RESUMO AULA 07 – ESTRUTURA E ESTÉTICA DA REDAÇÃO ADMINISTRATIVA

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COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS – AULA 07 – ESTRUTURA E ESTÉTICA DA REDAÇÃO ADMINISTRATIVA
Toda corporação deve ter uma linguagem própria, adequada ao que ela representa no mercado. Porém, isso não significa criar regras novas.
Como colaborador ou empresário, você deverá manter um padrão que atenda ao que os outros conhecem sobre comunicação empresarial (seja através de correspondências, comunicados, e-mails), sem deixar de colocar alguma particularidade que marque a identidade da empresa.
Você sabe redigir bem?
Basicamente redigir bem é colocar-se no lugar do destinatário e ser objetivo.
Mas será que isso continua valendo quando tratamos de uma linguagem tão formal quanto a Correspondência Comercial? 
Será que temos que esquecer as regras que regem esse tipo de discurso há tanto tempo?
O importante é saber que, independente das discursões sobre este assunto, redigir bem em um organização significa contribuir para uma comunicação eficiente e transparente. 
Por isso, agora que já conhecemos os tipos de texto, vamos nos dedicar às características e técnicas utilizadas na correspondência empresarial.
O que é uma Carta Comercial?
Carta comercial é um documento de correspondência externa usado como meio de comunicação formal entre duas empresas ou uma empresa e uma pessoa (ou vice-versa), cujo conteúdo se relaciona a assuntos comerciais e/ou financeiros de interesse de uma ou ambas as partes envolvidas.
A redação de uma carta comercial de boa qualidade leva em consideração dois aspectos essenciais: o que dizer e como dizer.
A Carta comercial, ou empresarial, há séculos impulsiona negócios e direciona riquezas incalculáveis, além de permitir a comunicação diária entre empresários.
É a mais importante das modalidades de correspondências empresariais, devendo acompanhar a constante modernização das empresas. 
Uma carta comercial bem-feita pode ser o ponto de partida para a concretização de bons negócios; da mesma forma, uma carta mal redigida e “desastrada” pode levar a empresa a perder um bom cliente ou um parceiro comercial significativo. 
Por isso, a tarefa de preparar esse tipo de correspondência exige habilidade, conhecimento das técnicas de redação e profissionalismo.
PASSO A PASSO:
DATA: Pode parecer um detalhe sem importância, mas é uma regra e devemos prestar atenção.
Quando vamos datar uma comunicação deste tipo, devemos começar pela localidade, informar o dia, o mês e o ano.
Veja a forma correta: Rio de Janeiro, 5  de dezembro  de 2012.
Encaminhamento: No encaminhamento devemos usar a forma A/C, que significa “aos cuidados de”.
Assunto: Lembra como tínhamos dificuldade de dar títulos às nossas redações na escola? Parece que isso nos persegue na vida adulta quando temos que escolher o assunto de nossas correspondências, não é mesmo?
Pois, então, como fazer isso com tranquilidade? Será que existe uma regra?
 Primeiramente, podemos nos lembrar do veículo que mais destaca assuntos: o jornal. Nele, cada matéria recebe um título, certo?
E, seguindo essa lógica, o assunto de nossa correspondência equivale àquilo que no jornal seria o título, a primeira chamada. O que vai tentar resumir o assunto do texto ou apenas estimular o interesse do leitor. 
Para isso, devemos esclarecer com precisão o assunto que será tratado. Isto já é meio caminho andado para despertar o interesse de nosso leitor.
Destinatário: Recomenda-se aqui o uso de Senhor ou Senhora (por extenso), acompanhado do cargo ou função do destinatário, seguido de vírgula.
Lembrando que “Doutor” não é forma de tratamento, é título acadêmico. Por isso, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. 
Infelizmente é costume designar por “doutor” os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina, mas isso é um erro. Só é doutor quem fez doutorado. 
Então, prefira a forma de tratamento Senhor/Senhora que confere a desejada formalidade às comunicações.
Como começar?
Ao começar uma carta comercial, é importante que se vá direto ao assunto, usando os verbos para iniciar e comandar as ações propostas.
Não utilize expressões do tipo:
        “Venho por meio desta...”
        “Servimo-nos da presente para...”
        “Esta tem a finalidade de...”
É simples: se tiver que comunicar, comunique. Se tiver que avisar, avise. Sem embromação.  
O importante é que sejam objetivas (sem palavras inúteis), educadas e adequadas ao destinatário. Veja:
Aberturas mais comuns:
Dependendo do conteúdo da carta, são usuais, entre tantas outras, as seguintes aberturas:
• Em resposta à sua solicitação (ou pedido, carta etc.), temos a informar que...
• Comunicamos a V. Sa. que...
• Atendendo ao seu pedido nº...
• Lamentamos informar aos senhores que...
• Recebemos sua carta, na qual V. Sa. ...
• Represento, nesta região, a empresa...
• Solicitamos de V. Sas. providências no sentido de...
• Cumpre-nos comunicar que...
• Relativamente à sua solicitação, informamos que...
• É do conhecimento de V. Sa. que...
Como Encerrar?
Ao encerrar uma carta comercial, também é importante ser eficiente na comunicação, evitando, por exemplo:
        “Sem mais para o momento...”
        “Subscrevo-me...”
        “Aproveitamos para renovar nosso sentimento de...”
        “Fico no aguardo”
Lembre-se sempre: os fechos devem ser simples (sem palavras inúteis), educada e apropriada ao destinatário.
Atenciosamente: Utilize o “atenciosamente” para as cartas do dia a dia, em que não exista a necessidade de caracterizar relações hierárquicas.
Lembre-se de sempre colocar vírgula após o “atenciosamente”, já que ele acompanha a assinatura, não representando, portanto, uma frase isolada.
Cordialmente: Use o “cordialmente” para as situações em que você ou a empresa em que trabalha se veja em situações desvantajosas, ou seja, quando for destinada a autoridades de hierarquia superior.
Lembre-se de colocar sempre a vírgula após o “cordialmente”.
Respeitosamente: Já o “respeitosamente” é usado em cartas formais dirigidas a pessoas que recebam o tratamento “Vossa Excelência”, como Presidente da República, Senadores, Deputados, Embaixadores etc.
Não esqueça da vírgula após o “respeitosamente”.
Forma e conteúdo da carta comercial
A preparação de uma carta comercial deve levar em consideração os seguintes aspectos:
        a) A linguagem deve ser simples, clara, educada e formal;
        b) Deve-se empregar papel de formato A4 (21cm x 29,7cm), de preferência contendo o timbre da empresa;
        c) Sempre que possível, deve ser digitada. Quando manuscrita, deve ser redigida a tinta (preta ou azul), com letra legível, sem
        rasuras e sem borrões;
        d) Como nas demais correspondências, deve ser feita com cópia para arquivamento.
Etapas de preparação de textos: O texto de uma carta comercial compõe-se de três partes: abertura, desenvolvimento e fecho.
Vimos pela análise dos exemplos que a abertura e o fecho não oferecem maiores dificuldades, não é mesmo?
Porém, como o desenvolvimento é mais complexo, é mais fácil adotar um procedimento que permita atingir com eficiência o objetivo. 
Vamos ver algumas etapas e respectivos exemplos.
1ª etapa: Definição clara do tema (assunto)
É conveniente que cada carta trate de um único assunto.
Exemplo:
Fornecer informações comerciais sobre a firma Tecidos e Confecções Ltda. (Tex)
2ª etapa: Levantamento do histórico do assunto
• Correspondências já enviadas ou recebidas; 
• Numeração de notas fiscais, de pedidos, de contratos; 
• Datas de ocorrências anteriores relativas ao caso etc.
Exemplo:
É nosso cliente há 8 anos.
Faz pedidos regularmente (mensais).
Pagamentos: em dia (um atraso de 20 dias em um pagamento em junho/2011. Motivo: incêndio destruiu estoque).
3º etapa: Redação da(s) frase(s)-núcleo
A frase-núcleo (ou as frases-núcleo), como vimos na aula 5, é a que conterá a principal comunicação a ser feita ao destinatário. 
Em etapa posterior a essa, a frase-núcleo poderá ter sua forma parcialmente
modificada para se adaptar a outras frases secundárias, mas é importante definir claramente o seu conteúdo e redigi-la antes de passar à 4ª etapa.
Exemplo:
A Tex é um de nossos melhores clientes. Não há, em nossas relações comerciais, fato relevante que possa desaboná-la quanto à pontualidade com que cumpre seus compromissos financeiros conosco.
4ª etapa: Redação de ideias secundárias
Escrever, antes ou depois da frase-núcleo, conforme o caso, eventuais frases com informações secundárias.
Exemplo:
A empresa atrasou em 20 dias a quitação de um débito quando um incêndio destruiu seus estoques e paralisou temporariamente suas vendas no varejo.
5ª etapa: Montagem do rascunho
Esta etapa consiste em articular as várias partes que já rascunhamos:
a frase de abertura
+
a(s) ideia(s) secundária(s)
+
a(s) frase(s)-núcleo
+
o fecho
6ª etapa: Análise crítica do rascunho
Depois de pronto, é conveniente avaliar o rascunho.
Para isso, devemos levar em conta os seguintes aspectos:
a) As referências estão corretas?
b) A mensagem (frase-núcleo) está bem clara?
c) A linguagem está adequada (vocabulário compreensível, frases não muito longas etc.)?
d) O texto está gramaticalmente correto (sem erros de ortografia, acentuação, pontuação, concordância etc.)?
Se a resposta a algum desses itens for “não”, ele, evidentemente, deverá ser revisado.
Pode ou não pode?
Há três tipos de comunicação que se diferenciam mais pela finalidade do que pela forma. São eles o ofício, o aviso e o memorando.
Para uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que segue o que chamamos de padrão ofício.
Quais são as principais semelhanças entre ofício, aviso e memorando?
Formas de Diagramação:
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
Fonte: 
Símbolos: 
Numeração de página: 
Impressão: 
Parágrafo: 
Margem Direita: 
Espaçamento: 
Margem Esquerda: 
Arquivo de texto: 
Destaques: 
Você sabe qual é a diferença entre
Aviso e Ofício?
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. 
A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia e o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. 
Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo. 
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar no cabeçalho ou no rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: 
• Nome do órgão ou setor;
• Endereço postal;
• Telefone e endereço de correio eletrônico.
Os ofícios, por serem endereçados
a órgãos públicos, não devem ser modificados em sua estrutura.
São mais rígidos, por assim dizer.
E quanto ao Memorando?
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. 
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Sua característica principal é a agilidade e simplicidade de procedimentos burocráticos.
Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. 
Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões. Permitindo também que se faça um histórico do andamento do assunto tratado nele.
Correio Eletrônico e E-mail:
Por ser o mais utilizado hoje para resolver a maioria das situações corporativas, o e-mail é o que mais aceita variações. 
 Nesta disciplina já demos várias “dicas” para escrever bem esse tipo de comunicação, lembra? Porém, aqui é válido reforçar que o mais importante em um e-mail é a capacidade de concisão, desde a digitação do campo “assunto” até seu fechamento.
Sempre que disponível, deve-se utilizar o recurso de confirmação de leitura. 
Se não for possível, deve constar na mensagem um pedido de confirmação de recebimento.
E quanto ao valor do e-mail, perante a legislação?
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.