizontalizadas compostas por 
órgãos temporários. Ex.: força tarefa. 
Interação Projeto / Organização 
A - Planejar e elaborar uma proposta de desenvolvimento (planejamento preliminar) 
 B - Negociar a proposta 
 Se aprovada a proposta, o projeto deve ... 
 C - Realizar um planejamento detalhado 
 D – Obter os recursos 
 E - Executar o projeto 
 F - Concluir o projeto 
 G - Apresentar os resultados obtidos 
Projetos devem ... 
#1 
 
Muitos Projetos x Organização 
◦ Sistema Instável 
 Desvios nos planejamentos 
 Disputa por recursos que se quer Just-in-Time 
 Deficiência no fornecimento... (implementar a verticalização?) 
 Problemas de organização 
 
◦ Combate-se com 
 Comprometimento 
 Planejamento e controle disciplinado 
 Metodologia e Padronização dos procedimentos 
Interação Projeto / Organização 
 Organização x Resolução de problemas em projetos 
Fonte: avanta.com.br 
Os passos 1, 2 e 3 – fase de 
iniciação e do planejamento. 
 
Demais passos estarão contidos 
na Gerência de Projetos em si. 
Passo 1: Identificação do Problema 
 
Quando um problema surge, a tentação é partir logo para 
buscar uma solução. Acontece que nem sempre o problema 
em si está bem definido, e podemos estar gastando recursos 
preciosos resolvendo algo que sequer é o problema em si, e 
somente iremos descobrir isso no final, gerando retrabalho e 
desgaste. 
 
Antes de qualquer outra coisa, preocupe-se em entender qual 
é realmente o problema (já que às vezes estamos observando 
um sintoma, e não o problema em si). 
 
Junte a maior quantidade possível de informações sobre a 
situação, incluindo dados históricos (linha do tempo) e a 
opinião de especialistas. 
Passo 2: Avaliação de Alternativas 
 
Após ter definido claramente qual é o problema e juntado 
informações sobre a situação, fale com os especialistas para 
avaliar as alternativas para resolvê-lo. Isto pode incluir sessões
de brainstorming, estudos específicos e outros métodos para 
conhecer a viabilidade de cada opção (custo, tempo, riscos, 
etc.). 
 
Passo 3: Seleção da Solução 
 
Tendo avaliado as alternativas, e estudado cada uma, é hora 
de escolher. Dependendo do tipo de projeto e da gravidade do 
problema, não será o gerente de projetos quem tomará a 
decisão. 
No entanto, independente disso, sempre será sua 
responsabilidade garantir que o tomador de decisão entenda 
claramente o problema (passo 1) e a viabilidade de cada 
solução proposta (passo 2). 
 
Passo 4: Implementação da Solução 
 
Aqui não há muito que explicar. Escolhida a solução, é hora de 
implementá-la seguindo os processos de gerenciamento de 
projetos que já estão em prática. 
 
 
Passo 5: Garantia da Eficácia 
 
Esta pode ser uma grande armadilha. Às vezes parece que a 
solução, tendo sido implementada, foi suficiente, e podemos 
continuar a “vida como era antes”. No entanto, como gerentes 
de projetos devemos ter a certeza de que a solução foi eficaz 
e de que não são necessárias outras ações para encerrar o 
tema. Esta certeza, além do bom senso do gerente de 
projetos, deve vir acompanhada da opinião de especialistas. 
 
Se a solução não foi eficaz, voltar ao passo 1 ou 2, 
dependendo do caso. 
 
Passo 6: Medidas Preventivas 
 
Ótimo, você resolveu o problema. Então aproveite que passou 
pelo sufoco para implementar ajustes que eliminem ou ao 
menos reduzam o risco de que a situação volte a 
acontecer. Isto pode ser desde um pequeno ajuste em um 
processo interno, até grandes mudanças na forma de trabalho 
da organização e da equipe do projeto. 
 
 
Passo 7: Comunicação dos Stakeholders 
 
Ao final, informe a todos os stakeholders-chave sobre todo o 
processo, como o problema foi resolvido, os impactos sobre o 
projeto e as medidas tomadas para que a situação não 
aconteça novamente. Uma boa opção é fazer um Pró-Memória 
do tema. 
 
A transparência renderá pontos para o gerente de projetos 
como um profissional eficaz, que sabe resolver problemas e 
que não tem medo de expor as dificuldades do projeto. 
 
Por fim, o registro de todas as informações importantes do 
projeto, já que isto lhe será muito útil durante toda a vida do 
projeto, desde garantir que o problema não volte a acontecer. 
 
Exercício #2 
 
Video-resumo: 
2.1 A_hist_ria_do_Gerenciamento_de_Projetos.mp4