ADM. FARMÁCIA HOSPITALAR II (Compl)

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FARMÁCIA 
Um enfoque Administrativo 
 
Farm. Rosiane Ambrósio 
(rosiane@fcm.unicamp.br) 
Depto. Farmacologia/Unicamp 
Aspectos a serem abordados 
 Histórico dos Hospitais◄ 
 Objetivos e Classificação dos Hospitais◄ 
 Organização Hospitalar◄ 
 Administração em Farmácia Hospitalar◄ 
 Logística em Farmácia Hospitalar (interna e 
externa à farmácia) 
 Armazenamento em Farmácia Hospitalar 
 
LOGÍSTICA EM 
FARMÁCIA HOSPITALAR 
 A administração de medicamentos e materiais médico 
hospitalares - ciclo contínuo de operações: 
 
1. Previsão: O que? Qto? Para qto tempo? 
2. Compra: Cotação, pedido, entrega, recebimento 
3. Análise do estoque e flutuação 
4. Fluxo de distribuição interno 
5. Armazenamento 
6. Controle de estoque ( inventário / auditorias) 
Compras 
 Serviços Privados: Através de cotações e tabelas 
de convênios 
 Serviços Públicos: Através de licitações 
 
 Licitação: Procedimento de compra ( Lei 8666, de 
21 de junho de 1993) . 
 
 Uma licitação pública - edital público 
 especifica o objeto a ser adquirido 
 estabelece as normas e condições que deverão 
ser seguidas e obedecidas pelas partes 
 cláusulas especiais. 
 
Compras 
 Tipos de Licitação: Variam de acordo com: 
 o volume financeiro 
 o universo de fornecedores 
 os prazos a serem cumpridos. 
 
 1 - Convite: 8 a 80mil reais/ano. 
 Tipo mais simples e convida-se, ao menos, 3 
empresas, já cadastradas, com 
antecedência de 5 dias úteis. A falta de 3 
convidados deve ser justificada quando 
ocorrer. Empresas não convidadas e não 
cadastradas, não podem participar do 
processo. 
 
2- Tomada de Preços: 650.000 a 1,5 milhões de 
reais/ano. 
 Somente podem participar desse tipo de licitação 
empresas já cadastradas. 
 Aquisição de produtos e serviços. 
 A convocação é feita por edital público, publicado 
em DOU , jornal de grande circulação ou imprensa 
local com antecedência de 15 dias úteis. 
 
3- Concorrência Pública: 1,5 milhoes reais / ano. 
 Aquisições de grande vulto financeiro, entre 
empresas também já cadastradas. 
 Tem prazo de publicação em DOU, com no 
mínimo, 30 dias de antecedência. 
4 – Registro de Preços: É a modalidade de 
licitação com as mesmas regras das demais 
modalidades, porém difere-se por não gerar 
contratos. Os preços adjudicados, são 
registrados com vigência mínima de um ano, 
pelos quais poderão ser adquiridos ou não. 
 
5- Pregão: É uma nova modalidade de licitação 
pública mais rápida e econômica, baseada na 
Lei Fed.10.520/02 e Decr.47.297/02. 
 Para aquisição de bens de consumo de fácil 
especificação e objetividade de descrição. 
 
 
Vantagens da modalidade : 
Pregão 
- Prazo de publicidade menor, e somente em DOU até 650 
mil reais /ano; 
- Na abertura da proposta já ocorrem os lances, com 
descontos sucessivos, até que se feche o pregão; 
- Avaliação de documentação somente é feita para o 
vencedor; 
- Menores prazos para interposição de recursos 
- Possibilidade de envio de propostas por meio eletrônico; 
- Possibilidade de se licitar por lotes de produtos de 
mesma família; 
- “Fecha-se tudo no mesmo dia, estipulando-se sessões 
com n itens por processo” 
 
 
Exceções... 
 Na dispensa de licitação pública, 
quando o valor da despesa é inferior a 
8.000 reais/ano. 
 Emissão de pedido de compra 
 No mínimo, 03 cotações, e entre eles 
deve configurar o último vencedor e 
escriturar. 
 
 Na Inexigibilidade de licitação Pública, 
quando a produção e comercialização de 
um produto ou serviço, é de exclusividade 
de um único fornecedor. 
 
 
 
“Em logística é importante prever e prover” 
 
 
 Prever = Previsão = Atividade realizada por 
meio de fórmulas matemáticas, curvas ABC e 
apoio de sistemas informatizados. 
 
 Prover = Provisão = Compra propriamente 
dita. 
 
Farmácia Hospitalar = 
Caderneta de poupança do 
hospital 
 O gerenciamento dos estoques deve assegurar o 
eficiente abastecimento, em tempo oportuno , com 
qualidade e menor custo possível. 
 
 Despesas com materiais/medicamentos chegam a 7 
mil dólares/ano por leito (30% do gasto hospitalar) 
 
 Logística: compras, almoxarifado e farmácia, mas 
também se relaciona com outros serviços. 
FLUXO 
LOGÍSTICO 
PREVISÃO 
COMPRA 
RECEPÇÃO E 
CONTR. ESTQ. 
DISPENSAÇÃO 
E COBRANÇA 
RESSUPRIMENTO 
A previsão de 
compra inicia o ciclo 
logístico, 
 
 o estoque mínimo, 
originará nova 
aquisição. 
 
Atenção diária ao 
estoque máximo e 
mínimo, é 
fundamental. 
 
Figuras do Fluxo Logístico 
 Almoxarifado: detecta a necessidade da 
compra por meio do ponto de ressuprimento 
de cada item. Elabora pedido mediante 
solicitação de compra. 
 Compras: transforma a solicitação de 
compra em ordem de compra. Isso envolve 
contato com fornecedores, cotação, 
negociação, decisão e pedido ,culminando 
com a entrega do pedido. 
 Farmácia: Recebe os meds e abastece 
fisicamente. A distribuição ocorrerá pelo 
almoxarifado, farmácia central e satélites. 
 Faturamento: Tanto na confirmação do uso, 
como na devolução, o faturamento deverá 
registrar esse movimento. 
Objetivos do controle de 
estoque????? 
 Economia: ↑aproveitamento dos recursos e 
↓custo na ação de controle (mão de obra braçal 
e administrativa). 
 Amplitude: Possuir abrangência sobre todos os 
itens de interesse estratégico. 
 Duração: Ação contínua e persistente 
 Clareza: Retrata exata, objetiva e 
compreensivelmente os fatos. 
 Rotatividade de estoque e continuidade de 
fornecimento; 
 Treinamento de pessoal e boa “qualidade” de 
estoque 
 
Causas dos “buracos” de 
estoque?!?!?!? 
 
 Falta de investimento 
 Corrupção e clientelismo 
 Despreparo dos colaboradores 
 Inexistência de processos 
coordenados no fluxo logístico 
 Falta de política de compras 
 Gestão descomprometida 
 Falta de recursos 
 Faltas de metas e indicadores 
Diretrizes do Controle de 
estoque 
 Tempo de entrega dos prods: considera-se 
o TPI (tempo de processamento interno) ,TPE 
(externo). 
 Local de Armazenamento: Condições quali e 
quantitativas. ( Área suficiente; Distância entre 
prateleiras; pé-direito mínimo; acesso 
descomplicado) 
 Fornecedores: Critérios subjetivos e 
objetivos. 
 Flutuação dos Estoques: 
 
 Estabelecer as quantidades mínimas e 
máximas de cada item (principalmente 
da curva A) 
 Verificar os valores de estoque 
determinados pela curva ABC. 
 Em casos de desvios repactuar metas, 
encontrar causas e promover 
rotatividade para evitar novas compras. 
 
 
 Especulação com estoques: “Sair 
das regras” por negociações 
interessantes. Atenção à prazos de 
validade e custos. 
 
 Rotatividade dos estoques: Através 
de padronização de cotas , com base 
na informação de consumo médio que 
sempre é diferente de um usuário 
para outro. 
Cálculos para Controle de 
Estoque 
 CMM – Consumo Médio Mensal ou Média 
Móvel . É a soma dos consumos dos últimos 
períodos, dividida pelo número de períodos. 
 
CMM = soma dos n/ número de n 
 
 “ É conveniente que n seja superior a 3 e 
inferior a 12, para menores oscilações de 
consumo.” 
 
Estoque mínimo 
 
 É a quantidade mínima a manter em 
estoque ( controle mais usual). 
 
EM = CMM x PE 
EM = Estoque Mínimo 
CMM = Consumo Médio Mensal 
PE = Prazo de Entrega (desde o pedido, 
cotações, compra e entrega). Utilizar 
sempre números decimaisEx. 7 dias = 0,25. 
Estoque de Segurança 
Cálculo usado na falta breve de um ítem. 
ES = IS x CMM 
 
 IS = Intervalo de Segurança ( por quanto tempo 
deverá haver um estoque que abasteça a 
entidade até a volta da normalidade de 
fornecimento). Também utilizar números 
decimais; 45 dias = 1,5 
 CMM = Consumo médio mensal 
 Cálculo utilizado para situações especiais: 
 
 Itens que NÃO podem faltar; 
 Desabastecimento de mercado; 
 Itens de importação; 
 
PR = EM + ES 
 
EM = Estoque Mínimo 
ES = Estoque de Segurança. 
 
 
 
Ponto de Ressuprimento 
Ponto de Pedido ou 
Reposição Periódica 
 Cálculo usualmente utilizado para reposições para 
períodos maiores 
 
Q = (R x CMM) – E – ER 
 
Q = Quantidade a ser adquirida 
R = PE ( Prazo de entrega) + Período Escolhido + Intervalo 
de Segurança. (tudo em números decimais) 
CMM = Consumo Médio Mensal 
E = Estoque Existente 
ER = Estoque a receber (Pedido em Aberto) 
 
Qdo (-) = estoque sobrando; Qdo (+) = estoque a comprar 
Curvas ABC 
 É a ordenação gráfica dos itens, de acordo 
com as quantidades e valores em estoque. 
 
 Mostra que um grupo de itens, mesmo em 
quantidades pequenas, pode concentrar o 
maior valor total, e vive-versa. 
 
 Ferramenta exclusivamente financeira 
 Curva A - Itens financeiramente mais importantes 
que devem ser controlados e seus estoques de 
segurança devem ser pequenos. O consumo 
merece vigilância diária!!! Perdas de qualquer 
natureza significam grande impacto financeiro. 
Compõe em média 10 % dos itens do estoque, e 
consomem cerca de 70% do recurso $. 
 Curva B –Representa impacto financeiro mediano. 
Compõe em média 20% dos itens, e consome de 
20% do recurso $. 
 Curva C – Não possui importância financeira, mas 
“oferece muito trabalho ao gestor”. Compõe em 
média: 70% dos itens, e consome de 10% do 
recursos $. 
Objetivos da curva ABC 
 Oferecer tratamento especial para os 
itens mais caros. 
 Implantar estratégia para a gestão do 
estoque. 
 Servir de indicador para gastos com 
produtos mais caros. 
 Propiciar maior liquidez quando 
aumentar o giro de alguns produtos. 
Elaboração da curva ABC 
 1 – Coleta de dados: 
 
- Levantamento de todos os produtos a 
serem classificados (lista) 
 
- Atentar-se para a apresentação dos 
produtos 
 
 2- Levantamento do 
consumo anual de 
cada item. 
 
 3- Levantamento do 
custo unitário de cada 
item 
- Custo unitário das 
últimas aquisições, 
excluindo-se os 
desvios de valores. 
 
 
 4 - Inventário: 
- Multiplicar as 
quantidades de 
cada item do 
estoque pelo seu 
custo unitário, para 
ter-se o consumo 
anual financeiro de 
cada item. 
 
 5 - Após isso, 
calcular o valor 
finaceiro total do 
estoque 
 6 - Classificação Decrescente: 
 Organizar a tabela formulada no inventário e 
classificar os itens em forma decrescente, 
de acordo com o seu valor. 
 
 5 –Calcular o Consumo Financeiro Anual 
acumulado de cada item. 
 
 6 – Determinar o percentual acumulado de 
cada item. 
 
 7- Agrupar os itens A, B e C, em seguida 
construir o gráfico. 
Cód Cons. Unit / Ano 
Custo Unit 
(R$) 
Custo Unitário 
Anual (R$) Cód 
Custo Unitário 
Anual 
(ord crescente R$) 
Custo Anual 
Acumulado (R$) 
% 
Acumulado 
1 30.000 0,03 900 6 100.000 100.000 40 
2 4.600 0,25 1.150 9 75.000 175.000 70 
3 550 2 1.100 14 32.500 207.500 83 
4 2500 4 10.000 7 12.500 220.000 88 
5 200 25 5.000 4 10.000 230.000 92 
6 40.000 2,5 100.000 5 5.000 235.000 94 
7 1.250.000 0,01 12.500 15 2.500 237,500 95 
8 260 2,5 650 10 2.250 239.750 95,9 
9 15.000 5 75.000 2 1.150 240.900 96,36 
10 750 3 2.250 3 1.100 242.000 96,8 
11 7.500 0,1 750 16 1.050 243.050 97,22 
12 1.250 0,8 1.000 12 1000 244.050 97,62 
13 1.250 0,5 625 19 950 245.000 98 
14 5.000 6,5 32.500 1 900 245.900 98,36 
15 625 4 2.500 18 800 246.700 98,68 
16 875 1,2 1.050 1 750 247.450 98,98 
17 500 1,15 575 20 7 248.150 99,26 
18 2.000 0,4 800 8 650 248.800 99,52 
19 3.800 0,25 950 13 625 249.425 99,77 
20 700 1 700 17 575 250.000 100 
 TOTAL =250.000 TOTAL= 250.000 
CURVA ABC : Gráfico 
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
6 9 14 7 4 5 15 10 2 3 16 12
Azul=A (65-70%$$) Vermelho=B (20-25% $$) Verde=C ( 5- 10% $$) 
Fatores que interferem no 
consumo de medicamentos em 
serviços de saúde 
 
 Extrínsecos: Epidemias, variações 
climáticas e descontinuidade. 
 
 Intrínsecos: Surto de infecção 
hospitalar; obsoletismo, mudanças de 
conduta; marketing da indústria 
farmacêutica; falta de comunicação. 
Indicadores de logística 
 Custo de um pedido: Divide-se o custo do setor de 
compras pelo número total de aquisições efetuadas 
no período. (Não deve ser superior a US$ 10) 
 
 Giro de estoque: Número de vezes que um estoque 
“gira” num determinado período. É a divisão entre o 
consumo no período e o estoque médio no período. 
 Indica se está ocorrendo super ou subestocagem. 
 Qto mais rápido, maior a eficácia do processo. 
 Faltas (%): É a divisão do número de itens 
zerados, pelo número de itens existentes 
no almoxarifado. 
 Indicador de falta ou itens obsoletos 
 
 Produção de Serviço (%): É a divisão do 
número de itens atendidos, pelo número de 
itens solicitados ao serviço de estoque. 
 Indica se está ocorrendo falta ou problema 
no fornecimento. 
 
 Número de compras: cerca de 200 
aquisições por comprador/mês 
 
 
 
Recebimento de Material 
 Aspectos a serem observados: 
- Condição do produto: integridade emb, 
temperatura, instruções de uso, etc 
- Verificar forma farmacêutica, dosagem, 
equivalência de nomenclaturas, etc 
- Conferir equivalência de preços; 
- Conferir quantidades; 
- Estabelecer parâmetros de data de val; 
 
Recebimento de Material 
- Impressão de número de registro nas 
embalagens; e qdo não houver registro 
deve haver na embalagem “ isento de 
registro junto ao MS”. 
- “Proibido venda pelo comércio”. 
- Prods controlados (344), estabelecer 
fluxo para retenção de uma das vias da 
NF ou ainda, uma cópia desta. 
 
Armazenamento 
I - Métodos de estocagem de medicamentos: 
 
 Por ordem alfabética de nomenclatura. 
 D: armazenar formas farmacêuticas diversas, no 
mesmo local. 
 V: Fácil separação 
 
 Por ordem alfabética de formas farm.* 
 V: Separa-se por forma farmacêutica e em ordem 
alfabética, sendo muito eficiente. 
 D: Não muito funcional 
 
 Por ordem alfabética de fornecedores. 
 D: O funcionário ter que associar o medicamento 
ao fornecedor. Haverá similaridade de 
medicamentos em locais diferentes. 
 
 Por grupo farmacológico. 
 D: Necessidade de ter pessoal técnico na 
área; Um medicamento pode pertencer a 
um ou mais grupos farmacológicos 
 
 Por ordem de codificação. 
 Os medicamentos são codificados um a 
um, numa sequência técnica, sendo este o 
modelo mais ideal. 
 D: Codificação incorreta no momento de 
digitação de entrada ou saída. 
 V: Associação de ferramentas de 
informática, como o código de barras. 
 
Armazenamento 
II – Medicamentos controlados 
 Armazenados, por lei, em armário fechado, 
com controles informatizados, e relatórios 
que ao final do mês são enviados aos 
orgãos competentes do MS. 
 Ex. Cytotec, Diazepan, Permanganato 
 
III – Medicamentos especiais 
 Armazenadosem locais diferentes dos 
demais medicamentos ( geladeira, alto 
custo, importados, com dificuldade de 
aquisição) 
Sistemas de Distribuição 
 Dose Coletiva: 
 
 A farmácia envia os medicamentos a serem 
utilizados nas 24hs ou até para uma semana de 
tratamento, totalizados pela enfermagem, em 
uma requisição. 
 
 V: O mais simples; envolve menos custo de 
implantação e operação. 
 D: Maiores riscos de perda, desvios, não 
faturamento, erros de administração, saída por 
unidade de internação; formação de subestoques; 
a farmácia não recebe a prescrição médica. 
 Dose individualizada ou Semi-coletiva 
 
 A farmácia envia os medicamentos a serem utilizados 
nas 24hs, de todos os pacientes de forma 
individualizada e identificada, totalizados pela 
farmácia, através da análise da prescrição médica. 
 
 V: Diminuição dos sub-estoques, das perdas e desvios, 
dos erros de administração; faturamento mais próximo 
do real, que quando associado à informática, permite o 
faturamento na própria dispensão. 
 D: Maior custo de dispensação; Diminuição da vel do 
fluxo de dispensação; 
 
 Dose Unitária: 
 
 A farmácia, através da análise da prescrição médica, 
fornece o medicamento em uma fita, separada por 
compartimentos definidos por horário, para as 24hs 
de tratamento. 
 
 D: Maior investimento em pessoal , equipamentos e 
insumos. Depende de apoio direto da administração 
hospitalar; Grande volume de devoluções. 
 
 V: Diminuição dos erros de dispensação e 
administração; menor perda e desvios, subestoques 
zerados; faturamento confiável 
 Dose Unitária: (Conceitualmente) 
 
 A farmácia, através da análise da prescrição médica, 
fornece o medicamento em uma fita, separada por 
compartimentos definidos por horário, para as 24hs de 
tratamento, de um determinado paciente; porém os 
medicamentos saem da farmácia já fracionados, 
manipulados e prontos para serem administrados. 
 
 D: MUITO investimento em pessoal , equipamentos e 
insumos; Depende de apoio direto da administração 
hospitalar; maior volume de perda por devoluções. 
 
 V: Diminuição TOTAL dos erros de dispensação e 
administração; menor perdas e desvios, sub-estoques 
zerados; faturamento confiável . 
 
*Atualmente mais explorado para NPP e citostáticos. 
 
 
 
Inventários 
 
 É a “contagem” que relaciona todos os ativos que 
compõe o patrimônio do hospital, e que comprova sua 
existência. (Medicamento = Ativo) 
 
 Tipos: 
- De constituição : no início das atividades do 
almoxarifado. 
- De gestão: durante o ano ou períodos determinados 
pela administração 
- De dissolução: no encerramento das atividades 
Auditoria de Estoques 
 Objetivo: 
- Valores adquiridos = quantidades fiscais 
- Coerência entre valores pagos e de mercado 
- Verificar os procedimentos para apuração de 
estoque e inventários 
- Observar se não há itens sem movimentação 
- Verificar se a utilização dos itens foi feita com 
finalidade lícita. 
Sites interessantes 
 Agência de Medicamentos e Alimentos americana - 
FDA - www.fda.gov 
 Agência Nacional de Vigilância Sanitária - Anvisa – 
www.anvisa.gov.br 
 Associação Brasileira de Pós-Graduação em Saúde 
Coletiva - Abrasco - 
 www.abrasco.org.br 
 Atenção Farmacêutica – www.farmclin.com 
 Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação 
em Ciências da Saúde - 
 www.bireme.br 
 Conselho Federal de Farmácia - CFF - www.cff.org.br 
Sites interessantes 
 Conselho Regional de Farmácia de São Paulo - CRF - 
www.crfsp.org.br 
 Farmácia Hospitalar – www.farmaciahospitalar.com 
 Fundação Oswaldo Cruz - www.fiocruz.br 
 Medscape – www.medescape.com 
 National Library of Medicine - Medline - www.nlm.nih.gov 
 Organização Nacional de Acreditação - ONA - 
www.ona.org.br 
 Ordem dos Farmacêuticos (Portugal) - 
www.ordemfarmaceuticos.pt 
 Organização Mundial da Saúde – OMS - www.who.int 
 Sociedade Brasileira de Farmácia Hospitalar - 
www.sbrafh.org.br