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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE - UFRN CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO SERIDÓ - CERES DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS EXATAS E APLICADAS – DCEA CAMPUS DE CAICÓ JULY CAROLINE DE ARAÚJO DANTAS A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO REALIZADO EM UM SUPERMERCADO NA CIDADE DE CAICÓ/RN CAICÓ – RN 2015 JULY CAROLINE DE ARAÚJO DANTAS A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO REALIZADO EM UM SUPERMERCADO NA CIDADE DE CAICÓ/RN. Monografia apresentada ao Departamento de Ciências Exatas e Aplicadas do Centro de Ensino Superior do Seridó da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Orientador: Prof.Ms Ricardo Aladim Monteiro CAICÓ – RN 2015 Catalogação da Publicação na Fonte Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI Dantas, July Caroline de Araújo. A importância do controle de estoque : Estudo realizado em um supermercado na cidade de Caicó/RN / July Caroline de Araújo Dantas. - Caicó, 2015. 55f: il. Orientador : Ricardo Aladim Monteiro Ms. Monografia (Bacharel em Ciências Contábeis) Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ensino Superior do Seridó - Campus Caicó. 1. Controle. 2. Estoque. 3. Gestão. I. Monteiro, Ricardo Aladim. II. Título. JULY CAROLINE DE ARAÚJO DANTAS A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE: ESTUDO REALIZADO EM UM SUPERMERCADO NA CIDADE DE CAICÓ/RN. Monografia apresentada ao Departamento de Ciências Exatas e Aplicadas do Centro de Ensino Superior do Seridó da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. BANCA EXAMINADORA ____________________________________________________ Prof.Ms Ricardo Aladim Monteiro - UFRN/CERES Orientador ____________________________________________________ Sócrates Dantas Lopes ____________________________________________________ Clara Monise silva AGRADECIMENTOS Neste momento sublime e completamente esperado, em primeiro lugar agradeço à Deus por tamanha bondade e companheirismo no decorrer desses dias tão cansativos. Obrigada meu Senhor, pois em momento algum me deixou fraquejar diante de minhas dificuldades! Todo o mérito deste trabalho também dedico à minha família, em especial ao meu pai Alcione, que sempre foi meu referencial como um ser humano batalhador, que através de sua persistência conseguiu vencer as dificuldades impostas pela vida e manteve nossa família por meio de seu trabalho como feirante e posteriormente como Policial Militar, por ti eu tenho um orgulho imenso. À minha amada mãe Adelice, serei eternamente grata por todo o cuidado que por mim sempre teve, abdicando de sua liberdade e de seu conforto para me proporcionar todo o amor e segurança que nela esteve presente no decorrer destes 23 anos. Aos meus irmãos Luan e Kamille, não poderia deixar de agradecer por tanta confiança e admiração por esta irmã mais velha, prometo não desistir de meus ideais, sem dúvidas, vocês também foram parte de minha força. Aos meus avós maternos e paternos, aos meus tios e tias, padrinho e madrinha e primos, enfatizo aqui meus agradecimentos por acreditarem em meu potencial. Em especial, agradeço à minha tia Cleinha por ter se mostrado tão presente quando eu precisei esclarecer dúvidas acerca desta monografia e por me incentivar tanto a lutar contra as barreiras que apareceram no desenvolvimento deste trabalho. Minha amada tia Natália Araújo, que sempre me tratou como uma filha e irmã mais nova, no intuito de me aconselhar e me proteger diante das adversidades da vida. Obrigada meus amores, vocês são pessoas muito importantes em minha caminhada, as amo muito! Aos meus amigos e colegas de faculdade, muito obrigada por todo o companheirismo no decorrer destes anos, e por se mostrarem tão presentes nos momentos que mais precisei, sem dúvidas, vocês tornaram os meus dias mais leves e prazerosos. Minhas queridas Tatiana e Talita, irmãs postiça branca e preta, com certeza o nosso coleguismo se transformou em uma belíssima amizade que quero manter para o resto de minha vida. À minha admirável Jessica Azevedo, só tenho a agradecer por ter sido tão presente no momento de minha vida que mais precisei. Serei sempre grata por ter feito o papel de amiga, de mãe e de irmã. Deixo aqui também o meu agradecimento aos meus patrões e aos meus colegas de trabalho por confiarem em meu desempenho como uma mulher profissional e capaz. Por fim, agradeço à toda a equipe de docentes da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Campus CERES/Caicó pelos ensinamentos repassados no decorrer destes anos letivos. Destaco a importância de meu Orientador Ricardo Aladim por tamanha ajuda na elaboração de meu TCC, por se mostrar um professor prestativo nos momentos que foram convenientes. Fico grata por confiar em meu potencial e por ter me incentivado em buscar meu crescimento profissional através do conhecimento. À minha doce e amada Clara Monise, muito obrigada por não desistir desta aluna que tanto te admira. Sei que será apenas o início de uma caminhada árdua, mas nada é impossível quando existe a vontade de vencer, toda vitória nasce de um sonho e amadurece com a persistência. Deixo aqui meus sinceros agradecimentos à todos! Há algumas de suas virtudes que nunca seriam descobertas se não fossem as provações que você experimentou. Dedico todo o meu sucesso à minha amada família, sem vocês, nada do que vivencio neste momento seria possível. RESUMO Com o desenvolvimento da globalização e a constante busca de crescimento do setor supermercadista, a administração das referidas empresas se viram na necessidade de implantar alternativas que viabilizassem o favorecimento do aumento da lucratividade da entidade com o auxílio da tecnologia. A implantação de um sistema eficaz contribui no desenvolvimento das atividades e auxilia também na gestão de um controle de estoque eficaz. Diante de várias pesquisas, verificou-se que na medida em que uma empresa comercial mantém seu estoque controlado, a mesma tenderá a obter resultados satisfatórios nas compras realizadas, armazenamento das mercadorias e retorno do capital investido. O objetivo principal deste trabalho é expor a importância que o controle de estoque exerce no crescimento de uma empresa comercial, bem como os transtornos que sua ausência pode causar na entidade. Esta pesquisa foi realizada em um supermercado na cidade de Caicó. Com o auxílio de bibliografias, artigos, monografias e sites de buscas, foi possível construiro referencial teórico do referido trabalho. Por meio da análise de documentos, relatórios, observação do espaço físico da empresa verificou-se que gestão está começando a implantar alternativas que viabilizem no melhoramento do controle do estoque, porém, ainda existem falhas neste controle. É sugerido ao gestor que avalie e tenha como base as sugestões da referida pesquisadora em sua tomada de decisão no que se refere ao melhoramento do controle do estoque do supermercado. Palavra-chave: Controle. Estoque. Gestão. ABSTRACT With the development of globalization and the constant search for growth of the supermarket sector, the management of these companies found it necessary to deploy alternative that would enable favoring the increase of the entity's profitability with the help of technology. The implementation of a more efficient system aids in the development of activities and also assists in the management of an effective inventory control. Before various surveys, it was found that the extent that a commercial company keeps its inventory controlled, it will tend to get satisfactory results in the purchases made, goods storage and return on invested capital. The main objective of this work is to expose the importance of inventory control has on the growth of a trading company as well as the inconvenience that its absence may cause the entity. This research was conducted in a supermarket in the city of Caico. With the help of bibliographies, articles, monographs and search sites, it was possible to build the theoretical framework of that work. Through the analysis of documents, reports, observation of the physical space of the company it was found that management is beginning to implement alternatives that facilitate the improvement of inventory control, however, there are still flaws in this control. It is suggested to the manager to assess and get to the base of said researcher suggestions in its decision-making with regard to improvement of the supermarket inventory control. Keyword: Control. Inventory. Management. LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 01 – Atividades na área de estoques............................................................................. 20 Figura 02 – Estocagem dos produtos de higiene pessoal......................................................... 32 Figura 03 – Produtos de higiene íntima feminina ....................................................................32 Figura 04 – Estoque dos produtos de limpeza......................................................................... 33 Figura 05 – Estoque dos alimentos para animais..................................................................... 33 Figura 06 – Espaço de armazenamento dos produtoa de cesta básica..................................... 34 Figura 07 – Estoque de bebidas (água, refrigerantes e cervejas)............................................. 34 Figura 08 – Armazenamento de cafés, massas cortadas, óleo de soja e farinha de trigo......... 34 Figura 09 – Empilhamento de produtos de alta rotatividade................................................... 35 Figura 10 – Carnes em resfriamento........................................................................................ 35 Figura 11 – Alimentos embutidos em resfriamento................................................................. 36 Figura 12 – Estoque de queijos diversos.................................................................................. 36 Figura 13 – Espaço destinado às avarias ............................................................................. 38 Figura 14 – Relatório de vendas de Agosto/2014.................................................................... 41 Figura 15 – Relatório de vendas de Agosto/2015.................................................................... 42 Figura 16 – Relatório de vendas de Setembro/2014................................................................ 43 Figura 17 – Relatório de vendas de Setembro/2015................................................................ 43 Figura 18 – Relatório de vendas de Outubro/2014.................................................................. 44 Figura 19 – Relatório de vendas de Outubro/2015.................................................................. 45 LISTA DE QUADROS Quadro 01 – Exemplo de tipos de estoque em elaboração...................................................... 19 Quadro 02 – Fatores que influenciam o comportamento do consumidor ...............................24 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS PEPS UEPS ABRAS Primeiro que Entra, Primeiro que Sai Último que Entra, Primeiro que Sai Associação Brasileira dos Supermercados SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................... 12 1.1CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA ........................................ 12 1.2 JUSTIFICATIVA ........................................................................................................... 14 1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA ........................................................................................ 15 1.3.1 Geral ........................................................................................................................... 15 1.3.2 Específicos .................................................................................................................. 15 2 REFERENCIAL TEÓRICO .............................................................................................. 16 2.1 A EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE E SURGIMENTO DO ESTOQUE ............. 16 2.2 DEFINIÇÃO DE ESTOQUE ......................................................................................... 18 2.3A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE ................................................... 21 2.4MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES ........................................................ 25 2.4.1 PEPS ........................................................................................................................... 25 2.4.2 UEPS ........................................................................................................................... 26 2.4.3 CUSTO MÉDIO ........................................................................................................ 26 3 METODOLOGIA ................................................................................................................ 28 3.1 ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA ................................ 28 3.2O CONTEXTO DA PESQUISA: UNIVERSO E SUJEITOS DA PESQUISA ............. 29 3.3INSTRUMENTOS DE COLETA E SELEÇÃO DOS DADOS ..................................... 29 3.4 PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ................. 30 4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS ............................................................ 31 4. 1 ESTUDO DE CASO ..................................................................................................... 31 4. 2 ARMAZENAMENTO DE ESTOQUE ......................................................................... 32 4.3 PROCESSOS DE COMERCIALIZAÇÃO .................................................................... 36 4.4IMPACTOS DA AUSÊNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE .................................. 37 4.5OTIMIZAÇÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE ......................................................... 39 4.6PROCEDIMENTOS ADOTADOS PARA O CONTROLE DE ESTOQUE ................. 40 4.7LEVANTAMENTOS DOS PONTOSPOSITIVOS ENCONTRADOS NA EMPRESA ...............................................................................................................................................46 4.8PONTOS CRÍTICOS OBSERVADOS NA EMPRESA ................................................ 48 4.9ANÁLISES E SUGESTÕES PARA O MELHORAMENTO DO CONTROLE DE ESTOQUE ............................................................................................................................ 49 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................. 52 REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 54 12 1INTRODUÇÃO 1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA Diante do aumento da globalização e com o avanço de novas tecnologias, as empresas comerciais diariamente buscam alternativas que auxiliem no melhoramento de sua gestão de modo que proporcione resultados positivos. No cenário mercadológico, a competitividade existente entre essas empresas faz criar uma disputa contínua na comercialização de seus produtos, onde ambas utilizam de alguns artifícios para se sobressair diante da concorrência. O desenvolvimento dessas atividades comerciais requer dedicação integrada por parte do gestor e de sua equipe de funcionários, tendo em vista que também é preciso está atento às situações adversas que podem surgir na entidade. Conforme mencionado por Partovi e Anandarajan (2002), existe uma complexidade relacionada ao gerenciamento do estoque dessas empresas quando as mesmas trabalham com uma extensa quantidade de itens para venda, pois, a diversidade dos produtos requer um controle equilibrado referente à sua estocagem. Por este motivo é recomendável que esses produtos sejam cadastrados em armazenados de acordo com suas características de uso, como por exemplo, limpeza, laticínios, massas, perfumaria e etc. A adoção deste tipo de critério facilita desde a armazenagem da mercadoria até sua identificação. Segundo Silva, Reichenback e Karpinski (2010, p.3): Um bom controle de estoque e um monitoramento da sua movimentação são atividades indispensáveis para a lucratividade e para competitividade da empresa; porém, o custo do controle de estoque não deverá exceder os benefícios que ele possa proporcionar. O controle de estoque proporciona ao gestor a alternativa de realizar suas compras de acordo com a procura de seus clientes. Quando os custos destes produtos não são compensados com as vendas, implica que deve ser feita uma reavaliação na rotatividade das mercadorias mais vendidas. De acordo com pesquisa feita pela Associação Brasileira dos Supermercados – ABRAS, o custo de capital com estoques no Brasil representa cerca de 3,7% do PIB nacional. Isso explica o porquê dos supermercadistas viverem buscando alternativas para manter um bom giro de capital e reduzir os custos das mercadorias. 13 É importante que na composição do estoque o comprador consiga realizar negociações favoráveis ao seu estabelecimento, como por exemplo, o aproveitamento de promoções em mercadorias de alta rotatividade, sabendo que, não se pode exagerar na quantidade comprada. A redução dos custos no ato da negociação favorece a empresa quando a mesma opta por manter o preço de venda para obter um lucro mais alto e também beneficia o consumidor quando esta redução de preço é repassada ao mesmo. De acordo com o PROCON do Estado de Pernambuco (2014), a inflação na categoria alimentos e bebidas foi um elemento central. Os preços subiram 6,88% no acumulado do ano até novembro, segundo o IBGE. A insegurança dos consumidores com relação ao preço dos produtos tem afetado o habito de consumo, tendo em vista que os mesmos estão sendo induzidos a optar por um item mais barato para que o valor final de suas compras não interfira no orçamento planejado para o mês. Este fator tem provocado ajustes nas operações de varejo dos supermercados Segundo Kotler (1998, p. 540), “o varejo caracteriza-se por um conjunto de atividades relacionadas à comercialização de produtos e serviços diretamente ao consumidor final”. Ainda de acordo com o PROCON do Estado de Pernambuco (2014), diante das adaptações necessárias para competir acirradamente com a concorrência, os supermercados estão implantando promoções que incentivem vendas e ao mesmo tempo satisfaça as exigências do consumidor. A formação do estoque é priorizada pelos produtos de alta rotatividade e também pelo preço de custo mais baixo no decorrer das negociações realizadas com os fornecedores. Engel, Blackwell e Miniard (2000), destacam que é muito importante que o gestor conheça as variáveis que influenciam uma compra, sempre observando as necessidades do consumidor. Para Martins (2006), a gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relações aos setores que deles utilizam, bem manuseados e bem controlados. Segundo Almeida (2010, p.43): “A administração da empresa é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de se está sendo seguido pelos funcionários, e por sua modificação, no sentido de adaptá-lo às novas circunstâncias”. Para que sejam apresentados resultados satisfatórios na execução do controle de estoque, é importante que o administrador saiba usurfluir de um controle interno eficaz, onde existam soluções favoráveis ao melhoramento da gestão, e também que se tenha a 14 colaboração dos funcionários no desenvolvimento das atividades da empresa. A divergência de informações pode acarretar transtornos para uma organização, onde a mesma pode ficar passiva de auditoria. De acordo com Almeida (2010, p.191): “As atividades envolvendo a área de estoques oferecem ao auditor, excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendações construtivas, visando o aprimoramento dos controles e redução de custos da empresa auditada”. O estoque pode ser representado pelo conjunto de matéria prima (em caso de indústrias), produtos em processo de fabricação, produtos acabados e todas aquelas mercadorias armazenadas para venda ou até mesmo uso operacional da empresa, por isso, é de extrema importância que uma entidade aperfeiçoe seu fluxo de materiais, pois é através dos estoques que são representados grande parte dos custos logísticos. Diante do que foi explanado e baseando-se na importância que o estoque representa para uma empresa e analisando os diversos transtornos que sua falta de controle pode causar para uma organização, questiona-se: Qual a real importância que o controle de estoque representa no desenvolvimento de um estabelecimento comercial? 1.2 JUSTIFICATIVA Para Araújo (2007), o controle de estoque é todo procedimento realizado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada ou saída de mercadorias de qualquer espaço seja ele destinado à comercialização, armazenamento para almoxarifado ou ainda para a utilização na fabricação dos produtos (matéria prima). Na busca incessante de um crescimento significativo, as empresas adotam medidas que favoreçam ao desempenho positivo, onde uma das principais alternativas está ligada à organização do estoque. Qualquer entidade que deseje alcançar índices de crescimento positivos no desenvolvimento de suas atividades necessita de informações satisfatórias que agreguem valores importantes na veracidade dos fatos apresentados ao gestor. Segundo Corrêa (2001, p.49) estoques são “acúmulos de recursos materiais entre fases especificasde processo de transformação”. O mesmo pode ser conservado de forma improdutiva por algum tempo, mas que rapidamente consegue ser convertido em um ganho de capital. Os autores Oliveiraet al (2003, p. 103), mencionam: 15 Na maioria das empresas comerciais ou industriais, o grupo de contas Estoques assume grande importância no contexto do Balanço Patrimonial e na Demonstração do Resultado do Exercício, visto que quase sempre os investimentos são relevantes. Um gestor que está atento à competitividade comercial adota uma política adepta a inovações e à satisfação de seu cliente, isso se faz possível quando o mesmo está ciente da quantidade de mercadoria estocada em sua empresa e também quando conhece a demanda de rotatividade dos produtos mais procurados. Por isso ressalta-se a relevância da presente pesquisa que busca verificar a importância dos processos de controle de estoque e o impacto destes no crescimento econômico da organização e espera-se que os resultados obtidos no presente trabalho contribuam para que os gestores tomem decisões mais sólidas na hora de comprar, estocar e vender seus produtos. 1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA 1.3.1 Geral Verificar a importância dos processos de controle de estoque e o impacto destes no crescimento econômico da organização. 1.3.2 Específicos Descrever o processo de controle de estoque; Analisar o processo de compra e comercialização das mercadorias; Demonstrar os impactos da ausência do controle de estoque; Evidenciar fatores que contribuem para a otimização do controle de estoque; Verificar se os procedimentos adotados no controle de estoque da empresa estão sendo favoráveis ao seu crescimento. 16 2REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 A EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE E SURGIMENTO DO ESTOQUE Desde os primórdios, a contabilidade caminha juntamente com a evolução da humanidade, tornando-se um item de extrema importância para o desenvolvimento de atividades comerciais. No decorrer da história, muitas mutações aconteceram, onde a forma de contabilizar passou de uma simples contagem para um importante auxílio na tomada de decisão por parte de um gestor. De acordo com Iudícibus (2000, p.30): Alguns historiadores fazem remontar os primeiros sinais objetivos da existência de contas aproximadamente a 4.000 anos a.C. Entretanto, antes disso, o homem primitivo, ao inventariar o número de instrumentos de caça e pesca disponíveis, ao contar seus rebanhos, ao contar suas ânforas de bebidas, já estava praticando uma forma rudimentar de contabilidade. A contabilidade teve uma evolução relativamente lenta até o aparecimento da moeda, Iudícibus (2000). É muito importante observar que o capitalismo incentivou ao desenvolvimento da contabilidade, tendo em vista que os mercadores desde então, já necessitavam de informações seguras em suas contagens. Já no Brasil, a contabilidade evoluiu sob a influência da escola Italiana, adotando um método excessivamente teórico. Na década de 1970, houve um fortalecimento no mercado de capitais após a implementação de reformas bancárias. Segundo Niyama e Silva (2011, p. 86): No ambiente em que se desenvolvia, até meados de 1970, a contabilidade no Brasil mostrava forte vinculação com a escrituração e o atendimento de exigências fiscais, em especial do Imposto de Renda. Da mesma forma, a educação contábil foi concretizada pelo ensino da Contabilidade legalista, com influência européia, e pouco voltada para o atendimento às necessidades do usuário como o principal objetivo das demonstrações financeiras, como ocorre nos Estados Unidos. Baseando-se na contagem dos instrumentos de caça e pesca, o homem aperfeiçoou o seu controle, estocando o que era produzido. A partir deste momento surge o estoque, como meio de guardar em maiores quantidades os itens indispensáveis à sobrevivência do homem. De acordo com Iudícibus (2000, p. 31): De certa forma, o “homem contador” põe ordem, classifica, agrega e inventaria o que o “homem produtor”, em seu anseio de produzir, vai, às vezes desordenadamente, amealhando, dando condições a este último para aprimorar 17 cada vez mais a quantidade e a qualidade dos bens produzidos, por meio da obtenção de maiores informações sobre o que conseguiu até o momento. A relação entre a contabilidade e o controle de estoque está explícita através da citação do referido autor, tendo em vista que desde aquela época, o homem contador auxiliava o homem produtor na organização de seus bens produzidos, obtendo assim, um controle maior na qualidade e quantidade do produto armazenado. Desde então, com o passar dos anos a evolução da humanidade fez com que o aprimoramento no armazenamento desses suprimentos se estendesse também para o setor industrial e comercial na segunda metade do século XX. De acordo com Tadeu (2010), a concorrência de mercado era escassa e o que importava para os comerciantes era a ausência de falhas na produção e o lucro estava inteiramente ligado ao volume de vendas. Por este motivo, eram estocados grandes volumes de mercadorias, pois não havia muita concorrência no mercado. Segundo Tadeu (2010, p.5): O planejamento militar, principalmente para as áreas de estocagem e distribuição de materiais e suprimentos, foi, posteriormente, adaptado para as firmas e empresas no intuito de obter semelhante sucesso àquele alcançado pelos militares na Segunda Guerra Mundial. Baseando-se no sucesso militar após a Segunda Guerra Mundial, os comerciantes inspiravam-se no modelo adotado pelos Estados Unidos, onde tudo que era produzido vendia. A partir deste momento foi comum encontrar estabelecimentos com grandes quantidades de produtos estocados, porém, este método escondia diversos problemas desde a produção até as vendas, Tadeu (2010). As novas técnicas de gestão empresarial influenciaram o gestor a mudar sua concepção de administração, onde, com o auxílio da tecnologia se fez necessário priorizar os dados qualitativos e quantitativos do estoque. A partir deste momento, a quantidade de mercadorias estocadas diminuiu em decorrência da concorrência e também da exigência da clientela com relação ao preço do produto mais em conta. Chegando aos dias atuais, o estoque já não exerce apenas sua função como garantia de uma produção, mas, tornou-se um importante auxílio para o gestor em sua tomada de decisão. Afirmação que pode ser observada no pensamento de Chiavenato (2005, p.36): Estoque é a composição dos materiais que não são utilizados em determinado momento, mas que exigem em função de futuras necessidades. Estocar significa guardar algo para utilização futura. 18 Além ser auxílio na tomada de decisão em uma compra, o estoque também tem a finalidade de ser convertido em ganho de capital para a empresa, sempre observando que o ideal é priorizar os produtos de maior rotatividade. 2.2 DEFINIÇÃO DE ESTOQUE Segundo Moreira (2002, p. 463), o conceito de estoque é: [...] quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo; constituem estoques tanto os produtos acabados que aguardam venda ou despacho, como matérias-primas [...]. Baseando-se no conceito do referido autor, o estoque é considerado como todo o acúmulo de mercadoria, matéria-prima ou material de expediente destinado para alguma finalidade. É um item de extrema importância para as empresas, principalmente quando se trata de uma organização comercial, tendo em vista que o capital investido nele será resultado da lucratividade adquiridaatividade de comercialização. Para Dias (2010), conhecer o estoque de uma empresa é um grande desafio, porém, a dificuldade não está em reduzir a quantidade dos produtos estocados, nem diminuir os custos. A dificuldade está em obter a quantidade correta de mercadoria estocada para atender as prioridades gerenciais de modo eficaz. Marion (2009, p.309) apresenta o estoque de três formas: Os estoques assumem diferentes significados conforme o tipo de empresa onde sejam considerados, mas sempre trazem a conotação de algo à disposição, seja de vendas (como as mercadorias nas empresas comerciais ou de produtos acabados em empresas industriais), seja de transformação (como as matérias-primas ou materiais em processo) seja de consumo (o estoque de material de consumo pode acontecer tanto na empresa comercial, industrial como na de serviço). É importante que haja uma disponibilidade de estoque em quantidade considerável, não podendo confundir o excesso com a necessidade. Quando se trata de material para consumo, é importante que se tenha uma distinção do que é para venda ou uso próprio da empresa. Para Iudícibus, Martins e Gelbcke (1995 p.151): Os estoques são bens adquiridos ou produzidos pela empresa com o objetivo de venda ou utilização normal de suas atividades. Portanto representam um dos ativos mais importantes do capital circulante da maioria das empresas comerciais e industriais. 19 O motivo de o estoque ser considerado um ativo tão importante está relacionado ao fato de que o mesmo pode ser um item decisivo na estrutura de apuração do balanço patrimonial. Seu controle pode trazer bons resultados financeiro, quando aplicado corretamente pela administração da empresa. Almeida (2010, p. 191) faz sua definição de estoque através da citação: Os estoques são bens destinados à venda ou fabricação, relacionados com os objetivos ou atividades da empresa. Eles são importantes na apuração do lucro líquido de cada exercício social e na determinação do valor capital circulante líquido do balanço patrimonial. Todo material que esteja armazenado em quantidade significativa para uso ou comercialização é denominado de estoque. Dependendo do tipo de empresa, o mesmo pode ser apresentado de várias formas. Para Almeida (2010), as principais classes compreendem: Matérias primas – Bens destinados exclusivamente à produção; Produtos em processo – Bens que ainda estão em fase de produção; Produtos acabados – Itens que foram produzidos com destinação para venda; Mercadorias – De fato, itens comprados destinados para venda. Segundo Slack; Chamber; Johnston (2009), todas as operações mantêm um estoque, seja através de atividades desenvolvidas na comercialização ou prestação de serviço. Quando se trata de material para comercialização, podem-se destacar os bens que serão vendidos. Na indústria se trata dos itens utilizados na fabricação dos produtos. Já na prestação de serviço, destacam-se os materiais que estão guardados com a finalidade de serem utilizados no desenvolver da atividade. O quadro abaixo é exposto alguns exemplos mencionados pelos referidos autores. Operação Exemplos de estoques mantidos em operações Hotel Itens de alimentação, itens de toalete, materiais de limpeza. Hospital Gaze, instrumentos, sangue, alimentos. Loja de varejo Coisas a serem vendidas, materiais de embalagem. Armazém Coisas armazenadas, materiais de embalagem. Distribuidora de autopeças Autopeças em depósito principal, autopeças e, pontos locais de distribuição. Manufatura de televisor Componentes, matéria-prima, produtos semiacabados, televisores acabados, materiais de limpeza. Metais preciosos Materiais (ouro, platina etc.) que esperam ser processados, materiais completamente beneficiados QUADRO 1: Exemplos de tipos de estoques em operações. FONTE: Slack; Chamber; Johnston, 2009, p.382. 20 Portanto, todo material que esteja armazenado com a finalidade de suprir a necessidade de venda, prestação de serviço ou consumo é considerado estoque. Por este motivo que o controle do mesmo se torna indispensável para a sua correta administração. As atividades realizadas na área de estoques exigem o mínimo de planejamento para que de fato, o desenvolver dos demais processos ocorra adequadamente, conforme o esperado pela gestão. A seguir, a ilustração representa o passo a passo dos processos realizados. ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ Figura 1: Atividades na área de estoques. FONTE: ALMEIDA, 2010, p. 192. De acordo com a figura 2, pode-se observar que para que a empresa apresente um bom desempenho é necessário que os gestores conheçam todas as atividades da área de estocagem que vão desde o planejamento da produção até a contabilização dos custos dos produtos vendidos. Só assim, o gestor terá controle sobre todos os processos e poderá prevenir-se de possíveis problemas relacionados à atividade de estocagem. PLANEJAMENTO DA PRODUÇÃO COMPRA DA MATÉRIA PRIMA RECEPÇÃO DA MATÉRIA PRIMA CONTABILIZAÇÃO DA MATÉRIA PRIMA ARMAZENAMENTO DA MATÉRIA PRIMA FABRICAÇÃO DE PRODUTO CONTABILIZAÇÃO DOS CUSTOS DE FABRICAÇÃO ARMAZENAMENTOS DOS PRODUTOS FABRICADOS EXPEDIÇÃO DOS PRODUTOS VENDIDOS CONTABILIZAÇÃO DOS CUSTOS DOS PRODUTOS VENDIDOS 21 O Comitê de Pronunciamentos Contábeis vem por meio do CPC 16, estabelecer um tratamento contábil sobre o estoque, onde algumas definições relevantes devem ser acatadas. A mensuração deve ocorrer pelo valor do custo ou pelo valor realizável, valendo o que for menor entre as duas alternativas. Um dos motivos principais pelo qual uma empresa deve manter um estoque está relacionado ao seu crescimento financeiro, contudo, para estocar é preciso conhecer a rotatividade, as exigências da clientela e sua concorrência. 2.3 A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE O estoque é um item indispensável para a composição de uma empresa, seja ela industrial ou comercial. O modo como ele é armazenado e controlado pode aumentar a lucratividade da entidade ou causar transtornos para a mesma. Para isso, é indispensável que o gestor participe fielmente na administração da empresa. De acordo com Tadeu (2010, p. 26): Para que o gestor tome sua decisão de forma eficiente, ele precisa avaliar e ponderar todas as variáveis interferentes possíveis e viáveis de serem calculadas para basear sua escolha em critérios objetivos, evitando-se risco de cair na armadilha do subjetivismo ou empirismo gerencial. O controle eficiente do estoque é essencial para a empresa manter-se competitiva e cumprir adequadamente suas atividades, além disso, é importante que não falte produtos no armazenados e que não sejam compradas mercadorias desnecessárias. O prazo de entrega do produto, época do ano, demanda de procura, são itens que devem ser levados em conta na composição do estoque da empresa. A importância de manter um controle de estoque adequado também é representada pela citação deIudicibus, Martins e Gelbcke (2000, p. 101): Os estoques representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais. Sua correta determinação no início e no fim do período contábil é essencial para uma apuração adequada do lucro líquido do exercício. Os estoques estão intimamente ligados às principais áreas de operação dessas companhias e envolvem problemas de administração, controle, contabilização e principalmentede avaliação. Diante das circunstâncias, percebe-se o quanto é importante que o gestor desenvolva técnicas eficazes para obter resultados satisfatórios no fechamento contábil. Segundo Oliveira, Chieregato, Perez Junior e Gomes (2003), há uma necessidade de implantação de um bom sistema de controle interno sobre as movimentações, isso porque 22 qualquer incorreção nos valores de compras e vendas do estoque pode afetar diretamente o valor do ativo e consequentemente o resultado contábil no exercício. A importância do planejar o estoque é enfatizada pelo autor Tadeu (2010, p.13): O estoque é uma área-chave dentro das organizações, uma vez que se configura como um dos principais elos entre duas outras áreas: produção e planejamento. Dessa forma, preocupar-se com a questão da manutenção dos níveis adequados de materiais estocados é apenas um dos pontos que devem ser observados para uma gestão eficiente dos estoques. Quando existe um planejamento coerente com as atividades desenvolvidas pela empresa, controlar o estoque acaba sendo uma tarefa de fácil manuseamento por parte do gestor. A organização de seu espaço acontece conforme as necessidades apresentadas pela empresa, uma vez que as metas estabelecidas só serão alcançadas se o gestor manter o ritmo de sistematização conforme planejado. Na concepção de Pozo (2008, p. 38): A função principal do controle de estoques é justamente maximizar o uso de recursos para gerenciamento dos estoques, porém, o gestor depara-se com um dilema que é causador da inadequada gestão de materiais, percebida em inúmeras empresas, e que cria problemas quanto às necessidades de capital de giro da empresa, bem como seu custo. É necessário encontrar o ponto ideal entre manter um grande volume de materiais e produtos em estoque para atender plenamente a demanda, o que gera uso elevado de ativos da organização e, manter volumes muito baixos de estoques para minimização dos custos, porém com atrasos em entregas, insatisfação de clientes pela falta de produtos e, principalmente, a perda do cliente. Diariamente o setor administrativo de uma organização busca um controle eficiente, porém, sem planejamento fica inviável por em prática tal procedimento. Deste modo, manter um controle físico de seus produtos acaba sendo uma excelente alternativa para quem almeja o aumento de ganho de capital, reduzindo as compras desnecessárias. A omissão desse controle pode ocasionar a falta de credibilidade da empresa diante de sua clientela e adquirir uma desvantagem comercial relacionada aos seus concorrentes. Segundo Tadeu (2010, p.13): Para alcançar níveis operacionais de excelência nessa área, é preciso criar um ambiente organizacional capaz de propiciar a integração efetiva, e não tão somente formal, das diversas áreas e setores que compõem uma empresa. A interatividade dos funcionários do estabelecimento com a equipe administrativa é de suma importância para que o desenvolvimento das atividades ocorra com sucesso. Uma vez que há uma relação baseada na comunicação, será possibilitado ao gestor um conhecimento maior sobre o seu ambiente organizacional. 23 Segundo Bowersox e Closs (2001, p.229): Nível de serviço ao cliente é um objetivo fixo pela alta administração. Comporta objetivos de desempenho que a função de estoque deve ser capaz de cumprir. O nível de serviço pode ser definido em termos de tempo de ciclo de pedido, de percentagem de quantidades atendidas, ou de qualquer combinação desses objetivos. A princípio, a prioridade de qualquer administração é oferecer um serviço confiável e eficaz no intuito de conquistar sua clientela e reverter isso em ganhos futuros. Aos funcionários responsáveis pelo abastecimento das mercadorias, fica mais fácil identificar o gosto e a necessidade de seus clientes. Através do conhecimento de sua equipe, o gestor pode usar deste artifício para desenvolver estratégias de vendas com o auxílio do marketing. Com esta possibilidade, o mesmo terá uma noção maior do que estocar em cada época do ano. Tadeu (2010) expõe que a acumulação de estoque é estimulada em virtude de alterações nas condições do ambiente. Essas alterações podem ser decorrentes de atrasos na entrega dos fornecedores, alta rotatividade do produto, descontos quando a mercadoria for negociada em maior volume, falta do produto na distribuidora e etc. Arnould (2009, p.247) expõe: Os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. Todas as empresas e instituições precisam manter estoques. Frequentemente, os estoques constituem uma parte substancial dos ativos totais. É perceptível que o estoque traz consigo a importância para o desenvolvimento de uma empresa. Ao mesmo tempo em que ele pode ser um grande auxílio no sucesso da entidade, o mesmo também pode ser motivo de prejuízos consideráveis. Tudo depende de que produtos ele será constituído bem como de sua quantidade. De acordo com Garcia, Reis, Machado e Ferreira Filho (2006, p.10): Apesar de sua importância, complexidade e extensão, a gestão de estoques é ainda negligenciada em muitas empresas, sendo classificada como uma questão de estratégia e restringida à tomada de decisões em níveis organizacionais mais baixos. Outras empresas, entretanto já percebem como a gestão de estoque pode trazer vantagens competitivas e estão inclusive olhando os estoques ao longo de toda a cadeia de suprimentos da qual fazem parte. À medida que o cliente busca por um determinado produto e o administrador percebe o aumento de sua venda, o mesmo pode se basear neste detalhe para priorizar o armazenamento desta mercadoria para que não falte em seu estabelecimento. Na verdade, a cadeia de suprimentos torna-se uma boa ferramenta para a composição de um estoque 24 adequado, uma vez que o gestor irá priorizar o armazenamento dos produtos de maior rotatividade. Para Richers (1984), o comportamento do consumidor é caracterizado pelas atividades mentais e emocionais quando é feita a escolha por um determinado tipo de produto. Já Salomon (2002), destaca que o consumidor sofre influências psicológicas, sociais, culturais e pessoais. Esta discrição é demonstrada por Kotler (1998), no quadro a seguir: Fatores Culturais Fatores Sociais Fatores Pessoais Fatores Psicológicos Cultura Subcultura Classes Sociais Grupos de Referências Família Papéis e Posições Sociais Idade e Estágio do Ciclo de vida Ocupação Condições Econômicas Estilo de Vida Personalidade e Autoconceito Motivação Percepção Aprendizagem Crenças e atitudes Quadro 2: Fatores que influenciam o comportamento do consumidor FONTE: Kotler , 1998, p.163. É visível que o ato de comprar e estocar requer uma análise detalhada do público alvo, a demanda de oferta e procura é o que movimenta as mercadorias estocadas, mais uma vez, é perceptível a importância de conhecer o tipo de cliente para finalmente poder concluir uma compra. Segundo Ballou (1993, p.17): A logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controle efetivos para as atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. Isso implica que o sucesso na logística depende dopreço que a mercadoria é adquirida e de seu armazenamento. Quanto menor o custo, consequentemente, menor também será o preço repassado aos consumidores. Da mesma forma procede-se com o armazenamento, o cuidado com o produto estimula as vendas pela aparência visual. Segundo Pozo (2010, p.27), “A importância da correta administração de materiais pode ser facilmente percebida quando os bens necessários não estão disponíveis no momento exato e correto para atender as necessidades do mercado”. 25 A percepção do gestor deve está alinhada às necessidades de sua empresa e também de sua clientela. As informações repassadas pelo sistema não podem está em desconforme com a contagem física do estoque. Por este motivo que além de planejar e executar, é importante que se mantenha uma organização alinhada. De acordo com Tadeu (2010, p. 24): Por detrás de toda atividade deve haver uma finalidade. Cabe ao planejamento alinhar as atividades de gestão de estoque ao seu escopo específico. E mais ainda, cabe ao planejamento o tratamento das informações e dos dados gerados nas áreas operacionais, como de manutenção de estoques, compras e processamento de pedidos para a formação de conhecimento gerencial para a tomada de decisão. O planejamento é também a área responsável pela intercomunicação das funções compras, estoques e produção para o compartilhamento de informações necessárias a estas. Planejar é essencial para que se obtenham resultados favoráveis para a administração de uma empresa, uma vez que o gestor programa o andamento das atividades, os resultados tenderam a ser positivos e satisfatórios. 2.4 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES Segundo Oliveira et al (2003, p.111): Para a apuração do custo das mercadorias vendidas ou das matérias-primas consumidas, o contribuinte deverá utilizar-se de registros permanentes de estoques ou do valor dos estoques existentes, de acordo com o livro inventário, no fim do exercício social. Sabendo-se que existem algumas formas de avaliar os estoques, alguns autores dão mais ênfase aos três tipos mais conhecidos: PEPS, UEPS e Custo Médio. 2.4.1 PEPS Os autores expõem que neste método de controle, os primeiros produtos que entram no estoque devem ser os primeiros a sair. O fluxo de custos está na ordem em que foram incorridos os custos. De acordo com Warren, Reeve, Duchac e Padoveze (2009, p.87), “Quando o método PEPS de avaliação do estoque é utilizado, os custos estão incluídos no custo das mercadorias vendidas, na ordem em que foram incorridos”. O CPC 16, Pronunciamento responsável por tratar de Estoques, expõe que no critério PEPS os itens de estoque que sejam comprados ou produzidos primeiro, sejam vendidos 26 também e primeiro lugar, ficando armazenados os produtos mais recentes que foram fabricados ou comprados. Almeida (2010) menciona que neste método as mercadorias que saem primeiro do estoque são valorizadas de acordo com sua primeira entrada, dessa forma, os itens que permanecem armazenados são valorizados de acordo com a sua última entrada. 2.4.2 UEPS Os primeiros produtos comprados pela empresa devem ser os primeiros a ser comercializado, através deste método, o custo das unidades vendidas é o custo das compras mais recentes. Este método não é adotado pela legislação tributária Brasileira porque existe a possibilidade de se ter uma inflação e os estoques ficarem subavaliados, diminuindo assim as chances de lucratividade por parte da empresa. Warren, Reeve, Duchac e Padoveze (2009, p. 111), justificam a rejeição do CPC 16, em relação á adoção do método UEPS para a avaliação dos estoques. A legislação tributária brasileira não admite avaliar os estoques pelo método Último a Entrar, Primeiro a Sair (Ueps), porque na adoção desse método, em um regime econômico em que há inflação, a tendência é de que todos os estoques fiquem subavaliados, o que diminui o lucro líquido do exercício social e, por consequência, o valor dos tributos com o Imposto de Renda e com a contribuição social. Para Iudícibus e Marion (1990 p. 102), “As unidades que por último forem adquiridas, são as primeiras a serem vendidas”. De acordo com Almeida (2010, p.196): UEPS ou LIFO (last-in-first-out) – nesse método, as quantidadesficam em estoque são valorizadas pelos primeiros custos unitários e as que saem são valorizadas pelos últimos custos unitários. Esse método não é aceito pelo pronunciamento técnico CPC 16. 2.4.3 CUSTO MÉDIO O custo médio ponderado é uma média utilizada para calcular o custo final de um produto. Geralmente este tipo de procedimento é feito quando a mercadoria chega à empresa através de fornecedores que apresentam preços diferenciados ou datas diferentes de entrega. Iudícibus e Marion destacam que (1990, p. 103): 27 Há uma fusão das quantidades monetárias decorrentes de novas compras com o custo total do que existia em estoque antes da compra. O novo custo unitário passa, então, a ser obtido pela divisão desse valor global pelo total de unidades existentes. Cada nova compra, se for feita por um custo unitário diferente do até então existente, provocará alterações do novo custo unitário. O CPC 16 trata que o custo médio é a média ponderada do custo da mesma mercadoria adquirida em um determinado período. Esse cálculo pode ser feito diariamente, semanalmente ou mensalmente. O que determina a média é a quantidade de vezes que o produto foi comprado ou produzido no intervalo de tempo solicitado. Almeida (2010, p.197), “Por este método as quantidades que ficam em estoque e as quem saem são valorizadas pelo custo unitário médio de aquisição ou de fabricação”. O CPC 16 ainda expõe que o custo do estoque deve ser atribuído pelo Método PEPS ou pelo Custo Médio, onde a última alternativa acaba sendo a mais utilizada pela administração das empresas brasileiras. 28 3METODOLOGIA 3.1 ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA O propósito principal desta pesquisa é se basear no conhecimento repassado pelos referidos autores e analisar se o âmbito comercial está em conformidade com as adequações expostas pelas bibliografias pesquisadas. De acordo com Marconi e Lakatos (1990, p.15), “A pesquisa é um procedimento formal, com método de pensamento reflexivo, que requer um trabalho científico e se constitui no caminho para se conhecer a realidade ou para descobrir verdades parciais”. Quando se decide optar por elaborar um trabalho, é importante que qualquer pessoa busque conhecer minuciosamente o seu objeto de pesquisa, para enfim, expor qualquer avaliação acerca de seu estudo. Para Yin (2005), a importância da utilização da metodologia científica se faz presente na consistência de respostas verídicas e úteis na apresentação dos dados colhidos. Como menciona o autor Apolinário (2004), as pesquisas são realizadas com o objetivo de solucionar algum problema ou resolver necessidades concretas e imediatas. A pesquisa apresentada é de característica básica, uma vez que o intuito é expandir o conhecimento adquirido, colaborando na formação de uma gestão mais equilibrada e eficiente, independentemente de sua aplicação no ambiente organizacional da empresa em estudo. Quanto à sua forma de abordagem, a pesquisa caracteriza-se como sendo qualitativa, que avalia e interpreta documentos, espaço físico e dados financeiros colhidos pelo sistema operacional da empresa. Para Mattar (1996), a pesquisa qualitativa é uma ligação indispensável entre a objetividade e subjetividade, sendo difícil de ser traduzidasem números. De acordo com Silva e Menezes (2005, p.20): A pesquisa qualitativa considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um vínculo indissociável entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que não pode ser traduzido em números. Richardson (2008, p.79) caracteriza a pesquisa qualitativa como aquela que “não pretende numerar ou medir unidades ou categorias homogêneas”. Os objetivos da referida pesquisa serão expostos de forma descritiva, onde a prioridade é coletar dados para que posteriormente sejam analisados e interpretados no intuito de obter respostas satisfatórias. 29 Na concepção de Andrade apud Beuren (2008, p.81), “a pesquisa descritiva preocupa- se em observar os fatos, registrá-los, analisá-los, classificá-los e interpretá-los, e o pesquisador não interfere neles”. Através de um estudo de caso de natureza aplicada, o presente trabalho fará análises mediante a utilização documentos, observações e coletas de dados que favoreçam a identificação da empresa em estudo. Após o reconhecimento do objeto da pesquisa, serão emitidas observações acerca das atividades desenvolvidas na entidade. Esta monografia é composta por cinco capítulos. No primeiro capítulo, está inserida a introdução, a problemática, a justificativa e os objetivos: Geral e específicos. No segundo capítulo trata do referencial teórico, destacando a evolução da contabilidade e do estoque, a definição do mesmo e a importância de seu controle. No terceiro capítulo é embasada a metodologia do trabalho, expondo o tipo de pesquisa realizada e o objeto em estudo. No quarto capítulo está a análise e discussão dos dados colhidos através da pesquisa realizada. E, no quinto e último capítulo, por fim, serão expostas as considerações finais acerca do trabalho realizado. 3.2 O CONTEXTO DA PESQUISA: UNIVERSO E SUJEITOS DA PESQUISA Esta pesquisa será realizada em um supermercado na cidade de Caicó através da coleta de dados, observações e análises de documentos cedidos pela gestão da empresa. Neste caso, a amostra da pesquisa será embasada de acordo com as informações colhidas no decorrer deste trabalho. De acordo com informações repassadas pelos proprietários do estabelecimento, o mesmo está em funcionamento há 29 anos e atualmente emprega cerca de 40 funcionários diretos que estão divididos nos setores de açougue, panificadora, caixa, recepção, escritório financeiro e fiscal, cozinha e as seções de abastecimento. 3.3 INSTRUMENTOS DE COLETA E SELEÇÃO DOS DADOS Na concepção de Pádua. (1997, p.62): Pesquisa documental é aquela realizada a partir de documentos, contemporâneos ou retrospectivos, considerados cientificamente autênticos (não fraudados); tem sido largamente utilizada nas Ciências Sociais, na investigação histórica, afim de descrever/comparar fatos sociais, estabelecendo suas características ou tendências; além das fontes primárias, os 30 documentos propriamente ditos, utilizam-se as fontes chamadas secundárias, como dados estatísticos, elaborados por Institutos especializados e considerados confiáveis para a realização da pesquisa. O procedimento adotado para a realização da pesquisa em campo foi feito através da coleta de documentos, relatórios, observações do espaço físico, bem como a consulta no sistema operacional adotado pela empresa. Além disso, foram utilizados elementos bibliográficos para auxiliar na composição teórica deste trabalho, como por exemplo, livros, monografias, sites de buscas e artigos científicos publicados. 3.4 PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS Após serem colhidos dados suficientes para responder a problemática em questão, o trabalho foi organizado de modo que, seja sucinto e objetivo para o entendimento de quem deseja obter informações acerca da empresa em estudo. Por meio de relatórios foram feitas comparações de estocagem de produtos em períodos distintos, observações de armazenamento, análise de vendas através do sistema operacional e emitidos posicionamentos acerca dos dados colhidos. Mostrar a importância do controle de estoque é o foco principal desta monografia, bem como atentar a empresa para os benefícios que esse controle pode trazer para a mesma. 31 4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS 4. 1 ESTUDO DE CASO Um dos fatores determinantes para o sucesso no ramo comercial está ligado ao atendimento diferenciado que a empresa proporciona aos seus clientes. Desta forma, a entidade deve está totalmente preparada para atender a demanda de mercado, não podendo deixar de desenvolver estratégias eficientes para manter um controle de estoque padronizado. O ato de planejar o que comprar nem sempre é uma tarefa fácil, pois o gestor precisa obter informações concretas para finalmente executar uma compra. É neste momento que é imprescindível que o estoque esteja alinhado de acordo com o sistema operacional. A compra inadequada de um determinado produto pode resultar em uma perda significativa no ganho de capital. Conforme o que Tadeu (2010) menciona em seu livro, o manuseio e movimentação dos materiais destinados à produção ou venda , é considerado o ”pulmão” na gestão do estoque. Isso porque é um ciclo que se inicia no planejamento da compra e finaliza com a venda do produto seguido pelo recebimento do pagamento efetuado pelo cliente. Ao mesmo tempo ele destaca que o que dificulta uma tomada de decisão concreta é a falta de informações confiáveis repassadas pelos sistemas, por este motivo, o mesmo menciona que uma das alternativas de driblar este tipo de problema é adotando um Sistema de Informações Gerenciais para auxiliar no fluxo de informações transmitidas à empresa. Para obter o sucesso esperado, é preciso manter o que está sendo útil e melhorar nas estratégias que estão sendo falhas. Atualmente, para que uma empresa consiga se sobressair diante de suas concorrentes, a mesma deve está bem equipada com os produtos de maior rotatividade e, acima de tudo, abastecida com conhecimento suficiente para implantar alternativas que ajudem o desenvolvimento da mesma. A pesquisa foi elaborada de acordo com as atividades desenvolvidas pelo supermercado, destacando de que forma é realizada as compras, como é estocado os produtos ao chegarem nos depósitos, o processo de cadastramento, atualização de preços e vendas dos produtos. 32 4. 2 ARMAZENAMENTO DE ESTOQUE Após os lançamentos das notas fiscais no sistema, a quantidade de cada produto é informada em conformidade com o que foi apresentado na nota. Observou-se que nem sempre o que é informado pelo sistema realmente confere com o espaço físico. O espaço destinado ao armazenamento das mercadorias é dividido por sessões. No primeiro depósito estão localizados os produtos de perfumaria e higiene pessoal, limpeza, descartáveis, enlatados e biscoitos. Existem corredores de acesso com o espaço suficiente para a circulação segura dos repositores, além disso, um lugar apropriado para a conferência das mercadorias. É perceptível que existe uma organização de acordo com a categoria de cada produto, conforme observa-se nas imagens abaixo. FIGURA 2: ESTOCAGEM DOS PRODUTOS DE HIGIENE PESSOAL FIGURA 3: PRODUTOS DE HIGIENE INTÍMA FEMININA 33 FIGURA 4: ESTOQUE DOS PRODUTOS DE LIMPEZA O setor de estocagem apresenta corredores espaçosos o suficiente para a realização da limpeza, bem como para o acesso seguro por parte do repositor. O estoquista armazena as mercadorias de acordo com indicações aprendidas no cursode Organização de estoque que o mesmo participou no SEBRAE de Caicó no ano de 2015. Lembrando sempre de deixá-las suspensas em tabulados para evitar o desgaste do produto embalado nas caixas. FIGURA 05: ESTOQUE DOS ALIMENTOS PARA ANIMAIS Apesar das tentativas, a empresa não consegue manter um controle de estoque de acordo com os relatórios apresentados pelo sistema. Muitas vezes as mercadorias são vendidas com códigos de barras diferentes dos que estão cadastrados, impedindo assim a saída do produto que foi dado entrada no sistema. Este fator dificulta na identificação da rotatividade quando solicitado pelo gestor. 34 No segundo depósito estão armazenados os produtos de cesta básica (arroz, feijão, óleo, café, flocos de milho, macarrão, açúcar, farinha de mandioca) bebidas em geral e farinhas para revenda ou para a produção na panificadora. FIGURA 06: ESPAÇO DE ARMAZENAMENTO DOS PRODUTOS DE CESTA BÁSICA. FIGURA 07: ESTOQUE DE BEBIDAS (ÁGUA, REFRIGERANTES E CERVEJAS). FIGURA 08: ARMAZENAMENTO DE CAFÉS, OLÉO DE SOJA, MASSAS CORTADAS E FARINHAS DE TRIGO. 35 FIGURA 09: EMPILHAMENTO DE PRODUTOS DE ALTA ROTATIVIDADE Em ambos os depósitos foi possível observar que existem falhas em seu controle, uma vez que qualquer pessoa tem acesso ao estoque, podendo facilmente furtar qualquer produto ou ainda consumi-lo indevidamente. A empresa em estudo ainda dispõe de uma câmara fria para o congelamento e resfriamento de produtos pertencentes ao açougue. Há uma vistoria contínua neste espaço, pois, como se trata de alimentos frescos e congelados, a tendência é que eles estraguem com maior facilidade, transmitindo odores desagradáveis para os demais produtos presentes neste espaço. FIGURA 10: CARNES EM RESFRIAMENTO DESTINADAS AO CORTE PARA VENDA NO AÇOUGUE. 36 FIGURA 11: ALIMENTOS EMBUTIDOS EM RESFRIAMENTO FIGURA 12: ESTOQUE DE QUEIJOS DIVERSOS No início desta pesquisa, a empresa adotava um sistema que causava diversos transtornos na emissão de informações, atualização de preços e ainda dificultava na emissão de notas fiscais. No decorrer deste trabalho, o dono da empresa optou por migrar para outro sistema operacional. Observou-se que a troca do sistema trouxe benefícios para a empresa, tendo em vista que muitos transtornos foram evitados, além disso, houve uma praticidade no repasse de informações gerenciais de estoque e emissões de notas fiscais. 4.3 PROCESSOS DE COMERCIALIZAÇÃO Semanalmente os funcionários da referida empresa que são responsáveis pelo abastecimento das mercadorias são orientados a elaborar uma lista com os produtos faltosos 37 no estoque. Depois de feito esta lista, a mesma é encaminhada ao setor de compras, onde a gerente assume a responsabilidade de analisar a rotatividade dos produtos e posteriormente realizar o pedido. É feita uma cotação, na qual são expostos os produtos solicitados para a compra. Os fornecedores interessados têm acesso a essa lista, onde eles põem seus preços, e, consequentemente, ganha o que tiver o menor preço. Com a pesquisa verificou-se que houve uma melhora da produtividade após a transição de uma nova gerência no setor de compras, tendo em vista que foram implantados novos métodos para a realização das compras, houve um melhoramento significativo no aspecto físico e virtual do estoque. Antes de realizar qualquer compra, são avaliados relatórios de vendas de cada produto e posteriormente é feita a compra de acordo com sua rotatividade. Os pedidos passaram a ser realizados em conformidade com a necessidade de estocagem da empresa, diminuindo consideravelmente as avarias. Ao ser entregue pelo fornecedor, o produto é conferido pelo funcionário destinado a esta função. A conferência acontece de acordo com o confronto da Nota Fiscal com a cópia do pedido. Posteriormente a nota é entregue ao escritório financeiro para averiguar se as informações de pagamento estão de acordo com o boleto, somente depois deste procedimento é que a nota é liberada para o setor fiscal para ser lançada no sistema. Os preços são atualizados, e as mercadorias, podem ser expostas para venda. É importante destacar que na referida empresa existe uma segregação de funções, onde cada setor fica responsável por uma etapa específica, desde a chegada da mercadoria, até a realização de sua venda. A pessoa que recebe o produto não é a mesma que confere os dados financeiros da nota e a entrada da mesma no sistema é reconhecida por outro setor específico, o de faturamento. Este processo dificulta as fraudes envolvendo a composição do estoque bem como divergências no setor financeiro. O SEBRAE Caicó (2015) menciona que o estoque tem um papel extremamente importante na cadeia de suprimentos, tendo em vista que o mesmo criará um valor final para o cliente que busca ser prontamente atendido conforme suas necessidades. 4.4 IMPACTOS DA AUSÊNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE Tadeu (2010) destaca que muitas vezes uma empresa possui uma fortuna guardada em seu estoque e não tem consciência disso. Isso acontece quando uma compra fica estocada e 38 não é convertida em vendas. Acontece que o capital investido fica preso, sem gerar os resultados esperados pelo gestor. É por este motivo que é tão importante que o comprador tenha noção dos produtos que tem maior rotatividade, além disso, também torna-se importante que ele compre somente o suficiente para não deixar faltar em seu estabelecimento. Através das observações realizadas, foi constato a empresa enfrentou diversos problemas relacionados a avarias, isso porque a pessoa responsável por realizar as compras não filtrava seus pedidos. Muitas mercadorias eram compradas desnecessariamente, e a situação foi criando o efeito bola de neve, até que houve perdas consideráveis do capital investido. Além disso, a falta de controle no estoque diminuiu as vendas de determinados produtos, pois os clientes não queriam esperar sua chegada às prateleiras. A empresa tornou- se mais vulnerável à prática de desvio de mercadoria e roubos, pois não se tinha um controle confiável do estoque da empresa. Foi observado também que a atual gestão está buscando equilibrar suas compras, de modo que venha a diminuir o que for desnecessário e acrescentar no que de fato tem uma boa rotatividade. A oportunidade de fazer o uso correto de boas negociações tem criado um elo de parceria entre os fornecedores e a empresa. FIGURA 13: ESPAÇO DESTINADO ÀS AVARIAS A empresa busca por fechar negociações com fornecedores que além do preço mais em conta, ofereça a vantagem de pagar pelos produtos avariados. Esta alternativa diminui as 39 perdas que a empresa pode sofrer pela ausência do produto. O valor da mercadoria avariada pode ser restituído integralmente ou parcialmente em 50%. 4.5 OTIMIZAÇÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE Aperfeiçoar as atividades desempenhadas no âmbito comercial de uma empresa requer uma análise precisa e detalhada do alvo principal destas mudanças, que neste caso, nos referimos ao estoque da entidade analisada. Em decorrência das transições sofridas nos últimos meses, foi observado que a empresa ainda está em fase de adaptação no que se refere à implementação de uma nova política de compra e estocagem das mercadorias adquiridas para venda. Foi possível verificar também que a análise de vendas está se tornando um diferencial positivo na otimização do estoque da empresa, uma vez que a contagem física dos produtos auxilia nos ajustes da contagemapresentada pelo sistema operacional, diminuindo as irregularidades nas quantidades expostas. O controle contínuo do estoque resguarda a empresa de incertezas. Neste caso, será um benefício para a administração quando a mesma for realizar uma compra. O fato de o gestor saber o que tem no espaço físico da empresa livra o mesmo de comprar mercadorias em quantidades desnecessárias, e ao mesmo tempo lhe é permitido atender a demanda dos clientes sem que os prejudique em suas compras. Tal benfeitoria é comprovada através das palavras de Bowersox e Closs (2001), quando é mencionada a importância que um sistema operacional eficaz pode exercer no momento de uma tomada de decisão Diante das inúmeras vantagens que o controle de estoque permite o gestor ainda pode ter a noção exata do tempo que cada mercadoria pode demorar a chegar à sua empresa. Comparando a rotatividade do produto com o que se tem estocado, ele chegará à quantidade correta que deve ser comprada, mantendo assim um controle sobre a entrada e saída dos produtos vendidos em seu estabelecimento. Em meio às mudanças ocorridas, verificou-se que a empresa ainda precisa aperfeiçoar suas técnicas de controle de estoque, abordando o monitoramento frequente por parte do gestor com relação às transações comerciais e ao controle do estoque, podendo dessa forma, chegar ao objetivo principal de obter informações precisas e verídicas para desempenhar ordenadamente suas compras. 40 4.6 PROCEDIMENTOS ADOTADOS PARA O CONTROLE DE ESTOQUE Nos dias atuais as empresas comerciais passam por diversas readaptações no desenvolver de suas atividades com o intuito de conseguir atender a demanda de mercado com eficiência e praticidade. As inovações tecnológicas surgem constantemente para auxiliar o gestor na formação de seu conhecimento e tomada de decisão. Foi constatado que a empresa não mantinha um controle de compra adequado para compor o seu estoque. Além disso, também foi observado que os fornecedores tinham autonomia para inserir produtos desnecessários no decorrer da compra, não havia uma avaliação concreta do que de fato a empresa necessitava estocar. Muitos produtos foram comprados desnecessariamente, provocando uma perda contínua pelo excesso estocado. Houve muita falta das mercadorias de alto giro, provocando uma diminuição de vendas na empresa. Em período de movimento intenso no estabelecimento, para diminuir as filas e reclamações dos clientes houve situações controversas às ensinadas pelos autores para a obtenção de um controle de estoque, como por exemplo, o fato de algumas compras não serem registradas nos caixas. A venda era realizada informalmente através da soma feita por calculadoras comuns, prejudicando totalmente o controle do estoque. Ou seja, as mercadorias que foram vendidas informalmente não tiveram a saída no sistema, impossibilitando a elaboração de um estoque confiável. Tal procedimento fragiliza a contagem correta das mercadorias armazenadas e também desperta a atenção das autoridades fiscais em caso de um descontrole no inventário apresentado trimestralmente. A empresa tenderá a ficar passiva de auditorias. Além disso, foi observado que existem funcionários que consomem os produtos sem pagar por eles, este é outro fator que também prejudica o estoque da empresa. Pois não haverá uma saída deste produto. Verificou-se que alguns procedimentos estão começando a ser mudados em decorrência da nova gestão no setor de compras. Com o intuito de restabelecer o controle do estoque, estão sendo feitas avaliações contínuas para realizar as negociações. Antes de qualquer tomada de decisão é feita uma comparação entre a sugestão do fornecedor e o giro de vendas dos produtos apresentados nas cotações, este procedimento está facilitando a 41 diminuição de perda do capital investido e aumentando as vendas, isto porque as compras estão sendo realizadas conforme a procura dos clientes. Foi feita uma análise de compra e venda de três meses, sendo em gestões diferentes. Foi possível verificar que houve uma mudança considerável, principalmente quando se trata das vendas. Tal procedimento expõe o valor de compra e venda das mercadorias nos meses de Agosto, Setembro e Outubro dos anos de 2014 e 2015. Além disso, também é apresentado o valor do lucro bruto relacionado a cada análise feita. Esta comparação foi realizada com o intuito de avaliar em qual gestão o supermercado manteve melhor desempenho no decorrer de suas vendas. FIGURA 14: RELATÓRIO DE VENDAS DE AGOSTO DE 2014 FONTE: SISTEMA OPERACIONAL DA EMPRESA 42 FIGURA 15: RELATÓRIO DE VENDAS DE AGOSTO DE 2015 FONTE: SISTEMA OPERACIONAL DA EMPRESA A primeira análise feita começa a partir do mês de agosto, onde de fato, no ano de 2015 aconteceu a transição da gestão no setor de compras onde houve a implantação de um novo processo de planejamento e execução para o controle do estoque da empresa em estudo. Por este motivo, foi feita a comparação dos mesmos meses, só que em anos diferentes. As compras realizadas no mês de agosto do ano de 2014 totalizaram R$ 982.923,50, enquanto que as vendas resultou o valor de R$ 1.154.901,50. A empresa conseguiu obter um lucro bruto de R$ 171.978,00. Já para mesmo mês de agosto, só que no ano de 2015, foi contabilizada uma compra de R$ 1.146.003,15, enquanto que nas vendas foi possível obter o montante de R$ 1.251.965,73. O lucro bruto obtido foi de R$ 105.962,58. Em comparação aos dois anos, é perceptível que a empresa registrou um volume maior de vendas no ano de 2015, porém, a rentabilidade maior foi no ano de 2014, tendo em vista que as mudanças começaram a acontecer após a metade do mês de agosto, e, foi justamente neste período onde a empresa estava passando por sua situação mais crítica no que está relacionado ao volume de compras desnecessárias. A partir deste momento, houve a implantação de novas políticas no setor e começou todo o processo de readaptação para executar o que havia sido planejado para controlar o estoque. Seguindo a análise, teremos os dados apresentados para o mês de setembro: 43 FIGURA 16: RELATÓRIO DE VENDAS DO MÊS DE SETEMBRO DE 2014 FONTE: SISTEMA OPERACIONAL DA EMPRESA FIGURA 17: RELATÓRIO DE VENDAS DO MÊS DE SETEMBRO DE 2015 FONTE: SISTEMA OPERACIONAL DA EMPRESA. No mês de setembro de 2014, o total de compras neste período foi de R$ 1.067.534,79, enquanto que as vendas totalizaram R$ 1.078.486,90. O lucro bruto resultou em apenas R$ 10.952,11. 44 Em setembro de 2015, a referida empresa comprou R$ 1.013.878,02, e vendeu um total de R$ 1.156.098,32. E a obtenção do lucro bruto foi de R$ 142.220,30. Pode-se observar que houve uma queda brusca no lucro bruto da empresa quando há uma comparação referente ao mês de agosto no ano de 2014. Aconteceu uma diminuição significativa nas vendas da empresa, e este fato confirma o que foi dito anteriormente no que está relacionado à perda da clientela e à falta de controle do que era comprado para venda. Já no mês de setembro de 2015, houve uma diminuição de R$ 53.656,77 no valor das compras quando é comparado ao ano de 2014 do mesmo período. Dante da análise é possível identificar que a empresa também registrou o seu volume de venda e lucro bruto bem maior do que em setembro de 2014. Este fator demonstra que começou a ser executado o planejamento para controlar o estoque da entidade. Houve a diminuição das compras desnecessárias e aumento no ganho de capital. Por fim, a comparação será
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