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1 GERÊNCIA DE RECURSOS DE PROJETOS Prof. LUIZ ROBERTO 2 AULA 03 Gerência de Comunicação AULA 03 – Gerência de Comunicação 3 AULA 03 – Gerência de Comunicação • Definição de Comunicação • Os processos da Gerência de Comunicação • Ações de comunicação para o gerente de projetos Objetivos da aula 3 4 AULA 03 – Gerência de Comunicação “QUEM NÃO COMUNICA SE INTRUBICA” 5 AULA 03 – Gerência de Comunicação • 75% a 90% do tempo são gastos com reuniões. • O GP deve ter habilidade para se comunicar bem com a equipe do projeto, com o cliente e com a alta direção. Segundo o PMBOK, a gerencia de comunicações emprega os processos que garantem a geração, coleta e distribuição das informações sobre o projeto. 6 AULA 03 – Gerência de Comunicação 6 Planejamento das comunicações – determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto (stakeholders). Processos de gerenciamento das comunicações 7 AULA 03 – Gerência de Comunicação Processos de gerenciamento das comunicações Distribuição das informações – colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado. 8 AULA 03 – Gerência de Comunicação Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto incluem os seguintes: Relatório de desempenho – Informações sobre o desempenho. Relatório de acompanhamento e medição do projeto. Processos de gerenciamento das comunicações 9 AULA 03 – Gerência de Comunicação Gerenciar as partes interessadas – Satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas. Processos de gerenciamento das comunicações 10 AULA 03 – Gerência de Comunicação Gerenciar conversando Pesquisas recentes constataram a importância de conversar com outras pessoas no ambiente de trabalho. Berkun (Microsoft) - alguns gerentes despendiam boa parte do seu tempo conversando com as pessoas. Ele percebeu que todos podem se beneficiar com melhores habilidades de comunicação e relacionamento interpessoal, independente de quão isolado o seu trabalho é. 11 AULA 03 – Gerência de Comunicação Tipo de atividade Como os programadores investem seu tempo Trabalhando sozinho 30% Trabalhando com outra pessoa 50% Trabalhando com duas ou mais pessoas 70% Evidências de que os programadores não são tão solitário como imaginamos. 12 AULA 03 – Gerência de Comunicação As relações melhoram a comunicação Bate-papos e conversas informais não são maneiras de “matar o tempo”, mas sim investimento em informações que propiciam um conhecimento sobre o que está ocorrendo na organização. A informalidade no relacionamento do gerente com a equipe do projeto facilita a comunicação com todos. 13 AULA 03 – Gerência de Comunicação Desta forma, é construída uma confiança suficiente para receber opiniões, o que incorpora as sugestões e ideias ao seu raciocínio muito antes das discussões maiores. Em A Passion for Excellence (Tom Peters e Austin), esse tipo de conduta é descrito como uma qualidade dos gerentes de projetos bem sucedidos. AULA 03 – Gerência de Comunicação A arte da comunicação: Modelos emissor-receptor Escolha dos meios de comunicação Estilo de redação Técnicas de apresentação Técnicas de gerenciamento de reuniões 15 AULA 03 – Gerência de Comunicação Principais componentes do modelo básico de comunicação: Codificar. Traduzir pensamentos ou idéias para uma linguagem que seja entendida pelas outras pessoas. 16 AULA 03 – Gerência de Comunicação Principais componentes do modelo básico de comunicação: Mensagem - Meio físico - O método usado para transmitir a mensagem. Ruído - Tudo o que interfere na transmissão e no entendimento da mensagem (por exemplo, a distância). 17 AULA 03 – Gerência de Comunicação Principais componentes do modelo básico de comunicação: O que o receptor decodificou, entendeu e está respondendo à mensagem. 18 AULA 03 – Gerência de Comunicação As dez Ações de comunicação: como obter o melhor das pessoas Os melhores líderes raramente obrigam as pessoas a fazer alguma coisa. Eles usam os pontos fortes para motivar o time. Edwards Deming 19 AULA 03 – Gerência de Comunicação 1 Seguir conselhos. O líder deve aceitar sugestões, mesmo que no final das contas não dê resultado, se o líder assumir o desafio de atender as suas solicitações, eles perceberão. 20 AULA 03 – Gerência de Comunicação 2 Desafiar. Se o trabalho for interessante e as pessoas progredirem, haverá pouca necessidade de fazer exigências. 21 AULA 03 – Gerência de Comunicação 3 Inspirar. Se você acredita no que está fazendo, então descubra um jeito de expressá-lo de modo positivo. “Eu amo este projeto. Nele aprendo novas tecnologias e descubro como aplicá-las.” 22 AULA 03 – Gerência de Comunicação 4 Criatividade constante. Edwards Deming afirma que para ser competitivo e obter resultados satisfatórios, deverá haver um compromisso de longo prazo com o cliente, o que só poderá ser obtido com a melhoria contínua nos processos e produtos/serviços. 23 AULA 03 – Gerência de Comunicação 5 Eliminar barreiras. É necessário quebrar as barreiras entre os departamentos. O projeto funcionará melhor se as pessoas trabalharem em harmonia, conforme uma orquestra e não independente umas das outras. 24 AULA 03 – Gerência de Comunicação 6 Eliminar as exortações. Eliminar o uso de slogans, p.ex, zero efeito e novos níveis de produtividade sem uma metodologia apropriada. Deming observou que objetivos numéricos e arbitrários eram ineficientes e que deveriam ser substituídos por treinamento, conhecimento ou novas ferramentas. 25 AULA 03 – Gerência de Comunicação 7 Assegurar compromisso e ação da alta gerência. Deming foi imperativo ao afirmar que a alta gerência e os diretores são os responsáveis pelo sistema produtor que satisfaz o cliente. Líderes têm que chamar para si a responsabilidade pelos problemas e erros. 26 AULA 03 – Gerência de Comunicação 8 Educação encorajada. O que a organização necessita não é somente ter um bom pessoal; ela necessita de pessoas que cresçam com educação, criando uma competição interna. A vantagem da competição é abrir caminho para o conhecimento. É o estímulo à leitura continuada. 27 AULA 03 – Gerência de Comunicação 9 Lembrar às pessoas as metas do projeto. O líder tem uma perspectiva mais abrangente do projeto do que qualquer outra pessoa. As pessoas tendem a se perder na complexidade das suas áreas mais restritas e se esquecem dos assuntos mais importantes. 28 AULA 03 – Gerência de Comunicação 10 Pedir. Basta pedir às pessoas que dêem o melhor de si. “Esse trabalho é importante e eu tenho a certeza que você vai aprontá-lo para amanhã.” • Documentação pertinente a esta fase: – Plano de Comunicação do Projeto: • Documenta os tipos de necessidade de informação que os stakeholders têm e quando e como as informações devem ser distribuídas. • O Plano de Comunicação é um documento gerado no inicio do processo de planejamento.– É identificado quem deve conhecer e compreender o progresso do projeto. • O Plano de Comunicações documenta como coletar e arquivar as comunicações do Projeto AULA 03 – Gerência de Comunicação • Modelo de Plano de Comunicação do Projeto I. Informações Gerais Prazo Plano de Comunicação do Projeto Nome do Projeto: ______________________________________ N. do Ger do Prjeto: ____________________________________ Número do Projeto:_________ Data:: _____________________ Comunicação Destinatário Método Preparado por AULA 03 – Gerência de Comunicação
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