Escritório de Contabilidade Ideal

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Centro Universitário Estácio Radial de São Paulo
ATIVIDADE ESTRUTURADA
ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE IDEAL
Parte I
São Paulo, A	bril de 2016.
Centro Universitário Estácio Radial de São Paulo
ATIVIDADE ESTRUTURADA
Escritório de Contabilidade Ideal
Parte I
São Paulo, Abril de 2016.
INTRODUÇÃO
Nesta pesquisa acadêmica vamos abordar assuntos relacionados a um escritório de contabilidade ideal, setorização e diferenciais. 
O ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE
O mercado de contabilidade é crescente, e requer contabilistas que agreguem valor ao cotidiano das empresas. Como a concorrência é grande, é sempre importante manter a qualidade no atendimento e serviços aos clientes, e ter sempre um diferencial a oferecer para se destacar do demais escritórios.
A localização ideal para a instalação do escritório de contabilidade é um local onde tenha boa visibilidade e que ofereça uma boa estrutura de segurança, já que os bens móveis e também a documentação de clientes 	que possa estar sob a responsabilidade do profissional de contabilidade são de extrema importância, merece todo o cuidado e atenção.
SETORES
Em cada setor seja Contábil, Fiscal ou Departamento de Pessoal existe um profissional para coordenar os trabalhos, permitindo desse modo mais agilidade na solução dos problemas que ocorrem no dia-a-dia.
O escritório de contabilidade pode ser dividido por setores. Os principais são recursos humanos, fiscal, contabilidade e Imposto de Renda, auditoria, previdenciário e legislação. Para conquistar o cliente, o contador ou técnico contábil deve manter contato constante com a empresa. O trânsito de documentos requer um tratamento que evite extravios e atrasos.
A relação entre escritório e clientes tem de ser regida por contrato para estabelecer de forma clara os deveres e obrigações das partes envolvidas. Existe atualmente grande concorrência no mercado, incentivada pelo processo de terceirização desses serviços. Uma boa saída para se diferenciar é a especialização, ou seja, o atendimento a um determinado segmento.
No escritório contábil deve haver espaço físico para os departamentos abaixo:
Arquivo:
Local destinado ao arquivamento de todos os processos, contratos, documentos, dentre outros, tanto os de prioridades do escritório de contabilidade quanto de terceiros. 
Escrita Fiscal:
Espaço exclusivo para as pessoas que irão atuar com a parte fiscal das empresas para as quais o escritório de contabilidade preste serviço.
Serviços prestados:
 
Orientação e controle da aplicação dos dispositivos legais vigentes sejam federais, estaduais ou municipais;
Escrituração dos registros fiscais do IPI, ICMS, ISS e Simples Nacional, elaboração das guias de informação e de recolhimento dos tributos devidos;
Atendimento das demais exigências previstas em atos normativos, bem como de eventuais procedimentos de fiscalização tributária;
Assessoria para emissão de Notas Fiscais de Serviços, Comércio e Indústria;
Acompanhamento mensal de Faturamento e posições dos tributos;
Transmissão/Entrega de GIA, SINTEGRA, REDF (Nota Fiscal Paulista), EFD-Contribuições, EFD-ICMS/IPI (SPED Fiscal), DCTF e DeSTDA;
Verificação/Apuração de tributos dos Serviços Tomados de Terceiros;
Acompanhamento da legislação diariamente;
Recálculo de tributos atrasados.
Departamento de Recursos Humanos:
Departamento de Recursos Humanos: esse departamento compreenderá todas as atividades relacionadas à parte de recursos humanos das empresas, seja no que tange o registro inicial, demissão, folha de pagamento, dentre outros. Enfim, será o departamento responsável por toda a parte de pessoal das empresas, incluindo as obrigações acessórias, tais como: geração de CAGED, SEFIP, RAIS, DIRF.
Serviços prestados:
Orientação e controle da aplicação dos preceitos da Consolidação das Leis do Trabalho, bem como aqueles relativos à Previdência Social, PIS, FGTS e outros aplicáveis as relações de emprego;
Manutenção dos Registros de Empregados e serviços correlatos;
Elaboração da Folha de Pagamento dos empregados e Pró-labore, bem como das guias de recolhimento dos encargos sociais e tributos afins;
Atendimento das demais exigências previstas na legislação, bem como de eventuais procedimentos de fiscalização e demissão;
Auxilio para contratação de empregadas domésticas;
Auxilio no requerimento de benefícios previdenciários;
Regularização de empregadas domésticas;
Cálculo de benefícios previdenciários;
Acompanhamento das rescisões e atualizações salariais nos Sindicatos;
Consultoria para contratação de empregados
Departamento de Contabilidade:
Nesse departamento é que irá ocorrer as consolidações contábeis de todos os departamentos descritos acima, sendo então o departamento que irá finalizar e emitir os relatórios contábeis como um todo, tais como: Diário, Balancete, Razão, Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos, dentre outros relatórios financeiros ou econômicos requeridos em cada atividade das empresas sob a responsabilidade técnica do escritório de contabilidade;
Serviços prestados:
Classificação e escrituração da contabilidade de acordo com as normas e princípios contábeis vigentes;
Balanço, Balancete e Livro Diário;
Imposto de Renda de Pessoa Jurídica - DIPJ;
Demonstração de Resultados;
DIRF - DCTF - DIMOB - DIMED - DEFIS do Simples Nacional - Declarações Inativas - Lucro Real e Presumido - ECF (Escrituração Contábil Fiscal) - ECD ( Escrituração Contábil Digital);
Informe de Rendimentos de sócios - Informe de Rendimentos de aluguel;
Acompanhamento a Lei Tributária para o melhor enquadramento fiscal da empresa.
Departamento de Assessoria Empresarial/ Diretoria:
Serviço de aconselhamento empresarial com o objetivo de identificar problemas gerenciais, analisar esses problemas, e ajudar a implementação de soluções.
Serviços Prestados:
Planejamento Estratégico e Assessoria Empresarial;
Abertura de Empresas e Filiais;
Alteração Contratual;
Encerramento de Empresas;
Regularização de Empresas;
Certidões do INSS, FGTS, Federais, ICMS e ISS.
Planejamento tributário
Implantação de rotinas Administrativas
Departamento de Imposto de Renda:
Serviços prestados:
Elaboração da Declaração Anual de Imposto de Renda Jurídica e Física;
Elaboração declarações foras de prazo e anos anteriores;
Retificação de declarações;
Regularização de CPF's e de CNPJ's perante a Receita Federal;
Consultoria e assessoria para elaboração de declarações ativas e inativas.
Departamento de Expedição:
Serviços prestados:
O SAFE-DOC, sistema de gerenciamento de documentos via internet é controlado por profissionais especializados;
O Setor de Expedição é composto por funcionários equipados com motos e carros à sua disposição para entrega e retira de documentos, proporcionando rapidez e segurança através de protocolos no Palm Top;
O empresário recebe os documentos em sua empresa dentro de embalagens especialmente desenvolvidas para o seu conforto.
Departamento Financeiro:
Serviços prestados:
Emissão e Cobrança de Honorários 
Entrada de Documentos em Repartições Públicas e Cartórios
Parcelamento de Impostos 
Certidões: Federais – Estaduais – Municipais – INSS – FGTS – Cartórios
Secretaria Administrativa:
Serviços prestados:
Cadastro de Clientes 
Agenda de Reuniões 
Andamento dos Processos de Abertura, Alteração e Encerramento
Regularização de CPF e CNPJ 
Imposto de Renda Pessoa Física: Declaração e Recálculo
Recepção e Atendimento:Linhas telefônicas para cada departamento, linha exclusiva de FAX, site com conteúdo personalizado objetivo e de fácil navegabilidade. 
Serviços prestados. 
Atendimento Telefônico
Estacionamento para clientes.
DIFERENCIAIS DO ESCRITÓRIO
 Sistema de Gerenciamento de Documentos:
O sistema de gerenciamento e organização de documentos proporciona comodidade aos clientes, rapidez e segurança.
Todos documentos resultantes do trabalho contábil, como Guias de Pagamentos dos Impostos, Balanços, Declarações de Impostos, Folha de Pagamento, Contratos e demais obrigações que podem ser digitalizadas nos setores do nosso escritório, ficarão armazenadas e disponíveis on-line, no portal extremamente seguro e confiável. 
Essa infra-estrutura de Datacenter da SAFE-DOC é de segurança máxima e hospeda sistemas de bancos, operadoras de cartão de crédito, grandes sites de comércio eletrônico, bolsa de valores e grandes indústrias e empresas de contabilidade.
Você poderá consultar e imprimir os relatórios de qualquer lugar e qualquer hora, basta ter acesso a internet, tudo com login e senha e níveis de liberação de acesso para usuários dentro de sua empresa.
Vantagens:
Vantagens do Sistema
Segurança - Acesso somente a pessoas autorizadas com login e senha.
Comodidade - Você pode consultar e imprimir os relatórios de qualquer lugar a qualquer hora.
Qualidade de vida - contribuição com nossa cidade, menos papel, menos trânsito, mais agilidade, em 1 minuto os documentos e guias gerados nos nossos departamentos estarão em suas mãos com apenas alguns cliques.
 
 Garantia
Fornecemos garantia de 10 anos para os serviços executados.
 Seguro de Responsabilidade Civil Contabilista
Responsabilidade Civil Contabilista é um seguro especialmente desenvolvido para atender às necessidades de contabilistas e escritórios de contabilidade.
Seu principal objetivo é proteger o patrimônio do segurado, cobrindo despesas de pagamento de indenizações em casos de condenações judiciais, ou acordos extrajudiciais, por alegadas falhas profissionais.
Com o Responsabilidade Civil Contabilista, a Contábil Sumaré está segurada contra:
Perdas financeiras, inclusive lucros cessantes (prejuízos causados pela interrupção de qualquer das atividades da empresa), desde que resultante de um risco coberto;
Custas judiciais do foro cível e honorário advocatícios;
Danos morais;
Extravio, furto ou roubo de documentos.
Aspecto Legal e a Responsabilidade Civil
A Responsabilidade Civil nada mais é senão o dever de reparar o dano. Em princípio surge a responsabilidade civil quando presente três elementos: prejuízo ou dano; relação de causalidade entre o ato do agente e o dano; a culpa.
Código Civil - Seção III - Do Contabilista e outros Auxiliares
Artigo 1.177 
Os assentos lançados nos livros ou fichas do preponente, por qualquer dos prepostos encarregados de sua escrituração, produzem, salvo se houver procedido de má-fé, os mesmos efeitos como se o fossem por aquele.
Parágrafo único
 
No exercício de suas funções, os prepostos são pessoalmente responsáveis, perante os preponentes, pelos atos culposos; e, perante terceiros, solidariamente com o preponente, pelos atos dolosos.
Artigo 1.178 
Os preponentes são responsáveis pelos atos de quaisquer prepostos, praticados nos seus estabelecimentos e relativos à atividade da empresa, ainda que não autorizados por escrito.
Parágrafo único 
Quando tais atos forem praticados fora do estabelecimento, somente obrigarão o preponente nos limites dos poderes conferidos por escrito, cujo instrumento pode ser suprido pela certidão ou cópia autêntica do seu teor.
 Auditor Tributário Eletrônico Federal
Investimento em Tecnologia da Informação com o Programa ATEF - Auditor Tributário Eletrônico Federal
O ATEF é o único Programa Auditor do Brasil, que confronta e mostra em relatório os cruzamentos nas declarações.
É o mesmo cruzamento que a Receita Federal efetua. Antes do envio das declarações para a Receita Federal, a Contabilidade pode fazer essas comparações, evitando assim que sua empresa seja notificada e até mesmo autuada (multas).
ATEF Fiscal:
Realiza análise e cruzamentos das informações dos arquivos eletrônicos (Sped's contábil, fiscal, EFD-contribuições, ECF e FCONT) a serem enviados e/ou já enviados a Receita Federal, identificando inconsistências de informações nos Sped's e entre os Sped's e as declarações acessórias da empresa a partir de 2011. Pessoa Jurídica Geral.
ATEF Declarações:
Realiza análise e cruzamentos dos arquivos eletrônicos (DCTF, PERDCOMP, DIRF, DIPJ, DACON) a serem enviados e/ou já enviados a Receita Federal, identificando inconsistências de informações nas declarações e entre as declarações acessórias e Sped's da empresa.
ATEF e-CAC:
Realiza análise e cruzamentos dos arquivos eletrônicos (DCTF e e-CAC) a serem enviados e/ou já enviados a Receita Federal, identificando inconsistências de informações entre as DCTF's e e-CAC's das empresas.
ATEF PERDCOMP:
Realiza a análise da estrutura de informações dos Per/Dcomps (origem e processos vinculados) identificando inconsistências no Per/Dcomp origem e entre os Per/Dcomp vinculados da empresa. Identificando os saldos disponíveis para aproveitamento.