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1 2 EGN008 – GESTÃO DE ESTOQUES UNIVERSIDADE DO GRANDE RIO - PROFESSOR JOSÉ DE SOUZA HERDY CSA - ESCOLA DE CIÊNCIAS SOCIAIS E APLICADAS SUMÁRIO 1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ........................................................................ 3 1.1 ÁREAS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ............................................. 4 1.2 RAZÕES PARA MANUTENÇÃO DE ESTOQUES ............................................ 7 2 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS ......................................................................... 10 2.1 ATIVIDADES DE CLASSIFICAÇÃO ............................................................... 11 2.1.1 IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS ............................................................... 13 2.1.2 CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS ................................................................... 15 2.1.2.1 CÓDIGO DE BARRAS ................................................................................... 16 2.1.3 CADASTRAMENTO DE MATERIAL ........................................................... 18 2.1.4 CATALOGAÇÃO DE MATERIAL ................................................................. 19 3 A DINÂMICA DOS ESTOQUES .............................................................................. 19 3.1 GRÁFICO DE ESTOQUE (CURVA DENTE DE SERRA) .......................... 19 3.2 ELEMENTOS DE RESSUPRIMENTO .............................................................. 20 3.3 SISTEMAS DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUES ................................................. 21 4 PRODUZIR X COMPRAR ....................................................................................... 23 4.1 CÁLCULO DO MODELO MAKE OR BUY ...................................................... 25 5 CONTROLE DOS ESTOQUES MÉTODO DE CUSTEIO ....................................... 27 5.1 PEPS (FIFO) = PRIMEIRO A ENTRAR, PRIMEIRO A SAIR (FIRST IN, FIRST OUT) ........................................................................................................................... 28 5.2 UEPS (LIFO) = ÚLTIMO A ENTRAR, PRIMEIRO A SAIR (LAST IN, FIRST OUT) ........................................................................................................................... 28 5.3 CUSTO MÉDIO = MÉDIA ARITMÉTICA PONDERADA .............................. 28 5.4 APLICAÇÃO PRÁTICA ..................................................................................... 29 5.4.1 MÉTODO PEPS ................................................................................................ 29 5.4.2 MÉTODO DO CUSTO MÉDIO ....................................................................... 30 5.5 CONTROLE DE ACURACIDADE DOS ESTOQUES INVENTÁRIO FÍSICO30 6 GIRO E COBERTURA DE ESTOQUES ................................................................... 32 6.1 GIRO DE ESTOQUE ........................................................................................... 32 6.2 COBERTURA DE ESTOQUE ............................................................................ 32 REFERÊNCIAS ............................................................................................................. 33 3 1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS “Dimensionar e controlar os estoques” é um tema importante e preocupante. Descobrir fórmulas para reduzir estoques sem afetar o processo produtivo e sem o crescimento dos custos é um dos maiores desafios que os empresários estão encontrando numa época de escassez de recursos. Devemos analisar todos os fatores envolvidos, juntamente com a definição da política da empresa, e definir o quanto e quando comprar. A Administração de Materiais é um conjunto de atividades interligadas e interdependentes regidas por diretrizes, normas e procedimentos, cuja finalidade é suprir as necessidades de material de uma empresa. O objetivo do gerenciamento de estoques é otimizar o investimento, maximizando o uso eficiente dos meios da empresa e minimizando as necessidades de capital investido. Vital no composto logístico, podendo absorver de 25 a 40% dos custos totais, pois exige investimentos. Uma das principais dificuldades da gestão de estoques é conciliar os diferentes objetivos de cada departamento da empresa sem prejudicar a sua operacionalidade. Essas necessidades de suprimento de materiais deverão obedecer condições técnicas e econômicas adequadas aos objetivos fundamentais de cada empresa. Com adequação desses recursos à realidade operacional, certamente sua otimização renderá maiores lucros face a sua utilização dentro de uma racionalidade gerencial e operacional. A Administração de Material conta com três segmentos básicos que são: Planejamento • Também Conhecido como Gestão de Estoques, é o segmento da Administração de Material que indica o quê, quando e quanto comprar. Compras • É o segmento da Administração de Material que indica onde e como comprar. Armazenamento • É o segmento da administração de material, responsável pelas atividades de movimentação e estocagem dos materiais da empresa. 4 1.1 ÁREAS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Cada uma dessas grandes áreas de abrangência possui suas ramificações que podem ser observadas no organograma a seguir: Planejamento Classificação de Material: É o conjunto de subatividades de identificação, codificação e catalogação de materiais e seus respectivos fabricantes, com o objetivo de caracterizar e individualizar materiais e fabricantes, a fim de divulgá-los seletivamente entre os mais variados usuários do sistema de suprimento de material da empresa. Previsão de Estoques: É o conjunto de atividades que objetiva definir modelos necessários à formação de estoques, através de técnicas estatísticas a fim de estabelecer parâmetros para controle e acompanhamento desses estoques. Refere-se, portanto, ao quando e quanto comprar, para atender às necessidades, nos tempos e nas quantidades requeridas. Controle de Estoques: É um conjunto de atividades responsável pelo registro, atualização e controle dos itens passíveis de estoque na empresa, zelando pela qualidade das informações sobre a movimentação de materiais. O Controle de Estoques é, portanto, a etapa executiva da Gerência de Estoques. Refere-se, também, ao quando e quanto comprar, para atender às necessidades, nos tempos e nas quantidades requeridas, tendo, portanto, como meta principal, essa determinação (quando e quanto comprar) 5 Compras ou Aquisição de Material Cadastro de Fornecedores: É um conjunto de informações referentes a cada firma fornecedora de materiais à empresa, seja ela industrial, comercial, física ou jurídica. Todo fornecedor deve ser qualificado, técnica e/ou comercialmente a fim de que possa trabalhar utilizando-se a trilogia: qualidade, preço e prazo de entrega, sempre de acordo com a conveniência da empresa compradora. Tais qualificações visam garantir, mutuamente, a parceria mercadológica sem, no entanto, dificultar essa parceria. É um tipo de cadastro que refere-se ao onde comprar, uma vez que detém as informações sobre determinado fabricante/fornecedor. Contratação: É a decisão após seleção do fabricante/fornecedor, considerando-se a melhor proposta procurando a obtenção de melhores resultados à empresa compradora. Nessa atividade, a ordem ou autorização da compra deve estar direcionada ao pleno atendimento às necessidades da empresa por meio de condições técnicas e econômicas viáveis. Deve ser observada a legislação vigente e/ou normas e procedimentos definidos pela direção da empresa compradora. Refere- se ao como comprar, ou seja, é a metodologia a ser pré-estabelecida para o perfeito diligenciamento,também conhecido como gerência do contrato, com base em cláusulas contratuais previamente definidas sobre a negociação. Diligenciamento ou Gerência do Contrato: O diligenciamento, também denominado gerência do contrato, é o acompanhamento, passo-a-passo, desde a colocação da compra (autorização/contratação) até o recebimento do material pela empresa compradora. Essa atividade relaciona-se às inspeções, antes, durante e após a fabricação, exigindo- se o cumprimento das cláusulas previamente contratadas. Trata-se de uma atividade fiscalizadora e de suma importância para que a empresa não sofra solução de continuidade por falta de material. Transporte: É a atividade responsável pelas providências necessárias à remessa do material ao local de destino, indicado na ordem de compra. Essa atividade administra os contratos firmados com as empresas transportadoras. Nas ordens de compra devem constar o tipo/modal de transporte (aéreo, rodoviário, ferroviário, etc), bem como a condição de entrega: CIF ou FOB (CIF - transportadora, CIF - empresa compradora, CIF - terceiros, FOB - fornecedor, FOB - porto, FOB - aeroporto, etc). 6 Armazenamento ou Armazenagem Movimentação de Material: É a atividade do segmento de Armazenamento voltada para o Recebimento e a Expedição dos materiais. Representa, portanto, a mudança de posse entre detentores dos materiais. Observa-se, então, que, suas subatividades são o recebimento e a expedição dos materiais. Recebimento de Material: É a subatividade de movimentação de material que trata da recepção, conferência entre o que for solicitado e contratado através de confronto físico do material com o documental. Após conferido o material recebido, este é enviado para a estocagem ou diretamente para o usuário, conforme for definido previamente. Em seguida, a documentação é liberada ao órgão contábil, para o devido pagamento ao fornecedor, conforme definido em cláusula contratual. Deve-se observar os prazos de pagamento para se evitar multas contratuais por atraso de pagamento ao fornecedor. Expedição de Material: É a subatividade de movimentação de material que cuida do envio dos materiais de um local para outro. Nessa subatividade, podem ocorrer expedições para o estoque ou do estoque para outros destinos. É, portanto, uma subatividade que trata do fornecimento ou da transferência de determinado material, conforme o caso. Estocagem de Material: É a atividade do segmento de armazenamento que está diretamente ligada às subatividades de guarda, localização, preservação e segurança dos materiais estocados e sob a responsabilidade do(s) almoxarifado(s) correspondente(s) . Observa-se, então, que suas subatividades são a guarda, a localização, a preservação e a segurança dos materiais estocados. Guarda do Material: É a subatividade de estocagem de material que cuida da proteção do material armazenado sob a responsabilidade do(s) almoxarifado(s) correspondente(s). Localização do Material: É a subatividade de estocagem de material destinada a determinar o local a ser armazenado o material, bem como a manter sistemas que facilitem a sua rápida localização para eventuais fornecimentos aos órgãos requisitantes. Preservação do Material: É a subatividade de estocagem de material que observa normas de movimentação e estocagem com a finalidade de resguardar o material contra avarias ou ocorrências similares. Trata-se, portanto, de subatividade responsável pela manutenção dos materiais estocados em perfeitas condições de utilização. Segurança do Material: É a subatividade de estocagem de material que engloba cuidados contra extravios, avarias, perdas, roubo, incêndio ou furto dos materiais estocados, tendo relação direta com a subatividade de preservação de material. 7 1.2 RAZÕES PARA MANUTENÇÃO DE ESTOQUES As principais razões para manutenção de estoques são as seguintes: Vá além da sala de aula... Aprofunde seus conhecimentos sobre a Administração de Materiais acesse: http://teclog.wordpress.com/2012/05/20/introducao-a- logistica-parte-12-administracao-de-materiais/ ao suprir os PDV’s com quantidades adequadas, ajustando o tempo de reabastecimento em função da demanda. Apoio ao MARKETING e VENDAS ao agir como amortecedores entre oferta e demanda, possibilitando uma produção mais constante, sem oscilação com as flutuações de vendas. Ação REGULADORA do Estoque uma vez que estoques têm custos elevados. Adequar o nível de estoque ideal, ao manter estoque adicional, servindo de segurança contra contingências (greve, incêndio etc.), assegurando fornecimento normal. Garantir a disponibilidade de produtos o que pode gerar redução no custo dos fretes e estes lotes podem ser utilizados para atender demandas imediatas. Compra de grandes lote permitem antecipar compras em função de aumento de preço. Gerenciamento das demandas e análises dos mercados 8 9 10 2 CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS O “primeiro passo” para uma gestão de estoques eficiente é conhecer cada um dos itens que são movimentados, suas particularidades, origem e destino, itens similares, prazos de validade e etc. Em seguida é preciso identificar cada item de maneira única, visando facilitar os controles que serão implementados. Certamente você já deve ter ouvido a seguinte pergunta: quantos SKUs existem em seu estoque? O termo SKU - Stock Keeping Unit, em português Unidade de Manutenção de Estoque, representa a identificação única de um item na gestão de estoque. É o que torna cada item único. Cada item deve receber uma nomenclatura única e específica de acordo com suas características. Esse procedimento facilita as operações de controle e evita confusões entre os itens movimentados. De acordo com o site http://kauplus.uservoice.com acessado em janeiro de 2013, os erros mais comuns na atribuição de SKUs são: Atribuir o mesmo SKU a diferentes modelos de um mesmo produto; Atribuir o mesmo SKU a dois ou mais produtos diferentes; Confundir SKU com código de barras. O SKU será o código de barras de um produto apenas quando o vendedor optar por fazer isto, porém não é um cenário obrigatório. Devemos ressaltar que a identificação de um item quanto à nomenclatura, classificação e codificação pode ser a mesma em diversas regiões diferentes, mas os estoques poderão apresentar particularidades que exigirão modelos de gestão de estoques diferenciados para cada uma das demandas. A base da gestão de estoques é o cadastro de materiais, uma lista contendo descrições de todos os SKUs movimentados e seus respectivos códigos de identificação. 11 A utilização de um cadastro único de materiais para toda a empresa ganhou força com a informatização dos processos por volta da década de 1970, quando muitas empresas passaram a adotar softwares empegados no planejamento e controle da produção e dos estoques. ESTRUTURA BÁSICA DO CADASTRO DE MATERIAIS Figura 1 - Estrutura Básica do Cadastro de Materiais Fonte: ACCIOLY, Felipe et alii - Gestão de Estoques. 1a ed. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2008. 2.1 ATIVIDADES DE CLASSIFICAÇÃO Podemos definir a classificação de materiais como um processo que tem por objetivo reunir os materiais que possuem características comuns em grupos distintos. É possível agrupar os SKUs em alguns grandes grupos, com subgrupos e hierarquias de identificação com mais níveis, facilitando a busca por qualquer item ou grupo de itens. Esse processo de agrupamento pode ser definido por Mestre do Item Informações de Planejamento Código filial/fábrica tempos de reposiçãotempos de transporte Movimentos de Estoque código filial/fábrica data/hora Saldos de Estoque código filial/fábrica local de armazenagem dados do lote Código descrição simplificada especificações técnicas iunidades de medida 12 um termo que a Gestão de Estoques “importou” da biblioteconomia e da ciência da informação: a Taxionomia, que se refere à classificação de níveis de pensamentos e da ordem de aprendizagem. Para Viana (2006) um bom método de classificação deve ter algumas características: ser abrangente, flexível e prático. a) Abrangência: deve tratar de um conjunto de características, em vez de reunir apenas materiais para serem classificados; b) Flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento do estoque; c) Praticidade: a classificação deve ser simples e direta. Existem diversos modelos de classificação o que permite ao gestor de materiais adotar aquele que for mais adequado às necessidades de sua empresa, ou adaptar padrões internacionais já existentes. Vá além da sala de aula... Aprofunde seus conhecimentos sobre a Classificação de Materiais e padrões internacionais: Federal Supply Classification (FSC) Desenvolvido pelo departamento de Defesa dos Estados Unidos é o pioneiro de todos os sistemas de classificação. Acesse: www.dispositionservices.dla.mil/asset/fsclist.html Sistema Harmonizado de Designação e de Codificação (SH) Método internacional de classificação de mercadorias criado para promover o desenvolvimento do comércio internacional. Acesse: http://www.brasilglobalnet.gov.br/NCMP.aspx?formato=2 Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) Sistema de Orientação de Nomenclatura para os Países do Mercosul. Acesse: www4.receita.fazenda.gov.br/simulador/PesquisarNCM.jsp Sismicat Utilizado pelas forças armadas com base no Sistema da OTAN. Acesse: http://www.cecafa.defesa.gov.br United Nations Standard Products and Service Code (UNSPSC) Mantido por um organismo da ONU. Acesse: www.unspsc.org 13 A Classificação pode ser dividida em quatro grupos de atividades: Figura 2 – Atividades da Classificação de Materiais. Vá além da sala de aula... Aprofunde seus conhecimentos sobre a Classificação de Materiais. Acesse: http://oadministradormoderno.blogspot.com.br/2011/11/class ificacao-de-materiais.html Também disponível em PDF no portal. 2.1.1 IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS Para identificar as características, dos itens se faz necessário reunir a maior quantidade possível de informações sobre ele; tais informações podem ser retiradas de catálogos, de listas de peças fornecidas pelos fabricantes, pela simples visualização do material, dentre outras técnicas. O site www.elemaq.com.br acessado em janeiro de 2013 define alguns dos dados a serem considerados na identificação dos itens: Medidas/Dimensões das peças; Voltagem/Amperagem, etc.; Acabamento superficial do material; Tipo de material e a aplicação a que se destina; Normas técnicas; Referências da peça e/ou embalagens; Acondicionamento do material; Cor do material; Identificação dos fabricantes; Classificação de Materiais Identificação Consiste na análise e registo das características físico/químicas e das aplicações de um determinado item em relação aos outros, isto é, estabelece a identidade do material. Codificação Tem como objectivo atribuir um código representativo de modo a que se consiga identificar um item pelo seu número e/ou letras. Cadastramento O objetivo deste é inserir nos registros da empresa todos os dados que identifiquem o material. Catalogação Consiste em ordenar de uma forma lógica todos os dados que dizem respeito aos itens identificados, codificados e cadastrados de forma a facilitar a consulta da informação pelas diversas áreas da empresa. 14 Antes do cadastramento dos itens a empresa precisa definir como esses elementos serão descritos dentro de uma nomenclatura compreensível ao longo da cadeia de suprimentos e que facilite as operações de controle. Nesse ponto é preciso definir um Padrão de Descrição de Material (PDM). Um PDM é um conjunto de regras definidas pela empresa para as informações de identificação dos materiais para evitar erros e duplicidade de cadastro e facilitar a operação dos sistemas de controle. Podemos citar dois métodos eficientes de identificação dos materiais: Um PDM pode conter em seus parâmetros todas ou algumas das seguintes informações: Nome básico do item; Atributo modificador do nome básico; Nome reduzido para constar em certos relatórios inclusive fiscais; Classificação fiscal; Classificação Contábil no Ativo; Unidades de Medida de Compra e de controle de estoque; Especificações técnicas; Referência do fornecedor; Intercambialidade. Vá além da sala de aula... A identificação é uma etapa tão importante que já existem softwares específicos para auxiliar nesses procedimentos. Aprofunde seus conhecimentos sobre os softwares de identificação dos Materiais. Acesse: www.klassmat.com.br ou www.chconsultoria.com.br • Quando se identifica o material pela sua descrição detalhada, procurando-se apresentar todas as características físicas que tornem o item único, independentemente da sua referência ou fabricante. No entanto deve-se evitar, tanto quanto possível, um ligeiro excesso de pormenores descritivos, uma vez que descrições em demasia tornam o cadastro de itens mais volumoso e cansativo de ver. Descritivo • Neste método de identificação atribuímos uma descrição, ou uma nomenclatura apoiada na referência do fabricante. Referencial 15 2.1.2 CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS Este grupo de atividades é responsável por atribuir ao SKU um conjunto de caracteres que permita sua identificação de maneira fácil e rápida. Além de melhorar os fluxos de processamento nos sistemas de controle. A codificação do material veio para facilitar e simplificar as operações dentro das empresas, uma vez que com um único código podem ser identificadas as características do material, bem como todos os registros deste realizados na empresa. O código tornou-se necessário à medida que se ampliaram os universos de SKUs movimentados pelas empresas.. Assim como vários conceitos da Logística, com a informatização dos processos e a evolução dos meios de processamento, a codificação de materiais também passou por um processo de modificações que dividiu os sistemas utilizados em dois grupos: a metodologia de codificação tradicional e a moderna. Dentro da metodologia tradicional segundo Fernandes (1981, p.148) existem três tipos de codificação usados na classificação de material: Sistema Alfabético, Sistema Alfanumérico e Sistema numérico. • Também conhecido como Método Dewey, este processo representa os materiais por meio de letras. Foi muito utilizado na codificação de livros. A sua principal característica é conseguir associar letras com as características do material (Fernandes, 1981, p.148). • Esse sistema aos poucos caiu em desuso pela complexidade de operação e limitações de códigos SISTEMA ALFABÉTICO • É um método que como o próprio nome indica usa letras (sistema alfabético) e números (sistema numérico) para representar um material. Atualmente é um sistema muito utilizado na classificaçãode peças automotivas e na codificação de placas de automóveis. Aos poucos esse sistema também vem caindo em desuso dentro da realidade industrial. SISTEMA ALFA-NUMÉRICO 16 Na metodologia de codificação moderna a técnica de codificação passou a adotar códigos cuja lei de formação não é mais significativa, ou seja, a classificação não é mais parte integrante da codificação. Hoje entende-se que a classificação é para identificar conjuntos de itens e a codificação para identificar um determinado item. Atualmente a prática mais comum envolve determinar códigos numéricos sequenciais que assegurem o processamento das informações de uma quantidade de itens que comporte o ritmo de crescimento da empresa para os próximos anos. Hoje o código dos itens, também chamado de número de estoque, é uma sequencia sem intervalos de algarismos arábicos iniciando em 1. 2.1.2.1 CÓDIGO DE BARRAS O código de barras representa a informação de um material através da alternância de barras e espaços. Este sistema ao poder ser lido através de dispositivos eletrônicos facilita a entrada e saída de dados num sistema de computação. • Este sistema é de todos os métodos de codificação de material, o que tem um uso mais generalizado e ilimitado. Devido à sua forma simples e à facilidade de organização que oferece, este é também o sistema mais usado pelas empresas. Este sistema tem por base a atribuição de números para representar um material. Atualmente diversas empresas utilizam esse método. SISTEMA NUMÉRICO 17 As atribuições do sucesso do código de barras estão distribuídas entre as entidades que colaboraram entre si, sendo: UPC – Código Universal de Produtos UCC – Uniform Code Council EAN – European Article Numbering Association EAN International No Brasil A EAN Brasil– Associação Brasileira de Automação Comercial, atualmente GS1 recebeu a incumbência de administrar Código Nacional de Produtos, Sistema EAN/UCC. Conforme Decreto Lei nº 90595 de 29.11.1984 e da Portaria nº 143 de 12.12.1984 do Ministério da Indústria e Comércio. Em 1986 foi estabelecido um acordo de cooperação entre a EAN Internacional e a UCC – Uniform Code Council Inc., entidade americana que administra o sistema UPC ( Código Universal de Produtos) de numeração e código de barras, utilizado nos Estados Unidos e no Canadá. Esta aliança promoveu uma maior colaboração, intercambio e suporte técnico entre os parceiros comerciais. A GS1 Brasil é responsável pela emissão de números globais de itens comerciais (GTIN) que representam os códigos de Barras utilizados em nosso país e seguem o padrão EAN podendo ser compostos de 14, 13, 12 ou 8 dígitos. A numeração GTIN 13 é utilizada para todos os itens que recebem preços e são comercializados ao longo da cadeia de suprimentos. A Numeração de GTIN 14 é utilizada para unidades logísticas como caixas, contêineres ou fardos. A numeração GTIN 8 é utilizada para unidades de consumo muito pequenas como canetas, por exemplo. ESTRUTURA DE UM CÓDIGO DE BARRAS EAN 13 Figura 3 - Estrutura de um código de barras EAN 13 18 Atualmente existe uma tecnologia mais avançada que o código de barras é a EPC - Código Eletrônico de Produto, que permite a cada item ter o seu próprio número individual codificado em uma etiqueta de radiofrequência (RFID). No sistema EPC os leitores fazem a captura dessa identificação e são capazes de indicar onde o item está e em quais condições, comunicando-se com bancos de dados remotos pela Internet. Com isso, consegue-se a identificação automática e a rastreabilidade de produtos em tempo real. A utilização do novo sistema oferece uma série de benefícios, como a leitura de itens sem a proximidade do leitor, permitindo, por exemplo, a contagem instantânea de estoque; a melhoria das práticas de reabastecimento com eliminação de itens faltantes e/ou com validade vencida; identificação da localização dos itens em processos de recall (busca); a verificação imediata dos produtos nas prateleiras ou no “carrinho” do varejo; e possibilidades sem limites de melhorias e individualização de serviços ao consumidor. Vá além da sala de aula... Aprofunde seus conhecimentos sobre os RFID. Acesse: http://www.youtube.com/watch?v=O0dGr5ZBRhs 2.1.3 CADASTRAMENTO DE MATERIAL Essa etapa é muito simples e consiste no registro das informações coletadas nas fases anteriores em bancos de dados ou sistema de registros através de fichas a fim de garantir um repositório de informações sobre os produtos. 19 Manter tais informações será fundamental para análises futuras e possíveis correções ou mudanças de estratégia. 2.1.4 CATALOGAÇÃO DE MATERIAL Um dos aspectos mais importantes na catalogação de material é usar simplicidade, objetividade e concisão dos dados gerados e permitir um fácil acesso e rapidez na pesquisa. Os objetivos de uma boa catalogação são: Conseguir especificar o catálogo de uma forma tal que o usuário consiga identificar/requisitar o material que deseja; Evitar que sejam introduzidos no catálogo itens cadastrados com números diferentes; Possibilitar a conferência dos dados de identificação dos materiais colocados nos documentos e formulários do sistema de material. 3 A DINÂMICA DOS ESTOQUES Entender a dinâmica dos estoques, ou seja, como os estes funcionam, seus objetivos, problemas e principais conceitos de aplicação é fundamental para o seu gerenciamento eficaz. O primeiro passo é entender porque os estoques existem, quais as razões para se manter estoques? 3.1 GRÁFICO DE ESTOQUE (CURVA DENTE DE SERRA) A representação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico em que a abscissa é o tempo decorrido (t), para o consumo, normalmente em meses, e a ordenada é a quantidade em unidades(q) desta peça em estoque no intervalo do tempo (t). Este gráfico é chamado dente de serra. Onde: Demanda (D); Estoque Médio (EM); Estoque de Segurança (ES); Intervalo de Ressuprimento (IR); Nível Operacional (NO); Nível de Ressuprimento (NR); Ponto de Ressuprimento (PR); Quantidade de Ressuprimento (QR); Ruptura de Estoque (Ruptura); Tempo de Ressuprimento (TR); 20 Figura 1 – Gráfico Dente de Serra. 3.2 ELEMENTOS DE RESSUPRIMENTO • Quantidade de material consumida em um determinado período de tempo. Demanda é o mesmo que consumo em um determinado período. Demanda (D) • Quantidade teórica equivalente a um determinado período de tempo que, após vários ciclos de ressuprimento, corresponderá ao valor médio de quantidade, acrescido ao Estoque de Segurança (ES). Estoque Médio (EM) • Quantidade de material destinada a evitar ou a reduzir os efeitos causados por alterações nos tempos de ressuprimento ou nas demandas. Trata-se de uma reserva técnica atribuída pelos gerentes de planejamento de estoques. Pode ser atribuído em tempos ou em quantidades. Estoque de Segurança (ES) • Quantidade de tempo entre duas datas sucessivas de ressuprimento. É um período de tempo que corresponde, aproximadamente, ao intervalo de tempo decorrido entre duas quantidades consecutivas de ressuprimento. Também conhecido como Ciclo de Ressuprimento. Intervalo de Ressuprimento (IR) • Quantidade disponível, normalmente, para atender à Demanda, atingindo seu ponto máximo em cada ressuprimento. É o mesmo que Estoque Operacional (EO). Nível Operacional (NO)21 3.3 SISTEMAS DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUES a) Sistema Duas Gavetas: Esse método é o mais simples para controlar os estoques. Pela sua simplicidade é recomendável a utilização para as peças classe “C”. Estoque equivalente ao consumo previsto no período Estoque para não interromper o ciclo de atendimento. Vantagem: Redução do processo burocrático de reposição de material. O Sistema de Duas Gavetas consiste em • Quantidade de material em estoque e em encomenda, ou seja, estoque potencial. É a quantidade máxima permissível em estoque. Também conhecido como Estoque Máximo, ou, ainda Limite Máximo. Nível de Ressuprimento (NR) • Quantidade de material que, ao ser atingida pelo estoque em declínio, determina a emissão de um pedido de ressuprimento. Também conhecido como Ponto de Reposição, ou, ainda, como Estoque Mínimo. Ponto de Ressuprimento (PR) • Quantidade de material destinada a recompletar o Nível Operacional e a ser consumida no Intervalo de Ressuprimento. Deve atender à Demanda prevista em determinado intervalo de tempo. Quantidade de Ressuprimento (QR) • Quantidade de estoque de valor igual a 0 (zero) gerando, a partir desse ponto, faltas ao estoque. O Ponto de Ruptura (ou ruptura de estoque) ocorre após Ter sido utilizado, inclusive, o Estoque de Segurança. Ruptura de Estoque (Ponto de Ruptura) • Espaço de tempo decorrido enter a data em que um determinado material é solicitado, e aquele que é recebido em condições de utilização, e integrado aos estoques e à disposição dos usuários. È o tempo médio que os fornecedores levam, em condições normais, para atender a um pedido. Tempo de Ressuprimento (TR) 22 duas caixas de diferentes tamanhos, onde a menor tem uma quantidade de material suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança, enquanto que a caixa maior possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período. Este sistema é bastante prático e muito utilizado pelo comércio varejista de autopeças e por outros de pequeno porte. Figura 2 – Sistema de Duas Gavetas. b) Sistema de Máximos e Mínimos (Revisão Contínua): Este sistema parte da premissa de analisar o nível de estoque continuamente, ou seja, a cada retirada ou cada dia, por exemplo, sendo de maneira manual, eletrônica, entre outras. E assim que o estoque chega ao seu nível de segurança, ou na sua quantidade mínima, é feita uma recolocação seguindo o lote econômico de compra pré-determinado anteriormente. Sendo assim, este sistema de revisão tem o período de tempo variável e o tamanho do lote invariável. Ou ainda o sistema de revisão contínua, que também pode ser chamado de ponto de recolocação do pedido, “acompanha o estoque remanescente de um item cada vez que uma retirada é feita, a fim de determinar a necessidade de reposição” (RITZMAN, 2004, pg. 305). Basicamente o sistema consiste em: Determinar o consumo previsto; Fixar o período de consumo; Calcular o Ponto de Pedido; Calcular os Estoques Máximo e Mínimo; Calcular o Lote de Compra; Figura 3 – Sistema de Revisão Contínua. 23 c) Sistema das Revisões Periódicas: Por esse sistema o material é reposto, periodicamente, em ciclos de tempo iguais, chamados de período de revisão. A quantidade pedida será a necessidade da demanda do próximo período. Considera-se, também, um estoque mínimo ou de segurança, que deve ser dimensionado de forma que previna o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de revisão e o tempo de reposição. Nesse sistema são programadas as datas em que deverão ser realizados as reposições de material e os intervalos são iguais. O Sistema de Revisão Periódica atenta para a reposição do material em ciclos de tempos iguais ou períodos de revisão, levando-se em consideração um estoque mínimo ou de segurança, o qual deve ser dimensionado de forma que previna o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de revisão e tempo de reposição. Alguns itens poderão apresentar maior consumo do que outros, portanto torna-se conclusiva a ideia de que a revisão deverá ser realizada para cada item em particular. Figura 4 – Sistema de Revisão Periódica. 4 PRODUZIR X COMPRAR A decisão entre adquirir de terceiros ou produzir internamente um componente ou realizar um serviço de qualquer natureza dentro de uma empresa, tem sido o dilema constante do administrador e, para tomar tal decisão deverão ser analisadas os fatores que influenciarão no custo total do produto. 24 25 4.1 CÁLCULO DO MODELO MAKE OR BUY Vejamos um exemplo: 26 Que tal outro exemplo? A LCE é uma empresa de grande porte localizada na região sul brasileira que fabrica transformadores para o sistema de distribuição de energia elétrica. Para a fabricação desses transformadores a LCE utiliza um tipo de isolador que é adquirido de um único fornecedor. O gerente de produção quer decidir se continua comprando ou passe a produzir internamente esse isolador, uma vez que pode produzi-lo através de 2 processos, denominados A e B. O volume de produção e demais custos para produzir e comprar, estão disponíveis no quadro abaixo: Para solucionar esta questão aplica-se a equação do custo total: CT = CF + CV . Q Onde, CT= custo total CF= custo fixo CV= custo variável Q= quantidade envolvida CT comprar = 80,00 X 6.000 = 480.000,00 CT proc. A = 100.000,00 + 72,00 x 6.000 = 532.000,00 CT proc. B= 250.000,00 + 65,00 x 6.000 = 640.000,00 Portanto, a melhor opção será adquirir. Caso o volume de produção aumente, à partir de que quantidade será mais interessante produzir internamente pelo processo A e deixar de comprar o isolador. Para resolver esta questão será necessário buscarmos um ponto de equilíbrio entre os custos totais que você queira comparar. Exemplo: CT comprar = CT proc.A Fabricar Processo A Processo B Volume(unid./ano) 6.000 6.000 6.000 Custo fixo($/ano) 100.000,00 250.000,00 - Custo variável($/un.) 72,00 65,00 80,00 Comprar 27 Assim teríamos, 80 q = 100.000 + 72 q 80 q – 72 q = 100.000 q = 100.000 = 12.500 8 A resposta será: qualquer quantidade acima de 12.500 unidades, ou à partir de 12.501. Se quiséssemos analisar a questão entre comprar ou fabricar pelo processo B, teríamos: CT comprar = CT proc. B 80 q = 250.000 + 65 q 80 q – 65 q = 250.000 q = 250.000 = 30.000 15 Resposta = acima de 16.666 unidades ou à partir de 16.667. 5 CONTROLE DOS ESTOQUES MÉTODO DE CUSTEIO É fato notório que os estoques constituem uma parcela significativa do ativo realizável de uma empresa (Ativo Circulante: Estoques) Em consequência, torna-se imperativo que tal segmento do capital circulante seja avaliado corretamente, de maneira que não haja distorções nos resultados econômico-financeiros das operações sociais. O emprego de um ou outro método, a longo prazo, não causa maiores diferenças nos resultados operacionais de uma empresa. No entanto, se comparados em um mesmo período, verificam-se alterações substanciais na apuração do lucro bruto. A seguir, observa-se as características de cada um desses métodos. Métodos de custeio dos estoques PEPS (FIFO) = Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair (First In, First Out); UEPS (LIFO) = Último aEntrar, Primeiro a Sair (Last In, First Out) e Custo Médio = Média Aritmética Ponderada. 28 5.1 PEPS (FIFO) = PRIMEIRO A ENTRAR, PRIMEIRO A SAIR (FIRST IN, FIRST OUT) Este método de custeio parte do princípio de que o material utilizado (para venda, produção ou serviço) é retirado do lote mais antigo que estiver em estoque. Portanto, as saídas vão sendo avaliadas pelo custo mais antigo até o esgotamento do lote correspondente, ocasião em que passam a ser avaliadas pelo custo do lote de chegada imediatamente posterior, e assim por diante. O método PEPS (FIFO) tende, portanto, a superestimar os saldos em estoque ao final de cada exercício, ocasionando a apuração de um lucro bruto relativamente elevado. Como o saldo final de um exercício é o início do outro, verificar-se-á uma inversão de posições para a apuração do lucro no novo exercício, se for mantido o mesmo critério. Tecnicamente, e mesmo por coerência, o primeiro a entrar deverá ser, sempre que possível, o primeiro a sair, até mesmo para evitar a perda de validade de determinados materiais que, com o decorrer do tempo, poderá perder suas características quimico-físico-mecânicas, tendo em visto o uso após a data indicada pelo fabricante quanto ao seu uso. 5.2 UEPS (LIFO) = ÚLTIMO A ENTRAR, PRIMEIRO A SAIR (LAST IN, FIRST OUT) Este método considera que os últimos lotes recebidos deverão ser os primeiros a ser utilizados, devendo os mais antigos permanecer em estoque. Assim, as saídas são avaliadas pelo custo mais recente até o esgotamento do lote correspondente, passando, nesta ocasião, a ser avaliada pelo custo do lote de chegada imediatamente anterior, e assim por diante. Verifica-se que o método UEPS (LIFO) tende a subestimar os saldos em estoque ao final de cada exercício, ocasionando a apuração de um lucro bruto relativamente baixo. Mantido o mesmo critério de avaliação no período seguinte, o lucro bruto tenderá a elevar-se. No Brasil este método não é utilizado por motivos legais. 5.3 CUSTO MÉDIO = MÉDIA ARITMÉTICA PONDERADA O custeio por esse método considera que os materiais, à medida que entram nos estoques, constituem-se em um único conjunto de bens realizáveis da empresa, sendo aplicados sem qualquer vinculação à sua data de chegada (de recebimento). A cada entrada de material é apurado um novo custo unitário resultante da relação entre o valor total do estoque do item e a quantidade existente. Ao contrário dos métodos PEPS (FIFO) e UEPS (LIFO), o custeio pelo Custo Médio mantém um equilíbrio permanente em relação à apuração do lucro bruto final de cada exercício. 29 Não existem flutuações sucessivas em razão de super ou subavaliações dos estoque inicial e final. Por isso mesmo é o método mais empregado e aquele que menores atritos provocam em relação ao fisco. No entanto, existem aplicações significativas para os métodos PEPS (FIFO) e UEPS (LIFO). Tais aplicações referem-se ao planejamento das operações de venda de uma empresa quanto ao estabelecimento do preço de um produto. Em economias inflacionárias, o método UEPS (LIFO) é extremamente útil para se estabelecer um custo que remunere o capital de giro imobilizado em materiais. Por sua vez, o método PEPS (FIFO) é aplicável, com os mesmos objetivos, em economias deflacionárias ou, até mesmo, com baixos índices de inflação. 5.4 APLICAÇÃO PRÁTICA Uma empresa determinada empresa apresentou os seguintes registros de movimentação do item X, no mês de novembro de 2012. 1- Dia 01/11/2012 – Saldo Inicial de 200 unidades no custo unitário de R$ 5,00. 2- Dia 01/11/2012 – Saída de 20 unidades. 3- Dia 01/11/2012 – Entrada de 100 unidades a um custo unitário de R$ 6,00. 4- Dia 03/11/2012 – Saída de 50 unidades. 5- Dia 05/11/2012 – Saída de 120 unidades. 6- Dia 06/11/2012 - Saída de 80 unidades. 7- Dia 07/11/2012 – Entrada de 200 unidades a um custo unitário de R$ 4.50. 8- Dia 07/11/2012 - Saída de 100 unidades. 5.4.1 MÉTODO PEPS Data Quant Lote Valor Unitário Subtotal Quant Lote Valor Unitário Subtotal Quant Lote Valor Unitário Subtotal 01/nov 200 INI 5,00R$ 1.000,00R$ 200 INI 5,00R$ 1.000,00R$ 01/nov 20 INI 5,00R$ 100,00R$ 180 INI 5,00R$ 900,00R$ 100 LT1 6,00R$ 600,00R$ 180 INI 5,00R$ 900,00R$ 100 LT1 6,00R$ 600,00R$ 280 1.500,00R$ 50 INI 5,00R$ 250,00R$ 130 INI 5,00R$ 650,00R$ 100 LT1 6,00R$ 600,00R$ 230 1.250,00R$ 120 INI 5,00R$ 600,00R$ 10 INI 5,00R$ 50,00R$ 100 LT1 6,00R$ 600,00R$ 110 650,00R$ 10 INI 5,00R$ 50,00R$ 0 INI 5,00R$ -R$ 70 LT1 6,00R$ 420,00R$ 30 LT1 6,00R$ 180,00R$ 30 180,00R$ 200 LT2 4,50R$ 900,00R$ 30 LT1 6,00R$ 180,00R$ 0 LT1 6,00R$ -R$ 70 LT2 4,50R$ 315,00R$ 130 LT2 4,50R$ 585,00R$ 130 585,00R$ 06/nov Total 07/nov Total Total Total 03/nov Total 05/nov Entradas Saídas Saldo Controle de Estoque do Item X Método PEPS 01/nov 30 5.4.2 MÉTODO DO CUSTO MÉDIO 5.5 CONTROLE DE ACURACIDADE DOS ESTOQUES INVENTÁRIO FÍSICO O inventário físico é a contagem dos itens que compõem os estoques da empresa, para checar se as quantidades correspondem aos registros dos controles do estoque. A acuracidade das quantidades dos itens, com relação aos registros de controle é um indicador muito importante na avaliação da Gestão dos Estoques, pois representa se os níveis de controle estão adequados e passa segurança quanto aos padrões de ética e zelo pelos materiais. Basicamente os inventários são instrumentos que permitem avaliar a confiabilidade dos instrumentos e procedimentos de controle. Podemos classificar os inventários físicos dentro de dois grupos: • é realizado de maneira constante, durante todo o ano. Seu principal objetivo é possibilitar a identificação prematura de possíveis erros nos registros dos itens e, com isso, permitir que correções sejam aplicadas antes que os erros possam causar maiores problemas ao processo produtivo. Inventário Rotativo • normalmente é realizado ao final do exercício fiscal, o que normalmente compreende um ano. Este tipo de inventário busca relacionar a movimentação de todos os itens durante o ano, mostrando suas quantidades de entrada e saída. Inventário Periódico Data Quant Valor Unitário Subtotal Quant Valor Unitário Subtotal Quant Valor Unitário Subtotal 200 5,00R$ 1.000,00R$ 200 5,00R$ 1.000,00R$ 20 5,00R$ 100,00R$ 180 5,00R$ 900,00R$ 100 6,00R$ 600,00R$ 280 5,36R$ 1.500,00R$ 03/nov 50 5,36R$ 267,86R$ 230 5,36R$ 1.232,14R$ 05/nov 120 5,36R$ 642,86R$ 110 5,36R$ 589,29R$ 06/nov 80 5,36R$ 428,80R$ 30 5,36R$ 160,49R$ 200 4,50R$ 900,00R$ 230 4,61R$ 1.060,49R$ 100 4,61R$ 461,08R$ 130 4,61R$ 599,40R$ 01/nov 07/nov Controle de Estoque do Item X Método Custo Médio Entradas Saídas Saldo 31 ARTIGO: VMI COMO FORMA EFICIENTE DE REDUÇÃO DO ESTOQUE Por Amarildo Nogueira om a modernização e o aprimoramento cada vez maior das condições tecnológicas que temos nos dias dehoje, podemos ter redução do estoque sem que o mesmo comprometa nosso atendimento. O VMI é uma ferramenta que possibilita ter em estoque uma quantidade menor de produtos, que serão reabastecidos conforme a política de estocagem da organização, sem comprometer o atendimento. Conforme (Silvio Pires, 2004 p173) por definição de Blatherwick (1998), o termo VMI (Vendor Managed Inventory – Estoque Gerenciado pelo Fornecedor) foi cunhado no começo dos anos 1990 nos EUA em projetos implementados por grandes varejistas, como Wal Mart. Apesar dessa sua origem, a prática logo se popularizou e passou a ser vista por muitas empresas de manufatura como forma de diminuir, ou frear o crescente poder dos varejistas. A principal característica desta ferramenta é que o fornecedor, em um sistema de parceria, fica responsável por abastecer o estoque de seu cliente, sempre que existir a necessidade de reposição de um determinado produto. Cabe ao fornecedor abastecer seu cliente no momento certo. Esta forma de reposição pode ser informatizada utilizando o EDI (Eletronic Data Interchange – Intercambio Eletrônico de Dados), por e-mail enviando planilhas, ou de forma visual onde o fornecedor passa em dias pré-determinados para verificar se precisa abastecer. Este abastecimento independente da forma de solicitação ou visualização do mesmo, deve ter como base o histórico de CMM (Consumo Médio Mensal) para que o fornecedor possa se programar para atender a necessidade do cliente. Esta ferramenta possibilita a reposição automática de estoques por parte do fornecedor ao seu respectivo cliente, com base na demanda real diariamente atualizada e em parâmetros de cobertura previamente definidos. Com isso, processos de produção, logística e planejamento, podem ser sincronizados, obtendo-se a racionalização de estoques e consequente redução de custos na cadeia produtiva. Como resultado temos uma maior competitividade, além do aumento da disponibilidade de produto no cliente. No VMI é importante que o fornecedor e cliente tenham uma aliança estratégica, trabalhando em parceria, para que o processo seja realizado da melhor forma possível. O fornecedor tem a responsabilidade em abastecer o estoque de seu cliente, mas para que isto ocorra sem muitos problemas é necessário que existam parâmetros acordados entre ambas as partes. (SILVIO PIRES,2004) sugere quatro elementos necessários para que possa implementar um VMI em uma Cadeia de Suprimentos, especialmente em um país com dimensões continentais como o Brasil: • conhecer a demanda do cliente final (no ponto-de-venda). Porque ela será a base para o processo de gestão; • receber as informações com frequência e a capilaridade necessária, via uma estrutura TIC ágil e confiável instalada ao longo da Cadeia de Suprimentos; • existir uma biblioteca de modelos gerenciais de gestão de estoque, de previsões de vendas e de processos logísticos, tal que possam utilizar modelos adequados para se gerenciar as diferentes situações, clientes, produtos, demandas etc.; • existir uma ”inteligência gerencial” suficiente para que cada alocação e a parametrização dos diversos modelos gerenciais disponíveis para as diversas situações sejam feitas de forma adequada e continuada, sempre respondendo as eventuais alterações nas condições de contorno impostas ao sistema. É importante ressaltar que o VMI deve ser implementado quando conhecemos a realidade dos nossos produtos e os fornecedores que são responsáveis pelo seu reabastecimento contínuo. Se não existir uma integração entre cliente e fornecedor esta ferramenta não deverá ser aplicada. Fonte: http://www.ogerente.com.br, acessado em 25-08-2012. C 32 6 GIRO E COBERTURA DE ESTOQUES 6.1 GIRO DE ESTOQUE O giro de estoque mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Pode ser medido aplicando: GIRO DE ESTOQUE = CUSTO DE MERCADORIAS VENDIDAS CUSTO DO ESTOQUE MÉDIO Ou GIRO DE ESTOQUE = MATERIAL CONSUMIDO NO PERÍODO ESTOQUE MÉDIO NO PERÍODO ESTOQUE MÉDIO = Estoque Inicial + Estoque Final 2 6.2 COBERTURA DE ESTOQUE Cobertura indica o número de unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média. COBERTURA DO ESTOQUE = NO DE DIAS DO PERÍODO EM ESTUDO GIRO DE ESTOQUE Material Consumido = Estoque Inicial + Material Adquirido – Estoque Final Exemplo: Calcule a cobertura de estoque de um item que apresenta a movimentação no quadro a seguir: MÊS ESTOQUE INICIAL ENTRADAS ( MATERIAL ADQUIRIDO) SAIDAS (MATERIAL CONSUMIDO) ESTOQUE FINAL JAN 857 1300 1280 877 FEV 877 1585 1610 852 MAR 852 1650 1595 907 ABR 907 1295 1320 882 MAI 882 1430 1392 920 JUN 920 1270 1290 900 TOTAL 5.295 8.487 5.338 Resolução: E. médio = 5.295 + 5.338 = 5.316,6 2 Portanto, O estoque médio no período de 6 meses será 886,88 , ou seja, 5.316,6 dividido por 6 , pelo fato de estarmos trabalhando com 6 períodos. GIRO = 8.487 = 9,57 COBERTURA = 180 = 18,88 dias 886,88 9,57 33 REFERÊNCIAS DIAS, Marco Aurélio P. . Administração de Materiais: Uma Abordagem Logística, 6ª edição. Atlas, 04/2015. VitalSource Bookshelf Online. BALLOU, Ronald H.. Marketing Empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 2001. BOWERSOX, Donald J.; Closs, David J.. Marketing Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, 2001. AGRADECIMENTOS: Aos Professores Luiz Moura e Pablo de Barros que cederam parte desse material.
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