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1 Espanhol nas Organizações Aula 4 Profa. Me. Elys Regina Andretta tutoriasecretariado@grupouninter.com.br Secretariado Contenido de la Cuarta Clase Organice buenas reuniones El acta Reuniones virtuales Cómo preparar una exposición Las imágenes en las presentaciones La agenda Se debe trabajar en equipo El mayor descubrimiento de mi generación es que los seres humanos pueden alterar su vida alterando sus actitudes. (JAMES, William, 1842-1910) Organice Buenas Reuniones Un(a) secretario(a) sabe como emplear su tiempo en preparar y organizar una buena reunión La mayoría de los ejecutivos pasan mucho tiempo en reuniones Siempre que se requiera convocar una reunión se debe tener en cuenta: el objetivo los medios para conseguirlo id4390671 pdfMachine by Broadgun Software - a great PDF writer! - a great PDF creator! - http://www.pdfmachine.com http://www.broadgun.com 2 El objetivo se refiere al qué se pretende conseguir Los medios se refieren al cómo se va al lograr el objetivo Tipos de Reuniones Para informar algo concreto Para recoger información sobre uno o más aspectos Para formar, orientar, capacitar Para intercambiar puntos de vista Para llegar a un acuerdo Para generar ideas Para tomar decisiones Para dirimir desavenencias, esclarecer conflictos o equilibrar el ambiente laboral De junta directiva Cursos, talleres Seminarios, congresos Puntos a Tener en Cuenta: Preparación Definir el objetivo Definir los pasos a seguir para lograr el objetivo Recursos humanos, físicos, documentos, aspectos anexos como libretas, bolígrafos, medios audiovisuales etc. Definir fecha y sitio Lista de asistentes La agenda de la reunión: el orden del día. Es el mapa de la reunión. Si se entrega antes tiene más efecto 3 Elaborar convocatoria. Es la invitación a los participantes Confirmar asistencia Verificar su lista de chequeo de las actividades para garantizar el éxito Comience y termine a tiempo (seriedad, compromiso y eficiencia) Mantenga el foco (no se salga del tema central) Registros (resumen de conclusiones) Retroalimentación (opinión de los participantes) Organice menos reuniones (cerciórese si realmente vale la pena convocarla) Incluya, no excluya (no se excluye a quien puede proporcionar mejores ideas) El Acta (Nombre de la empresa o de la institución) Acta de la sesión no ___ Fecha: _______________ Lugar: _______________ Hora de inicio: __ Hora de finalización: ___ Asistentes:_________________________ Ausentes: _________________________ Temas tratados (enumeración de los temas tratados, orden del día): Desarrollo: __________________________________ Acuerdos (primero, segundo ) __________________________________ Sin más asuntos que tratar, el/la presidente/a levanta la sesión de la que como secretario/a expido esta acta Vo Bo El/la presidente/a El/la secretario/a Reuniones Virtuales: la Videoconferencia Sirve para realizar reuniones virtuales con personas ubicadas en distintos sitios en las que todos se pueden ver y escuchar en tiempo real 4 Cómo Preparar una Exposición Determinar qué quiere lograr Hacer un bosquejo de lo que quiere comunicar a su auditorio Escribir la introducción y la conclusión Preparar las notas Ensayar la presentación Las Imágenes en las Presentaciones Entregue copia del material Uso de transparencias Papelógrafo La pizarra interactiva El Día de la Exposición Esté tranquilo Salude La presentación Atención del público Empiece la exposición La Agenda Utilice religiosamente una agenda, ya sea manual o electrónica Destine 20 minutos a establecer las prioridades del día Ocúpese primero de su prioridad más importante Destine por lo menos 20 minutos al terminar el día para atar los cabos sueltos 5 La Agenda de Negocios En cada evento programado la planeación pasa a hacer parte de una agenda de trabajo o agenda de negocios Su agenda de negocios usted la debe manejar con tal maestría que se convierta en un factor de imagen invaluable para la empresa Trabajar en Equipo La secretaria es una profesional que trabaja en equipo En general se ocupa de: organizar y, en ciertos casos, asistir a reuniones establecer buenos contactos telefónicos redactar y presentar correctamente informes, comunicados etc. planificar su tiempo y el de su jefe preparar y tratar la información adecuadamente concertar, acoger y atender a las visitas preparar presentaciones de productos o servicios organizar los viajes de negocios Todo esto le exigen interacción constante con un sin número de personas y el fortalecimiento del equipo con cada una de ellas 6 Trabajar en equipo debe: saber establecer buenas relaciones personales internas y externas de la organización tener conocimientos de técnicas de interrelación personal ser asertiva, es decir, tener seguridad en sí misma desarrollar su inteligencia emocional Se debe contar cada día como una vida separada. (SÉNECA, 4 a.C.-65 a.C.) Música
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